Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, — это страховое свидетельство СНИЛС старого образца или уведомление о регистрации по форме АДИ-РЕГ, в том числе электронное. Кандидат предъявляет его при заключении трудового договора по статье 65 ТК РФ. Кадровику документ нужен ради страхового номера индивидуального лицевого счёта: по нему Социальный фонд России узнаёт работника, и без номера не пройдут сведения о приёме в подразделе 1.1 ЕФС-1, которые сдают не позднее следующего рабочего дня. Если человек устраивается впервые и лицевой счёт на него не открыт, документ не требуют: работодатель сам направляет в СФР анкету АДВ-1, а Фонд оформляет подтверждение регистрации за 4 дня.
Покажем, какие формы документа принимать без дополнительных вопросов, как быть с зелёной карточкой, старой фамилией и иностранным работником, чего требовать у кандидата нельзя и какие ошибки в ЕФС-1 обходятся в 500 рублей за каждого работника. Отдельно разберём новую форму ЕФС-1, которая действует с 30 декабря 2025 года, и слухи об отмене отчёта. Пошаговая инструкция приёма документа, сценарная таблица, образцы кадровых документов, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что считается документом о регистрации в персонифицированном учёте: СНИЛС, АДИ-РЕГ и ИЛС
Индивидуальный лицевой счёт (ИЛС) Социальный фонд России открывает на каждого застрахованного человека один раз и на всю жизнь. На счёте копятся сведения о трудовой деятельности, стаже и страховых взносах, а СНИЛС — это номер этого счёта. Поэтому на вопрос «ИЛС ПФР — что это» короткий ответ такой: лицевой счёт в бывшем Пенсионном фонде, который с 2023 года ведёт СФР, а СНИЛС служит к нему ключом.
С 1 апреля 2019 года зелёные пластиковые карточки не выдают. Вместо них Фонд оформляет уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, его в практике называют АДИ-РЕГ. На сайте СФР прямо сказано, что документ о регистрации оформляется в электронном виде; бумажный экземпляр распечатывают по запросу. Старые карточки, выданные до этой даты, продолжают действовать, менять их на уведомление не нужно.
Статья 65 ТК РФ требует от кандидата предъявить документ о регистрации «в том числе в форме электронного документа». Для кадровика вывод практический: принимать можно любую из форм, приведённых в таблице, а спорным остаётся только случай, когда кандидат называет номер, но не показывает документ.
| Что приносит кандидат | Принимать ли | Что сверить |
|---|---|---|
| Страховое свидетельство (зелёная карточка), выданное до 1 апреля 2019 года | Да, документ действует без замены | Фамилия, имя, отчество и дата рождения совпадают с паспортом |
| Уведомление о регистрации (АДИ-РЕГ) на бумаге | Да | Те же анкетные данные, 11 цифр страхового номера |
| Электронное уведомление из личного кабинета на Госуслугах или сайте СФР | Да, статья 65 ТК РФ допускает электронную форму | Файл получен от самого кандидата, данные читаются полностью |
| Только номер СНИЛС в анкете или на словах | Документом не является | Попросите скачать электронное уведомление в личном кабинете |
| Документ на прежнюю фамилию | Принять, но данные нужно обновить | Работник подаёт в СФР заявление АДВ-2, новый документ выдают не дольше 4 дней |
Страховой номер при смене фамилии не меняется: меняются анкетные данные на лицевом счёте. Если в личном деле лежит карточка на девичью фамилию, а в паспорте новая, сведения по ЕФС-1 уйдут с расхождением, поэтому замену стоит запустить в первую неделю работы.
Зачем СНИЛС кадровику: ЕФС-1, электронная трудовая книжка и лицевой счёт работника
Страховой номер нужен в каждом отчёте, который работодатель сдаёт в СФР по конкретному человеку. С 2023 года эти сведения собраны в единую форму ЕФС-1: она заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и расчёт 4-ФСС. СФР разносит данные из отчёта по лицевым счетам, опираясь на СНИЛС и анкетные данные, поэтому ошибка в номере означает, что приём или увольнение не попадут в электронную трудовую книжку работника.
| Часть ЕФС-1 | Что в ней | Срок сдачи |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Сведения о трудовой деятельности: приём, увольнение, перевод, договоры ГПХ | Приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня; перевод и другие мероприятия — до 25-го числа следующего месяца |
| Подраздел 1.2 | Страховой стаж за год | 1 раз в год, до 25 января следующего года |
| Подраздел 1.3 | Сведения о зарплате работников государственных и муниципальных учреждений | Сдают только такие учреждения |
| Раздел 2 | Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве | До 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом |
Для приёма на работу критичен подраздел 1.1: у кадровика есть один рабочий день после приказа, и за это время страховой номер должен оказаться в карточке сотрудника. Когда документ о регистрации получен до подписания трудового договора, этот срок не зависит от того, успеет ли работник найти карточку дома.
Факт: отдельной формы СЗВ-ТД больше нет. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе ЕФС-1, и в обучающих роликах 2024 года эта деталь уже встречается в устаревшем виде.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Новая ЕФС-1 в 2026 году: что изменилось и почему отмены нет
Запрос «отмена ЕФС-1» появляется каждый раз, когда СФР меняет бланк. Отчёт не отменён: приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 утверждены новая форма и порядок заполнения, приказом № 1463 — электронный формат, обе редакции действуют с 30 декабря 2025 года. Из заметных изменений: в подраздел 1.1 добавлены коды для иностранных граждан, работающих по международным договорам, уточнены коды договоров ГПХ, а при уходе работника в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком сведения больше не подают.
Коды должностей в ЕФС-1 никуда не делись. Кроме наименования должности по штатному расписанию, в подраздел 1.1 вносят код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). В пункте 46 нового порядка больше не описан формат кода трудовой функции, поэтому при выгрузке из учётной программы сверьте, что поле заполняется по актуальной версии формата.
В 1С ЗУП отчёт ЕФС-1 собирается из карточки сотрудника и кадровых документов. Страховой номер, внесённый с опечаткой или не внесённый вовсе, программа перенесёт в отчёт как есть. Поэтому номер вносят в карточку в день приёма и сверяют с документом, а не с анкетой, которую кандидат заполнял по памяти. В КЭДО Добыто для этого предусмотрен модуль для 1С:ЗУП: он настраивается за один день, и кадровые документы синхронизируются с учётной системой автоматически, без повторного ручного ввода.
Сколько стоит ошибка в сведениях о приёме
За несданные, просроченные или недостоверные сведения по статье 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте» работодателя штрафуют на 500 рублей за каждого застрахованного работника. Должностному лицу по статье 15.33.2 КоАП грозит предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей. Если в компании больше 10 человек, ЕФС-1 сдают только в электронном виде; бумажный отчёт в этом случае — штраф 1000 рублей за несоблюдение формы.
Прямые суммы невелики, но штраф считается по людям: неверный СНИЛС в сводном отчёте о приёме 20 сезонных работников превращается в 10 000 рублей, если ошибку не исправили до того, как её нашёл Фонд. Работник при этом не видит периода работы в электронной трудовой книжке и приходит в кадровую службу с вопросом, почему стаж не учтён.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда в обучающем материале устарела одна деталь, например вместо ЕФС-1 названа СЗВ-ТД, я перепроверяю в нём всё остальное. Логику и перечни документов из таких источников брать можно, они меняются редко. Сроки, названия форм и реквизиты сверяйте только с действующим приказом СФР на дату отчёта.»
Как принять документ о регистрации от кандидата и не нарушить закон
Перечень документов в статье 65 ТК РФ закрытый. Документ о регистрации в персонифицированном учёте входит в 6 позиций, обязательных для всех: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта для военнообязанных, документы об образовании, медицинская книжка для работников образования, торговли, медицины и общественного питания. Трудовую книжку не требуют, если человек устраивается впервые или идёт на совместительство. Для документа о регистрации такого исключения нет: совместитель предъявляет его так же, как основной работник.
Внимание: требовать документы, не предусмотренные законом, указом Президента и постановлениями Правительства, нельзя. Кандидат вправе отказаться принести лишнее, и отказать ему в приёме по этой причине работодатель не может.
Документ о регистрации содержит персональные данные, поэтому копию для личного дела снимают только при наличии согласия на обработку персональных данных по 152-ФЗ, где указаны цель и срок хранения. На этапе отбора, до решения о найме, номер СНИЛС кадровику не нужен: его запрашивают вместе с остальными документами для оформления.
Важный нюанс из практики: по паспорту проверяют не только фамилию и дату рождения для сверки с документом о регистрации, но и отметку о регистрации по месту жительства или пребывания. Если отметки нет, у приезжего кандидата запрашивают справку из МВД. Эта деталь выпадает из большинства перечней, а без неё анкетные данные в СФР и в личном деле могут разойтись по адресу.
Как принять документ о регистрации в системе персонифицированного учёта: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Получите от кандидата письменное согласие на обработку персональных данных с целью оформления трудовых отношений.
- Шаг 2. Попросите документ о регистрации в любой из допустимых форм: страховое свидетельство, бумажное уведомление АДИ-РЕГ или электронное уведомление из личного кабинета на Госуслугах или сайте СФР.
- Шаг 3. Сверьте фамилию, имя, отчество и дату рождения в документе с паспортом. При расхождении попросите работника подать в СФР заявление по форме АДВ-2.
- Шаг 4. Если кандидат работает впервые и лицевой счёт на него не открыт, заполните вместе с ним анкету АДВ-1 и направьте её в СФР.
- Шаг 5. Внесите страховой номер в карточку сотрудника в учётной программе в день приёма, сверив цифры с документом.
- Шаг 6. Сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
- Шаг 7. Через несколько дней проверьте протокол СФР: сведения по каждому работнику должны быть приняты без ошибок.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Перечень в статье 65 ТК РФ расширяют только три источника: федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и тем более внутренний регламент компании к ним не относятся. Если служба безопасности просит справку о доходах с прошлой работы или характеристику, законного основания для этого нет, и перед запросом проверьте, есть ли у такого требования опора в одном из трёх источников.»
Подготовьте заявление о приёме вместе с комплектом документов кандидата
Образцы кадровых документов для оформления кандидата
Комплект собран по порядку оформления, и первым смотрите трудовой договор: в нём фиксируются данные работника, которые затем уходят в ЕФС-1.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Заявление работника о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
Если у кандидата нет СНИЛС: регистрация через работодателя, утеря и иностранные работники
Статья 65 ТК РФ делит ситуацию на две ветки. Если лицевой счёт на человека, поступающего на работу впервые, не открыт, работодатель сам представляет в территориальный орган СФР сведения для регистрации. Если счёт открыт, а документ потерян, регистрировать человека повторно нельзя: у одного гражданина один страховой номер, и работник получает дубликат сам.
Для первой ветки используется анкета зарегистрированного лица по форме АДВ-1. С 30 декабря 2025 года действует её новая редакция, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1461; тем же приказом утверждены заявления АДВ-2 об изменении анкетных данных и АДВ-3 о выдаче документа. Анкету подают не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма. Фонд в течение 4 дней оформляет документ о регистрации и направляет его работодателю для передачи работнику. Порядок регистрации и сроки для граждан описаны на странице регистрации и оформления СНИЛС на сайте Социального фонда России: при личном обращении в клиентскую службу СФР или МФЦ решение принимают за 15 минут, при отправке анкеты по почте — за 4 рабочих дня.
Сценарии ниже различаются тем, кто действует и какой документ нужен. Одинаковым остаётся одно: без страхового номера сведения о приёме по этому человеку в ЕФС-1 не сдать.
| Ситуация | Кто действует | Какой документ | Срок |
|---|---|---|---|
| Человек работает впервые, лицевой счёт не открыт | Работодатель | Анкета АДВ-1 | Подача не позднее следующего рабочего дня после приёма, оформление в СФР — 4 дня |
| Документ утерян, но счёт открыт | Работник | Дубликат через личный кабинет СФР, клиентскую службу или Госуслуги | Электронное уведомление доступно в личном кабинете |
| Сменились фамилия или другие анкетные данные | Работник | Заявление АДВ-2 и паспорт | Не дольше 4 дней |
| Иностранный гражданин без СНИЛС | Работодатель или сам работник | Анкета АДВ-1, документ, удостоверяющий личность, и нотариально заверенный перевод иностранного документа | Те же, что для граждан РФ |
Иностранным работникам документ о регистрации нужен независимо от наличия вида на жительство: СФР указывает, что все иностранные граждане для трудоустройства в России обязаны его получить. Помимо этого у иностранца проверяют патент или разрешение на работу, а у постоянно проживающего — вид на жительство. Документ о регистрации не заменяет ни один из них.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: при приёме внешнего совместителя на вредные или опасные работы вместе с документом о регистрации запрашивают справку с основного места работы. Работать во вредных условиях и на основной работе, и по совместительству нельзя, и если кадровая служба не выяснила условия на основном месте, ответственность за это несёт работодатель, а не работник.
Чего нельзя требовать у кандидата и когда статья 65 ТК РФ не применяется
Рядом с документом о регистрации кандидата часто просят принести ИНН и свидетельства о рождении детей. Оба документа работник вправе предоставить по своей инициативе, но требовать их при приёме работодатель не вправе. Налоговая не может отказать в приёме отчётности, в которой у физического лица, получающего доход, не указан ИНН, так что отсутствие номера отчётам не мешает.
Полезно знать: свидетельство о рождении ребёнка — документ для налогового вычета или дополнительных гарантий, а не для приёма на работу. Его место в бухгалтерии, а не в личном деле.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Разграничение между документом для приёма и документом, который работник приносит сам, снимает частый спор. ИНН при приёме требовать нельзя, его отсутствие отчётности не мешает, но если работник его принёс, работать с ним проще. Разложите документы кандидата на эти две группы ещё на этапе оффера, и спорных запросов станет меньше.»
Статья 65 ТК РФ описывает документы при заключении трудового договора и на договор ГПХ не переносится. Требовать от исполнителя трудовую книжку или документы воинского учёта оснований нет. Страховой номер при этом нужен и заказчику: сведения о договорах ГПХ входят в подраздел 1.1 ЕФС-1, а при отсутствии регистрации анкету в СФР подают и при заключении гражданско-правового договора.
С самозанятыми исполнителями ситуация другая: запрос документа о регистрации у них не вытекает из статьи 65 ТК РФ, и если заказчику нужен страховой номер, это оформляется условием договора, а не требованием кадровой службы.
Документы кандидата в КЭДО: электронное уведомление вместо бумажной копии
Формулировка статьи 65 ТК РФ «в том числе в форме электронного документа» позволяет принять документ о регистрации без личной явки кандидата. Кандидат скачивает уведомление в личном кабинете на Госуслугах или сайте СФР и загружает файл, а кадровик сверяет данные с паспортом так же, как с бумажным экземпляром. В этой схеме проверка сводится к той же сверке ФИО и даты рождения, только без сканов плохого качества.
Для оформления приёма в электронном виде работник должен дать согласие на взаимодействие в электронной форме, а в компании должен действовать ЛНА о КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Вид электронной подписи для каждого документа определяют статья 22.3 ТК РФ и соглашение с работником: ПЭП, УНЭП и УКЭП не взаимозаменяемы, и допустимость подписи проверяют по конкретному документу, а не по пакету целиком.
В практике Добыто пакет приёма собирается по одному маршруту: работник получает документы через чат-бот работодателя, открывает их в Госключе, подтверждает личность и подписывает трудовой договор вместе с согласиями. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Стоимость КЭДО Добыто для оформления приёма и кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП, через которую данные работника попадают в ЕФС-1.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовая оплата |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | по запросу |
Для компании до 25 человек достаточно тарифа «Старт»; интеграция с 1С и УКЭП появляются на тарифе «Бизнес», где при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого пакета на дату подключения указаны на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
При приёме от кандидата принимают любую форму подтверждения регистрации: старую карточку, бумажное уведомление или электронный файл из личного кабинета, а данные сверяют с паспортом. Страховой номер нужен кадровику ради подраздела 1.1 ЕФС-1, который сдают на следующий рабочий день после приказа, и ошибка в нём обходится в 500 рублей за каждого работника. Если человек работает впервые, регистрацию запускает работодатель через анкету АДВ-1, а требовать сверх перечня статьи 65 ТК РФ, включая ИНН, нельзя.
В Добыто приём оформляется электронным пакетом с подписанием через Госключ, а данные работника через модуль для 1С:ЗУП попадают в учётную систему без повторного ввода, откуда формируется ЕФС-1.
Частые вопросы о документе о регистрации в персонифицированном учёте
Можно ли заключить трудовой договор, пока СФР оформляет регистрацию работника?
Да. Если лицевой счёт на человека, поступающего на работу впервые, не открыт, статья 65 ТК РФ возлагает подачу сведений для регистрации на работодателя, поэтому откладывать договор не нужно. Анкету АДВ-1 подают не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма, а документ о регистрации СФР оформляет в течение 4 дней и передаёт через работодателя.
Как работнику проверить, что работодатель передал сведения о приёме?
Сведения о трудовой деятельности хранятся на индивидуальном лицевом счёте, и выписку с него можно заказать на Госуслугах. Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме сдают не позднее следующего рабочего дня после приказа, поэтому запись о приёме появляется в электронной трудовой книжке после обработки отчёта Фондом. Если записи нет, сначала уточните у работодателя, принят ли отчёт, затем обратитесь в клиентскую службу СФР.
Кто исправляет ошибку в страховом номере, если ЕФС-1 уже сдана?
Исправляет работодатель: он подаёт в СФР отменяющие и новые сведения по подразделу 1.1 с правильным номером. Штраф 500 рублей за каждого работника по статье 17 закона 27-ФЗ не применяется, если работодатель сам нашёл ошибку и исправил её до того, как её обнаружил Фонд. Проверять протокол приёма отчёта стоит сразу после сдачи.
Какие документы, кроме СНИЛС, нужны при приёме несовершеннолетнего?
С 16 лет подросток заключает договор самостоятельно, если работа не вредит здоровью, с 15 лет — только на лёгкую работу. С 14 лет нужны письменное разрешение одного из родителей или попечителя и разрешение органа опеки, а для сироты разрешение опеки требуется и после 16 лет. До допуска к работе подросток проходит предварительный медосмотр за счёт работодателя, испытательный срок ему установить нельзя.
Нужно ли требовать справку об отсутствии судимости вместе с документами кандидата?
Только для должностей, к которым по закону не допускаются лица, имевшие или имеющие судимость либо подвергавшиеся уголовному преследованию; в первую очередь это педагогические работники. Справку можно принять в электронном виде или на бумаге с подписью представителя МВД. Для остальных должностей требование справки выходит за перечень статьи 65 ТК РФ.
Зачем СНИЛС для электронной подписи работника в КЭДО?
Страховой номер нужен для подтверждённой учётной записи на Госуслугах, через которую работает приложение Госключ, и указывается в квалифицированном сертификате электронной подписи физического лица. Если у работника нет регистрации в персонифицированном учёте, получить подпись через Госключ он не сможет, пока СФР не оформит документ о регистрации.
