Как отразить перенос отпуска в 1С:ЗУП: инструкция 2026

Перенос отпуска в 1С:ЗУП оформляется одноимённым документом «Перенос отпуска», который создаётся прямо из графика отпусков по ссылке «Оформить перенос» в разделе «Кадры — Графики, переносы отпусков». Если вы хоть раз правили график вручную, зачёркивая старые даты и вписывая новые поверх, то знаете, во что это превращается к середине года. Здесь разберём, как корректно отразить перенос в программе, какими статьями ТК РФ это держится, чем перенос отличается от продления и что меняется, когда документы подписываются в КЭДО, а не на бумаге. Тема входит в большой блок про оформление отпусков по трудовому кодексу, где собраны и расчёт отпускных, и график, и заявления.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что считается переносом отпуска и чем он отличается от продления

Перенос — это смена дат отдыха. Был отпуск с 5 августа, стал с 1 сентября. Продление — это когда отпуск уже идёт, и его конец сдвигается вперёд, потому что внутри случилось событие, которое крадёт дни отдыха. Сотрудник заболел в середине отпуска — дни болезни не считаются отдыхом, и отпуск автоматически удлиняется на эти дни. Разница принципиальная, и в 1С:ЗУП она отражается разными документами. Путать их нельзя, иначе расчёт отпускных и табель поедут.

Основания для обязательного переноса или продления перечислены в статье 124 ТК РФ. Ежегодный оплачиваемый отпуск переносится на другой срок, который работодатель определяет с учётом пожеланий работника, в случаях временной нетрудоспособности самого работника, исполнения им во время отпуска государственных обязанностей с освобождением от работы и в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными актами. Перечень открытый — суды не раз указывали, что он не исчерпывающий. Но есть два отдельных основания, которые кадровики путают чаще всего.

Первое. Работнику не выплатили отпускные за три дня до начала отдыха — значит, отпуск он вправе требовать перенести. Второе. Работника предупредили о начале отпуска позже чем за две недели. Оба случая прямо названы в части 2 статьи 124. Это не право работодателя «пойти навстречу», это его обязанность перенести по требованию работника. Логику тут искать бессмысленно, требование надо просто выполнять.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык — кадровик путает перенос по соглашению с обязательным переносом. Если денюжки не пришли за три дня или человека не уведомили вовремя, у работодателя нет выбора. А вот когда сотрудник просто хочет летом вместо зимы по семейным обстоятельствам — тут уже работодатель решает, и может отказать. Я думаю, половина трудовых споров по отпускам растёт именно из этой подмены.»

Когда отпуск переносить можно, а когда нельзя

По соглашению сторон отпуск можно сдвинуть практически всегда — работник пишет заявление, работодатель ставит резолюцию. Но есть жёсткие ограничения. Часть 4 статьи 124 запрещает переносить отпуск так, чтобы человек не отдыхал два года подряд. Непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд — прямое нарушение. Запрещено вообще не давать отпуск работникам до 18 лет и занятым на вредных и опасных работах. У них перенос на следующий год исключён.

Отдельная категория — те, кто берёт отпуск в удобное для себя время. Несовершеннолетние, один из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет, многодетные с тремя и более детьми, где младшему нет 14, почётные доноры. Этим работникам отказать в желаемых датах нельзя, и при переносе их пожелания идут вперёд. У госслужащих своя норма: на будущий год переносится только часть отпуска свыше 28 календарных дней.

Как отразить перенос отпуска в 1С:ЗУП по графику

Базовый сценарий — отпуск ещё не начался, он просто стоит в графике, и нужно сдвинуть даты. В 1С:ЗУП 3.1 это делается не правкой графика поверх, а отдельным документом. Открываете график отпусков, находите строку нужного сотрудника и нажимаете «Оформить перенос». Программа создаёт документ «Перенос отпуска», который потом живёт в журнале «Кадры — Графики, переносы отпусков». В табличной части можно указать несколько периодов, если отпуск дробится на части при переносе — например, было 14 дней одним куском, стало 7 плюс 7.

Важная деталь, которую часто упускают. Документ «Перенос отпуска» формирует две разные печатные формы в зависимости от того, кто инициатор. Если переносит сам работник — печатается «Заявление». Если работодатель — «Уведомление о переносе отпуска». Программа подставит нужную форму, но галочку инициатора вы выставляете руками, и от неё зависит, какой документ ляжет в дело. На проверке ГИТ инспектор смотрит именно на основание: было заявление работника или уведомление работодателя с его согласием.

Как оформить перенос отпуска в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Перенос отпуска из-за больничного: документ-исправление «Отпуск»

Тут начинается то, на чём спотыкаются почти все. Если отпуск уже идёт и сотрудник заболел — это не «Перенос отпуска» из графика. Это работа с самим документом «Отпуск». В ЗУП 3.1 заходите в проведённый документ отпуска и создаёте на его основе документ-исправление — кнопка «Исправить». Дальше развилка.

Если дни болезни просто продлевают отпуск (человек догуливает их сразу после выздоровления), на вкладке «Продления, переносы, отзывы» добавляете период болезни, и программа сама сдвигает дату окончания. Сумма отпускных при этом не меняется — статья 124 прямо говорит, что при продлении зарплата за время отпуска не пересчитывается. Меняется только календарная граница.

Если же дни болезни сотрудник хочет перенести на другой срок, а не догулять сразу, схема сложнее. В документе-исправлении дата окончания на основной вкладке — это дата окончания того кусочка отпуска, который человек реально отгулял до болезни. А на вкладке «Продления, переносы, отзывы» вручную добавляете и период болезни, и период с даты выхода после больничного до начала перенесённого кусочка. Звучит как ребус, но иначе программа неправильно посчитает фактически использованные дни. По сути, вы руками показываете 1С, где отдых был, где болезнь, а где разрыв.

Мария Ж, специалист по кадровому учёту в 1С:
«Главные грабли с больничным — кадровик делает новый документ «Отпуск» вместо исправления старого. И всё, у сотрудника в системе задваиваются дни, остаток отпуска уходит в минус, а на расчётке вылезает лишняя сумма. Я думаю, процентов семьдесят ошибок по переносам — это именно лишний документ вместо исправления существующего.»

Отзыв из отпуска и обратный перенос неиспользованных дней

Отзыв — отдельная история, и в 1С она оформляется документом «Отзыв из отпуска» либо через исправление отпуска. Юридически отзыв возможен только с согласия работника (статья 125 ТК РФ), и неиспользованную часть нужно либо предоставить в удобное для него время в текущем рабочем году, либо присоединить к отпуску за следующий год. Нельзя отзывать тех же несовершеннолетних, беременных и занятых на вредных работах.

Механика в системе линейная. Руководитель инициирует отмену отпуска, готовится уведомление, работник подписывает согласие. Кадровик делает исправление отпуска, расчётчику приходит задача на корректировку начислений (часть отпускных за неотгулянные дни сторнируется), а сотруднику — задача запланировать неиспользованный кусок. Дальше он создаёт «Перенос отпуска», и неотгулянные дни встают на новые даты. То есть отзыв почти всегда тянет за собой обратный перенос — иначе дни повиснут.

Образцы документов для оформления и переноса отпуска

Что обязательно проверить в графике после переноса

График отпусков — это локальный нормативный акт, обязательный и для работника, и для работодателя. Утверждается он не позднее чем за две недели до начала календарного года (статья 123 ТК РФ); на практике в 1С его заполняют до 17 декабря. После любого переноса данные в графике должны совпадать с фактом. В ЗУП документ «Перенос отпуска» как раз для того и нужен, чтобы изменение зафиксировалось как отдельная запись, а не затёрло исходную. Старая дата остаётся видна, новая добавляется — история сохраняется. Это и для аудита удобно, и при споре с работником пригодится.

Проверьте три вещи. Первое — совпадает ли остаток дней отпуска у сотрудника после переноса с тем, что должно быть. Зайдите по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» в документе и сверьте. Второе — не нарушен ли запрет на отдых раз в два года из части 4 статьи 124. Третье — успеваете ли вы уведомить работника за две недели до новой даты. Если новая дата близко, а уведомить за 14 дней уже не выходит, перенос придётся сдвигать ещё дальше.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«График на А1, прикноплённый к стене и весь исчёрканный переносами — это не анекдот, я такое видела не раз. Разобраться в нём может только кадровик, который ведёт его двадцать лет, и пока он на больничке, компания встаёт. Вся эта математика сводится к одному: переносы должны жить в системе отдельными документами, а не в зачёркиваниях на бумаге.»

Перенос отпуска в связке с КЭДО: подписи и маршруты

Если компания ведёт кадровый электронный документооборот, перенос отпуска не печатается, а подписывается электронной подписью. Юридическая основа — статьи 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ, которые в 2021 году разрешили вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Заявление на перенос, уведомление, приказ — всё это можно подписать в системе. Для большинства кадровых документов работнику достаточно усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП), в том числе бесплатной через Госключ от Минцифры. УКЭП обязательна только для узкого перечня — трудовой договор, договор о матответственности, согласие на перевод, заявление об увольнении (статья 22.3).

На практике перенос в КЭДО выглядит так. Сотрудник в личном кабинете подаёт заявление на перенос, оно уходит по маршруту согласования руководителю, потом в кадровую службу. Кадровик в 1С формирует документ «Перенос отпуска» и приказ, отправляет на подпись. Работник подписывает в мобильном приложении — и весь цикл закрывается за минуты, без беготни с бумажками между этажами. В сервисе Добыто мы строим маршрут так, чтобы перенос автоматически перезапускал процесс уведомления о новом отпуске за две недели до его начала, и кадровику не приходилось держать сроки в голове.

Один нюанс из практики. Документы, связанные с работой, в КЭДО должны передаваться в формате PDF/A-1A — требование приказа Минтруда. Обычный PDF или Word придётся дублировать на бумаге, и смысл электронного переноса теряется. Наши специалисты закладывают корректный формат в шаблоны на этапе настройки.

Типичные ошибки при переносе отпуска в 1С:ЗУП

Ошибка первая — новый документ «Отпуск» вместо исправления существующего при переносе из-за болезни. Делают так, потому что кажется проще создать с нуля, чем разбираться в исправлении. Цена ошибки — задвоение дней, минусовой остаток отпуска и лишние суммы в расчёте, которые потом приходится сторнировать вручную. На штате в 200-300 человек это десятки часов сверки в конце квартала.

Ошибка вторая — правка графика поверх старых дат вместо документа «Перенос отпуска». Мотив тот же, экономия пары кликов. Но тогда теряется история: при проверке ГИТ невозможно показать, на каком основании и когда отпуск сдвинули, а статья 123 требует, чтобы график был достоверным. Прямой убыток — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП: для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении по части 2 — до 70 000 рублей.

Ошибка третья — перенос без проверки запрета на отдых раз в два года. Кадровик двигает отпуск из года в год, идя навстречу сотруднику, и не замечает, что человек не отдыхал уже два года подряд. Это нарушение части 4 статьи 124, и тот же штраф по 5.27 КоАП. 1С:ЗУП КОРП умеет подсказывать про пересечения и накопленные дни, но в базовой версии контроль лучше держать самому.

Стоимость перевода кадровых процессов на КЭДО Добыто

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей — интеграции с 1С, электронного архива, видов подписи. Перенос отпусков сам по себе не тарифицируется отдельно: вы оплачиваете рабочее место сотрудника в системе, а оформление переносов, отзывов, графиков входит в кадровый функционал.

В тарифе Бизнес действует условие минимальной оплаты — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма меняется в зависимости от того, нужна ли вам интеграция с вашей конфигурацией 1С и какой объём электронного архива требуется — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать стоимость под вашу численность точнее.

Выводы: перенос отпуска в 1С:ЗУП

Перенос отпуска до его начала оформляется документом «Перенос отпуска» из графика по кнопке «Оформить перенос», а перенос или продление уже идущего отпуска из-за болезни — документом-исправлением «Отпуск» на вкладке «Продления, переносы, отзывы». Это два разных механизма, и их нельзя подменять — иначе остаток дней и расчёт отпускных уедут. Основания для обязательного переноса перечислены в статье 124 ТК РФ: болезнь, невыплата отпускных за три дня, уведомление позже чем за две недели. По соглашению сторон сдвинуть отпуск можно почти всегда, но с учётом запрета на отдых реже раза в два года.

На что обратить внимание практически: всегда оформляйте перенос отдельным документом, а не правкой графика поверх старых дат — так сохранится история для проверки ГИТ. После переноса сверяйте остаток дней через ссылку «Как сотрудник использовал отпуск» и проверяйте, успеваете ли уведомить работника за 14 дней до новой даты. Отзыв из отпуска почти всегда тянет за собой обратный перенос неотгулянных дней — не оставляйте их висеть. Несоблюдение порядка грозит штрафом по статье 5.27 КоАП до 50 000 рублей для юрлица.

В перспективе ручное ведение переносов уходит в прошлое. При штате от пары сотен человек переносы идут потоком, и держать их в Excel или в зачёркиваниях на распечатке — источник постоянных расхождений между табелем и расчётом. Связка 1С с КЭДО, где заявление, согласование и приказ подписываются электронной подписью по единому маршруту, снимает ручную рутину и закрывает цикл за минуты вместо дней.

Часто задаваемые вопросы