ЕФС 1 не сдан вовремя что делать компании и как снизить штраф

ЕФС-1, не сданный вовремя, обходится компании в 500 рублей за каждое застрахованное лицо из просроченного отчёта по статье 17 Закона № 27-ФЗ. Для должностного лица по статье 15.33.2 КоАП дополнительно грозит предупреждение или штраф 300-500 рублей. Отчёт отправляют сразу, не дожидаясь акта СФР: по разделу 1 сумма от длины просрочки не зависит, а короткая просрочка считается смягчающим обстоятельством. Снизить штраф можно тремя способами: заплатить половину в первые 10 календарных дней после получения требования, подать возражения на акт в течение 15 дней или попросить арбитражный суд уменьшить сумму. Порядок зависит от подраздела. За опоздание с кадровыми мероприятиями по трудовым договорам штраф 500 рублей за человека не применяется. За подраздел 1.2 о стаже, договоры ГПХ и раздел 2 о взносах на травматизм санкцию получает компания.

Ниже есть таблица санкций по всем подразделам формы 2026 года и порядок действий от повторной отправки до суда. Отдельно разобраны ошибки, из-за которых СФР отклоняет сведения: коды выполняемой функции по ОКЗ, отменяющие и корректирующие записи. Показываем, как не пропускать срок «на следующий рабочий день» по приёму и увольнению при учёте в 1С:ЗУП. Во второй половине статьи — сценарная таблица, дело, где штраф снизили на 98,8%, стоимость КЭДО и частые вопросы.

Какой штраф за просроченный ЕФС-1: разбор по подразделам формы

Санкцию определяет подраздел, в котором пропущен срок, а не форма ЕФС-1 целиком. С 30 декабря 2025 года применяется новая редакция формы и порядка заполнения, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Состав разделов сохранился, изменились отдельные коды и правила заполнения. Сроки и санкции на дату публикации сведены в таблицу.

Дороже всего обходится годовой подраздел 1.2: в нём все застрахованные лица за год, и 500 рублей умножаются на всю численность из отчёта. За опоздание с кадровыми мероприятиями по штатным работникам финансовой санкции по 27-ФЗ для компании нет, ответственность несёт должностное лицо. Раздел 2 считается по 125-ФЗ, и там сумма растёт с каждым месяцем просрочки.

Штрафы компании и должностного лица начисляются независимо друг от друга. Если СФР применил финансовую санкцию к организации, это не освобождает главного бухгалтера или специалиста по кадрам от административного штрафа. Заплатить за должностное лицо из средств компании нельзя: штраф по КоАП личный.

Старые названия форм сбивают со сроков и штрафов: старое правило о сроках СЗВ-ТД легко перенести на подраздел 1.1, где сроки различаются по видам мероприятий. Перед отправкой сверьте с таблицей выше, к какому подразделу относится событие.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В обучающем ролике, записанном в мае 2024 года, отчёт о приёме в социальный фонд всё ещё называли СЗВ-ТД, хотя с 2023 года эти сведения идут в составе ЕФС-1. Если в источнике устарела одна деталь, проверять приходится все. Мы не берём из таких материалов сроки, названия форм и реквизиты, только логику и перечни, которые меняются реже. Срок и название формы сверяйте по действующему нормативному акту, а не по памятке, которой пользовались раньше.»

Что сделать компании, если срок сдачи ЕФС-1 уже пропущен

Сначала отправьте сведения: каждый день задержки по разделу 2 увеличивает штраф на месяц просрочки, а по разделу 1 фактическая дата отправки становится главным доводом в возражениях и в суде. Опоздание на час и опоздание на месяц суд оценивает по-разному, хотя СФР начисляет одинаковые 500 рублей за человека.

Дальше порядок определяет то, что уже сделал фонд. Статья 17 Закона № 27-ФЗ не устанавливает срок, в который СФР должен составить акт о выявлении правонарушения. Привлечь к ответственности можно в течение 3 лет со дня, когда территориальный орган СФР узнал или должен был узнать о нарушении. Для должностного лица по КоАП срок давности составляет 1 год. Поэтому просрочку, найденную через полгода, фонд всё ещё вправе оформить.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как действовать после пропуска срока: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сформируйте и отправьте пропущенный подраздел в тот же день. Если в отчёте больше 10 застрахованных лиц, отправляйте только в электронном виде, иначе к штрафу за просрочку прибавится 1000 рублей за нарушение способа подачи.
2. Шаг 2. Сохраните протокол приёма и квитанцию с датой и временем отправки. Это доказательство фактического срока просрочки для возражений и суда.
3. Шаг 3. Проверьте протокол на ошибки. Если СФР прислал уведомление об устранении ошибок, исправьте сведения в течение 5 рабочих дней с даты его получения: при соблюдении этого срока санкция за неполные или недостоверные сведения не применяется.
4. Шаг 4. Соберите документы, которые объясняют причину опоздания: переписку с оператором ЭДО, сведения о техническом сбое, больничный ответственного сотрудника, приказы о смене бухгалтера. Приложите справку об отсутствии задолженности перед СФР, если она есть.
5. Шаг 5. Получив акт о выявлении правонарушения, в течение 15 дней направьте письменные возражения по акту в целом или по отдельным положениям и перечислите смягчающие обстоятельства.
6. Шаг 6. После решения фонда дождитесь требования об уплате. Если снижения нет и спор вести невыгодно, оплатите половину суммы в первые 10 календарных дней. Если сумма крупная, а смягчающих обстоятельств несколько, готовьте заявление в арбитражный суд.

Шаг 3 касается ошибок, а не просрочки. Освобождение от санкции по статье 17 Закона № 27-ФЗ работает в двух случаях: компания сама нашла ошибку и подала уточнённые сведения до того, как её обнаружил СФР, или исправила сведения в течение 5 рабочих дней после уведомления фонда. На опоздание с отчётом эти правила не распространяются: пропущенный срок исправлением не отменяется.

Если приказы о приёме подписываются в КЭДО, дата приказа и дата подписания сохраняются в системе. В Добыто подписанный документ с этими отметками остаётся в электронном архиве, и выгрузка подтверждает, от какого дня считать срок «на следующий рабочий день». Такая выгрузка пригодится, когда фонд считает просрочку от другой даты.

Как снизить штраф за ЕФС-1: три законных способа

Сам фонд штраф по смягчающим обстоятельствам не снижает: ни 27-ФЗ, ни 125-ФЗ не дают СФР такого полномочия. Возражения на акт работают на отмену санкции, если нарушения не было или оно посчитано неверно. Уменьшить сумму можно либо ранней оплатой, либо через суд.

Половина суммы при оплате в первые 10 дней

Требование об уплате СФР направляет в течение 10 дней со дня вступления решения в силу: лично, заказным письмом или в электронном виде. Письмо по почте считается полученным по истечении 6 дней с даты отправки. На уплату даётся 20 календарных дней, а при оплате в первые 10 календарных дней со дня получения требования компания платит половину суммы. Порядок расчёта сроков и способы вручения требования СФР описывает на странице о финансовых санкциях по ЕФС-1 для страхователей.

Скидка установлена статьёй 17 Закона № 27-ФЗ и касается только раздела 1. Штраф по разделу 2 начисляется по 125-ФЗ, и половинной оплаты там нет. Заявление для скидки не подают: достаточно перечислить половину суммы в срок.

Смягчающие обстоятельства и арбитражный суд

Суды применяют к санкциям по 27-ФЗ правила статьи 112 и пункта 3 статьи 114 НК РФ: при хотя бы одном смягчающем обстоятельстве штраф снижается не менее чем в 2 раза. Основание — Постановление Конституционного Суда РФ от 19.01.2016 № 2-П: санкции нельзя применять автоматически, без учёта обстоятельств нарушения. По разделу 2 смягчающие обстоятельства названы в статье 26.26 Закона № 125-ФЗ.

Суды принимают такие смягчающие обстоятельства:

• просрочка в 1-2 дня;
• нарушение совершено впервые;
• отчёт отправлен до того, как нарушение выявил фонд;
• нет задолженности перед СФР;
• технический сбой оборудования или программы;
• тяжёлые личные или семейные обстоятельства ответственного сотрудника;
• признание вины и устранение последствий.

Кейс из судебной практики: организация отправила годовой ЕФС-1 26 января в 01:18 при сроке 25 января, опоздав на 1 час 18 минут. СФР начислил 3 851 500 рублей: 500 рублей за каждое из 7703 застрахованных лиц. Суд учёл отсутствие умысла и просрочку в 1 день, сослался на Постановление КС РФ № 2-П и снизил штраф до 50 000 рублей, то есть на 98,8% (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 18.09.2025 по делу № А43-33316/2024).

Совсем отменить штраф через смягчающие обстоятельства не получится. Арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 19.03.2025 по делу № А13-7295/2024 отказал организации, которая хотела снизить штраф до нуля: суд первой инстанции уже уменьшил 22 000 рублей до 2 200 рублей. Освобождение возможно только при отсутствии вины, а нарушенный срок подтверждался документами.

В суд компания приходит с доказательствами срока: протоколами, квитанциями, приказами. Если кадровые документы подписаны электронной подписью, их форму нужно подтвердить так же тщательно, как дату отправки.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «В споре о документах мы первым делом выясняем, в каком режиме создавался документ. Скан приказа, подписанного от руки, и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ. Распечатка электронного документа остаётся копией, поэтому её заверяют перед тем, как нести в суд.»

Какой способ выбрать: сценарная таблица

Выбор зависит от того, какой подраздел просрочен, есть ли ошибки и насколько велика сумма.

Выгоднее всего не отправлять ошибочные сведения и соблюдать сроки: освобождение от санкции даёт только исправление ошибок до фонда или в течение 5 рабочих дней после уведомления. После пропуска срока остаются снижение наполовину и суд, но не отмена штрафа.

Ошибки в ЕФС-1, из-за которых сведения отклоняют или штрафуют

Если СФР отклонил отчёт, сведения считаются непредставленными. Компания, отправившая форму 24-го числа, может получить отказ 26-го и оказаться в просрочке. Поэтому протокол проверки смотрят в день отправки, а не при следующем отчёте.

Коды должностей: код выполняемой функции по ОКЗ

В подразделе 1.1 для каждого кадрового мероприятия указывают код выполняемой функции по ОКЗ — пятизначный шифр в формате XXXX.X. Без кода СФР отклоняет сведения. С неверным кодом отчёт принимают, но данные о трудовой деятельности работника в фонде становятся недостоверными, а это влияет на назначение пенсии. Код подбирают по фактической трудовой функции, а не по названию должности в штатном расписании. С 2026 года в работе применяется новый классификатор ОКПДТР (ОК 016-2025).

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ошибку в коде ОКЗ исправляют так: правят код в кадровом мероприятии и отправляют корректирующий подраздел 1.1. Если отправить исправление до того, как ошибку нашёл фонд, или в течение 5 рабочих дней после уведомления, санкции не будет.

Отмена записи: отменяющие и корректирующие сведения в ЕФС-1

Под запросом «отмена ЕФС-1» чаще всего ищут способ удалить ошибочную запись, а не отменить саму форму: ЕФС-1 действует и в 2026 году. В форме два типа исправлений:

• Корректирующая — запись была верной по сути, но с ошибкой в реквизите: неверный код ОКЗ, дата, наименование должности. В новом отчёте отмечают знаком «Х» тип «Корректирующая» и указывают правильные данные.
• Отменяющая — мероприятия не было, например приказ о приёме издали и отменили, или запись подали дважды. Отправляют подраздел 1.1 с отменяющим мероприятием; для подраздела 1.3 указывают тип сведений «Отменяющая».

Отменяющая запись не исправляет просрочку. Если приём оформили правильно, но сведения ушли позже следующего рабочего дня, отменять и подавать их заново нельзя: получится лишняя пара записей в данных работника, а дата просрочки не изменится.

Что проверить перед отправкой ЕФС-1

• К какому подразделу относится событие и какой у него срок: следующий рабочий день или 25-е число.
• Не выпал ли последний день на выходной: срок переносится на следующий рабочий день.
• Сколько человек в отчёте: при 11 и более отчёт отправляют только электронно.
• Заполнен ли код выполняемой функции по ОКЗ в каждом мероприятии подраздела 1.1.
• Совпадает ли ОКВЭД на титульном листе с ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату сдачи.
• Графы 11 и 12 заполнены только при вредных или опасных условиях труда.
• Для иностранного работника указан новый код МДИГ; коды ДИСТ и НДОМ для дистанционной и надомной работы в форме 2026 года отменены.
• Протокол проверки получен, и отчёт принят без отказа.

Важный нюанс из практики: в чек-листе приёма на работу отправка сведений в социальный фонд и в военкомат стоит одним пунктом после оформления документов. Если эти две обязанности закреплены за разными людьми, а срок для СФР — следующий рабочий день после приказа, отчёт о приёме легко опоздать сдать. Ответственного за подраздел 1.1 назначают приказом.

Образцы кадровых документов для своевременной подачи сведений в СФР

Приказ о приёме открывайте первым: дата его издания запускает срок подачи подраздела 1.1.

ЕФС-1 в 1С:ЗУП и КЭДО: как не пропускать срок по приёму и увольнению

Самый короткий срок в ЕФС-1 — следующий рабочий день после издания приказа о приёме или увольнении. Его пропускают чаще всего по одной причине: кадровик узнаёт о подписанном приказе с опозданием, потому что документ ходил на бумаге между руководителем, работником и бухгалтерией.

Срок считается от даты приказа, а не от даты выхода работника

Сведения о приёме подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Если приказ подписан в пятницу вечером, сведения нужно отправить в понедельник. В КЭДО документ проходит по маршруту: кадровик создаёт приказ, система отправляет уведомление, работник подписывает его электронной подписью с телефона, документ уходит в электронный архив. Дата каждого шага видна в карточке документа, и срок для СФР можно отсчитывать от точной даты.

Мы разводим во времени выдачу электронной подписи новому работнику и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу. В контексте ЕФС-1 это означает, что приказы о приёме подписываются в системе с первого дня, и кадровик видит дату подписания без бумажного круга.

Как сформировать ЕФС-1 в 1С:ЗУП без повторного ввода данных

В 1С:ЗУП сведения подраздела 1.1 формируются из кадровых документов программы: приёма, перевода, увольнения. Если в 1С попадает уже подписанный приказ с датой, отчёт собирается из тех же данных, и расхождение дат между приказом и ЕФС-1 не возникает. Интеграция КЭДО с 1С работает в обе стороны: документ уходит из 1С на подпись и возвращается подписанным со статусом.

В Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически. Кадровику не нужно переносить дату подписания вручную, чтобы понять, когда истекает срок по подразделу 1.1.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронная форма сама по себе нарушением не является: электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. Проигрывают из-за дефектов процедуры: момента выдачи подписи, отсутствия идентификации, неверного вида подписи для конкретного документа. Проверьте, описан ли в вашем локальном акте порядок идентификации работника при подписании и фиксирует ли система дату выдачи подписи.»

Когда КЭДО не закрывает риск просрочки

Сведения о трудовой деятельности, которые формируются в электронном виде, и трудовые книжки не входят в КЭДО: ЕФС-1 отправляют в СФР по своим каналам, а не через систему кадрового документооборота. Приказ об увольнении тоже остаётся в числе исключений. По увольнению срок «на следующий рабочий день» контролируют отдельно: электронный маршрут приказа дату не зафиксирует.

При численности до 10 человек в отчёте ЕФС-1 можно сдавать на бумаге, а КЭДО компания вводит добровольно. Для небольшой компании с редкими приёмами надёжнее календарь сроков и назначенный приказом ответственный, чем внедрение системы только ради подраздела 1.1.

Стоимость КЭДО с интеграцией 1С:ЗУП для контроля сроков ЕФС-1

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли обмен документами с 1С:ЗУП. Цены приведены на дату публикации.

Для контроля сроков по подразделу 1.1 при учёте в 1С:ЗУП подходит тариф «Бизнес»: интеграция с 1С и электронный архив входят только в него. Тариф можно повысить или понизить в любой момент, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Итоговую сумму для своей численности посчитайте по тарифам Добыто КЭДО.

Выводы

Если ЕФС-1 опоздал, отчёт отправляют в тот же день, а время отправки сохраняют как доказательство. Размер санкции зависит от подраздела: по годовому стажу и договорам ГПХ платит компания за каждое застрахованное лицо, по кадровым мероприятиям штатных работников отвечает должностное лицо, по разделу 2 штраф растёт помесячно. Уменьшить сумму можно половинной оплатой в первые 10 дней или через арбитражный суд со смягчающими обстоятельствами, но отменить штраф за просрочку, если вина есть, нельзя. Без санкции обходятся только ошибки, исправленные до фонда или в течение 5 рабочих дней после его уведомления.

Короче всех срок по приёму и увольнению, и его чаще пропускают из-за бумажного движения приказов. Добыто переводит приказы о приёме и другие кадровые документы в электронный маршрут с синхронизацией в 1С:ЗУП, поэтому дата подписания видна кадровику в день подписания.

Частые вопросы об опоздании с ЕФС-1

Сдаёт ли ЕФС-1 индивидуальный предприниматель без работников?

Нет, за себя ИП форму ЕФС-1 не подаёт. Обязанность появляется с первым трудовым договором или договором ГПХ: подраздел 1.1 нужно сдать не позднее следующего рабочего дня, а потом отчитываться по подразделу 1.2 и разделу 2 по общим срокам. Административный штраф 300-500 рублей по КоАП к ИП как к должностному лицу не применяется, финансовые санкции по 27-ФЗ — применяются.

Что такое ИЛС в СФР и как работнику проверить, что работодатель подал сведения?

ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица в Социальном фонде России, бывшем ПФР. Номер ИЛС совпадает со СНИЛС, на нём копятся сведения о стаже, заработке и трудовой деятельности из ЕФС-1. Выписку о состоянии ИЛС и сведения о трудовой деятельности (форма СТД-СФР) работник заказывает на Госуслугах. У работодателя можно запросить форму СТД-Р: её выдают в течение 3 рабочих дней со дня заявления, а при увольнении — в день увольнения.

Будет ли штраф, если отчёт отправлен в срок, но СФР его не принял?

Отчёт, который фонд не принял, считается непредставленным, и срок продолжает идти. Если пришло уведомление об устранении ошибок, у компании есть 5 рабочих дней с даты его получения: исправленные сведения в этот срок освобождают от санкции. Поэтому протокол приёма проверяют в день отправки, а для подраздела 1.2 форму лучше отправлять за несколько дней до 25 января.

Сколько штрафа, если в подразделе 1.2 пропущен один работник?

Это неполные сведения, и санкция считается только по пропущенному лицу: 500 рублей по статье 17 Закона № 27-ФЗ. Если компания сама подаст дополняющие сведения до того, как пропуск найдёт СФР, санкции не будет. При 11 и более застрахованных лицах дополнение тоже отправляют только электронно.

Как посчитать штраф за просрочку раздела 2?

Берут сумму взносов на страхование от несчастных случаев за последние 3 месяца отчётного периода и умножают на 5% за каждый полный или неполный месяц просрочки. При взносах 30 000 рублей и просрочке на 1 месяц и 3 дня выходит 2 неполных месяца: 30 000 × 5% × 2 = 3 000 рублей. Штраф не может быть меньше 1000 рублей и больше 30% суммы взносов.