Как оформить отпуск в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция 2026

Оформление отпуска в 1С:ЗУП проходит по связке из двух частей: сотрудник подаёт заявление в личном кабинете, а кадровик создаёт документ «Отпуск», печатает приказ по форме Т-6 и считает отпускные. Здесь разберём весь маршрут по шагам, какие документы готовить, что настроить в программе заранее, в какие сроки уведомить работника и выплатить деньги, чтобы не получить штраф по статье 5.27 КоАП. Это часть большого материала про оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, где собраны общие правила работы с отдыхом сотрудников.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Какие документы оформляют при предоставлении отпуска

Отпуск тянет за собой цепочку документов, и пропуск любого звена потом всплывает на проверке. Базовый комплект под ежегодный оплачиваемый отпуск выглядит так:

• График отпусков — утверждается не позднее чем за две недели до конца календарного года (ст. 123 ТК РФ). Это локальный нормативный акт, обязательный и для работника, и для работодателя.
• Уведомление о начале отпуска — вручается работнику не позднее чем за две недели до даты, стоящей в графике.
• Заявление работника — нужно, когда сотрудник идёт в отпуск не по графику, дробит его на части или просит отпуск за свой счёт. Если дата совпадает с графиком, заявление не обязательно, достаточно уведомления.
• Приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6 (или Т-6а на нескольких сотрудников). Издаётся после согласования.
• Записка-расчёт — форма Т-60. На ней бухгалтер считает средний заработок и сумму отпускных.
• Табель учёта рабочего времени — дни отпуска отмечаются кодом ОТ (или 09).
• Личная карточка и лицевой счёт — сведения об отпуске вносятся для учёта остатков дней.

В 1С:ЗУП почти весь этот комплект формируется автоматически из одного документа «Отпуск». Программа сама подтягивает данные о сотруднике, рассчитывает средний заработок и собирает печатные формы. Руками заводить ничего не нужно, и это снимает основную часть рутины с кадровика.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самый частый затык — думают, что заявление на отпуск нужно всегда. Нет. Если человек идёт строго по графику, хватает уведомления за две недели. Заявление включается, когда сотрудник сдвигает даты или режет отпуск на куски. И вот одну часть не меньше 14 дней нужно держать всегда, иначе кадровик потом разгребает претензии инспектора.»

Что нужно настроить в 1С:ЗУП до оформления отпусков

Прежде чем нажимать «Создать отпуск», в программе настраивают пару блоков. Иначе документ либо не проведётся, либо посчитает дни неправильно.

Первое — виды отпусков. Кроме основного ежегодного в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) у конкретного сотрудника бывают дополнительные: северные, за вредное производство, за ненормированный рабочий день. Система должна знать про каждый вид и не терять накопленные за прошлые периоды дни. Если этого не сделать, остатки поедут, и сотрудник либо недогуляет, либо уйдёт в минус.

Второе — контроль соответствия Трудовому кодексу. В настройках функциональности 1С:ЗУП включают проверку: одна из частей отпуска не меньше 14 дней, отпуск начинается с рабочего дня, отпуск не предоставляется авансом (если у вас такое правило). Программа подскажет сотруднику ошибку в момент её появления, а не заблокирует заявку молча. Удобно, когда людей много и каждого вручную не проверишь.

Третье — сервис 1С:Кабинет сотрудника. Это решение от фирмы 1С, через которое работник подаёт заявления, а кадровик обменивается с ним документами. Подключается по одной кнопке прямо из раздела «Кадры»: указываете ответственное лицо, имя кабинета компании, какие подразделения публикуете. Обмен данными между кабинетом и базой идёт каждые 10 минут, но при необходимости его запускают вручную в режиме онлайн. Электронные подписи сотрудникам в кабинете выпускаются бесплатно, отдельно за них доплачивать не нужно.

В практике Добыто мы при подключении к КЭДО первым делом сверяем настройки видов отпусков и остатков дней в «зупе» заказчика. Если их перенесли криво при старте базы, отпускные считаются с ошибкой, и это вылезает уже на живых сотрудниках. Два-три дня на сверку экономят потом неделю разбирательств.

Как оформить отпуск в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Маршрут отпуска в связке «1С:Кабинет сотрудника + 1С:ЗУП» собран так, что кадровик почти не вводит данные руками — он принимает задачи, которые прилетают из кабинета, и нажимает кнопки. Сотрудник в личном кабинете заходит в раздел «Отпуск», выбирает даты, при необходимости указывает, кто его замещает, и отправляет заявку на согласование. Тут же есть калькулятор: можно ввести количество дней, и система покажет, с какой даты их можно взять, или наоборот — на выбранную дату посчитает доступный остаток. За две недели до отпуска по графику кабинет сам пушит сотруднику напоминание подать заявление.

Заявление обязательно проходит согласование руководителя подразделения. Можно выстроить цепочку из нескольких согласующих — руководитель, вышестоящий руководитель, кадровик. Каждому заявка прилетает по очереди. После согласования задача попадает в базу 1С:ЗУП, и кадровик видит, кем и когда отпуск согласован.

Как оформить отпуск в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

В сервисе Добыто маршрут согласования отпуска настраивается под структуру компании: где-то достаточно одного руководителя, где-то заявка идёт через начальника смены, потом через кадровую службу. Цепочку собирает методолог без программиста, low-code настройкой. Это и есть та гибкость, ради которой переходят с бумаги.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Когда я показываю клиентам, как отпуск проходит через «зуп» и кабинет, реакция всегда одна: а где же ручная работа? А её и нет. Сотрудник нажал, руководитель согласовал, кадровик принял задачу и провёл документ. Приказ ушёл на подпись «скопом», если их пачка. Раньше кадровик с этим графиком на стене формата А1, исчёрканным переносами, сидел неделями. Сейчас это задача на десять минут.»

Сроки, которые нельзя нарушить при оформлении отпуска

Тут логику искать бессмысленно, сроки просто нужно соблюдать. Три ключевые даты, на которых горят работодатели:

• График отпусков — утвердить не позднее чем за две недели до конца текущего года на следующий год (ст. 123 ТК РФ). При наличии профсоюза график принимается с учётом его мнения.
• Уведомление работника — не позднее чем за две недели до начала отпуска. Если не предупредили вовремя, работник вправе требовать переноса.
• Выплата отпускных — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). В этот срок входят выходные и праздники. Раньше платить можно, позже — нет.

Право на отпуск за первый рабочий год возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы, но по соглашению сторон отпуск дают и раньше. Отдельные категории берут отпуск в удобное для них время: работники младше 18 лет, один из родителей ребёнка-инвалида, многодетные с детьми до 14 лет, почётные доноры. Этим людям отказать нельзя, и в графике их пожелания учитывают в первую очередь. Спланировать пересечения и загрузку подразделений помогает планировщик графика отпусков на 2026 год — визуально видно, кто и когда пересекается.

За нарушение срока выплаты отпускных штрафуют по части 6 статьи 5.27 КоАП: ИП от 1000 до 5000 руб., должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб., организацию от 30 000 до 50 000 руб. Сверх штрафа работодатель платит сотруднику компенсацию за задержку — 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ), причём независимо от причины. Подробные разъяснения по срокам и спорным ситуациям публикует Роструд на портале Онлайнинспекция.рф.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Классическая история: сотрудник просит выплатить отпускные в день ухода, мол, деньги не горят. А по статье 136 это уже нарушение срока, и при проверке ГИТ штрафанёт компанию, даже если работник был не против. Я в таких случаях советую кадровику не геройствовать: либо сдвинуть начало отпуска на три дня вперёд, либо выдать три дня за свой счёт. Дешевле, чем потом объясняться инспектору.»

Образцы документов для оформления отпуска

Подписание отпускных документов в КЭДО и через Госключ

Заявление на отпуск и приказ Т-6 подписывают электронной подписью. Для отпускных документов работодатель чаще закладывает усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), а работник со своей стороны — ПЭП или УНЭП. УКЭП для заявления на отпуск избыточна, это другие денежки и лишняя возня с токенами. В 1С:Кабинете сотрудника подпись работнику выпускается бесплатно прямо в кабинете, без похода в удостоверяющий центр.

Отдельный сценарий — подпись через Госключ. Это бесплатное приложение Минцифры, где работник выпускает УНЭП или УКЭП на смартфоне и подписывает документы «на борту» чипа телефона. Связка 1С:Кабинет сотрудника с Госключом идёт через 1С:Сигнум, и сотрудник подписывает приказ об отпуске прямо в «гусключе», не привязываясь к рабочему месту. Удобно для удалёнщиков и тех, кто в командировке.

Важный нюанс по формату. С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н: кадровый электронный документ, который не дублируется на бумаге, должен состоять из основной части в формате PDF/A-1A, файла электронной подписи и описания в XML. Приказ Т-6, отправленный сотруднику в Word или обычном PDF, под требование не подходит — его потом придётся дублировать на бумаге. В 1С:ЗУП система сама проверяет формат и предупреждает, если документ не соответствует. Свежие данные об остатке дней удобно держать под рукой через калькулятор остатка дней отпуска, особенно когда сотрудник дробит отдых на несколько периодов.

В Добыто мы поддерживаем все три вида подписи — ПЭП, УНЭП и УКЭП — и подключаем Госключ для тех документов, где работодатель хочет полностью безбумажный процесс. Под отпускные заявления и приказы в большинстве проектов хватает УНЭП, и это снимает вопрос стоимости подписи для каждого сотрудника.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Эйчары любят перестраховаться и заказать всем УКЭП. А по факту для заявления на отпуск или приказа Т-6 хватает неквалифицированной. УКЭП — это токены, «флешки», сертификаты, ежегодное продление, совсем другие денежки. Если у вас отпуска и стандартная кадровая текучка, ставьте УНЭП через кабинет или «гусключ» и не усложняйте себе жизнь.»

Частые ошибки при оформлении отпуска в 1С:ЗУП

Ошибки в отпусках стоят денег — либо штраф, либо компенсация работнику, либо переделка задним числом. Разберу те, что встречаются на проектах чаще всего.

• Выплатили отпускные позже трёх дней. Бухгалтер привязал отпускные к дню зарплаты, а отпуск начался раньше. Цена ошибки: штраф до 50 000 руб. на организацию плюс компенсация 1/150 ставки ЦБ за каждый день.
• Не разбили отпуск так, чтобы одна часть была 14 дней. Сотрудник набрал отдых кусками по 7-10 дней, кадровик не проверил. Цена ошибки: нарушение ст. 125 ТК, штраф по ст. 5.27 КоАП.
• Не уведомили за две недели. Отпуск по графику есть, а уведомления нет. Работник вправе требовать переноса, и отпуск едет, ломая планирование подразделения.
• Неверный расчётный период. Для новичка, отработавшего меньше года, берут полные 12 месяцев вместо периода с даты приёма. Отпускные считаются криво, потом пересчёт и доплата.
• Отправили приказ в неправильном формате. Т-6 ушёл сотруднику в Word, а по приказу 578н нужен PDF/A-1A. Документ юридически не закрыт, придётся дублировать на бумаге.

На проектах Добыто мы видим, что основная часть этих «граблей» закрывается настройкой контроля в системе. Программа не даёт подать заявление позже срока, проверяет 14 дней, сама конвертирует приказ в нужный формат. Кадровик перестаёт быть тем узким горлышком, через которое проходит каждый отпуск.

Стоимость сервиса КЭДО для оформления отпусков

Итоговая цена зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых функций — интеграции с 1С, электронного архива, видов подписи. Базовые тарифы сервиса КЭДО Добыто выглядят так:

Интеграция с 1С:ЗУП, через которую и проходит оформление отпусков, входит в тариф Бизнес. Точную сумму под вашу численность и набор модулей помогут рассчитать актуальные тарифы сервиса Добыто.

Выводы: оформление отпуска в 1С:ЗУП

Оформление отпуска в 1С:ЗУП строится на связке базы с сервисом 1С:Кабинет сотрудника: работник подаёт заявление, руководитель согласует, кадровик создаёт документ «Отпуск», формирует приказ Т-6 и записку-расчёт Т-60. Данные переносятся автоматически, ручного ввода почти нет. До первого отпуска в программе настраивают виды отпусков, остатки дней и контроль соответствия ТК — одна часть не меньше 14 дней, начало с рабочего дня, запрет аванса при необходимости.

Три срока критичны: график отпусков утверждается за две недели до конца года, уведомление работнику — за две недели до отпуска, отпускные — не позднее чем за три календарных дня до начала (ст. 123 и 136 ТК РФ). Нарушение сроков выплаты тянет штраф по ст. 5.27 КоАП до 50 000 руб. на организацию и компенсацию работнику по ст. 236 ТК. Приказ Т-6, который отправляют сотруднику без дублирования на бумаге, должен соответствовать формату PDF/A-1A по приказу Минтруда № 578н.

Электронные подписи под отпускные документы в большинстве случаев достаточно неквалифицированной: УНЭП выпускается в кабинете бесплатно, а Госключ закрывает сценарий для удалённых сотрудников. Автоматизация снимает с кадровика расчёты вручную и риск ошибок, которые на бумаге неминуемо появляются при работе с большим штатом.

Часто задаваемые вопросы