Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в двух местах: у работодателя за период работы у него и в Социальном фонде России на индивидуальном лицевом счёте (ИЛС) за все места работы начиная с 1 января 2020 года. Работник получает их тремя путями: форму СТД-Р у работодателя не позднее 3 рабочих дней после заявления, а при увольнении в день прекращения трудового договора; форму СТД-СФР через Госуслуги, клиентскую службу СФР или МФЦ; выписку из ИЛС со страховым стажем и пенсионным коэффициентом. Периоды до 2020 года подтверждает бумажная трудовая книжка: кто выбрал электронный способ, получил её на руки, кто сохранил бумажный, у того книжку хранит работодатель.
Работнику материал показывает, какой документ заказать под конкретную задачу, как сверить записи и куда подать заявление об исправлении ИЛС. Работодателю — какие документы по личному составу хранить 50 или 75 лет и какие сведения о кадровых событиях сдавать в СФР по форме ЕФС-1. Отдельно разобраны изменения 2026 года: новый электронный формат ЕФС-1 с 1 июля и 12-значные коды должностей для государственных и муниципальных учреждений. Сроки подачи подраздела 1.1, санкции за ошибки, образцы кадровых документов и тарифы на электронный архив — во второй половине статьи.
Где взять сведения о трудовой деятельности: СТД-Р, СТД-СФР и выписка из ИЛС
СТД-Р охватывает работу только у одного работодателя, СТД-СФР собирает записи всех страхователей с 2020 года, выписка из ИЛС отвечает на пенсионный вопрос: сколько накоплено стажа и коэффициентов. Выбор документа зависит от того, кому и зачем нужны сведения.
| Документ | Кто выдаёт и где | Срок выдачи | Что содержит |
|---|---|---|---|
| СТД-Р | Работодатель по заявлению работника, на бумаге с заверением или электронным документом с УКЭП, если она у работодателя есть | Не позднее 3 рабочих дней после заявления; при увольнении — в день прекращения трудового договора | Сведения о работе только у этого работодателя |
| СТД-СФР | СФР: Госуслуги, любая клиентская служба СФР, МФЦ, почта | При личном обращении в СФР или МФЦ — не более 15 минут | Сведения о трудовой деятельности из ИЛС у всех работодателей, начиная с 2020 года |
| Выписка из ИЛС (сведения о пенсионных правах) | СФР: Госуслуги, клиентская служба СФР, МФЦ | Через Госуслуги — в течение дня; в СФР и МФЦ — в режиме реального времени | Страховой стаж, индивидуальный пенсионный коэффициент, пенсионные накопления |
| Бумажная трудовая книжка | На руках у работника, если он выбрал электронный способ; у работодателя, если работник сохранил бумажную | При выборе электронного способа выдаётся работнику | Записи о работе до 2020 года, которых нет в электронной трудовой книжке |
Для нового работодателя обычно хватает СТД-Р от прежнего или СТД-СФР. Для назначения пенсии и спора о стаже нужна выписка из ИЛС плюс бумажная трудовая книжка за периоды до 2020 года: электронная версия фиксирует сведения только с этой даты.
Статья 66.1 ТК РФ разрешает работодателю выдать СТД-Р в двух формах: на бумаге, заверенной надлежащим образом, или электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью, если такая подпись у работодателя есть. ПЭП и УНЭП для этой формы закон не называет. В заявлении работник указывает, какая форма ему нужна, и отсчёт 3 рабочих дней идёт с даты заявления.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Когда работник приносит сведения в электронном виде, первым делом я выясняю, в каком режиме создан файл. Скан бумаги, подписанной от руки, и файл с криптографической подписью живут по разным правилам, требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Полезно знать: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии.
СТД-СФР без визита в офис заказывают на портале: услуга получения сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов СФР на Госуслугах формирует выписку в электронном виде по подтверждённой учётной записи. Услуга экстерриториальная: в клиентскую службу СФР можно прийти по любому адресу, не только по месту регистрации.
Какие сведения предъявить при приёме на работу
Статья 65 ТК РФ требует от кандидата трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случая, когда трудовой договор заключается впервые. Что именно принести, зависит от истории кандидата.
| Ситуация кандидата | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Трудовой договор заключается впервые | Ни книжка, ни сведения не предъявляются | Выписка из ИЛС |
| Впервые начал работать после 31.12.2020 | СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР: бумажная книжка на такого работника не оформлялась | Бумажная трудовая книжка |
| Выбрал электронный способ ведения сведений | СТД-Р или СТД-СФР | Бумажная книжка на руках: нужна для подтверждения периодов до 2020 года |
| Сохранил бумажную трудовую книжку | Трудовая книжка; новый работодатель продолжает её вести | СТД-СФР для сверки |
Работники выбирали способ ведения сведений до 31.12.2020 включительно; для тех, кто не мог подать заявление в этот срок, закон оставил возможность сделать это позже. Перед оформлением кандидата стоит свериться с его СТД-СФР: расхождение дат с анкетой видно сразу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как получить сведения о трудовой деятельности: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите период. Сведения с 1 января 2020 года есть в СТД-СФР, более ранние подтверждает бумажная трудовая книжка.
- Шаг 2. За работу у текущего работодателя подайте ему письменное заявление о выдаче СТД-Р и укажите форму: бумага с заверением или электронный документ с УКЭП. Срок выдачи — не позднее 3 рабочих дней, при увольнении — в день прекращения трудового договора.
- Шаг 3. За всю историю с 2020 года закажите СТД-СФР на Госуслугах, в любой клиентской службе СФР, в МФЦ или почтой. При личном обращении выписку формируют не более чем за 15 минут.
- Шаг 4. Для пенсионных вопросов закажите выписку из ИЛС о пенсионных правах: в ней страховой стаж, индивидуальный пенсионный коэффициент и пенсионные накопления.
- Шаг 5. Сверьте даты приёма, увольнения, переводов и наименования должностей с приказами и трудовой книжкой. Ошибку в записи работодателя исправляет работодатель, ошибку в ИЛС — СФР по заявлению о корректировке с подтверждающими документами.
Что такое ИЛС в СФР и чем выписка из него отличается от СТД-СФР
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица, который раньше вёл ПФР, а теперь Социальный фонд России. Его уникальный номер — СНИЛС: он присваивается человеку один раз и служит, в частности, для идентификации на Госуслугах. На ИЛС собираются сведения о страховом стаже, пенсионных правах и трудовой деятельности; данные о заработке отражаются в сведениях о пенсионных правах.
Из одного счёта СФР формирует разные выписки. СТД-СФР — это только трудовая часть ИЛС: приём, переводы, увольнения, должности. Выписка о пенсионных правах показывает стаж, индивидуальный пенсионный коэффициент и накопления. Запрос «выписка из ИЛС ПФР» в быту обычно означает вторую, а кадровику при приёме нужна первая.
Ошибки на ИЛС исправляют двумя путями, и они не взаимозаменяемы. Если неверные сведения подал работодатель, он сам направляет отменяющую запись подраздела 1.1 ЕФС-1 и затем корректные данные. Если работодатель ликвидирован или ошибка касается стажа, работник подаёт заявление о корректировке сведений индивидуального учёта. Порядок, перечень подтверждающих документов и формы описаны на странице СФР об исправлении ошибок в индивидуальном лицевом счёте; заявление принимают через Госуслуги или лично в клиентской службе.
Что хранит работодатель о работнике и сколько лет
Если вы работодатель и собираете у новичков СТД-Р, копии документов и анкеты, дальше разобрано, что из этого хранить и в каком виде; в Добыто подписанные кадровые документы после маршрута согласования уходят в электронный архив компании. Сроки хранения задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Формула 50/75 лет означает: 50 лет для документов, созданных после 01.01.2003, и 75 лет для более ранних.
| Документ | Срок хранения | Нюанс |
|---|---|---|
| Личная карточка Т-2 | 50/75 лет, ЭПК | Статья 444 Перечня № 236 |
| Личное дело работника | 50/75 лет, ЭПК | Статья 445; состав личного дела обычного работника организация определяет ЛНА |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет | Срок одинаков для бумажной и электронной формы |
| Невостребованная трудовая книжка | До востребования | Пункт 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек |
Практический вывод из таблицы: уничтожать личные дела и карточки по истечении 5 или 10 лет нельзя, а бумажную книжку уволенного, который за ней не пришёл, в архив по общему сроку не списывают. Трудовую книжку работника, выбравшего электронный способ, работодатель выдал ему на руки и дальше её не ведёт, поэтому в личном деле такой книжки нет.
Важный нюанс из практики: ТК РФ обязывает организацию хранить кадровые документы, но не говорит, как именно. Право создать собственный архив даёт пункт 2 статьи 13 закона 125-ФЗ «Об архивном деле»: в конце календарного года подразделения формируют дела по утверждённой номенклатуре и передают их в архив. Требования к бумажному хранению переносятся на электронное, а функции системы хранения описывают типовые требования, утверждённые приказом Росархива от 15.06.2020.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выпишите, какие документы по личному составу существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Лайфхак: для проверки электронных кадровых документов заранее соберите комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника на подписание электронной подписью и архив самого документа — файл PDF и отдельные файлы подписей.
Заполните личную карточку Т-2 на нового работника
Образцы кадровых документов для хранения сведений о работнике
Комплект собран под выдачу сведений и ведение личного дела; начните с формы СТД-Р, её чаще всего запрашивают при увольнении.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
ЕФС-1 подраздел 1.1: какие сведения о работнике работодатель сдаёт в СФР
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 заменил прежний отчёт СЗВ-ТД: через него работодатель передаёт в СФР кадровые события, из которых складываются электронная трудовая книжка работника и выписка СТД-СФР. Запись, которую работодатель не подал, работник не увидит ни на Госуслугах, ни в клиентской службе.
Форма и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 об утверждении новой формы ЕФС-1, который применяется с 30.12.2025. Сроки зависят от вида события и от того, кто сдаёт подраздел.
| Что сдаётся | Где в ЕФС-1 | Срок |
|---|---|---|
| Приём, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора | Подраздел 1.1 | Не позднее следующего рабочего дня после приказа |
| Перевод и другие кадровые мероприятия | Подраздел 1.1 | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Заключение и прекращение договора ГПХ, если сведения о нём подаются по статье 11 закона 27-ФЗ | Подраздел 1.1 | Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора |
| Заработная плата и условия труда работников государственных и муниципальных учреждений | Подраздел 1.3 | Ежемесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Начисленные взносы на травматизм | Раздел 2 | Ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца после отчётного периода |
Самый короткий срок — у приёма и увольнения: следующий рабочий день после приказа, а не дата выплаты зарплаты или конец месяца. Исполнитель по договору ГПХ работником не становится, но сведения о его договоре попадают в тот же подраздел 1.1 со своими реквизитами.
Внимание: сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде, закон выводит из кадрового электронного документооборота так же, как трудовые книжки. ЕФС-1 не подписывают с работником в КЭДО: её формирует и сдаёт в СФР работодатель.
Отмена ЕФС-1 или новая форма: что изменилось в 2025-2026 годах
ЕФС-1 никто не отменял: запрос «отмена ЕФС-1» появился из-за нескольких подряд обновлений формы и формата. С 30.12.2025 действует форма по приказу № 1462: из неё убрали кодовые отметки ДИСТ и НДОМ и исключили тип сведений о назначении выплат по обязательному социальному страхованию. Приказ СФР от 15.04.2026 № 389 вступил в силу 30.05.2026 и обновил справочник кодов должностей: в графе 6 подраздела 1.3 учреждения указывают 12-значный код в формате XXXXXX-XXXX-XX вместо прежнего пятизначного буквенно-цифрового. С 1 июля 2026 года СФР принимает ЕФС-1 только в новом электронном формате: в атрибутах файла дата сменилась с 2026-01-01 на 2026-06-01, тег — с ЕФС8 на ЕФС9.
Коммерческих компаний смена 12-значных кодов не касается: в подразделе 1.1 код выполняемой функции по ОКЗ по-прежнему пятизначный, в формате XXXX.X. В 1С:ЗУП ред. 3 подраздел 1.1 формирует документ «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1 подраздел 1.1», поддержка формата с 01.07.2026 вышла в релизах 3.1.34. Модуль Добыто для 1С:ЗУП синхронизирует подписанные кадровые документы с базой автоматически, а сама ЕФС-1 по-прежнему формируется и отправляется из 1С по приказам о приёме, переводе и увольнении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Ошибку в поданной записи исправляют отменяющими сведениями: в них повторяют данные ошибочной строки с признаком «ОТМЕНА», затем подают верную запись. Удалить запись из ИЛС иначе нельзя, поэтому перед отправкой сверяйте дату и номер приказа, код ОКЗ и наименование должности с приказом.
Сколько стоит ошибка в сведениях о трудовой деятельности
За несвоевременные, неполные или недостоверные сведения ЕФС-1 СФР применяет финансовую санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в том числе за даты и реквизиты договоров ГПХ в подразделе 1.1. Компания, которая в спокойный месяц оформила 12 человек и отправила подраздел 1.1 на неделю позже, получает санкцию 6 000 рублей только за этот отчёт. Сверх того статья 15.33.2 КоАП РФ предусматривает штраф должностному лицу от 300 до 500 рублей, а дела о непредставлении или недостоверности сведений о трудовой деятельности рассматривает Роструд. Для работника цена ошибки другая: пустая или неверная строка в СТД-СФР, которую он понесёт новому работодателю или в СФР при назначении пенсии.
Сведения о трудовой деятельности и КЭДО: что можно хранить в электронном виде
Статья 22.1 ТК РФ перечисляет документы, которые остаются вне КЭДО: трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда, а приказ об увольнении нельзя оформить с работником через систему. Остальные кадровые документы, включая заявление о выдаче СТД-Р, трудовой договор и приказы о приёме и переводе, подписываются электронной подписью и хранятся без бумажного дубля.
Для работника электронное хранение означает, что заявление, приказ и расчётный листок доступны в личном кабинете без запроса в отдел кадров. Для работодателя — что срок хранения 50/75 лет по Перечню № 236 не сокращается: электронный архив обязан держать документ столько же, сколько бумажная папка.
Факт: по приказу Минтруда № 578н документ, связанный с работой, в КЭДО передаётся файлом PDF/A-1A. Файлы в Word, Excel или обычном PDF придётся дублировать на бумаге.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. У работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания, и районный суд в 2022 году ему не отказал. Девятый кассационный суд общей юрисдикции решение отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл: подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по своей системе, что эти даты у вас не совпадают, и что порядок идентификации работника описан в локальном акте.»
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: оценивается фактическая способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления.
Когда КЭДО не решает задачу со сведениями о работнике
КЭДО не заменяет ЕФС-1 и не формирует СТД-СФР: это разные каналы, и сведения в СФР уходят только через отчётность. Не закрывает система и периоды до 2020 года — их подтверждает бумажная трудовая книжка. Если в компании по-прежнему ведутся бумажные книжки части работников, они хранятся в сейфе по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, а не в электронном архиве.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Практика по договорам займа, подписанным кодом из SMS, к кадровым документам не относится. В трудовых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и своими требованиями к виду подписи, и простая электронная подпись допустима не для всего. Прежде чем переводить документ в электронный вид, сверьте его с перечнем исключений и с видом подписи, который для него нужен.»
Стоимость КЭДО и электронного архива кадровых документов
Цена зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С:ЗУП и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для сотрудника через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Для хранения документов по личному составу 50/75 лет значим электронный архив: он входит в тариф «Бизнес», а тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 человек, которые только начинают переход. Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций; условия и состав каждого пакета приведены на странице тарифов КЭДО Добыто. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Сведения о трудовой деятельности собираются из трёх источников: работодатель выдаёт СТД-Р за свой период, СФР формирует СТД-СФР по всем местам работы с 2020 года, а стаж и пенсионные права видны в выписке из ИЛС. Более ранние периоды подтверждает только бумажная трудовая книжка. Работодатель отвечает за своевременную подачу подраздела 1.1 ЕФС-1 в новом формате 2026 года и за хранение карточек Т-2, личных дел и сведений о стаже 50 или 75 лет.
Добыто закрывает кадровую часть этой цепочки: заявления, приказы и согласия подписываются в электронном виде, синхронизируются с 1С:ЗУП и хранятся в электронном архиве в течение нормативных сроков.
Частые вопросы о сведениях о трудовой деятельности
Можно ли получить сведения о трудовой деятельности без учётной записи на Госуслугах?
Да. СТД-СФР выдают в любой клиентской службе СФР, независимо от места регистрации, в МФЦ и почтой. При личном обращении в СФР или МФЦ выписку формируют не более чем за 15 минут. Выписку о пенсионных правах в СФР и МФЦ также делают в режиме реального времени.
Может ли новый работодатель сам запросить в СФР сведения о кандидате?
Услуга по выдаче СТД-СФР описана как предоставление сведений самому зарегистрированному лицу. По статье 65 ТК РФ кандидат сам предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности: СТД-Р от прежнего работодателя или СТД-СФР. Если трудовой договор заключается впервые, ни то ни другое не требуется.
Нужно ли сдавать ЕФС-1 на исполнителя по договору ГПХ?
Да, если сведения о договоре подлежат представлению по статье 11 закона 27-ФЗ. В подразделе 1.1 отражают начало и окончание договора не позднее рабочего дня, следующего за днём его заключения или прекращения. За пропуск срока или ошибку в датах и реквизитах договора СФР применяет санкцию 500 рублей за каждое застрахованное лицо.
Сколько хранить заявление работника о выдаче СТД-Р?
Заявление работника о выдаче документов, связанных с работой, по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, хранят 1 год. Сами сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже хранятся 50/75 лет: 50 лет для документов, созданных после 01.01.2003, 75 лет для более ранних.
Почему в СТД-СФР нет записей до 2020 года?
Электронная трудовая книжка формируется с 01.01.2020, и в ней фиксируются только сведения начиная с этой даты. Работу до 2020 года подтверждает бумажная трудовая книжка, а общий страховой стаж для пенсии виден в выписке из ИЛС о пенсионных правах.
Что грозит работодателю за задержку сведений о трудовой деятельности при увольнении?
Задержка выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности квалифицируется по статье 5.27 КоАП РФ. Юридическому лицу по части 1 грозит предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей, за повторное аналогичное нарушение по части 2 — от 50 000 до 70 000 рублей. СТД-Р при увольнении выдают в день прекращения трудового договора.
