ЕФС-1 при отсутствии кадровых событий сдаётся частично: подраздел 1.1 не подают вовсе, а раздел 2 по взносам на травматизм уходит в Социальный фонд каждый квартал, даже когда выплат и начислений не было. Подраздел 1.2 по стажу подаётся раз в год и только на работников с особыми периодами: вредные условия, отпуск без сохранения зарплаты, уход за ребёнком от 1,5 до 3 лет, простой, отстранение. Подраздел 1.3 сдают государственные и муниципальные учреждения ежемесячно. Различие, от которого зависит порядок действий: подраздел 1.1 привязан к событию и приказу, раздел 2 привязан к отчётному периоду. Пустой месяц отменяет первое и не отменяет второе.
Разберём, что закон считает кадровым событием, включая неочевидные случаи: заявление работника о форме трудовой книжки, переименование работодателя, начало и окончание договора ГПХ, приостановление трудового договора при мобилизации. Покажем, как проверить закрытый месяц и не отправить лишнего. Сценарная таблица по типам организаций, изменения формы с 30 декабря 2025 года, санкции по 27-ФЗ с порядком исправления без штрафа, стоимость подключения КЭДО и сроки настройки модуля для 1С:ЗУП — во второй половине статьи.
Что сдавать в СФР, если кадровых событий в периоде не было
Форма ЕФС-1 не единый отчёт с одним сроком, а пять самостоятельных блоков с разными основаниями подачи. Пустой месяц закрывает только те блоки, которые привязаны к событию. Блоки, привязанные к отчётному периоду, сдаются независимо от того, что происходило в кадрах.
| Часть формы | Основание подачи | Событий не было | Срок |
|---|---|---|---|
| Подраздел 1.1, сведения о трудовой деятельности | Кадровое мероприятие | Не сдаётся | Следующий рабочий день или 25-е число следующего месяца |
| Подраздел 1.2, страховой стаж | Особые периоды у конкретных работников за год | Не сдаётся, если таких работников нет | 25 января следующего года |
| Подраздел 1.3, оплата труда в бюджетной сфере | Статус государственного или муниципального учреждения | Сдаётся | Ежемесячно, до 25-го числа |
| Подраздел 3, дополнительные взносы на накопительную пенсию | Уплата взносов по 56-ФЗ в квартале | Не сдаётся, если взносы не перечислялись | Ежеквартально, до 25-го числа |
| Раздел 2, взносы на травматизм | Отчётный период | Сдаётся, в том числе нулевым | Ежеквартально, до 25-го числа |
Из пяти блоков при пустом периоде отпадают три, а два остаются обязательными. Проверить актуальный состав формы и способы отправки можно в базе знаний страхователя на странице СФР о предоставлении ЕФС-1, где перечислены категории страхователей и каналы подачи.
Что закон считает кадровым событием для подраздела 1.1
Список кадровых мероприятий закрытый, в нём десять позиций, и шесть из них требуют подачи уже на следующий рабочий день. Ошибка кадровика чаще не в том, что он забыл про приём или увольнение, а в том, что не считал событием переименование работодателя или окончание договора ГПХ.
| Мероприятие | Срок подачи | Документ-основание |
|---|---|---|
| Приём | Следующий рабочий день после приказа | Приказ о приёме на работу |
| Увольнение | Следующий рабочий день после приказа | Приказ об увольнении |
| Начало договора ГПХ | Следующий рабочий день после заключения | Договор ГПХ |
| Окончание договора ГПХ | Следующий рабочий день после прекращения | Акт выполненных работ либо договор |
| Приостановление трудового договора | Следующий рабочий день после приказа | Приказ о приостановлении |
| Возобновление трудового договора | Следующий рабочий день после приказа | Приказ о возобновлении |
| Перевод | 25-е число следующего месяца | Приказ о переводе, дополнительное соглашение |
| Переименование | 25-е число следующего месяца | Решение или приказ о переименовании |
| Установление второй профессии или квалификации | 25-е число следующего месяца | Приказ об установлении разряда или квалификации |
| Запрет занимать должность | 25-е число следующего месяца | Приговор суда |
Отдельно стоит заявление работника о форме ведения трудовой книжки: приказа по нему нет, событие фиксируется самим заявлением, срок подачи — 25-е число следующего месяца. Месяц без приказов по личному составу не означает месяц без событий, если в нём подписан хотя бы один договор ГПХ или подано такое заявление.
Полезно знать: исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых можно вести в системе электронного документооборота наравне со штатными работниками, подписывать с ними договоры и акты. Согласие на КЭДО с них брать не нужно: это отношения по гражданскому кодексу, а не кадровый документооборот.
В практике Добыто эйчары чаще всего пропускают именно договоры ГПХ. Документ ведёт юрист или бухгалтерия, кадровая служба о нём узнаёт постфактум, а срок подачи истекает на следующий рабочий день после подписания.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Мы держим единый реестр кадровых событий, куда попадают не только приказы по личному составу, но и договоры ГПХ, решения о переименовании и заявления о трудовой книжке. Без такого реестра месяц выглядит пустым ровно до того момента, когда фонд присылает уведомление. Заведите одну таблицу на всю компанию и сверяйте её перед закрытием месяца.»
Раздел 2 сдаётся всегда: отсутствие выплат не освобождает
Раздел 2 — это бывший 4-ФСС, отчёт по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве. Он привязан к отчётному периоду, а не к событиям, поэтому подаётся ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. При отсутствии начислений заполняются титульный лист и подразделы 2.1 и 2.3 с нулевыми показателями. Единственное исключение — работодатели на автоматизированной упрощённой системе налогообложения: они взносы на травматизм платят в фиксированном размере и раздел 2 не сдают.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нулевой раздел 2, когда работников фактически нет
Организация, в которой числится только директор-единственный учредитель без трудового договора и без начислений, остаётся страхователем. Директор считается застрахованным лицом, поэтому нулевой раздел 2 подаётся каждый квартал. Подраздел 1.1 при этом не подаётся: события нет, приказа нет.
Индивидуальный предприниматель без наёмных работников ЕФС-1 не сдаёт вообще, ни одну часть. Обязанность появляется в тот момент, когда он заключил первый трудовой договор или первый договор ГПХ с физическим лицом.
| Ситуация | Подраздел 1.1 | Раздел 2 |
|---|---|---|
| Организация с работниками, за квартал ни одного кадрового мероприятия | Не сдаётся | Сдаётся |
| Организация без работников, только директор-учредитель без зарплаты | Не сдаётся | Сдаётся нулевым |
| ИП с работниками, кадровых событий в квартале нет | Не сдаётся | Сдаётся |
| ИП без наёмных работников | Не сдаётся | Не сдаётся |
| В квартале заключён только договор ГПХ с физлицом | Сдаётся на следующий рабочий день после подписания | Сдаётся |
| Работодатель на АУСН | Сдаётся при наличии события | Не сдаётся |
Строка про АУСН чаще всего и становится источником путаницы: освобождение касается только раздела 2, кадровые события подаются на общих основаниях.
Подраздел 1.2: годовой отчёт по стажу, который сдают не на всех
Привычка со времён СЗВ-СТАЖ подавать сведения о стаже на весь штат больше не работает. Подраздел 1.2 заполняется по итогам календарного года и только на тех работников, у которых в этом году были периоды, не выводимые из другой отчётности: работа в условиях, дающих право на досрочную пенсию, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по уходу за ребёнком от 1,5 до 3 лет, простой, отстранение от работы, прогул, повышение квалификации с отрывом от работы. Срок — не позднее 25 января года, следующего за отчётным.
Если за весь год ни у одного работника таких периодов не было, подраздел 1.2 не подаётся вовсе. Отдельный случай — работник, оформляющий пенсию: сведения по нему представляются в течение трёх календарных дней со дня его заявления или запроса фонда, независимо от годового срока.
Отпуск без сохранения заработной платы хотя бы на один день у одного сотрудника уже создаёт обязанность подать по нему подраздел 1.2 с кодом НЕОПЛ в графе 7. Это самая частая причина, по которой годовой отчёт внезапно оказывается нужен компании, считавшей год спокойным.
Лайфхак: закрывайте оформление каждого приёма по чек-листу, где последний пункт звучит как «поданы сведения в социальный фонд и военкомат». Пункт стоит последним намеренно: до него идут проверка перечня документов по статье 65 ТК РФ, справка с основного места работы для совместителя на вредных работах и разрешительные документы иностранца.
Что изменилось в форме ЕФС-1 с 30 декабря 2025 года
С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462; электронный формат установлен приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Отчёт в прежнем бланке фонд не принимает. Порядок заполнения в целом сохранился, но три изменения напрямую сокращают число поводов для подачи.
- Исключён тип сведений «Назначение выплат по ОСС». Подавать ЕФС-1 при уходе работницы в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком больше не нужно.
- Отменены коды ДИСТ и НДОМ. Приём или перевод на дистанционную и надомную работу отдельным признаком в подразделе 1.1 не отмечается.
- Добавлены код ЧАЭСКОМ для командировок за пределы зон радиоактивного загрязнения и статус МДИГ для иностранных граждан, застрахованных по международным договорам.
Слово «отмена» применительно к ЕФС-1 встречается в двух разных смыслах, и их стоит разделять. Сам отчёт не отменён и в 2026 году сдаётся по новой форме. «Отмена» как тип сведений — это техническая операция внутри подраздела 1.1, когда ранее поданная запись аннулируется и заменяется корректной.
Факт: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94, применявшегося с 1994 года. Классификатор связан с ОКЗ, который используется для кода трудовой функции в ЕФС-1.
Смена кода должности не относится к кадровым мероприятиям и сама по себе подраздел 1.1 не порождает. Но если вслед за новым классификатором меняется наименование должности, это уже перевод или переименование позиции, и сведения подаются в общем порядке до 25-го числа следующего месяца. В проектах Добыто сверка штатного расписания с новым классификатором идёт отдельным этапом до раскатки КЭДО на всю компанию.
Внимание: при изменении наименования или кода должности требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Отдельно нужно обновление кадровых программ, включая 1С:ЗУП.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сведения о трудовой деятельности с 2023 года подаются в составе ЕФС-1, но в статьях и видеороликах до сих пор встречается СЗВ-ТД. Для меня это индикатор: если в материале устарела одна деталь, проверять надо все. Названия форм, сроки и реквизиты приказов берите не из обзоров, а из действующей редакции нормативного акта.»
Образцы кадровых документов, из которых рождается запись в подразделе 1.1
Комплект собран по документам-основаниям из таблицы мероприятий; начните с формы СТД-Р, если работник запросил сведения о своей трудовой деятельности.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р, сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Штатное расписание, форма Т-3 | Скачать |
Как проверить закрытый месяц перед отправкой
Учётная система показывает проведённые кадровые документы, но не показывает события, которые прошли мимо неё: договор ГПХ в папке у юриста, решение участников о переименовании, заявление о трудовой книжке, оставленное в бумажном виде. Проверка строится не от программы, а от перечня из десяти мероприятий.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как проверить, нужно ли подавать ЕФС-1 за месяц: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из кадровой программы все документы по личному составу за месяц: приёмы, увольнения, переводы, приостановления и возобновления.
- Шаг 2. Запросите у юриста и бухгалтерии реестр договоров ГПХ с физическими лицами, заключённых и закрытых актами в этом месяце.
- Шаг 3. Проверьте регистрационные изменения: смену наименования организации, решения о присвоении квалификации, поступившие приговоры суда с запретом занимать должность.
- Шаг 4. Поднимите входящие заявления работников о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на сведения о трудовой деятельности.
- Шаг 5. Сверьте даты приказов с датами отправки: по приёму, увольнению, ГПХ, приостановлению и возобновлению срок истекает на следующий рабочий день, по остальным событиям — 25-го числа следующего месяца.
- Шаг 6. Если по всем пяти шагам пусто, подраздел 1.1 не формируйте и отметьте месяц в реестре как закрытый без событий. Раздел 2 за квартал отправьте отдельно, по своему сроку.
Что закрывает КЭДО, а что остаётся за учётной системой
Важный нюанс из практики: система КЭДО не сдаёт отчётность в Социальный фонд. Она хранит подписанные кадровые документы и фиксирует даты подписания, а ЕФС-1 формируется и отправляется из учётной системы работодателя через оператора или личный кабинет страхователя. Разделение зон ответственности стоит закрепить письменно, иначе срок пропускают обе стороны.
Важный нюанс из практики: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и бумажная трудовая книжка остаются вне электронного документооборота. При увольнении это означает бумажный приказ в день оформления и электронную запись в ЕФС-1 на следующий рабочий день — два разных носителя и два разных срока.
В сервисе Добыто кадровые документы собираются в одну ленту событий с датами подписания сторонами, поэтому сверка месяца сводится к сравнению ленты с перечнем мероприятий. Модуль интеграции с 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, без ручного переноса дат.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед запуском мы сначала приводим в порядок штатное расписание и контактные данные работников, и только потом раздаём подписи и информируем людей. Порядок именно такой: кабинет без корректной штатной структуры даёт документы с неверными должностями, а из них потом вырастают расхождения в отчётности. Проверьте штатку до того, как подключите первого сотрудника.»
Цена ошибки: санкции по 27-ФЗ и лишние подачи
Санкции за подраздел 1.1 считаются не за отчёт, а за человека. Непредставление сведений либо представление неполных или недостоверных сведений обходится в 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Нарушение порядка представления в электронной форме — 1000 рублей: на бумаге отчитываются только страхователи с численностью 10 человек и менее, при 11 и более электронная форма обязательна. На должностное лицо дополнительно накладывается административный штраф 300-500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ.
За несданный раздел 2 санкция считается иначе: 5% от суммы начисленных к уплате взносов, но не менее 1000 рублей и не более 30% этой суммы, по статье 26.30 Федерального закона № 125-ФЗ. Нулевой раздел 2 при этом всё равно даёт минимальный штраф, потому что обязанность нарушена, даже когда взносы равны нулю. Порядок начисления и условия снижения описаны на странице СФР о финансовых санкциях по 27-ФЗ.
Ошибку можно закрыть без денег. Страхователь не привлекается к ответственности, если сам нашёл неточность и представил исправленные сведения до того, как её обнаружил фонд, либо исправил их в течение 5 рабочих дней после получения уведомления. При уплате в первые 10 дней со дня получения требования перечисляется половина суммы, общий срок уплаты — 20 календарных дней.
Когда подача ЕФС-1 не нужна и избыточная отправка мешает
Пустой подраздел 1.1 «для порядка» фонд не примет как нулевой отчёт: формы с нулевыми кадровыми мероприятиями просто не существует. Хуже, когда в подраздел 1.1 попадает событие, которого не было: отпуск, больничный, командировка, изменение оклада без перевода, смена паспортных данных. Такая запись уходит на индивидуальный лицевой счёт работника и потом требует отдельной подачи с типом «Отмена».
Подраздел 1.2 на всех работников подряд — вторая типовая избыточность. Сведения по людям без особых периодов фонд не ждёт, а объём выгрузки растёт и вместе с ним растёт вероятность расхождения с данными о стаже.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перед отправкой я сверяю не сумму строк, а основание каждой из них: за записью должен стоять приказ, договор или заявление с конкретной датой. Строка без документа-основания — это либо чужое событие, либо событие, которого не было. Убрать её до отправки дешевле, чем потом подавать отменяющие сведения и объяснять расхождение работнику.»
Стоимость подключения КЭДО и подготовки кадровых данных
Стоимость зависит от численности персонала и набора функций: интеграция с учётной системой, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы. Электронные подписи для сотрудников включены в тариф и отдельно не оплачиваются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Действующие условия по каждому пакету собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому электронные кадровые документы из неё годятся как документы-основания для записей в подразделе 1.1.
Выводы
Отсутствие кадровых событий закрывает подраздел 1.1 и почти всегда подраздел 1.2, но не освобождает от раздела 2 по взносам на травматизм: он идёт каждый квартал, в том числе нулевым, и не сдаётся только на АУСН. Перечень мероприятий закрытый и состоит из десяти позиций, шесть из которых требуют отправки на следующий рабочий день, а договоры ГПХ и заявления о форме трудовой книжки регулярно выпадают из поля зрения кадровой службы. Санкция считается за каждое застрахованное лицо, но самостоятельное исправление до проверки фонда снимает её полностью.
Порядок в исходных данных решает задачу раньше, чем отчётный срок: если каждое кадровое событие подписано в срок и лежит в одной системе с датой, месяц закрывается сверкой, а не поиском бумаг по отделам. Мы в Добыто выстраиваем этот контур вместе с кадровой службой, включая интеграцию с 1С:ЗУП и разграничение зон ответственности по отправке отчётности.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет ни одного работника, а есть только директор-единственный учредитель без трудового договора?
Да, но частично. Директор считается застрахованным лицом, поэтому раздел 2 подаётся ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала, с титульным листом и подразделами 2.1 и 2.3 с нулевыми показателями. Подраздел 1.1 не подаётся, пока нет кадрового мероприятия: без приказа и договора событие не возникает.
Что попадает на индивидуальный лицевой счёт работника, если подраздел 1.1 за период не подавали?
На индивидуальном лицевом счёте фиксируются те кадровые мероприятия, которые работодатель передал в составе подраздела 1.1: приём, перевод, увольнение, начало и окончание договора ГПХ. Период без событий не создаёт новых записей, и это нормальное состояние счёта. Работник видит свои сведения о трудовой деятельности в выписке из лицевого счёта через портал госуслуг, и расхождение с фактом — основание обратиться к работодателю за корректировкой.
Нужно ли подавать ЕФС-1 на исполнителя по договору ГПХ, если в этом месяце он ничего не выполнял и выплат не было?
Событием для подраздела 1.1 считаются заключение и прекращение договора, а не факт выполнения работ или выплаты вознаграждения. Месяц без активности по действующему договору сведений не требует. Как только подписан акт, которым договор закрывается, сведения подаются не позднее следующего рабочего дня.
Правда ли, что ЕФС-1 отменяют?
Отчёт действует. С 30 декабря 2025 года применяется новая форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462, отменены отдельные элементы: тип сведений «Назначение выплат по ОСС» и коды ДИСТ и НДОМ. Слово «отмена» в контексте ЕФС-1 обычно означает тип сведений для аннулирования ранее поданной записи, а не прекращение самой отчётности.
Что делать, если подали сведения о событии, которого не было?
Подаётся новая запись с типом «Отмена», аннулирующая ошибочную, а при необходимости следом идёт корректная. Если ошибку нашли раньше фонда и исправили до обнаружения либо в течение 5 рабочих дней после уведомления, финансовая санкция не применяется. Работнику имеет смысл сообщить о корректировке: до её обработки в его лицевом счёте будет висеть чужое событие.
Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?
Бумажная форма допускается только при численности застрахованных лиц 10 человек и менее. При 11 и более отчёт принимается исключительно в электронном виде, а подача на бумаге квалифицируется как нарушение порядка представления и стоит 1000 рублей. Численность считается по всем застрахованным лицам, включая исполнителей по договорам ГПХ.
