ЕФС-1 и СФР: кто в компании ведёт отчётность в 2026

ЕФС-1 и обмен по СЭДО — два потока, из которых состоит работа компании с Социальным фондом России, и ведут их разные сотрудники. Подразделы 1.1 и 1.2 формы ЕФС-1 заполняет тот, кто издаёт приказы, то есть кадровая служба. Раздел 2 по взносам на травматизм и подраздел 3 по дополнительным взносам ведёт бухгалтерия. Ответ на запрос фонда по пособию уходит через СЭДО в течение 3 рабочих дней, просрочка стоит 5 000 рублей. Главное различие, от которого зависит порядок работы: при приёме и увольнении подраздел 1.1 сдают на следующий рабочий день после приказа, при переводе и остальных мероприятиях — до 25-го числа следующего месяца.

Дальше разбираем распределение ответственности по подразделам, порядок действий при ошибке в уже отправленных сведениях и правила подписи: когда хватает УКЭП руководителя, а когда нужна машиночитаемая доверенность. Показываем, что «отмена ЕФС-1» в поисковых запросах означает признак отмены записи о мероприятии, а не упразднение формы. Коды должностей по ОКЗ, формирование отчёта в 1С:ЗУП, состав индивидуального лицевого счёта работника, чек-лист подготовки и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.

Кто в компании ведёт взаимодействие с фондом

Единого ответственного за работу с СФР законодательство не называет. Обязанность лежит на страхователе как на организации, а внутреннее распределение работодатель определяет сам приказом и должностными инструкциями. На практике линия раздела проходит по источнику данных: подразделы, которые заполняются из приказов и трудовых договоров, ведёт кадровая служба, подразделы с суммами и тарифами — бухгалтерия.

Важный нюанс из практики: ЕФС-1 собрала в себя сразу несколько прежних отчётов — 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М и ДСВ-3, — которые раньше сдавали разные подразделения в разные сроки. Форма стала одной, а готовят её по-прежнему двое, поэтому кадровая служба и бухгалтерия вынуждены координироваться по датам внутри месяца.

Из таблицы видно, где возникает основной сбой: у кадровой службы срок привязан к дате приказа и измеряется одним рабочим днём, у бухгалтерии — к календарю квартала. Совмещать эти два ритма в одном человеке удаётся только в компаниях примерно до 30-50 работников, дальше приказы начинают опаздывать в отчёт.

В практике Добыто спорным местом при внедрении КЭДО оказывается не подпись, а стык между кадровым событием и отчётом: приказ подписан в системе, а в отчётность его вносят руками на следующей неделе. Пока связка кадрового события и подраздела 1.1 не описана в регламенте, срок «следующий рабочий день» держится на памяти конкретного человека.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Определите ответственного не за форму целиком, а за каждый подраздел отдельно, и закрепите это приказом. Формулировка «возложить ведение отчётности в СФР» без перечня подразделов и сроков даёт ровно тот спор, который приказом и пытались предотвратить: при опоздании выясняется, что подраздел 1.1 каждый считал зоной другого отдела.»

Какие сведения и по каким каналам уходят в фонд

Каналов взаимодействия три, и путать их не стоит: у каждого свой срок и своя ответственность.

• ЕФС-1 — персонифицированный учёт по 27-ФЗ. Сдаётся через оператора электронного документооборота, кабинет страхователя на сайте фонда или на бумаге при численности 10 и менее застрахованных лиц. При 11 и более работниках допустима только электронная форма, за нарушение способа сдачи предусмотрен штраф 1 000 рублей.
• СЭДО — социальный электронный документооборот по больничным и пособиям. Фонд сам присылает работодателю сведения о закрытом электронном листке нетрудоспособности и запрос недостающих данных. На ответ даётся 3 рабочих дня по Правилам, утверждённым постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010.
• Кабинет страхователя — проверка статусов, протоколов приёма, сверка расчётов и подтверждение основного вида деятельности. Порядок и способы представления ЕФС-1 фонд описывает в базе знаний для страхователей на сайте СФР, там же публикуются актуальные форматы.

Что об этом думает ГИТ: Роструд обновил формы проверочных листов и прямо приравнял в них электронный кадровый документ к бумажному. Инспектор при проверке смотрит не на носитель, а на комплектность и сроки, поэтому распечатывать подписанные электронно приказы ради проверки не требуется.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Новая форма ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года

Форму и порядок заполнения утвердил приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, форматы — приказ от 17.11.2025 № 1463. Обновлённая версия действует с 30 декабря 2025 года, значит вся отчётность 2026 года, включая сведения за периоды 2025 года, сдаётся уже по ней. Структура сохранилась: тот же титульный лист, те же разделы и подразделы.

Изменения точечные и касаются кодов и состава сведений:

1. Отменены коды «ДИСТ» и «НДОМ» для дистанционной и надомной работы.
2. Добавлен код «МДИГ» для иностранцев и лиц без гражданства, застрахованных по международным договорам.
3. Добавлен код «ЧАЭСКОМ» для командировок в зоны, не относящиеся к радиоактивно загрязнённым.
4. Отменён тип сведений «Назначение выплат по обязательному социальному страхованию» в подразделе 1.2.
5. Расширен перечень кодов типов организаций за счёт спортивных и образовательных учреждений.
6. Снята обязанность подавать сведения сразу при уходе работника в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком: эти периоды попадают в годовой отчёт.

Запрос «отмена ЕФС-1» чаще всего означает не упразднение отчёта, а одну из двух ситуаций: либо работодатель ищет, как отменить ошибочно поданное кадровое мероприятие, либо читал новость об отмене отдельного кода или типа сведений. Форма остаётся обязательной для всех страхователей, включая индивидуальных предпринимателей с работниками.

Отмена записи в ЕФС-1 и исправление ошибок

Ошибку в уже отправленном подразделе 1.1 нельзя исправить редактированием: отчёт уже принят и отражён на индивидуальном лицевом счёте работника. Механизм другой — сначала отменяется ошибочная запись, затем подаётся правильная. Для отмены в подразделе 1.1 повторяют ту же запись о мероприятии и проставляют знак «X» в графе признака отмены; корректная запись идёт отдельной строкой.

Как отменить ошибочное мероприятие в подразделе 1.1: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Поднимите отправленный отчёт и протокол приёма из фонда. Сверьте спорную строку с приказом: дата мероприятия, вид мероприятия, наименование должности, код по ОКЗ, реквизиты документа-основания.
2. Шаг 2. Определите характер ошибки. Неверные реквизиты внутри записи исправляются корректировкой, а лишнее или ошибочно поданное мероприятие снимается признаком отмены.
3. Шаг 3. Сформируйте новый подраздел 1.1, полностью повторите в нём ошибочную запись в том виде, в каком она ушла в фонд, и проставьте признак отмены.
4. Шаг 4. Отдельной строкой внесите правильную запись с теми же данными застрахованного лица. Отмена без последующей корректной записи оставит на лицевом счёте пробел.
5. Шаг 5. Подпишите отчёт УКЭП и отправьте по тому же каналу, дождитесь протокола с положительным результатом приёма. Отрицательный протокол означает, что сведения не приняты и срок продолжает течь.

Финансовая санкция по части 3 статьи 17 закона 27-ФЗ составляет 500 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения не представлены, представлены не полностью или недостоверно. Должностное лицо отвечает отдельно: 300-500 рублей по части 1 статьи 15.33.2 КоАП. Требование об уплате фонд выставляет в течение 10 дней со дня решения, на оплату даётся 20 календарных дней, а при уплате в первые 10 дней сумма уменьшается вдвое.

Коды должностей для ЕФС-1: откуда берётся ОКЗ

Код выполняемой функции указывается в графе 6 подраздела 1.1 и берётся из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Формат — пять цифровых знаков вида ХХХХ.Х: четыре знака кода занятия и контрольное число через точку. Отчёт с четырёхзначным кодом без контрольного числа не проходит форматный контроль.

Код описывает трудовую функцию, а не название должности из штатного расписания. Это создаёт типовую сложность: у работодателя должность звучит как «менеджер по клиентскому сервису», а в классификаторе такой строки нет, и подбирать приходится по содержанию работы. Правило простое: сравнивайте с трудовой функцией из трудового договора и должностной инструкции, а не с заголовком должности.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Заведите код по ОКЗ один раз — в штатном расписании, рядом с наименованием должности. Тогда при приёме и переводе кадровик не подбирает его заново под давлением однодневного срока, а переносит из штатки. Расхождение кода в двух отчётах по одному работнику фонд видит, и это повод для уведомления об ошибке.»

Образцы документов для работы с фондом и распределения обязанностей

Комплект закрывает вопрос ответственности: начните с матрицы ответственности, она показывает, какие кадровые процессы вообще есть в компании и кто их ведёт.

Кто подписывает отчётность: УКЭП руководителя или МЧД

ЕФС-1 в электронном виде подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Вариантов два: подпись юридического лица, выданная удостоверяющим центром ФНС на руководителя, либо УКЭП сотрудника как физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью, подписанной УКЭП руководителя. Для сдачи ЕФС-1 применяется МЧД формата СФР, фонд поэтапно отказывается от прежних уведомлений о предоставлении полномочий представителю.

Три практики, которые встречаются постоянно и нарушают требования законодательства об электронной подписи: бухгалтер хранит у себя подпись директора и сдаёт ею отчётность; ведёт несколько организаций и держит стопку токенов с подписями всех руководителей; каждый раз носит директору токен на подпись. Первые две незаконны, третья тормозит работу и создаёт риск подписать несогласованный документ.

Кейс из практики: в разобранной на профильном вебинаре ситуации бухгалтер продолжал пользоваться подписью директора и сдал отчётность с ошибками. Организация получила штрафы, а разбирательство растянулось надолго, потому что формально документы подписал руководитель. Машиночитаемая доверенность снимает эту конструкцию: сотрудник выпускает одну подпись на себя, а права от разных организаций прикрепляются к ней отдельно, и при прекращении работы с компанией доверенность отзывается без перевыпуска ключа.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ещё один эффект МЧД технический: просроченная доверенность не сработает, программа обнаружит истёкший срок и не даст подписать документ. Бумажная доверенность такой защиты не даёт, и подпись лица, у которого полномочия уже кончились, всплывает позже. В сервисе Добыто подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Проверьте срок действия МЧД до начала отчётного периода, а не в день сдачи. Доверенность обычно выпускают на год, и совпадение её окончания с датой сдачи подраздела 1.1 — самая обидная просрочка: отчёт готов, подписать его некому, а срок «следующий рабочий день» не продлевается.»

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и что остаётся за пределами КЭДО

В 1С:ЗУП отчёт формируется через раздел отчётности: в списке регламентированных отчётов выбирается ЕФС-1, указывается период и нужный подраздел, данные подтягиваются из кадровых документов программы. Подраздел 1.1 собирается из документов приёма, перевода и увольнения, поэтому качество отчёта определяется тем, как заведены кадровые документы, а не тем, как заполнен сам отчёт. Перед отправкой проверяются три реквизита, на которых чаще всего срабатывает форматный контроль: СНИЛС, код по ОКЗ и реквизиты приказа-основания.

Когда КЭДО не закрывает задачу отчётности

Система кадрового электронного документооборота подписывает и хранит кадровые документы, но не сдаёт отчётность в фонд напрямую. Прямой интеграции с приёмным шлюзом СФР у КЭДО-систем, как правило, нет: отчёт по-прежнему уходит из учётной системы через оператора электронного документооборота или кабинет страхователя. КЭДО сокращает промежуток между событием и отчётом, потому что приказ подписан в день издания и сразу доступен, но обязанность сформировать и отправить ЕФС-1 остаётся на кадровой службе и бухгалтерии.

Отсюда практический вывод при выборе системы: спрашивайте не про «интеграцию с СФР», а про обмен с учётной системой. Модуль для 1С:ЗУП в Добыто устанавливается и настраивается за один день, документы и статусы подписания синхронизируются автоматически, а отчётность формируется там же, где и раньше.

ИЛС в СФР: что попадает в лицевой счёт работника

Индивидуальный лицевой счёт — это учётная запись гражданина в системе персонифицированного учёта, её номером служит СНИЛС. На счёте накапливаются периоды работы, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, индивидуальные пенсионные коэффициенты, нестраховые периоды вроде военной службы и ухода за ребёнком, а также сведения о работодателях. Всё, что компания отправляет в подразделах 1.1 и 1.2, ложится именно туда.

Работник получает выписку самостоятельно: услуга «Выписка из лицевого счёта СФР» доступна на портале Госуслуг, документ приходит в личный кабинет в течение дня и подписывается УКЭП фонда, то есть имеет юридическую силу без похода в отделение. Полная форма выписки известна как СЗИ-ИЛС.

Работодателю выписка ИЛС конкретного работника недоступна, и запрашивать её у сотрудника как обязательный документ при приёме нельзя. Практический смысл для компании другой: если работник приносит выписку и в ней нет периода работы у вас, значит подраздел 1.2 за этот год не дошёл или прошёл с ошибкой, и проверять надо протоколы приёма, а не память кадровика.

Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что сверять сведения по каждому работнику вручную невозможно, отдельный сотрудник для этого не нужен: в сервисе Добыто кадровые события фиксируются с датой и подписью, и при споре о стаже поднимается конкретный подписанный документ, а не переписка.

Что закрепить до первого отчёта: чек-лист подготовки

Большинство просрочек по ЕФС-1 возникает не из-за незнания формы, а из-за того, что роли и сроки нигде не зафиксированы. Пройдите перечень до начала отчётного периода.

1. Приказ об ответственных. Отдельно по подразделу 1.1, подразделу 1.2, разделу 2 и подразделу 3, с указанием замещающего лица на период отпуска и болезни.
2. Конкретный перечень полномочий. В приказе и доверенности перечисляются действия, а не общая формулировка о возложении обязанностей.
3. Регистрация в системе персонифицированного учёта. Проверьте регистрационный номер страхователя и данные обособленных подразделений, если они начисляют выплаты сами.
4. Подписи и доверенности. Действующая УКЭП руководителя, МЧД формата СФР на представителя, отметка о сроке окончания доверенности в календаре.
5. Коды по ОКЗ. Проставлены в штатном расписании по всем должностям, включая вакантные.
6. Канал сдачи. Договор с оператором электронного документооборота или доступ в кабинет страхователя, проверенный тестовой отправкой.
7. Регламент реакции на СЭДО. Кто ежедневно смотрит входящие запросы фонда и в какой срок отвечает, с учётом 3 рабочих дней.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «При разборе дисциплинарной ситуации имеет значение наличие приказа о возложении обязанностей на другого работника. Если приказа нет, а ответственный отсутствовал, работодателю сложно доказать, чьи именно обязанности не исполнены, и претензия по опоздавшему отчёту повисает на компании целиком.»

Стоимость подключения КЭДО: тарифы Добыто

Стоимость зависит от численности работников, набора подписей и потребности в интеграции с учётной системой.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и API относятся к «Корпорации». Условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Взаимодействие с фондом держится на трёх опорах: распределении подразделов ЕФС-1 между кадровой службой и бухгалтерией, соблюдении разных сроков внутри одной формы и корректной подписи с действующей доверенностью. Ошибку в отправленных сведениях снимают признаком отмены и подают запись заново, а самостоятельное исправление до обнаружения фондом оставляет компанию без санкции. Коды по ОКЗ, срок ответа по СЭДО и действие МЧД проверяются заранее, а не в день сдачи.

Добыто занимается кадровым электронным документооборотом: мы подключаем подписание кадровых документов и обмен с 1С:ЗУП, чтобы приказ и сведения для отчёта появлялись в один день, а не через неделю после события.

Частые вопросы о работе с СФР

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в месяце не было ни одного кадрового события?

Подраздел 1.1 подаётся только при наступлении мероприятия, поэтому в месяце без приёмов, переводов и увольнений его не сдают. Раздел 2 по взносам на травматизм представляется ежеквартально независимо от начислений, включая нулевые показатели, пока организация состоит на учёте как страхователь. Прекращение деятельности снимает обязанность только после снятия с учёта.

Подаются ли сведения на исполнителя по договору ГПХ?

Да, при заключении и при прекращении договора гражданско-правового характера, если на вознаграждение начисляются страховые взносы. Срок тот же, что и по приёму с увольнением: не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора. Мероприятия по переводу, отпуску и другим кадровым событиям к исполнителю по ГПХ не применяются: трудовых отношений нет.

Можно ли сдавать ЕФС-1 на бумаге?

Бумажная форма допустима, если численность застрахованных лиц за отчётный период 10 человек и менее. При 11 и более работниках форма сдаётся только в электронном виде, за нарушение способа представления предусмотрен штраф 1 000 рублей. Численность считается за отчётный период, поэтому при росте штата способ сдачи меняется автоматически.

Что выдать работнику, если он просит подтвердить стаж?

Работодатель выдаёт форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности у себя: в период работы — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора. Полную картину стажа по всем работодателям содержит выписка из индивидуального лицевого счёта, её работник заказывает сам через Госуслуги.

Кто платит штраф за опоздавший отчёт — компания или ответственный сотрудник?

Финансовая санкция по 27-ФЗ налагается на страхователя, то есть на организацию: 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Параллельно к административной ответственности привлекают должностное лицо — 300-500 рублей по части 1 статьи 15.33.2 КоАП. Взыскать сумму штрафа с работника в порядке материальной ответственности можно только по правилам главы 39 ТК РФ, автоматически это не происходит.

Нужно ли переоформлять МЧД при смене руководителя?

Да. Доверенность выдана от имени организации конкретным руководителем и подписана его УКЭП, поэтому при смене единоличного исполнительного органа прежние доверенности прекращаются и оформляются заново новым директором. Проверьте это до ближайшей даты сдачи: подраздел 1.1 со сроком в один рабочий день не оставляет времени на выпуск новой доверенности.