Прием человека на работу какие шаги проходит кадровик

Приём человека на работу по ТК РФ держится на 3 обязательных узлах: проверка документов по закрытому перечню статьи 65, ознакомление с ЛНА под подпись до подписания трудового договора и подача подраздела 1.1 ЕФС-1 в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания кадрового документа. Трудовой договор подписывается до выхода на работу, а при фактическом допуске оформляется письменно не позднее 3 рабочих дней. Приказ о приёме после 377-ФЗ обязательным не является: его издание остаётся правом работодателя. Набор шагов зависит от категории работника: для педагога добавляется справка об отсутствии судимости по статье 331 ТК РФ, для иностранца — уведомление МВД в течение 3 рабочих дней, для военнообязанного — сведения в военкомат в 5-дневный срок.

В статье маршрут разложен по шагам со сроками и нормами, отдельно разобраны документы, которые требовать нельзя, условия испытательного срока, которые суды не признают, и поправки 2026 года: запрет испытания для женщин с детьми до 3 лет и повторный инструктаж для новичков на работах повышенной опасности. Сценарная таблица по педагогам, иностранцам и совместителям, порядок приёма через КЭДО и Госуслуги, штрафы за ошибки, образцы документов и стоимость электронного оформления — во второй половине статьи.

Порядок приёма на работу по ТК РФ: шаги кадровика и сроки

У каждого шага приёма есть точка отсчёта: подписание договора, фактический допуск, издание кадрового документа или день начала работы. Сроки ниже действуют на дату публикации, октябрь 2026 года.

Шаги 1-8 выполняются до первого рабочего дня или в сам этот день, шаги 9-13 — после, и у каждого из них свой отсчёт. Шаги 11-13 нужны только для отдельных категорий, поэтому в маршруте конкретного кандидата их обычно меньше, чем строк в таблице. Личная карточка Т-2 заводится на каждого принятого, отдельного срока для неё закон не устанавливает.

Перед оформлением: форма договора, должность и документы кандидата

Первые решения кадровик принимает до того, как кандидат принёс паспорт: какую задачу человек будет выполнять, на какой основе и соответствует ли он требованиям должности по здоровью, возрасту, квалификации и стажу. Если задача разовая и конкретная, стороны иногда рассматривают договор гражданско-правового характера, но выбор между трудовым договором и ГПХ определяется существом отношений, а не удобством оформления. Работа по должности, по графику и под контролем руководителя — это трудовые отношения, и требования к работникам по трудовому договору на исполнителей по ГПХ не переносятся.

Наименование должности и классификатор ОК 016-2025

С 1 января 2026 года вместо ОК 016-94 действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. Он затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА и связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1. При изменении наименования или кода должности нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание или новая редакция расписания, а для уже работающих — дополнительные соглашения. Перед приёмом на должность, которую не пересматривали после 1 января, сверьте её наименование и код с новым классификатором и проверьте справочник в 1С:ЗУП.

Какие документы требовать при приёме по статье 65 ТК РФ

Перечень в статье 65 ТК РФ закрытый, но внутри него 3 слоя: обязательное для всех, обязательное для отдельных должностей и категорий, и то, что работник приносит по своей инициативе. Обязательный для всех набор:

1. Паспорт с отметкой о регистрации по месту пребывания, а при её отсутствии — справка из МВД.
2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. Не требуются, если человек устраивается впервые или идёт работать по совместительству.
3. СНИЛС — документ о регистрации в системе персонифицированного учёта.
4. Документы воинского учёта для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву: военный билет или удостоверение призывника.
5. Дипломы и свидетельства об образовании и повышении квалификации, если должность требует специальных знаний.
6. Медицинская книжка — для работников образования, торговли, медицины и общественного питания.

Для должностей, к которым не допускаются лица с судимостью или уголовным преследованием, добавляется справка об отсутствии судимости, в первую очередь у педагогов. Она выдаётся в электронном или бумажном виде с подписью представителя МВД, через Госуслуги бесплатно, срок предоставления услуги — до 30 календарных дней. Этот срок закладывают в дату выхода заранее: без справки педагога к работе не допускают.

Полезно знать: ИНН при приёме требовать нельзя: налоговая не вправе отказать в приёме отчётности, где у физлица не указан ИНН. Свидетельства о рождении детей работник приносит сам, если хочет получить налоговый вычет или гарантии, и их место в бухгалтерии, а не в личном деле.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Расширить перечень статьи 65 могут только федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании для этого не годятся. Согласие на обработку персональных данных собирается отдельным документом по 152-ФЗ, и в нём перечисляются конкретные цели обработки.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Типовой запрос сверх перечня приходит от службы безопасности: принести справку о доходах с прошлого места работы, характеристику, что-то ещё. Законного основания для этого нет, перечень статьи 65 расширяют только закон, указ Президента и постановление Правительства. Кандидат вправе такой документ не приносить, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Перед выходом нового сотрудника сверьте список запрашиваемых документов с этими 3 источниками и уберите лишнее.»

Трудовой договор, ознакомление с ЛНА и приказ о приёме

Ознакомление с ЛНА идёт раньше договора: по статье 68 ТК РФ при приёме, до подписания трудового договора, работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, и коллективным договором. Лист ознакомления с датой раньше даты договора закрывает этот шаг документально. Если дата ознакомления позже договора, нарушение видно из самих документов, без допроса свидетелей.

Трудовой договор подписывается до начала работы. Если работника фактически допустили к работе с ведома или по поручению работодателя, договор оформляется письменно не позднее 3 рабочих дней со дня допуска — это часть 2 статьи 67 Трудового кодекса РФ в редакции, размещённой Рострудом. Норма защищает работника и не разрешает работодателю планово выпускать людей на смену без договора.

В договор вносятся трудовая функция, оплата, режим рабочего времени, отпуск и, если стороны договорились, условие об испытании. Обязанности фиксируются в договоре или в должностной инструкции, с которой работник знакомится под подпись до начала работы: без этого испытательный срок теряет предмет проверки. Оклад сверяется с региональным МРОТ, а не только с федеральным: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей.

Приказ о приёме после 377-ФЗ обязательным документом не является: часть 2 статьи 68, где был 3-дневный срок ознакомления с приказом, утратила силу, а основанием приёма служит трудовой договор. Работодатель вправе издать приказ по форме Т-1 или по собственной форме, и многие компании так и делают, потому что приказ нужен бухгалтерии и служит датой отсчёта для ЕФС-1. Если приказ не издаётся, днём оформления для отчётности становится дата договора.

Соберите трудовой договор нового сотрудника с условием об испытании

Конструктор формирует .docx с разделами о предмете договора, испытании, оплате, рабочем времени и отпуске и подставляет реквизиты сторон в текст. Готовый файл проверяется по 2 пунктам: обязанности описаны в договоре или в приложенной должностной инструкции, а условие об испытании не установлено категории, которой оно запрещено.

Образцы документов для оформления приёма на работу

Комплект собран в порядке маршрута, первым смотрите лист ознакомления с ЛНА: его подписывают раньше договора.

Приём педагога, иностранца, совместителя и других категорий

Общий маршрут из таблицы выше дополняется для отдельных категорий, и пропуск такого шага стоит дороже, чем ошибка в общем порядке. Сценарии ниже показывают, что добавляется к базовому набору и в какой срок.

Из всех строк таблицы срок, который нельзя сократить усилием кадровика, есть только у справки о судимости, поэтому приём педагога планируют от даты её запроса. Остальные дополнительные шаги укладываются в первую неделю после оформления.

Приём педагога на работу и НОБД

Статья 331 ТК РФ не допускает к педагогической деятельности лиц с установленными законом судимостями или уголовным преследованием. По части составов закон допускает допуск по решению комиссии субъекта РФ, и тогда к справке прикладывается это решение. Запросы «НОБД приём на работу педагога» относятся к Казахстану: модуль «Приём на работу педагога» работает в казахстанской Национальной образовательной базе данных. Для российской школы или детского сада такой процедуры нет, нормы ТК РФ и законодательства Республики Казахстан не смешиваются.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «На справке с основного места для совместителей компании попадают регулярно. Смысл нормы в том, что человек не может работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству одновременно. Если справку не запросили, а сотрудник 2 года отработал в двойной вредности, отвечает работодатель, а не он. Поэтому при приёме совместителя на вредные работы выясните условия труда на основном месте до подписания договора.»

Охрана труда при приёме на работу: инструктажи, стажировка, медосмотр

Вводный инструктаж по постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 проходят все вновь принятые до начала выполнения трудовых функций, первичный инструктаж на рабочем месте — до начала самостоятельной работы. Стажировка нужна не каждому новичку: её проводят для работников, занятых на работах повышенной опасности, по перечню, который утверждает работодатель. Работника, не прошедшего инструктаж, к работе не допускают, и это касается первого же дня, а не первой недели.

С 31 августа 2026 года действует постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805. Работникам, которые впервые начали трудовую деятельность и допущены к работам повышенной опасности, повторный инструктаж проводят не реже 1 раза в 3 месяца в течение первого года работы. При приёме выпускника на такую должность кадровик отмечает эту периодичность в плане инструктажей сразу, иначе при общей периодичности часть обязательных инструктажей первого года выпадет из графика.

Предварительный медосмотр по статье 220 ТК РФ и приказу Минздрава от 28.01.2021 № 29н проводится при поступлении на работу для категорий, названных законом: он определяет, соответствует ли здоровье поручаемой работе. Для остальных кандидатов направление на осмотр не обязательно. Заключение должно быть на руках до допуска, поэтому направление выдают до подписания договора или в один день с ним.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

При электронном приёме это расщепляет маршрут на 2 потока: договор, ЛНА и согласия подписываются в системе, а журнал инструктажа ведётся отдельно. В практике Добыто кадровик сверяет оба потока по дате: инструктаж не может быть позже первого рабочего дня, указанного в договоре.

Испытательный срок при приёме: как установить, чтобы он работал

Условие об испытании действует, только если оно записано в трудовом договоре. По части 1 статьи 70 ТК РФ отсутствие такого условия в договоре означает, что работник принят без испытания, и позднее приказ или дополнительное соглашение этого не исправят.

Испытание не устанавливается беременным и женщинам с детьми до 3 лет, несовершеннолетним, приглашённым на работу в порядке перевода, избранным по конкурсу, впервые поступающим на работу по полученной специальности в течение года после окончания профильного обучения и лицам, с которыми заключается срочный договор до 2 месяцев. Запрет для женщин с детьми до 3 лет действует с 1 сентября 2026 года, раньше порог был полтора года. Условие об испытании, включённое в договор с такой работницей после 1 сентября, недействительно.

Кассационные суды в 2022-2023 годах сформировали практику, которую стоит закладывать в оформление приёма. Повторное испытание при новом договоре на ту же должность Верховный Суд расценил как злоупотребление правом: формально каждый договор был законен, незаконной признана цепочка целиком. Восстановленному после незаконного увольнения работнику испытание не устанавливается: это возврат в прежние отношения, а не новый приём.

Важный нюанс из практики: Второй кассационный суд общей юрисдикции признал незаконным увольнение по итогам испытания, потому что заключение комиссии опиралось на должностную инструкцию, с которой работницу при трудоустройстве не ознакомили, а в договоре и других ЛНА обязанности описаны не были. В похожем деле Девятого кассационного суда сотруднику не довели задачи на период испытания и не дали доступа к удалённому рабочему столу, и увольнение тоже не устояло. Обязанность доказать неудовлетворительный результат испытания лежит на работодателе.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Нельзя оценивать исполнение обязанностей, которые нигде не зафиксированы. Испытание проверяет соответствие поручаемой работе, а она определяется трудовой функцией и должностной инструкцией: если инструкции работник не видел, а в договоре обязанности не описаны, оценивать нечего. Минимум при приёме с испытанием — обязанности в договоре или инструкции, ознакомление под подпись до начала работы, задачи на период испытания и доступ к рабочим системам.»

Служебная записка руководителя работает как доказательство, когда к ней приложены переписка, выгрузки из систем учёта заявок и документы, а порядок оценки результатов испытания заранее описан в правилах внутреннего трудового распорядка. Опоздания и другие дисциплинарные проступки сами по себе неудовлетворительный результат испытания не подтверждают: это разные основания с разным предметом.

Отчётность после приёма: ЕФС-1, трудовая книжка, военкомат, МВД

Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме подаётся в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Форму и порядок заполнения с 30 декабря 2025 года устанавливает приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, а действующие разъяснения по заполнению собраны в базе знаний СФР по форме ЕФС-1 для страхователей. Отдельно сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД больше не подаются: с 2023 года они входят в ЕФС-1, и инструкции с упоминанием СЗВ-ТД устарели.

Для государственных и муниципальных учреждений с 30 мая 2026 года действует приказ СФР от 15.04.2026 № 389: в подразделе 1.3 ЕФС-1 прежние 5-значные буквенно-цифровые коды должностей заменены 12-значными числовыми. Коммерческих работодателей это изменение не затрагивает, но при приёме в бюджетное учреждение код должности сверяется по новому справочнику до отправки формы.

Запись о приёме в бумажную трудовую книжку вносится не позднее 5 рабочих дней по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н, и только если работа основная и человек проработал свыше 5 дней. Совместителю запись по месту совместительства не вносится. Сведения о принятом военнообязанном направляются в военкомат в 5-дневный срок с даты приёма по пункту 32 Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719: срок исчисляется в днях, а не в рабочих днях. Уведомление МВД о заключении договора с иностранцем подаётся не позднее 3 рабочих дней с даты заключения по пункту 8 статьи 13 115-ФЗ.

Приём на работу через КЭДО и Госуслуги

Трудовой договор можно оформить в рамках КЭДО через информационную систему работодателя, связанную с Госуслугами, либо через платформу «Работа в России». Вид электронной подписи для каждого документа определяет статья 22.3 ТК РФ, и ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы. Практика гражданских споров о договорах займа, подписанных кодом из SMS, к кадровым документам не применяется: в трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов.

Удалённый новичок подписывает документы через Госключ за 4 действия: устанавливает приложение и входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг, выпускает УНЭП или УКЭП, получает документ из системы КЭДО и подтверждает подпись с возвратом документа. Скан подписанного от руки договора при этом электронным документом не становится: это электронный образ бумажного документа, и требования к нему другие.

Как оформить приём через КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, что в компании утверждено Положение о КЭДО с перечнем документов, категориями работников и порядком идентификации работника при подписании.
2. Шаг 2. Получите от кандидата согласие на взаимодействие в КЭДО и согласие на обработку персональных данных.
3. Шаг 3. Выпустите электронную подпись заранее и убедитесь, что кандидат сам умеет подписывать документ в системе.
4. Шаг 4. Направьте на подпись лист ознакомления с ЛНА, после него — трудовой договор с условием об испытании, если оно согласовано.
5. Шаг 5. Издайте приказ о приёме, если он предусмотрен в компании, и не позднее следующего рабочего дня отправьте подраздел 1.1 ЕФС-1.
6. Шаг 6. Проведите вводный и первичный инструктаж и зафиксируйте его в журнале инструктажа, который ведётся вне КЭДО.

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении через КЭДО, у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Районный суд 03.06.2022 в иске отказал, апелляция решение оставила, но Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл. Решили 3 обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек, а система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Совпадение даты выдачи подписи и даты первого юридически значимого документа суд читает не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. Проверьте по своей системе, что у новых сотрудников эти даты не совпадают.»

Что при электронном приёме остаётся на бумаге

Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, уведомления и согласия переводятся в электронный вид. Журнал инструктажей, бумажная трудовая книжка, приказ об увольнении и акт о несчастном случае остаются на бумаге. Мы при подключении КЭДО предупреждаем: суд вправе истребовать подлинник, если только он подтверждает обстоятельство дела, а распечатка электронного договора остаётся копией и нуждается в заверении.

Ошибки при приёме на работу и во что они обходятся

Ненадлежащее оформление или уклонение от оформления трудового договора по части 4 статьи 5.27 КоАП стоит юрлицу от 50 000 до 100 000 рублей. Другие нарушения трудового законодательства, например ознакомление с ЛНА после подписания договора, подпадают под часть 1 той же статьи: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица.

Непредставление сведений в военкомат по статье 21.4 КоАП наказывается штрафом должностного лица от 40 000 до 50 000 рублей, для юрлица штраф этой статьёй не установлен. Неуведомление МВД о приёме иностранца по части 3 статьи 18.15 КоАП стоит юрлицу от 400 000 до 800 000 рублей вне Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей. Федеральный закон от 04.08.2026 № 294-ФЗ меняет эту санкцию с 3 ноября 2026 года, поэтому размер штрафа сверяйте с редакцией на дату нарушения.

Ошибка в испытательном сроке не штрафуется напрямую, но увольнение по его итогам суд отменяет, если обязанности работника не были зафиксированы или испытание установлено запрещённой категории. В Добыто шаблоны приёма собираются по действующим нормам, а не по обучающим записям: в роликах 2024 года ещё встречается СЗВ-ТД вместо ЕФС-1, и одна устаревшая деталь означает, что проверять надо все сроки и формы.

Чек-лист кадровика до первого рабочего дня

• Документы по статье 65 ТК РФ собраны с учётом исключений по трудовой книжке, сверх перечня ничего не запрошено.
• Проверено, нужна ли справка об отсутствии судимости, и она получена до допуска.
• Для совместителя на вредные работы запрошена справка с основного места работы.
• Для несовершеннолетнего получены согласия родителей или опеки.
• У иностранца проверены патент, разрешение на работу или вид на жительство.
• Лист ознакомления с ЛНА подписан раньше трудового договора.
• Обязанности описаны в договоре или должностной инструкции, работник ознакомлен под подпись.
• Условие об испытании не установлено категории, которой оно запрещено, задачи на период испытания доведены.
• Вводный инструктаж запланирован до начала работы, первичный — до самостоятельной работы.
• Даты подачи ЕФС-1, сведений в военкомат и уведомления МВД внесены в календарь.

Стоимость электронного оформления приёма: тарифы Добыто на 2026 год

Цена КЭДО зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и нужной интеграции с учётной системой.

УКЭП для сотрудников выпускается через партнёров — удостоверяющие центры, тариф можно повысить или понизить в любое время, а разница при повышении пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав тарифов и условия для вашей численности приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Маршрут приёма складывается из шагов до допуска и обязанностей после него. До первого рабочего дня кадровик проверяет документы по закрытому перечню, получает справки для отдельных должностей, знакомит с ЛНА раньше договора, фиксирует обязанности и условие об испытании в договоре и проводит инструктажи. После допуска начинают течь сроки по ЕФС-1, трудовой книжке, военкомату и МВД, и у каждого свой отсчёт.

Добыто переводит в электронный вид ту часть приёма, которую разрешает статья 22.3 ТК РФ: договор, лист ознакомления и согласия новичок подписывает удалённо, а подпись выдаётся заранее, чтобы электронное оформление выдержало проверку и спор.

Частые вопросы о приёме на работу

Засчитываются ли в испытательный срок болезнь и прогулы?

Время, когда работник болел или был в отпуске, в срок испытания не засчитывается: это правило защищает работника. На того, кто перестал выходить на работу без уважительных причин, оно не распространяется: Восьмой кассационный суд признал законным увольнение по части 1 статьи 71 ТК РФ работника, который прекратил появляться на работе.

Можно ли установить испытание человеку, которого принимают повторно?

Повторное испытание допустимо, когда человек принимается на другую должность после реального перерыва. Цепочка договоров на одну и ту же должность с новым испытанием каждый раз суды квалифицируют как злоупотребление правом с целью обойти ограничение части 5 статьи 70 ТК РФ, и увольнение по итогам такого испытания признаётся незаконным.

Нужно ли соблюдать порядок дисциплинарных взысканий при увольнении по итогам испытания?

Нет, это разные процедуры. Конституционный Суд указал, что отсутствие взысканий не доказывает успешное прохождение испытания, а проступок не означает неудовлетворительного итога. Седьмой кассационный суд отнёс вопрос о том, запрашивались ли объяснения по проступкам, к обстоятельствам, которые для спора об испытании значения не имеют.

Имеет ли силу распечатка трудового договора, подписанного в КЭДО?

Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы она имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Электронный документ признаётся письменным доказательством по части 3 статьи 75 АПК РФ и статье 71 ГПК РФ.

Может ли регион ограничить приём иностранных работников?

Да. С 1 марта 2026 года по 419-ФЗ основание пункта 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ работает и по ограничениям, установленным региональными актами: договор с иностранцем прекращается не позднее срока, указанного в акте субъекта РФ. Допустимые доли иностранной рабочей силы по отраслям Правительство устанавливает ежегодно, за несоблюдение отвечают по статье 18.17 КоАП РФ.

Можно ли оформить приём через мессенджер MAX?

На дату публикации нет. Законопроект Минтруда о документообороте между работником и работодателем через MAX с интеграцией с платформой «Работа в России» имеет статус проекта. Виды подписи для кадровых документов до его принятия определяются действующей редакцией статей 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ.