Документ, подтверждающий индивидуальный персонифицированный учёт, — это уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта по форме АДИ-РЕГ или зелёное страховое свидетельство, выданное до 1 апреля 2019 года. Оба подтверждают один и тот же СНИЛС. Уведомление выдают за 15 минут в клиентской службе СФР или в МФЦ, дистанционно — в личном кабинете СФР и на Госуслугах, а работающим — через работодателя. С 6 августа 2023 года электронное уведомление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью СФР, и при приёме на работу его принимают наравне с бумажным. Работник хранит сам документ или его файл. Работодатель хранит копии сведений персучёта, которые сдаёт в СФР в составе ЕФС-1: по статье 624 перечня Росархива у страхователя они лежат 5 лет.
В статье — чем уведомление АДИ-РЕГ отличается от выписки из индивидуального лицевого счёта и что делать при утрате документа, смене фамилии или первом трудоустройстве без СНИЛС. Отдельно разобрано, где работодатель хранит номер и копии сведений. Работник найдёт порядок получения дубликата без визита в СФР, работодатель — сроки хранения по статье 8 закона 27-ФЗ и по перечню Росархива. Сроки подачи подразделов ЕФС-1 в 2026 году, новые коды должностей с 30 мая 2026 года, стоимость электронного хранения кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какой документ подтверждает регистрацию в персучёте: АДИ-РЕГ, страховое свидетельство и выписка ИЛС
С 1 апреля 2019 года ламинированное страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования больше не выдают. Вместо него оформляют уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (АДИ-РЕГ). Действующую форму и порядок её оформления в виде электронного документа утвердил приказ СФР от 23.06.2023 № 1199, зарегистрированный в Минюсте 26.07.2023 под № 74449. Форма применяется с 6 августа 2023 года. В уведомлении те же сведения, что были в свидетельстве: страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС), фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол и дата регистрации.
Номер при этом не меняется. По статье 6 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» СФР открывает индивидуальный лицевой счёт с постоянным страховым номером на каждого гражданина РФ, а также на иностранного гражданина и лицо без гражданства. Новый бланк, смена фамилии или дубликат меняют документ, который подтверждает номер, а сам СНИЛС остаётся прежним.
Какие документы подтверждают регистрацию и какой из них нужен для трудоустройства:
| Документ | Когда оформляется | Вид | Что подтверждает |
|---|---|---|---|
| Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования | Выдавалось до 1 апреля 2019 года | Ламинированная бумажная карточка | Регистрацию в персучёте и СНИЛС |
| Уведомление АДИ-РЕГ на бумаге | С 1 апреля 2019 года, при обращении в СФР или МФЦ | Бланк | Регистрацию в персучёте и СНИЛС |
| Уведомление АДИ-РЕГ в электронном виде | По форме приказа СФР № 1199 с 6 августа 2023 года | Электронный документ, подписанный УКЭП СФР | Регистрацию в персучёте и СНИЛС |
| Выписка о состоянии индивидуального лицевого счёта | По запросу зарегистрированного лица | Электронная или бумажная | Сведения, учтённые на счёте: периоды работы, взносы |
Первые три строки — документ о регистрации в трёх формах. Статья 65 ТК РФ прямо допускает его электронную форму, поэтому для кадровой службы все три варианта равнозначны. Выписка из лицевого счёта показывает содержание счёта, а факт регистрации не удостоверяет, и при приёме на работу её не запрашивают.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда работник присылает файл, я первым делом выясняю, в каком режиме он создан. Скан зелёной карточки — это электронный образ бумажного документа. Файл, подписанный криптографически, — электронный документ, и требования к нему другие. Откройте свой файл: изображение подписи или печати внутри означает образ, а подпись, которая существует отдельно как реквизит файла, — электронный документ.»
Что такое ИЛС в ПФР и чем выписка отличается от уведомления
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт, который до 2023 года вёл Пенсионный фонд, а теперь ведёт Социальный фонд России. В общей части счёта записаны фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, периоды трудовой деятельности и сведения о взносах. Кроме неё, есть специальная и профессиональная части и раздел «Сведения о трудовой деятельности». СНИЛС — номер этого счёта. Уведомление АДИ-РЕГ подтверждает, что счёт открыт, а выписка показывает, что на нём учтено.
Выписку заказывают, чтобы сверить стаж и взносы: после смены работы, при споре о трудовом стаже, перед назначением пенсии. Если какой-то работодатель не передал сведения о трудовой деятельности, это видно в выписке, и с ней можно идти к этому работодателю или в клиентскую службу СФР.
Как получить уведомление АДИ-РЕГ: способы, сроки, документы
Регистрирует гражданина СФР: открывает индивидуальный лицевой счёт и формирует уведомление. Обратиться можно пятью способами: лично в клиентскую службу СФР, в МФЦ, через работодателя, через Госуслуги или по почте. При личном визите в СФР или МФЦ документ выдают в течение 15 минут. Анкету, отправленную почтой, обрабатывают в течение 4 рабочих дней со дня её получения. Порядок для каждой категории заявителей СФР описывает на странице о регистрации граждан и оформлении СНИЛС, там же есть адреса клиентских служб.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Набор документов зависит от заявителя. Взрослому нужен паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. На ребёнка до 14 лет нужны свидетельство о рождении и паспорт родителя. Представитель приносит доверенность и свои документы. Иностранный гражданин и лицо без гражданства предъявляют паспорт или иной документ, удостоверяющий личность по законодательству РФ, а если документ на иностранном языке — его нотариально заверенный перевод.
От ситуации зависит, куда обращаться и что подавать:
| Ситуация | Куда обращаться | Что подаётся | Результат |
|---|---|---|---|
| Ребёнок родился после 1 июля 2020 года | Никуда, СФР открывает счёт проактивно по факту рождения | Ничего, СФР берёт сведения из реестра актов гражданского состояния | СНИЛС приходит в личный кабинет родителя |
| Ребёнок до 14 лет без СНИЛС | Родитель обращается в СФР или МФЦ | Анкета по форме АДВ-1, свидетельство о рождении, паспорт родителя | Уведомление АДИ-РЕГ |
| Подросток от 14 лет с паспортом РФ | Может обратиться сам | Паспорт | Уведомление АДИ-РЕГ |
| Первое трудоустройство без СНИЛС | Работодатель | Работодатель передаёт в СФР анкету зарегистрированного лица | Работодатель получает уведомление и выдаёт его работнику под роспись |
| Смена фамилии или других анкетных данных | Работодатель или СФР | Заявление по форме АДВ-2 | Данные счёта обновляются, номер остаётся прежним |
| Документ утерян | Личный кабинет СФР, Госуслуги или клиентская служба | Запрос дубликата | Дубликат уведомления с тем же номером |
Если СНИЛС уже присвоен и нужен только сам документ, электронный канал быстрее: визит не нужен, а файл можно переслать работодателю или распечатать. Для первичной регистрации ребёнка без проактивного СНИЛС в таблице указано обращение в СФР или МФЦ с анкетой АДВ-1.
Как получить электронное уведомление АДИ-РЕГ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Войдите в личный кабинет на сайте СФР (sfr.gov.ru) по логину и паролю от Госуслуг.
- Шаг 2. Выберите сервис «Получение дубликата СНИЛС»: он формирует уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта в электронном виде.
- Шаг 3. Сверьте с паспортом фамилию, имя, отчество, дату и место рождения и пол. Если данные расходятся, подайте заявление по форме АДВ-2 через работодателя или в СФР.
- Шаг 4. Сохраните уведомление на компьютер или флешку. При необходимости его можно распечатать.
- Шаг 5. При приёме на работу отправьте работодателю файл уведомления или предъявите распечатку. Кадровая служба сверит номер с данными паспорта.
Где хранить документ о персучёте работнику и что делать при утрате
Документ о регистрации предъявляют при заключении трудового договора, дальше номер СНИЛС работает как идентификатор в кадровых и пенсионных сведениях. Зелёную карточку или бумажный бланк АДИ-РЕГ храните вместе с паспортом, документами об образовании и трудовыми документами. Электронное уведомление держите на своём устройстве: если файл пропадёт, его заново сформирует тот же сервис в личном кабинете СФР.
Если зелёное свидетельство потерялось, нового свидетельства уже не выдадут: их не оформляют с 1 апреля 2019 года. Дубликат будет уведомлением АДИ-РЕГ с тем же номером. Утрата документа на регистрацию не влияет: лицевой счёт и номер остаются в СФР. Дубликат оформляют в личном кабинете СФР, на Госуслугах или в клиентской службе.
После смены фамилии документ о регистрации перестаёт совпадать с паспортом. Сведения в лицевом счёте обновляют по заявлению АДВ-2: работающий подаёт его через работодателя, неработающий — в СФР. Номер остаётся прежним, поэтому в трудовом договоре и приказах его менять не нужно. Фамилию в личной карточке работодатель исправляет по новому паспорту.
Полезно знать: распечатка электронного документа остаётся копией, оригиналом она не становится. Чтобы бумажная копия имела вес, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Электронное уведомление по форме приказа № 1199 подписано усиленной квалифицированной электронной подписью СФР. Подлинность файла проверяют по подписи: по виду распечатки её не установить.
Проверьте подпись СФР на электронном уведомлении онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Для проверки нужен сам файл уведомления, а если подпись отсоединённая — ещё и файл подписи.
Документ о персучёте при приёме на работу: что вправе требовать работодатель
По статье 65 ТК РФ поступающий на работу предъявляет документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, «в том числе в форме электронного документа». Уведомление из личного кабинета СФР закрывает это требование так же, как бумажный бланк или зелёная карточка. Перечень статьи закрытый. Кроме паспорта и документа о регистрации, в нём трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (не нужны при первом трудоустройстве и при работе по совместительству), документы воинского учёта для военнообязанных и призывников и документы об образовании. Для отдельных должностей добавляется справка об отсутствии судимости.
Если у человека нет документа о регистрации, по статье 65 ТК РФ действует работодатель: он передаёт в территориальный орган СФР сведения для регистрации нового работника. По статье 9 закона 27-ФЗ работник даёт работодателю документы, подтверждающие эти сведения. Статья 15 того же закона обязывает работодателя получить в СФР документ о регистрации и выдать его работнику под роспись. Поэтому отсутствие СНИЛС не мешает оформить приём: номер оформляется параллельно.
Статья 15 закона 27-ФЗ отдельно обязывает работодателя контролировать соответствие реквизитов документа о регистрации. На практике кадровик сверяет фамилию, имя, отчество и дату рождения в уведомлении с паспортом до подачи сведений о приёме. Подраздел 1.1 ЕФС-1 о приёме сдаётся не позднее следующего рабочего дня после приказа, и расхождение лучше исправить заявлением АДВ-2 заранее.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Статья 65 ТК РФ — не единственный источник перечня, но расширить его вправе только указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Если у кандидата просят документ без законного основания, он может его не приносить, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя. Прежде чем утверждать список документов для новых сотрудников, сверьте каждую позицию с нормой, на которой она держится.»
Важный нюанс из практики: требовать при приёме ИНН нельзя. Налоговая не отказывает в приёме отчётов, где у физлица — получателя дохода нет ИНН. Если работник принёс его сам, работать проще, но это его решение. Свидетельства о рождении детей работник приносит в бухгалтерию для налогового вычета или дополнительных гарантий. Это документ для вычета, при приёме его не требуют, и в личное дело он не кладётся.
Факт: после оформления приёма работодатель вносит запись в трудовую книжку или её электронный аналог, регистрирует её в книге учёта движения трудовых книжек, передаёт сведения о военнообязанных в военкомат и сведения о приёме — в Социальный фонд.
Если вы работодатель и собираете документы новых сотрудников на бумаге, электронное уведомление АДИ-РЕГ от работника оформление не ускорит: заявление, согласия и трудовой договор всё равно остаются бумажными. В Добыто работник подписывает их в личном кабинете, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Перевести в электронный вид можно не всё: часть кадровых документов закон оставляет на бумаге, и этот перечень стоит сверить до запуска.
Где работодатель хранит СНИЛС и сведения персонифицированного учёта: сроки
Статья 65 ТК РФ требует предъявить документ о регистрации, а для учёта работодателю нужен номер. СНИЛС вносится в личную карточку работника по форме Т-2 и во все сведения, которые работодатель сдаёт в СФР. Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу организация хранит 50 или 75 лет, в зависимости от года создания документа.
Для отчётности правило другое. По пункту 3 статьи 8 закона 27-ФЗ копии сведений, которые работодатель подаёт в СФР для индивидуального (персонифицированного) учёта, хранятся у него по правилам хранения документов бухгалтерского учёта и отчётности. Конкретный срок задаёт статья 624 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
| Что хранится | Где | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Сведения, представленные в СФР для персучёта, в том числе ЕФС-1 | У работодателя | 5 лет | Статья 624 Перечня № 236, пункт 3 статьи 8 закона 27-ФЗ |
| Описи, листки исправлений, приложения к сопроводительной ведомости по персучёту работников | У работодателя | 5 лет | Статья 620 Перечня № 236 |
| Документы со сведениями персучёта на бумаге | В СФР | не менее 6 лет | Пункт 4 статьи 8 закона 27-ФЗ |
| Те же документы в электронной форме, подписанные ЭП | В СФР | не менее 75 лет | Пункт 4 статьи 8 закона 27-ФЗ |
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки Т-2 со СНИЛС | У работодателя | 50 или 75 лет | Перечень № 236 |
Пятилетний срок касается копий отчётности у работодателя. Пенсионные права работника от него не зависят: сведения уже учтены на лицевом счёте, а электронные документы СФР хранит не менее 75 лет. Отчёты по формам, которые сдавались до ЕФС-1, многие работодатели держат дольше: прежний перечень 2010 года устанавливал для индивидуальных сведений о стаже и взносах срок 50/75 лет.
Электронный архив: те же сроки, другие требования
В КЭДО сроки хранения те же, что для бумаги. Задача в том, чтобы подпись на документе проверялась весь срок, а сертификат подписанта истекает намного раньше 50 лет. Документ подписывают при действующем сертификате, добавляют к подписи метку времени, при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную и в таком виде передают в архив. В Добыто подписанные документы хранятся в электронном архиве, он входит в тариф «Бизнес».
Внимание: УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена: без него электронный кадровый документ в архиве равнозначным бумажному не считается.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Перейти на электронные документы не значит навсегда отказаться от бумаги. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, отдельных реквизитов или подписи. Прежде чем закрывать бумажный архив, составьте список документов, которые существуют у вас только в электронном виде, и решите, чем будете подтверждать их подлинность.»
Кейс из практики: работодатель перевёл сотрудников на КЭДО с 1 февраля 2022 года. Положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета были утверждены, а работник дал письменное согласие накануне перехода. В марте 2022 года через систему поступило заявление об увольнении. Районный суд и апелляция поддержали работодателя, но кассационный суд акты отменил: в деле не было сведений о порядке идентификации, а при поступлении электронного заявления работодателю следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении в январе 2023 года выиграл работник. Подпись выдали ему в день подписания заявления, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а отдельно проверяем, умеет ли человек работать в системе.
Образцы кадровых документов для личного дела и перехода на КЭДО
Начните с личной карточки Т-2: в неё вносится СНИЛС, и её срок хранения — самый длинный в этом комплекте.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
ЕФС-1 в 2026 году: новая форма, сроки подачи и коды должностей
ЕФС-1 не отменена. На дату публикации это единая форма, через которую работодатель передаёт в СФР сведения персучёта и данные о взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. С 30 декабря 2025 года действуют форма и порядок заполнения, утверждённые приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, и электронный формат по приказу СФР от 17.11.2025 № 1463. По новой форме сдаются и годовые сведения за 2025 год.
Новая редакция отменила подачу подраздела 1.1 при переводе работника на дистанционную работу или работу на дому, ввела код «МДИГ» для иностранцев, подлежащих отдельным видам обязательного страхования, и разрешила указывать несколько кодов неполного рабочего времени. В разделе 2 код ОКВЭД теперь должен совпадать с ЕГРЮЛ на дату подачи. Сведения о приёме, переводе и увольнении, которые до 2023 года подавались формой СЗВ-ТД, входят в подраздел 1.1.
| Часть ЕФС-1 | Событие или период | Срок подачи |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Приём, увольнение; заключение и прекращение договора ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или договора |
| Подраздел 1.1 | Перевод, переименование работодателя | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Подраздел 1.2 (страховой стаж) | Календарный год | Не позднее 25 января следующего года |
| Подраздел 1.3 (государственные и муниципальные учреждения) | Месяц | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим |
| Раздел 2 (взносы на страхование от несчастных случаев) | Отчётный период | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом |
Самые короткие сроки — у кадровых событий, поэтому СНИЛС нового работника должен быть сверен до приказа о приёме. Разъяснения по заполнению и способам подачи СФР публикует в базе знаний для страхователей по ЕФС-1.
Если застрахованных больше 10 человек, по статье 8 закона 27-ФЗ форма подаётся только в электронном виде с УКЭП. Санкции установлены статьёй 17 того же закона: за непредставление, неполные или недостоверные сведения — 500 руб. за каждое застрахованное лицо, за нарушение порядка подачи в электронном виде — 1000 руб. Для организации на 40 человек пропущенный подраздел 1.2 за год означает 20 000 руб. санкций.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если в памятке или обучающем ролике устарела одна деталь, перепроверять нужно всё остальное. Сведения о трудовой деятельности с 2023 года подаются в составе ЕФС-1, а в материалах 2024 года до сих пор встречается СЗВ-ТД. Сроки, названия форм и реквизиты мы берём только из действующей редакции акта, а из таких материалов — логику и перечни, которые меняются реже. Перед сдачей отчёта сверьте форму с последним приказом СФР.»
Коды должностей в ЕФС-1 с 30 мая 2026 года
Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 с 30 мая 2026 года изложил в новой редакции справочник кодов наименований должностей (профессий) для подраздела 1.3. Это сведения о заработной плате и условиях деятельности работников государственных и муниципальных учреждений. Наименования приведены в соответствие с классификатором ОК 016-2025, а коды вместо пятизначных буквенно-цифровых стали тремя группами цифр в формате xxxxxx-xxxx-xx. Коммерческих работодателей, которые подраздел 1.3 не сдают, это не касается. Учреждения обновляют справочник в учётной системе до подачи: со старыми кодами отчёт не пройдёт форматно-логический контроль СФР.
ЕФС-1 в 1С:ЗУП и СНИЛС в карточке сотрудника
В 1С:ЗУП подраздел 1.1 собирается из кадровых документов о приёме, переводе и увольнении, а СНИЛС подставляется из данных физического лица. Номер, внесённый с ошибкой при приёме, попадёт во все последующие отчёты, поэтому при заведении карточки его сверяют с уведомлением АДИ-РЕГ. Когда КЭДО подключена к 1С, документ уходит на подпись из учётной системы и возвращается подписанным вместе со статусом. Модуль Добыто для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Стоимость КЭДО и электронного хранения кадровых документов в Добыто
Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуются ли электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | — |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе интеграции с 1С тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП выдаётся через партнёров — удостоверяющие центры. Условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
СНИЛС присваивается один раз и не меняется, а подтверждающий его документ можно получить заново в любой момент. Электронное уведомление АДИ-РЕГ с подписью СФР при трудоустройстве имеет ту же силу, что бумажный бланк или старая зелёная карточка. Работнику достаточно держать файл или бланк вместе с остальными личными документами и после смены фамилии обновить данные счёта заявлением АДВ-2. Работодатель хранит номер в личной карточке и копии сведений персучёта: отчёты в СФР — 5 лет, кадровые документы по личному составу — 50 или 75 лет.
Добыто переносит подписание кадровых документов в личный кабинет сотрудника, хранит подписанные файлы в электронном архиве и возвращает статусы подписания в 1С:ЗУП, из которой формируется ЕФС-1.
Частые вопросы о документе персучёта и ЕФС-1
Меняется ли СНИЛС, если иностранец получил гражданство РФ?
Нет. По статье 6 закона 27-ФЗ лицевой счёт с постоянным страховым номером открывается и на иностранного гражданина, и на лицо без гражданства, и номер остаётся прежним. После получения паспорта РФ обновляют анкетные данные счёта: работающий подаёт заявление по форме АДВ-2 через работодателя, неработающий — в СФР.
Нужно ли подавать ЕФС-1 на исполнителя по договору ГПХ?
Да. По пункту 6 статьи 11 закона 27-ФЗ сведения о заключении договора подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения, а о прекращении — не позднее рабочего дня, следующего за днём прекращения. Для этого исполнителю тоже нужен СНИЛС: если его нет, работодатель передаёт в СФР сведения для регистрации.
Может ли работник получить от работодателя копию сведений, переданных в СФР?
Может. Статья 15 закона 27-ФЗ обязывает работодателя по обращению застрахованного лица бесплатно передать ему копию сведений, представленных в СФР. Отдельно работник видит, что учтено на счёте, в выписке о состоянии индивидуального лицевого счёта.
Сколько хранить отчёты персучёта, сданные до перехода на ЕФС-1?
Статья 624 Перечня Росархива № 236 устанавливает для страхователей 5 лет. Для форм СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 прежний перечень 2010 года (статья 905) предусматривал 50/75 лет, поэтому такие отчёты многие организации не уничтожают по истечении 5 лет. Решение принимает экспертная комиссия организации.
Нужно ли согласие работника на обработку СНИЛС?
Для передачи номера в СФР, ЕФС-1 и кадровых документов согласие не требуется: работодатель выполняет обязанности, возложенные на него ТК РФ и законом 27-ФЗ, а пункт 2 части 1 статьи 6 закона 152-ФЗ разрешает такую обработку без согласия. Согласие понадобится, если номер используется в целях, которые закон не предусматривает.
Грозит ли штраф лично директору или кадровику за ЕФС-1?
Да. Кроме финансовых санкций для организации по статье 17 закона 27-ФЗ, статья 15.33.2 КоАП РФ предусматривает штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб. за непредставление в срок или отказ от представления сведений для индивидуального (персонифицированного) учёта, а также за неполные или недостоверные сведения.
