Заявление на отпуск на 14 календарных дней: образец 2026

Заявление на очередной отпуск на 14 календарных дней пишут, когда сотрудник уходит отдыхать по графику отпусков или просит перенести даты. Из статьи вы возьмёте готовый образец текста, узнаете, за сколько дней подавать документ, как кадровик считает отпускные за две недели отдыха и чем электронное заявление в КЭДО отличается от бумажного. Отдельно разберём правило ТК РФ о том, что одна из частей отпуска не может быть короче 14 календарных дней — на нём спотыкаются и работники, и эйчары.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Когда нужно заявление на отпуск на 14 дней и почему именно 14

Статья 125 ТК РФ разрешает делить ежегодный оплачиваемый отпуск на части по соглашению работника и работодателя, но хотя бы одна часть должна составлять не менее 14 календарных дней. Отсюда и популярность формулировки «на 14 календарных дней» в заявлениях: сотрудник закрывает обязательный двухнедельный блок, а оставшиеся дни дробит как ему удобно — по 5, по 7, иногда по одному дню к выходным. Если ни одна часть не дотягивает до 14 дней, а кадровик это не отследил, при проверке ГИТ компания получает замечание. В практике Добыто мы видим эту ошибку в каждом втором аудите кадровых документов перед переходом на КЭДО.

Само заявление при уходе в отпуск строго по графику формально не обязательно. График отпусков по форме Т-7 — локальный нормативный акт, обязательный для обеих сторон, и работодатель сам издаёт приказ, уведомляет работника за две недели и выплачивает отпускные за три дня до начала отдыха. Заявление становится обязательным в трёх ситуациях: даты отличаются от графика, отпуск берёт новый сотрудник, которого в графике нет, или работник из льготной категории использует право на отдых в удобное время. Многие компании при этом собирают заявления со всех подряд — и логику в этом требовании искать бессмысленно, его проще выполнить, чем спорить с регламентом.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Кадровики любят собирать заявления даже на отпуск по графику — и я их понимаю. Когда через год сотрудник заявит, что его отправили отдыхать насильно, бумажечка с его подписью закрывает спор. А в КЭДО заявление вообще оформляется за пару минут с телефона, так что собрать их скопом со всего отдела — не головняк, а пара кликов.»

Как составить заявление: реквизиты и готовый образец текста

Унифицированной формы для заявления на отпуск не существует — документ составляют в свободной форме, от руки или печатно. Обязательные реквизиты: должность и ФИО руководителя в дательном падеже, наименование организации, должность и ФИО работника в родительном падеже, слово «Заявление», просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск с указанием даты начала и продолжительности, дата составления и личная подпись. Подпись — ключевой реквизит, без неё документ не имеет силы.

Готовый образец текста:

Нюанс в том, что формулировку лучше строить через дату начала и продолжительность, а не через «с 6 по 19 июля». Если на 14-дневный период попадает нерабочий праздничный день, он по ст. 120 ТК РФ в число календарных дней отпуска не включается, и отдых автоматически удлиняется. При формулировке «по 19 июля» сотрудник этот день просто теряет. Мелочь? На длинных майских такая мелочь стоит работнику 2-3 дня отдыха.

Спланировать даты так, чтобы две недели легли без пересечений с коллегами и праздниками, помогает планировщик графика отпусков на 2026 год — он визуализирует наложения периодов по всему отделу.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самый частый косяк в заявлениях — сотрудник пишет период ‘с 6 по 19 июля’ и не считает праздники. Потом приходит к кадровику и допинывается до переноса. Я всегда советую писать дату старта плюс 14 календарных дней, а остаток дней перед подачей сверять через калькулятор — так и работнику спокойнее, и кадровой меньше переделок.»

Сроки подачи заявления и выплаты отпускных

ТК РФ не устанавливает срок подачи заявления на отпуск по графику. Практический ориентир — не позднее чем за 14 календарных дней до начала отдыха, и вот почему. Работодатель обязан уведомить работника о начале отпуска за две недели (ст. 123 ТК РФ), а отпускные выплатить не позднее чем за три календарных дня до старта (ст. 136 ТК РФ). Бухгалтерии нужно время на расчёт, кадровой — на приказ. Заявление, поданное за два дня до желаемой даты, физически не даёт компании соблюсти трёхдневный срок выплаты, и работодатель вправе отказать в таких датах.

Если работодатель сам нарушил сроки — не предупредил за две недели или не выплатил отпускные за три дня — работник вправе требовать переноса отпуска на другое время. Это прямая норма ст. 124 ТК РФ, и инспекторы ГИТ проверяют её жёстко. Отпуск также продлевается или переносится при болезни работника в период отдыха и при исполнении государственных обязанностей. Проверить трактовку конкретной ситуации можно прямо на портале Роструда Онлайнинспекция.рф — сервис даёт официальные разъяснения по отпускным спорам.

Право на первый отпуск у нового сотрудника возникает через 6 месяцев непрерывной работы, но по соглашению сторон работодатель отпускает и раньше. Несовершеннолетним, родителям детей-инвалидов, многодетным с тремя и более детьми до 14 лет младшему, почётным донорам отказать в удобных датах нельзя — их заявления работодатель удовлетворяет независимо от графика.

Расчёт отпускных за 14 календарных дней

Сумма отпускных равна среднедневному заработку, умноженному на 14. Среднедневной заработок считают за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. При полностью отработанном периоде формула простая: начисленную зарплату делят на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). При неполном периоде число полностью отработанных месяцев умножают на 29,3, прибавляют календарные дни в неполных месяцах и делят начисленный заработок на полученное значение.

Пример из практики расчётчиков. Менеджер написал заявление на отпуск на 14 дней с 1 июля, устроился 10 октября прошлого года. Полных месяцев — 8, неполный — октябрь: 22 отработанных дня делим на 31 календарный и умножаем на 29,3, получаем 20,8. За период начислено 350 000 руб. Знаменатель: 8 × 29,3 + 20,8 = 255,2. Среднедневной заработок: 350 000 / 255,2 = 1371,47 руб. Отпускные за 14 дней: 1371,47 × 14 = 19 200,58 руб. до вычета НДФЛ. Цифры рваные, копейки никуда не деваются — бухгалтерия считает именно так, а не «двадцать тысяч на руки».

Перед подачей заявления стоит сверить, хватает ли накопленных дней: калькулятор остатка дней отпуска покажет доступный баланс с учётом уже отгулянных периодов и поможет не просить больше, чем накоплено.

Как подать заявление на отпуск на 14 дней: пошаговая инструкция

Электронное заявление на отпуск через КЭДО

С 2021 года 377-й закон закрепил в ТК РФ статьи 22.1-22.3, и заявление на отпуск стало одним из самых массовых электронных кадровых документов. Работник заполняет шаблон в личном кабинете, подписывает ПЭП или УНЭП, документ уходит по маршруту согласования к руководителю и в кадровую службу, а система сама формирует приказ. УКЭП для заявления на отпуск не нужна — перечень документов из ст. 22.3 ТК РФ, требующих усиленных подписей со стороны работника, заявление на ежегодный отпуск не включает. Это совсем другие денежки для работодателя: ПЭП выпускается бесплатно внутри системы.

В сервисе Добыто мы реализовали этот процесс через график отсутствий: сотрудник видит свой баланс дней, выбирает период, и система сразу подсвечивает пересечения с коллегами и проверяет правило о 14-дневной части. Кадровик не сводит таблицы вручную — заявление, согласование руководителя и приказ идут одной цепочкой, каждая подпись фиксируется с отметкой времени. На проверке ГИТ такая цепочка читается как доказательство соблюдения процедуры.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Раньше отпускной сезон выглядел так: эйчары бегали с бумажками по этажам и допинывали руководителей до подписи, а график на стене был исписан переносами. После раскатки КЭДО сотрудник запуливает заявление с телефона, руководитель согласует пушем, приказ собирается автоматом. На пилотной группе это видно уже в первую неделю — заявления перестают теряться.»

Согласие на КЭДО — обязательное условие: переводить работника на электронный документооборот без его письменного согласия ст. 22.2 ТК РФ запрещает. Исключение — сотрудники, принятые на работу после 31 декабря 2021 года без трудового стажа: для них согласие не требуется.

Ошибки при оформлении заявления на 14 дней отпуска

Ошибка 1: ни одна часть отпуска не достигает 14 календарных дней. Сотрудник дробит 28 дней на четыре недели или берёт пятницы весь год, кадровик пропускает. Делают так ради гибкости и длинных выходных. Цена ошибки — предупреждение или штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: до 5 000 руб. на должностное лицо и до 50 000 руб. на юрлицо, плюс предписание ГИТ с пересмотром графика.

Ошибка 2: заявление подано впритык к дате начала. Работник хочет уйти «с понедельника», подаёт документ в четверг. Мотив понятный — обстоятельства. Но бухгалтерия не успевает выплатить отпускные за 3 дня, и формально нарушение возникает у работодателя: компенсация за задержку выплаты по ст. 236 ТК РФ начисляется за каждый день, а при проверке прилетает тот же штраф по 5.27 КоАП. Грамотные компании в таких случаях оформляют отпуск с более поздней даты либо берут с работника заявление с просьбой о выплате в иной срок — хотя Роструд к таким схемам относится скептически.

Ошибка 3: в заявлении нет продолжительности или даты начала. Написано «прошу предоставить отпуск в июле». Кадровик вынужден возвращать документ, сроки сдвигаются, отпускные считать не от чего. В системах КЭДО эта ошибка отсекается на уровне шаблона — поля с датой и количеством дней обязательны для заполнения, и в практике Добыто после перевода заявлений в электронный вид возвраты на доработку сходят почти к нулю.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В спорах об отпусках суд первым делом смотрит даты: когда подано заявление, когда издан приказ, когда упали отпускные. Если хоть одно звено провисло — позиция работодателя сыпется. Поэтому я за то, чтобы вся цепочка жила в КЭДО с отметками времени: задним числом там ничего не нарисуешь, и это защищает обе стороны.»

Образцы кадровых документов для оформления отпусков

Стоимость оформления отпускных заявлений в сервисе КЭДО

Цена электронного оформления заявлений на отпуск складывается из тарифа сервиса КЭДО: стоимость считается за сотрудника в месяц и зависит от численности штата и набора функций — видов подписей, шаблонов, интеграции с 1С.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее и посчитать бюджет под конкретный штат.

Выводы: заявление на очередной отпуск на 14 календарных дней

Заявление на отпуск на 14 календарных дней составляется в свободной форме и обязательно содержит дату начала отдыха, продолжительность, дату составления и подпись работника. При уходе строго по графику Т-7 документ формально не требуется, но при отклонении от графика, для новых сотрудников и льготных категорий он обязателен. Правило ст. 125 ТК РФ требует, чтобы хотя бы одна часть ежегодного отпуска составляла не менее 14 календарных дней — нарушение грозит штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб. на организацию.

Подавайте заявление не позднее чем за 14 дней до желаемой даты: работодателю нужно уведомить вас за две недели и выплатить отпускные за три календарных дня до начала отдыха. Формулируйте просьбу через дату начала и продолжительность, а не через закрытый период — так праздничные дни удлинят отпуск, а не сгорят. Перед подачей сверяйте остаток накопленных дней и помните, что отпускные считаются как среднедневной заработок за 12 месяцев, умноженный на 14.

Электронные заявления через КЭДО подписываются ПЭП или УНЭП — УКЭП для этого документа не требуется. Система сама контролирует баланс дней, правило 14-дневной части и сроки, а каждая подпись фиксируется с отметкой времени, что закрывает споры при проверках ГИТ и в суде. Доля компаний, переводящих отпускные процессы в электронный вид, растёт с каждым отпускным сезоном, и заявление на отпуск остаётся самым массовым документом этого перехода.

Часто задаваемые вопросы