Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного работника подаёт работодатель-страхователь, а не сам работник: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 уходит в территориальный орган Социального фонда России по месту регистрации компании. Срок зависит от события: приём, увольнение, заключение и прекращение договора ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания договора; постоянный перевод, смена режима рабочего времени и заявление о выборе формы трудовой книжки — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события. Численность определяет способ подачи: при 11 и более застрахованных лицах отчёт принимают только в электронном виде с квалифицированной подписью, при 10 и менее допустима бумага.
Разберём, какие кадровые события попадают в подраздел 1.1, а какие туда не идут, кто расписывается за отчёт — руководитель своей УКЭП или кадровик по машиночитаемой доверенности, и как исправить запись, если событие ушло в фонд с ошибкой. Покажем, что меняет форма, действующая с 30 декабря 2025 года, и почему разговоры про отмену ЕФС-1 касаются отдельных кодов и типов сведений, а не отчёта целиком. Сроки, штрафы за просрочку, порядок выгрузки из 1С:ЗУП, образцы кадровых документов и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Кто подаёт сведения и в какой орган они уходят
Обязанность лежит на страхователе. Это юридические лица, включая иностранные компании, работающие в России, крестьянские хозяйства, семейные общины и индивидуальные предприниматели, которые заключили с физическим лицом трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Работник в этой конструкции называется зарегистрированным лицом: термин пришёл из закона об индивидуальном (персонифицированном) учёте и означает человека, на которого в системе открыт индивидуальный лицевой счёт. Сам он ничего в фонд не подаёт и подать не может: у зарегистрированного лица нет доступа к разделу ИЛС на запись.
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт, который раньше называли счётом ПФР, а после объединения фондов ведёт Социальный фонд России. В него стекаются три разных потока: стаж, начисленные взносы и кадровые мероприятия из подраздела 1.1. Именно последний блок работник видит в выписке как электронную трудовую книжку. Если работодатель не отправил запись о приёме, в выписке этого приёма не будет, а у человека возникнет разрыв стажа при назначении пенсии или при оформлении кредита.
Адресат — территориальный орган СФР по месту регистрации страхователя. Обособленное подразделение, которое самостоятельно начисляет выплаты в пользу работников и зарегистрировано в фонде, отчитывается по своему месту регистрации за своих работников. Головная организация за такое подразделение подраздел 1.1 не дублирует. Порядок представления отчётности, формы и каналы приёма фонд выкладывает в базе знаний для страхователей по форме ЕФС-1: там же указаны три допустимых способа сдачи и требования к электронному документу.
Факт: при численности 11 и более застрахованных лиц ЕФС-1 принимают только в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью. При 10 и менее можно сдать на бумаге в клиентскую службу, через МФЦ или почтой.
Договор ГПХ: когда сведения подаются, а когда нет
По гражданско-правовому договору подраздел 1.1 подаётся только тогда, когда на вознаграждение начисляются страховые взносы: договоры подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа, отчуждения исключительного права. Событий здесь два — заключение и прекращение договора, и срок по обоим такой же жёсткий, как при приёме и увольнении. Договор с самозанятым, который платит налог на профессиональный доход, в подраздел 1.1 не идёт: взносы не начисляются, застрахованным лицом по этому договору человек не становится. Подмена трудового договора договором ГПХ сроков не меняет: если ГИТ или суд переквалифицируют отношения, сведения придётся подавать задним числом со всеми последствиями по просрочке.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда я вижу в чек-листе кадровика строку «отправить СЗВ-ТД», я понимаю, что чек-лист не обновляли с 2022 года. Форма ушла в состав ЕФС-1, и вместе с названием поменялись сроки и структура полей. Мы из устаревших источников берём только логику и перечни, которые меняются редко, а названия форм, сроки и реквизиты приказов каждый раз сверяем с действующей редакцией.»
Какие кадровые события попадают в подраздел 1.1 и в какие сроки
Перечень мероприятий закрытый, и по каждому свой срок. Таблица собрана по действующему порядку заполнения формы и привязана к документу, от даты которого считается срок.
| Кадровое мероприятие | Срок подачи подраздела 1.1 | Документ-основание |
|---|---|---|
| Приём на работу | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Приказ о приёме, трудовой договор |
| Увольнение | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа | Приказ об увольнении |
| Заключение договора ГПХ, на вознаграждение по которому начисляются взносы | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения | Договор ГПХ |
| Прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём прекращения | Акт выполненных работ, условия договора |
| Постоянный перевод | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | Приказ о переводе, дополнительное соглашение |
| Установление профессии, квалификации, разряда, класса | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | Приказ |
| Переход на неполное или полное рабочее время | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | Приказ, дополнительное соглашение |
| Подача заявления о выборе формы ведения трудовой книжки | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи | Заявление работника |
| Запрет занимать должность по приговору суда | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | Приговор суда |
| Приостановление и возобновление трудового договора при мобилизации | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события | Приказ |
Два срока в таблице устроены по-разному, и это меняет организацию работы кадровой службы. Строки со следующим рабочим днём требуют ежедневного контроля: отчёт уходит не по графику, а по факту события. Строки с 25-м числом собираются пачкой за месяц, и по ним допустимо работать реестром.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Какие события в подраздел 1.1 не подаются
Ошибка в обратную сторону обходится дешевле, но создаёт лишние записи в ИЛС работника и лишнюю работу кадровику. В подраздел 1.1 не идут:
- временный перевод на другую работу, в том числе на срок до одного года;
- изменение оклада, надбавок и системы оплаты труда без перевода;
- отпуск любого вида, командировка, больничный;
- отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребёнком: тип сведений о назначении выплат по обязательному социальному страхованию из формы убран;
- договор с самозанятым, по которому не начисляются страховые взносы.
Отдельный случай — переименование организации. Мероприятие в подраздел 1.1 подаётся, но не по каждому работнику отдельным поводом для спешки: срок общий, до 25-го числа следующего месяца.
Чем подписывают отчёт: подпись руководителя или машиночитаемая доверенность
Электронный ЕФС-1 подписывается усиленной квалифицированной подписью. Вариантов законных два: подпись юридического лица, владельцем сертификата в которой указан руководитель, либо подпись физического лица, работающего в компании, плюс машиночитаемая доверенность от организации на подачу отчётности в СФР. Промежуточных схем нет, хотя на практике встречается третья: токен директора лежит в бухгалтерии, и отчёты подписывает кадровик или бухгалтер. Это нарушение требований законодательства об электронной подписи, и последствия наступают не в момент подписания, а при разбирательстве.
Внимание: ссылка руководителя на то, что он утратил контроль над ключом подписи, компанию от ответственности не освобождает. Контроль над ключом — обязанность владельца сертификата по статье 10 63-ФЗ, и заявление об утрате контроля эту обязанность подтверждает, а не снимает.
Машиночитаемая доверенность решает и вторую задачу: срок полномочий. Бумажную доверенность кладут в папку и о её сроке вспоминают поздно, а МЧД отслеживается программно — при истёкшем сроке документ просто не подпишется. Для кадровой службы, где отчёт уходит ежедневно и часто в отсутствие директора, это единственный способ не останавливать процесс на время отпуска руководителя.
Проверьте, действует ли сертификат, которым подписан отчёт
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Схема «бухгалтер хранит подписи всех директоров» держится на удобстве и ломается на первом же разбирательстве: документы, подписанные без полномочий, признаются недействительными, а стопка токенов теряется и изнашивает порты. Выпуск одной подписи на физическое лицо и набор доверенностей от разных организаций закрывает обе проблемы: при прекращении работы с компанией доверенность отзывается, а ключ остаётся прежним.»
Как подать сведения о трудовой деятельности: порядок действий
Отправка технически простая, а ошибки почти всегда возникают до неё — на этапе, где данные попадают в отчёт из кадровой программы.
Что проверить до отправки: предварительная диагностика
- СНИЛС и ФИО работника совпадают с данными, которые уже есть в системе фонда. Расхождение в одной букве даёт отказ в приёме всего пакета.
- Дата приказа, а не дата начала работы: срок в один рабочий день считается от даты издания приказа.
- Код выполняемой функции по ОКЗ проставлен и соответствует справочнику, действующему на дату события.
- Регистрационный номер страхователя в СФР и код по ОКВЭД на титульном листе актуальны по данным реестра на отчётную дату.
- Полномочия подписанта подтверждены: сертификат действует, МЧД зарегистрирована и не истекла.
Как отправить подраздел 1.1 ЕФС-1: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте кадровый документ-основание и зафиксируйте дату его издания: от неё считается срок.
- Шаг 2. Сформируйте подраздел 1.1 с титульным листом: по одному мероприятию на строку, по каждому работнику отдельной записью.
- Шаг 3. Проставьте код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий и, при наличии, сведения о вредных и опасных условиях труда. Графы по спецоценке заполняются только для таких условий.
- Шаг 4. Подпишите отчёт усиленной квалифицированной подписью руководителя или уполномоченного сотрудника с действующей МЧД.
- Шаг 5. Отправьте отчёт через оператора электронного документооборота, личный кабинет страхователя на сайте СФР или, при численности 10 человек и менее, на бумаге в клиентскую службу.
- Шаг 6. Дождитесь протокола приёма и сохраните его. Отправленный, но не принятый отчёт считается несданным, и просрочка начинает течь дальше.
Отчёт ЕФС-1 в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом подраздел 1.1 собирается из кадровых документов автоматически. Путь стандартный: раздел с кадрами или отчётностью, далее электронные трудовые книжки, далее создание сведений о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 подраздел 1.1. Программа подтягивает мероприятия из приказов, поэтому качество отчёта определяется качеством кадрового учёта: не проведён приказ — не будет строки в отчёте. Второй типовой сбой — незаполненный код по ОКЗ в позиции штатного расписания: 1С сформирует документ, а фонд его не примет.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу из одного подразделения перед раскаткой КЭДО на всю компанию: на ней видно, где кадровые документы оформляются с задержкой, а значит, где будет срываться однодневный срок по ЕФС-1. Интеграция с 1С:ЗУП в тарифе «Бизнес» устанавливается и настраивается за один день, но на выравнивание кадрового учёта уходит больше.
Образцы кадровых документов, от даты которых считается срок
Комплект собран под события подраздела 1.1: начните с приказа о приёме, потому что именно от даты его издания считается однодневный срок.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору при переводе | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности для работника | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
Новая форма ЕФС-1 в 2026 году: что отменили на самом деле
Отчёт не отменён. С 30 декабря 2025 года действует форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, и старый бланк фонд не принимает. Отменены отдельные элементы внутри формы, и именно они породили формулировку об отмене ЕФС-1.
- Убран тип сведений о назначении выплат по обязательному социальному страхованию. Подавать ЕФС-1 при уходе работника в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком больше не нужно.
- Отменены коды ДИСТ и НДОМ: отдельно помечать приём и перевод на дистанционную и надомную работу в подразделе 1.1 не требуется.
- Добавлен код МДИГ для иностранцев и лиц без гражданства, застрахованных по международным договорам.
- Код основного вида деятельности на титульном листе берётся по данным единого государственного реестра на отчётную дату, а не на дату регистрации.
- Графы о специальной оценке условий труда заполняются только при вредных и опасных условиях.
Отдельная линия изменений — справочник кодов должностей и профессий. Приказом СФР от 15.04.2026 № 389 утверждена обновлённая редакция, которая применяется с 30 мая 2026 года. Код выполняемой функции берётся из Общероссийского классификатора занятий, и при смене редакции справочника позиции штатного расписания приходится пересматривать: фонд сверяет код с действующим на дату мероприятия.
Полезно знать: приказ об увольнении остаётся бумажным документом даже в компании, полностью перешедшей на КЭДО. В электронный вид его перевести нельзя, как и акт о несчастном случае, журнал инструктажей по охране труда и бумажную трудовую книжку. Сведения по этому же увольнению при этом уходят в фонд только электронно.
Сценарии, на которых срываются сроки
Универсальный совет «подавайте вовремя» ломается о конкретную ситуацию. Таблица собрана по типовым случаям, где кадровые службы теряют срок или подают лишнее.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Приказ о приёме издан в пятницу | Отправить не позднее понедельника: срок считается в рабочих днях от даты приказа | Дата фактического выхода на работу |
| Работник не вышел, приказ о приёме аннулирован | Подать запись с признаком отмены, иначе в ИЛС останется несуществующий приём | Причина невыхода |
| Договор ГПХ с самозанятым | Убедиться, что взносы не начисляются: подраздел 1.1 не подаётся | Длительность договора |
| Иностранец, застрахованный по международному договору | Проставить код МДИГ по действующей редакции формы | Страна гражданства в кадровой карточке |
| Перевод работника на удалённый формат | Определить, постоянный это перевод или нет: от этого зависит, подаётся мероприятие или нет | Отдельный код дистанционной работы: с 2026 года его нет |
| Численность выросла с 9 до 12 человек | Перейти на электронную сдачу: с 11 застрахованных лиц бумага не принимается | Момент подачи заявления на подключение к оператору |
Три строки из шести касаются не срока, а квалификации события. Спорные случаи закрываются до отправки: разбор ситуации занимает час, повторная подача с отменяющей записью — минимум два отчёта и переписка с фондом.
Цена ошибки: штрафы и порядок исправления
Санкции по персонифицированному учёту считаются не за отчёт, а за человека. Непредставление сведений в срок, а также представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Для компании на 200 работников, которая пропустила ежегодный блок, это 100 000 рублей одним решением. Нарушение электронного формата подачи при численности свыше 10 человек — отдельный штраф 1000 рублей. На должностное лицо, обычно на руководителя, налагается административный штраф от 300 до 500 рублей.
Исправление устроено через две записи в одном отчёте. Сначала подаётся строка, повторяющая ошибочные сведения, с признаком отмены записи. Следом, отдельной строкой, подаются верные данные. Подать только правильную запись поверх ошибочной нельзя: в ИЛС останутся обе, и работник увидит два приёма на одну и ту же должность. Ограничение по времени здесь тоже есть: если фонд обнаружит ошибку раньше страхователя и направит уведомление, добровольного исправления уже не получится.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Однодневный срок выдерживает не та компания, где кадровик помнит про отчёт, а та, где приказ подписывается в день издания. Пока документ ездит на подпись к директору два дня, срок уже нарушен, и никакая автоматизация отчётности этого не догонит. Поэтому первым в электронный вид мы переводим приказы и заявления, а не отчётность.»
Когда автоматизация подачи сведений не нужна
Компании на 5-10 человек с одним-двумя кадровыми событиями в квартал спокойно живут на личном кабинете страхователя и бумажном комплекте документов: расходы на систему в таком контуре не окупаются скоростью. То же касается организаций, где кадровый учёт ведёт бухгалтер на аутсорсинге с доступом к 1С: отчёт формируется в той же базе, и отдельный контур КЭДО задачу подачи сведений не ускорит. Порог, за которым ручной режим начинает давать просрочки, — примерно от 50 сотрудников с регулярным движением персонала или несколько юридических лиц в группе, когда одному специалисту приходится держать в голове несколько регистрационных номеров и разные сроки. В таком контуре мы в Добыто разводим организации по отдельным разделам внутри одного аккаунта, чтобы кадровик не путал юрлица при оформлении приказов.
Что получает работник: СТД-Р, СТД-СФР и выписка из ИЛС
Работник видит поданные за него сведения в двух документах. СТД-Р выдаёт работодатель: в день увольнения — всем, кто отказался от бумажной трудовой книжки, и в течение трёх рабочих дней — по письменному заявлению в период работы. Форма утверждена приказом Минтруда, и её актуальную редакцию нужно сверять перед выдачей: бланк менялся дважды за последние полтора года.
СТД-СФР работник заказывает сам через портал государственных услуг, личный кабинет на сайте фонда или МФЦ. В этой справке видны все кадровые мероприятия, которые дошли до системы от всех работодателей, но только начиная с 1 января 2020 года. Периоды работы до 2020 года в справку не попадают: чтобы включить их в индивидуальный лицевой счёт, человек обращается в фонд отдельно с подтверждающими документами.
Лайфхак: согласие на переход к кадровому электронному документообороту не требуется от работников, у которых на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа. Их достаточно уведомить. У остальных согласие берётся письменно, и отказ не является основанием для увольнения или иных санкций.
Если вы читаете этот раздел как работник и видите в выписке пробел, начните с СТД-Р от того работодателя, у которого период выпал: этот документ подтверждает событие на стороне компании и становится основанием для корректировки. В сервисе Добыто такие справки формируются из карточки сотрудника и уходят ему в личный кабинет с уведомлением, без визита в офис.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пробел в выписке обнаруживается обычно при оформлении ипотеки или при назначении пенсии, то есть через несколько лет после события, когда кадровика уже нет, а архив переехал. Поэтому я советую работникам скачивать СТД-СФР раз в год и сверять с собственной историей: исправить свежую запись через работодателя занимает один отчёт, восстанавливать десятилетний пробел через фонд — месяцы.»
Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, шаблонов, интеграции с учётной системой и требований к хранению.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | рассчитывается индивидуально |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API рассчитываются отдельно. Условия по каждому пакету и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
УКЭП для подписания отчётности в СФР в тариф не входит и выпускается отдельно: подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатны на всех пакетах, а квалифицированная подпись получается через удостоверяющий центр.
Выводы
Отчитывается за работника всегда страхователь, а адресатом остаётся территориальный орган СФР по месту регистрации. Вся сложность сводится к двум срокам: однодневному для приёма, увольнения и договоров ГПХ и до 25-го числа следующего месяца для переводов, режима рабочего времени и заявления о форме трудовой книжки. Форма с 30 декабря 2025 года новая, отменены отдельные коды и тип сведений по социальному страхованию, а цена просрочки считается по 500 рублей за каждого человека в отчёте.
В практике Добыто однодневный срок держится не на дисциплине кадровика, а на скорости подписания приказов: маршруты согласования, шаблоны документов и электронный архив сокращают путь документа от составления до подписи до нескольких минут, а интеграция с 1С:ЗУП оставляет отчётность в той же базе, где ведётся кадровый учёт.
Частые вопросы
Нужно ли подавать подраздел 1.1 на сотрудника, который работает по совместительству?
Да, внутреннее и внешнее совместительство оформляется отдельным трудовым договором и отдельным приказом, поэтому приём и увольнение совместителя подаются на общих основаниях не позднее следующего рабочего дня. При внутреннем совместительстве в отчёт идут две записи по одному человеку: по основной работе и по совмещаемой должности. Трудовая книжка при этом ведётся только по основному месту работы, а в ИЛС попадают оба факта.
Что делать, если срок истекает, а руководитель недоступен и подписать отчёт некому?
Ситуация решается заранее: на уполномоченного сотрудника оформляется машиночитаемая доверенность на представление отчётности в СФР, и он подписывает отчёт собственной квалифицированной подписью. Передавать токен руководителя кадровику или бухгалтеру нельзя: подписанные так документы при разбирательстве признаются подписанными неуполномоченным лицом. Если доверенности нет, а срок истекает, отчёт всё равно подаётся при первой возможности — штраф за просрочку фиксированный и не растёт по дням.
Как подаются сведения при реорганизации компании?
Правопреемник отчитывается за правопредшественника, указывая в отчёте его регистрационный номер. Мероприятия, которые произошли до даты завершения реорганизации и не были поданы, подаются от имени правопреемника по данным присоединённой организации. Само по себе изменение наименования без реорганизации подаётся как переименование в общий срок до 25-го числа следующего месяца.
Нужно ли подавать сведения, если работник принят и уволен в один день?
Да, оба мероприятия отражаются отдельными строками, и оба срока считаются от даты соответствующего приказа. Практическая сложность в том, что при совпадении дат оба приказа обычно издаются одним днём, и оба отчёта уходят на следующий рабочий день. Объединение двух мероприятий в одну запись фонд не принимает.
Можно ли подать сведения заранее, до издания приказа?
Нет. Отчёт отражает свершившийся факт, а не намерение: до даты приказа мероприятия юридически не существует, и запись придётся отменять. Обратная ситуация допустима: отправка в день издания приказа, не дожидаясь следующего рабочего дня, срок не нарушает и снижает риск просрочки из-за выходных.
Как работнику проверить, что сведения дошли до фонда?
Через выписку СТД-СФР в личном кабинете на портале государственных услуг или на сайте фонда: мероприятие появляется в ней после приёма отчёта. Данные в выписке доступны с 1 января 2020 года. Если события нет через неделю после увольнения или приёма, запрашивайте у работодателя СТД-Р и протокол приёма отчёта — по ним видно, подавались сведения вообще или зависли на этапе отказа в приёме.
