Трудовой договор и стаж работника какие сведения передаёт работодатель

Трудовой договор и стаж работника попадают в Социальный фонд России через форму ЕФС-1: приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора работодатель отражает в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня после приказа, а перевод на другую работу — до 25-го числа следующего месяца. В отчёт уходят дата мероприятия, должность и код по ОКЗ, реквизиты приказа и код срока договора: 0 для бессрочного, 0.1 и 0.2 для срочного до 6 месяцев и более 6 месяцев. Сведения о страховом стаже в подразделе 1.2 подают раз в год, до 25 января, и только по категориям из статьи 11 27-ФЗ. Для договора ГПХ в графу 2 ставят период выполнения работ, а дату заключения — в реквизиты основания.

Материал полезен и кадровой службе, которая сдаёт отчёт, и работнику, который проверяет свой стаж. Покажем, какие графы ЕФС-1 заполняют из трудового договора, какой код ставят при увольнении по статье 77 ТК РФ и что изменилось в 2026 году: перевод на дистанционную работу больше не отражают, а малый бизнес заключает срочные договоры по соглашению сторон при численности до 70 человек. Санкции за ошибки, порядок исправления, пошаговая инструкция, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие сведения о трудовом договоре работодатель передаёт в СФР

Каждое кадровое мероприятие по трудовому договору становится строкой подраздела 1.1 ЕФС-1, а из этих строк складываются сведения о трудовой деятельности, которые работник видит в выписке СТД-СФР. Форма ЕФС-1 и порядок её заполнения в действующей редакции утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 и применяются с 30 декабря 2025 года. Шаблоны отчёта, настроенные в учётной программе до этой даты, сверяют с новым порядком до первой подачи.

Срок подачи зависит от типа события. Сводка по мероприятиям, которые чаще всего встречаются в работе кадровой службы:

Один рабочий день дают на события, которые начинают, прерывают или прекращают отношения. Изменения внутри действующего договора, включая перевод, подают по итогам месяца. Отдельно проверьте, как учётная программа обрабатывает удалённую работу: перевод на дистанционный режим с 2026 года в отчёт не идёт, а возврат в офис по-прежнему отчётное событие.

Разъяснения по графам, кодам и срокам СФР публикует в базе знаний для страхователей по форме ЕФС-1. Перед подачей сведений по нетиповому мероприятию, например приостановлению трудового договора, формулировки сверяют с этой страницей.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «В обучающих роликах и статьях до сих пор встречается форма СЗВ-ТД, хотя с 2023 года сведения о трудовой деятельности сдаются в составе ЕФС-1. Если в материале устарела одна деталь, проверять приходится все остальные. Поэтому сроки, названия форм и реквизиты мы берём только из действующего порядка, а из сторонних материалов — логику и перечни, которые меняются реже. Перед сдачей отчёта сверьте шаблон в своей программе с действующей редакцией.»

Срок трудового договора и коды срочности в отчёте

Срок трудового договора определяет код, который ставят в графе 5 подраздела 1.1 рядом с должностью и структурным подразделением. Бессрочный договор — общее правило. Срочный трудовой договор по статье 58 ТК РФ заключают не более чем на 5 лет, если другой срок не установлен ТК РФ или федеральным законом. Основания для срочного договора перечислены в статье 59 ТК РФ, и этот перечень закрытый: договор на определённый срок без основания из него не оформляют.

Для основного места работы и для совместительства коды в графе 5 различаются первой цифрой:

Порог в 6 месяцев делит срочные договоры одинаково для основной работы и совместительства, поэтому код выбирают по двум признакам из самого договора: вид занятости и срок, записанный в нём. Период трудового договора в отчёте задаёт графа 2: дата приёма открывает период работы у работодателя, дата увольнения его закрывает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С 1 сентября 2026 года действует редакция статьи 59 ТК РФ, внесённая Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ. Субъект малого предпринимательства вправе заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон, если у него не больше 70 работников. До поправки предел составлял 35 человек. У компаний с численностью от 36 до 70 человек это основание появилось только сейчас, а заключённые по нему договоры получают в ЕФС-1 код 0.1 или 0.2 по общему правилу.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «В обзорных материалах субъектом малого предпринимательства нередко называют компанию до 15 человек, но это критерий микропредприятия. Малое предприятие — до 100 человек, микропредприятие — до 15. От этой категории зависят право не издавать ЛНА, применять типовую форму трудового договора и другие послабления, и ошибка в одной цифре оборачивается нарушением по каждому неизданному акту. Категорию мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте ФНС, а не по памяти.»

Форма трудового договора: какие условия уходят в ЕФС-1

Трудовой договор заключают в письменной форме в двух экземплярах, по одному каждой стороне. Фактический допуск к работе приравнивается к заключению договора, и после допуска работодатель обязан оформить отношения письменно. С ЛНА работника знакомят до подписания договора, как требует статья 68 ТК РФ, в крайнем случае одновременно с подписанием, но не позже.

В договоре фиксируют место работы, трудовую функцию, дату начала работы, а для срочного договора — дату окончания и причину срочности, условия труда, гарантии для профессий с риском вреда здоровью и условия оплаты. В подраздел 1.1 из этого переносят меньшую часть:

• дата мероприятия — графа 2;
• должность или трудовая функция и структурное подразделение вместе с кодом срока договора — графа 5;
• код занятия по Общероссийскому классификатору занятий — графа 6, для мероприятия «Перевод» он обязателен;
• наименование, дата и номер документа-основания — графы 8-10.

Условия оплаты, режим работы и испытательный срок в подраздел 1.1 не передаются: отчёт фиксирует событие и его реквизиты, а не содержание договора. Поэтому образец трудового договора, который компания использует, на отчёт влияет через три поля: наименование должности, дату начала работы и срок.

С 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст вместо ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому в ЕФС-1 заполняют код трудовой функции. Если наименование или код должности меняется, оформляют приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждают его в новой редакции, заключают дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновляют справочники в кадровой программе, включая 1С:ЗУП.

Важный нюанс из практики: СНИЛС подтверждает регистрацию работника в системе персонифицированного учёта и входит в закрытый перечень документов при приёме по статье 65 ТК РФ. ИНН в этот перечень не входит: требовать его нельзя, работник приносит его по своей инициативе. Расширить перечень статьи 65 может федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства, но не приказ министерства, не письмо ведомства и не внутренний регламент компании.

Когда трудовой договор подписывают в электронном виде, очерёдность подписей и время каждого шага фиксирует система. В Добыто маршрут двустороннего подписания устроен так: специалист по кадрам создаёт документ, работодатель подписывает его УКЭП, работник получает уведомление в Госключе и подписывает УНЭП с меткой времени. Отметки времени по шагам сохраняются в документе, и дату подписанного приказа о приёме можно сверить с датой в графе 2 до отправки отчёта.

Образцы трудового договора и сведений о трудовой деятельности

Комплект закрывает начало и конец трудовых отношений: начните с образца договора по основному месту работы, форма СТД-Р понадобится при увольнении или по заявлению работника.

Увольнение по статье 77 ТК РФ: код в ЕФС-1 и документы работнику

Прекращение трудового договора подают в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня после приказа об увольнении. В графе 7 указывают код основания и полную формулировку без сокращений: при увольнении по собственному желанию по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ код выглядит как «п3ч1с77тк». Формулировка и дата в отчёте должны совпадать с приказом: именно их работник увидит в выписке СТД-СФР.

В день прекращения договора работодатель выдаёт работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р за период работы у него. Исключение — случаи, когда работодатель по закону ведёт на работника трудовую книжку. Формы СТД-Р и СТД-СФР и порядок их заполнения утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н, действующая редакция — от 25.06.2026.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд в 2022 году работнику отказал: у работодателя было положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и согласие работника. Апелляция жалобу отклонила. Кассационный суд общей юрисдикции решения отменил, потому что в деле не было сведений о порядке идентификации, и указал, что работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись выдали в день заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже если положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник действительно умеет работать в системе. Проверьте у себя три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи и есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

Сведения о стаже: подраздел 1.2 и договоры ГПХ

Подраздел 1.2 ЕФС-1 со сведениями о страховом стаже подают не на каждого работника. Ежегодный отчёт нужен только по застрахованным лицам из перечня пункта 3 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования». В перечне, в частности, работники в условиях с правом на досрочную пенсию, занятые в сельском хозяйстве с правом на повышение фиксированной выплаты, отдельные категории госслужащих, сезонные и вахтовые работники, лица с особыми периодами. Сведения за 2026 год подают не позднее 25 января 2027 года.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

С 1 сентября 2026 года 27-ФЗ действует в редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ. Перечень для подраздела 1.2 расширен: в него добавлены, в частности, священнослужители, а также некоторые периоды отпуска и приостановления службы. Изменился и срок досрочной подачи. Если работник выходит на пенсию и обращается к работодателю или СФР направляет запрос, подраздел 1.2 подают не позднее 3 рабочих дней со дня поступления обращения или запроса.

По договору ГПХ сведения подают в подразделе 1.1, но заполняют иначе, чем по трудовому договору. В графе 2 ставят дату начала или окончания периода выполнения работ, а дату заключения или прекращения договора указывают в реквизитах основания. Срок — не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора. Сам по себе договор ГПХ не делает исполнителя получателем ежегодных сведений по подразделу 1.2: это происходит, только если он попадает в одну из категорий пункта 3 статьи 11 27-ФЗ.

Для работодателя с вредными или опасными производствами практический вывод такой: список работников для подраздела 1.2 составляют по картам условий труда и перечню статьи 11, а не по всему штату. Список сверяют до 25 января, потому что пропуск человека из льготной категории даёт санкцию в расчёте на каждое застрахованное лицо.

Как передать сведения о трудовом договоре без ошибок

Графы подраздела 1.1 заполняются из кадровых документов и справочников учётной программы, поэтому проверку начинают с них, а не с готового отчёта. Перечень ниже проходят один раз при настройке на 2026 год и повторяют после каждой смены штатного расписания.

Что проверить до первой подачи в 2026 году

1. Шаблоны ЕФС-1 в учётной программе соответствуют порядку из приказа СФР № 1462, который применяется с 30 декабря 2025 года.
2. Справочник должностей сверен с ОКЗ и с классификатором ОК 016-2025, изменённые наименования оформлены приказом по штатному расписанию и дополнительными соглашениями.
3. По каждому действующему договору указан вид занятости, основная работа или совместительство, и срок: бессрочный, срочный до 6 месяцев или более 6 месяцев.
4. Составлен список работников, по которым до 25 января подают подраздел 1.2, с учётом категорий, добавленных 29-ФЗ.
5. Договоры ГПХ учитываются отдельно от трудовых, с датами начала и окончания периода работ.
6. Перевод на дистанционную работу исключён из перечня отчётных событий, а возврат на стационарное рабочее место в нём остался.

Как подать сведения о приёме, переводе или увольнении: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Оформите и подпишите кадровый документ: приказ о приёме, переводе или увольнении. Дата приказа запускает срок подачи.
2. Шаг 2. Определите тип мероприятия и срок: приём, увольнение, приостановление и возобновление договора — не позднее следующего рабочего дня, перевод — до 25-го числа следующего месяца.
3. Шаг 3. Заполните графу 2 датой мероприятия, графу 5 — должностью, подразделением и кодом срока договора, графу 6 — кодом по ОКЗ.
4. Шаг 4. Для увольнения укажите в графе 7 код основания и полную формулировку без сокращений, например «п3ч1с77тк» для собственного желания.
5. Шаг 5. Внесите в графы 8-10 наименование, дату и номер приказа и сверьте их с подписанным документом.
6. Шаг 6. Отправьте отчёт и проверьте результат обработки. Если СФР прислал уведомление об ошибках, подайте исправленные сведения в течение 5 рабочих дней.
7. Шаг 7. При увольнении выдайте работнику СТД-Р в день прекращения договора, работающему сотруднику — не позднее 3 рабочих дней после его заявления.

Отчёт ЕФС-1 формируют в учётной программе по данным кадровых приказов, поэтому даты в нём зависят от того, как быстро подписанный приказ попадает в учёт. В Добыто для этого есть модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, а подписанные документы возвращаются в 1С автоматически вместе со статусом подписания.

Санкции за ошибки в сведениях и порядок исправления

Сумму 500 рублей за каждого работника часто приводят для всего отчёта ЕФС-1, но ответственность за сведения по трудовому договору и за сведения о стаже и ГПХ устроена по-разному. Финансовая санкция по статье 17 27-ФЗ — 500 рублей за каждое застрахованное лицо — применяется к несвоевременным, неполным или недостоверным сведениям о договорах ГПХ и страховом стаже. Сведения о трудовой деятельности, то есть подраздел 1.1 по трудовым договорам, статья 17 из этого правила прямо исключает. За них отвечает должностное лицо по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ.

Санкция по ГПХ и стажу считается по числу людей, поэтому ошибка в шаблоне, повторённая для каждого исполнителя, умножает 500 рублей на их количество. Самостоятельное исправление до обнаружения ошибки СФР от санкции освобождает, и сверку отчёта с договорами выгоднее проводить сразу после отправки, а не перед проверкой.

Как работник проверяет свой стаж и записи о трудовом договоре

Работник видит то, что передал работодатель, в выписке из электронной трудовой книжки по форме СТД-СФР. Её формирует СФР из своих информационных ресурсов, а заказать выписку можно через Госуслуги. Сведения о стаже показывает выписка из индивидуального лицевого счёта. Как получить СТД-СФР и чем она отличается от СТД-Р, СФР объясняет на странице об электронной трудовой книжке, там же размещена форма СТД-Р.

Второй источник — сам работодатель. По заявлению работника он выдаёт СТД-Р за период работы у себя не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Исключение — случаи, когда работодатель по закону ведёт на работника трудовую книжку.

В выписке проверяют даты приёма и увольнения, наименование должности, вид договора и формулировку основания увольнения. Если записи нет или она не совпадает с приказом, исправленные сведения в СФР подаёт работодатель, поэтому обращаться сначала нужно в кадровую службу, приложив копию приказа или трудового договора.

Если вы работодатель и видите в этом разделе нагрузку на кадровую службу, заявления на СТД-Р удобнее принимать электронно: в КЭДО работник подписывает заявление так же, как заявление на отпуск, а система фиксирует дату его поступления, от которой отсчитывают 3 рабочих дня. В Добыто вход работника в систему возможен через Госуслуги и Госключ, отдельный носитель для этого не нужен.

Когда КЭДО не закрывает оформление и передачу сведений

КЭДО меняет способ оформления трудового договора, дополнительных соглашений, приказов и заявлений, но не порядок отчётности: ЕФС-1 сдают в СФР отдельно, а даты в отчёте берутся из подписанных документов. Договоры ГПХ под правила статей 22.1-22.3 ТК РФ не подпадают, их оформляют по нормам гражданского законодательства. Работники, трудовая деятельность которых началась до 1 января 2022 года, вправе отказаться от перехода на КЭДО, для начавших позже отдельное согласие не требуется.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Чем моложе коллектив по дате начала стажа, тем проще переход: для тех, кто начал работать после 2021 года, отдельное согласие на КЭДО не нужно. Если у вас много людей со стажем, начатым до 2022 года, закладывайте на сбор согласий отдельное время. Отказавшихся придётся вести на бумаге параллельно, поэтому заранее посчитайте, сколько таких работников и по каким документам у них останется бумажный режим.»

Важный нюанс из практики: часть компаний выдаёт электронную подпись только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто его не прошёл. Следствие такого решения — трудовой договор и весь комплект документов при приёме остаются на бумаге. Выдача подписи при приёме подходит компаниям с низкой текучестью, выдача после испытания — тем, где испытание не проходит заметная часть людей. Есть и третий путь, государственный сервис подписи: если у человека есть учётная запись на Госуслугах, выдавать ему подпись не нужно.

Перевод процессов на КЭДО необратим: по документам, которые переведены и на которые работник согласился, бумажный вариант уже не оформляют. В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки до того, как через систему пойдут трудовые договоры и приказы, от которых зависят сроки ЕФС-1.

Стоимость КЭДО для оформления трудовых договоров и кадровых приказов

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и состава функций: если трудовые договоры и приказы нужно синхронизировать с 1С:ЗУП и хранить в электронном архиве, это тариф «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого тарифа приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Работодатель сообщает в СФР не содержание трудового договора, а события по нему: начало, приостановление и прекращение — на следующий рабочий день после приказа, перевод — по итогам месяца. Срок договора передаётся кодом в графе 5, основание увольнения — кодом и полной формулировкой, а стаж в подразделе 1.2 сдают раз в год по ограниченному кругу работников. Ответственность за трудовые сведения и за сведения о стаже и ГПХ различается, а исправление до того, как ошибку найдёт СФР, санкцию снимает.

Даты в отчёте берутся из подписанных кадровых документов, и чем раньше приказ подписан и попал в учёт, тем проще уложиться в срок. Добыто ведёт подписание трудовых договоров, приказов и заявлений в электронном виде с синхронизацией в 1С:ЗУП, поэтому кадровая служба формирует ЕФС-1 по документам с уже зафиксированными датами и подписями.

Частые вопросы о сведениях по трудовому договору и стажу

Нужно ли подавать ЕФС-1, если компания сменила название?

Да. На работников, которые продолжают работать после переименования страхователя, подают подраздел 1.1, где отдельной строкой указывают кадровое мероприятие «Переименование». Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором принято решение о переименовании.

Что происходит, если срочный трудовой договор истёк, а работник продолжает работать?

По части 4 статьи 58 ТК РФ, если ни одна из сторон не потребовала расторжения договора в связи с истечением срока и работник продолжает работу, условие о срочном характере договора утрачивает силу. Договор считается заключённым на неопределённый срок, и уволить работника по истечении срока после этого уже нельзя: только по общим основаниям.

Есть ли минимальный срок у срочного трудового договора?

Минимальный срок законом не установлен, ТК РФ задаёт только верхнюю границу — 5 лет по статье 58. Короткий договор допустим, если для него есть основание из закрытого перечня статьи 59 ТК РФ. В ЕФС-1 такой договор получает код 0.1, а у совместителя — 1.1.

Можно ли оформить договор ГПХ вместо трудового, чтобы не передавать сведения в СФР?

Нет. Заключение и прекращение договора ГПХ тоже отражают в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня, а за ошибки в этих сведениях действует санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений: ГПХ подходит для конкретной разовой задачи, а постоянная работа по трудовой функции оформляется трудовым договором.

Нужна ли бумажная трудовая книжка тому, кто впервые устраивается на работу?

Нет. По части 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ на лиц, впервые поступивших на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. Работники со стажем до 2021 года могли сохранить бумажную книжку, подав заявление работодателю.