Трудовые договоры уволенных сотрудников сколько хранить и как искать

Трудовые договоры уволенных сотрудников хранятся 50 лет, если дело закончено делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше: это статья 22.1 закона № 125-ФЗ и статья 435 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Тот же срок распространяется на дополнительные соглашения, соглашения о расторжении, личные карточки и личные дела, а вид договора, срочный или бессрочный, на срок не влияет. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, и по истечении срока договор уничтожают только по акту экспертной комиссии. Бумажный договор ищут по номенклатуре дел и описи дел по личному составу, электронный — в архиве системы КЭДО, где он хранится в формате PDF/A вместе с файлом подписи.

Материал закрывает задачи работодателя и бывшего работника: как посчитать год, когда договор можно уничтожить, где искать его в смешанном архиве, если приказ об увольнении по закону остался на бумаге, и в какой срок выдать копию по заявлению. Отдельно разобраны ликвидация организации и утрата договора. Порядок поиска со сценарной таблицей, штрафы за невыдачу копий, чек-лист проверки архива, тарифы электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — в разделах после сроков и формы хранения.

Сколько хранить трудовой договор уволенного сотрудника: 50 или 75 лет

Срок зависит от года, в котором дело закончено делопроизводством, а не от даты заключения договора. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» делит документы по личному составу на две группы: законченные делопроизводством до 1 января 2003 года хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, применяет это деление к конкретным видам документов, и для трудовых договоров оно записано в статье 435.

Вместе с договором уволенного в архиве лежат документы, которые подтверждают те же периоды и условия работы. Сроки у них совпадают не во всех случаях.

Журналы инструктажей по охране труда живут по собственному сроку — 45 лет без деления по 2003 году, поэтому при ревизии архива уволенных их сверяют отдельно от личных дел. Требования таблицы касаются работников по трудовому договору и не переносятся на исполнителей по договорам ГПХ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не случайно: они нужны не столько работодателю, сколько самому человеку, и часто тогда, когда компании уже не существует. Через 15 лет после увольнения бывший работник может связать заболевание с условиями труда, и доказывать, что инструктажи проводились, придётся работодателю. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить так, чтобы по ней находился конкретный работник, а не только дело за определённый год.»

Как посчитать дату, после которой договор можно уничтожить

Пункт 12 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, закрепляет: документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором их закончили делопроизводством. Если договор подшит в личное дело, точкой отсчёта служит год закрытия личного дела после увольнения. Если договоры собраны в годовое дело по номенклатуре, считают от года закрытия этого дела.

Пример расчёта. Работник уволен 15 марта 2026 года, его личное дело закрыто в том же году. Срок хранения начинается 1 января 2027 года и истекает 31 декабря 2076 года. Включить договор в акт о выделении к уничтожению можно только в 2077 году: по пункту 26 Правил в акт попадают дела, срок которых истёк к 1 января года составления акта. Дело, закрытое в 2001 году, хранится 75 лет с 1 января 2002 года и доходит до акта в тот же 2077 год.

Основание прекращения по статье 77 ТК РФ на срок не влияет: соглашение сторон, истечение срока срочного трудового договора и увольнение по собственному желанию дают один и тот же срок. Не влияет и продолжительность работы: договор с работником, который проработал неделю, хранится столько же, сколько договор с тем, кто проработал 20 лет.

На дату публикации действует Перечень № 236. Росархив выносил на общественное обсуждение проект нового перечня типовых управленческих архивных документов, замечания принимались до 15 мая 2026 года, но приказ № 236 проект пока не заменил. Перед ревизией архива сверьте номер статьи и срок с действующей редакцией перечня.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Образцы трудового договора и документов личного дела для архива

Комплект помогает собрать личное дело так, чтобы договор уволенного потом находился по описи; начните с описи документов личного дела.

Где хранить договор уволенного: бумага, КЭДО и смешанный архив

Форма хранения повторяет форму, в которой договор создан. Договор, подписанный на бумаге, весь срок хранится на бумаге. Договор, созданный в КЭДО и подписанный электронной подписью, хранится электронно: часть 11 статьи 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить хранение электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Отдельного, более короткого срока для электронных договоров нет.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка вместо файла его не заменит. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и его не заменит скан. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения.»

Почему у сотрудника на КЭДО архив всё равно смешанный

Статья 22.1 ТК РФ не распространяет электронный документооборот на трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. У работника, которого принимали и вели в КЭДО, трудовой договор и дополнительные соглашения лежат в электронном архиве, а приказ об увольнении — в бумажном деле приказов по личному составу. Документы одного уволенного приходится искать в двух местах, поэтому в описи бумажных дел удобно отмечать, что остальная часть комплекта хранится в электронном виде.

Что входит в электронный комплект договора

Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, который действует с 1 марта 2023 года, задаёт состав электронного кадрового документа: сам документ в формате PDF/A-1A, файл отсоединённой электронной подписи, приложение, если оно есть, машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности и описание документа в формате XML. PDF/A — текстовый формат, а не скан, поэтому такие файлы занимают мало места и выгружаются целиком даже за много лет.

Требования к электронным кадровым документам собраны на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте: по ним удобно сверить, какие файлы ваша система отдаёт при выгрузке договора уволенного.

Важный нюанс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре этапа. Районный суд и апелляция поддержали работодателя, кассация отменила их решения, а при новом рассмотрении в январе 2023 года выиграл работник. Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника у компании были. Исход определили другие обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, за работника в системе подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя. Проверьте, что ваша система хранит и выгружает дату и обстоятельства выдачи подписи и данные об идентификации подписанта: суд оценивал именно их.

В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней, а перед развёртыванием на всю компанию закладываем пилотную группу: так документы в архиве подписывает сам работник, который уже умеет пользоваться системой.

Передача в архив организации и опись дел по личному составу

Организация вправе самостоятельно создать архив и организовать хранение документов, это статья 13 закона № 125-ФЗ. Завершённые дела передают в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после окончания делопроизводства: так установлено пунктом 47 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

На дела по личному составу составляют отдельную опись (пункт 63 Правил), а рекомендуемые образцы номенклатуры дел, описи дел по личному составу и акта о выделении документов к уничтожению приведены в приложениях к тем же Правилам. Через год после увольнения договор может оказаться уже не в кадровой службе, а в архиве организации, и найти его тогда помогает только опись.

Когда перевод архива в электронный вид не решает задачу

• Бумажный договор после сканирования остаётся бумажным документом. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил электронный образ, то есть электронную копию бумажного документа, и электронный документ, изначально созданный в электронной форме. Скан оригинал не заменяет, и уничтожать бумагу после оцифровки нельзя.
• Приказ об увольнении по статье 22.1 ТК РФ в КЭДО не переводится, поэтому полностью безбумажного архива уволенных по закону не получится.
• Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. Для договора, подписанного на бумаге, подлинником остаётся бумажный экземпляр.

Переводить в электронный вид имеет смысл новые договоры, которые заключаются в КЭДО после перехода. Бумажные договоры уволенных до перехода остаются в бумажном архиве до конца своего срока.

Как найти трудовой договор уволенного сотрудника

Договор уволенного находят по реквизитам. Номер и дату трудового договора указывают в приказе о приёме на работу (форма Т-1) и в личной карточке (форма Т-2), приказы по личному составу подшиты в дела по годам, а индекс дела с договорами или личными делами записан в номенклатуре дел. Когда реквизиты известны, поиск бумажного договора сводится к двум документам: номенклатуре за год заключения договора и описи дел по личному составу.

Как найти договор уволенного работника в архиве: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Установите фамилию, имя, отчество, даты приёма и увольнения. Если работник менял фамилию, ищите по обеим.
2. Шаг 2. Определите форму договора. Если на дату приёма в организации уже действовал КЭДО, договор ищите в электронном архиве, если нет — в бумажном. Приказ об увольнении в обоих случаях лежит в бумажном деле приказов по личному составу.
3. Шаг 3. Найдите реквизиты договора: номер и дату из приказа о приёме (Т-1) или личной карточки (Т-2).
4. Шаг 4. По номенклатуре дел за год заключения договора найдите индекс дела с трудовыми договорами или личными делами. Если с окончания делопроизводства прошло больше года, проверьте по описи дел по личному составу, не передано ли дело в архив организации.
5. Шаг 5. В электронном архиве отберите документы по фамилии, типу документа и году. Проверьте, что к файлу договора прикреплён файл подписи, а если со стороны работодателя подписывал представитель, то и машиночитаемая доверенность.
6. Шаг 6. Подготовьте копию под задачу: бывшему работнику — заверенную копию в течение 3 рабочих дней, для проверки или суда — комплект файлов либо заверенную копию.

В Добыто подписанные документы попадают во вкладку «Архив» раздела «Документы»: в таблице видны тип документа, статус подписания, цепочка согласующих и сроки, а список сужается фильтрами.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. У поставщика системы я советую спрашивать не о том, хранит ли он документы, а о том, выгружает ли он комплект целиком: документ, файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, поэтому отдельно уточните, в каком виде вы получите архив при расторжении договора с поставщиком.»

Где искать договор, если архива в компании уже нет или договор утрачен

Маршрут поиска зависит от двух условий: существует ли работодатель и в какой форме велись документы.

Для бывшего работника при утрате договора надёжнее подтверждать сам период работы. Социальный фонд прямо допускает это в перечне документов для подтверждения стажа: если трудовой книжки нет или записи в ней неточные, принимаются письменный трудовой договор, справка работодателя или государственного (муниципального) органа, выписка из приказа, лицевого счёта или ведомости на выдачу зарплаты.

Кто вправе требовать трудовой договор уволенного и в какой срок его выдать

Бывший работник получает копии документов, связанных с работой, по письменному заявлению. Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать их не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, заверить надлежащим образом и не брать за это плату. Трудовой договор в статье прямо не назван, но перечень в ней открытый и заканчивается словами «и другое». Шестой кассационный суд общей юрисдикции в определении от 04.09.2025 оставил в силе решение, которым бывшего работодателя обязали выдать заверенные копии трудового договора, дополнительных соглашений и других документов и взыскали 20 000 рублей компенсации морального вреда.

Для документов, созданных в электронном виде, действует специальное правило части 11 статьи 22.3 ТК РФ: при прекращении трудовых отношений работодатель по письменному заявлению выдаёт их на бумаге, заверенными надлежащим образом, или в форме электронного документа.

Важный нюанс из практики: распечатка электронного трудового договора остаётся копией электронного документа и оригиналом не становится. Чтобы она имела вес для бывшего работника или суда, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Если вы планируете отказ от бумажного архива, заранее посмотрите, какие документы уволенных существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Остальным лицам договор уволенного передают только при законном основании. В трудовом договоре есть паспортные данные, адрес, СНИЛС и ИНН работника, поэтому новому работодателю, банку или родственнику копию выдают только с письменного согласия бывшего работника. Запросы ГИТ в ходе проверки, суда и СФР основаны на законе, и отдельного согласия для ответа на них не требуется.

Сколько стоит ошибка: штрафы и последствия

Невыдача копий в срок по статье 62 ТК РФ — нарушение трудового законодательства, за которое часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Если бывший работник идёт в суд, к штрафу добавляются судебные расходы и компенсация морального вреда: в деле 2025 года она составила 20 000 рублей.

Утрата или уничтожение договора до истечения срока подпадает под статью 13.20 КоАП РФ о нарушении правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов: предупреждение либо штраф от 3 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц. Отдельно от штрафа работодатель теряет доказательство: при споре о зарплате, стаже или профзаболевании через годы условия работы подтверждать нечем.

Персональные данные уволенных и уничтожение договоров после срока

Хранение договора после увольнения не требует нового согласия работника. Статья 5 закона № 152-ФЗ ограничивает хранение персональных данных сроком, которого требуют цели обработки, если иной срок не установлен федеральным законом, а для документов по личному составу он установлен законом № 125-ФЗ. Паспортные данные, адрес и СНИЛС в тексте договора удалить нельзя: договор хранится целиком. Сведения, которые работник передавал для отдельной цели и которые в кадровые документы не входят, например данные о личном автомобиле, после достижения цели не хранят.

Доступ к архиву уволенных дают тем, кому он нужен по должности, и закрепляют круг этих лиц в локальных актах о персональных данных. Если архив ведётся в облачной системе, у данных появляются третьи лица, и их перечень должен быть известен работодателю.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Кадровые документы содержат чувствительные сведения о семье, здоровье и доходах, и как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо. Попросите поставщика системы перечислить всех, кто получит доступ к данным: обычно это не одна компания, а три — сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Как уничтожить договоры с истёкшим сроком

По истечении срока договоры не выбрасывают. Экспертная комиссия организации выявляет документы с истёкшим сроком хранения, их включают в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают по этому акту (пункты 16 и 26 Правил № 77). В акт попадают только дела, срок которых истёк к 1 января года его составления. Для электронных договоров порядок тот же, и срок у них тот же, что у бумажных.

Что происходит с договорами при ликвидации работодателя

При ликвидации негосударственной организации ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий передают документы в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив на основании договора с ним (пункт 225 Правил № 77). Дела по личному составу к моменту передачи должны быть сформированы и описаны. Бывший работник ликвидированной организации обращается за справками и копиями в архив, который принял документы; факт ликвидации и дату прекращения деятельности проверяют по ЕГРЮЛ.

Чек-лист проверки архива договоров уволенных сотрудников

Список подходит для ревизии перед проверкой ГИТ, перед переходом на КЭДО и перед сменой оператора. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, отдельно проверьте, связаны ли записи учётной системы с электронным архивом: в Добыто для этого есть готовый модуль, документы синхронизируются автоматически.

• В номенклатуре дел есть дела с трудовыми договорами, личными делами и приказами по личному составу, для каждого указан срок 50/75 лет и статья Перечня № 236.
• На дела по личному составу составлена отдельная опись, и по ней находится конкретный работник, а не только дело за год.
• Закрытые дела переданы в архив организации в пределах от 1 года до 3 лет после окончания делопроизводства.
• Бумажные договоры хранятся на бумаге, электронные — в электронном виде; сканы не заменили бумажные оригиналы.
• Приказы об увольнении работников, которых вели в КЭДО, лежат в бумажном деле, а в описи отмечено, где хранится остальная часть комплекта.
• Электронный комплект выгружается целиком: документ в PDF/A-1A, файл подписи, машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности, XML-описание.
• Система фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи и порядок идентификации подписанта, эти данные выгружаются вместе с документами.
• Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, решение экспертной комиссии записано в номенклатуре.
• Доступ к архиву уволенных разграничен по ролям, целостность данных электронного архива проверяется регулярно.
• В договоре с оператором КЭДО прописаны порядок выгрузки и судьба архива при расторжении договора.
• Порядок выдачи копий по заявлениям бывших работников укладывается в 3 рабочих дня со дня подачи заявления.

Стоимость хранения трудовых договоров в КЭДО: тарифы на 2026 год

Цена электронного хранения зависит от числа сотрудников в системе и от набора функций: электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес».

Итоговая сумма складывается из численности сотрудников и выбранного тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, а действующие условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Договор уволенного сотрудника хранится полвека, если дело закрыто после 2003 года, и 75 лет, если раньше; отсчёт начинается с 1 января года, следующего за закрытием дела, а уничтожить договор можно только по акту экспертной комиссии. Бумажный экземпляр остаётся бумажным до конца срока, электронный живёт комплектом с файлом подписи, а приказ об увольнении в любом случае хранится на бумаге. Через годы договор находят по реквизитам из приказа о приёме и по описи дел по личному составу, а бывшему работнику заверенную копию выдают в течение 3 рабочих дней.

В Добыто договоры, подписанные в КЭДО, хранятся в электронном архиве сервиса и отбираются во вкладке «Архив», а при внедрении мы разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия, чтобы архив уволенных выдерживал и проверку, и спор.

Частые вопросы о хранении трудовых договоров уволенных

Что делать, если бывший работник отозвал согласие на обработку персональных данных?

Отзыв согласия не обязывает уничтожать трудовой договор и личное дело до истечения архивного срока. По части 2 статьи 9 закона № 152-ФЗ оператор вправе продолжить обработку без согласия при наличии других законных оснований, а срок хранения документов по личному составу установлен законом № 125-ФЗ. Удалить нужно сведения, которые обрабатывались только на основании согласия и в кадровые документы не входят.

Какой срок у договора 2002 года, если работник уволился после 2003 года?

Срок определяется годом окончания дела, в котором хранится договор. Если договор 2002 года подшит в личное дело, закрытое после увольнения в 2010 году, дело закончено после 1 января 2003 года и хранится 50 лет с 1 января 2011 года. Если договоры собраны в годовое дело за 2002 год и оно закрыто в том же году, для него действует срок 75 лет.

Сколько хранить договоры ГПХ и договоры с самозанятыми?

Статья 435 Перечня № 236 касается трудовых договоров, и её срок на договоры ГПХ и договоры с самозанятыми автоматически не переносится. Срок для них определяют по статье Перечня, к которой относится договор, а если подходящей статьи нет, устанавливают по аналогии решением экспертной комиссии и фиксируют в номенклатуре дел. При подписании договора ГПХ усиленной неквалифицированной подписью нужно соглашение о её использовании, как и с работником; исключение составляет Госключ.

Может ли бывший работник запросить копию договора через 10 лет после увольнения?

Может. Статья 62 ТК РФ не ограничивает срок, в течение которого подаётся заявление, а договор хранится 50 или 75 лет, поэтому заявление через 10 лет исполняется в тот же срок — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи. Если дело уже передано в архив организации, срок выдачи от этого не увеличивается, и поиск по описи закладывают в эти 3 дня.

Может ли бывший работник забрать экземпляр договора, который хранится у работодателя?

Нет. По статье 67 ТК РФ трудовой договор составляют в двух экземплярах: один передают работнику, второй с его подписью о получении своего экземпляра остаётся у работодателя и хранится весь архивный срок. Бывшему работнику, потерявшему свой экземпляр, выдают заверенную копию по статье 62 ТК РФ, а подпись о получении на экземпляре работодателя подтверждает, что договор ему вручали.

Как сохранить архив уволенных при смене оператора КЭДО?

До расторжения договора с оператором выгрузите весь архив: документы в PDF/A-1A, файлы подписи, машиночитаемые доверенности, XML-описания и сведения о выдаче подписей. Ответственность за сохранность остаётся на работодателе, а оператор после расторжения вправе удалить данные, если договор этого не запрещает, поэтому срок хранения данных после расторжения фиксируют в договоре заранее. Новую систему проверяют на то, что она принимает архив с сохранением файлов подписи и их связи с документами.