Документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учёта, сегодня выдаётся как уведомление со СНИЛС и оформляется в электронном виде. Зелёные пластиковые карточки больше не выдают и не обменивают, но все ранее выданные действуют. Если работник потерял документ, номер СНИЛС остаётся прежним: восстанавливается только бумага. Получить её можно через Госуслуги, в клиентской службе СФР, в МФЦ или через работодателя по заявлению АДВ-3. Клиентская служба СФР выдаёт документ сразу при обращении. Утрата документа и отсутствие регистрации оформляются разными формами: при утрате подают заявление АДВ-3 о выдаче документа, а на человека без индивидуального лицевого счёта работодатель направляет анкету АДВ-1.
Работнику материал поможет выбрать канал восстановления, а кадровику — принять человека без оригинала на руках и сдать подраздел 1.1 ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. Покажем, почему анкета АДВ-1 на уже зарегистрированного человека заканчивается отказом, что с кодом должности после перехода на ОК 016-2025 и как отменить ошибочную запись. Сценарная таблица по формам, образцы кадровых документов, тарифы КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что считается документом о регистрации в системе персучёта в 2026 году
Регистрация в системе индивидуального (персонифицированного) учёта — это открытие индивидуального лицевого счёта (ИЛС) в Социальном фонде России. Датой регистрации считается дата открытия ИЛС, а постоянный страховой номер этого счёта и есть СНИЛС. Номер присваивается один раз: утрата документа, его порча или смена фамилии номер не меняют.
В документе указываются 5 реквизитов: СНИЛС, фамилия, имя и отчество (при наличии), дата и место рождения, пол, дата регистрации в системе персучёта. СФР оформляет документ в электронном виде, а распечатать его можно через сервис «Получение дубликата СНИЛС» в личном кабинете на сайте фонда.
У работников сейчас встречаются три формы одного и того же документа:
- Страховое свидетельство в виде зелёной пластиковой карточки. Новые не выдаются и не обмениваются, ранее выданные действуют без ограничения срока.
- Бумажное уведомление о регистрации (АДИ-РЕГ). Выдаётся в клиентской службе СФР, в МФЦ или через работодателя взамен утраченного документа.
- Электронный документ. Формируется в личном кабинете СФР через подтверждённую учётную запись Госуслуг.
Статья 65 ТК РФ не ставит одну форму выше другой. В перечне документов при заключении трудового договора значится «документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа». Требовать от кандидата именно пластиковую карточку или именно бумажное уведомление у отдела кадров оснований нет.
Факт: перечень документов в статье 65 ТК РФ закрытый. СНИЛС стоит в нём рядом с паспортом и трудовой книжкой, а требовать документы, не предусмотренные законом, указом Президента или постановлением Правительства, нельзя.
Если работник не помнит, какой документ у него был, проще всего открыть профиль на Госуслугах: номер СНИЛС отображается в подтверждённой учётной записи, и уже от этого зависит выбор канала восстановления.
Как восстановить документ о регистрации: 4 канала и что нужно для каждого
Необходимость получить новый документ возникает, когда ранее выданное уведомление или свидетельство утрачено либо стало непригодным для использования. Документ выдаётся всем категориям зарегистрированных граждан, включая неработающих, военнослужащих, трудовых мигрантов и детей. Каналы различаются тем, что нужно иметь при себе и в каком виде работник получит результат.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Канал | Что нужно | Что получит работник | Когда подходит |
|---|---|---|---|
| Госуслуги и личный кабинет СФР | Подтверждённая учётная запись Госуслуг | Электронный документ, который можно распечатать через сервис «Получение дубликата СНИЛС» | Есть доступ к учётной записи, электронной формы достаточно для работодателя |
| Клиентская служба СФР | Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность | Документ сразу при обращении; ошибки в анкетных данных исправляют в присутствии заявителя | Нужна бумага в день обращения или есть сомнения в данных |
| МФЦ | Паспорт; заявление заполняется на месте | Бумажный документ со СНИЛС | МФЦ ближе клиентской службы и оказывает эту услугу |
| Через работодателя | Заявление по форме АДВ-3, переданное в отдел кадров | Документ с прежним СНИЛС, который работодатель получает из СФР и передаёт работнику | Человек уже оформлен у этого работодателя и не может прийти в СФР или МФЦ |
Самый предсказуемый по сроку вариант — клиентская служба СФР: документ выдают при обращении и там же сверяют анкетные данные. Канал через работодателя подходит только тому, кто уже работает у этого страхователя, кандидату до оформления он недоступен. Прийти за документом может и представитель, если у него есть доверенность и паспорт.
Формы, по которым работают все четыре канала, обновлены: приказ СФР от 17 ноября 2025 г. № 1461 утвердил анкету АДВ-1, заявление об изменении анкетных данных АДВ-2 и заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию, АДВ-3, приказ действует с 30 декабря 2025 года. Перечень документов, удостоверяющих личность, и основания для отказа СФР публикует на официальной странице о регистрации граждан и оформлении СНИЛС в системе персучёта: её стоит открыть перед визитом, если у работника вместо паспорта временное удостоверение личности или военный билет.
Как получить электронный документ со СНИЛС через личный кабинет: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Войдите в личный кабинет на сайте СФР через учётную запись Госуслуг. Для дубликата нужна подтверждённая учётная запись.
- Шаг 2. Выберите сервис «Получение дубликата СНИЛС».
- Шаг 3. Сформируйте документ и сверьте все 5 реквизитов: СНИЛС, ФИО, дату и место рождения, пол, дату регистрации.
- Шаг 4. Сохраните файл и при необходимости распечатайте. Передайте его в отдел кадров в электронном виде или распечаткой: статья 65 ТК РФ допускает электронную форму документа.
- Шаг 5. Если в данных ошибка или сменилась фамилия, электронная копия не поможет: обратитесь в клиентскую службу СФР или подайте заявление АДВ-2.
Ошибку в анкетных данных исправляют сразу, а не при выходе на пенсию: расхождения в ИЛС приводят к проблемам при назначении пенсии, выплате пенсионных накоплений, материнского капитала и мер социальной поддержки.
Утеря документа, отсутствие регистрации или смена данных: какую форму подавать
Основанием для отказа в регистрации СФР называет наличие индивидуального лицевого счёта, уже открытого на лицо с аналогичными анкетными данными. Поэтому анкета АДВ-1 на человека, который когда-то получал СНИЛС и просто потерял документ, закончится отказом. Работнику, который потерял документ, нужна другая форма — заявление АДВ-3, и новый документ он получит с прежним номером.
Путаница возникает из-за статьи 65 ТК РФ. В ней есть норма о регистрации силами работодателя, но она касается только тех, кто поступает на работу впервые и на кого ИЛС не открыт: в этом случае работодатель представляет в территориальный орган СФР сведения, необходимые для регистрации. На того, кто потерял документ, эта норма не распространяется.
Выбор формы зависит от того, что именно произошло с документом или с данными работника:
| Ситуация | Форма | Результат | Кто подаёт |
|---|---|---|---|
| Документ утерян или стал непригодным | АДВ-3, заявление о выдаче документа, подтверждающего регистрацию | Новый документ с прежним СНИЛС | Работник лично, через представителя, МФЦ, Госуслуги или работодателя |
| ИЛС никогда не открывался, человек поступает на работу впервые | АДВ-1, анкета зарегистрированного лица | Регистрация и документ: через работодателя СФР оформляет его в течение 4 дней со дня получения анкеты | Работодатель по статье 65 ТК РФ либо сам гражданин в клиентской службе СФР или МФЦ |
| Сменились фамилия или другие анкетные данные | АДВ-2, заявление об изменении анкетных данных | Изменения в ИЛС и новый документ с прежним СНИЛС | Работник в СФР, МФЦ или через работодателя |
| Документа нет, но работнику и отделу кадров нужен только номер | Форма не подаётся | Электронный документ из личного кабинета СФР | Работник самостоятельно |
Срок 4 дня в таблице относится к первичной регистрации через работодателя. При личном обращении в клиентскую службу СФР или МФЦ решение об открытии ИЛС принимается в течение 15 минут, а по анкете, отправленной почтой, — в течение 4 рабочих дней.
Перед подачей АДВ-1 на молодого работника без трудового стажа проверьте, не зарегистрирован ли он уже. С июля 2020 года СФР открывает ИЛС ребёнку проактивно, по факту рождения, и направляет сведения о СНИЛС в личный кабинет родителей на Госуслугах. Кроме того, фонд регистрирует граждан по сведениям МФЦ, если человек обратился туда за другой госуслугой и на момент обращения не был зарегистрирован. СНИЛС может существовать у человека, который о нём не знает: тогда нужна не анкета, а АДВ-3 или электронный документ из личного кабинета.
Внимание: в инструкциях и роликах, записанных до 2023 года, сведения о приёме называются формой СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1, и по таким источникам нельзя сверять сроки, названия форм и реквизиты.
Можно ли принять на работу, если документ о регистрации потерян
Статья 65 ТК РФ требует предъявить при заключении трудового договора документ о регистрации в системе персучёта, но прямо допускает электронную форму. Для кандидата, который потерял бумагу, это значит, что до выхода на работу достаточно сформировать электронный документ в личном кабинете СФР и отправить его в отдел кадров. Отдельный визит в клиентскую службу для приёма на работу не нужен.
Если доступа к Госуслугам нет, кандидат получает бумажный документ в клиентской службе СФР при обращении, а кадровик в это время готовит трудовой договор и приказ. Для отчётности важен номер, а не сам бланк: подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, и без СНИЛС сведения не заполнить. Когда работник уже оформлен и документ утрачен позже, заявление АДВ-3 можно передать через отдел кадров.
Нормы статьи 65 ТК РФ относятся к работникам по трудовому договору. На исполнителей по договору ГПХ они не распространяются, хотя подраздел 1.1 ЕФС-1 заказчик подаёт и на них: не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения договора, и тоже со СНИЛС исполнителя.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перечень в статье 65 ТК РФ не единственный, но расширить его могут только указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Прежде чем просить у кандидата лишний документ, проверьте, на какой из этих трёх источников вы опираетесь. Если основания нет, кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
Важный нюанс из практики: типовая ситуация при приёме выглядит так — служба безопасности просит кандидата принести справку о доходах с прошлого места работы или характеристику. Законного основания у такого требования нет. С документом о регистрации в системе персучёта ситуация обратная: он входит в закрытый перечень, и его отсутствие решается восстановлением, а не спором.
Если вы работодатель и оформляете новичков дистанционно, очная явка ради подписи не нужна: в сервисе Добыто трудовой договор и приказ о приёме подписываются электронной подписью, а ПЭП и УНЭП сотрудникам выпускаются бесплатно на всех тарифах. Электронный документ со СНИЛС кандидат присылает туда же, где подписывает остальные документы при приёме.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы кадровых документов для оформления нового сотрудника
Комплект закрывает оформление человека, который прислал электронный документ о регистрации вместо оригинала; начните с согласия на обработку персональных данных.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
СНИЛС в ЕФС-1: сроки подачи, коды должностей и отмена записи
Номер СНИЛС — обязательный реквизит сведений о застрахованном лице в ЕФС-1, поэтому утерянный документ кадровик чаще всего замечает, когда готовит подраздел 1.1 о приёме. Сроки у разных кадровых мероприятий разные:
| Мероприятие в подразделе 1.1 ЕФС-1 | Срок подачи |
|---|---|
| Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа |
| Заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора |
| Перевод, в том числе с дистанционной работы на стационарное рабочее место | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа |
| Мероприятие по приказу, изданному до 1 января 2023 года | Подаётся по форме СЗВ-ТД, а не ЕФС-1 |
Для приёма запас времени — 1 рабочий день после приказа. Если работник принёс номер только через неделю, сведения уйдут с опозданием, а за непредставление в срок, неполные или недостоверные сведения часть 3 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте» предусматривает финансовую санкцию 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Номер из электронного документа, который кандидат сформировал в личном кабинете СФР до выхода на работу, снимает этот риск.
Мария Ж, юрист и соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Если в инструкции по кадровой отчётности устарела одна деталь, например вместо ЕФС-1 названа СЗВ-ТД, проверять надо всё остальное. Мы не берём из таких материалов сроки, названия форм и реквизиты, только общую логику процедуры и перечни, которые меняются реже. Сроки по ЕФС-1 сверяйте с действующей редакцией порядка заполнения и разъяснениями СФР.»
Коды должностей в ЕФС-1 после перехода на ОК 016-2025
В графе 6 «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 указываются дополнительные коды условий работы, причём только один по приоритету: «НЕПД», «НЕПН», «НДОМ», «ДИСТ». Для договоров ГПХ в той же графе ставятся два значения: цифровой код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ) и буквенный код вида договора, например ДГПХ или ДАВТ. При изменении наименования должности или структурного подразделения подаётся кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» с новым наименованием, а в подразделе «Основание» — реквизиты дополнительного соглашения.
Полезно знать: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Он связан с ОКЗ, по которому заполняется код трудовой функции в ЕФС-1, поэтому при смене наименования или кода должности нужны приказ по штатному расписанию, дополнительные соглашения и обновление 1С:ЗУП.
Как отменить ошибочную запись в ЕФС-1
Ошибочно поданное кадровое мероприятие исправляют по пункту 52 порядка заполнения формы ЕФС-1: одновременно подаётся отмена ранее представленного мероприятия и новое мероприятие с правильными данными. СФР приводит такой порядок, например, для продления срочного трудового договора: отменяется «Приём» с кодом вида договора «0.1» и подаётся новый «Приём» с кодом «0.2» и реквизитами дополнительного соглашения. Для мероприятий по приказам до 2023 года отмена идёт по форме СЗВ-ТД: форму заполняют в полном соответствии с отменяемыми сведениями и ставят знак «X» в графе «Признак отмены записи сведений о приёме, переводе, увольнении».
В 1С:ЗУП отчёт ЕФС-1 формируется из кадровых документов, поэтому дата приказа в программе должна совпадать с датой подписанного приказа. Мы предоставляем готовый модуль для 1С:ЗУП, который устанавливается и настраивается за один день: документы, подписанные в КЭДО, синхронизируются с программой автоматически, и приказ о приёме не приходится вводить повторно.
Копия СНИЛС в личном деле и КЭДО: что хранит работодатель
Оригинал документа о регистрации хранится у самого гражданина, работодатель только снимает копию. Из этого следуют два разных сценария. Если работник потерял свой документ, восстанавливает его он сам или через работодателя по АДВ-3. Если отдел кадров не может найти копию в личном деле, обращаться в СФР не нужно: достаточно попросить у работника новую копию или электронный документ из личного кабинета.
Копия документа содержит персональные данные: ФИО, дату и место рождения, пол, СНИЛС. Её обработка идёт в рамках согласия на обработку персональных данных, которое работник подписывает при приёме. Электронный документ из личного кабинета СФР удобно хранить в электронном личном деле вместе с остальными кадровыми документами, если компания работает в КЭДО.
Перевести в электронный вид закон позволяет большинство кадровых документов: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. На бумаге остаются трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае и журнал инструктажей. Подписываются электронные документы в КЭДО видами подписи, которые допускают статьи 22.1-22.3 ТК РФ и Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Минтруд разработал законопроект, который допускает использование мессенджера MAX для документооборота между работником и работодателем, и обсуждается подписание трудовых договоров с дистанционными работниками неквалифицированной подписью. На сентябрь 2026 года это проект, а не действующая норма. До принятия закона виды подписи для конкретного кадрового документа определяются статьями 22.1-22.3 ТК РФ и 63-ФЗ, по ним и сверяйте свой маршрут подписания.»
В практике Добыто документы нового сотрудника проходят через один список со статусами: подписано, согласование, принято, на доработку. Кадровик видит, что согласие на обработку персональных данных и трудовой договор подписаны, и может сверить дату приказа до отправки ЕФС-1.
Стоимость КЭДО для оформления сотрудников: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив. Цены действуют на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | в составе тарифа | установка и настройка за один день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции, персональный менеджер | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе подключения |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для компании до 25 человек, которой хватает ПЭП и УНЭП, подходит «Старт»; если нужны УКЭП, синхронизация с 1С:ЗУП и электронный архив личных дел, расчёт идёт по тарифу «Бизнес». Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Потеря документа о регистрации в системе персучёта не затрагивает сам СНИЛС: номер остаётся за человеком навсегда, заново выдаётся только уведомление. Работник получает его в клиентской службе СФР в день обращения, в МФЦ, через работодателя по заявлению АДВ-3 или в электронном виде в личном кабинете, и электронной формы достаточно для приёма по статье 65 ТК РФ. Анкета АДВ-1 предназначена только для тех, у кого ИЛС никогда не открывался, а для отчётности важнее успеть с номером к подразделу 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа.
Добыто закрывает кадровую часть этой задачи: документы при приёме подписываются дистанционно электронной подписью, сведения синхронизируются с 1С:ЗУП, а кадровик видит статус каждого документа до сдачи отчётности в СФР.
Частые вопросы о восстановлении документа о регистрации в персучёте
Сколько ждать новый документ, если работник сменил фамилию?
При смене анкетных данных работник подаёт заявление по форме АДВ-2, лично в СФР или МФЦ либо через работодателя. СФР вносит изменения в индивидуальный лицевой счёт и изготавливает новый документ с прежним СНИЛС не дольше 4 дней. Для заявления нужны паспорт и документ, подтверждающий смену фамилии, например свидетельство о браке.
Может ли СФР отказать в выдаче документа взамен утерянного?
Да, оснований для отказа 2: в системе персучёта нет ИЛС со страховым номером, указанным в заявлении, или сведения в заявлении не совпадают со сведениями о человеке в ИЛС. Если расхождение связано со сменой фамилии, о которой фонд не знал, работник подаёт заявление АДВ-2 и получает документ уже с новыми данными.
Может ли несовершеннолетний работник восстановить документ сам?
Подросток старше 14 лет с паспортом гражданина РФ обращается в клиентскую службу СФР или МФЦ самостоятельно. За ребёнка до 14 лет обращается один из родителей или законный представитель со свидетельством о рождении ребёнка и своим документом, удостоверяющим личность; законный представитель дополнительно подтверждает полномочия.
Как получить документ иностранному работнику?
Регистрации в системе персучёта подлежат и иностранные граждане, и лица без гражданства, а документ о регистрации выдаётся в том числе трудовым мигрантам. Иностранец предъявляет паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; если документ составлен на иностранном языке, нужен его нотариально заверенный перевод. Если ИЛС на него никогда не открывался, работодатель подаёт анкету АДВ-1.
Какие документы нужны, если за документом идёт представитель работника?
Подходят два варианта: документ, удостоверяющий личность самого работника, письменная доверенность от него и паспорт представителя либо нотариально заверенная доверенность и паспорт представителя. Без одного из этих комплектов клиентская служба СФР заявление от представителя не примет.
Что предъявить в СФР, если паспорт тоже утерян?
Перечень документов, удостоверяющих личность, утверждён приказом СФР от 17 ноября 2025 г. № 1461. Кроме паспорта гражданина РФ в него входят заграничный и дипломатический паспорта, временное удостоверение личности гражданина РФ, паспорт гражданина СССР, свидетельство о рождении, удостоверение личности офицера, справка об освобождении из места лишения свободы, военный билет солдата (матроса, сержанта, старшины), военный билет офицера запаса, паспорт иностранного гражданина, свидетельство о регистрации ходатайства о признании беженцем, вид на жительство, удостоверение беженца, удостоверение личности моряка или паспорт моряка и иные документы, выдаваемые органами МВД России.
