О порядке перевода когда место занимает другой работник компании

Перевод работника на место, которое занимает другой работник компании, возможен только при свободной штатной единице. Само наличие должности в штатном расписании не делает её вакантной. Законных путей три: ввести вторую единицу через изменение штатного расписания, перевести нынешнего сотрудника на другую работу с его письменного согласия или оформить временный перевод на период отсутствия основного работника, за которым сохраняется место. В каждом варианте переводимый даёт письменное согласие и подписывает дополнительное соглашение по статьям 72 и 72.1 ТК РФ. Приказ это соглашение не заменяет. Временный перевод на время отсутствия длится до выхода основного работника и не отражается в трудовой книжке и ЕФС-1. Постоянный перевод записывают в трудовую книжку, если она ведётся, и подают в ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца.

Сценарная таблица поможет выбрать законный вариант и отличить перевод от перемещения, совмещения и внутреннего совместительства. Отдельно показано, как избежать ситуации, когда временный перевод становится постоянным и на одну должность претендуют два работника. Разобраны доплата за совмещение, в том числе в ДОУ, и вид электронной подписи для согласия на перевод в КЭДО. Пошаговый порядок оформления дан в середине материала. Документы и сроки ЕФС-1, цена ошибки по статье 5.27 КоАП, тарифы КЭДО и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.

Когда занятую должность можно передать другому работнику

Штатная единица, которую занимает работающий сотрудник, не освобождается оттого, что руководитель решил поставить на неё коллегу. По статье 57 ТК РФ трудовая функция определена как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, и она закреплена в трудовом договоре нынешнего сотрудника. Изменить его договор можно только письменным соглашением сторон по статье 72 ТК РФ. Поэтому без согласия того, кто занимает должность, место для перевода не появляется.

Переводу на занятую должность соответствуют три конструкции:

• работодатель вводит дополнительную единицу;
• нынешний сотрудник соглашается перейти на другую работу;
• основной работник временно отсутствует, и за ним сохраняется место.

Специального федерального порядка обмена должностями в ТК РФ нет. Если два сотрудника согласны поменяться местами, оформляют два согласованных перевода. Если сотрудник остаётся на своей должности и берёт часть чужих обязанностей, оформляют дополнительную работу по статье 60.2 ТК РФ с доплатой по статье 151.

В таблице показано, какой путь применим в типовой ситуации и какой комплект документов под него нужен.

Только в последней строке у работодателя нет законного инструмента. Занятое место освобождается лишь по воле самого сотрудника или за счёт изменения штатного расписания. Сверьте свою ситуацию со строками таблицы до того, как готовить приказ.

Когда перевод на занятую должность невозможен

Статья 74 ТК РФ разрешает работодателю менять определённые сторонами условия договора по организационным или технологическим причинам, если сохранить их нельзя. Изменение трудовой функции в эту процедуру не входит. Работника уведомляют не менее чем за 2 месяца, а при несогласии предлагают подходящие вакансии. Через статью 74 нельзя перевести сотрудника с должности, на которую претендует коллега.

Увольнение нынешнего сотрудника только ради того, чтобы освободить место, самостоятельного основания не имеет. Сокращение по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ предполагает реальное сокращение численности или штата. Кроме того, нужно соблюсти гарантии, включая предложение вакансий по части 3 той же статьи. Если после сокращения должность остаётся в штатном расписании и на неё переводят другого работника, реального сокращения не было.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перевод без согласия по частям 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ возможен на срок до 1 месяца. Основания такие: предотвращение или устранение последствий перечисленных в норме чрезвычайных обстоятельств, а также простой, предотвращение порчи имущества и замещение отсутствующего работника, если эти случаи вызваны такими обстоятельствами. Рядовая кадровая потребность к ним не относится. Если ни одна из трёх законных конструкций не подходит, остаются совмещение или поиск другой свободной единицы.

Виды перемещений работника: перевод, перемещение, совмещение, совместительство

Вид кадрового действия определяет трудовой договор. Если в нём указано структурное подразделение, переход в другое подразделение считается переводом даже на той же должности и требует письменного согласия по статьям 72 и 72.1 ТК РФ. В таблице собраны норма, порядок согласия и пределы по каждому виду.

Для задачи с занятой должностью из таблицы следуют два варианта, при которых переводить никого не нужно. Обязанности временно отсутствующего коллеги можно поручить с освобождением от основной работы, и тогда это временный перевод по части 1 статьи 72.2 ТК РФ. Можно поручить их и без освобождения, тогда действует статья 60.2. Перемещение подходит, когда сотрудника переводят на другое рабочее место, в не указанное в договоре подразделение в той же местности или поручают работу на другом механизме или агрегате.

Откройте трудовой договор и проверьте, указано ли в нём подразделение: от этого зависит, нужно ли согласие на смену отдела.

Порядок перевода на должность, которую занимает другой работник

Оформление начинается с двух документов: штатного расписания и трудового договора переводимого. По ним видно, есть ли свободная единица и какие условия договора изменятся.

Что проверить до начала оформления

• Штатное расписание: есть ли по нужной должности незанятая единица. Если нет, изменения расписания утверждают до перевода.
• Трудовой договор переводимого: какие условия меняются — трудовая функция, подразделение, оплата.
• Статус нынешнего сотрудника: продолжает работать, временно отсутствует с сохранением места или письменно согласен перейти на другую должность.
• Освобождается ли переводимый от своей работы. Если нет, вместо перевода оформляют дополнительную работу по статье 60.2 ТК РФ.
• Требования к новой должности. Для педагогических должностей это квалификационные требования и ограничения статьи 351.1 ТК РФ, для работы в образовательной организации с несовершеннолетними — обязательные медосмотры.
• Способ подписания: на бумаге или в КЭДО. Во втором случае проверьте, есть ли у работника УНЭП или УКЭП для согласия на перевод.

Вторая штатная единица по той же должности

Если работодатель согласен держать двух сотрудников на одной должности, сначала утверждают изменения штатного расписания и вводят дополнительную единицу. Увеличение численности само по себе договор переводимого не меняет. После изменения расписания с ним заключают дополнительное соглашение о переводе по статьям 72 и 72.1 ТК РФ. Согласие нынешнего сотрудника в этом варианте не требуется: условия его договора не затрагиваются.

Согласованный перевод сотрудника, который занимает должность

Место освобождается законно, если нынешний сотрудник сам соглашается перейти на другую свободную должность. Каждый перевод оформляется отдельно: сначала переводят того, кто освобождает должность, затем того, кто её займёт. При обмене должностями двух работников готовят два дополнительных соглашения и два приказа, даты которых согласуют между собой.

Официальная позиция Роструда изложена в памятке «Перевод на другую работу» на портале Онлайнинспекция.рф. Её можно показать сотруднику, который сомневается, обязан ли он соглашаться на перевод.

Временный перевод на период отсутствия основного работника

Если основной работник временно отсутствует и за ним сохраняется место, по части 1 статьи 72.2 ТК РФ замещающего переводят по письменному соглашению до выхода основного работника. В остальных случаях временный перевод длится до 1 года. Ограничения, которое запрещало бы временный перевод на свободную единицу на этот срок, ТК РФ не содержит.

Срок такого перевода нужно отслеживать. Если по его истечении прежняя работа не предоставлена, работник её не потребовал и продолжает работать на новой должности, условие о временном характере утрачивает силу и перевод считается постоянным. Верховный Суд РФ в определении № 5-КГ21-185-К2 указал, какие обстоятельства нужно установить для оценки последствий: продолжал ли работник выполнять новую функцию после срока и предоставлялась ли ему прежняя работа. Если основной работник вышел, а замещающий остался на его месте, на одну единицу претендуют два человека.

Как перевести работника на занятую должность: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите основание перевода: дополнительная единица, освобождение должности согласованным переводом нынешнего сотрудника или временное отсутствие основного работника с сохранением за ним места.
2. Шаг 2. Если свободной единицы нет, утвердите изменения штатного расписания или сначала оформите перевод сотрудника, который освобождает должность.
3. Шаг 3. Получите письменное согласие переводимого и подпишите дополнительное соглашение с новой редакцией условий: трудовая функция, подразделение, оплата. Для временного перевода укажите срок или условие о работе до выхода основного работника.
4. Шаг 4. Издайте приказ о переводе на основании подписанного дополнительного соглашения.
5. Шаг 5. При постоянном переводе внесите запись в трудовую книжку, если она ведётся, и подайте в ЕФС-1 мероприятие «ПЕРЕВОД» не позднее 25-го числа следующего месяца. Временный перевод в трудовую книжку и ЕФС-1 не вносят.
6. Шаг 6. При временном переводе зафиксируйте дату выхода основного работника. В эту дату предоставьте замещающему прежнюю работу. Если для него есть свободная единица и стороны согласны, оформите постоянный перевод отдельным соглашением.

Сформируйте приказ о переводе с прежней и новой должностью

Конструктор формирует приказ в формате .docx с таблицей прежней и новой должности, оклада и вида перевода. В Добыто документы перевода синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически, а модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день.

Совмещение должностей и доплата за совмещение, в том числе в ДОУ

Дополнительную работу по статье 60.2 ТК РФ выполняют в течение установленного рабочего дня наряду с основной, с письменного согласия работника. Срок, содержание и объём поручённой работы стороны согласуют. Работа по другой профессии или должности называется совмещением, работа по той же должности — расширением зон обслуживания или увеличением объёма работ.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оформляют двумя способами. С освобождением от основной работы это временный перевод по части 1 статьи 72.2 ТК РФ со всеми документами перевода. Без освобождения действует статья 60.2: сотрудник остаётся на своей должности, выполняет обязанности отсутствующего дополнительно и получает доплату.

Доплату за совмещение и исполнение обязанностей отсутствующего по статье 151 ТК РФ устанавливают соглашением сторон с учётом содержания и объёма дополнительной работы. Единой федеральной ставки, в том числе для ДОУ, нет. В дошкольном учреждении размер доплаты проверяют по отраслевым актам и локальному положению об оплате труда, которые действуют в этом учреждении.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Работа в образовательной организации, связанная с обучением несовершеннолетних, требует обязательных предварительных и периодических медосмотров независимо от должности. Основание — пункт 25 приложения к Порядку, утверждённому приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н. Если в ДОУ работнику поручают работу по педагогической должности, проверяют квалификационные требования по части 1 статьи 46 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» и статье 331 ТК РФ, а также ограничения статьи 351.1 ТК РФ.

Работник и работодатель вправе досрочно отказаться от дополнительной работы или отменить поручение, письменно предупредив другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня. Поэтому в приказе о совмещении указывают срок, размер доплаты и согласие работника: по этим реквизитам потом проверяют и отмену поручения.

Документы перевода: дополнительное соглашение, приказ, трудовая книжка, ЕФС-1

Перевод оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору. Это требование закреплено в памятке Роструда, утверждённой приказом от 11.11.2022 № 253, и приказ работодателя соглашение не заменяет. Остальной набор документов зависит от того, постоянный перевод или временный.

После временного перевода в учёте остаются только соглашение и приказ. Поэтому, если перевод стал постоянным, запись в трудовой книжке и сведения ЕФС-1 оформляют позже фактического начала работы на новой должности. Храните соглашение о временном переводе вместе с приказом и сведениями о дате выхода основного работника.

Порядок ведения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: по пункту 10 постоянный перевод записывают, временный — нет. Приказ действует с 01.09.2021 до 01.09.2027.

Сведения о постоянном переводе подают в подразделе 1.1 ЕФС-1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления перевода, по пункту 5 статьи 11 Федерального закона № 27-ФЗ. Форму обновил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Он опубликован 19.12.2025 и вступил в силу 30.12.2025, хотя в отдельных информационных сообщениях СФР указана дата 01.01.2026. В графе «Код выполняемой функции» больше нет кодов «ДИСТ» и «НДОМ», поэтому при переводе дистанционного или надомного работника их не указывают. Также добавлен новый код статуса зарегистрированного лица «МДИГ».

Порядок заполнения подраздела 1.1 по форме 2026 года, включая мероприятие «ПЕРЕВОД», изложен в разъяснении отделения СФР о заполнении ЕФС-1. Сверьте с ним коды до отправки сведений.

Допсоглашение о переводе и приказ можно подписать и хранить в электронном виде, если в компании введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, отдельных реквизитов или подписи. Посмотрите, какие документы о переводах существуют у вас только в электронном виде, и решите заранее, чем вы подтвердите их подлинность.»

Образцы дополнительного соглашения о переводе и штатного расписания Т-3

Если для переводимого нужна дополнительная единица, начните со штатного расписания, а затем заполните дополнительное соглашение.

Перевод в КЭДО: какая электронная подпись нужна для согласия и допсоглашения

Виды подписи для документов перевода по статье 22.3 ТК РФ

Согласие на перевод прямо включено в специальный перечень статьи 22.3 ТК РФ. Статью ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ о кадровом электронном документообороте. Работодатель подписывает изменения трудового договора УКЭП. Работник подписывает согласие на перевод и изменения договора одним из трёх способов: УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП, созданной через инфраструктуру электронного правительства. ПЭП в перечень для этих документов не входит. Её применяют для иных электронных документов при соблюдении условий закона.

В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Поэтому согласие на перевод работник подписывает УНЭП по соглашению сторон без отдельной покупки ключа, а УКЭП сотрудникам выпускают партнёрские удостоверяющие центры.

Как доказать электронное согласие на перевод в споре

Электронные кадровые документы признаются доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. В трудовых спорах суды проверяют:

1. Положение о кадровом электронном документообороте.
2. Утверждённый перечень документов и категорий работников.
3. Соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением об ЭДО.
4. Порядок и дату выдачи подписи.
5. Идентификацию работника при подписании.
6. Кто контролировал систему и что она фиксирует.
7. Фактическую способность работника пользоваться системой.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Для победы в споре мало установить, что документ сформирован в системе от имени работника. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем Положении о КЭДО такого порядка нет, технически исправная подпись спор не выиграет. Проверьте этот раздел до того, как отправлять сотрудникам согласия на перевод.»

Кейс из практики: работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях и настаивал, что уведомлять его в электронном виде было нельзя. Работодатель представил соглашение об использовании УНЭП, заключённое при приёме на работу, и подтверждение ознакомления с положением об ЭДО. По этому положению сотрудник знакомится с документами в электронном виде. Суд учёл, что по этим документам работник должен был получать уведомления электронно.

Мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием КЭДО на всю компанию. Так до запуска согласий на перевод проверяется, умеет ли каждый работник сам подписывать документы в системе.

Цена ошибки при переводе на занятую должность

Нарушение порядка перевода квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение либо штраф 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и ИП и 30 000-50 000 руб. для юрлиц. За повторное аналогичное нарушение по части 2 должностным лицам грозит штраф 10 000-20 000 руб. или дисквалификация, ИП — 10 000-20 000 руб., юрлицам — 50 000-70 000 руб.

Если перевод признают незаконным, по статье 394 ТК РФ работника восстанавливают на прежней работе, присуждают предусмотренные выплаты, а по его требованию — компенсацию морального вреда. Когда незаконно переведён тот, кто занимал должность, после восстановления на одну единицу снова претендуют два сотрудника.

• Приказ без дополнительного соглашения. Так поступают, чтобы сократить документооборот до одного документа. Приказ соглашение не заменяет, а перевод без письменного изменения договора нарушает статью 72 ТК РФ и подпадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
• Временный перевод без контроля срока. Дату не отслеживают, потому что замещающий справляется с работой. После выхода основного работника замещающий продолжает трудиться на его месте, перевод становится постоянным, и на одну должность претендуют двое.
• Сокращение должности ради её освобождения. К нему прибегают, когда нынешний сотрудник не соглашается на перевод. Если должность остаётся в штатном расписании, реального сокращения нет, и у такого увольнения нет законного основания.
• Согласие на перевод подписано ПЭП. ПЭП выбирают, потому что она есть у всех сотрудников в КЭДО. Для согласия на перевод и изменений договора статья 22.3 ТК РФ требует от работника УКЭП или УНЭП. Одно это нарушение не лишает документ доказательственной силы автоматически, но в споре его оценят вместе с остальными обстоятельствами.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Электронная форма кадрового документа сама по себе нарушением не считается: электронный документ признан письменным доказательством и в арбитражном, и в гражданском процессе. Споры проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Перед отправкой согласия на перевод сверьте вид подписи с перечнем статьи 22.3 ТК РФ.»

Важный нюанс из практики: городской суд признал, что работодатель уведомлял работника о переводе по электронной почте в соответствии с законом. Это решение служит доводом против позиции, что переписка с работником ничего не доказывает. Сохраняйте письма с уведомлением о переводе вместе с дополнительным соглашением.

Стоимость электронного оформления переводов: тарифы КЭДО

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа: численности подключаемых работников, доступных видов подписи и интеграции с 1С.

Для согласия на перевод работнику нужна УНЭП или УКЭП. УНЭП выпускается бесплатно уже в «Старте», а УКЭП и интеграция с 1С входят в «Бизнес». Изменения трудового договора работодатель подписывает своей УКЭП. Тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав опций по каждому тарифу приведён на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Должность, на которой работает другой сотрудник, становится доступной для перевода в трёх случаях: в штатном расписании появилась дополнительная единица, нынешний сотрудник согласился перейти на другую работу или он временно отсутствует с сохранением места. Любой перевод опирается на письменное согласие и дополнительное соглашение. Постоянный перевод дополнительно требует записи в трудовой книжке и сведений ЕФС-1. Обязанности коллеги без освобождения от своей работы закрывают совмещением с доплатой. За временным переводом нужно следить до выхода основного работника, чтобы он не превратился в постоянный.

В Добыто согласия на перевод, дополнительные соглашения и приказы подписываются в одной системе, а маршруты согласования и статусы подписания видны кадровой службе и синхронизируются с 1С:ЗУП.

Частые вопросы о переводе на занятую должность

Можно ли перевести сотрудника на занятую должность по медицинскому заключению?

Статья 73 ТК РФ обязывает перевести работника, которому по медицинскому заключению нужна другая работа, с его письменного согласия на имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную по здоровью. Должность, на которой работает другой сотрудник, для такого перевода не освобождается: норма говорит об имеющейся работе. Если перевод нужен на срок до 4 месяцев, а работник отказывается или подходящей работы нет, его отстраняют. Если перевод нужен на срок свыше 4 месяцев или постоянно, при отказе или отсутствии работы договор прекращают по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Можно ли разделить одну штатную единицу между двумя работниками?

Универсального федерального запрета на это нет. Статья 57 ТК РФ связывает трудовую функцию со штатным расписанием, но не запрещает работу двух лиц на одноимённой должности при правильном оформлении. Распространённый тезис о том, что одна единица не может быть закреплена за двумя работниками, отдельной нормой в такой формулировке не подтверждается. Если при разделении меняются ставка или режим нынешнего сотрудника, это изменение его договора, и нужно письменное соглашение по статье 72 ТК РФ. Штатное расписание приводят в соответствие до перевода.

Можно ли без согласия перевести сотрудника на время отсутствия коллеги?

Только если замещение вызвано чрезвычайными обстоятельствами, перечисленными в части 2 статьи 72.2 ТК РФ. Срок такого перевода — до 1 месяца. Плановое отсутствие сотрудника под это основание не подпадает, и тогда нужен перевод по письменному соглашению. Работу по выполняемой должности оплачивают не ниже среднего заработка по прежней работе. Если новая работа требует более низкой квалификации, письменное согласие нужно и при чрезвычайных обстоятельствах.

Как подписать перевод с дистанционным работником?

По статье 312.3 ТК РФ, введённой Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, электронное изменение трудового договора с дистанционным работником подписывает УКЭП работодатель, а работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП для дополнительного соглашения о переводе не применяется. Другие документы стороны подписывают способом, который установлен соглашением с работником или ЛНА.

Что грозит работодателю, если доплату за совмещение не выплачивают?

Невыплата или неполная выплата согласованной доплаты квалифицируется как невыплата заработной платы по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для должностных лиц составляет 10 000-20 000 руб., для ИП — 1 000-5 000 руб., для юрлиц — 30 000-50 000 руб. Размер доплаты, зафиксированный в соглашении по статье 151 ТК РФ, меняют только новым соглашением сторон.

Как отразить в ЕФС-1 временный перевод, который стал постоянным?

На практике указывают дату начала фактической работы на новой должности и реквизиты обоих приказов. Этот подход перенесён из разъяснений по прежней форме СЗВ-ТД и считается вероятным, а не закреплённым для новой формы. Сведения подают в подразделе 1.1 как мероприятие «ПЕРЕВОД» не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления. Запись в трудовую книжку вносят, если она ведётся.