Штатное расписание и трудовой договор связаны напрямую: статья 57 ТК РФ требует указывать в договоре трудовую функцию, то есть работу по должности в соответствии со штатным расписанием. При приёме должность с квалификацией, оклад, надбавки и, если его уточняют, подразделение переносят в договор из действующей позиции штатного расписания, а приказ о приёме, если работодатель его издаёт, по статье 68 ТК РФ повторяет условия договора. Позиция должна быть свободной и утверждённой приказом не позже даты начала работы. Порядок оформления зависит от вида занятости: на основную работу принимают на целую ставку или её долю, совместителя — по отдельному договору с пометкой о совместительстве, а совмещение оформляют без нового договора, письменным согласием работника и доплатой по статье 151 ТК РФ.
Статья помогает сверить 7 реквизитов, которые должны совпасть в штатном расписании, договоре и приказе, и показывает типичные расхождения по ставкам, совместительству и совмещению, включая случаи, когда новая штатная единица не нужна. Отдельно разобрано, когда изменение штатного расписания оформляют дополнительным соглашением, а когда уведомлением за 2 месяца по статье 74 ТК РФ, и какие настройки 1С ЗУП выявляют несоответствия. Пошаговый порядок сверки перед подписанием, образцы документов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Где закон связывает трудовой договор со штатным расписанием
Статья 15 ТК РФ определяет трудовые отношения через трудовую функцию: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы. Статья 57 включает трудовую функцию в обязательные условия трудового договора в той же формулировке. Должность, которой нет в действующей редакции штатного расписания, в договор не вписывают: сначала позицию вводят приказом, затем принимают на неё работника.
Роструд читает эти нормы так же. В ответе дежурного инспектора на портале Онлайнинспекция.РФ сказано, что для коммерческих организаций штатное расписание обязательно, а должность работника из трудового договора обязательно должна быть в штатном расписании. Договор на должность вне штата инспектор правомерным не признал.
Форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года унифицированные формы не обязательны, и работодатель вправе утвердить свою форму. Набор реквизитов для сверки от формы не зависит: структурное подразделение, должность с разрядом или категорией, количество штатных единиц, оклад, надбавки. Штатное расписание утверждает руководитель приказом, и дата вступления приказа в силу определяет, с какого дня позиция существует.
Штатное расписание у ИП и кого оно не касается
Отдельной нормы, которая обязывает индивидуального предпринимателя составлять штатное расписание, в ТК РФ нет. Но ИП с наёмными работниками — работодатель по статье 20 ТК РФ, и требование статьи 57 указывать должность по штатному расписанию распространяется на его договоры так же, как на договоры организации. Поэтому ИП, у которого есть хотя бы один работник по трудовому договору, штатное расписание составляет. Сам предприниматель в него не включается: он не работник и трудового договора с самим собой не заключает. ИП без работников штатное расписание не ведёт.
Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые штатных единиц не занимают, и их договоры со штатным расписанием не сверяют. Границу определяет существо отношений: если исполнитель выполняет трудовую функцию, подчиняется внутреннему распорядку и получает регулярную оплату, договор могут признать трудовым по статье 19.1 ТК РФ. Тогда понадобятся позиция в штатном расписании, трудовой договор и сведения в Социальный фонд России.
Перед сверкой договоров проверьте, есть ли приказ об утверждении действующей редакции штатного расписания и с какой даты она действует. Договоры, заключённые до этой даты, сверяют с предыдущей редакцией.
Какие данные штатного расписания должны совпасть с договором и приказом о приёме
Сверка идёт по 7 реквизитам: каждый либо входит в обязательные условия статьи 57 ТК РФ, либо показывает, существует ли позиция на дату приёма.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Реквизит | Где в штатном расписании | Где в договоре и приказе | Типичное расхождение |
|---|---|---|---|
| Наименование должности | Графа «Должность (специальность, профессия)» | Трудовая функция по статье 57 ТК РФ; то же наименование в приказе Т-1 | «Менеджер» в штатном расписании, «менеджер по продажам» в договоре |
| Разряд, класс, категория | Отдельная графа формы Т-3 | Указание квалификации в трудовой функции | В договоре «ведущий специалист», в штатном расписании категория не выделена |
| Структурное подразделение | Графа «Структурное подразделение» с кодом | Место работы; подразделение указывают, если место работы уточняют (часть 4 статьи 57) | Отдел переименован в штатном расписании, в договоре осталось старое название |
| Количество штатных единиц | Число единиц, включая доли 0,5 и 0,25 | Режим неполного рабочего времени или указание на совместительство | В договоре полный рабочий день, в штатном расписании свободна только 0,5 единицы |
| Оклад (тарифная ставка) | Размер за полную ставку | Размер оклада как обязательное условие оплаты труда | Сумма в договоре выше или ниже позиции, штатное расписание не менялось |
| Надбавки | Графы «Надбавки» | Доплаты, надбавки, поощрительные выплаты или ссылка на положение об оплате труда | Надбавка есть в договоре, в позиции её нет |
| Дата | Дата вступления в силу приказа об утверждении или изменении | Дата начала работы | Работник вышел раньше, чем приказ о вводе позиции вступил в силу |
Наименование должности с квалификацией из приказа или договора уходит в ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа о приёме, а оттуда — в электронную трудовую книжку работника. Расхождение в первой строке таблицы переходит в сведения о трудовой деятельности, и исправлять его придётся корректирующими сведениями.
Наименование должности: когда его сверяют с профстандартом
Пока с должностью не связаны льготы или ограничения, работодатель называет её сам. Если по ТК РФ или другому федеральному закону с работой по должности связаны компенсации, льготы или ограничения, наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или положениям профессиональных стандартов (часть 2 статьи 57 ТК РФ). На практике это работы с вредными условиями труда, должности с правом на досрочную пенсию, педагогические и медицинские должности.
Проверка по этой строке идёт в 2 шага: наименование в штатном расписании сверяют со справочником или профстандартом, затем договор — со штатным расписанием. Ошибка в самой позиции переходит во все договоры по ней, а при назначении досрочной пенсии СФР может не засчитать стаж по должности, название которой не совпадает со списками.
Оклад и надбавки: одна позиция — одна сумма
Статья 57 ТК РФ требует указывать в договоре размер оклада, поэтому в договор пишут конкретную сумму, и для одной позиции она совпадает с окладом в штатном расписании. Когда двум работникам на одной должности нужно платить по-разному, в штатном расписании заводят разные позиции с категориями, например «специалист» и «ведущий специалист», либо выносят разницу в стимулирующие надбавки по положению об оплате труда. Разные оклады без разницы в квалификации расходятся со статьями 22 и 132 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности.
Важный нюанс из практики: оклад позиции сверяют ещё и с минимальным размером оплаты труда в регионе. Федеральный МРОТ с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля в месяц, региональный по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей. Зарплату работника, отработавшего месячную норму на полной ставке, сравнивают с региональным значением.
Соберите трудовой договор с условиями из позиции штатного расписания
Должность, квалификацию и оклад в конструкторе берите из утверждённой позиции штатного расписания: договор получится с теми же формулировками, которые потом уйдут в приказ и ЕФС-1.
Ставки, совместительство и совмещение в штатном расписании и договоре
Новая штатная единица нужна не в каждом сценарии приёма. Что должно быть в штатном расписании и что сверять, зависит от основания, по которому работник выходит на позицию.
| Сценарий | Что нужно в штатном расписании | Документ с работником | Что сверить |
|---|---|---|---|
| Основная работа, полная ставка | Свободная единица 1,0 | Трудовой договор; приказ о приёме по решению работодателя | Должность, квалификация, оклад, надбавки, подразделение |
| Основная работа, неполная ставка | Свободная доля 0,5 или 0,25 | Трудовой договор с условием о неполном рабочем времени | Продолжительность работы соответствует доле ставки, оплата пропорционально отработанному времени (статья 93 ТК РФ) |
| Внешнее совместительство | Свободная доля ставки | Отдельный трудовой договор с указанием, что работа является совместительством (статья 282 ТК РФ) | Не более 4 часов в день и половины месячной нормы (статья 284 ТК РФ) |
| Внутреннее совместительство | Свободная доля ставки по другой позиции | Второй трудовой договор с тем же работником | Работа вне времени основной работы, оклад по второй позиции |
| Совмещение (статья 60.2 ТК РФ) | Должность есть в штатном расписании: вакантная или временно отсутствующего работника | Письменное согласие работника, дополнительное соглашение или приказ | Срок, объём работы и размер доплаты по статье 151 ТК РФ |
| Замещение на время отсутствия основного работника | Позиция остаётся за основным работником, новая единица не нужна | Срочный трудовой договор (статья 59 ТК РФ) | Срок и причина срочности: исполнение обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы |
В последних двух строках штатное расписание не меняется: совмещающий работник новую единицу не занимает, а временный работник выходит на позицию, закреплённую за отсутствующим. Во 2-4 строках сумма долей, занятых на одной позиции, не превышает количество единиц в штатном расписании.
Неполная ставка: что пишут в штатном расписании и в договоре
В штатном расписании оклад указывают за полную ставку, а количество единиц — дробью: 0,5 или 0,25. В договоре фиксируют режим неполного рабочего времени и оклад позиции, а оплату по статье 93 ТК РФ начисляют пропорционально отработанному времени. При сверке продолжительность рабочего времени из договора пересчитывают в долю ставки: 20 часов в неделю при норме 40 часов соответствуют 0,5 единицы, и эта доля должна быть свободна.
Полезно знать: если работник подаёт заявление о переводе на неполное рабочее время, с 1 сентября 2026 года у работодателя есть 5 рабочих дней с даты заявления, чтобы заключить дополнительное соглашение и издать приказ. Срок установлен Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ.
Совместительство: доля ставки и справка с основного места
Совместителя принимают по отдельному трудовому договору на свободную долю ставки, и в договоре обязательно указывают, что работа является совместительством (статья 282 ТК РФ). Работа по совместительству ограничена 4 часами в день, кроме дней, свободных от основной работы, и половиной месячной нормы рабочего времени (статья 284 ТК РФ), поэтому совместителя обычно ставят на 0,5 единицы или меньше. Внутреннему совместителю нужна свободная доля по другой позиции: по основной должности он уже занимает единицу.
Для вредных и опасных работ действует запрет: совместительство не допускается, если основная работа связана с такими же условиями (статья 282 ТК РФ). Статья 283 даёт работодателю право потребовать у внешнего совместителя справку о характере и условиях труда по основному месту работы, и при вредной позиции справку запрашивают до подписания договора.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем найма: «На справке с основного места для совместителей компании ошибаются регулярно. Смысл нормы в том, что работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству нельзя. Поэтому, принимая совместителя на вредное производство, вы обязаны выяснить, какие условия у него на основном месте. Если не спросили, а человек два года отработал в двойной вредности, ответственность за это несёт работодатель.»
Совмещение: только по должности из штатного расписания
Совмещение оформляют без нового трудового договора: работнику с его письменного согласия поручают дополнительную работу по другой или такой же должности в пределах рабочего дня за доплату, размер которой стороны устанавливают по соглашению (статьи 60.2 и 151 ТК РФ). Срок, содержание и объём дополнительной работы работодатель определяет с письменного согласия работника. Каждая сторона может досрочно прекратить совмещение, письменно предупредив другую не позднее чем за 3 рабочих дня.
Должность, по которой поручают совмещение, должна быть в штатном расписании. Дежурный инспектор Роструда разбирал случай с доплатой преподавателю за работу инженера, которого нет в штате: дополнительная работа поручается только по должности, предусмотренной штатным расписанием, а совмещение по должности вне штата контролирующие органы могут не признать. Перед приказом о совмещении проверьте, есть ли позиция в действующей редакции, и при необходимости сначала введите её приказом.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что сверить до подписания трудового договора: порядок действий
Расхождение, найденное до подписи, исправляют правкой проекта. После подписания условия договора по общему правилу меняют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ, и для этого нужно согласие работника.
Как сверить трудовой договор со штатным расписанием при приёме: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Найдите позицию в действующей редакции штатного расписания и в штатной расстановке: подразделение, должность, количество единиц и сколько из них уже занято. Для неполной ставки и совместителя проверьте, свободна ли нужная доля.
- Шаг 2. Сверьте даты. Приказ об утверждении или изменении штатного расписания, которым введена позиция, должен вступить в силу не позже даты начала работы из договора.
- Шаг 3. Перенесите наименование должности с разрядом или категорией дословно. Если с должностью связаны льготы или ограничения, проверьте наименование по квалификационному справочнику или профстандарту.
- Шаг 4. Сверьте оклад и надбавки с позицией. Для неполной ставки пропишите режим рабочего времени и пропорциональную оплату, для полной ставки проверьте, что зарплата при отработанной норме не ниже регионального МРОТ.
- Шаг 5. Отразите в договоре вид занятости: основная работа, совместительство с прямым указанием на него или срочный договор с указанием срока и причины.
- Шаг 6. Проверьте документы кандидата по статье 65 ТК РФ и требования позиции к образованию и квалификации; у внешнего совместителя на вредную работу запросите справку с основного места.
- Шаг 7. До подписания договора ознакомьте кандидата под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором (часть 3 статьи 68 ТК РФ).
- Шаг 8. Подпишите договор до выхода на работу; если работник уже фактически допущен, договор оформляют письменно не позднее 3 рабочих дней со дня допуска (статья 67 ТК РФ). Если издаёте приказ о приёме, сверьте его с договором: содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Сведения о приёме в составе ЕФС-1 отправьте не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа о приёме.
Проверка документов кандидата тоже привязана к позиции: статья 65 ТК РФ позволяет запросить документ об образовании или квалификации, когда работа требует специальных знаний или специальной подготовки, и требования позиции определяют, нужен ли он. Перечень статьи 65 закрытый, и позиция в штатном расписании его не расширяет.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень документов в статье 65 ТК РФ не единственный, но расширить его могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании такого права не дают. Типовая ситуация: служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания у этого требования нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
После подписания данные договора попадают в учётную систему, и последняя сверка идёт уже там. В сервисе Добыто карточка сотрудника показывает должность, отдел и дату устройства: по ней видно, совпадают ли данные в системе с договором и позицией штатного расписания.
Образцы штатного расписания, трудового договора и приказа о приёме
Комплект покрывает приём и последующие изменения условий; начните с формы Т-3, чтобы сверить с ней договор и приказ.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
Изменение штатного расписания: какой документ нужен с работником
Приказ об изменении штатного расписания меняет список позиций, но условия уже заключённых договоров сам по себе не меняет. С каждым работником, чью позицию затронуло изменение, оформляют отдельный документ, и его вид зависит от того, что именно меняется.
| Что меняется в штатном расписании | Документ с работником | Срок и условие |
|---|---|---|
| Вводится новая должность или добавляются ставки | Не требуется | Новых работников принимают с даты вступления приказа в силу |
| Повышается оклад по позиции | Дополнительное соглашение (статья 72 ТК РФ) | Дата нового оклада в соглашении совпадает с датой изменения штатного расписания |
| Снижается оклад или меняется система оплаты из-за изменения организационных или технологических условий труда | Соглашение с работником либо уведомление по статье 74 ТК РФ | Письменное уведомление не позднее чем за 2 месяца; трудовая функция не меняется |
| Переименовывается должность | Дополнительное соглашение с новым наименованием | Согласие работника; наименование совпадает в штатном расписании, договоре и учётной системе |
| Позиция переходит в другое подразделение в той же местности | Если подразделение указано в договоре — перевод по соглашению (статья 72.1 ТК РФ); если не указано — перемещение (часть 3 статьи 72.1) | Перемещение не требует согласия, если не меняются определённые сторонами условия договора |
| Сокращается должность или численность | Предупреждение о предстоящем увольнении и предложение вакансий (пункт 2 части 1 статьи 81, статья 180 ТК РФ) | Под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения |
Даты в приказе по штатному расписанию и в документах с работниками согласуют заранее. При повышении оклада с 1-го числа соглашение подписывают до этой даты, при снижении по статье 74 дату изменения в штатном расписании ставят не раньше, чем истекут 2 месяца после уведомления.
Важный нюанс из практики: с 1 января 2026 года действует общероссийский классификатор профессий ОК 016-2025, введённый взамен ОК 016-94. Если из-за него меняется наименование или код должности, нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Классификатор затрагивает и должностные инструкции, и ЛНА, где названы должности.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если в материале, по которому вы готовите кадровые документы, устарела одна деталь, проверять нужно все. Пример — форма СЗВ-ТД: с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1, а в записях даже 2024 года старое название ещё встречается. Из таких источников мы берём логику и перечни, которые меняются реже, а сроки, названия форм и реквизиты сверяем с действующими нормами.»
Во что обходится расхождение договора и штатного расписания
Договор без обязательного условия статьи 57 или с условием, которое расходится со штатным расписанием, ГИТ может квалифицировать как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей для организации, от 1 000 до 5 000 рублей для ИП и должностного лица. Ненадлежащее оформление трудового договора подпадает под часть 4 той же статьи: от 50 000 до 100 000 рублей для организации, от 5 000 до 10 000 рублей для ИП, от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица.
Совмещение по должности вне штата контролирующие органы могут не признать. В споре о сокращении работодатель подтверждает, что сокращение реальное, штатными расписаниями до и после изменений, и расхождения между договорами и позициями усложняют доказательство того, какую должность сократили. Исправление после проверки — это дополнительные соглашения с каждым работником и корректирующие сведения в СФР, если ошибка попала в ЕФС-1.
Штатное расписание в 1С ЗУП 8.3: настройки, которые выявляют расхождения
В 1С:ЗУП на платформе 8.3 штатное расписание включают в разделе «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания». Для сверки с договорами нужны флажки «Ведётся штатное расписание», «Ведётся история изменений штатного расписания» и «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию». При включённой истории изменения вносят документами: «Утверждение штатного расписания» для первичного ввода и крупных изменений, «Изменение штатного расписания» для корректировок с любого числа месяца. Форму Т-3 и приказ об утверждении штатного расписания формируют в разделе «Кадры».
В документе приёма на работу указывают подразделение и должность, и программа подтягивает оклад и график работы из позиции штатного расписания. Стандартная проверка работает как предупреждение: документ, который не соответствует штатному расписанию, программа всё равно позволяет провести. Запрет проведения сверх утверждённых ставок требует доработки конфигурации, поэтому предупреждения при проведении приёма разбирают до подписания договора.
Факт: классификатор ОК 016-2025 введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст и связан с ОКЗ, по которому указывают код трудовой функции в ЕФС-1. После перехода на него обновляют кадровые программы, включая 1С:ЗУП.
Добыто подключается к 1С:ЗУП готовым модулем: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Кадровые данные и штатное расписание остаются в 1С, а трудовой договор уходит на подписание в КЭДО и возвращается подписанным со статусом.
Приём в КЭДО: что меняется в сверке договора со штатным расписанием
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают оформлять трудовой договор, дополнительные соглашения и приказы в электронном виде. Исключения перечислены в статье 22.1: среди них трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Весь комплект приёма, который сверяют со штатным расписанием, подписывают электронно.
В сервисе Добыто договор создают по шаблону: после выбора сотрудника переменные документа заполняются автоматически, а маршрут задаёт последовательность согласования и подписи с отслеживанием статуса каждого участника. Если первым в маршруте стоит специалист, который сверяет договор со штатным расписанием, документ дойдёт до руководителя и работника только после этой проверки.
Важный нюанс из практики: согласие на электронный документооборот не нужно от работников, принятых после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа: для них КЭДО применяется по умолчанию. Остальные переходят на электронные документы после письменного согласия, а работодатель заранее издаёт ЛНА о введении КЭДО и уведомляет работников.
Внимание: по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н произвольный кадровый документ, который отправляют работнику, должен быть файлом PDF/A-1A. Документ в Word, Excel или обычном PDF придётся дублировать на бумаге.
Когда КЭДО не решает задачу сверки
Автозаполнение переносит в договор то, что записано в карточке сотрудника и в позиции. Если ошибка допущена в самом штатном расписании, например устаревшее наименование или оклад ниже регионального МРОТ, электронный договор повторит её так же, как бумажный. Сверку наименований с профстандартами, окладов с МРОТ и долей ставок со штатной расстановкой специалист по кадрам выполняет до запуска маршрута. Работники, от которых нужно согласие на КЭДО, но которые его не дали, продолжают получать документы на бумаге.
Стоимость КЭДО Добыто для оформления приёма и кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП. Цены действуют на сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП: готовый модуль, автоматическая синхронизация документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников и выбранному тарифу, а тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Трудовой договор опирается на штатное расписание: должность с квалификацией, оклад, надбавки и доля ставки повторяют утверждённую позицию, а сама позиция должна существовать и быть свободной на дату выхода работника. Совмещение и замещение отсутствующего обходятся без новых единиц, совместительство и неполная ставка требуют свободной доли. Изменение штатного расписания, которое касается действующих работников, сопровождается документом с каждым из них: соглашением, уведомлением за 2 месяца или предупреждением о сокращении.
В Добыто договор, приказ о приёме и дополнительные соглашения формируются по шаблонам с данными из карточки сотрудника и проходят маршрут согласования до подписи, а при работе с 1С:ЗУП штатное расписание остаётся в учётной системе. Так данные переносятся вручную в меньшем числе мест, а сверку со штатным расписанием можно закрепить отдельным шагом маршрута.
Частые вопросы о штатном расписании и трудовых договорах
Можно ли на одну штатную единицу принять двух работников по 0,5 ставки?
Да. Одну единицу могут занимать 2 работника по 0,5 ставки, если у каждого в договоре установлено неполное рабочее время или совместительство, а сумма долей не превышает 1,0. В штатной расстановке на позиции отражают обоих работников по 0,5. Каждому платят от оклада позиции пропорционально отработанному времени по статье 93 ТК РФ: при окладе позиции 60 000 рублей и половине нормы начисляют 30 000 рублей.
Нужно ли вводить в штатное расписание должность главного бухгалтера?
Не обязательно. Роструд в письме от 26.01.2024 № ПГ/00436-6-1 указал на отсутствие необходимости вводить в штат должность главного бухгалтера. По статье 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ руководитель может возложить ведение бухгалтерского учёта на главного бухгалтера или иное должностное лицо либо заключить договор об оказании бухгалтерских услуг, а руководитель организации, которая вправе применять упрощённые способы учёта, может вести учёт сам. Для кредитных организаций действуют отдельные требования.
Что делать работнику, если должность в электронной трудовой книжке не совпадает с договором?
Сведения о трудовой деятельности работник видит на Госуслугах в выписке из электронной трудовой книжки. Если должность там отличается от договора, он подаёт работодателю письменное заявление. Сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя выдают не позднее 3 рабочих дней со дня заявления (статья 66.1 ТК РФ). Если ошибка допущена в ЕФС-1, работодатель направляет в СФР корректирующие сведения; если неверна сама должность в договоре, её исправляют дополнительным соглашением.
Можно ли указать в штатном расписании диапазон окладов?
Прямого запрета в ТК РФ нет, но в трудовом договоре всё равно должен стоять конкретный размер оклада (статья 57 ТК РФ), и сумма должна попадать в диапазон позиции. Разницу в окладах на одной позиции придётся объяснять квалификацией, сложностью работы или другими критериями, иначе возникают вопросы по статьям 22 и 132 ТК РФ о равной оплате за труд равной ценности. Критерии выбора конкретной суммы закрепляют в положении об оплате труда.
Нужно ли переутверждать штатное расписание каждый год?
Нет. ТК РФ не устанавливает срок действия штатного расписания: оно действует, пока его не изменят или не утвердят новую редакцию. Изменения вносят приказом руководителя с датой вступления в силу. Новую редакцию целиком удобно утверждать, когда изменений накопилось много или наименования меняются сразу по многим позициям, например после перехода на ОК 016-2025. Документы с работниками при этом оформляют так же, как при точечных изменениях.
Что делать, если при проверке нашли работника, чьей должности нет в штатном расписании?
Ввести позицию приказом об изменении штатного расписания с ближайшей даты и сверить её с договором по наименованию, квалификации, окладу и подразделению. Если наименование в договоре отличается от вводимого в штатное расписание, с работником подписывают дополнительное соглашение, для которого нужно его согласие. Увольнять работника и перезаключать договор не нужно: трудовые отношения уже возникли, исправляется оформление.
