Трудовая деятельность в ЕФС-1: какие события сдавать в 2026

Трудовая деятельность работника в ЕФС-1 отражается в подразделе 1.1 раздела 1: это бывшая СЗВ-ТД, встроенная в единую форму с 2023 года. Работодатель подаёт подраздел по десяти кадровым мероприятиям: приём, постоянный перевод, переименование страхователя, установление (присвоение) квалификации, увольнение, запрет занимать должность по приговору суда, приостановление и возобновление трудового договора, начало и окончание договора ГПХ. Сроки делятся надвое: приём, увольнение, приостановление, возобновление и обе даты по договору ГПХ уходят не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания договора; перевод, переименование, установление квалификации, запрет должности и заявление о выборе формы трудовой книжки — не позднее 25-го числа следующего месяца. С 30 декабря 2025 года применяется форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462.

Разберём каждый код мероприятия вместе с документом-основанием, из которого берутся дата и номер, и отдельно соберём события, которые в подраздел 1.1 не попадают: временный перевод, отпуск, изменение оклада, смена фамилии, договор с самозанятым. Покажем, как отменить ошибочную запись знаком «X» в графе 11 и почему исправление всегда идёт двумя строками подряд. Штрафы по статье 17 закона 27-ФЗ, чек-лист проверки перед отправкой, порядок работы в 1С:ЗУП и стоимость подключения КЭДО — во второй половине статьи.

Где в ЕФС-1 живут сведения о трудовой деятельности

ЕФС-1 объединила четыре прежние формы персучёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Отмена СЗВ-ТД как отдельного отчёта произошла с 2023 года, и с тех пор кадровые события сдаются подразделом 1.1 раздела 1. Форма собрана из титульного листа, раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» с подразделами 1.1, 1.2 и 1.3 и раздела 2 по взносам на травматизм.

Подавать форму целиком не нужно. Каждый подраздел уходит отдельно, со своим титульным листом и своим сроком: подраздел 1.1 — по факту кадрового события, подраздел 1.2 по стажу — не позднее 25 января года, следующего за отчётным, раздел 2 по взносам на травматизм — ежеквартально. За периоды 2026 года раздел 2 сдаётся 27 апреля, 27 июля, 26 октября 2026 года и 25 января 2027 года. Нулевого подраздела 1.1 не существует: если в компании за месяц не было ни одного события из перечня, ничего сдавать не требуется.

Организации и индивидуальные предприниматели с работниками по трудовым договорам и исполнителями по договорам ГПХ отчитываются на общих основаниях. При численности более 10 человек форма подаётся только в электронном виде с квалифицированной подписью, при 10 и менее работодатель выбирает сам. Порядок подачи через личный кабинет страхователя и форматы файлов опубликованы в базе знаний для страхователей на сайте Социального фонда России, там же разобраны три типа ответных протоколов фонда: документ не принят, принят частично, принят с предупреждением.

Десять кадровых событий подраздела 1.1 и сроки по каждому

Перечень событий закрытый. Графа 3 подраздела 1.1 заполняется кодом мероприятия заглавными буквами, и придумать собственную формулировку нельзя: фонд принимает только коды из порядка заполнения. Ниже собраны все десять мероприятий с предельным сроком и документом, из которого в графы 8, 9 и 10 переносятся наименование, дата и номер основания.

Срок «следующий рабочий день» отсчитывается от дня издания приказа. Дата самого события на этот срок не влияет. Приказ о приёме издан в пятницу — крайний срок понедельник. Работник принят 1 числа, а приказ подписан 3-го: отсчёт идёт от 3-го, но в графу 2 попадёт дата приёма из приказа. Отдельным блоком перед таблицей мероприятий в подразделе 1.1 указывается дата подачи работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Этот блок заполняется только по основным работникам, на совместителей и исполнителей по ГПХ он не распространяется, срок подачи — до 25-го числа следующего месяца.

Какие кадровые события в подраздел 1.1 не попадают

Половина вопросов кадровиков по ЕФС-1 сводится к обратному списку. Перечень мероприятий закрытый, поэтому всё, чего в нём нет, в фонд не уходит, даже если событие оформлено приказом и меняет условия работы.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Договор ГПХ с самозанятым выпадает из подраздела 1.1 по причине, не связанной с кадровым учётом: исполнитель на налоге на профессиональный доход не становится застрахованным лицом по обязательному пенсионному страхованию в рамках этого договора. Строку по нему подавать не на кого. Проверяется это до заключения договора, по статусу плательщика НПД, а не после первой выплаты.

Что изменилось в подразделе 1.1 с 30 декабря 2025 года

Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 утвердил бланк и порядок заполнения, приказ СФР от 17.11.2025 № 1463 — электронный формат. Обе редакции применяются с 30 декабря 2025 года, старый бланк с этой даты не действует.

• Исключены коды ДИСТ и НДОМ. Отменена обязанность представлять подраздел 1.1 при приёме или переводе работника на дистанционную и надомную работу.
• ПЕРЕВОД только постоянный. Временные переводы в отчёт не попадают, при этом код ПЕРЕВОД теперь применяется и при установлении неполного рабочего времени.
• Коды НЕПД и НЕПН. Неполный рабочий день и неполная рабочая неделя указываются в графе 6, допускается одновременное указание обоих кодов. При отмене неполного времени подаётся мероприятие ПЕРЕВОД без этих кодов.
• Появился код МДИГ. Статус для иностранных граждан, подлежащих обязательному страхованию в соответствии с международными договорами РФ.
• Скорректированы коды ДОИП и ЛДПИ по договорам об отчуждении исключительных прав и лицензионным договорам, добавлен код ЧАЭСКОМ.
• Убран тип сведений «Назначение выплат по ОСС».

Работодателям, которые в 2024-2025 годах подавали ЕФС-1 на каждого нового удалённого сотрудника, стоит пересобрать внутренний регламент: дублирующие записи по дистанционной работе после 30 декабря 2025 года фонд не ждёт.

Как заполняется подраздел 1.1: графы, коды и основание

Таблица подраздела 1.1 состоит из 11 граф. Графа 1 — порядковый номер записи. Графа 2 — дата мероприятия либо дата начала или окончания периода работ по договору ГПХ в формате ДД.ММ.ГГГГ. Графа 3 — код мероприятия. Графа 4 — признак работы в районах Крайнего Севера (РКС) или в приравненных местностях (МКС). Графа 5 — трудовая функция: должность, профессия, специальность, структурное подразделение и вид договора, где 0 означает бессрочный трудовой договор, 0.1 — срочный до шести месяцев, 0.2 — срочный более шести месяцев, 1 — совместительство.

Графа 6 закрывает вопрос про коды должностей. Указывается код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) в формате XXXX.X: четыре знака кода занятия и контрольное число через точку. Для договоров ГПХ вместо кода ОКЗ ставится вид договора: ДГПХ, ДАВТ, ДОИП, ЛДПИ и другие обозначения из порядка заполнения. Графа 7 заполняется только при увольнении: код и текстовое описание основания прекращения со ссылкой на норму ТК РФ. Графы 8, 9, 10 — наименование, дата и номер документа-основания. Графа 11 — признак отмены записи.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Классификатор ОК 016-2025 связан с ОКЗ, а ОКЗ даёт код трудовой функции для графы 6 ЕФС-1. Поэтому смена наименования должности в штатном расписании тянет за собой не только дополнительное соглашение, но и проверку кода в отчёте: если справочник в кадровой программе не обновлён, отчёт уйдёт со старым значением. Сверьте наименования должностей в штатном расписании с классификатором до того, как подадите первое мероприятие по этой должности.»

Как подать подраздел 1.1 ЕФС-1 на приём работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Издайте приказ о приёме и зафиксируйте его дату и номер. Срок подачи отсчитывается от даты приказа; дата выхода работника на него не влияет.
2. Шаг 2. Проверьте наименование должности в штатном расписании и подберите код по ОКЗ в формате XXXX.X.
3. Шаг 3. Заполните титульный лист: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, наименование страхователя, тип сведений «исходная».
4. Шаг 4. Внесите строку в подраздел 1.1: дата приёма, код ПРИЕМ, при необходимости РКС или МКС, трудовая функция с видом договора, код по ОКЗ, наименование, дата и номер приказа.
5. Шаг 5. Подпишите файл квалифицированной электронной подписью и отправьте не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
6. Шаг 6. Дождитесь протокола фонда и сохраните его. Ответ «принят частично» означает ошибку по конкретному работнику, а не по всему файлу.

Образцы кадровых документов, из которых берутся данные для ЕФС-1

Комплект собран под графы 8-10 подраздела 1.1: начните с приказа о приёме по форме Т-1, из него переносятся наименование, дата и номер основания.

Документ-основание: откуда берутся дата и номер

Графы 8-10 подраздела 1.1 расходятся с реальностью чаще остальных. Причина в том, что кадровый документ и запись в отчёте создаются в разных системах и разными людьми: приказ издаёт кадровая служба, отчёт формирует бухгалтерия или тот же кадровик, но уже в учётной программе.

Важный нюанс из практики: приказ об увольнении и акт ознакомления с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри КЭДО невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу. В графы 8-10 при мероприятии УВОЛЬНЕНИЕ переносятся реквизиты именно бумажного приказа, и расхождение с электронным журналом подписания здесь возникает регулярно.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью: компания рассчитывает убрать бумагу из увольнения полностью, а получает гибрид. Для ЕФС-1 последствие простое — дата и номер основания берутся с бумажного приказа, а не с электронного заявления работника. Сверьте по последним пяти увольнениям, какие реквизиты попали в графы 9 и 10 вашего отчёта.»

В практике Добыто кадровики чаще всего спотыкаются на расхождении дат: приказ датирован первым числом, а подписан в системе третьим. Для отчёта значение имеет дата издания приказа, но подтверждать её при проверке придётся тем, что есть в системе. Мы закрываем маршрут подписания приказа в день издания, чтобы дата документа и дата подписания не разъезжались.

Чек-лист проверки перед отправкой подраздела 1.1

Перед первой отправкой после внедрения КЭДО в Добыто мы прогоняем кадровые события по семи пунктам: они закрывают ошибки, которые фонд возвращает протоколом «принят частично».

1. Дата в графе 2 перенесена из приказа. Автоматическая подстановка даты формирования отчёта проверена и исправлена.
2. Код мероприятия в графе 3 соответствует событию: постоянный перевод проходит как ПЕРЕВОД, временный не подаётся вовсе.
3. Наименование должности в графе 5 дословно совпадает со штатным расписанием и трудовым договором.
4. Код в графе 6 взят из ОКЗ в формате XXXX.X, справочник в программе обновлён под ОК 016-2025.
5. Вид договора в графе 5 проставлен: 0, 0.1, 0.2 или 1.
6. Реквизиты основания в графах 8-10 сверены с оригиналом приказа.
7. По исполнителям на НПД строки в отчёте нет.

Отмена и корректировка записи: графа 11

Ошибку в поданной строке нельзя просто переписать. Порядок заполнения требует сначала аннулировать неверную запись, и только потом вносить правильную.

Отменяющая запись заполняется в полном соответствии с первоначальными сведениями: те же дата, код мероприятия, трудовая функция, код по ОКЗ и реквизиты документа, что уходили в фонд. В графе 11 «Признак отмены записи» ставится знак «X». Если требуется именно исправление, следующей строкой того же отчёта вносятся верные данные без отметки в графе 11. Отмена без последующей строки применяется, когда мероприятия не должно быть вовсе: приказ отменён, договор ГПХ расторгнут до начала работ, сведения поданы не на того работника.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корректировать через отмену приходится и сведения о выборе формы трудовой книжки. Ошибка в дате заявления исправляется по той же схеме: отмена ранее представленных сведений, затем строка с исправленными данными.

Отдельный сценарий — когда ошибку нашёл фонд. После уведомления об устранении расхождений у работодателя есть 5 рабочих дней на подачу уточнённых сведений. Уложились в срок — штрафа не будет. Нашли ошибку сами и подали исправление до того, как её обнаружил фонд, — штрафа тоже не будет.

Цена ошибки: штрафы по ЕФС-1 в 2026 году

Ответственность по подразделу 1.1 считается по каждому застрахованному лицу. Статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не представлены в срок либо представлены неполными или недостоверными. Опоздание на один день по двадцати принятым работникам обходится в 10 000 рублей.

Нарушение порядка представления в электронном виде при численности более 10 человек добавляет 1000 рублей. На должностное лицо по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ накладывается предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Срок давности привлечения организации — три года, должностного лица — один год.

Отдельно считается стоимость ошибки, которая не выражается в штрафе. Несданное или искажённое мероприятие не попадает в индивидуальный лицевой счёт работника, а значит, не подтверждает его стаж. Всплывает это через годы, при назначении пенсии или при споре о записи в трудовой книжке, и восстанавливать сведения приходится корректирующими формами за закрытые периоды.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал подписания надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт: система фиксирует действия целиком и покажет в том числе то, что работает против работодателя. Для ЕФС-1 это означает простую вещь — реквизиты приказа в отчёте должны совпадать с тем, что видно в журнале, иначе расхождение станет аргументом второй стороны.»

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и связка с КЭДО

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3 подраздел 1.1 формируется документом «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1» через раздел «Кадры», пункт «Электронные трудовые книжки». Программа подтягивает мероприятия из кадровых документов, но проверка кодов остаётся ручной: при установке статуса «иностранные граждане, временно пребывающие на территории РФ, в соответствии с международным договором» в мероприятиях автоматически отображается код МДИГ вместо прежнего ВПИГ.

КЭДО не сдаёт ЕФС-1 и не заменяет учётную программу. Его роль в этой задаче узкая: он фиксирует, когда приказ создан, кем подписан и в какой момент работник с ним ознакомился. Если приказ подписывается тем же днём, когда издан, графы 8-10 отчёта собираются без ручной сверки. В сервисе Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Оценивается не подпись работника в журнале ознакомления, а фактическая способность работать в системе. Когда за работника документы подписывает кто-то другой, потому что сам он не разобрался, работодатель теряет всю доказательственную конструкцию. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому.»

Когда подключение КЭДО не решает задачу по ЕФС-1

Компании до 10 человек с единичными кадровыми событиями в год закрывают подраздел 1.1 вручную из бесплатной программы фонда, и электронный документооборот на эту задачу не влияет. Не поможет КЭДО и там, где проблема в другом: неверный код ОКЗ, пропущенный срок из-за отпуска ответственного, отсутствие регламента по договорам ГПХ. Система ускоряет подписание приказа, но не подставляет код занятия и не следит за 25-м числом.

Как работник проверяет, что сведения дошли

Сведения из подраздела 1.1 попадают в индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица — это и есть ИЛС, который раньше вели в ПФР, а с 2023 года ведёт Социальный фонд России. В ИЛС накапливаются периоды работы, стаж, начисленные взносы и пенсионные коэффициенты.

Работник получает свою электронную трудовую двумя путями. У работодателя он запрашивает форму СТД-Р: по статье 66.1 ТК РФ сведения выдаются в день увольнения либо по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Через личный кабинет на портале государственных услуг он заказывает выписку из индивидуального лицевого счёта и форму СТД-СФР, которая содержит сведения от всех работодателей с 2020 года. Расхождение между СТД-Р и выпиской из ИЛС означает, что мероприятие не дошло до фонда или было отменено, и разбираться с этим нужно с работодателем, который его подавал.

Стоимость подключения КЭДО для кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны, электронный архив и уровень поддержки распределены по трём тарифам.

Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в интеграции с учётной системой. Разбор состава каждого пакета и условия перехода между тарифами собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Отдельная статья расходов, которую закладывают заранее, — квалифицированная подпись для кадровика, подписывающего приказы со стороны работодателя. Она выпускается в удостоверяющем центре и в тариф не входит.

Выводы

Подраздел 1.1 ЕФС-1 закрывает десять кадровых мероприятий, и половина из них требует отправки уже на следующий рабочий день после приказа. Остальные допускают отсрочку до 25-го числа следующего месяца. Перечень закрытый: временный перевод, отпуск, повышение оклада, смена фамилии и договор с самозанятым в отчёт не идут, а дистанционная и надомная работа выпали из него с 30 декабря 2025 года. Ошибка исправляется только через отмену прежней записи знаком «X» в графе 11 с последующей верной строкой, а цена промедления считается по 500 рублей за каждого работника.

Большая часть расхождений в графах 8-10 возникает не в отчёте, а на этапе подписания приказа: документ издан одним числом, подписан другим, реквизиты в учётной системе разъехались с оригиналом. Мы в Добыто выстраиваем маршруты подписания так, чтобы кадровый документ закрывался в день издания, и синхронизируем статусы с 1С:ЗУП, из которой формируется подраздел 1.1.

Частые вопросы

Приказ о приёме издан в пятницу, когда крайний срок подачи?

В понедельник, если он рабочий. Срок по мероприятиям ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ и по обеим датам договора ГПХ считается в рабочих днях: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора. Выходные и нерабочие праздничные дни в счёт не идут, поэтому приказ от пятницы можно отправить в ближайший рабочий день после выходных.

Нужно ли сдавать нулевой подраздел 1.1, если кадровых событий не было?

Нет. Подраздел 1.1 подаётся по факту наступления мероприятия из закрытого перечня. Месяц без приёмов, увольнений, постоянных переводов и договоров ГПХ означает, что отчёт по этому подразделу не формируется. Требование сдавать форму при отсутствии деятельности относится к другим подразделам и разделу 2, а не к сведениям о трудовой деятельности.

Обязательно ли подавать ЕФС-1 в электронном виде?

При численности работников более 10 человек — да, только электронно, с усиленной квалифицированной подписью через оператора или личный кабинет страхователя. При 10 и менее работодатель выбирает между бумагой и электронной подачей. Нарушение обязательного электронного формата стоит 1000 рублей по части 4 статьи 17 закона 27-ФЗ отдельно от штрафа за просрочку.

Подаётся ли подраздел 1.1 по договору с самозанятым?

Нет. Исполнитель на налоге на профессиональный доход не становится застрахованным лицом по обязательному пенсионному страхованию в рамках гражданско-правового договора, поэтому мероприятия НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ на него не заполняются. То же касается договоров с индивидуальными предпринимателями. Статус плательщика НПД проверяется до заключения договора, а не после первой выплаты.

Штраф 500 рублей считается за отчёт или за каждого работника?

За каждое застрахованное лицо. Статья 17 закона 27-ФЗ привязывает санкцию к человеку, по которому сведения не представлены в срок либо представлены неполными или недостоверными. Просрочка по одному файлу с двадцатью работниками даёт 10 000 рублей. Дополнительно на должностное лицо накладывается предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей по части 2 статьи 15.33.2 КоАП РФ.

Что делать, если фонд прислал уведомление об ошибке в сведениях?

Подать уточнённые сведения в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления. При соблюдении этого срока штраф не применяется. Если ошибка обнаружена самостоятельно и исправление подано до того, как её нашёл фонд, санкции также не будет. Ответ «документ принят частично» означает ошибку по конкретным работникам, и переподаётся только их часть, а не весь файл.

Как работнику получить свои сведения о трудовой деятельности?

У работодателя — по форме СТД-Р: в день увольнения либо в течение трёх рабочих дней по письменному заявлению в период работы. Через портал государственных услуг — выписку из индивидуального лицевого счёта и форму СТД-СФР, которая собирает записи от всех работодателей с 2020 года. Расхождение между этими документами указывает на то, что мероприятие не дошло до фонда либо было отменено записью с признаком «X».