Кадровый приказ и ЕФС 1 как из документа автоматически собирается отчет: система берет из приказа кадровое событие, данные работника, дату, трудовую функцию и реквизиты основания, а затем формирует строку подраздела 1.1 ЕФС-1. Прием, увольнение, приостановление и возобновление договора передают не позднее следующего рабочего дня после приказа. Перевод, переименование, присвоение второй профессии и запрет занимать должность отражают не позднее 25-го числа следующего месяца. С 30 декабря 2025 года действует новая форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462.
Автоматическая сборка работает только при полном кадровом справочнике: должность должна совпадать со штатным расписанием, для события нужен код выполняемой функции, а в основании — название, дата и номер документа. Ниже показано, какие поля приказа превращаются в ЕФС-1, как связать КЭДО и 1С:ЗУП, когда нужна отмена строки, а когда корректировка, и как проверить отчет до отправки в СФР. Сроки и тарифы на 2026 год приведены во второй половине статьи.
Какие кадровые приказы дают строку в ЕФС-1
Подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 заполняют по конкретному кадровому мероприятию, а не по любому документу из кадрового архива. Приказ о приеме на работу, увольнении, переводе или приостановлении договора содержит первичные реквизиты для строки отчета. Приказ Т-1 можно использовать как источник для приема, если в нем есть сведения, позволяющие однозначно определить работника, должность, дату и основание.
Кадровый документ и отчетная запись выполняют разные функции. Приказ подтверждает решение работодателя, а ЕФС-1 передает сведения для индивидуального учета в Социальный фонд России. Поэтому система должна сначала определить вид события, затем выбрать срок сдачи и только после этого сформировать подраздел 1.1. Официальные сроки и перечень мероприятий опубликованы в разъяснениях СФР о предоставлении ЕФС-1.
Для организаций и индивидуальных предпринимателей с работниками по трудовым договорам или исполнителями по отдельным договорам ГПХ отчетность возникает при наличии соответствующего события. Приказ об отпуске, премировании или командировке сам по себе не превращается в строку подраздела 1.1: в перечне кадровых мероприятий для этого подраздела таких действий нет.
Срок и состав записи зависят от события, указанного в приказе или другом подтверждающем документе.
| Событие | Что формируется в ЕФС-1 | Срок |
|---|---|---|
| Прием, увольнение, приостановление или возобновление трудового договора | Подраздел 1.1 раздела 1 с соответствующим кадровым мероприятием | Следующий рабочий день после приказа |
| Постоянный перевод, установление или отмена неполного рабочего времени | Подраздел 1.1 с мероприятием «ПЕРЕВОД» | До 25-го числа следующего месяца |
| Переименование страхователя | Подраздел 1.1 с прежним и новым регистрационными номерами СФР | До 25-го числа следующего месяца |
| Установление второй или последующей профессии, специальности или квалификации; запрет занимать должность | Подраздел 1.1 с мероприятием и дополнительными реквизитами основания | До 25-го числа следующего месяца |
| Начало или окончание периода выполнения работ по договору ГПХ | Подраздел 1.1 с датой начала или окончания периода | Следующий рабочий день после заключения или прекращения договора |
Таблица показывает, почему единый календарный триггер для всех приказов не подходит. Прием и увольнение должны попадать в очередь срочной отправки, а перевод можно включить в месячный контроль до 25-го числа. Если программа отправляет все события одним регламентным заданием, в ней нужна отдельная проверка срока.
Важный нюанс из практики: в интерфейсе Добыто КЭДО кадровые документы проходят статусы согласования, подписания и архива, а участники маршрута видны в карточке документа. Для ЕФС-1 статус «Подписан» не заменяет проверку вида мероприятия: отчетная строка строится по содержанию приказа и его реквизитам.
Из приказа в строку отчета: карта данных
Автоматизация начинается с преобразования свободного кадрового документа в набор полей. Пока приказ существует только как файл, программа не может надежно определить, идет ли речь о приеме, переводе или увольнении. В карточке документа событие должно быть отдельным значением, связанным с сотрудником и его кадровыми данными.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Минимальная карта для подраздела 1.1 выглядит так: работник, дата события, код мероприятия, трудовая функция, код выполняемой функции и основание. Для приема и перевода данные о должности берутся из штатного расписания, а не из произвольного текста, который сотрудник кадровой службы ввел в отдельном поле.
| Реквизит приказа | Куда попадает в ЕФС-1 | Проверка до формирования |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество, СНИЛС, дата рождения | Сведения о зарегистрированном лице | Работник однозначно сопоставлен с карточкой в 1С:ЗУП |
| Дата кадрового события | Графа с датой приема, перевода, увольнения или другого мероприятия | Дата события не смешана с датой приказа |
| Вид мероприятия | Графа 3 подраздела 1.1: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ» и другие значения | Код выбран из классификатора, а не введен свободным текстом |
| Должность, профессия, квалификация и подразделение | Графа 5 «Трудовая функция» | Наименование сверено со штатным расписанием и трудовым договором |
| Код выполняемой функции | Графа 6 подраздела 1.1 | Код соответствует должности и формату ЕФС-1 |
| Название, дата и номер приказа | Раздел «Основание»: графы 8-10 | Реквизиты документа заполнены полностью, без знака «№» в номере |
Такой набор позволяет хранить приказ и отчетную запись как связанные объекты. Если кадровик меняет дату, должность или вид мероприятия, система должна пометить сформированную строку как требующую повторной проверки. Исправление только текста приказа без обновления связанной записи в отчетности оставляет старые данные в очереди ЕФС-1.
Коды должностей и код выполняемой функции в ЕФС-1
В новой форме код выполняемой функции состоит из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X»: первые четыре знака обозначают код наименования группы занятий по ОКЗ, пятый является контрольным числом. Это поле обязательно, когда мероприятие имеет значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
Код ОКЗ не заменяет наименование должности. В строке трудовой функции остаются должность, профессия, специальность, квалификация и структурное подразделение, если условие о нем включено в трудовой договор. Для должностей с льготами или ограничениями наименование и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам, профессиональным стандартам или специальным спискам.
При неполном рабочем времени используются дополнительные значения «НЕПД» для неполного рабочего дня и «НЕПН» для неполной рабочей недели. При отмене такого режима передают мероприятие «ПЕРЕВОД», но коды «НЕПД» и «НЕПН» в этой строке не указывают. Автоматический контроль должен учитывать именно это различие, иначе отмена режима будет выглядеть как его повторное установление.
Если точного названия должности нет в классификаторе, кадровая система не должна подставлять случайный код. Сначала проверяют, совпадает ли название со штатным расписанием, затем выбирают наиболее подходящее обобщенное наименование занятия и фиксируют решение в карточке должности. В 1С:ЗУП после обновления классификатора совпадающие наименования могут заполниться автоматически, а несовпадающие требуют ручного выбора.
Важный нюанс из практики: в реестре Добыто КЭДО рядом с приказами отображаются статусы согласования, завершения документооборота и ожидаемого действия. Такой реестр полезен для контроля очереди, но не отменяет сверку полей ЕФС-1: принятый и подписанный документ может потребовать корректировки, если в нем неверно указаны должность или код выполняемой функции.
Что изменилось в новой ЕФС-1 в 2026 году
С 30 декабря 2025 года применяют форму и порядок заполнения, утвержденные приказом СФР от 17.11.2025 № 1462; форматы электронных сведений определены приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Ранее действовавший приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 заменен. Поэтому отчет, который автоматически собирается из кадрового приказа, нужно проверять не только по данным работника, но и по версии формата.
- Отменена обязанность представлять подраздел 1.1 при приеме или переводе на дистанционную работу с кодом «ДИСТ» либо на работу на дому с кодом «НДОМ».
- Уточнено, что «ПЕРЕВОД» в подразделе 1.1 относится к постоянному переводу на другую работу, а также к установлению или отмене неполного рабочего времени.
- Мероприятия «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ» применяют также к отдельным случаям государственной гражданской службы.
- Для договоров ГПХ «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» описывают начало и окончание периода выполнения работ или оказания услуг, а не только дату заключения или прекращения договора.
- Актуализирован классификатор причин увольнения.
В автоматическом маршруте эти изменения должны быть отражены в справочнике мероприятий и правилах проверки. Если в 1С:ЗУП или в модуле отчетности осталась старая логика «ДИСТ», старый классификатор или прежний формат файла, готовый приказ не гарантирует принятие ЕФС-1.
Как связать кадровый приказ, КЭДО и 1С:ЗУП
Связка строится вокруг одного источника кадровых данных, а не вокруг ручного копирования текста приказа в отчет. 1С:ЗУП хранит карточку работника, штатное расписание и кадровое мероприятие; КЭДО организует маршрут согласования, подписание и архив; отчетный контур получает структурированные реквизиты и формирует файл ЕФС-1.
В схеме интеграции Добыто КЭДО с 1С документ передается на подписание, а после завершения маршрута в учетную систему возвращается статус подписания. Для ЕФС-1 этот обмен нужно дополнить передачей признака кадрового события и реквизитов основания. Один только скан приказа или статус «Документооборот завершен» не содержит всех значений для подраздела 1.1.
Важный нюанс из практики: в Добыто КЭДО маршрут начинается с создания или загрузки документа, затем система направляет его участникам, а подписанный файл уходит в электронный архив. Для автоматической отчетности полезно сохранять рядом с архивным документом машинно читаемый вид события: тогда отчет собирается из тех же реквизитов, которые прошли кадровое согласование.
Как собрать ЕФС-1 из кадрового приказа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте карточку работника в 1С:ЗУП: СНИЛС, ФИО, дату рождения, статус и действующий трудовой договор.
- Шаг 2. Выберите тип документа и мероприятие: прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление или другое значение из перечня ЕФС-1.
- Шаг 3. Сверьте должность, профессию, квалификацию и подразделение со штатным расписанием. Для события, по которому поле обязательно, укажите код выполняемой функции в формате ЕФС-1.
- Шаг 4. Проведите приказ по маршруту согласования и подпишите его электронной подписью. Сохраните название, дату и номер документа как отдельные реквизиты, а не только внутри файла.
- Шаг 5. Передайте в отчетный контур дату кадрового события, вид мероприятия, сведения о трудовой функции и реквизиты основания. Для увольнения добавьте код и полную причину со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ или другого федерального закона.
- Шаг 6. Сопоставьте событие со сроком отправки, сформируйте титульный лист и подраздел 1.1, затем проверьте формат файла и подпишите отчет работодателя.
- Шаг 7. Сохраните квитанцию СФР и связь между принятой отчетной записью и приказом. При исправлении это позволит найти исходную строку, которую нужно отменить.
Для организаций с численностью 11 человек и более отчет представляют в электронном виде. Работодателю нужно различать две подписи: подпись сотрудника под кадровым приказом в КЭДО и УКЭП страхователя, которой подписывают электронный отчет для СФР. Они относятся к разным действиям и не заменяют друг друга.
Отмена ЕФС-1: когда отменять строку, а когда исправлять данные
Запрос «отмена ЕФС 1» обычно означает отмену ранее переданной строки подраздела 1.1, а не отмену всей системы отчетности. Если ранее принятые сведения нужно полностью убрать, повторяют исходную запись с теми же значениями и ставят знак «Х» в графе «Признак отмены записи».
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если в строке ошибка, порядок состоит из двух действий: сначала отменяют старую запись, затем в следующей строке указывают исправленные сведения. Например, при неверном коде ОКЗ нельзя просто отправить новую строку с правильным значением и оставить первую принятой. В отчете должны быть видны отмена ошибочной записи и корректная запись с актуальными реквизитами.
Для самопроверки используйте разъяснения СФР об исправлении сведений и ответственности страхователя. Если работодатель самостоятельно обнаружил ошибку в ранее принятой информации до того, как ее выявил фонд, он вправе представить уточненные сведения, и финансовые санкции за такую самостоятельную корректировку не применяются.
Когда СФР направил уведомление об ошибке, срок исправления зависит от уведомления и действующего порядка. В памятке СФР для работодателей указан срок 5 рабочих дней на устранение ошибки по полученному коду. Автоматический контроль должен создавать задачу на исправление, а не отправлять первоначальный приказ повторно без отметки об отмене.
Отмена режима неполного рабочего времени имеет другое значение. Это новое кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» без кодов «НЕПД» и «НЕПН», а не отмена ранее сданной строки. В карточке приказа нужно хранить оба признака отдельно: статус исправления отчетности и содержание нового кадрового события.
Что получает СФР и что такое ИЛС ПФР
ИЛС ПФР — это индивидуальный лицевой счет застрахованного лица; сегодня сведения по нему принимает и учитывает Социальный фонд России. Подраздел 1.1 ЕФС-1 передает в фонд данные о трудовой или иной деятельности, поэтому ошибка в СНИЛС, дате, должности или основании попадает в персональный учет конкретного человека.
ЕФС-1 не состоит из одной строки о кадровом приказе. В форме есть титульный лист, раздел 1 с подразделами о кадровых событиях, стаже и отдельных сведениях, а также раздел 2 о страховых взносах на травматизм, обязательных медосмотрах и специальной оценке условий труда. Эти части могут иметь разные сроки представления и передаваться вместе или отдельно.
Ошибки при автоматической сборке отчета из приказа
Большинство ошибок возникает в месте, где кадровый текст превращается в формализованное значение. Контроль нужно ставить до формирования файла, а не после получения протокола СФР.
| Ошибка | Почему возникает | Контроль |
|---|---|---|
| В отчет попадает любой кадровый приказ | Система запускает отчет по типу документа, не проверяя мероприятие | Сопоставлять приказ с перечнем мероприятий подраздела 1.1 |
| Дата приказа используется вместо даты события | В карточке хранится одна дата без разделения назначения | Хранить дату кадрового мероприятия и дату основания раздельно |
| Введен произвольный код должности | Код ОКЗ путают с внутренним кодом штатной единицы | Проверять формат «XXXX.X» и соответствие занятию |
| Не заполнены дата или номер приказа | Основание остается только вложением без структурированных реквизитов | Запрещать формирование строки без трех реквизитов основания |
| Исправленная строка отправлена без отмены первоначальной | Корректировку принимают за новую запись | Формировать связку «отменяющая строка — исправленная строка» |
СФР отдельно указывает на неполные сведения: при приеме в отчете должна быть должность и код выполняемой функции, а при увольнении — причина с конкретной статьей и пунктом ТК РФ или другого федерального закона. Эти проверки можно сделать до формирования XML.
Когда автоматическая сборка не заменяет проверку специалиста
Автоматический отчет требует ручного контроля, если меняется наименование страхователя, происходит реорганизация, работника переводят между обособленными подразделениями или в приказе есть специальное основание увольнения. В таких сценариях нужно проверить регистрационные номера СФР, вид договора, причину события и комплект подтверждающих документов.
Отдельную проверку проводят для дистанционной работы, неполного времени, государственных и муниципальных служащих, а также договоров ГПХ. Эти ветки используют разные статусы, коды или правила заполнения. Перед отправкой сверяют не только приказ, но и действующую редакцию порядка заполнения ЕФС-1.
Нулевой подраздел 1.1 при отсутствии кадровых мероприятий не передают. Это не означает, что можно игнорировать остальные части формы: например, нулевой раздел 2 представляют в установленном составе, если для него нет начислений.
Стоимость автоматизации КЭДО и интеграции с 1С:ЗУП
Итоговая стоимость зависит от числа сотрудников, состава электронных подписей, шаблонов, архива и глубины интеграции с 1С. В тарифной линейке Добыто КЭДО указаны три уровня, поэтому сравнивать нужно не только цену за сотрудника, но и наличие модуля 1С:ЗУП.
| Тариф | Стоимость | Условия и возможности |
|---|---|---|
| Старт | от 30 ₽ за сотрудника / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, Email-поддержка |
| Бизнес | от 50 ₽ за сотрудника / мес | Неограниченно сотрудников; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год; ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив |
| Корпорация | По запросу | Выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции |
Актуальные условия и состав тарифов опубликованы на странице тарифов КЭДО Добыто. В описании продукта также указано, что готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за 1 день, а документы синхронизируются автоматически.
Выводы
Кадровый приказ становится источником ЕФС-1 только после выделения из него кадрового мероприятия и проверки обязательных реквизитов. Для автоматической сборки нужны единые справочники работников и должностей, код выполняемой функции, дата события и структурированные данные основания. При ошибке строку сначала отменяют, затем передают исправленную.
В практике Добыто КЭДО приказ проходит согласование, подписание, передачу статуса и архивирование, а интеграция с 1С связывает документ с учетными данными. Такой контур сокращает ручной ввод, но специальные сценарии и изменения формы ЕФС-1 требуют проверки специалиста.
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если был только приказ на отпуск?
Приказ на отпуск сам по себе не относится к мероприятиям подраздела 1.1 о приеме, переводе, увольнении и другим перечисленным событиям, поэтому отдельную строку 1.1 по нему не формируют. Другие разделы ЕФС-1 проверяют отдельно по их предмету и сроку представления.
Можно ли в 2026 году отправлять ЕФС-1 по старой форме?
С 30 декабря 2025 года действует форма по приказу СФР № 1462, а электронные форматы определены приказом № 1463. Перед отправкой проверьте, что 1С:ЗУП и программа подготовки отчетности обновлены под действующий формат.
Что делать, если сотрудника перевели с дистанционной работы в офис?
Такое изменение отражают мероприятием «ПЕРЕВОД» без кода «ДИСТ», поскольку меняется способ выполнения работы. Срок подачи для перевода — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа.
Нужно ли указывать код ОКЗ при увольнении?
Да, код выполняемой функции обязателен и для мероприятия «УВОЛЬНЕНИЕ». Кроме него, в строке указывают код причины увольнения и без сокращений приводят основание прекращения трудового договора со ссылкой на конкретные реквизиты нормы.
Что выбрать, если точного названия должности нет в классификаторе?
Сначала сверяют должность со штатным расписанием. Если точного совпадения нет, выбирают наиболее подходящее обобщенное наименование занятия и проверяют, что код соответствует фактической трудовой функции. Произвольный внутренний код штатной единицы для графы 6 не подходит.
Как исправить ошибку после того, как отчет уже приняли?
В подразделе 1.1 сначала повторяют первоначальную запись и ставят признак отмены, затем следующей строкой передают верные данные. Если ошибку самостоятельно обнаружили до уведомления СФР, уточненные сведения можно подать без финансовых санкций по этому основанию.
