Трудовая книжка и отчётность в СФР — это один кадровый факт, записанный дважды: в бумажной книжке по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н и в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, которую работодатель отправляет в Социальный фонд России. При приёме и увольнении подраздел 1.1 уходит не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. При переводе на другую постоянную работу, переименовании организации и подаче заявления о выборе формы книжки — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Главное различие: у работника с бумажной книжкой работодатель ведёт оба контура одновременно, а у того, кто перешёл на электронные сведения или впервые устроился с 2021 года, остаётся только отчётность в СФР.
Разберём, какие графы подраздела 1.1 обязаны совпадать с приказом и записью, где рвётся стаж при расхождении и как закрыть ошибку отменяющей записью, не доводя дело до штрафа. Покажем, что проверить работнику, у которого в лицевом счёте видна не вся трудовая деятельность. Сроки по каждому кадровому мероприятию, размеры штрафов по 27-ФЗ и КоАП, чек-лист сверки перед отправкой и стоимость перевода кадрового учёта в электронный вид — во второй половине статьи.
Как трудовая книжка связана с отчётностью в СФР
Статья 66 ТК РФ описывает бумажную трудовую книжку, статья 66.1 ТК РФ — сведения о трудовой деятельности, которые работодатель формирует в электронном виде и передаёт в Социальный фонд России. Обе статьи действуют параллельно: 439-ФЗ от 16.12.2019 не отменил книжку, а добавил к ней второй контур учёта. Наполняется этот контур не автоматически, а отчётом: работодатель подаёт подраздел 1.1 формы ЕФС-1, и только после приёма этих сведений фондом кадровое мероприятие появляется в лицевом счёте работника.
Форма ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, который вступил в силу 30 декабря 2025 года. Раздел 1 состоит из подраздела 1.1 (кадровые мероприятия), подраздела 1.2 (страховой стаж, ежегодно), подраздела 1.3 (заработная плата работников государственных учреждений, ежемесячно). Раздел 2 — взносы на травматизм, к трудовой книжке он отношения не имеет.
Смысловая развилка проходит по стажу до 2020 года. В электронную трудовую книжку попадают сведения начиная с 1 января 2020 года, а всё, что было раньше, подтверждается бумажной книжкой. Поэтому работник, который отдал книжку на руки и потерял её, теряет не документ, а доказательство первых 10, 20 или 30 лет работы: восстанавливать придётся справками от прежних работодателей и архивными выписками.
Полезно знать: форма СЗВ-ТД не применяется с 2023 года, сведения о трудовой деятельности входят в состав ЕФС-1. Инструкции и видеоразборы, записанные позже 2023 года, до сих пор называют старую форму, поэтому сроки, названия форм и реквизиты из таких источников брать нельзя.
Три сценария работника: у кого книжка, у кого только сведения в СФР
Порядок действий кадровика зависит не от политики компании, а от того, какое заявление работник подал до 31 декабря 2020 года или подаёт сейчас. Ошибка в определении категории даёт либо лишнюю запись в книжке, которой быть не должно, либо пропущенную запись у того, кто книжку сохранил.
| Ситуация работника | Что ведёт работодатель | Что уходит в СФР | Чем подтверждается стаж до 2020 года |
|---|---|---|---|
| Заявление о выборе формы не подавал или выбрал бумажную книжку | Бумажную книжку и электронные сведения одновременно | Подраздел 1.1 по каждому кадровому мероприятию | Записями в бумажной книжке, она хранится у работодателя |
| Подал заявление о переходе на электронные сведения | Только электронные сведения, книжка выдана на руки под расписку | Подраздел 1.1, включая разовое мероприятие о подаче заявления | Бумажной книжкой, которая теперь на руках у работника |
| Впервые поступил на работу с 1 января 2021 года | Только электронные сведения, бумажная книжка не заводится | Подраздел 1.1 по каждому кадровому мероприятию | Периода до 2020 года нет |
| Внешний совместитель | Книжку не ведёт: запись о совместительстве вносит основной работодатель по желанию работника | Подраздел 1.1 подаёт работодатель по совместительству | Записями по основному месту работы |
Из таблицы следует практическое правило приёма: сначала выясняется, есть ли у кандидата бумажная книжка и что он с ней сделал, и только потом оформляется приказ. У человека без книжки должна быть форма СТД-Р от прошлого работодателя или СТД-СФР — обе формы утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н и применяются с 1 января 2023 года.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «После оформления приёма закрываются четыре действия, а не одно: запись в книжку или её электронный аналог, регистрация в книге учёта движения трудовых книжек, сведения в военкомат по военнообязанным и отчёт о приёме в Социальный фонд. Выпадает обычно последнее, потому что срок по нему короче всех остальных. Проверьте по своему журналу, в какой день был издан приказ и в какой день ушёл подраздел 1.1.»
Сроки: какое кадровое мероприятие когда уходит в Социальный фонд
Сроки по подразделу 1.1 разведены на две группы, и разводит их не тип документа, а вид мероприятия. Приём и увольнение считаются событиями, влияющими на права работника немедленно, поэтому по ним отчёт подаётся на следующий рабочий день. Всё остальное собирается в месячный отчётный цикл.
| Кадровое мероприятие | Срок подраздела 1.1 ЕФС-1 | Что происходит с бумажной книжкой |
|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Запись вносится, если книжка ведётся; книжка регистрируется в книге учёта движения |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Запись вносится, книжка выдаётся на руки в день прекращения договора по статье 84.1 ТК РФ |
| Перевод на другую постоянную работу | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода | Запись вносится |
| Переименование организации | До 25-го числа следующего месяца | Запись вносится отдельной строкой без номера |
| Приостановление и возобновление трудового договора по статье 351.7 ТК РФ | До 25-го числа следующего месяца | Запись не вносится |
| Заявление о выборе формы трудовой книжки | До 25-го числа следующего месяца | Вносится запись о поданном заявлении, книжка выдаётся на руки |
| Страховой стаж за год (подраздел 1.2) | Не позднее 25 января следующего года; за 2025 год — не позднее 26 января 2026 года | Не связан с записями в книжке |
Подраздел 1.2 подаётся не на всех: если у работника в отчётном году не было особенностей, влияющих на пенсионные права, стаж фонд считает по датам приёма и увольнения из подраздела 1.1. Отсюда прямое следствие: пропущенный или неверный подраздел 1.1 портит не только историю кадровых мероприятий, но и годовой стаж, который никто отдельным отчётом не исправит.
Как свести приказ, запись в книжке и подраздел 1.1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. До издания приказа проверьте документы работника по статье 65 ТК РФ и определите его категорию по таблице выше: бумажная книжка, только электронные сведения или первое трудоустройство с 2021 года.
- Шаг 2. Издайте приказ и зафиксируйте его дату и номер. Именно эти два реквизита попадут в графы основания подраздела 1.1 и в графу 4 бумажной книжки, и расхождение между ними ищут при проверке в первую очередь.
- Шаг 3. Определите код выполняемой функции по ОКЗ из пяти знаков в формате XXXX.X. Код не выводится из названия должности в штатном расписании, он определяется фактическими обязанностями.
- Шаг 4. Внесите запись в трудовую книжку, если она ведётся, и зарегистрируйте книжку в книге учёта движения трудовых книжек.
- Шаг 5. Сформируйте подраздел 1.1 и отправьте его не позднее следующего рабочего дня. При численности работающих свыше 10 человек отчёт подаётся только в электронной форме с усиленной квалифицированной подписью.
- Шаг 6. Дождитесь протокола от фонда и посмотрите его код: 20 означает, что сведения приняты с предупреждением, 30 — что часть работников не прошла, 50 — что документ не принят целиком. До получения протокола обязанность считать исполненной нельзя.
- Шаг 7. Сохраните протокол вместе с приказом. При споре о стаже подтверждается не факт отправки, а факт приёма сведений фондом.
Что именно должно совпасть в записи и в подразделе 1.1
Совпадать должны не «данные вообще», а конкретный набор реквизитов. Дата мероприятия в подразделе 1.1 — это дата приёма или увольнения из приказа, а не дата издания приказа и не дата подачи отчёта. Наименование должности переносится из трудового договора и штатного расписания дословно, без сокращений и без перестановки слов. Основание — вид документа, его дата и номер. При увольнении добавляется формулировка причины со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ, и она обязана дословно повторять то, что записано в книжке и в приказе.
Код выполняемой функции по ОКЗ стоит особняком: в бумажной книжке его нет вовсе, а в подразделе 1.1 он обязателен, в том числе при увольнении. Проверить его по записи в книжке невозможно — сверять приходится с должностной инструкцией и фактическими обязанностями.
Внимание: с 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, а при изменении наименования или кода должности потребуются приказ по штатному расписанию и дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: компания, которая переводит кадровые процессы в электронный вид, рассчитывает убрать бумагу из увольнения целиком, а получает гибрид. Заявление работник подаёт электронно, приказ об увольнении и акт ознакомления с ним остаются бумажными, трудовая книжка тоже бумажная. В практике Добыто это первое, что приходится объяснять на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Расчётный листок показателен: сам по себе электронно он не отправляется, но при введённом КЭДО — отправляется. Документ не поменялся, поменялось правовое основание для электронного взаимодействия в целом. С трудовой книжкой этот приём не работает: её форму, порядок ведения и хранения задаёт приказ Минтруда № 320н, и никакой локальный акт о КЭДО его не перекрывает.»
Почему стаж не сходится и как исправить расхождение
Расхождение между книжкой и лицевым счётом обнаруживается обычно не работодателем, а работником: он открывает свои сведения и не находит там периода, который в книжке есть. Причин ровно три. Отчёт не подавался вовсе — типично для мероприятий с месячным сроком, которые «дозревают» до 25-го числа и теряются при смене кадровика. Отчёт подан, но не принят: пришёл протокол с кодом 30 или 50, а его никто не открыл. Отчёт принят, но с неверными реквизитами: дата, должность, номер приказа или формулировка увольнения не совпали с приказом.
Что делать, если сведения уже приняты с ошибкой
Порядок исправления описан в пункте 145 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Одной корректирующей строкой ошибка не закрывается: сначала формируется отменяющее мероприятие с признаком «Х» в графе 11 подраздела 1.1, затем добавляется строка с верными данными. Обе строки уходят в одном отчёте.
Освобождение от санкции работает в двух случаях: работодатель нашёл и исправил ошибку сам до того, как её обнаружил фонд, либо представил исправленные сведения в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления об устранении расхождений. Пятидневный срок отсчитывается от получения уведомления, а не от даты его формирования, поэтому дату входящего фиксируют.
Как работнику проверить свои записи и стаж
Сведения о трудовой деятельности застрахованное лицо смотрит в личном кабинете на портале государственных услуг, получает выписку в МФЦ или у работодателя. Что именно фонд считает трудовой деятельностью и с какой даты формируются записи, описано в разделе про электронную трудовую книжку на сайте Социального фонда России. Сверять надо три вещи: все ли места работы с 2020 года на месте, совпадают ли даты приёма и увольнения с книжкой, совпадает ли формулировка увольнения.
Если период отсутствует, обращаться нужно к работодателю, а не в фонд: подать корректировку за прошлый период может только страхователь. При ликвидации организации сведения восстанавливаются через фонд по документам работника, и здесь бумажная книжка снова оказывается основным доказательством.
Если вы работодатель и читаете этот раздел, поток таких обращений закрывается на стороне системы: в сервисе Добыто работник видит свои кадровые документы и подписанные файлы в личном кабинете, а не запрашивает их у кадровика письмом.
Образцы документов по трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности
Комплект закрывает связку «книжка — отчётность»: начните с формы СТД-Р, если работник отказался от бумажной книжки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с образцом | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Сколько стоит ошибка в связке книжки и ЕФС-1
Санкции по этой теме разложены по трём разным нормам, и работодатель может получить их одновременно за один и тот же эпизод. За непредставление или недостоверные сведения персонифицированного учёта — 500 рублей за каждое застрахованное лицо по статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. За нарушение электронного формата подачи — 1000 рублей. За несвоевременное представление сведений на должностное лицо — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ.
Отдельно стоит отказ выдать работнику документы, связанные с работой: за это отвечает часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, и здесь суммы уже другого порядка. Практический пересчёт выглядит так: 500 рублей за человека при численности 200 работников и одном пропущенном отчётном мероприятии по всем — это 100 000 рублей, и цена ошибки растёт линейно с численностью, а не с тяжестью нарушения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
У штрафа есть два смягчающих механизма. Требование можно закрыть в половинном размере, если уплатить его в течение первых 10 календарных дней с даты получения. И санкция не применяется, если ошибка исправлена самостоятельно или в течение 5 рабочих дней после уведомления фонда. Порядок работы с уведомлениями и коды протоколов страхователь может сверить в базе знаний по ЕФС-1 в кабинете страхователя.
Дороже штрафа обходится другое: работник, у которого период не попал в лицевой счёт, приходит с этим требованием через несколько лет, и восстанавливать сведения приходится по архивам уже реорганизованной компании. Мы закладываем сверку журнала кадровых мероприятий с отправленными отчётами перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Что проверить до отправки отчёта: чек-лист сверки
Сверка занимает несколько минут на человека и снимает большую часть расхождений, которые потом всплывают в лицевом счёте.
- Дата мероприятия в подразделе 1.1 равна дате приёма или увольнения из приказа, а не дате издания приказа.
- Вид, дата и номер документа-основания совпадают с приказом и с графой 4 трудовой книжки.
- Наименование должности перенесено из трудового договора и штатного расписания дословно.
- Код выполняемой функции по ОКЗ заполнен и состоит из пяти знаков в формате XXXX.X.
- При увольнении формулировка причины содержит пункт, часть и статью ТК РФ и совпадает с записью в книжке.
- Определена категория работника: ведётся ли для него бумажная книжка и подавалось ли заявление о выборе формы.
- Проверено, не требуется ли по этому работнику подраздел 1.2 за год: вредные условия, вахта, районы Крайнего Севера и приравненные местности.
- Получен и сохранён протокол фонда, код проверен: 20, 30 или 50.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы не берём из чужих инструкций сроки, названия форм и реквизиты — только логику и перечни, которые меняются реже. Если в материале названа форма СЗВ-ТД, проверять надо все остальные цифры в нём, а не только эту. Прежде чем переносить срок или реквизит из статьи в свой регламент, откройте действующую редакцию нормативного акта.»
Когда КЭДО не закрывает вопрос трудовой книжки
Кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ снимает бумагу с большинства кадровых документов, но не со всех. Трудовая книжка в электронный вид не переводится: приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н задаёт бумажную форму и порядок хранения, и он действует до 1 сентября 2027 года. Бланки нового образца применяются с 1 января 2023 года, при этом выданные ранее книжки остаются действительными и обмену не подлежат.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление подаётся электронно, приказ и ознакомление уходят на бумагу.
КЭДО не заменяет и отчётность: подраздел 1.1 подаётся в СФР независимо от того, ведёт компания кадровые документы электронно или на бумаге. Электронная система меняет способ подписания приказа, а не обязанность отчитаться на следующий рабочий день.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 работнику отказал, апелляция это поддержала, кассационный суд по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил из-за отсутствия сведений о порядке идентификации, и при новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, фактически подписывал другой человек, и всё это зафиксировала собственная система работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Отдельная граница — договоры гражданско-правового характера. По ним подраздел 1.1 подаётся, а запись в трудовую книжку не вносится, потому что исполнитель по ГПХ не работник и трудовая деятельность у него не оформляется. Смешение этих двух конструкций даёт запись, которую потом придётся признавать недействительной.
Стоимость перевода кадрового учёта в электронный вид: тарифы Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора функций и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | подключение за 5 минут |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП, тариф «Бизнес» | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронный архив, тариф «Бизнес» | входит в тариф | подключение за 5 минут |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: на «Бизнесе» минимальный платёж рассчитан на 50 сотрудников, поэтому компании до 25 человек обычно остаются на «Старте». Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Бумажная книжка и сведения в СФР описывают одно и то же событие, но живут по разным правилам: книжка — по приказу Минтруда № 320н, отчётность — по приказу СФР № 1462 со сроком в один рабочий день для приёма и увольнения и до 25-го числа для остальных мероприятий. Стаж до 2020 года подтверждает только книжка, стаж после — только принятые фондом сведения. Расхождение в дате, номере приказа, наименовании должности или формулировке увольнения обходится в 500 рублей за каждое застрахованное лицо и в разбирательство с работником через несколько лет.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый контур так, чтобы приказ, запись и отчётное мероприятие собирались из одних и тех же данных: маршрут подписания задаётся шаблоном документа, подписанные файлы уходят в электронный архив, а данные синхронизируются с 1С:ЗУП. Бумажную трудовую книжку это не отменяет, но убирает основной источник расхождений — ручной перенос реквизитов из документа в отчёт.
Частые вопросы
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку, а стаж до 2020 года нужен для пенсии
Работник подаёт заявление о выдаче дубликата последнему работодателю, тот оформляет дубликат в течение 15 рабочих дней. Периоды до 2020 года в дубликат вносятся по подтверждающим документам: справкам от прежних работодателей, приказам, архивным выпискам. Сведения из ЕФС-1 здесь не помогут, потому что электронные записи формируются только с 1 января 2020 года. Если организация ликвидирована, справку запрашивают в государственном архиве по месту её нахождения.
Нужно ли подавать подраздел 1.1 по договору ГПХ
Да, если на выплаты по договору начисляются страховые взносы. Сведения подаются при заключении и при прекращении договора не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения. Запись в трудовую книжку при этом не вносится: исполнитель по договору ГПХ не работник, и трудовая деятельность у него не оформляется. Требования, которые действуют для работников по трудовому договору, на исполнителей по ГПХ не переносятся.
Нужно ли выдавать СТД-Р при увольнении работника с бумажной книжкой
Нет. По статье 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель выдаёт либо трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Форма СТД-Р выдаётся тем, кто отказался от бумажной книжки. Если работник с бумажной книжкой отдельно попросит СТД-Р в период работы, её нужно предоставить не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления по статье 66.1 ТК РФ.
Засчитается ли работа по совместительству в стаж, если записи в книжке нет
Да. Запись о работе по совместительству вносится по месту основной работы только по желанию работника, а вот подраздел 1.1 работодатель по совместительству подаёт в общем порядке. Для страхового стажа значение имеют принятые фондом сведения, а не наличие записи в книжке. Проверить наличие периода можно по выписке из индивидуального лицевого счёта.
Что делать, если фонд прислал протокол с кодом 30
Код 30 означает, что документ принят частично: часть работников не прошла проверку. Нужно открыть протокол, найти застрахованных лиц с ошибками и повторно подать сведения только по ним. Если исправленные сведения представлены в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления, штраф по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ не применяется. Отправка исходного отчёта без разбора протокола обязанность не закрывает.
Как подать сведения, если численность работников меньше 11 человек
При численности работающих 10 человек и менее допустима подача на бумаге: лично, почтой или через общедоступный сервис фонда. Свыше 10 человек отчёт принимается только в электронной форме, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Нарушение формата подачи — это отдельное основание для штрафа в 1000 рублей, независимо от того, поданы сведения в срок или нет.
Обязательно ли менять трудовые книжки старого образца на бланки 2023 года
Нет. Бланки нового образца применяются при первичном оформлении с 1 января 2023 года, а книжки ранее установленного образца действительны и обмену не подлежат. Записи в них продолжают вноситься в общем порядке по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н. На состав и сроки подачи подраздела 1.1 образец бланка не влияет.
