Количество рабочего времени за учетный период как проверить и не превысить

Количество рабочего времени за учётный период проверяют так: фактически отработанные часы из табеля сравнивают с нормой по производственному календарю, уменьшенной на отпуск, больничный и другие периоды отсутствия работника. В 2026 году при 40-часовой неделе норма за год составляет 1 972 часа, за III квартал — 528 часов, за IV квартал — 511 часов. Часы сверх нормы, отработанные по инициативе работодателя, считаются сверхурочной работой. Лимит — не больше 4 часов за 2 дня подряд и не больше 120 часов в год. При пятидневке с 8-часовым днём переработка видна в тот же день. При суммированном учёте её определяют только после закрытия учётного периода. Этот период закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка: не больше 1 года, а для работ с вредными и опасными условиями труда не больше 3 месяцев.

Дальше — нормы 2026 года по кварталам для 40- и 36-часовой недели, расчёт индивидуальной нормы с отпуском по приказу № 588н на примере и правила ведения табеля и графика, при которых переработка видна до конца периода. Отдельно разобраны изменения 144-ФЗ: лимит 240 часов при коллективном договоре и двойная оплата со 121-го часа. Во второй половине статьи — чек-лист перед закрытием периода, типовые ошибки со штрафами по статье 5.27 КоАП, образцы табеля и ответы на частые вопросы.

Норма рабочего времени на 2026 год по месяцам и кварталам

Норму на любой календарный период считают по Порядку исчисления нормы рабочего времени, который утвердил приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Расчёт ведут по графику пятидневной рабочей недели с субботой и воскресеньем, даже если сам работник трудится сменами. Недельную продолжительность делят на 5 и умножают на число рабочих дней по календарю. Из результата вычитают по 1 часу за каждый предпраздничный день. В 2026 году таких дней 4: 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября. Выходные 3 и 4 января перенесены на 9 января и 31 декабря, поэтому январь короткий, а 31 декабря в 2026 году нерабочий.

Ниже — нормы для двух самых частых режимов. При 40-часовой неделе в дне 8 часов, при 36-часовой (вредные условия труда 3-4 степени или опасные условия) — 7,2 часа.

Во II и IV кварталах норма не делится на 8 без остатка из-за 4 сокращённых предпраздничных дней. Если в табеле за эти кварталы стоит 496 и 512 часов, значит, сокращение не учтено и переработка занижена на 3 и 1 час соответственно. Для 24-часовой недели годовая норма в 2026 году — 1 181,6 часа.

У части работников норма ниже общей из-за сокращённой продолжительности по статье 92 ТК РФ: до 16 лет — не больше 24 часов в неделю, от 16 до 18 лет и инвалиды I и II группы — не больше 35 часов, работники с вредными условиями труда 3-4 степени или опасными условиями — не больше 36 часов. Для них норму считают тем же способом, только от своей недельной продолжительности. Возьмите учётный период из правил внутреннего трудового распорядка и выпишите из таблицы норму для каждого режима, который действует в компании.

Как рассчитать индивидуальную норму и переработку за учётный период

Индивидуальная норма работника почти всегда меньше календарной. По разъяснениям Роструда, из учётного периода исключают время, когда работника освобождали от работы с сохранением места работы. Это ежегодный отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность и время исполнения государственных или общественных обязанностей. Норма уменьшается на часы, которые по календарю пятидневной недели пришлись на время отсутствия, а не на часы из сменного графика работника.

Порядок вычета инспекторы ГИТ разбирают в ответе на портале Онлайнинспекция.рф: как уменьшать норму рабочего времени при суммированном учёте на отпуск и больничный. Недельную продолжительность делят на 5 и умножают на число рабочих дней отсутствия по производственному календарю. Смены, которые работник пропустил по своему графику, для этого расчёта роли не играют.

Пример на 2026 год. Учётный период — квартал, неделя 40 часов, работник по графику сутки через трое. Ежегодный отпуск — с 3 по 16 августа, 14 календарных дней. По календарю пятидневки на отпуск приходится 10 рабочих дней (3-7 и 10-14 августа), то есть 80 часов. Индивидуальная норма за III квартал: 528 — 80 = 448 часов. По табелю отработано 470 часов, значит, переработка за квартал — 22 часа. Без вычета отпуска получилась бы недоработка в 58 часов, и сверхурочные остались бы неоплаченными.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Этот расчёт в Добыто можно сделать в калькуляторе суммированного учёта рабочего времени по статье 104 ТК РФ. Вы выбираете квартал, дату начала и недельную норму, вносите отработанные часы и часовую ставку. Калькулятор показывает норму за период, отработанные и сверхурочные часы, доплату за переработку и процент выработки нормы. Индивидуальную норму с отпуском и больничным всё равно проверьте вручную по формуле выше: калькулятор не знает, когда работник отсутствовал.

Как проверить количество отработанных часов за учётный период: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите в правилах внутреннего трудового распорядка продолжительность учётного периода и дату его начала. Если суммированный учёт там не закреплён, переработку считают по дням и неделям, а не за период.
2. Шаг 2. Возьмите календарную норму за период по производственному календарю для недельной продолжительности работника: 40, 36 часов или иной сокращённой.
3. Шаг 3. По приказам и листкам нетрудоспособности выпишите все дни отпусков, болезни, учёбы и исполнения государственных обязанностей внутри периода.
4. Шаг 4. Посчитайте, сколько рабочих дней пятидневки приходится на эти дни, умножьте на недельные часы, делённые на 5, и вычтите из календарной нормы.
5. Шаг 5. Сложите фактически отработанные часы по табелю за все месяцы периода. Часы работы в выходные и праздники, уже оплаченные в повышенном размере или компенсированные днём отдыха по статье 153 ТК РФ, отметьте отдельно.
6. Шаг 6. Вычтите индивидуальную норму из фактических часов, а затем вычтите часы из шага 5. Положительный остаток — сверхурочная работа к оплате, отрицательный — недоработка.

Шаг 5 нужен из-за части 3 статьи 152 ТК РФ. Работа сверх нормальной продолжительности в выходные и нерабочие праздничные дни, оплаченная в повышенном размере или компенсированная другим днём отдыха по статье 153, не учитывается при определении продолжительности сверхурочной работы. Если эти часы не исключить, одну и ту же работу оплатят в двойном размере 2 раза: как праздничную и как сверхурочную.

Табель учёта рабочего времени и график сменности: как вести, чтобы переработка была видна заранее

Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учёт времени, которое фактически отработал каждый работник. Часть 7 статьи 99 отдельно требует точного учёта сверхурочной работы каждого работника. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года унифицированные формы обязательными не считаются. Компания может утвердить собственную форму табеля, если в ней есть все реквизиты первичного документа. Для проверки часов форма менее значима, чем содержание: в табеле должны стоять отдельные отметки для явки, сверхурочной работы, работы в выходные и праздники, ночных часов и каждого вида отсутствия.

В унифицированном табеле это буквенные и цифровые коды: Я (01) — явка, Н (02) — ночные часы, РВ (03) — работа в выходные и праздничные дни, С (04) — сверхурочная работа, ОТ (09) — ежегодный отпуск, Б (19) — временная нетрудоспособность, В (26) — выходной. Если сверхурочные и праздничные часы попадают в табель под общим кодом Я, после закрытия периода их уже не отделить. Тогда шаг 5 из инструкции выше выполнить нельзя, и расчёт доплаты придётся восстанавливать по приказам.

График сменности задаёт плановые часы на весь учётный период. По части 4 статьи 103 ТК РФ его доводят до работников не позднее чем за 1 месяц до введения в действие. При суммированном учёте график можно составить сразу на учётный период, но сверхурочную работу в него заранее не включают: плановые часы по графику не должны превышать норму периода. Порядок введения суммированного учёта закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка. Требования к графикам и учёту сведены в разъяснении ГИТ в Ростовской области о суммированном учёте рабочего времени для работодателя. Там же отмечено, что чаще всего работодатели ошибаются при установлении нормы рабочего времени.

До утверждения графика сверьте сумму плановых часов каждого работника с его индивидуальной нормой из предыдущего раздела. График, в котором заранее заложено больше нормы, фиксирует плановую сверхурочную работу. Отдельного приказа и согласия работника на эти часы в таком случае обычно нет.

Соберите табель учёта рабочего времени по форме Т-13 на месяц

Конструктор формирует файл .docx по форме Т-13 на 31 день с обозначениями явки, выходного, больничного, отпуска и командировки. Отметки сверхурочной работы и работы в праздники добавьте вручную, если в периоде они были.

В Добыто табели, графики и приказы о привлечении к сверхурочной работе оформляются в КЭДО и подписываются электронной подписью. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты. Модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому часы из табеля и приказы об отсутствии хранятся в одной системе. В электронном документе видна дата ознакомления работника с графиком, и её можно показать инспектору как подтверждение, что месячный срок из статьи 103 соблюдён.

Образцы табеля учёта рабочего времени для сверки часов

Оба файла — в формате Excel. Начните с табеля Т-12: в нём по каждому дню есть отдельные строки для кода и количества часов, так их удобнее суммировать за квартал.

Лимиты сверхурочной работы в 2026 году: 4 часа за 2 дня, 120 и 240 часов в год

При суммированном учёте сверхурочной считают работу, которую работник выполнил по инициативе работодателя сверх нормального числа рабочих часов за учётный период (часть 1 статьи 99 ТК РФ). Переработка по собственной инициативе, без распоряжения работодателя, под это определение не подпадает. Работа по распоряжению руководителя подпадает, даже если приказ устный. Ограничений по времени 2: не больше 4 часов в течение 2 дней подряд и не больше годового лимита.

С 1 сентября 2026 года действует Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, который изменил годовой лимит. Общий лимит остался 120 часов в год. Если на работодателя распространяется коллективный договор или отраслевое (межотраслевое) соглашение с таким условием, лимит поднимается до 240 часов. Привлекать работника сверх 120 часов можно только с его письменного согласия. Закон отдельно выделил категории работников, для которых лимит остаётся 120 часов при любом коллективном договоре. Перечень сверьте с действующей редакцией статьи 99 ТК РФ до того, как планировать часы.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Лимит 240 часов не включается сам по себе с 1 сентября. Он работает, только если коллективный договор или отраслевое соглашение, которое распространяется на работодателя, прямо предусматривает увеличение. Нет такого документа — лимит остаётся 120 часов в год для всех. Прежде чем планировать графики с переработкой сверх 120 часов, найдите это условие в тексте коллективного договора или соглашения и сохраните ссылку на пункт вместе с согласиями работников.»

Кого и на каких условиях можно привлекать к сверхурочной работе, зависит от категории работника и от наличия коллективного договора. Сводная таблица по статье 99 ТК РФ в редакции 144-ФЗ:

Для суммированного учёта главная сложность — лимит 4 часов за 2 дня подряд. Итоговое число сверхурочных часов известно только после закрытия периода, а лимит относится к конкретным дням. Поэтому часы сверх графика в каждый день фиксируйте в табеле сразу, под кодом С, с приказом о привлечении. Тогда соблюдение лимита проверяется по табелю в течение периода, а не восстанавливается задним числом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Оплата переработки за учётный период и цена ошибки в расчёте

Статья 152 ТК РФ в редакции 144-ФЗ задаёт единый минимум оплаты сверхурочной работы. За первые 2 часа платят не меньше чем в полуторном размере, за последующие часы — не меньше чем в двойном. Начиная со 121-го часа в году каждый час оплачивают не меньше чем в двойном размере. Конкретные размеры могут быть выше минимума: их устанавливают коллективный договор, отраслевое соглашение, локальный нормативный акт или трудовой договор. По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха не меньше времени, отработанного сверхурочно.

Особенности оплаты при суммированном учёте 144-ФЗ урегулировал отдельно, поэтому порядок распределения полуторных и двойных часов закрепляют в положении об оплате труда. Продолжим пример из раздела о расчёте нормы: 22 часа переработки за III квартал, часовая ставка 500 рублей. Если положение относит полуторный размер к первым 2 часам за учётный период, доплата составит 2 × 500 × 1,5 + 20 × 500 × 2 = 1 500 + 20 000 = 21 500 рублей. Если те же 22 часа попадают на период, когда работник уже отработал 120 сверхурочных часов с начала года, каждый час оплачивается минимум вдвое.

Мария Ж, руководитель HR-отдела и соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Закон задаёт только нижнюю границу оплаты: полуторный размер за первые 2 часа, двойной за последующие и двойной за каждый час начиная со 121-го. Конкретные размеры закрепляют в коллективном договоре, отраслевом соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре, а для суммированного учёта 144-ФЗ ввёл отдельные особенности. Откройте положение об оплате труда и проверьте, как в нём считаются первые 2 часа при суммированном учёте. Выбор работника между повышенной оплатой и дополнительным отдыхом оформите письменно.»

Ошибка в подсчёте часов стоит не только разницы в доплате. Неоплаченная сверхурочная работа — нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Санкция — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи обходится дороже: от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет для должностного лица, от 50 000 до 70 000 рублей для организации. К невыплаченной сумме по статье 236 ТК РФ добавляется компенсация не меньше 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки. Спор о неоплаченной переработке работник может заявить в суд в течение 1 года со дня, установленного для выплаты (статья 392 ТК РФ).

Типовые ошибки при подсчёте часов за учётный период

Большая часть расхождений между табелем и расчётом переработки возникает из 6 ошибок. Каждая из них меняет итог в часах, а значит и в рублях.

• Норму не уменьшили на отпуск и больничный. Так проще, потому что календарная норма уже есть в программе. В примере выше это превращает 22 часа переработки в 58 часов недоработки: сверхурочные не оплачиваются, и возникает основание для штрафа по статье 5.27 КоАП.
• Вычли отсутствие по сменному графику, а не по пятидневке. Смена сутки через трое, пропущенная из-за болезни, — это 24 часа. Норма при этом уменьшается на 8 часов за каждый рабочий день пятидневки, пришедшийся на болезнь. Такое расхождение в пределах одного периода легко даёт десятки часов.
• Не учли предпраздничные дни. Во II квартале 2026 года норма занижается на 3 часа, в IV — на 1 час, если сокращение не вычтено.
• Праздничные часы посчитали дважды. Работа в праздник, уже оплаченная вдвойне по статье 153 ТК РФ, повторно попадает в сверхурочные. Это переплата, которую потом трудно удержать.
• Заложили переработку в график. Плановые часы по графику превышают норму периода, а приказа о привлечении к сверхурочной работе и согласия работника нет.
• Превысили 120 часов без условий 144-ФЗ. Коллективного договора или отраслевого соглашения с увеличением лимита нет, или нет отдельного письменного согласия на часы сверх 120.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Значительная часть разъяснений о поправках 144-ФЗ написана до 1 сентября 2026 года и описывает их в будущем времени. Сейчас эти нормы действуют: лимит до 240 часов при коллективном договоре, согласие на часы сверх 120 и новый порядок оплаты. Когда сверяете расчёт переработки с чужими разъяснениями, смотрите на дату публикации. Расчёт делайте по редакции статей 99 и 152 ТК РФ, действующей на дату закрытия учётного периода.»

Чек-лист перед закрытием учётного периода

1. Учётный период и порядок суммированного учёта закреплены в правилах внутреннего трудового распорядка, и работники с ними ознакомлены.
2. Графики сменности на период доведены до работников не позднее чем за 1 месяц и не превышают норму.
3. Для каждого работника посчитана индивидуальная норма с вычетом отпусков, больничных, учёбы и государственных обязанностей по календарю пятидневки.
4. В табеле за каждый месяц периода сверхурочные, ночные, праздничные часы и отсутствие стоят под отдельными кодами.
5. Лимит 4 часа за 2 дня подряд не превышен ни в один из дней с кодом С.
6. На каждый эпизод сверхурочной работы есть приказ и согласие, если оно требуется по статье 99 ТК РФ.
7. Накопленные с начала года сверхурочные часы сверены с лимитом 120 часов, а при лимите 240 часов есть пункт коллективного договора или соглашения и отдельное согласие на часы сверх 120.
8. Часы работы в выходные и праздники, оплаченные по статье 153 ТК РФ, исключены из сверхурочных.
9. Выбор работника между повышенной оплатой и дополнительным отдыхом оформлен письменно.

Табели, графики, приказы и согласия за прошлые периоды понадобятся при проверке ГИТ и в споре с работником. В тарифе Бизнес сервиса Добыто есть электронный архив, где подписанные документы хранятся вместе. Если пункты 2, 6 и 7 чек-листа подтверждаются электронными документами с датами подписания, они же становятся доказательной базой.

Когда суммированный учёт не подходит

Суммированный учёт нужен там, где по условиям производства нельзя соблюсти ежедневную или еженедельную продолжительность: сменная работа, вахта, сезонные пики. Для офиса с пятидневкой по 8 часов он добавляет работу: норма, переработка и лимиты считаются за период, а переработка по дням при этом никуда не исчезает. Длинный учётный период тоже не всегда выгоден работодателю. Переработку весны в году с периодом 1 год можно погасить недоработкой осенью, но 4 часа за 2 дня подряд и годовой лимит 120 часов проверяются в течение всего года, а итоговую доплату приходится считать разом в конце.

Для работ с вредными и опасными условиями труда учётный период ограничен 3 месяцами. Увеличить его до 1 года можно только отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором и только для отдельных категорий, если по причинам сезонного или технологического характера продолжительность рабочего времени нельзя соблюсти за 3 месяца (часть 1 статьи 104 ТК РФ). Приказом руководителя или трудовым договором такой период не устанавливают. Если в компании нет коллективного договора, работникам с вредными условиями ставьте период не длиннее квартала.

Стоимость электронного учёта табелей и графиков в КЭДО Добыто на 2026 год

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, нужна ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.

Итоговая сумма считается от числа сотрудников, которые подписывают табели, графики и согласия в системе, и от набора функций. Для компании до 25 человек обычно хватает базового тарифа, а интеграция с 1С и электронный архив для хранения табелей за прошлые периоды есть в тарифе «Бизнес». Условия и состав каждого варианта опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Переработку за учётный период определяют по индивидуальной норме: календарную норму 2026 года уменьшают на отпуска, больничные и другие освобождения от работы, считая их по пятидневке, а не по сменному графику. Сверхурочные часы и праздничные часы разводят в табеле по разным кодам. Лимит 4 часа за 2 дня подряд контролируют в течение периода, а годовой лимит сверяют с коллективным договором и согласиями: с 1 сентября 2026 года часы сверх 120 допустимы только при соблюдении условий 144-ФЗ.

Правильный расчёт держится на документах, собранных вовремя: графике, доведённом за месяц, приказах, согласиях и табеле с отдельными отметками. В Добыто эти документы подписываются в КЭДО электронной подписью и хранятся вместе, поэтому проверка часов при закрытии периода и при проверке ГИТ опирается на один комплект.

Частые вопросы о норме рабочего времени и переработке

Как считать норму рабочего времени при неполной рабочей неделе?

Тем же способом по приказу № 588н, только от недельной продолжительности работника: её делят на 5 и умножают на число рабочих дней по календарю пятидневки. При 20-часовой неделе в дне 4 часа, и норма за III квартал 2026 года составит 66 × 4 = 264 часа. По заявлению работника о неполном рабочем времени работодатель с 1 сентября 2026 года должен заключить дополнительное соглашение и издать приказ в течение 5 рабочих дней с даты заявления.

Что делать, если по итогам учётного периода у работника недоработка?

Сначала установите причину. Если график изначально дал меньше часов, чем норма, недоработка возникла по вине работодателя: по части 1 статьи 155 ТК РФ оплата не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной пропорционально фактически отработанному времени. Если работник не вышел на смены без уважительной причины, нормируемую часть заработной платы платят по объёму выполненной работы (часть 3 статьи 155). Переносить недоработку или переработку на следующий учётный период нельзя: каждый период закрывается отдельно.

Входят ли праздники 2026 года в норму, если работник трудится по сменному графику?

Норма для сменного работника считается по календарю пятидневки, поэтому нерабочие праздничные дни уменьшают её так же, как у офисного работника: в 2026 году это 1-8 января, 23 февраля, 9 марта (перенос с 8 марта), 1 и 11 мая, 12 июня и 4 ноября. Смена, выпавшая на праздник по графику, входит в отработанные часы и оплачивается не меньше чем в двойном размере по статье 153 ТК РФ.

Как рассчитать переработку, если работник увольняется до конца учётного периода?

Норму считают за часть периода с его начала до дня увольнения включительно, с вычетом отпусков и больничных внутри этого отрезка. Фактические часы по табелю сравнивают с этой усечённой нормой. Сверхурочные часы оплачивают в составе окончательного расчёта, который по статье 140 ТК РФ выплачивают в день увольнения.

Как работнику самому проверить свои часы и оплату переработки?

По статье 62 ТК РФ работник вправе письменно запросить копии документов, связанных с работой: табели, графики сменности, приказы о привлечении к сверхурочной работе, расчётные листки. Работодатель выдаёт их не позднее 3 рабочих дней со дня обращения. Сумму часов из табеля сравните с нормой по производственному календарю за учётный период с вычетом своих отпусков и больничных. Если переработка не оплачена, можно обратиться в ГИТ или в суд в течение 1 года со дня, установленного для выплаты.

Сколько хранить табели учёта рабочего времени?

По Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, табели и журналы учёта рабочего времени хранят 5 лет. При тяжёлых, вредных и опасных условиях труда срок — 50 лет, а для документов, законченных делопроизводством до 2003 года, — 75 лет. Электронные табели, подписанные электронной подписью, хранят в те же сроки.