ИЛС в ПФР — это индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который с 2023 года ведёт Социальный фонд России: его номер совпадает со СНИЛС, а внутри хранятся периоды работы, заработок, начисленные страховые взносы, пенсионные коэффициенты и сведения о трудовой деятельности. Работник сам сведения в счёт не вносит. Кадровые события и стаж работодатель сдаёт напрямую в СФР по форме ЕФС-1: приём и увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, годовой стаж — до 25 января. Заработок и взносы идут через ФНС: расчёт по страховым взносам и ежемесячные персонифицированные сведения налоговая передаёт в СФР. Поэтому неверную должность или дату приёма исправляют через ЕФС-1, а пропавшие месяцы заработка — уточнённой отчётностью в налоговую.
Разберём, какая часть ИЛС каким отчётом наполняется, как запись о приёме доходит до электронной трудовой книжки, какой код ОКЗ ставить в ЕФС-1 и что поменялось в форме с 30 декабря 2025 года. Работнику статья даёт порядок проверки выписки и сценарии исправления пропущенного периода, работодателю — сроки, штрафы и порядок отмены ошибочной записи. Во второй половине — формирование ЕФС-1 в 1С:ЗУП, таблица «ситуация — кто исправляет», образцы кадровых документов и ответы на частые вопросы.
Что такое ИЛС и из каких частей он состоит
Индивидуальный лицевой счёт открывается при регистрации человека в системе персонифицированного учёта, и его постоянный номер — СНИЛС, страховой номер индивидуального лицевого счёта. Правила ведения счёта задаёт Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», на дату публикации — в редакции от 20.02.2026. Аббревиатура ПФР в запросах осталась по привычке: с 1 января 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в Социальный фонд России, и лицевые счета ведёт СФР.
Статья 6 27-ФЗ делит счёт на общую, специальную и профессиональную части и отдельный раздел «Сведения о трудовой деятельности». У каждой части свой поставщик данных, и от него зависит, куда идти с ошибкой.
| Часть ИЛС | Что в ней хранится | Откуда приходят сведения |
|---|---|---|
| Общая часть | СНИЛС, ФИО, дата и место рождения, пол, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность, ИНН; периоды работы в страховом стаже и периоды для досрочной пенсии; заработок и начисленные взносы; индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК); периоды выплаты пособия по временной нетрудоспособности; сведения об установленной пенсии | Периоды стажа, в том числе досрочного, — ЕФС-1, подраздел 1.2; заработок и взносы — ФНС по расчёту по страховым взносам и персонифицированным сведениям; изменения персональных данных — заявления самого застрахованного лица |
| Специальная часть | Взносы на накопительную пенсию, дополнительные взносы и софинансирование, выбор инвестиционного портфеля, результаты инвестирования, материнский капитал, направленный на накопительную пенсию | ЕФС-1, подраздел 1.4 — дополнительные взносы, которые перечисляет работодатель; остальное — учёт СФР и страховщика по накопительной пенсии |
| Профессиональная часть | Пенсионные взносы за работников системы досрочного обеспечения, инвестиционный доход, продолжительность профессионального стажа, произведённые выплаты | Работодатели, которые платят взносы в профессиональную пенсионную систему |
| Раздел «Сведения о трудовой деятельности» | Наименование и регистрационный номер работодателя, должность и трудовая функция, периоды работы, основания и причины увольнения, выбор формата трудовой книжки: бумажная или электронная | ЕФС-1, подраздел 1.1 |
Заработок и взносы, от которых зависят пенсионные коэффициенты, СФР получает от налоговой, а не по ЕФС-1. Если в выписке пустой месяц при официальной работе, проверять нужно расчёт, поданный в ФНС, а не кадровые сведения.
Специальная часть заполнена не у всех. Пенсионные накопления есть у граждан 1967 года рождения и моложе, за которых работодатель платил взносы на накопительную пенсию с 2002 по 2014 год, у участников программы государственного софинансирования и у тех, кто направил материнский капитал на накопительную пенсию. Если ни одно из условий к вам не относится, разделы о накоплениях в выписке не выводятся, и это не ошибка счёта.
Какие отчёты работодателя наполняют ИЛС и в какие сроки
ЕФС-1 — единая форма сведений, которую с 1 января 2023 года сдают в СФР организации и ИП, у которых есть работники или исполнители по договорам ГПХ. Она заменила четыре отчёта: СЗВ-ТД стала подразделом 1.1, СЗВ-СТАЖ — подразделом 1.2, ДСВ-3 — подразделом 1.4, 4-ФСС — разделом 2. Ежемесячная СЗВ-М ушла в налоговую в виде персонифицированных сведений о физических лицах. Подраздел 1.3 сдают только государственные и муниципальные учреждения: в нём сведения о заработной плате и условиях работы их сотрудников.
Запрос «новая ЕФС-1» относится к смене приказов. В 2023 году форма действовала по постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, затем по приказу СФР от 17.11.2023 № 2281. С 30 декабря 2025 года применяются приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, который утвердил форму и порядок заполнения, и приказ № 1463 с форматами. Сама форма ЕФС-1 на дату публикации не отменена: отменить можно конкретную ошибочную запись или ранее поданные сведения о стаже, для этого в форме есть признак отмены и тип сведений «Отменяющая».
Что изменилось в новой форме:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- подраздел 1.1 больше не подают при приёме или переводе на дистанционную работу и на работу на дому: коды «ДИСТ» и «НДОМ» исключены;
- коды неполного рабочего времени «НЕПД» и «НЕПН» можно указывать одновременно, а при отмене неполного времени подают мероприятие «ПЕРЕВОД» без этих кодов;
- из подраздела 1.2 исключён тип сведений «Назначение выплат по ОСС», который подавали при уходе сотрудницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- появился статус «МДИГ» для лиц, застрахованных по международным договорам России, и код «ЧАЭСКОМ» в подразделе 1.2 для командировок за пределы зоны радиоактивного загрязнения;
- в разделе 2 код ОКВЭД указывают тот, что отражён в ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату подачи формы.
Сроки и ответственность различаются по подразделам, а два отчёта из этой цепочки сдают в налоговую.
| Отчёт | Срок | Ответственность |
|---|---|---|
| ЕФС-1, подраздел 1.1: приём, увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Предупреждение или штраф 300-500 руб. на должностное лицо, статья 15.33.2 КоАП |
| ЕФС-1, подраздел 1.1: перевод и другие кадровые мероприятия | Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа | Предупреждение или штраф 300-500 руб. на должностное лицо, статья 15.33.2 КоАП |
| ЕФС-1, подраздел 1.1: договор ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора | Предупреждение или штраф 300-500 руб. на должностное лицо, статья 15.33.2 КоАП |
| ЕФС-1, подраздел 1.2: страховой стаж | Ежегодно не позднее 25 января, в 2026 году — 26 января; при обращении работника за пенсией — не позднее 3 рабочих дней со дня запроса СФР или обращения застрахованного лица | 500 руб. за каждое застрахованное лицо, часть 3 статьи 17 27-ФЗ |
| ЕФС-1, подраздел 1.3: государственные и муниципальные учреждения | Ежемесячно не позднее 25 числа следующего месяца | 500 руб. за каждое застрахованное лицо, статья 17 27-ФЗ |
| ЕФС-1, раздел 2: взносы на страхование от несчастных случаев | Не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом | 5% суммы взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки, не более 30% и не менее 1000 руб., статья 26.30 125-ФЗ |
| Персонифицированные сведения о физических лицах, ФНС | Не позднее 25 числа следующего месяца, за первый и второй месяц квартала | По правилам НК РФ |
| Расчёт по страховым взносам, ФНС | Не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом | По правилам НК РФ |
Раздел 2 на лицевые счета не попадает: в нём сводные суммы взносов на травматизм по организации в целом, без разбивки по застрахованным лицам. Для приёма и увольнения срок считается от даты издания приказа, а не от первого или последнего рабочего дня: приказ, подписанный за неделю до выхода сотрудника, запускает отсчёт в день подписания.
Если в отчёте больше 10 застрахованных лиц, ЕФС-1 сдают только в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью. Нарушение этого порядка — штраф 1000 руб. по статье 17 27-ФЗ. Способы подачи, приказы и разъяснения по заполнению собраны в базе знаний СФР по ЕФС-1.
Каждая отправка остаётся в учётной системе отдельной строкой со статусом, и по этому списку видно, какие кадровые мероприятия уже ушли в фонд.
Сверьте календарь отчётности с журналом приказов за месяц: каждому приказу о приёме, увольнении или переводе должна соответствовать отправленная запись подраздела 1.1 с датой не позже установленного срока.
Как приказ о приёме, переводе или увольнении попадает в ИЛС
Запись в разделе «Сведения о трудовой деятельности» появляется только после того, как работодатель издал приказ и отправил по нему подраздел 1.1. Цепочка такая: приказ — подраздел 1.1 ЕФС-1 — проверка в СФР — запись на лицевом счёте, которую работник видит в электронной трудовой книжке на Госуслугах. В подразделе 1.1 указывают вид мероприятия и его дату, должность, структурное подразделение, код выполняемой функции и основание: наименование, дату и номер приказа или распоряжения. Если дата или номер в отчёте не совпадают с приказом, расхождение останется на счёте до корректировки.
Перед отправкой файл проверяют программой ПО ПД: СФР требует эту проверку для ЕФС-1. После отправки страхователь сам отслеживает результат проверки. Если фонд прислал уведомление об ошибках или расхождениях, в том числе выявленных при сопоставлении со сведениями из ФНС, на исправление отводится 5 рабочих дней.
Важный нюанс из практики: в одном кадровом документе с двух сторон могут стоять электронные подписи разных видов, и это законно. Работодатель подписывает приказ как организация, поэтому требования к его подписи строже. Работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно простой подписи, но для ПЭП и УНЭП нужны соглашение между участниками обмена и локальный акт с правилами определения лица по его подписи: без них равнозначности собственноручной подписи нет.
В практике Добыто приказ о приёме уходит из 1С:ЗУП на подпись в КЭДО, а подписанный документ со статусом возвращается обратно в 1С. Подраздел 1.1 учётная программа заполняет уже по проведённому кадровому мероприятию, поэтому реквизиты приказа в отчёте берутся из того же документа, который подписали стороны.
Полезно знать: приказ об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие инструктажи по охране труда, в КЭДО электронной подписью не подписывают. Приказ об увольнении оформляют на бумаге даже там, где остальной кадровый документооборот переведён в электронный вид.
Коды должностей в ЕФС-1: код выполняемой функции по ОКЗ
Код выполняемой функции берут из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) независимо от того, применяет ли организация профстандарты. Он состоит из четырёхзначного кода группы занятий и контрольного числа через точку; оба значения приведены в самом классификаторе, рассчитывать контрольное число не нужно. Код указывают для мероприятий «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
В пункте 46 Порядка № 1462 формат кода отдельно не расписан, но обязанность указывать код по ОКЗ сохранена. В ту же графу вносят коды неполного времени «НЕПД» и «НЕПН». Название должности в штатном расписании и наименование группы в ОКЗ могут не совпадать дословно, поэтому код подбирают по описанию группы занятий, сверяя его с трудовой функцией из трудового договора.
ЕФС-1 по договорам ГПХ
Договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг отражают в подразделе 1.1 двумя событиями: «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» не позднее рабочего дня после заключения и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» не позднее рабочего дня после прекращения. Период по договору попадает и в годовые сведения о стаже в подразделе 1.2. Требования к работникам по трудовому договору на исполнителя не переносятся: приказ о приёме на него не издают, записи в трудовую книжку не вносят.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Формула «работает удалённо из-за границы, значит, договор ГПХ» выглядит простой, но на практике это зона риска. Признаки трудовых отношений не исчезают от того, что человек находится за пределами страны, и вопрос переквалификации договора остаётся. Форму договора определяет существо отношений, а не место, где находится исполнитель. Прежде чем отражать человека кодом начала договора ГПХ, сверьте фактические условия его работы с признаками трудовых отношений.»
Когда работа не попадёт на лицевой счёт
Сведения на ИЛС подаёт только страхователь, поэтому два вида занятости на счёте не видны:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Работа без оформления. Без трудового договора или договора ГПХ страхователь сведения не подаёт, и период на счёте не появится, пока суд не признает отношения трудовыми. Уже после этого работодатель подаёт сведения за спорный период.
- Исполнитель на налоге на профессиональный доход. Выплаты самозанятым страховыми взносами не облагаются, ЕФС-1 на них не подают, и стаж по таким договорам формируется, только если исполнитель сам платит добровольные взносы.
Если вы самозанятый и рассчитываете на стаж по договору с компанией, проверьте в выписке из ИЛС, отражены ли добровольные взносы за нужные годы.
Как отразить приём сотрудника в ЕФС-1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о приёме и зафиксируйте дату его издания: от неё считается срок сдачи подраздела 1.1.
- Шаг 2. Сверьте СНИЛС и ФИО работника с документами и укажите статус зарегистрированного лица: для граждан России — «ГРФ».
- Шаг 3. Подберите код выполняемой функции по ОКЗ ОК 010-2014; при неполном рабочем времени добавьте «НЕПД» или «НЕПН».
- Шаг 4. Сформируйте подраздел 1.1 с мероприятием «ПРИЕМ», датой приёма, должностью, подразделением и реквизитами приказа: наименованием, датой и номером.
- Шаг 5. Проверьте файл программой ПО ПД, подпишите УКЭП и отправьте в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. При 10 застрахованных лицах и меньше допускается бумажный вариант.
- Шаг 6. Отследите результат проверки. Если пришло уведомление об ошибке, исправьте сведения в течение 5 рабочих дней.
Образцы кадровых документов, на которых строится запись в ИЛС
Комплект закрывает путь от приказа до сведений о трудовой деятельности; начните с формы СТД-Р, в ней видно, какие реквизиты кадрового мероприятия фиксирует работодатель.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности, которые работодатель выдаёт работнику | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Образец исправления записи в трудовой книжке | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
Как работнику получить выписку из ИЛС и что в ней проверить
Сведения из своего лицевого счёта застрахованное лицо получает бесплатно: это право закреплено статьёй 14 27-ФЗ. Способы получения:
- на Госуслугах — услуга «Извещение о состоянии лицевого счёта в СФР»;
- в личном кабинете на сайте СФР со входом через учётную запись Госуслуг, раздел «Индивидуальный лицевой счёт»;
- в клиентской службе СФР или в МФЦ, где нужен только паспорт;
- почтой, по бланку запроса о предоставлении сведений о состоянии индивидуального лицевого счёта.
На первой странице выписки — СНИЛС, ИПК и продолжительность страхового стажа, а периоды для досрочной пенсии вынесены в отдельную таблицу специального стажа. Дальше идут пять разделов. В первом по каждому году указаны работодатель, периоды работы, взносы на страховую пенсию и ИПК за год. Во втором — сведения до 2015 года: среднемесячная зарплата за 2000-2001 годы, стаж до 2002 года и взносы с 2002 года, проиндексированные на 31.12.2014. Разделы 3 и 4 выводятся только при наличии пенсионных накоплений, пятый — после назначения пенсии.
Как стаж и заработок до 2015 года пересчитаны в пенсионные права и что означает каждая строка, СФР объясняет на странице о выписке из индивидуального лицевого счёта.
Что сверить в выписке: чек-лист
- ФИО, дата рождения и СНИЛС совпадают с паспортом.
- Каждый работодатель за последние годы есть в первом разделе, а периоды совпадают с датами приёма и увольнения по приказам или трудовой книжке.
- За каждый год официальной работы указаны сумма взносов и ИПК. Пустой год при работе — повод выяснить у работодателя, как он сдавал расчёт в ФНС.
- Работа в районах Крайнего Севера, приравненных местностях и на работах с особыми условиями попала в таблицу специального стажа. В такой стаж засчитывают периоды при занятости не менее 80% рабочего дня.
- В сведениях о трудовой деятельности верны должности, даты и основания увольнения.
- При наличии накоплений в разделах 3 или 4 указан страховщик и сумма.
Полнота выписки влияет на порядок назначения пенсии: с согласия гражданина её могут назначить по данным ИЛС без дополнительных справок о стаже и заработке, но только если на счёте есть все нужные сведения. Пропущенный период первым делом уточняют у работодателя: он подаёт недостающие сведения в СФР.
Если вы работодатель и видите, сколько строк выписки зависит от дат и реквизитов ваших приказов, подписывать эти приказы можно электронно. В сервисе Добыто приказы о приёме, переводе и отпуске подписывают в КЭДО, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Электронная трудовая книжка, бумажная книжка и КЭДО: что где хранится
Электронная трудовая книжка — это раздел ИЛС «Сведения о трудовой деятельности», отдельной базы у неё нет. Работодатели передают эти сведения с 2020 года. Работник, который сохранил бумажную книжку, получает обе версии: работодатель продолжает вести бумажную и одновременно подаёт ЕФС-1. Выбор формата тоже хранится на лицевом счёте, статья 6 27-ФЗ относит его к сведениям о трудовой деятельности. У тех, кто впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, бумажной книжки нет.
Внимание: исправление записи в бумажной трудовой книжке не отменяет корректировку в отчётности. Для СФР ошибка остаётся, пока работодатель не подаст корректирующие сведения ЕФС-1 или отменяющее мероприятие с новой записью.
Выписку из раздела выдают в двух формах. СТД-СФР работник получает на Госуслугах, в СФР или МФЦ, и в ней вся история, переданная всеми работодателями. СТД-Р выдаёт работодатель, и в ней только работа у него: в период работы — не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора (статья 66.1 ТК РФ).
Статья 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде. Трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы о приёме и переводе, заявления, графики отпусков и табели подписывают в КЭДО, а сведения, которые на их основе уходят на ИЛС, передаются только через ЕФС-1.
В КЭДО Добыто, как и в любой системе кадрового ЭДО, трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности не оформляют: сервис закрывает подписание и электронный архив приказов, по которым потом формируется отчёт.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила их хранения — Росархив. Если приказ подписал уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность становится обязательной частью этого документа и входит в комплект хранения вместе с самим файлом и файлом подписи. При увольнении такого работника первой отзывают доверенность. Проверьте, что у приказов, подписанных по МЧД, в архиве лежит и сама доверенность.»
Если у работника есть бумажная книжка, сверяйте её с разделом «Сведения о трудовой деятельности» при каждой выдаче СТД-Р или СТД-СФР: расхождение между ними исправляют каждое по своим правилам.
Ошибки в ИЛС: кто исправляет и во что обходится промедление
Ошибочную запись о трудовой деятельности поверх не правят. Работодатель подаёт подраздел 1.1, заполненный в точном соответствии с первоначальными сведениями, и ставит «X» в графе «Признак отмены записи»; дата мероприятия указывается та же, что в исходном отчёте. Следом подают новую запись с верными данными.
Для стажа в подразделе 1.2 предусмотрены три типа сведений: «Исходная» — годовой отчёт, «Корректирующая» — исправление ранее поданных сведений, «Отменяющая» — отмена поданной информации. В одной форме нельзя подать разные типы сведений за один и тот же период на одного человека. Если на счёте нет заработка или взносов, исправление идёт через налоговую: работодатель подаёт уточнённый расчёт по страховым взносам или персонифицированные сведения, и ФНС передаёт исправленные данные в СФР.
Кто исправляет ошибку, зависит от того, какой части счёта она касается.
| Ситуация в выписке | Кто исправляет | Что подаётся |
|---|---|---|
| Нет периода работы у действующего работодателя | Работодатель | Подраздел 1.1 по пропущенному мероприятию и сведения о стаже в подразделе 1.2 |
| Неверная должность, дата или основание увольнения | Работодатель | Подраздел 1.1: отменяющая запись с признаком «X» и новая верная запись |
| Период работы есть, а заработка или взносов за месяцы нет | Работодатель через ФНС | Уточнённый расчёт по страховым взносам или персонифицированные сведения |
| Работодатель не исправляет сведения или прекратил деятельность | Работник | Заявление об исправлении в СФР или в ФНС по их компетенции либо иск в суд; по требованию фонда — документы, подтверждающие сведения (статья 14 27-ФЗ) |
Первые три сценария закрываются без участия работника, если работодатель на связи. Четвёртый держится на документах, поэтому трудовую книжку, трудовые договоры и справки о заработке разумно хранить до назначения пенсии.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не изображение документа на экране, а файлы. Поэтому у системы, где хранятся кадровые документы, я проверяю не то, хранит ли она их, а то, выгружает ли комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи и доверенность, если подписывали по ней. Перед тем как оспаривать сведения в лицевом счёте, выгрузите подписанный приказ вместе с подписью.»
Во что обходится ошибка в сведениях
Для работодателя цена ошибки считается по числу людей. Компания на 40 человек, пропустившая срок годового подраздела 1.2, получает штраф 40 × 500 = 20 000 руб.; при уплате в течение 10 календарных дней со дня получения требования его можно заплатить в половинном размере, то есть 10 000 руб. Штраф по статье 17 27-ФЗ не применяют, если страхователь исправил сведения в течение 5 рабочих дней после уведомления СФР или сам нашёл и исправил ошибку до того, как её обнаружил фонд.
Для работника пропущенный период означает, что пенсию не назначат только по данным ИЛС: стаж придётся подтверждать документами. Проверяйте выписку при каждой смене работы, пока бывший работодатель действует и может подать недостающие сведения.
ЕФС-1 в 1С:ЗУП: где сформировать отчёт и что проверить
В 1С:ЗУП 3.1 подраздел 1.1 формируют документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, подраздел 1.1». В первых релизах 2023 года для этого служил прежний документ СЗВ-ТД, в который добавили печатную форму ЕФС-1. Открыть документ можно тремя путями:
- «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» — «Создать» — «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, подраздел 1.1»;
- «Кадры» — «Отчётность, справки» — «Электронные трудовые книжки»;
- «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» — «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1, подраздел 1.1».
После выбора даты кнопка «Заполнить» предлагает два варианта: «Приёмами и увольнениями» или «Всеми мероприятиями». Программа собирает в документ кадровые события на указанную дату: приём, перевод, увольнение и договоры ГПХ. Перед отправкой сверьте список мероприятий в документе с журналом приказов за ту же дату: расхождение в количестве сразу показывает пропущенное событие.
Важный нюанс из практики: в 1С:ЗУП с подключённым кабинетом сотрудника заявление работника об изменении личных данных приходит кадровику задачей с приложенными подтверждающими документами. Сама система в базе ничего не меняет: пока специалист не проверит данные и не проведёт изменение, в карточке остаются прежние сведения. Если сотрудник сменил фамилию, убедитесь, что задача обработана, до формирования очередной ЕФС-1.
Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически: кадровик отправляет приказ на подпись из привычного интерфейса, а статус подписания возвращается в 1С.
Стоимость КЭДО для кадровых приказов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуются ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив. Цены приведены на сентябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника в месяц; минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99,9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается от числа сотрудников, подключённых к КЭДО, и выбранного тарифа; при переходе на тариф выше разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и актуальные условия опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Лицевой счёт наполняют два потока: кадровые события и стаж работодатель передаёт в СФР по ЕФС-1, заработок и взносы приходят через ФНС. От того, какой поток дал сбой, зависит, что подавать: отменяющую запись в подраздел 1.1, корректирующие сведения о стаже или уточнённый расчёт в налоговую. Работнику выписка нужна как рабочий документ для сверки с приказами и трудовой книжкой, работодателю — сроки, отсчитанные от даты издания приказа, и код ОКЗ, подобранный по фактической трудовой функции.
Точность записи на лицевом счёте начинается с приказа. В практике Добыто приказы подписывают в КЭДО и возвращают в 1С:ЗУП со статусом, так что сведения для СФР формируются по тому же документу, который подписали стороны.
Частые вопросы об ИЛС и ЕФС-1
Меняется ли СНИЛС при смене фамилии?
Нет. Страховой номер индивидуального лицевого счёта постоянный: при смене фамилии, паспорта или адреса номер остаётся прежним, меняются только сведения в общей части ИЛС. Статья 14 27-ФЗ обязывает застрахованное лицо обращаться с заявлением при изменении сведений, включённых в счёт. Работодателю нужна копия документа о смене фамилии, чтобы следующие сведения ЕФС-1 ушли с новыми данными.
Попадает ли на ИЛС работа по совместительству?
Да. ЕФС-1 сдаёт каждый работодатель на своих работников независимо от того, основное это место работы или совместительство: приём и увольнение совместителя отражают в подразделе 1.1, стаж — в подразделе 1.2. В выписке такая работа видна отдельной строкой с наименованием второго работодателя, а взносы от обоих работодателей учитываются при расчёте пенсионных коэффициентов за год.
Отражаются ли в ИЛС больничные и отпуск по уходу за ребёнком?
Да. Периоды выплаты пособия по временной нетрудоспособности входят в общую часть ИЛС по статье 6 27-ФЗ; с 2021 года пособие выплачивает СФР напрямую, кроме первых 3 дней болезни, которые оплачивает работодатель. Уход за ребёнком до 1,5 лет засчитывается в страховой стаж, в общей сложности не более 6 лет, и даёт пенсионные коэффициенты: 1,8 за год ухода за первым ребёнком, 3,6 — за вторым, 5,4 — за третьим или четвёртым.
Как подтвердить стаж, которого нет в выписке?
Периоды работы до регистрации в системе персонифицированного учёта подтверждают документами: трудовой книжкой, трудовыми договорами, справками работодателя или архива (статья 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»). Периоды после регистрации подтверждаются сведениями ИЛС, и пропуск за эти годы исправляют через работодателя или заявлением в СФР. Во втором разделе выписки стаж до 2002 года показан отдельным показателем: сверьте его с записями трудовой книжки.
Как лицевой счёт связан с размером пенсии?
С 2015 года каждый год работы оценивается индивидуальным пенсионным коэффициентом, который рассчитывается из начисленных за работника страховых взносов. В 2026 году для страховой пенсии по старости нужны пенсионный возраст, не менее 15 лет страхового стажа и не менее 30 ИПК. За один год начисляется не больше 10 коэффициентов, если пенсионные накопления не формируются, а за более позднее обращение за пенсией начисляют премиальные коэффициенты.
Можно ли сейчас отказаться от бумажной трудовой книжки?
Да. Работник, который сохранил бумажную книжку, вправе подать работодателю письменное заявление о ведении сведений о трудовой деятельности только в электронном виде. Работодатель выдаёт ему бумажную книжку на руки и больше записей в неё не вносит, а вернуться к бумажному формату после такого заявления нельзя. Выбор фиксируется на лицевом счёте, а ЕФС-1 работодатель подаёт в любом случае.
