Образец учета рабочего времени и как перевести его в цифровой формат

Образец учета рабочего времени — это табель: унифицированная форма Т-12 или Т-13 либо собственная форма работодателя, утверждённая локальным актом. Часть 4 статьи 91 ТК РФ обязывает вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником, а статья 99 — точный учёт сверхурочной работы, которая не может превышать 4 часов в течение 2 дней подряд и 120 часов в год. Норма на 2026 год при 40-часовой неделе — 1972 часа и 247 рабочих дней. Форму выбирают по способу ведения учёта: Т-12 рассчитана на ручное заполнение и содержит раздел расчётов с персоналом по оплате труда, Т-13 применяется при автоматизированном учёте и такого раздела не имеет.

В материале — готовый табель для заполнения, коды отметок, порядок ведения по шагам и нормы, по которым табель сверяет ГИТ. Отдельно разобран перевод учёта в электронный вид: какой ЛНА нужен, какой подписью подписывают табель и график сменности, кто из работников вправе остаться на бумаге и какие кадровые документы в КЭДО не переводятся. Лимиты сверхурочной работы, сроки хранения табелей, тарифы на электронный учёт и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите табель по форме Т-13 на месяц с отметками явок, выходных, больничных, отпусков и командировок и скачайте его в формате .docx.

Табель учёта рабочего времени: форма Т-12, Т-13 или своя

Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы первичных документов перестали быть обязательными, и работодатель вправе утвердить собственный табель: форму закрепляют локальным актом или приложением к учётной политике. На практике большинство компаний оставляют Т-12 или Т-13, потому что под них настроены учётные программы, включая 1С:ЗУП, а инспекторы ГИТ читают эти формы без пояснений.

Т-12 состоит из двух разделов: учёт рабочего времени и расчёты с персоналом по оплате труда. Если зарплату считает бухгалтерия в отдельной программе, второй раздел не заполняют. Т-13 содержит только учёт времени и подходит, когда данные поступают из системы контроля доступа или учётной программы. Табель ведут одним из двух способов: сплошной регистрацией явок и неявок за каждый день или регистрацией только отклонений — неявок, опозданий, сверхурочных часов. Выбранный способ фиксируют в том же локальном акте, где утверждена форма.

Работник табель не подписывает. Его подписывают лица, которых работодатель назначил ответственными: как правило, табельщик или руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. Ответственного назначают приказом, иначе при проверке неясно, кто отвечает за достоверность часов, на которых построено начисление зарплаты.

Отметки в табеле ставятся кодами. Буквенный и цифровой коды равнозначны, в одном табеле используют один вариант. В таблице — коды, которые встречаются в большинстве табелей; полный перечень приведён на титульном листе формы Т-12.

Два кода в этой таблице требуют дисциплины. НН ставят в день неявки, пока причина неизвестна, и меняют на ПР только после того, как отсутствие без уважительной причины подтверждено актом и объяснением работника. Сверхурочные часы отражают отдельно от явки кодом С или 04: без этой отметки у работодателя нет данных для контроля лимита 120 часов и для оплаты по статье 152 ТК РФ.

Образцы табеля и положения о КЭДО для скачивания

Для ручного ведения начните с формы Т-12, для перехода на электронный учёт — с положения о ведении КЭДО, в котором закрепляют форму табеля и порядок его подписания.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как вести табель рабочего времени по образцу

Табель открывают на каждый календарный месяц и закрывают после последнего рабочего дня, потому что по нему бухгалтерия начисляет зарплату за месяц. Если в компании аванс считают по отработанному времени, табель за первую половину месяца передают отдельно, а итоговые часы сверяют при закрытии месяца. До первого заполнения должны существовать три документа: локальный акт с формой табеля и способом учёта, приказ о назначении ответственных и правила внутреннего трудового распорядка с режимом работы каждой группы работников.

Как заполнить табель учёта рабочего времени: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Внесите в шапку наименование организации, структурное подразделение, номер документа, дату составления и отчётный период с первого по последнее число месяца.
2. Шаг 2. Перенесите из штатной расстановки всех работников подразделения: ФИО, должность и табельный номер. Работников, принятых или уволенных в середине месяца, включают с отметками только за дни действия трудового договора.
3. Шаг 3. По производственному календарю отметьте выходные и нерабочие праздничные дни кодом В или 26, а в предпраздничные дни уменьшите продолжительность работы на 1 час.
4. Шаг 4. Ежедневно проставляйте код явки или неявки и под ним количество отработанных часов. При учёте по отклонениям заполняйте только дни, когда фактическое время отличается от графика.
5. Шаг 5. Отражайте отдельными кодами ночные часы, работу в выходные и сверхурочную работу. Основанием для сверхурочных служит письменное распоряжение работодателя и согласие работника, для работы в выходной — приказ.
6. Шаг 6. Больничные, отпуска и командировки сверяйте с первичными документами: электронным листком нетрудоспособности, приказом об отпуске, приказом о командировке. Код НН меняйте после выяснения причины отсутствия.
7. Шаг 7. В конце месяца подсчитайте итоги по каждому работнику: отработанные дни и часы, в том числе ночные, сверхурочные, в выходные, и неявки по видам.
8. Шаг 8. Табель подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и работник кадровой службы, после чего его передают в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Ошибки в табеле почти всегда возникают на стыке документов. Отпуск перенесли, а табель заполнен по графику отпусков. Больничный закрыт позже, чем пришёл табель, и дни остались с кодом НН. Сверхурочные часы записаны в явку вместо отдельной строки, и годовой лимит никто не считает. Каждое такое расхождение ведёт к перерасчёту зарплаты, а при проверке ГИТ — к вопросу о достоверности учёта.

Если табель ведётся в 1С:ЗУП, часы подтягиваются из приказов автоматически, и расхождения по отпускам и командировкам сокращаются. В сервисе Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день: документы синхронизируются автоматически, а подписанный в КЭДО приказ об отпуске сразу попадает в учёт. Проверить свой табель можно одним действием: сравните итог часов каждого работника с нормой месяца по производственному календарю и найдите причину каждого расхождения.

Календарь рабочего времени и баланс часов на 2026 год

Производственный календарь на 2026 год составлен по постановлению Правительства РФ от 24.09.2025 № 1466 «О переносе выходных дней в 2026 году». При пятидневке с двумя выходными в году 247 рабочих дней, из них 4 предпраздничных дня сокращены на 1 час: 30 апреля, 8 мая, 11 июня и 3 ноября. Рабочих суббот в 2026 году нет.

Норму часов считают по порядку, утверждённому приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н: продолжительность рабочей недели делят на 5, умножают на число рабочих дней по календарю пятидневки и вычитают часы сокращения в предпраздничные дни. Для 40-часовой недели в 2026 году получается 40 / 5 × 247 — 4 = 1972 часа. Для сокращённой недели, например 36 часов у отдельных категорий работников, расчёт тот же, меняется только первое число.

Баланс рабочего времени показывает, сколько из нормы работник фактически отработал. От календарного фонда отнимают выходные и праздничные дни и получают номинальный фонд, то есть норму. Из нормы вычитают неявки: отпуска, больничные, командировки учитываются отдельно, прогулы и простои — отдельно. Остаток сравнивают с отработанными часами по табелю. Если факт выше нормы, это либо сверхурочная работа, либо работа в выходные, и каждая из них оформляется и оплачивается по своим правилам.

Нормы, которые проверяются по табелю, собраны в таблице. Номер статьи в правом столбце пригодится, если табель придётся объяснять инспектору или работнику.

Из таблицы видно, где табель чаще всего расходится с законом: годовой лимит сверхурочных и учётный период при суммированном учёте никто не контролирует автоматически, если в табеле нет отдельных строк под эти показатели. Добавьте в форму табеля столбец с накопленными сверхурочными часами с начала года — это закрывает контроль лимита без отдельного журнала.

Сверхурочная работа в табеле: лимит 120 часов в год и оплата

Сверхурочной считается работа по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учёте — сверх нормального числа часов за учётный период. Привлечение требует письменного согласия работника, кроме случаев, перечисленных в части 3 статьи 99 ТК РФ: предотвращение катастрофы или производственной аварии, устранение их последствий, работы при чрезвычайных обстоятельствах. Беременных работниц и работников до 18 лет к сверхурочной работе не привлекают. Инвалидов и женщин с детьми до 3 лет привлекают только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено им по состоянию здоровья, под подпись ознакомив с правом отказаться.

С 1 сентября 2024 года статья 152 ТК РФ действует в редакции Федерального закона от 22.04.2024 № 91-ФЗ. Сверхурочную работу оплачивают исходя из заработной платы по действующей у работодателя системе оплаты труда, включая компенсационные и стимулирующие выплаты. В пределах 120 часов в год первые 2 часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном, начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час. При суммированном учёте коэффициенты применяют к переработке, приходящейся на конкретный день (смену). По желанию работника повышенную оплату заменяют дополнительным временем отдыха, но не меньше времени, отработанного сверхурочно.

Как определить переработку и что отметить в табеле, зависит от режима рабочего времени работника.

Для работодателя с суммированным учётом отсюда следует практическое правило: пока учётный период не закончился, сверхурочные в табеле не выводят, а текущее превышение над графиком отслеживают отдельно, чтобы к концу периода не выйти за лимит.

Что об этом думает ГИТ: в перечне обязательных требований Роструда учёт рабочего времени стоит отдельной позицией. Ссылаясь на требование вести учёт фактически отработанного работником времени на портале Онлайнинспекция.РФ, инспекция проверяет часть 4 статьи 91 и часть 7 статьи 99 ТК РФ и называет два нарушения: учёт не ведётся или нарушен его порядок. Ответственность наступает по части 1 или 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Цена ошибки складывается из штрафа и доплаты. По части 1 статьи 5.27 КоАП юрлицу грозит предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей, должностному лицу и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей для юрлица, от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет для должностного лица. Сверхурочные часы, которые не попали в табель, работник вправе взыскать с повышенной оплатой, и доказывать их отсутствие придётся работодателю, у которого нет учёта.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как работнику проверить учёт своих часов

Работник видит отработанные часы в расчётном листке, который работодатель обязан выдавать при выплате зарплаты по статье 136 ТК РФ. Если часы в листке не совпадают с фактическими, по статье 62 ТК РФ можно письменно запросить копии документов, связанных с работой: работодатель выдаёт их не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Запрос на выписку из табеля за спорный период оформляют тем же заявлением. Сверьте выписку с собственными записями о сменах и распоряжениях о сверхурочной работе: расхождение по дням — основание для обращения к работодателю, а затем в ГИТ.

График работы и график сменности: сроки ознакомления

Режим рабочего времени устанавливают правила внутреннего трудового распорядка, а для работников с особым режимом — трудовой договор (статья 100 ТК РФ). При сменной работе каждая группа работников трудится по графику сменности, и работник должен получить его не позднее чем за 1 месяц до введения в действие (часть 4 статьи 103 ТК РФ). График сменности утверждают с учётом мнения представительного органа работников, если он есть, и часто прикладывают к коллективному договору.

График и табель проверяют парой. Табель показывает, сколько человек отработал, график — сколько он должен был отработать и в какие дни. Отметка РВ в табеле работника со сменным графиком ставится только в его выходной по графику, а не в субботу или воскресенье по календарю. Без ознакомленного графика работодатель не докажет, какой день был для работника выходным.

Ознакомление с графиком — массовое действие: при месячном учётном периоде его повторяют 12 раз в год для каждого сменного работника. Поэтому в КЭДО его переводят одним из первых процессов вместе с заявлениями на отпуск и командировками. В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, и график уходит работнику на ознакомление в личный кабинет без выдачи носителей.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Заявления на отпуск и командировку и ознакомление с локальными актами — процессы, где работнику достаточно простой электронной подписи. Вход в систему не требует выдачи ключей, обучения работе с носителем и объяснений про пин-коды, поэтому организационно это самый дешёвый старт. Человек, который несколько раз подписал заявление в системе и получил результат, к трудовому договору в электронном виде относится иначе. Начинайте перевод с процессов, где работнику хватает простой подписи.»

Как перевести учёт рабочего времени в цифровой формат

Электронный учёт рабочего времени состоит из двух контуров. Внутренний — табель: его ведут и подписывают ответственные лица работодателя, работник в нём не участвует. Внешний — документы с участием работника: ознакомление с графиком сменности, согласие на сверхурочную работу, заявления на отпуск и отгул. Для внешнего контура нужны правила статей 22.1-22.3 ТК РФ, введённых Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ: положение о КЭДО, согласия работников, для которых они обязательны, и виды подписи под каждый документ.

Что проверить до запуска электронного табеля

• Утверждено ли положение о КЭДО с перечнем документов, которые ведутся в электронном виде, и есть ли в нём табель, график сменности и согласие на сверхурочную работу.
• Закреплена ли форма табеля и способ учёта (сплошной или по отклонениям) локальным актом.
• Назначены ли приказом ответственные за табель и определено ли, какой электронной подписью каждый из них подписывает.
• Сколько работников начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года и сколько из них вероятно откажется от КЭДО.
• Когда работник получает подпись: при приёме или после испытательного срока.
• Выгружает ли система комплект документа целиком: файл документа, файл подписи и доверенность, если подписано по ней.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Внедрение часто воспринимают как добавление удобного канала к бумаге. По переведённым процессам вы меняете способ оформления, а не добавляете запасной, и систему поменять можно, а способ оформления по уже переведённому процессу — нет. Поэтому сначала выпишите все кадровые процессы: какие документы, сколько их в год, кто подписывает и какой вид подписи требуется. Только после этого смотрите системы.»

Порядок перехода выбирают из трёх вариантов: вся компания и все процессы сразу, пилот в одном подразделении по всем процессам или вся компания по одному процессу. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: для учёта рабочего времени удобно начать с ознакомления с графиком сменности, потому что через него за один учётный период проходят все сменные работники. Смешанный режим, когда часть подразделений на электронном графике, а часть на бумажном, допустим как переходный, но его срок определяют заранее.

Какой электронной подписью подписывать табель и график

Закон выделяет два вида подписи: простую (ПЭП) и усиленную, которая бывает неквалифицированной (УНЭП) и квалифицированной (УКЭП). УКЭП выдают только аккредитованные удостоверяющие центры, и со стороны работодателя кадровые документы подписывают ею. Работник подписывает как физическое лицо, и для заявлений на отпуск, командировку и ознакомления с локальными актами ему достаточно ПЭП. В одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, это законно. Табель, который подписывают только представители работодателя, подписывают видом подписи, закреплённым для них в положении о КЭДО.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Виды подписи различаются основанием равнозначности, а не только степенью защиты. Квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона, для простой и неквалифицированной нужно соглашение между участниками обмена. Выбирая простую подпись для заявлений и ознакомления, вы берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что они есть в вашем положении о КЭДО.»

Важный нюанс из практики: часть компаний выдаёт подпись только после испытательного срока, чтобы не отзывать ключи у тех, кто испытание не прошёл. Следствие такого решения — трудовой договор и весь комплект документов при приёме остаются на бумаге. Выдача подписи при приёме подходит компаниям с низкой текучестью, выдача после испытания — тем, где испытание не проходит заметная часть людей. Третий вариант — Госключ: у работника с подтверждённой учётной записью на Госуслугах подпись уже есть, выдавать ничего не нужно. Для УКЭП в Госключе нужен биометрический загранпаспорт и смартфон.

Когда электронный учёт не закрывает задачу

Электронный табель не отменяет бумагу полностью. Работники со стажем до 2022 года, отказавшиеся от КЭДО, остаются в бумажном контуре по документам с их подписью. Часть кадровых документов закон оставляет на бумаге: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении по заявлению, поданному через КЭДО, работодатель с утверждённым положением о КЭДО и перечнем документов проиграл при новом рассмотрении после отмены решений кассацией. Суд учёл, что подпись выдали работнику в день подписания заявления, сам он системой пользоваться не умел и за него подписывал другой человек, а система работодателя это зафиксировала. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что работник способен пользоваться системой.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи. Проверьте, что он описан в вашем положении о КЭДО.»

Хранение табелей и графиков в электронном архиве

Срок хранения табелей не зависит от формы носителя. По перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, табели и графики учёта рабочего времени хранят 5 лет, а при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. Графики отпусков тоже хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно. В КЭДО действуют те же сроки.

Форматы электронных кадровых документов устанавливает Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив. Для ГИТ, суда или нового оператора КЭДО нужны файлы, а не изображение документа на экране системы: табель должен выгружаться вместе с файлами подписей всех, кто его подписал.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Распечатанный электронный документ остаётся копией, и её заверяют. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

В тарифе «Бизнес» сервиса Добыто есть электронный архив: подписанные табели, графики и приказы хранятся вместе с подписями и доступны для выгрузки при проверке. Перед запуском проверьте у любого оператора два пункта: в каком виде система отдаёт документы при расторжении договора и есть ли разграничение доступа к кадровым данным по ролям.

Стоимость перевода учёта рабочего времени в КЭДО: тарифы 2026 года

Стоимость электронного учёта зависит от численности работников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой.

Итог по компании определяется численностью и тем, нужна ли УКЭП со стороны работников и интеграция с 1С:ЗУП для автоматической передачи табеля. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО; тариф можно повысить или понизить в любое время, разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены указаны на дату публикации.

Выводы

Учёт рабочего времени строится на табеле, форму которого работодатель выбирает сам: Т-12, Т-13 или собственную, закреплённую локальным актом. Табель проверяют вместе с графиком сменности и нормой по производственному календарю, а сверхурочные часы выносят отдельной отметкой, чтобы контролировать лимит 120 часов в год и считать оплату по новой редакции статьи 152 ТК РФ. Перевод в электронный вид начинается с анализа процессов и положения о КЭДО: решение по каждому процессу необратимо, а вид подписи и порядок идентификации определяют, выдержит ли документ проверку и спор.

В практике Добыто учёт рабочего времени переводят в КЭДО вместе с ознакомлением с графиками и заявлениями на отпуск: для работников это процессы с простой подписью, а табель и приказы синхронизируются с 1С:ЗУП без повторного ввода.

Частые вопросы об учёте рабочего времени

Можно ли вести табель только по отклонениям?

Да. Указания к формам Т-12 и Т-13 допускают два способа: сплошную регистрацию явок и неявок за каждый день и регистрацию только отклонений — неявок, опозданий, сверхурочной работы, работы в выходные. При учёте по отклонениям дни, отработанные по графику, не заполняются, но итоговые часы за месяц всё равно подсчитываются. Способ закрепляют локальным актом, чтобы при проверке ГИТ пустые клетки не читались как отсутствие учёта.

Как отразить в табеле работу в выходной день и считается ли она сверхурочной?

Работу в выходной или нерабочий праздничный день отмечают кодом РВ или 03 на основании приказа и письменного согласия работника. По статье 153 ТК РФ её оплачивают не менее чем в двойном размере либо, по желанию работника, в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха. Работа в выходной, оплаченная в повышенном размере или компенсированная днём отдыха, в продолжительность сверхурочной работы не включается и в лимит 120 часов не идёт.

Сколько хранить табели, если у части работников вредные условия труда?

Общий срок хранения табелей по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 — 5 лет. Для работников с тяжёлыми, вредными и опасными условиями труда табели хранят 50/75 лет: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, 75 лет — до этой даты. Если в одном табеле смешаны обе категории работников, удобнее вести для вредных производств отдельный табель, иначе весь документ придётся хранить по длинному сроку.

Можно ли отказаться от сверхурочной работы?

Да, по общему правилу сверхурочная работа возможна только с письменного согласия работника. Без согласия привлекают лишь в случаях из части 3 статьи 99 ТК РФ: предотвращение катастрофы, производственной аварии, устранение их последствий, работы при чрезвычайных обстоятельствах. Беременных работниц и работников до 18 лет к сверхурочной работе не привлекают вовсе. Отказ от сверхурочной работы, на которую согласие не давалось, дисциплинарным проступком не является.

Что делать, если сверхурочная работа за год превысила 120 часов?

Превышение лимита части 6 статьи 99 ТК РФ — нарушение, за которое работодатель отвечает по статье 5.27 КоАП. Но часы уже отработаны и подлежат оплате: по действующей редакции статьи 152 ТК РФ начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере. В табеле такие часы отражают как есть, кодом С или 04: занижение фактических часов ради соблюдения лимита превращает одно нарушение в два.

Как учитывать время работника на неполном рабочем дне?

При неполном рабочем времени по статье 93 ТК РФ в табель вносят фактически отработанные часы, и зарплату платят пропорционально им или объёму выполненной работы. Неполное время не сокращает ежегодный оплачиваемый отпуск и трудовой стаж. Норму для такого работника считают от установленной ему продолжительности, поэтому сверхурочной будет работа сверх его графика, а не сверх 40 часов в неделю.