Когда сдавать ЕФС-1 по кадровым событиям, определяет вид события: сведения подраздела 1.1 о приёме и увольнении работника уходят в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, а о переводе на другую постоянную работу — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа. Точкой отсчёта служит дата приказа, а не первый или последний рабочий день. По тем же правилам отчитываются за исполнителей по договорам ГПХ: заключение и прекращение договора подаются на следующий рабочий день. Разница между ветками простая: приём, увольнение, приостановление трудового договора и ГПХ — сутки, перевод, переименование страхователя и заявление о форме трудовой книжки — до 25-го числа.
Материал помогает посчитать срок по конкретному приказу, в том числе когда он издан в пятницу или 25-е число приходится на выходной. Покажем, какие события после 30 декабря 2025 года больше не нужно отражать, как заполнить код выполняемой функции по ОКЗ и где работник увидит запись на своём ИЛС. Штрафы за опоздание, порядок исправления ошибок за 5 рабочих дней, инструкция для 1С:ЗУП и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сроки сдачи ЕФС-1 по каждому кадровому событию
Срок подраздела 1.1 формы ЕФС-1 задаёт пункт 6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ об индивидуальном (персонифицированном) учёте: для одной группы событий сведения подаются на следующий рабочий день, для другой — до 25-го числа следующего месяца. Отчётного периода в привычном смысле у подраздела 1.1 нет: форма сдаётся по факту события, столько раз, сколько кадровых мероприятий было в компании.
| Кадровое мероприятие | От какой даты считать | Срок подачи подраздела 1.1 |
|---|---|---|
| Приём по трудовому договору | Дата приказа о приёме или иного документа, которым оформлены трудовые отношения | Не позднее следующего рабочего дня |
| Увольнение | Дата приказа об увольнении | Не позднее следующего рабочего дня |
| Приостановление и возобновление трудового договора | Дата приказа о приостановлении или возобновлении | Не позднее следующего рабочего дня |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Дата заключения или прекращения договора | Не позднее следующего рабочего дня |
| Восстановление на работе по решению суда | Дата приказа об отмене приказа об увольнении | Не позднее следующего рабочего дня |
| Перевод на другую постоянную работу | Месяц, в котором издан приказ о переводе | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Переименование или реорганизация страхователя | Месяц переименования | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Заявление работника о выборе формы трудовой книжки | Месяц подачи заявления | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
Суточный срок привязан к событиям, от которых зависит, числится ли человек работником у этого страхователя: без записи о приёме СФР не видит работника на ИЛС, без записи об увольнении новый работодатель получает на ИЛС незакрытый период. Изменения внутри уже действующих отношений терпят до 25-го числа. Если в одном месяце у работника был и приём, и перевод, обе записи можно отправить одним отчётом в срок, установленный для приёма.
Как посчитать срок ЕФС-1 от даты приказа
Приказ о приёме, изданный в пятницу 25 сентября 2026 года, нужно отразить в ЕФС-1 не позднее понедельника 28 сентября: суббота и воскресенье в срок не входят, а считается следующий рабочий день, а не следующие календарные сутки. Если тот же работник фактически выходит на работу 1 октября, срок от этого не сдвигается: закон связывает подачу сведений с изданием приказа, а не с началом работы.
Обратная ситуация тоже встречается: работник приступил к работе по подписанному трудовому договору, а приказ о приёме оформили позже. Срок ЕФС-1 и здесь считается от даты приказа или иного документа, которым оформлены трудовые отношения, поэтому задержка приказа сдвигает и отчёт. Работник уже трудится, а записи о приёме на его ИЛС нет, пока сведения не дойдут до СФР.
Когда 25-е число выпадает на выходной
Срок по переводам, выпавший на субботу или воскресенье, переносится на ближайший рабочий день. Так отделения СФР объявляли, например, срок отчётности в январе 2025 года: 25 января пришлось на субботу, и сведения принимали до понедельника 27 января. В 2026 году перевод, оформленный приказом в сентябре, отражается до 26 октября: 25 октября 2026 года — воскресенье.
Если отчёт уходит через личный кабинет страхователя на сайте СФР, датой представления считается дата регистрации, которую формирует личный кабинет. При отправке в последний день срока в конце рабочего дня лучше сохранить протокол приёма: он подтверждает, что отчёт ушёл вовремя.
Приказ в КЭДО: какая дата попадает в ЕФС-1
Когда кадровые документы ведутся в электронном виде, приказ получает дату в системе, а маршрут согласования фиксирует, кто и когда его подписал. В сервисе Добыто кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает и подписывает документ электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив на срок до 50 лет. Для ЕФС-1 это означает одно: дата и номер приказа, которые вы укажете в разделе «Основание» подраздела 1.1, совпадают с данными подписанного документа, и их не нужно сверять с бумажным журналом приказов.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Увольнение: срок считается от приказа, а не от последнего рабочего дня
Приказ об увольнении обычно издают в последний рабочий день работника, и тогда ЕФС-1 уходит на следующий рабочий день. Если приказ подписан заранее, например за неделю до даты увольнения, срок подачи считается от даты издания приказа, а дата увольнения в отчёте указывается та, что стоит в приказе. Отчёт, отправленный через неделю после приказа, будет поздним, даже если работник ещё работает.
Полезно знать: в числе документов, которые при переходе на КЭДО остаются в бумажной форме, приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка. Срок ЕФС-1 при увольнении в таком случае считается от даты бумажного приказа.
Перевод и изменение условий работы: что отражать до 25-го числа
Для ЕФС-1 перевод — это смена должности, структурного подразделения или трудовой функции на постоянной основе. Такие мероприятия отражаются кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД» не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Временный перевод, замещение отсутствующего работника и совмещение в подраздел 1.1 не попадают: запись на ИЛС отражает постоянную трудовую функцию.
С 30 декабря 2025 года порядок заполнения изменился. Коды «ДИСТ» и «НДОМ» из нового порядка убрали, поэтому перевод работника на дистанционную работу или работу на дому без изменения трудовой функции больше не требует отдельного отчёта. Коды неполного времени остались: при отмене неполного рабочего времени подаётся «ПЕРЕВОД» без кодов «НЕПД» и «НЕПН» в графе «Код выполняемой функции», а работнику с неполным днём и неполной неделей одновременно теперь можно поставить оба кода.
Если ЕФС-1 о приёме ещё не отправлена, а работника в том же месяце уже перевели, срок по переводу формально наступит только 25-го числа следующего месяца. На практике проще отправить обе записи вместе: СФР получит приём и перевод в одной форме, и на ИЛС не появится запись о должности, которую работник уже не занимает.
Оформите приказ о переводе с прежней и новой должностью
ЕФС-1 по договорам ГПХ, совместителям и самозанятым
Подраздел 1.1 сдаётся на всех, с кем оформлены трудовые отношения: на внутренних и внешних совместителей, дистанционных работников, а также на исполнителей по договорам ГПХ, если с их вознаграждения начисляются страховые взносы. Для ГПХ срок тот же, что для приёма: не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора.
У ГПХ две даты, и их часто путают. В графе 2 указывается дата начала или окончания работ по договору, а в разделе «Основание» — дата заключения или прекращения самого договора. Если договор заключён на год, а конкретный период выполнения работ в нём не назван, датой окончания служит дата акта о выполненных работах. Срок подачи отсчитывается от даты заключения и прекращения договора, а не от начала работ.
Когда ЕФС-1 подраздел 1.1 не сдают
Часть ситуаций, которые кадровики по привычке отражают в отчёте, в подраздел 1.1 не входит. Лишняя запись не штрафуется, но её потом приходится отменять, а это отдельный отчёт.
- Договор с самозанятым, если исполнитель выдал чек: страховые взносы с такой выплаты не начисляются, и отчёт не требуется. Если чека нет, а взносы начисляются, ЕФС-1 подаётся как по обычному договору ГПХ.
- Перевод на дистанционную работу или работу на дому без изменения трудовой функции: с 30 декабря 2025 года коды «ДИСТ» и «НДОМ» не применяются.
- Временный перевод, замещение и совмещение должностей.
- Уход работницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком: из новой формы убрали вид «Назначение выплат по ОСС» в подразделе 1.2, отдельный отчёт в этих случаях не подаётся.
Если сомневаетесь, относится ли событие к подразделу 1.1, сверьтесь с разъяснениями, которые СФР собрал на странице ответов на вопросы по подразделу 1.1 формы ЕФС-1: там разобраны перевод между органами власти, продление срочного договора и смена типа учреждения.
Новая ЕФС-1 в 2026 году: что изменилось и что не отменили
С 30 декабря 2025 года ЕФС-1 сдаётся по форме и порядку, утверждённым приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. С 30 мая 2026 года действует его редакция по приказу СФР от 15.04.2026 № 389: он изложил заново справочник кодов должностей для подраздела 1.3, который заполняют государственные и муниципальные учреждения. Коды в нём состоят из 12 символов вместо 5. Коммерческих работодателей этот справочник не касается.
Запросы об отмене ЕФС-1 возникают из-за того, что из формы действительно убрали часть обязанностей: отчёты по «ДИСТ» и «НДОМ» и отчёты о назначении выплат по ОСС при декретных отпусках. Сама форма и сроки подраздела 1.1 по приёму, увольнению и переводу сохранились. Подраздел 1.1 с 1 января 2023 года заменил отчёт СЗВ-ТД, когда ПФР и ФСС объединились в Социальный фонд России, и по содержанию остаётся источником электронной трудовой книжки.
Коды должностей: код выполняемой функции по ОКЗ
Графа 6 подраздела 1.1 «Код выполняемой функции» заполняется обязательно, независимо от того, применяет ли компания профстандарты. Код берётся из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 в формате «ХХХХ.Х» и подбирается по фактической трудовой функции работника, а не по названию должности в штатном расписании. Должность «менеджер» в двух компаниях может получить разные коды, если один сотрудник продаёт, а другой ведёт закупки. Проверить код до отправки можно по тексту классификатора и описанию обязанностей в трудовом договоре.
Штрафы за опоздание с ЕФС-1 и как их избежать
За несвоевременную подачу сведений о приёме и увольнении отвечает должностное лицо: часть 2 статьи 15.33.2 КоАП предусматривает предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Юридическое лицо по этой статье не штрафуют. Верховный суд в постановлении от 10.06.2024 № 32-АД24-9-К1 подтвердил, что отвечает руководитель организации, даже если обязанность сдавать ЕФС-1 записана в должностной инструкции главного бухгалтера или кадровика. Привлечь к ответственности могут в течение года с момента нарушения.
Финансовые санкции к самому страхователю применяются по статье 17 27-ФЗ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Нарушение | Кто отвечает | Размер |
|---|---|---|
| Опоздание, неполные или недостоверные сведения о приёме, увольнении, переводе | Должностное лицо, ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП | Предупреждение или 300-500 руб. |
| Опоздание, неполные или недостоверные сведения о датах и реквизитах договоров ГПХ | Страхователь, ст. 17 27-ФЗ | 500 руб. за каждое застрахованное лицо |
| Отчёт на бумаге при численности более 10 человек | Страхователь, ст. 17 27-ФЗ | 1000 руб. |
Санкция в 500 рублей умножается на число людей в отчёте: опоздание с ЕФС-1 по договорам ГПХ на 40 исполнителей обходится в 20 000 рублей. Санкции не применяются, если страхователь сам нашёл ошибку в принятых сведениях до того, как её обнаружил СФР, и подал исправление. Если ошибку нашёл фонд, он направляет уведомление, и на уточнённые сведения есть 5 рабочих дней со дня его получения.
Как сдать ЕФС-1 в 1С:ЗУП и через личный кабинет СФР
В 1С:ЗУП 3.1 подраздел 1.1 формируется документом «ЕФС-1: Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД». Его создают в разделе «Кадры» или в разделе «Отчётность, справки» по ссылке «Электронные трудовые книжки». Программа подтягивает мероприятия из проведённых кадровых документов, поэтому приказ о приёме, переводе или увольнении, не проведённый в базе, в отчёт не попадёт, и срок будет пропущен без видимой ошибки.
Как отправить ЕФС-1 по приёму или увольнению: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, что приказ проведён в учётной системе, и сверьте дату приказа с датой приёма или увольнения: от даты приказа считается срок.
- Шаг 2. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» — «Создать» — «Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1, подраздел 1.1)» и заполните документ по кадровым мероприятиям.
- Шаг 3. Проверьте графу 6: код выполняемой функции по ОКЗ в формате «ХХХХ.Х», при неполном времени — коды «НЕПД» и (или) «НЕПН».
- Шаг 4. Проверьте раздел «Основание»: вид, дату и номер приказа, для ГПХ — дату заключения или прекращения договора.
- Шаг 5. Подпишите отчёт электронной подписью руководителя и отправьте через оператора электронного документооборота или личный кабинет страхователя на сайте СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа.
- Шаг 6. Дождитесь протокола. Если пришло уведомление об ошибках, направьте исправленные сведения в течение 5 рабочих дней со дня его получения.
Для компаний, которые ведут кадровые документы в КЭДО, критичен переход приказа из системы подписания в учётную базу. В Добыто для этого есть готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически, и подписанный приказ появляется в базе, из которой формируется ЕФС-1.
Образцы кадровых документов для отчёта о трудовой деятельности
Комплект нужен для сверки: начните с приказа о приёме, дата и номер которого переносятся в раздел «Основание» подраздела 1.1.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности, которые работодатель выдаёт работнику | Скачать |
Где работник увидит сведения ЕФС-1: ИЛС, Госуслуги и СТД-Р
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица в Социальном фонде России, раньше его называли ИЛС ПФР. Сведения подраздела 1.1 после обработки СФР попадают именно туда и образуют электронную трудовую книжку. Работник получает выписку о трудовой деятельности с ИЛС через Госуслуги, а у работодателя может запросить форму СТД-Р: по статье 66.1 ТК РФ её выдают не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора.
Если после приёма в выписке нет записи о новом месте работы, первым делом стоит спросить у работодателя, отправлена ли ЕФС-1 и получен ли протокол. Работодателю при расхождениях нужен документ-основание: в Добыто подписанные приказы хранятся в электронном архиве, и кадровик находит нужный по дате и номеру, указанным в отчёте, без поиска по бумажным папкам.
Стоимость КЭДО Добыто для оформления кадровых событий в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП, из которой формируется ЕФС-1.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Модуль для 1С:ЗУП | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников и выбранному тарифу; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия подключения собраны на странице тарифов КЭДО Добыто. УКЭП для сотрудников выпускают партнёры — удостоверяющие центры. Цены указаны на дату публикации.
Выводы
Срок подраздела 1.1 определяется видом кадрового события и датой приказа: приём, увольнение, приостановление трудового договора, восстановление по суду и договоры ГПХ отражаются на следующий рабочий день, постоянный перевод, переименование страхователя и заявление о форме трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца с переносом на рабочий день. Новая форма 2026 года сняла отчёты по дистанционной работе и декретным отпускам, но не отменила сам отчёт. Ошибку, найденную самостоятельно или исправленную за 5 рабочих дней после уведомления СФР, фонд не штрафует.
Суточный срок проще соблюдать, когда приказ подписан в электронном виде и сразу попадает в учётную базу. Мы подключаем КЭДО с синхронизацией в 1С:ЗУП, чтобы дата и номер приказа для ЕФС-1 были доступны в день его подписания.
Частые вопросы о сроках ЕФС-1
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если работник уволился в день приёма и не приступил к работе?
Если трудовой договор заключён и издан приказ о приёме, возникают два мероприятия: «Приём» и «Увольнение», и каждое подаётся не позднее следующего рабочего дня после своего приказа. Если работник не приступил к работе в срок и договор аннулирован по статье 61 ТК РФ, трудовые отношения не считаются возникшими; уже отправленную запись о приёме отменяют отчётом с признаком отмены.
Как отразить продление срочного трудового договора?
По разъяснениям СФР одновременно отменяется запись с прежним кодом вида договора и подаётся новое мероприятие «Приём» с обновлённым кодом. Если срочный договор стал бессрочным, после отмены подаётся мероприятие с кодом «0». Срок — как у приёма, не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Какой срок у ЕФС-1 при восстановлении на работе по решению суда?
Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об отмене приказа об увольнении. Запись об увольнении при этом отменяется, а работник на ИЛС снова числится у прежнего работодателя с исходной даты приёма.
Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?
Только если численность работающих застрахованных лиц за отчётный период не превышает 10 человек. При численности 11 человек и больше бумажный отчёт считается нарушением порядка представления сведений, санкция по статье 17 27-ФЗ — 1000 рублей.
Как быть с переводом работника госоргана в другой орган власти?
Прежний орган подаёт мероприятие «Увольнение» с указанием причины, новый — «Приём в порядке перевода». Это два разных страхователя, и каждый отчитывается в свой срок: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания своего приказа.
Кто платит штраф, если ЕФС-1 опоздала по вине кадровика?
По части 2 статьи 15.33.2 КоАП ответственность несёт руководитель организации: Верховный суд в постановлении от 10.06.2024 № 32-АД24-9-К1 указал, что распределение обязанностей в должностной инструкции этого не меняет. Размер — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей, срок давности — 1 год.
