Трудовая книжка РБ что делать российской компании с таким документом

Трудовая книжка РБ для российского работодателя — документ о прошлом стаже, а не книжка установленной в России формы: российские записи в неё не вносят, а белорусские периоды в российскую книжку не переносят. Такова позиция Роструда в письме от 20.01.2014 № ПГ/13372-6-1. Гражданину Беларуси не нужен патент или разрешение на работу, но уведомить МВД о заключении трудового договора работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней. Белорусский стаж засчитывается при расчёте больничного и пенсии по международным договорам, без записей в российских документах. Порядок зависит от прошлого работника: если он уже работал в России и сохранил российскую бумажную книжку, её продолжают вести; если работал только в Беларуси, сведения о работе в России идут в СФР по форме ЕФС-1, а вопрос о новой бумажной книжке решается по разъяснениям Минтруда.

Материал помогает кадровику оформить приём без лишних документов, не испортить белорусскую книжку записями и правильно подать сведения в СФР. Работник узнает, как его белорусский стаж учтут при больничном и пенсии. Сценарная таблица по типовым ситуациям, пошаговая инструкция, ошибки с размерами штрафов, образцы документов, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что такое белорусская трудовая книжка с точки зрения российского права

В Беларуси трудовые книжки ведутся по Инструкции, утверждённой постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40. На октябрь 2026 года действует её редакция от 08.05.2026 № 41, вступившая в силу 28.05.2026. Перехода Беларуси на электронные трудовые книжки эта редакция не предусматривает: книжку ведёт, учитывает и хранит наниматель.

Три правила белорусской Инструкции объясняют, с каким документом приходит работник в российскую компанию:

• книжку заполняет наниматель по основной работе, если работник проработал у него свыше 5 дней;
• записи вносят на одном из государственных языков Беларуси, то есть на русском или белорусском;
• при увольнении наниматель выдаёт книжку в день увольнения, а почтой отправляет только по письменному заявлению работника.

Для российского кадровика эта книжка остаётся иностранным документом. Нормы ТК Республики Беларусь и ТК РФ не смешиваются: белорусские правила определяют, как книжку заполняли в Беларуси, а российские — что с ней делает работодатель в России. Записи о приёме, переводе и увольнении в России вносятся по Порядку ведения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, а он регулирует только российские книжки.

Отдельный вопрос — признание документа. По пункту 2 Решения Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4 документы, выданные в России и Беларуси для реализации трудовых прав и социально-трудовых гарантий, признаются без легализации. Апостиль на белорусскую книжку не ставят. Общего требования нотариально переводить или заверять её в российских нормативных актах нет, поэтому требовать от работника перевод как условие приёма оснований нет. При подтверждении стажа для пособий и пенсии подход другой: там действует межведомственный порядок, о нём ниже.

Проверить, какие правила применить, можно по двум вопросам к работнику: работал ли он раньше в России по трудовому договору и сохранилась ли у него российская бумажная книжка. От ответов зависит сценарий оформления.

Какие документы предъявляет гражданин Беларуси при приёме на работу

Гражданину Беларуси как работнику государства — члена ЕАЭС патент и разрешение на работу в России не нужны: это следует из пункта 1 статьи 97 Договора о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014. Остальной комплект определяют статья 65 ТК РФ и статья 327.3 ТК РФ, которая устанавливает особенности для иностранцев.

По статье 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник предъявляет:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, кроме случаев, когда договор заключается впервые или работник поступает на работу по совместительству;
3. документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта;
4. документ об образовании, квалификации или специальных знаниях, если работа этого требует;
5. справку об отсутствии судимости, если должность закрыта для лиц с судимостью или уголовным преследованием, например в педагогике.

Статья 327.3 ТК РФ прямо говорит, что иностранные граждане не предъявляют работодателю документы воинского учёта. Документы о статусе пребывания (разрешение на работу, патент, разрешение на временное проживание, вид на жительство) статья связывает с категорией иностранца, и для граждан Беларуси требования к патенту и разрешению на работу снимает Договор о ЕАЭС. Полис ДМС по статье 327.3 нужен временно пребывающему высококвалифицированному специалисту, с исключениями, установленными законом.

Перечень статьи 65 закрытый. Расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Нотариальный перевод белорусской книжки, характеристика с прошлого места или справка о доходах в этот перечень не входят.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перечень в статье 65 ТК РФ не единственный, но расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, а не приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании. Типовая ситуация: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места или характеристику. Законного основания у такого требования нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Перед приёмом сверьте свой список документов со статьями 65 и 327.3 ТК РФ.»

Уведомление МВД и цена пропущенного срока

Освобождение от патента не освобождает от уведомления. О заключении и о прекращении трудового договора с иностранным гражданином работодатель уведомляет территориальный орган МВД не позднее 3 рабочих дней, в том числе когда работнику не нужны патент или разрешение на работу. Гражданин Беларуси в этом смысле не отличается от других иностранцев.

За неуведомление на 10.10.2026 действует часть 3 статьи 18.15 КоАП РФ: штраф для должностных лиц от 35 000 до 50 000 рублей, для юридических лиц от 400 000 до 800 000 рублей либо приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях применяется часть 4: для должностных лиц от 35 000 до 70 000 рублей, для юридических лиц от 400 000 до 1 000 000 рублей либо приостановление деятельности на тот же срок. Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ меняет статью 18.15 с 3 ноября 2026 года, поэтому для нарушений после этой даты размер штрафа сверяют с новой редакцией.

Срок в 3 рабочих дня отсчитывают от даты заключения договора, поэтому уведомление МВД стоит поставить в план приёма одной строкой с подачей ЕФС-1 и проверить его отправку в тот же день, когда подписан трудовой договор.

Что делать с белорусской трудовой книжкой: записи, хранение, новая книжка

Роструд в письме от 20.01.2014 № ПГ/13372-6-1 указал: белорусская трудовая книжка современного образца не является российской книжкой установленной формы, вносить в неё российские записи не следует, а сведения о белорусском стаже в новую российскую книжку не переносят. Минтруд в письме от 22.04.2022 № 16-3/10/В-5324 развил эту позицию: если работник предъявил книжку иного образца, работодатель исходя из обязанности вести трудовые книжки должен завести на него новую трудовую книжку российского образца.

Порядок № 320н обязывает работодателя вести книжку каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, если работа основная и на работника ведётся бумажная книжка. Пунктами 39-43 Порядка работодатель учитывает и хранит российские книжки и выдаёт их при увольнении. Права принимать на хранение иностранную книжку ни Порядок, ни письмо Минтруда не устанавливают. Безопасный вариант — ознакомиться с белорусской книжкой при приёме и вернуть её владельцу, не делая в ней отметок.

Сложнее всего ситуация, когда гражданин Беларуси работал только у себя на родине и в России устраивается впервые. По части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ лицам, впервые поступающим на работу после 31.12.2020, трудовую книжку не оформляют, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. Письмо Минтруда 2022 года говорит о новой российской книжке, но не разбирает, считается ли работа в Беларуси первым трудоустройством для целей 439-ФЗ. Однозначного разъяснения на дату публикации нет.

Электронные сведения о работе в вашей компании подаются в СФР в любом случае, спор касается только бумажной книжки. Принятое решение по такому работнику зафиксируйте в личном деле со ссылкой на письмо Минтруда от 22.04.2022 № 16-3/10/В-5324: при проверке будет видно, на чём оно основано.

Выбор действий удобнее делать по сценарию. В таблице — типовые ситуации, которые встречаются при приёме граждан Беларуси, и порядок для каждой.

Во всех пяти сценариях белорусская книжка остаётся без российских записей. Различается только то, что ведёт российский работодатель: бумажную книжку, электронные сведения или ничего.

Право на бумажную книжку по статье 66.1 ТК РФ сохраняется у тех, кто к 2021 году работал в России и не подал заявление о переходе на электронные сведения. Само наличие белорусской книжки не означает, что работник когда-то выбрал российскую бумажную форму. Работник, который выбрал электронные сведения, получает свою бумажную книжку на руки, и дальше записи в неё не вносят.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как принять работника с трудовой книжкой РБ: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте комплект по статьям 65 и 327.3 ТК РФ: паспорт, документ о регистрации в системе персонифицированного учёта, документ об образовании, если он нужен для должности. Патент, разрешение на работу и документы воинского учёта у гражданина Беларуси не запрашиваются.
2. Шаг 2. Выясните, работал ли гражданин раньше в России по трудовому договору, есть ли у него российская бумажная книжка и подавал ли он заявление о ведении сведений в электронном виде. По ответам определите сценарий из таблицы.
3. Шаг 3. Ознакомьтесь с белорусской книжкой и верните её работнику. Записей о приёме в неё не вносите, отметок не ставьте.
4. Шаг 4. Если сценарий предполагает российскую бумажную книжку, внесите в неё запись о приёме по Порядку № 320н и зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек. Белорусские периоды в неё не переносите.
5. Шаг 5. Не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора направьте уведомление в территориальный орган МВД.
6. Шаг 6. Подайте в СФР сведения о приёме в составе ЕФС-1 и сверьте код категории застрахованного лица с действующей формой.
7. Шаг 7. Для расчёта пособий зафиксируйте периоды белорусского стажа отдельно от российских документов: при больничном они понадобятся для определения процента оплаты.

Важный нюанс из практики: при приёме иностранца служба безопасности или руководитель нередко просит дополнительные бумаги: нотариальный перевод книжки, справку о доходах, характеристику. Такие запросы выходят за перечень статьи 65 ТК РФ, и отказ работника их выполнить не может быть причиной отказа в приёме.

Образцы документов для учёта и выдачи трудовых книжек

Комплект нужен, если по вашему сценарию работодатель ведёт российскую бумажную книжку; начните с приказа о назначении ответственного, затем заведите книгу учёта.

Электронная трудовая книжка гражданина Беларуси: ЕФС-1 и СФР

Сведения о приёме, переводе и увольнении гражданина Беларуси работодатель подаёт в СФР так же, как по российскому работнику: в составе единой формы ЕФС-1. Из этих сведений формируется электронная трудовая книжка, которую работник видит в личном кабинете СФР и на Госуслугах. Белорусские периоды в ЕФС-1 не попадают: форма отражает только кадровые события у российского работодателя.

С 30.12.2025 применяется обновлённая форма ЕФС-1 по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. В ней появился код статуса «МДИГ» для иностранных граждан, подлежащих обязательному пенсионному и (или) социальному страхованию по международным договорам Российской Федерации. Граждане Беларуси работают в России по Договору о ЕАЭС и Соглашению о пенсионном обеспечении трудящихся ЕАЭС, поэтому код категории для них сверяют с действующим справочником формы, а не переносят из шаблона, заполненного до 30.12.2025.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в обучающем материале устарела одна деталь, например вместо ЕФС-1 названа СЗВ-ТД, проверять приходится все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты мы из таких источников не берём, только логику и перечни, которые меняются реже. Код категории, срок подачи и форму сверяйте с действующим приказом СФР.»

Как работник увидит свои сведения и что делать при расхождениях, СФР объясняет на официальной странице об электронной трудовой книжке: там же описан переход на электронные сведения и правило о работниках, впервые поступивших на работу после 31.12.2020.

По ОПС положение гражданина Беларуси совпадает с положением российского работника. С 01.01.2021 действует Соглашение о пенсионном обеспечении трудящихся ЕАЭС от 20.12.2019: по его статье 3 пенсионные права трудящихся формируются на тех же условиях и в том же порядке, что и у граждан государства трудоустройства. Работодатель уплачивает страховые взносы по российским правилам, а сведения о застрахованном лице нужны для учёта пенсионных прав в системе персонифицированного учёта.

Трудовая книжка и КЭДО: что можно подписать электронно

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ о кадровом электронном документообороте не распространяются на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности. Бумажная книжка остаётся на бумаге, даже если вся остальная кадровая документация компании переведена в электронный вид, а электронные сведения существуют только в системе СФР.

В Добыто трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности не включаются в маршруты согласования: в сервисе работник подписывает трудовой договор, дополнительные соглашения, заявления и листы ознакомления с ЛНА, а бумажную книжку кадровик ведёт отдельно, по Порядку № 320н. Для компаний на 1С:ЗУП мы подключаем готовый модуль, и документы синхронизируются автоматически, поэтому данные для ЕФС-1 и данные подписанных документов совпадают.

Как учитывается стаж по трудовой книжке РБ: больничный и пенсия

Белорусский стаж не записывают в российские документы, но он не пропадает. Для каждого вида обеспечения действует своя норма, и от неё зависит, кто учитывает стаж и как его подтверждают.

Для больничного дата периода значения не имеет, для пенсии разделительная дата — 01.01.2021. Если работник одновременно работал в Беларуси и в России, совпадающий отрезок засчитывается один раз.

Стаж влияет на размер больничного по статье 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ: при страховом стаже до 5 лет пособие составляет 60% среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет и больше — 100%. Расчёт по трудовой книжке выглядит так: работник предъявил белорусскую книжку с периодами общей продолжительностью 4 года 10 месяцев и отработал в вашей компании 3 месяца, периоды не совпадают. Суммарный стаж — 5 лет 1 месяц, пособие платится в размере 80%, а без белорусских периодов было бы 60%.

Если записи в белорусской книжке вызывают сомнения, книжка утрачена или заполнена на белорусском языке, надёжнее запросить подтверждение через компетентный орган по исполнительному соглашению 2011 года. Однозначного разъяснения СФР о том, что для этой цели всегда достаточно белорусской книжки без перевода, нет.

Пенсию по белорусским периодам назначает СФР, работодатель в этом не участвует. Как распределяются периоды до и после 01.01.2021 и какие документы нужны работнику, СФР разъясняет в разделе о пенсионном обеспечении трудящихся государств ЕАЭС.

Ошибки при работе с трудовой книжкой РБ и их цена

Большинство ошибок с белорусской книжкой совершают из желания сделать удобнее: одна книжка вместо двух, весь стаж на одной странице, документ на хранении у работодателя. Последствия каждой ошибки разные.

• Запись о приёме в белорусскую книжку. Так делают, чтобы не заводить второй документ. Запись в книжке иностранного образца российским работодателем Роструд не признаёт как ведение трудовой книжки, а обязанность по Порядку № 320н остаётся невыполненной.
• Перенос белорусского стажа в российскую книжку. Так делают, чтобы весь стаж был в одном месте. По позиции Роструда эти сведения не переносят, а неправильную запись придётся признавать недействительной по правилам исправления.
• Удержание белорусской книжки. Порядок № 320н даёт право хранить российские книжки, о белорусских в нём ничего нет. Удерживать чужой документ без основания — лишний спор с работником при увольнении.
• Пропуск уведомления МВД. Отсутствие патента воспринимают как отсутствие всех миграционных обязанностей. Цена ошибки — штраф до 800 000 рублей для юридического лица, а в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях — до 1 000 000 рублей либо приостановление деятельности на срок до 90 суток.
• Требование нотариального перевода как условия приёма. Такого документа нет в статьях 65 и 327.3 ТК РФ, а белорусские документы о трудовых правах признаются в России без легализации.
• Больничный без белорусского стажа. Если периоды из книжки не учесть, пособие рассчитают по меньшему проценту, а разницу потом придётся доплачивать.

Запись, ошибочно внесённую в российскую книжку, исправляют по Порядку № 320н: неверную запись признают недействительной и вносят правильную, со ссылкой на основание.

Важный нюанс из практики: гражданин Беларуси, которого принимают совместителем на работу с вредными или опасными условиями, предъявляет справку с основного места работы. Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя, и выяснить это работодатель обязан до приёма.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Справка с основного места работы для совместителя на вредное производство — то место, где компании ошибаются регулярно. Если не спросили, приняли и человек два года отработал в двойной вредности, ответственность лежит на работодателе, а не на работнике. Справку запрашивайте до подписания договора, вместе с остальными документами.»

В практике Добыто трудовой договор, заявления и листы ознакомления с ЛНА работник из Беларуси подписывает в КЭДО, как и российский коллега: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в сервисе бесплатно, а бумажная трудовая книжка и уведомление МВД остаются отдельными задачами кадровика со своими сроками.

Стоимость КЭДО для оформления работников, включая граждан Беларуси

Стоимость зависит от тарифа, численности сотрудников и нужных видов подписи; для работника из Беларуси отдельной цены нет, он учитывается как любой другой сотрудник.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников в КЭДО и набора функций: компании до 25 человек обычно хватает базового тарифа, а интеграция с 1С и УКЭП доступны с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Белорусская трудовая книжка в российской компании служит подтверждением прошлого стажа: её показывают при приёме, возвращают владельцу и не дополняют российскими записями. Обязанности работодателя определяет прошлое работника в России: продолжать российскую бумажную книжку, вести только электронные сведения или решать спорный вопрос о новой книжке для того, кто впервые работает в России. Сведения в СФР по ЕФС-1 и уведомление МВД в 3 рабочих дня нужны во всех вариантах, а белорусские периоды учитываются при больничном и пенсии по Договору 2006 года и правилам ЕАЭС.

Документы, которые закон разрешает оформлять электронно, Добыто переводит в КЭДО для всех сотрудников, включая граждан Беларуси, и кадровику остаётся бумажная книжка и миграционные уведомления, где сроки и порядок задаёт закон.

Частые вопросы о трудовой книжке РБ

Что выдать гражданину Беларуси при увольнении из российской компании?

В день увольнения работник получает сведения о трудовой деятельности у этого работодателя по статье 66.1 ТК РФ, а если на него велась российская бумажная книжка — и её, с записью об увольнении и распиской в книге учёта движения трудовых книжек. Белорусская книжка у российского работодателя не хранится, поэтому выдавать её не нужно. О прекращении договора работодатель уведомляет МВД не позднее 3 рабочих дней.

Как учесть стаж для больничного, если белорусская книжка утеряна?

Без книжки стаж подтверждают через межведомственный запрос: по статье 4 Соглашения между Россией и Беларусью от 15.03.2011 работодатель или компетентный орган запрашивает у белорусской стороны подтверждение страхового стажа, ответ оформляется справкой о стаже. До получения справки пособие рассчитывают по подтверждённому стажу и пересчитывают после ответа. Совпадающие по времени периоды работы в двух странах засчитываются один раз.

Действуют ли те же правила для граждан Казахстана, Армении и Киргизии?

Частично. Освобождение от патента и разрешения на работу по статье 97 Договора о ЕАЭС и учёт стажа для социального обеспечения, кроме пенсионного, по статье 98 распространяются на граждан всех государств ЕАЭС. Договор о социальном обеспечении от 24.01.2006 и Решение Высшего Совета Сообщества 1996 года о признании документов без легализации касаются только Беларуси. Разъяснение Минтруда от 22.04.2022 о новой российской книжке относится к любой книжке иного образца.

Можно ли заключить трудовой договор с гражданином Беларуси электронно?

Да, трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы и заявления можно оформить в КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ с той же электронной подписью, что и для российских работников. Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности под действие этих статей не подпадают: книжка ведётся на бумаге, сведения подаются в СФР по ЕФС-1. Уведомление МВД направляется отдельно от КЭДО.

Какие изменения 2025-2026 годов касаются приёма иностранных работников?

С 30.12.2025 сведения в СФР подаются по обновлённой форме ЕФС-1 из приказа СФР № 1462 с новым кодом статуса «МДИГ». С 01.03.2026 Федеральный закон № 419-ФЗ изменил статью 327.6 ТК РФ: основанием для увольнения иностранцев стали и ограничения из региональных нормативных актов. С 03.11.2026 вступают в силу изменения статьи 18.15 КоАП РФ по Федеральному закону № 294-ФЗ, которые касаются ответственности за нарушения при привлечении иностранных работников.

Нужен ли перевод, если белорусская книжка заполнена на белорусском языке?

Инструкция № 40 разрешает вести книжку на русском или белорусском языке. Для приёма на работу перевод не входит в перечень статей 65 и 327.3 ТК РФ. Для расчёта пособия по записям на белорусском языке однозначного разъяснения СФР нет, поэтому при сомнениях стаж подтверждают справкой компетентного органа Беларуси по Соглашению от 15.03.2011.