Рабочее время и режим работы работодатель меняет двумя законными путями: по письменному соглашению с работником по статье 72 ТК РФ или в одностороннем порядке по статье 74 ТК РФ, если меняются организационные или технологические условия труда. Во втором случае работника письменно уведомляют не позднее чем за 2 месяца, а при несогласии ему обязаны письменно предложить другую имеющуюся работу. Режим из правил внутреннего трудового распорядка меняют через ЛНА с учётом мнения представительного органа работников, индивидуальный режим из трудового договора — через дополнительное соглашение или процедуру статьи 74.
Материал помогает выбрать процедуру под свою ситуацию, собрать комплект документов и не выйти за лимиты сверхурочной работы: 4 часа за 2 дня подряд, 120 часов в год и до 240 часов при коллективном договоре или отраслевом соглашении с 1 сентября 2026 года. Работник найдёт, что делать при несогласии с новым графиком и в какой срок работодатель обязан ответить на просьбу о неполном рабочем времени. Сценарная таблица, конструктор табеля, норма часов по календарю 2026 года, штрафы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Режим рабочего времени: какие бывают и где закреплён
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю, это часть 2 статьи 91 ТК РФ. Режим — это распределение этих часов: пятидневка или шестидневка, смены, гибкое начало дня, ненормированный день, суммированный учёт. По статье 100 ТК РФ режим устанавливают правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), коллективный договор или соглашения. Если у конкретного работника режим отличается от общих правил работодателя, он становится обязательным условием трудового договора по части 2 статьи 57 ТК РФ.
От того, где записан режим, зависит способ его изменить. Общий режим из ПВТР работодатель меняет новой редакцией ЛНА: по статье 190 ТК РФ правила утверждаются с учётом мнения представительного органа работников в порядке статьи 372. Индивидуальный режим из трудового договора — это условие, определённое сторонами, и в одностороннем порядке его меняют только по основаниям статьи 74.
Основные режимы и нормы, на которые опирается каждый из них:
| Режим | Норма ТК РФ | Что обязательно для законного применения |
|---|---|---|
| Нормальная продолжительность | Статья 91 | Не более 40 часов в неделю, учёт фактически отработанного времени каждого работника |
| Неполное рабочее время | Статья 93 | По обязательной просьбе работника решение принимается не позднее 5 рабочих дней после письменного обращения |
| Ненормированный рабочий день | Статьи 101, 119 | Перечень должностей в коллективном договоре, соглашении или ЛНА; привлечение только эпизодическое; дополнительный отпуск не менее 3 календарных дней |
| Гибкий график | Статья 102 | Начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются соглашением сторон |
| Сменная работа | Статья 103 | График сменности доводится до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие |
| Суммированный учёт | Статья 104 | Учётный период не более 1 года, на работах с вредными или опасными условиями — не более 3 месяцев |
Для работодателя из таблицы следует простая проверка: если новый режим требует перечня должностей, графика сменности или учётного периода, сначала готовят ЛНА, и только после этого — документы по конкретным работникам. Работнику достаточно открыть свой трудовой договор: если режим в нём прописан отдельно, без его подписи под допсоглашением или без процедуры статьи 74 режим не меняется.
Как изменить режим работы по закону: соглашение сторон или статья 74 ТК РФ
По статье 72 ТК РФ изменить определённые сторонами условия трудового договора можно только по соглашению сторон, и соглашение заключается в письменной форме. Это основной и самый быстрый путь: работник согласен, стороны подписывают дополнительное соглашение, работодатель издаёт приказ, новый график действует с согласованной даты. Двухмесячный срок здесь не нужен.
Если работник не согласен, работодатель вправе действовать в одностороннем порядке только при двух условиях из статьи 74: прежние условия нельзя сохранить из-за изменения организационных или технологических условий труда (смена техники и технологии производства, структурная реорганизация), а трудовая функция работника остаётся прежней. Текст нормы удобно держать под рукой в официальной публикации Трудового кодекса РФ на сайте ГИТ: инспекция при проверке сверяет документы работодателя именно с частями статьи 74, а не с общим принципом.
Что требует статья 74 от работодателя
- Уведомление. О предстоящих изменениях и их причинах работника письменно уведомляют не позднее чем за 2 месяца. Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ изменил статьи 93, 99 и 152 ТК РФ, но статью 74 не затронул: срок и основания в 2026 году прежние.
- Вакансии при отказе. Если работник не согласен работать в новых условиях, работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу, включая нижестоящую или нижеоплачиваемую, которую работник может выполнять с учётом состояния здоровья.
- Прекращение договора. При отсутствии вакансий или отказе от них трудовой договор прекращают по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Запрет ухудшения. По части 8 статьи 74 изменения не должны ухудшать положение работника по сравнению с коллективным договором и соглашениями.
- Неполное время при угрозе массового увольнения. По частям 5-6 работодатель с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации вправе ввести неполный рабочий день или неполную неделю на срок до 6 месяцев. Отказ работника от такого режима влечёт расторжение договора по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ с соответствующими гарантиями и компенсациями.
Сценарная таблица: какой путь выбрать
Процедура определяется тем, кто инициирует изменение и где закреплён режим.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация | Основание | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Работник и работодатель договорились о другом графике | Статья 72 | Письменное дополнительное соглашение | Причина изменения, срок уведомления |
| Работник из обязательной категории просит неполное время | Статья 93 | Решение не позднее 5 рабочих дней после письменного обращения | Производственная удобность для работодателя |
| Меняется технология или структура, работник возражает | Статья 74, части 1-4 | Документально подтверждённая причина, уведомление за 2 месяца, письменное предложение вакансий | Согласие работника |
| Угроза массового увольнения | Статья 74, части 5-6 | Учёт мнения профсоюзного органа, срок не более 6 месяцев | Индивидуальные согласия всех работников |
| Новый график сменности в рамках уже действующего сменного режима | Статья 103 | Ознакомление не позднее чем за 1 месяц до введения графика | Процедура статьи 74, если режим в договоре не меняется |
| Нужно разово поработать сверх нормы | Статья 99 | Письменное согласие и лимиты часов | Изменение режима в трудовом договоре |
Две последние строки часто путают с изменением режима. Новый месячный график сменности и сверхурочная работа режим не меняют, поэтому двухмесячное уведомление к ним не применяется, но у каждой ситуации свой обязательный срок или согласие.
Как изменить режим работы по статье 74 ТК РФ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Зафиксируйте причину: приказ или иной документ о смене технологии производства, структурной реорганизации или других организационных условий. Без него одностороннее изменение режима не опирается на статью 74.
- Шаг 2. Сверьте новый режим с коллективным договором и соглашениями: по части 8 статьи 74 он не может ухудшать положение работника по сравнению с ними.
- Шаг 3. Если меняется общий режим в ПВТР, подготовьте новую редакцию правил и направьте проект в представительный орган работников по статье 372 ТК РФ.
- Шаг 4. Вручите каждому работнику письменное уведомление с причинами и новым режимом не позднее чем за 2 месяца до даты введения и получите отметку об ознакомлении с датой.
- Шаг 5. С согласившимися работниками подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ.
- Шаг 6. Несогласным письменно предложите имеющиеся вакансии, подходящие по квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии вакансий или отказе от них оформите прекращение договора по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Шаг 7. С даты введения нового режима обновите график работы, настройки табеля и учётный период, если он меняется.
В Добыто уведомление по статье 74 и дополнительное соглашение отправляются работнику на подпись электронной подписью: ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты, а дата подписания остаётся в карточке документа.
Образцы документов для изменения режима и учёта времени
Комплект начинается с уведомления по статье 74: от даты его вручения отсчитывается двухмесячный срок.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору (образец) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
Учёт рабочего времени, табель и баланс часов после смены режима
По части 4 статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, а по части 7 статьи 99 — точный учёт сверхурочной работы каждого. Для этого используют унифицированные формы Т-12 и Т-13: обе предназначены для учёта отработанного и неотработанного времени, Т-13 применяется при автоматизированной обработке учётных данных. Табель после смены режима — первый документ, по которому видно, соблюдены ли новые нормы.
Баланс рабочего времени — это сопоставление нормы часов за период с фактически отработанными часами. Норму берут из производственного календаря. На 2026 год переносы выходных установлены постановлением Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466, текст которого опубликован на официальном сайте Правительства России. При пятидневной 40-часовой неделе календарь 2026 года даёт 247 рабочих дней, 118 выходных и праздничных дней и годовую норму 1 972 часа.
При суммированном учёте баланс считают за весь учётный период, а не за день или неделю: часы сверх нормы периода оплачиваются как сверхурочные, недоработка фиксируется отдельно. Если при смене режима меняется учётный период, норму для периода, попавшего на дату перехода, пересчитывают по календарю, иначе табель покажет переработку там, где её не было.
Важный нюанс из практики: 144-ФЗ отдельно урегулировал особенности оплаты сверхурочной работы при суммированном учёте рабочего времени. Если в компании действует суммированный учёт, порядок подсчёта сверхурочных за учётный период стоит перепроверить в ЛНА по оплате труда в редакции после 1 сентября 2026 года.
Лайфхак: по желанию работника повышенную оплату сверхурочной работы заменяют дополнительным временем отдыха. Письменное заявление работника о выборе отдыха стоит хранить рядом с табелем за тот же месяц.
В кабинете сотрудника Добыто есть блок учёта рабочего времени с кнопкой согласования, а табели и графики можно вести в электронном виде; для компаний на 1С:ЗУП документы синхронизируются через готовый модуль.
Соберите табель Т-13 под новый график
Сверхурочная работа в год: 120 и 240 часов по правилам 2026 года
По части 6 статьи 99 ТК РФ сверхурочная работа не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. С 1 сентября 2026 года годовой лимит может доходить до 240 часов, если это предусмотрено коллективным договором и (или) распространяющимся на работодателя отраслевым соглашением. Для отдельных категорий, перечисленных в статье, лимит остаётся 120 часов при любом коллективном договоре.
Привлечение сверх 120 часов требует письменного согласия работника и соблюдения правил допуска из статьи 99, включая порядок направления на медосмотр или диспансеризацию по письменному заявлению работника. Базовые правила согласия сохраняются:
- без согласия работника привлекают только в чрезвычайных случаях из части 3 статьи 99: предотвращение катастрофы или аварии и устранение их последствий, нарушение работы жизненно важных централизованных систем, чрезвычайное или военное положение и иные чрезвычайные обстоятельства;
- беременных женщин и работников младше 18 лет привлекать к сверхурочной работе нельзя;
- инвалидов, женщин с детьми до 3 лет и других перечисленных в части 5 категорий привлекают только с письменного согласия и при отсутствии медицинского запрета.
Оплата по статье 152 ТК РФ в редакции с 1 сентября 2026 года:
| Часы сверхурочной работы | Минимальный размер оплаты |
|---|---|
| Первые 2 часа (в пределах 120 часов в год) | Не ниже полуторного размера |
| Последующие часы (в пределах 120 часов в год) | Не ниже двойного размера |
| Начиная со 121-го часа в году | Не ниже двойного размера за каждый час |
Конкретные коэффициенты выше минимума закрепляют в коллективном договоре, отраслевом соглашении, ЛНА или трудовом договоре. Работодателю, который планирует выйти за 120 часов, до первого такого часа нужно проверить три документа: коллективный договор или отраслевое соглашение с лимитом, письменное согласие работника и положение об оплате с двойным размером со 121-го часа.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Лимит 240 часов не включается автоматически с 1 сентября 2026 года. Если у работодателя нет коллективного договора или отраслевого соглашения, которое на него распространяется, потолок по-прежнему 120 часов в год. И даже при таком договоре каждый час сверх 120 возможен только с письменного согласия работника, поэтому согласие стоит оформлять до того, как счётчик в табеле дойдёт до этой отметки.»
Внимание: работники, которых привлекают к сверхурочной работе более 120 часов, получают право на ежегодную диспансеризацию с освобождением от работы и сохранением среднего заработка.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Неполное рабочее время по просьбе работника: срок 5 рабочих дней
С 1 сентября 2026 года статья 93 ТК РФ требует от работодателя принять решение об установлении неполного рабочего времени по обязательной просьбе работника не позднее 5 рабочих дней после письменного обращения. Обязательной просьба становится для категорий, перечисленных в статье 93, например для беременной женщины. Работодатель в таком случае не выбирает, устанавливать ли неполное время, а оформляет его в срок.
Работнику этот срок даёт понятную точку отсчёта: заявление подаётся письменно, копия с датой приёма или отметка о подписании в электронной системе остаётся у него. Работодателю — ограничение на внутренние согласования: 5 рабочих дней включают подготовку и подписание дополнительного соглашения и издание приказа.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пять рабочих дней по статье 93 отсчитываются с даты заявления работника, и в этот срок нужно уложить и дополнительное соглашение, и приказ. Если заявления поступают через КЭДО, дата видна в системе, и спорить о начале срока не придётся. Кадровой службе проще держать готовый шаблон допсоглашения о неполном времени, чем собирать его под каждое обращение.»
Неполное время, которое работодатель вводит сам при угрозе массового увольнения, — другая процедура: она идёт по частям 5-6 статьи 74, с учётом мнения профсоюзного органа и на срок до 6 месяцев.
Когда работодатель не вправе менять режим и сколько стоит ошибка
Статья 74 не работает как универсальный инструмент. Она не подходит, если причина изменения не связана с организационными или технологическими условиями: желание руководителя сократить обеденный перерыв или сдвинуть начало дня без смены технологии или структуры основанием не является. Через неё нельзя изменить трудовую функцию, для этого нужен перевод с согласия работника. Нельзя ввести режим, который ухудшает положение работника по сравнению с коллективным договором.
Типичные ошибки при смене режима
- Новый график «с понедельника». Работодатель экономит 2 месяца ожидания, но изменение без письменного уведомления в срок оспаривается, а на период до законной даты действует прежний режим.
- Ненормированный день вместо сверхурочных. Статья 101 допускает только эпизодическое привлечение за пределами рабочего дня. Постоянные ежедневные переработки под этим названием остаются сверхурочной работой с лимитами статьи 99 и оплатой по статье 152.
- Лимит 240 часов без коллективного договора. Без коллективного договора или отраслевого соглашения с таким условием каждый час сверх 120 в году — нарушение статьи 99.
- График сменности без ознакомления за месяц. Часть 2 статьи 103 требует довести график до работников не позднее чем за 1 месяц до введения.
- Отказ без предложения вакансий. Увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 без письменного предложения имеющейся работы нарушает часть 3 статьи 74.
Цена ошибки складывается из административного штрафа и пересчёта оплаты. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций. За повторное аналогичное нарушение штраф для организации составляет от 50 000 до 70 000 рублей. К этому добавляется доплата за сверхурочные часы, которые табель показал, а бухгалтерия не оплатила в повышенном размере.
Важный нюанс из практики: значительная часть статей в открытых источниках о поправках 144-ФЗ писалась до 1 сентября 2026 года и описывает нормы о сверхурочных и неполном времени в будущем времени. Сейчас эти нормы действуют, а инициативы Минтруда по КЭДО, наоборот, остаются проектами. Перед изменением режима сверяйте формулировки ЛНА с действующей редакцией ТК РФ.
Полезно знать: поправки о новых признаках трудовых отношений и о праве Роструда обращаться в суд по отношениям с самозанятыми обсуждались ко второму чтению, но в итоговый текст 144-ФЗ не вошли. Ссылаться на них как на действующие нормы нельзя.
Как оформить изменение режима в КЭДО
Трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия можно вести в электронном виде. Весь комплект по смене режима — уведомление по статье 74, допсоглашение, приказ, новая редакция ПВТР, график сменности, согласие на сверхурочную работу сверх 120 часов — укладывается в этот перечень.
Для работодателя в электронном оформлении две практические выгоды: дата вручения уведомления по статье 74 и дата ознакомления с графиком сменности фиксируются системой, а подписанные документы хранятся в электронном архиве и выгружаются для проверки ГИТ. В Добыто электронный архив и кастомные шаблоны входят в тариф «Бизнес».
Какая электронная подпись нужна для документов о режиме
Вид подписи для конкретного кадрового документа определяется действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы: работник обычно подписывает документы ПЭП или УНЭП, работодатель — УКЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Минтруд разработал законопроект, который допускает документооборот между работником и работодателем через мессенджер MAX и обсуждает подписание допсоглашений с дистанционными работниками неквалифицированной подписью. На дату публикации это проект, закон не принят. Пока он не вступил в силу, вид подписи для уведомления и допсоглашения о режиме подбирайте по действующим статьям 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.»
Стоимость КЭДО для оформления изменений режима и учёта рабочего времени
Стоимость зависит от численности сотрудников и нужного набора функций: видов подписи, шаблонов, интеграции с 1С и электронного архива.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма определяется численностью и тарифом; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Режим работы меняется законно в трёх вариантах: по письменному соглашению с работником, в одностороннем порядке по статье 74 при изменении организационных или технологических условий с уведомлением за 2 месяца и через ЛНА, если режим закреплён в ПВТР. С 1 сентября 2026 года работодатель обязан решить вопрос о неполном времени по обязательной просьбе за 5 рабочих дней, а годовой лимит сверхурочной работы до 240 часов доступен только при коллективном договоре или отраслевом соглашении. Табель и баланс часов по календарю 2026 года показывают, соблюдены ли новые нормы.
Добыто ведёт этот комплект в электронном виде: уведомления, допсоглашения, графики и табели подписываются электронной подписью, а даты ознакомления и подписанные документы хранятся в архиве для проверки ГИТ.
Частые вопросы о рабочем времени и смене режима
Нужно ли согласие работника, если режим записан только в ПВТР, а не в трудовом договоре?
Общий режим из правил внутреннего трудового распорядка работодатель меняет новой редакцией ПВТР, утверждённой с учётом мнения представительного органа работников по статьям 190 и 372 ТК РФ, и знакомит с ней работников. Если новые правила меняют условия, определённые сторонами трудового договора, дополнительно применяется процедура статьи 74 с уведомлением не позднее чем за 2 месяца.
Можно ли отменить неполный рабочий день, введённый при угрозе массового увольнения, раньше 6 месяцев?
Да. По части 7 статьи 74 ТК РФ работодатель отменяет режим неполного рабочего дня или неполной недели ранее срока, на который он установлен, с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Работников знакомят с приказом об отмене, и с указанной в нём даты действует прежний режим.
Распространяются ли нормы о режиме рабочего времени на исполнителей по ГПХ и самозанятых?
Нет. Статьи 91-105 ТК РФ регулируют рабочее время работников по трудовому договору. Исполнителю по договору ГПХ режим, график сменности и табель не устанавливаются, для него значим результат и срок по договору. Поправки о новых признаках трудовых отношений для самозанятых в 144-ФЗ не вошли.
Можно ли вручить уведомление по статье 74 в электронном виде?
Уведомления и согласия относятся к документам, которые оформляют в КЭДО, если работник дал согласие на электронный документооборот. Вид подписи подбирается по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Двухмесячный срок отсчитывается от даты, когда работник ознакомился с уведомлением, поэтому система должна фиксировать эту дату.
Что делать, если уведомление по статье 74 вручили позже чем за 2 месяца?
Дату введения нового режима переносят так, чтобы между вручением уведомления и изменением прошло не менее 2 месяцев, и выпускают новое уведомление или приказ с исправленной датой. Применение нового режима раньше срока — нарушение трудового законодательства, за которое по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Считается ли работа за пределами дня при ненормированном режиме сверхурочной?
Нет, если привлечение эпизодическое и должность есть в перечне, утверждённом коллективным договором, соглашением или ЛНА по статье 101 ТК РФ. Компенсацией служит ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней по статье 119. Систематическая работа сверх нормы остаётся сверхурочной с лимитами статьи 99 и оплатой по статье 152.
