Трудовой договор и ЕФС 1 какие сведения из договора подает работодатель

Трудовой договор и ЕФС-1 пересекаются в подразделе 1.1: из договора и приказа работодатель переносит в форму дату кадрового мероприятия, его вид, трудовую функцию и структурное подразделение, код вида договора, код выполняемой функции по ОКЗ, основание увольнения и реквизиты приказа. Оклад, режим рабочего времени, срок испытания, адрес места работы и паспортные данные в Социальный фонд России не передаются. Срок зависит от мероприятия: прием, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, а также заключение и прекращение договора ГПХ подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или подписания договора, а постоянный перевод и переименование организации — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.

Разберем подраздел 1.1 по графам и покажем, какой пункт договора закрывает каждую из них, где теряется код вида договора при срочном трудовом договоре и почему код по ОКЗ приходится сверять с новым классификатором ОК 016-2025. Отдельно покажем, какие сведения перестали подавать после 30 декабря 2025 года и какие кадровые события вообще не попадают в форму. Таблица сроков по каждому мероприятию, порядок исправления записи через признак отмены, размеры финансовых санкций, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие сведения из трудового договора уходят в СФР, а какие остаются в компании

Состав сведений о трудовой деятельности определен статьей 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и статьей 66.1 ТК РФ, а не самим трудовым договором. Из договора берется только то, что попадает в этот перечень: трудовая функция, структурное подразделение, вид и срок договора, дата начала работы. Все остальное, включая условия оплаты труда, остается внутри компании и в фонд не уходит.

Ниже показано, какой пункт трудового договора закрывает каждую графу подраздела 1.1, а какие условия договора в форму не переносятся вообще.

Из таблицы видно, что подраздел 1.1 не дублирует договор, а забирает из него семь параметров. Спорные места почти всегда лежат в графе 5: она одна собирает и трудовую функцию, и подразделение, и код срочности, поэтому ошибка в ней выглядит как ошибка в самом договоре.

Сведения из подраздела 1.1 не остаются внутри фонда: они ложатся в индивидуальный лицевой счет работника и формируют его электронную трудовую книжку. Поэтому ошибка в наименовании должности видна не только инспектору, но и самому работнику через выписку из лицевого счета.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 графа за графой: что берется из договора, а что из приказа

Подраздел 1.1 состоит из 11 граф, и только часть из них заполняется данными договора. Остальное берется из приказа или решения работодателя.

1. Графа 1. Сквозная нумерация записей по возрастанию, без пропусков, отдельно по каждому кадровому мероприятию или договору ГПХ.
2. Графа 2. Дата мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ: день начала работы, день перевода, день увольнения, дата заключения или прекращения договора ГПХ.
3. Графа 3. Вид мероприятия: ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.
4. Графа 4. Работа в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, коды РКС и МКС. Заполняется только по тем работникам, к которым это относится.
5. Графа 5. Трудовая функция и структурное подразделение плюс код вида договора.
6. Графа 6. Код выполняемой функции по ОКЗ из пяти цифровых знаков в формате XXXX.X, при необходимости с кодами неполного рабочего времени НЕПД и НЕПН.
7. Графа 7. Причина увольнения: формулировка основания в точном соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом со ссылкой на пункт, часть и статью, а также код причины.
8. Графы 8, 9 и 10. Документ-основание: наименование (приказ, распоряжение, иное решение работодателя, договор ГПХ), его дата и номер без знака номера.
9. Графа 11. Признак отмены записи, символ X. Заполняется только при отмене ранее поданных сведений.

Разделение источников заполнения объясняет частую ситуацию: договор оформлен верно, а форма уходит с ошибкой, потому что графы 8, 9 и 10 заполняются реквизитами приказа, а не договора. Проверять нужно оба документа одновременно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Код вида договора: срочность и совместительство в графе 5

Код вида договора указывается в графе 5 вместе с трудовой функцией и определяется тем, на какой срок и на каких условиях заключен договор: 0 — бессрочный трудовой договор, 0.1 — срочный договор на срок не более 6 месяцев, 0.2 — срочный договор на срок более 6 месяцев, 1 — договор по совместительству, 1.1 — договор по совместительству на срок не более 6 месяцев, 1.2 — договор по совместительству на срок более 6 месяцев. Шестимесячная граница берется из условия о сроке в самом договоре, а не из фактической продолжительности работы.

Если после подписания договора срок изменился дополнительным соглашением, код в уже сданных сведениях не пересчитывается задним числом: подается запись по новому кадровому мероприятию. В практике Добыто при интеграции с 1С:ЗУП мы отдельно сверяем именно это поле, потому что код срочности подтягивается из вида договора в карточке сотрудника и повторяет ту ошибку, которая уже есть в учетной системе.

Код выполняемой функции по ОКЗ: где его взять и с чем сверить

Код выполняемой функции в графе 6 состоит из пяти цифровых знаков в формате XXXX.X и берется из Общероссийского классификатора занятий, а не из штатного расписания и не из наименования должности в договоре. Заполнение кода обязательно при приеме, переводе и установлении второй профессии. Наименование должности в договоре и код по ОКЗ подбираются независимо друг от друга: классификатор кодирует вид занятия, а не точную формулировку должности, поэтому одинаковые коды у менеджера по продажам и у торгового представителя нарушением не являются.

Сложность создает смена классификатора профессий: наименования должностей, которые кадровая служба годами брала из ОК 016-94, с 2026 года сверяются с ОК 016-2025. Если наименование или код должности меняется, потребуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции и дополнительные соглашения к трудовым договорам, а не только правка справочника в программе.

Соберите трудовой договор с реквизитами, которые попадут в подраздел 1.1

Что проверить в договоре до заполнения ЕФС-1

Пять позиций, расхождение по которым дает отказ фонда или неверную запись в лицевом счете работника:

• Наименование должности. Формулировка в договоре, в приказе и в штатном расписании совпадает дословно, включая разряд и категорию.
• Срок договора. В договоре прямо указано, бессрочный он или срочный, и до какой даты действует. От этого зависит код 0, 0.1 или 0.2.
• Структурное подразделение. Если условие включено в договор, оно переносится в графу 5; если его в договоре нет, в форму оно не попадает.
• Реквизиты приказа. Дата и номер приказа о приеме есть и совпадают с датой начала работы по договору.
• СНИЛС и персональные данные. Фамилия, имя, отчество и СНИЛС в кадровой системе совпадают с данными лицевого счета, иначе запись не найдет адресата.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы выясняем при споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой документ-основание: если в нем есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»

Сроки подачи подраздела 1.1: следующий рабочий день или 25-е число

Срок отсчитывается не от даты подписания трудового договора, а от даты издания приказа или иного решения работодателя. По договорам ГПХ отсчет идет от даты заключения или прекращения самого договора, потому что приказ по ним не издается.

Практический вывод из таблицы: прием и увольнение живут в суточном ритме и не ждут закрытия месяца, поэтому кадровая служба не может копить их до 25-го числа. Актуальный состав формы, форматы файлов и способы отправки опубликованы в базе знаний страхователя по форме ЕФС-1 на сайте Социального фонда России, где же указаны допустимые каналы подачи: бумажный носитель, сервис на сайте фонда и электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью.

Как подать сведения о приеме на работу: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Подпишите трудовой договор и издайте приказ о приеме. Срок начинает течь со дня издания приказа, а не со дня выхода работника.
2. Шаг 2. Сверьте три документа между собой: договор, приказ и штатное расписание. Наименование должности и структурное подразделение должны совпадать дословно.
3. Шаг 3. Определите код вида договора по сроку и характеру работы и подберите код по ОКЗ из пяти знаков.
4. Шаг 4. Заполните титульный лист, сведения о зарегистрированном лице и подраздел 1.1. Раздел 2 по взносам на травматизм в эту подачу не включается.
5. Шаг 5. Подпишите файл усиленной квалифицированной подписью, отправьте до конца следующего рабочего дня и дождитесь протокола. Отчет считается сданным только после положительного протокола, а не после нажатия кнопки отправки.

Что изменилось в форме ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1 и новый порядок ее заполнения, утвержденные приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Форматы сведений определены приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Все подачи 2026 года идут только по этой редакции, старые форматы фонд не принимает.

Три изменения напрямую касаются подраздела 1.1 и трудового договора. Первое: из графы 6 исключены коды ДИСТ и НДОМ, и сведения о переходе работника на дистанционную или надомную работу и обратно в офис больше не подаются. Второе: подраздел 1.1 по переводам подается только при постоянном переводе, временный перевод в форму не попадает. Третье: из формы исчез тип сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию», поэтому отдельные сведения о работницах, уходящих в декрет и в отпуск по уходу за ребенком, работодатель в фонд не направляет.

Отмена кодов ДИСТ и НДОМ не отменяет дополнительное соглашение о дистанционной работе: условие о месте и режиме работы по-прежнему оформляется письменно по правилам главы 49.1 ТК РФ, просто в отчетность оно больше не уходит. Кадровая служба, которая ориентируется на прошлогодние памятки, чаще всего спотыкается именно здесь и продолжает подавать лишние записи.

Договоры ГПХ в подразделе 1.1: что подается и чем отличается от трудового

Исполнители по договорам гражданско-правового характера попадают в подраздел 1.1 наравне с работниками, но по другим правилам. В графе 3 указываются мероприятия НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ, в графе 2 — даты начала и окончания периода выполнения работ, а в графах 8, 9 и 10 в качестве документа-основания стоит сам договор, а не приказ. Вид договора указывается в графе 5: выполнение работ и оказание услуг, авторский заказ, отчуждение исключительного права, издательский лицензионный договор, лицензионный договор о предоставлении права использования произведения. Отдельный код применяется, когда договором предусмотрена уплата взносов на травматизм за исполнителя.

Трудовая функция и код по ОКЗ для исполнителя по ГПХ не заполняются, потому что трудовой функции у него нет: он выполняет работу или оказывает услугу. Подмена этих понятий в форме дает фонду и трудовой инспекции повод считать отношения трудовыми, поэтому переносить в графу 5 наименование должности из штатного расписания для исполнителя по ГПХ не следует.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ниже показано, что критично, а что второстепенно в типовых сценариях оформления.

Сценарии с кодом срочности и с ГПХ дают больше всего отказов, потому что в обоих случаях форма заполняется не из приказа, а из условий договора.

Образцы кадровых документов, из которых заполняется подраздел 1.1

Комплект собран под кадровые мероприятия из графы 3, начать удобнее с трудового договора: именно из него берется графа 5.

Когда подраздел 1.1 подавать не нужно

Форма закрывает конечный перечень мероприятий, и попытка отчитаться по каждому кадровому движению создает лишние записи в лицевом счете работника. Подраздел 1.1 не подается в следующих случаях.

• Изменение оклада, надбавки или системы премирования. Условия оплаты труда в состав сведений о трудовой деятельности не входят.
• Временный перевод. В подраздел 1.1 попадает только постоянный перевод.
• Перевод на дистанционную или надомную работу и возврат в офис. С 30 декабря 2025 года такие сведения не подаются.
• Отпуск, командировка, больничный. Эти события отражаются в других формах и разделах, а не в подразделе 1.1.
• Смена фамилии работника или его паспортных данных. Кадровое мероприятие здесь отсутствует.
• Отсутствие кадровых событий за период. Нулевой подраздел 1.1 не подается: нет мероприятия — нет отчета.

Отдельно стоит случай, когда компания вообще не ведет кадровые мероприятия в отчетном месяце: раздел 2 по взносам на травматизм при этом сдается в обычном квартальном режиме, а подраздел 1.1 просто не формируется.

Ошибки в подразделе 1.1 и цена их исправления

Ошибку в уже принятых сведениях нельзя просто переподать: фонд увидит две записи. Порядок исправления зависит от того, что именно неверно. Если ошибочна сама запись, подается новая форма с признаком отмены, символом X в графе 11, после чего отдельной строкой вносится корректная запись. Если запись верна, но содержит неточность в реквизитах мероприятия, в ряде случаев достаточно подать правильную запись с тем же номером по порядку.

Финансовая санкция за непредставление в срок или представление неполных и недостоверных сведений составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо и установлена статьей 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Для организации на 300 человек одна пропущенная подача по всему штату превращается в 150 000 рублей. За нарушение сроков должностное лицо получает предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. Условия освобождения от санкции и порядок их применения фонд разбирает в разделе о финансовых санкциях по 27-ФЗ.

Прямой штраф здесь не главный расход. Неверная запись в лицевом счете всплывает при увольнении и при назначении пенсии, и тогда работник приходит за исправлением через год или через пять лет, а кадровой службе приходится поднимать договор, приказ и переписку по давно закрытому периоду. Электронный архив кадровых документов эту задачу закрывает за минуты, бумажный — за дни.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают.»

Что работник видит в индивидуальном лицевом счете

Сведения из подраздела 1.1 попадают в раздел лицевого счета о трудовой деятельности и образуют то, что работник называет электронной трудовой книжкой. Состав этих сведений закреплен статьей 66.1 ТК РФ: место работы, трудовая функция, переводы, основание и причина прекращения договора. Оклада и режима работы там нет, и запрос работника «покажите, что вы про меня передали» закрывается именно этим перечнем.

Получить выписку работник может самостоятельно на портале Госуслуг в виде формы СТД-СФР или в клиентской службе фонда. Работодатель выдает форму СТД-Р: при увольнении в день прекращения договора и по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней, но только тем, кто отказался от бумажной трудовой книжки. Если бумажная книжка ведется, вместо СТД-Р выдается она.

Расхождение между выпиской и трудовым договором работник обнаруживает в неудобный момент: при оформлении ипотеки, при назначении пенсии или при устройстве к новому работодателю. Чаще всего расходится наименование должности, потому что в договоре оно записано одной формулировкой, а в отчет ушло другой.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Как электронное оформление сокращает путь от договора до подраздела 1.1

Между подписанием трудового договора и отправкой сведений стоит цепочка: договор, приказ, внесение данных в учетную систему, формирование файла, подпись, отправка. При бумажном обороте узкое место — возврат подписанного экземпляра от работника, особенно если он в другом городе или выходит в понедельник. Один рабочий день на подачу сведений о приеме при этом никуда не сдвигается.

В КЭДО документ-основание подписывается в день издания, а реквизиты приказа сразу доступны тому, кто формирует ЕФС-1. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы о приеме и переводе закон разрешает вести электронно, а приказ об увольнении и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге, поэтому полностью безбумажной цепочка не становится.

Вид подписи для каждого документа определяется статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ, а не удобством кадровой службы. Сам файл ЕФС-1 работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью организации, а кадровые документы внутри компании — той подписью, которая допустима для конкретного вида документа.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»

Масштаб эффекта виден на крупных внедрениях: в проекте одного из операторов связи на КЭДО перешли 72% сотрудников, а за весь период работы системы подписано 301 244 документа с кандидатами и сотрудниками. Каждый такой документ — потенциальное основание для записи в подразделе 1.1, и искать его в бумажном архиве через год никто не будет.

Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и кастомные шаблоны входят не во все тарифы.

Для кадровой службы, которая готовит ЕФС-1, практическое значение имеют две позиции: интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив, они доступны с тарифа «Бизнес». Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

При расчете бюджета учитывайте минимальную оплату по тарифу «Бизнес»: она считается от 50 сотрудников, поэтому компании на 20-30 человек по стоимости выгоднее тариф «Старт», если ей не нужна интеграция с 1С.

Выводы

Подраздел 1.1 забирает из трудового договора узкий набор данных: трудовую функцию и подразделение, срочность и характер работы через код вида договора, дату мероприятия, код по ОКЗ и северные коды. Деньги, режим и испытание в фонд не уходят. Прием, увольнение, приостановление и возобновление договора, а также ГПХ подаются на следующий рабочий день, постоянный перевод и переименование — до 25-го числа следующего месяца. С 30 декабря 2025 года действует форма по приказу СФР № 1462, из нее убраны коды ДИСТ и НДОМ, а ошибка в 500 рублей за каждое застрахованное лицо по 27-ФЗ обходится дороже через исправление лицевого счета спустя годы.

Мы в Добыто выстраиваем кадровый электронный документооборот так, чтобы договор, дополнительное соглашение и приказ подписывались в день издания и сразу становились доступными тому, кто формирует отчетность, а интеграция с 1С:ЗУП переносила реквизиты без ручного ввода.

Частые вопросы

Нужно ли подавать подраздел 1.1 при приеме дистанционного работника?

Да. Отмена кодов ДИСТ и НДОМ касается только сведений о переводе на дистанционную или надомную работу и о возврате в офис. Сам прием остается кадровым мероприятием с кодом ПРИЕМ и подается не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, на общих основаниях.

Как отчитаться, если работник принят и уволен в один день?

Подаются две записи в одном подразделе 1.1 со сквозной нумерацией: первая с мероприятием ПРИЕМ, вторая с мероприятием УВОЛЬНЕНИЕ. В графе 7 второй записи указывается основание прекращения договора с пунктом, частью и статьей ТК РФ. Срок общий — следующий рабочий день после издания приказов.

Подается ли подраздел 1.1 на самозанятого исполнителя?

Нет. Сведения по договорам ГПХ подаются по тем исполнителям, на вознаграждение которых начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Плательщик налога на профессиональный доход к таким лицам не относится, поэтому мероприятия НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ по нему не формируются.

Приказ издан в пятницу — когда истекает срок?

В ближайший следующий рабочий день, то есть обычно в понедельник. Выходные и нерабочие праздничные дни в счет не идут, но сокращенная рабочая неделя срок не продлевает сверх первого рабочего дня. Ориентироваться на дату выхода работника нельзя: отсчет идет от дня издания приказа.

Что делать при отрицательном протоколе от фонда?

Отчет считается непредставленным, пока не получен положительный протокол, поэтому исправленный файл нужно отправить в пределах того же срока. Если срок уже истек, отправляйте исправление сразу: дата первой отправки роль играет только при споре о причинах отказа, а санкция в 500 рублей за каждое застрахованное лицо считается по факту непредставления.

Кому и когда выдавать форму СТД-Р?

Тем работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки: в день прекращения трудового договора и по письменному заявлению в течение 3 рабочих дней. Работнику с бумажной трудовой книжкой вместо СТД-Р выдается сама книжка. Сведения в СТД-Р должны совпадать с тем, что ушло в подразделе 1.1, иначе расхождение всплывет в выписке из лицевого счета.