Трудовой договор и график работы что писать при гибком режиме

Трудовой договор и график работы при гибком режиме связывает статья 102 ТК РФ: начало, окончание или общую продолжительность рабочего дня стороны определяют по соглашению, а работодатель обеспечивает отработку суммарной нормы часов за учётный период. Если гибкий режим отличается от общих правил компании, он становится обязательным условием договора по статье 57 ТК РФ, и в тексте нужны четыре элемента: переменное время, фиксированное время, перерыв и учётный период. Без учётного периода и нормы часов условие о гибком графике не работает при проверке. Новому сотруднику режим прописывают в самом трудовом договоре, работающему — дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, а для целой категории работников — в правилах внутреннего трудового распорядка.

В материале — готовая формулировка пункта договора, сравнение гибкого режима с суммированным учётом, ненормированным днём и неполным временем, порядок перевода работающего сотрудника и основания для увольнения по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ при отказе. Отдельно разобраны срочный договор с гибким графиком и подписание допсоглашения в КЭДО. Образцы документов, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, стоимость электронного оформления на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Где закрепить гибкий режим: трудовой договор, ПВТР или дополнительное соглашение

Статья 100 ТК РФ разводит два уровня. Общий режим для всех работников устанавливают правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или коллективный договор, а режим конкретного работника, который отличается от общих правил, — трудовой договор. Отсюда следует простой тест: если в компании пятидневка с 9:00 до 18:00, а сотруднику разрешено начинать день в промежутке с 8:00 до 11:00, это индивидуальное отличие, и оно должно быть в договоре. Если гибкий график введён для всего отдела разработки через ПВТР, в договоре достаточно сослаться на раздел правил, но работника знакомят с ними под подпись.

Способ оформления зависит от того, кто получает гибкий режим и в какой момент.

Самая частая ошибка по таблице — последняя строка. Микропредприятие вправе не утверждать ПВТР, но тогда всё, что обычно лежит в правилах, включая время начала и окончания работы, перерыв и выходные, переезжает в трудовой договор. Договор со строкой «режим работы — по ПВТР» при отсутствии самих ПВТР оставляет работника без установленного режима.

Важный нюанс из практики: путаница между малым бизнесом и микропредприятием встречается даже в обучающих роликах для кадровиков. Компания на 80 человек, решив, что она микропредприятие, работает без ПВТР и прописывает в договорах «гибкий график» одной строкой. При проверке это даёт нарушение по каждому отсутствующему локальному акту и неустановленный режим у каждого работника.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «От отнесения к микропредприятиям зависит право не издавать локальные акты, применять типовую форму договора и ещё несколько послаблений. Ошибка в одной цифре численности превращается в нарушение по каждому акту, которого нет. Категорию субъекта мы проверяем по единому реестру субъектов малого и среднего предпринимательства на сайте налоговой службы, а не по памяти. Сделайте эту проверку до того, как решать, где у вас будет записан гибкий режим.»

Официальное описание гибкого режима с его составными частями опубликовано в памятке Роструда о гибком режиме работы на портале Онлайнинспекция.рф: там же указано, что при приёме режим фиксируют в трудовом договоре, а для уже работающего сотрудника — дополнительным соглашением. Перед составлением договора сверьте, что именно установлено у вас в ПВТР: от этого зависит, будет ли условие о режиме индивидуальным.

Что писать в трудовом договоре при гибком графике работы

Статья 102 ТК РФ описывает гибкий режим в двух предложениях и не расшифровывает его устройство. Составные части режима взяты из рекомендаций по применению гибкого рабочего времени, на которые до сих пор опирается Роструд. Их четыре, и каждая должна получить в договоре конкретное значение.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• Переменное время — интервалы в начале и в конце дня, внутри которых работник сам решает, когда прийти и уйти. В договоре указывают границы: например, начало работы с 8:00 до 11:00, окончание с 17:00 до 20:00.
• Фиксированное время — часы, когда работник обязан быть на рабочем месте или на связи. Без него работодатель теряет возможность требовать присутствия на планёрках и встречах.
• Перерыв для отдыха и питания — по статье 108 ТК РФ не более 2 часов и не менее 30 минут, в рабочее время не включается. Обычно он делит фиксированное время на две части.
• Учётный период — день, неделя, месяц или иной срок, за который работник обязан отработать суммарную норму часов. Для работников с вредными или опасными условиями труда учётный период не может превышать 3 месяцев.

К четырём элементам добавляются ещё три условия, без которых пункт о режиме получается неполным: норма часов за учётный период (по статье 91 ТК РФ она не превышает 40 часов в неделю), выходные дни и порядок учёта отработанного времени. Учёт ведёт работодатель, и при гибком графике договор должен ответить на вопрос, чем подтверждаются часы: пропускной системой, отметкой в корпоративной системе, ежедневным отчётом.

Образец формулировки пункта о режиме работы

Формулировка ниже рассчитана на пятидневную неделю с учётным периодом в один месяц. Значения времени подставьте свои, структуру пункта сохраните.

1. Работнику устанавливается режим гибкого рабочего времени (статья 102 ТК РФ) при пятидневной рабочей неделе с выходными днями в субботу и воскресенье.
2. Переменное время начала работы — с 8:00 до 11:00, переменное время окончания работы — с 17:00 до 20:00.
3. Фиксированное время, в течение которого работник обязан находиться на рабочем месте, — с 11:00 до 13:00 и с 14:00 до 17:00.
4. Перерыв для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00, в рабочее время не включается.
5. Учётный период — календарный месяц. Работник обязан отработать норму рабочего времени за учётный период, исчисленную по производственному календарю для 40-часовой рабочей недели.
6. Учёт отработанного времени ведётся по данным системы контроля доступа; часы сверх нормы учётного периода, отработанные по распоряжению работодателя, оплачиваются как сверхурочная работа.

Пункт 6 закрывает самый спорный вопрос гибкого графика. Если работник задержался по своей воле, а за месяц уложился в норму, сверхурочной работы нет. Если работодатель поручил работу сверх нормы учётного периода, это сверхурочная работа со всеми ограничениями и повышенной оплатой.

Формулировки, которые не выдерживают проверки

При проверке договора ГИТ смотрит, можно ли по тексту установить, когда работник должен работать и сколько. Три формулировки этого не позволяют:

• «Работнику устанавливается свободный график» — нет ни учётного периода, ни нормы, ни границ переменного времени.
• «Время начала и окончания работы работник определяет самостоятельно» без фиксированного времени — работодатель не может требовать присутствия на совещании, а отсутствие в течение дня нельзя квалифицировать как прогул.
• Гибкий график, склеенный с ненормированным рабочим днём без указания, какой режим основной, — при сверхурочной нагрузке непонятно, компенсируется она дополнительным отпуском или оплатой.

Если гибкий график введён через ПВТР, договор содержит отсылку к ним, а сам работник знакомится с правилами. Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника с ПВТР и другими локальными актами до подписания трудового договора.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «С локальными актами работника знакомят до подписания договора или в момент подписания, но не позже: ознакомление после подписания — уже нарушение статьи 68. Для гибкого графика это особенно чувствительно, потому что границы переменного и фиксированного времени часто записаны только в ПВТР. В электронном виде очерёдность фиксирует метка времени в системе, и она доказывает порядок надёжнее бумаги. Проверьте, что дата ознакомления с ПВТР у ваших сотрудников не позже даты договора.»

Как перевести работающего сотрудника на гибкий график

Режим рабочего времени, записанный в трудовом договоре, меняется только одним из двух способов, и они не взаимозаменяемы.

По соглашению сторон (статья 72 ТК РФ). Работник просит гибкий график или работодатель предлагает его, стороны согласны, условие меняется дополнительным соглашением в письменной форме. Срок уведомления здесь не нужен: соглашение вступает в силу с даты, которую стороны в нём указали. Если гибкий режим сочетается с неполным рабочим временем по заявлению работника, работодатель с 1 сентября 2026 года обязан заключить дополнительное соглашение и издать приказ в срок 5 рабочих дней с даты заявления.

По инициативе работодателя (статья 74 ТК РФ). Ввести или отменить гибкий график без согласия работника можно только при изменении организационных или технологических условий труда, и трудовая функция при этом не меняется. Работника уведомляют письменно не позднее чем за 2 месяца, с указанием причин. Если он не согласен работать в новом режиме, работодатель обязан письменно предложить другую имеющуюся работу, которую работник может выполнять по квалификации и состоянию здоровья. Нет вакансий или работник от них отказался — трудовой договор прекращается по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ, с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка.

Как оформить переход на гибкий режим: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте ПВТР: если гибкий режим в них не предусмотрен, условие будет индивидуальным и пойдёт в трудовой договор. Если для категории работников режим вводится впервые, сначала вносятся изменения в ПВТР с учётом мнения профсоюза, если он есть.
2. Шаг 2. Получите основание: заявление работника при переходе по соглашению или письменное уведомление за 2 месяца при изменении по статье 74 ТК РФ.
3. Шаг 3. Составьте дополнительное соглашение с новой редакцией пункта о режиме: переменное и фиксированное время, перерыв, учётный период, норма часов, порядок учёта, дата начала действия.
4. Шаг 4. Подпишите соглашение обеими сторонами: на бумаге в двух экземплярах или в КЭДО электронными подписями, допустимыми по статье 22.3 ТК РФ.
5. Шаг 5. Если в компании так принято, издайте приказ об изменении режима и ознакомьте с ним работника.
6. Шаг 6. Перенастройте учёт: табель, график, систему контроля доступа и учётный период в кадровой программе, чтобы переработка считалась за учётный период, а не за день.

Соберите дополнительное соглашение с новой редакцией пункта о режиме

В конструктор вставьте формулировку из образца выше: соглашение сформируется в формате .docx с новой редакцией пункта договора и местом для подписей сторон.

Образцы трудового договора и соглашений для гибкого графика

Комплект покрывает приём с гибким режимом, перевод работающего сотрудника и учёт часов; начните с трудового договора по основному месту работы и перенесите в его раздел о режиме формулировку из этой статьи.

Гибкий график, суммированный учёт, ненормированный день и неполное время: в чём разница

В договорах эти режимы подменяют друг друга чаще, чем любые другие условия. Различаются они тем, кто определяет время работы и как считается переработка.

Гибкий график совместим с пятидневкой, шестидневкой, неполным временем и ненормированным днём, но не отменяет их правил. Если в договоре одновременно стоят гибкий график и ненормированный день, эпизодическая работа за пределами нормы компенсируется дополнительным отпуском, а систематическая переработка за учётный период остаётся сверхурочной. Проверьте, что в вашем договоре у каждого режима есть своя строка и своё основание.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Учётный период длиннее недели на практике означает, что норма считается как при суммированном учёте: недоработку понедельника перекрывает переработка четверга, а итог сверяется в конце периода с производственным календарём.

Учётный период из договора нужно перенести в табель: если договор говорит о месяце, а табель фиксирует переработку за каждый день, бухгалтерия начислит сверхурочные там, где их нет. Табель по форме Т-12 или Т-13 отражает фактические часы по дням, а итог сверяется с нормой за весь период.

Срочный трудовой договор с гибким графиком: срок, форма и основания

Гибкий режим одинаково записывается в бессрочный и срочный трудовой договор. Разница — в дополнительных условиях, которые появляются у срочного договора.

• Срок. По статье 58 ТК РФ срочный трудовой договор заключается на срок не более 5 лет. Минимальный срок законом не установлен.
• Основания. Перечень оснований для срочного договора в статье 59 ТК РФ закрытый, и причину срочности указывают в самом договоре. Субъект малого предпринимательства с 01.09.2026 может заключать срочные договоры по соглашению сторон, если численность его работников не превышает 70 человек (раньше — 35).
• Дата окончания. В срочном договоре указывают дату окончания или событие, с наступлением которого договор прекращается.
• Форма. Письменная, в двух экземплярах, по одному каждой стороне, либо электронный документ в КЭДО.

Если работника фактически допустили к работе без договора, договор считается заключённым, а оформить его письменно работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня допуска. Условие о гибком графике в такой ситуации часто существует только устно, и при споре о переработке работник докажет фактический режим, а работодатель — нет.

Как подписать трудовой договор и допсоглашение о режиме в КЭДО

Трудовой договор, дополнительные соглашения, ПВТР, графики и табели по статьям 22.1-22.3 ТК РФ можно оформлять в электронном виде. На бумаге остаются трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве и документы по инструктажам, а также приказ об увольнении. Для перевода на гибкий график это удобно: работник подписывает соглашение со своего телефона, даже если по новому режиму приходит в офис к 11:00, когда кадровик уже на совещании.

Вид подписи определяет статья 22.3 ТК РФ, и ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы. Работодатель подписывает договор и соглашение усиленной квалифицированной подписью, работник — подписью, допустимой по статье 22.3 для этого документа. Работников, принятых до 31.12.2021, переводят на КЭДО только с их согласия.

Маршрут подписания соглашения об изменении режима

В Добыто двустороннее подписание идёт в четыре шага: кадровик создаёт документ, работодатель подписывает его УКЭП серверным способом, сотрудник получает уведомление в Госключе и подписывает УНЭП в формате CAdES-T с меткой времени. Метка времени по каждому шагу фиксирует, что работник подписал соглашение до даты, с которой начинает действовать новый режим.

ПЭП и УНЭП для сотрудников в Добыто выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП работник может получить через удостоверяющие центры-партнёры. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: так видно, умеют ли работники подписывать документы сами, до того как через систему пойдут соглашения об изменении режима.

Кейс из практики: в споре об увольнении, прошедшем районный суд, апелляцию, Девятый кассационный суд общей юрисдикции и новое рассмотрение, у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника. Работник всё равно выиграл решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО оформлено правильно. Для соглашения об изменении режима логика та же: проверьте по своей системе, что работник получил подпись заранее и сам умеет ею пользоваться.»

Для кадровой службы на 1С есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, и подписанные соглашения синхронизируются с учётной системой автоматически. Условие о режиме меняется в договоре и в табеле одновременно.

Ошибки в договоре с гибким графиком и во что они обходятся

Неполное или отсутствующее условие о режиме — это ненадлежащее оформление трудового договора. За него часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, на юрлиц — от 50 000 до 100 000 рублей. Нарушение других норм трудового права, например порядка изменения режима по статье 74 ТК РФ, подпадает под часть 1 той же статьи: предупреждение или штраф на юрлицо от 30 000 до 50 000 рублей.

Штраф — меньшая часть цены. Если гибкий график введён без уведомления за 2 месяца, работник оспаривает изменение условий, а при увольнении по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ с нарушенной процедурой суд восстанавливает его на работе с оплатой вынужденного прогула. Если в договоре нет учётного периода, каждый час сверх 8 в конкретный день работник вправе требовать оплатить как сверхурочный: доказать, что переработку компенсировала недоработка в другие дни, работодателю не на что опереться.

Когда гибкий график не подходит

• Работа организована в смены по графику сменности (статья 103 ТК РФ): время начала смены задаёт график, а не соглашение с работником.
• Время работы определяется графиком обслуживания клиентов или непрерывным процессом, где присутствие нужно в строго определённые часы: фиксированное время займёт весь день, и гибкий режим останется на бумаге.
• Работодатель не может вести учёт фактически отработанного времени: без учёта нельзя проверить выполнение нормы за учётный период.
• Работа во вредных или опасных условиях с учётным периодом длиннее 3 месяцев: такой период для этих работников не допускается.

Стоимость электронного оформления трудовых договоров и допсоглашений в Добыто

Цена зависит от числа сотрудников и набора функций: видов подписи, шаблонов, интеграции с 1С и требований к SLA.

Для компании до 25 человек, которая переводит часть сотрудников на гибкий график допсоглашениями, достаточно базового тарифа; УКЭП и кастомный шаблон договора с разделом о режиме доступны с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и разница между пакетами опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Гибкий режим попадает в трудовой договор тогда, когда отличается от общих правил компании, и работает только при конкретных значениях: границах переменного времени, фиксированных часах, перерыве, учётном периоде и норме. Работающему сотруднику режим меняют допсоглашением по статье 72 ТК РФ, а без его согласия — только по процедуре статьи 74 с уведомлением за 2 месяца. Учётный период из договора должен попасть в табель, иначе переработку посчитают за каждый день.

Добыто ведёт трудовые договоры, допсоглашения об изменении режима, ПВТР и табели в электронном виде с подписями по статье 22.3 ТК РФ и метками времени, которые подтверждают порядок ознакомления и подписания.

Частые вопросы о гибком графике и трудовом договоре

Какой минимальный срок у срочного трудового договора с гибким графиком?

Минимальный срок ТК РФ не устанавливает, максимальный — 5 лет по статье 58. Срочный договор должен опираться на одно из оснований закрытого перечня статьи 59, и основание указывается в тексте. Если суд установит, что достаточных оснований для срочности не было, договор считается заключённым на неопределённый срок. Гибкий режим на срочность не влияет и оформляется так же, как в бессрочном договоре.

Считается ли опоздание прогулом при гибком графике?

Приход в пределах переменного времени опозданием не является. Отсутствие в фиксированное время — нарушение трудовой дисциплины, за которое применяют замечание или выговор. Прогулом по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин весь день или более 4 часов подряд, и при гибком графике этот интервал отсчитывают от границ фиксированного времени, указанных в договоре.

Как оплачивается работа в выходной день при гибком графике?

Выходные дни при гибком режиме указываются в договоре так же, как при обычной пятидневке. Работа в выходной или нерабочий праздничный день по статье 153 ТК РФ оплачивается не менее чем в двойном размере, а по желанию работника — в одинарном с предоставлением другого дня отдыха. В норму учётного периода эти часы не засчитываются.

Нужно ли прописывать гибкий режим дистанционному работнику?

По статье 312.4 ТК РФ, если режим не установлен коллективным договором, ЛНА, трудовым договором или дополнительным соглашением, дистанционный работник определяет его сам. Чтобы требовать от работника быть на связи в определённые часы, эти часы и порядок взаимодействия указывают в договоре или в допсоглашении о дистанционной работе, иначе фиксированного времени у работодателя нет.

Обязан ли работодатель установить гибкий график по просьбе работника?

Гибкий режим устанавливается по соглашению сторон, обязанности согласиться на него в статье 102 ТК РФ нет. Обязанность есть для неполного рабочего времени: по статье 93 ТК РФ его устанавливают по просьбе беременной женщины, одного из родителей ребёнка до 14 лет (ребёнка-инвалида до 18 лет) и лица, ухаживающего за больным членом семьи. С 01.09.2026 на заключение допсоглашения и издание приказа о неполном времени у работодателя 5 рабочих дней с даты заявления.

Должен ли приказ о приёме повторять условие о гибком графике?

Приказ о приёме издаётся на основании заключённого трудового договора, и его содержание по статье 68 ТК РФ должно соответствовать условиям договора. Расхождение между приказом и договором в части режима при проверке ГИТ трактуется против работодателя, поэтому условие о гибком режиме в приказе либо воспроизводят, либо не противоречат ему.