Режим рабочего времени и времени отдыха как описать в одном документе

Режим рабочего времени и времени отдыха описывают в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР): по статье 189 ТК РФ этот локальный нормативный акт обязан содержать и режим работы, и время отдыха. В раздел о работе входят продолжительность рабочей недели, начало и окончание работы, перерывы, число смен, чередование рабочих и нерабочих дней и порядок суммированного учёта (статьи 100 и 104 ТК РФ), в раздел об отдыхе — виды отдыха из статьи 107. ПВТР утверждает работодатель с учётом мнения представительного органа работников, а нового работника знакомят с ними под подпись до подписания трудового договора. Если режим работника совпадает с общим, трудовой договор ссылается на ПВТР; если отличается (неполный день, гибкий график, дистанционная работа), условие прописывают в самом трудовом договоре по статье 57 ТК РФ.

Материал помогает собрать один документ, который закрывает главы 16-19 ТК РФ, и не потерять то, что выносится в отдельные акты: график сменности, перечень должностей с ненормированным днём, график отпусков. Покажем, как прописать лимит сверхурочной работы после 144-ФЗ и вести табель по норме 2026 года. Сценарная таблица, порядок утверждения, ошибки со штрафами по статье 5.27 КоАП, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какой документ описывает режим работы и отдыха и что в него входит

Единый документ о режиме — это ПВТР. Статья 100 ТК РФ прямо называет их основным местом, где устанавливается режим рабочего времени, а статья 189 включает в обязательное содержание правил и режим работы, и время отдыха. ПВТР составляют в произвольной форме: отдельным актом или приложением к коллективному договору. Утверждает их работодатель с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ.

Роструд в памятке на портале Онлайнинспекция.рф перечисляет обязательные разделы ПВТР: порядок приёма и увольнения, права, обязанности и ответственность сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания. Отсутствие обязательного раздела даёт основание и для административной ответственности, и для коллективного трудового спора.

Часть элементов режима ТК РФ разрешает или требует закрепить за пределами ПВТР. Ниже — где закрепляется каждый элемент и на какую статью опирается требование.

За пределами ПВТР остаются два документа с собственным циклом: график сменности меняется каждый период, график отпусков — каждый год. В ПВТР на них ставят отсылку с указанием, кто их составляет и в какой срок доводит до работников. Так правила не приходится переутверждать при каждой смене графика.

Раздел о рабочем времени: что прописать, чтобы режим читался однозначно

Нормальная продолжительность рабочего времени по статье 91 ТК РФ — не более 40 часов в неделю. ПВТР фиксирует, как эти часы распределены: вид рабочей недели, конкретное время начала и окончания работы, время перерыва и выходные дни. Формулировка должна позволять однозначно сверить её с табелем. Пример рабочей формулировки: «Для работников административного подразделения установлена пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с выходными днями в субботу и воскресенье. Начало работы — 9:00, окончание — 18:00, перерыв для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00, в рабочее время не включается».

Если в компании несколько режимов (офис, склад, смены), каждый описывают отдельным подпунктом с указанием подразделений или должностей, к которым он применяется. Режим, установленный лично для одного работника, в ПВТР не вписывают: по статье 57 ТК РФ он становится обязательным условием его трудового договора.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ненормированный рабочий день

При ненормированном дне работника по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекают к работе за пределами установленной продолжительности (статья 101 ТК РФ). Такая работа по статье 97 ТК РФ сверхурочной не считается, но только для должностей из утверждённого перечня. Перечень устанавливают коллективным договором, соглашением или ЛНА, а в ПВТР указывают продолжительность дополнительного отпуска за ненормированный день: не менее 3 календарных дней по статье 119. Без перечня работа сверх нормы остаётся сверхурочной со всеми лимитами и повышенной оплатой.

Суммированный учёт и сменная работа

Суммированный учёт вводят, когда ежедневную или еженедельную норму соблюсти нельзя. Порядок его введения по статье 104 ТК РФ устанавливают именно ПВТР. Учётный период не может превышать 1 год, а для работников с вредными или опасными условиями труда по общему правилу — 3 месяца. В ПВТР указывают категории работников, длину учётного периода и способ определения нормы часов за период: по производственному календарю для соответствующей продолжительности рабочей недели.

Для сменной работы ПВТР задают число смен в сутки и порядок их чередования, а конкретные даты и часы фиксирует график сменности. Его доводят до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие (статья 103 ТК РФ), работа в течение двух смен подряд запрещена. В ПВТР стоит прописать, кто составляет график, за сколько дней до начала периода и каким способом работников с ним знакомят.

Перед утверждением раздела проверьте, что для каждого режима указаны категория работников, время начала и окончания работы, перерыв и выходные, а для суммированного учёта — длина учётного периода.

Учёт рабочего времени: табель, производственный календарь и баланс часов

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (часть 4 статьи 91 ТК РФ). Инструмент учёта — табель. Унифицированные формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года их применение необязательно: работодатель вправе утвердить собственную форму, если в ней есть обязательные реквизиты первичного учётного документа. Форму табеля и ответственного за его ведение удобно назвать прямо в ПВТР, в разделе о режиме.

Норма часов для табеля и для суммированного учёта берётся из производственного календаря. В 2026 году при пятидневке 247 рабочих дней, норма при 40-часовой неделе — 1972 часа: предпраздничные дни сокращаются на 1 час по статье 95 ТК РФ. Выходные в 2026 году перенесены постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466: с субботы 3 января на пятницу 9 января и с воскресенья 4 января на четверг 31 декабря.

Баланс рабочего времени — это сравнение нормы за период с фактически отработанными часами. При обычном учёте сверхурочные считают за каждый день, при суммированном — по итогам учётного периода: переработкой становятся часы сверх нормы периода. В табеле такие часы отражают отдельно от нормы, иначе при проверке ГИТ не видно, где проходит граница между оплатой в одинарном и повышенном размере.

В сервисе Добыто в профиле сотрудника есть блок учёта рабочего времени с согласованием, поэтому фактически отработанные часы и отсутствия видны в одной карточке с кадровыми данными.

Соберите табель учёта рабочего времени по форме Т-13

Конструктор формирует табель на 31 день с условными обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Сверьте итог по каждому работнику с нормой месяца из производственного календаря до передачи табеля в расчёт зарплаты.

Сверхурочная работа в год: как прописать лимит 120 и 240 часов после 144-ФЗ

Сверхурочная работа — работа по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени, а при суммированном учёте — сверх нормального числа часов за учётный период (статья 99 ТК РФ). На одного работника её лимит — не более 4 часов в течение 2 дней подряд.

Годовой лимит с 1 сентября 2026 года изменён Федеральным законом от 25.05.2026 № 144-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Общий лимит остался 120 часов в год. Если на работодателя распространяется коллективный договор или отраслевое (межотраслевое) соглашение, где это предусмотрено, лимит поднимается до 240 часов в год. Привлекать работника сверх 120 часов можно только с его письменного согласия. Для отдельных категорий, в том числе работников пенсионного и предпенсионного возраста и занятых на работах с вредными условиями труда, лимит остаётся 120 часов.

Оплата по новой редакции статьи 152 ТК РФ: за первые два часа — не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа в году — не менее чем в двойном размере за каждый час. Конкретные размеры определяют коллективный договор, соглашение, ЛНА или трудовой договор. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха. Работники, привлечённые к сверхурочной работе более 120 часов, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.

В ПВТР по сверхурочной работе закрепляют три вещи: порядок привлечения (письменный приказ и письменное согласие работника), размеры оплаты или отсылку к положению об оплате труда и порядок выбора между повышенной оплатой и дополнительным отдыхом. Если коллективного договора нет, в ПВТР указывают годовой лимит 120 часов. Отдельным столбцом в табеле ведите накопительный счётчик сверхурочных часов с начала года: без него 121-й час, с которого меняется размер оплаты и возникает право на диспансеризацию, не отследить.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Раздел о времени отдыха: перерывы, выходные, праздники и отпуска

Статья 107 ТК РФ называет пять видов времени отдыха: перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (междусменный) отдых, выходные дни (еженедельный непрерывный отдых), нерабочие праздничные дни и отпуска. Раздел ПВТР об отдыхе строят по этому перечню, чтобы ни один вид не выпал.

• Перерыв для отдыха и питания — не более 2 часов и не менее 30 минут, в рабочее время не включается (статья 108). В ПВТР указывают конкретное время перерыва или порядок его предоставления, если время плавающее.
• Еженедельный непрерывный отдых — не менее 42 часов (статья 110). При сменном графике это проверяют по графику сменности, а не по ПВТР.
• Выходные дни — 2 при пятидневке и 1 при шестидневке, общий выходной — воскресенье; второй выходной при пятидневке устанавливают коллективный договор или ПВТР (статья 111).
• Нерабочие праздничные дни установлены статьёй 112 и действуют независимо от того, перечислены ли они в ПВТР. Указывать их в правилах — право, а не обязанность работодателя.
• Отпуска — ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (статья 115) и дополнительные отпуска, которые предоставляет работодатель: за ненормированный день, за вредные условия, по коллективному договору.

Очерёдность отпусков определяет график отпусков. Он обязателен для работодателя и работника (статья 123 ТК РФ), а одна из частей разделённого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Работодатель не вправе отказать в запланированном отпуске, а работник не вправе работать без отпуска даже за отпускные.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В большинстве компаний график отпусков собирают как результат переговоров: опросили людей, состыковали пожелания, утвердили. По закону это директивный документ, и работодатель вправе поставить даты сам, кроме льготных категорий, которые уходят в отпуск в удобное для них время. Опрос работников я советую сохранить, он снимает напряжение и даёт людям планировать жизнь. Но в спорной ситуации директивность графика — ваш аргумент, а не предмет обсуждения.»

Важный нюанс из практики: норма статьи 123 прямо не требует знакомить работников с графиком отпусков под подпись, но Роструд настаивает именно на таком ознакомлении. В спорной ситуации подпись работника закрывает вопрос, знал ли он о датах своего отпуска, поэтому ознакомление стоит закрепить в разделе ПВТР об отдыхе.

В личном кабинете Добыто у сотрудника есть лента запросов на отпуск и панель отсутствий со счётчиками дней отпуска и отгулов, а согласование графика идёт там же, без бумажного листа ознакомления.

Сверьте раздел об отдыхе со статьёй 107: в нём должны быть все пять видов отдыха, время перерыва, выходные дни и порядок ознакомления с графиком отпусков.

Когда одного ПВТР недостаточно: сценарии для разных форм занятости

ПВТР описывают общий режим. Как только режим работника отличается от общего, его прописывают в трудовом договоре, а для части сценариев добавляется отдельный документ. Какой документ нужен и что в нём проверять в первую очередь, зависит от формы занятости.

Чем больше индивидуальных режимов в штате, тем больше условий переезжает из ПВТР в трудовые договоры, и тем дороже каждое последующее изменение: общий режим меняют одним приказом, индивидуальный — только через дополнительное соглашение или уведомление каждого работника.

Отдельное ограничение касается исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых. ПВТР на них не распространяются, и режим работы с графиком, перерывами и выходными в договор ГПХ не вписывают: это признаки трудовых отношений.

Как утвердить документ о режиме и ознакомить работников

ПВТР принимают в порядке, установленном для ЛНА. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, проект направляют ему, и мотивированное мнение он даёт не позднее 5 рабочих дней со дня получения (статья 372 ТК РФ). Нет профсоюза — ПВТР утверждают приказом без этого шага.

Как утвердить ПВТР с режимом работы и отдыха: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте фактический режим с документами: табели за последние месяцы, графики сменности, трудовые договоры с индивидуальным режимом. Расхождения фиксируйте до написания проекта.
2. Шаг 2. Подготовьте проект ПВТР со всеми обязательными разделами статьи 189 ТК РФ. В разделы о режиме и отдыхе включите элементы из статей 100 и 107, отсылки к графику сменности, перечню должностей с ненормированным днём и графику отпусков.
3. Шаг 3. При наличии выборного органа профсоюза направьте ему проект и получите мотивированное мнение в течение 5 рабочих дней. Мнение и ответ на него сохраните вместе с ПВТР.
4. Шаг 4. Утвердите ПВТР приказом руководителя с датой введения в действие.
5. Шаг 5. Ознакомьте действующих работников под подпись до даты введения. Нового работника знакомят с ПВТР до подписания трудового договора (статья 68 ТК РФ).
6. Шаг 6. Если новый режим меняет условие, которое закреплено в трудовом договоре конкретного работника, подпишите с ним дополнительное соглашение (статья 72) либо уведомите письменно не позднее чем за 2 месяца (статья 74).
7. Шаг 7. Приведите в соответствие табель и графики сменности: норма часов, учётный период и коды отсутствий должны совпадать с новыми ПВТР.

Ознакомление с ПВТР, графиками сменности и графиком отпусков можно вести в электронном виде: статьи 22.1-22.3 ТК РФ допускают кадровый электронный документооборот для ЛНА, с которыми работник знакомится при приёме и в ходе работы. Условие — порядок КЭДО описан в локальном акте работодателя, а работник согласился на электронное взаимодействие.

Кейс из практики: в споре об увольнении по электронному заявлению районный суд сначала встал на сторону работодателя: у него были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания (дело № 2-213/2022). Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил акты (дело № 8Г-10825/2022), потому что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении (дело № 2-33/2023) работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, а подписывал за него другой человек. Та же логика применима к электронному ознакомлению с ПВТР: суд оценивает, как работодатель установил личность подписанта.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте о КЭДО этот порядок не описан, спор можно проиграть и при технически исправной подписи. Откройте своё положение о КЭДО и найдите раздел об идентификации до того, как отправлять ПВТР на электронное ознакомление.»

В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней: совпадение этих дат суд читает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО оформлено правильно.

Образцы документов для режима работы, учёта времени и ознакомления

Комплект закрывает учёт времени, изменение режима и ознакомление работников; начните с листа ознакомления с ЛНА, если ПВТР утверждаются впервые.

Типичные ошибки в документе о режиме и во что они обходятся

Нарушение трудового законодательства, включая требования к режиму и учёту времени, наказывается по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 стоит юрлицу от 50 000 до 70 000 рублей, должностному лицу — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Штраф — не единственная цена ошибки: доплаты за переработку и компенсации работнику считаются отдельно.

• Суммированный учёт без учётного периода в ПВТР. Работодатель вводит его приказом, чтобы не переписывать правила. Без закреплённого периода норму и переработку считают так, будто учёт ежедневный, и часы сверх 8 в день оплачиваются как сверхурочные.
• Ненормированный день без перечня должностей. Условие вписывают в трудовой договор, а перечень не утверждают. Работа сверх нормы остаётся сверхурочной: действуют лимит 120 часов и оплата не менее чем в полуторном и двойном размере.
• График сменности доведён позже чем за 1 месяц. Так делают, когда смены планируют под текущую загрузку. Это прямое нарушение статьи 103 и основание для штрафа по статье 5.27 КоАП.
• Индивидуальный режим только в ПВТР. Гибкий или неполный день одного работника вписывают в общие правила, а не в договор. Условие, обязательное по статье 57 ТК РФ, в договоре отсутствует, и ГИТ квалифицирует это как нарушение при оформлении трудового договора.
• Условия ПВТР хуже закона. Например, перерыв меньше 30 минут или отработка опозданий. Такие нормы ЛНА не подлежат применению, а работодатель рискует штрафом.
• Перенос отпуска два года подряд. Год без отпуска по заявлению работника допустим, два года подряд — нарушение.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Правило про два года стоит держать в голове тем, кто работает с производством и ключевыми специалистами. Там сценарий типовой: человек незаменим, отпуск переносится, потом ещё раз, и обнаруживается это обычно при проверке или при увольнении, когда считают компенсацию. Алгоритма корректировки графика в законе нет, и это свобода: опишите в локальном акте, кто подаёт заявление о переносе, в какой срок и кто его согласует.»

Отдельная группа ошибок возникает при электронном ознакомлении: ПВТР рассылают сразу всему штату, и часть работников не может подписать документ самостоятельно. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: суд оценивает не подпись в журнале ознакомления, а фактическую способность работника пользоваться системой.

Стоимость КЭДО для ознакомления с ПВТР, графиками и табелями

Стоимость электронного ознакомления с ПВТР, графиками сменности и отпусков зависит от численности работников и нужных видов подписи.

Итоговая сумма складывается из численности штата и тарифа: до 25 сотрудников хватает тарифа «Старт», для УКЭП, интеграции с 1С и электронного архива нужен «Бизнес». Актуальные условия, минимальная оплата и порядок перехода между тарифами — на странице тарифов Добыто КЭДО. Цены приведены на сентябрь 2026 года.

Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому пилотную группу удобно запускать на меньшем тарифе.

Выводы

Режим работы и отдыха собирается в ПВТР: в правилах фиксируют рабочую неделю, время работы и перерывов, суммированный учёт с учётным периодом и все виды отдыха из статьи 107 ТК РФ, а графики сменности и отпусков остаются отдельными документами с собственными сроками. Индивидуальный режим переносится в трудовой договор, годовой лимит сверхурочной работы свыше 120 часов возможен только через коллективный договор или отраслевое соглашение, а табель ведётся по норме производственного календаря с отдельным учётом переработки.

Добыто переводит в электронный вид ознакомление с ПВТР, графиками и табелями: подпись для работников выпускается в сервисе, а подписанные документы хранятся в архиве с фиксацией, кто и когда их подписал.

Частые вопросы о режиме рабочего времени и отдыха

Можно ли не давать перерыв на обед, если работу нельзя прервать?

Можно, но только в пределах статьи 108 ТК РФ. На работах, где по условиям производства перерыв установить нельзя, работодатель обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приёма пищи в рабочее время. Перечень таких работ, а также места для отдыха и приёма пищи устанавливаются ПВТР. Без этого перечня отсутствие перерыва продолжительностью от 30 минут до 2 часов считается нарушением.

Может ли дистанционный работник сам выбирать время работы?

Да, если иное не установлено. По статье 312.4 ТК РФ режим дистанционного работника определяют коллективный договор, ЛНА, трудовой договор или дополнительное соглашение. Если эти документы режим не устанавливают, работник выбирает его по своему усмотрению. Работодателю в этом случае стоит закрепить хотя бы время взаимодействия, когда работник должен быть на связи.

В какой срок работодатель должен оформить неполное рабочее время по заявлению работника?

С 1 сентября 2026 года по 144-ФЗ на это отведено 5 рабочих дней с даты заявления: за этот срок работодатель заключает дополнительное соглашение к трудовому договору и издаёт приказ. Срок касается случаев, когда работодатель обязан установить неполное рабочее время по просьбе работника по статье 93 ТК РФ.

Нужно ли включать мобилизованного работника в график отпусков?

Роструд рекомендует не включать: трудовые отношения с мобилизованным приостановлены. Чтобы при сверке графика со штатным расписанием у проверяющего не возникло вопросов, сделайте отметку о приостановлении в графе 10 формы Т-7. Работников по срочным договорам, дистанционных и уходящих в отпуск с последующим увольнением в график включают, исполнителей по ГПХ — нет.

Можно ли установить в ПВТР штрафы или отработку за опоздания?

Нет. Статья 192 ТК РФ допускает только три дисциплинарных взыскания: замечание, выговор и увольнение по соответствующему основанию. Другие виды взысканий устанавливаются лишь федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников. Денежный штраф или обязательная отработка в ПВТР ухудшают положение работника по сравнению с законом и применению не подлежат.

Можно ли уйти в отпуск до истечения 6 месяцев работы?

Да, по соглашению с работодателем, а льготные категории — по заявлению. Такой отпуск предоставляется авансом. Если работник уволится до окончания рабочего года, за который отпуск уже использован, работодатель вправе удержать оплату за неотработанные дни отпуска: это одно из оснований закрытого перечня статьи 137 ТК РФ.

В какой срок выплачиваются отпускные?

Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Дни именно календарные: если отпуск начинается в понедельник, выплата в пятницу срок нарушает, потому что три полных дня до начала отпуска не набираются. За задержку работнику полагается денежная компенсация по статье 236 ТК РФ за каждый день просрочки.