ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатель сдаёт в Социальный фонд России вместо четырёх прежних отчётов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Форма никогда не сдаётся целиком: у каждого подраздела свой срок и своё основание для подачи. Подраздел 1.1 при приёме, увольнении и заключении договора ГПХ уходит не позднее следующего рабочего дня, при переводе и смене формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца. Подраздел 1.2 подаётся раз в год до 25 января, раздел 2 — ежеквартально до 25-го числа. С 1 января 2026 года применяется форма, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Различие, от которого зависит порядок работы кадровика: подраздел 1.1 привязан к кадровому событию и дате приказа, а подраздел 1.2 и раздел 2 — к отчётному периоду.
Разберём каждый подраздел по графам: какие коды мероприятий ставить, где брать пятизначный код выполняемой функции по ОКЗ и что делать после перехода на классификатор ОК 016-2025. Покажем, как снять ошибочную запись признаком отмены и как исправить стаж корректирующей формой, не получив 500 рублей штрафа за каждого человека. Сроки по всем подразделам сведены в таблицу, чек-лист проверки отчёта в 1С:ЗУП, разбор санкций и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
ЕФС-1: какие отчёты заменила форма и из чего она состоит
Форма объединила четыре отчёта, которые до 2023 года сдавались в ПФР и ФСС по отдельности. СЗВ-ТД стал подразделом 1.1, СЗВ-СТАЖ — подразделом 1.2, ДСВ-3 — подразделом 3, а 4-ФСС превратился в раздел 2. Полное название формы — сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Титульный лист заполняется всегда, независимо от того, какой подраздел вы сдаёте. С 2026 года код ОКВЭД на титульном листе указывается по данным ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату представления сведений, а не по подтверждённому фондом основному виду деятельности. Если сведения подаются в отношении 11 и более застрахованных лиц, отчёт направляется только в электронном виде и подписывается УКЭП. При меньшей численности допустима бумага.
Ниже — карта формы: что заменил каждый подраздел, кто его сдаёт и в какой срок. Даты 25-го числа сдвигаются на ближайший рабочий день, если попадают на выходной или праздник.
| Подраздел | Что заменил | Кто сдаёт | Срок |
|---|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | СЗВ-ТД | Все работодатели при кадровом событии | Следующий рабочий день или 25-е число следующего месяца в зависимости от события |
| Подраздел 1.2 | СЗВ-СТАЖ | Работодатели по работникам с особыми периодами стажа | Ежегодно до 25 января за прошедший год |
| Подраздел 1.3 | Новый подраздел | Государственные и муниципальные учреждения | Ежемесячно до 25-го числа следующего месяца |
| Подраздел 2 раздела 1 | Часть СЗВ-СТАЖ | Работодатели с рабочими местами на досрочную пенсию | Ежегодно до 25 января вместе с подразделом 1.2 |
| Подраздел 3 раздела 1 | ДСВ-3 | Работодатели, удерживающие дополнительные взносы на накопительную пенсию | Ежеквартально до 25-го числа следующего месяца |
| Раздел 2 | 4-ФСС | Все страхователи по взносам на травматизм | Ежеквартально до 25-го числа первого месяца после периода |
Из таблицы следует практический вывод: кадровая служба отвечает за подразделы 1.1, 1.2 и подраздел 2, бухгалтерия — за раздел 2 и подраздел 3, а подраздел 1.3 закрывается совместно. Разделение зон ответственности приказом снимает большую часть просрочек, потому что срок в один рабочий день невозможно выдержать, если кадровик узнаёт об увольнении от бухгалтера. Порядок представления и форматы фонд публикует в базе знаний СФР по представлению ЕФС-1.
Что изменилось в форме ЕФС-1 с 2026 года
Приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 вступил в силу 30 декабря 2025 года, и с отчётности 2026 года применяется только он. Отмены самой формы не произошло, несмотря на распространённый запрос: отменены отдельные коды и один тип сведений внутри подразделов.
| Где | Что изменилось | Что делать кадровику |
|---|---|---|
| Подраздел 1.1 | Исключены коды дистанционной и надомной работы | Не указывать характер работы при приёме дистанционного работника |
| Подраздел 1.1 | Добавлен код МДИГ для иностранцев, застрахованных по международным договорам | Сверить статус иностранных работников до первой подачи |
| Подраздел 1.2 | Удалён тип сведений «Назначение выплат по ОСС» | Не подавать подраздел при уходе работника в отпуск по уходу за ребёнком |
| Подраздел 1.2 | Добавлен код ЧАЭСКОМ, уточнено заполнение граф о вредных условиях труда | Заполнять графы о вредных условиях только при их наличии |
| Подраздел 1.3 | Появилось значение «4» для третьей квалификационной категории, расширен перечень типов организаций | Проверить справочник категорий в учётной программе |
| Титульный лист | ОКВЭД берётся из ЕГРЮЛ или ЕГРИП на дату представления | Сверить код с выпиской, а не с уведомлением фонда |
Самая частая ошибка первого квартала после обновления связана не с новыми кодами, а со старыми: программа подставляет коды дистанционной работы из ранее сохранённого шаблона, и отчёт уходит в формате прошлого года.
Подраздел 1.1: сведения о трудовой деятельности
Подраздел заполняется по каждому кадровому мероприятию отдельной строкой. Обязательные данные: ФИО, СНИЛС, дата рождения, вид мероприятия, дата мероприятия, трудовая функция с кодом по ОКЗ, причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ, наименование и дата документа-основания с номером.
Срок зависит от вида события, и это единственный подраздел, где просрочка считается днями, а не месяцами. Приём, увольнение, заключение и прекращение договора ГПХ — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора. Перевод, установление или изменение неполного рабочего времени, приостановление и возобновление трудового договора по статье 351.7 ТК РФ, подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца.
| Кадровое событие | Срок подачи подраздела 1.1 | На что смотреть |
|---|---|---|
| Приём на работу | Следующий рабочий день после приказа | Дата приказа, а не дата выхода на работу |
| Увольнение | Следующий рабочий день после приказа | Пункт, часть и статья ТК РФ в точной формулировке |
| Договор ГПХ с начислением взносов | Следующий рабочий день после заключения | Дата заключения договора, а не дата начала работ |
| Перевод на другую работу | До 25-го числа следующего месяца | Новый код по ОКЗ, если изменилась трудовая функция |
| Установление неполного рабочего времени | До 25-го числа следующего месяца | Дополнительное соглашение как документ-основание |
| Заявление о выборе формы трудовой книжки | До 25-го числа следующего месяца | Дата подачи заявления работником |
Договор ГПХ вызывает больше всего споров внутри кадровых служб: подраздел подаётся по тем договорам, на вознаграждение по которым начисляются страховые взносы. Сотрудничество с самозанятым, который платит налог на профессиональный доход сам, в подраздел 1.1 не попадает: это не трудовые отношения и не облагаемый взносами договор.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются только на бумаге — это статья 22.1 ТК РФ и письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью электронного увольнения не бывает, а срок подачи подраздела 1.1 при этом всё равно считается от даты бумажного приказа.
Как заполнить подраздел 1.1 при приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Возьмите дату и номер приказа о приёме. Отсчёт срока идёт от дня издания приказа, поэтому приказ, подписанный в пятницу, закрывает подачу понедельником.
- Шаг 2. Заполните титульный лист: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, наименование, ОКВЭД по выписке из ЕГРЮЛ на дату подачи.
- Шаг 3. В сведениях о зарегистрированном лице укажите ФИО, СНИЛС и дату рождения строго так, как они записаны в документах работника. Расхождение хотя бы в одном символе даёт отказ в приёме сведений.
- Шаг 4. Поставьте вид мероприятия «ПРИЁМ», дату мероприятия и наименование должности или профессии в соответствии со штатным расписанием.
- Шаг 5. Внесите пятизначный код выполняемой функции в формате XXXX.X по ОКЗ, а также структурное подразделение, если работник принят в обособленное подразделение.
- Шаг 6. Заполните документ-основание: вид, дата, номер. Затем проверьте, что данные строки совпадают с приказом, и отправьте отчёт не позднее следующего рабочего дня.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронная система не отменяет обязанностей работодателя по отношению к работнику, и суды проводят эту мысль последовательно. Если заявление об увольнении подано через личный кабинет, работодатель всё равно обязан выяснить причины и разъяснить право отозвать заявление до согласованного срока. Первые дни работы человека в системе — зона повышенного риска, и любое значимое действие в этот период мы советуем подтверждать вне системы, до того как по нему уйдёт запись в подраздел 1.1.»
Код выполняемой функции по ОКЗ и новый классификатор должностей
В графе «Код выполняемой функции» подраздела 1.1 указывается кодовое обозначение занятия из пяти цифровых знаков в формате XXXX.X. Первые четыре знака — код начальной группы занятий по ОКЗ, пятый знак — контрольное число. Код ставится по фактически выполняемой трудовой функции, а не по названию должности в приказе или штатном расписании. Именно поэтому два работника с одинаковым наименованием должности могут получить разные коды, если реально делают разную работу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
С 1 января 2026 года действует новый классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Коды ОКЗ и ОКПДТР не должны противоречить друг другу: если по новому классификатору наименование должности изменилось, расхождение всплывёт при сверке сведений.
Факт: классификатор ОК 016-94 применялся с 1994 года и заменён на ОК 016-2025 с 1 января 2026 года. Смена затрагивает штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции и ЛНА, а не только графу отчёта.
Смена наименования или кода должности — это не техническая правка справочника. Требуется приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а затем дополнительные соглашения к трудовым договорам работников, которых коснулось переименование. Отдельно обновляются кадровые программы, включая 1С:ЗУП.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на ОК 016-2025 компании чаще всего откладывают до момента, когда понадобится подать подраздел 1.1, и получают цепочку из трёх документов вместо одного. Сначала приказ по штатному расписанию, потом допсоглашения с работниками, и только потом корректный код в отчёте. Мы советуем пройти эту цепочку заранее, сплошной сверкой по штатке, а не по одному человеку в момент его приёма или перевода.»
Подраздел 1.2 и подраздел 2: стаж и досрочная пенсия
Подраздел 1.2 подаётся раз в год, не позднее 25 января за прошедший год, и только по работникам с особыми периодами: отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения заработной платы, простой, периоды работы в районах Крайнего Севера, работа во вредных и опасных условиях, приостановление трудового договора. По работнику, отработавшему год без особых периодов, подраздел 1.2 не подаётся.
Отдельный случай — обращение работника за назначением пенсии. Тогда подраздел 1.2 подаётся вне годового срока, по запросу и в отношении конкретного человека. Кадровой службе стоит завести правило: заявление о предстоящем назначении пенсии сразу ставится на контроль, потому что срок здесь короткий и считается днями.
Подраздел 2 раздела 1 идёт в комплекте с подразделом 1.2 и содержит основания для досрочного назначения страховой пенсии: коды позиций Списков № 1 и № 2, сведения о специальной оценке условий труда, данные о классе условий труда. Подают его только работодатели, у которых есть рабочие места, дающие право на досрочную пенсию. Сведения по разделам сверяются между собой: если в подразделе 1.2 стоит код вредности, а в подразделе 2 нет соответствующего основания, отчёт вернётся.
Кадровые документы, которые запускают запись в подразделе 1.1
Комплект закрывает четыре события из сценарной таблицы выше; начните с приказа о приёме по форме Т-1, потому что именно его дата задаёт срок первой подачи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности работнику | Скачать |
Подраздел 1.3, подраздел 3 и раздел 2: зарплата, накопительная пенсия и травматизм
Подраздел 1.3 заполняют государственные и муниципальные учреждения. Он ежемесячный: срок — 25-е число месяца, следующего за отчётным. Коммерческие компании его не сдают вовсе, и это первое, что стоит проверить, если программа предлагает заполнить лишний лист.
Подраздел 3 раздела 1 — бывший ДСВ-3. Он подаётся ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за кварталом, и только теми работодателями, которые удерживают из зарплаты дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию по заявлениям работников либо платят взносы работодателя.
Раздел 2 — зона бухгалтерии. Он заменил 4-ФСС, сдаётся ежеквартально до 25-го числа первого месяца после отчётного периода и содержит расчёт взносов на страхование от несчастных случаев. Подразделы 2.1 и 2.3 обязательны для всех страхователей, которые подают раздел 2. Подраздел 2.1.1 заполняют организации с подразделениями, выделенными в самостоятельные классификационные единицы, а также государственные и муниципальные учреждения с приносящей доход деятельностью. Подраздел 2.2 нужен не всем: его заполняют при предоставлении труда работников другому работодателю.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как исправить ошибку в ЕФС-1: корректировка и отмена записи
Механизм исправления разный для подраздела 1.1 и остальных подразделов, и подмена одного другим — причина повторных отказов.
В подразделе 1.1 ошибочная запись не редактируется. Она воспроизводится в том виде, в каком была подана, с проставленным признаком отмены записи, а следом отдельной строкой подаётся правильная запись. Обе строки уходят одним отчётом. Если поменять только вторую строку и не отменить первую, на индивидуальном лицевом счёте работника останутся два взаимоисключающих мероприятия.
В подразделе 1.2 исправление идёт через тип сведений «Корректирующая», а полное снятие ранее поданных данных — через «Отменяющая». Раздел 2 уточняется подачей исправленного расчёта за тот же период.
Если ошибку нашёл фонд, он направляет страхователю уведомление, и на исправление даётся 5 рабочих дней. Уложились в этот срок — санкции не применяются. Пропустили уведомление, потому что никто не смотрел в личный кабинет страхователя, — штраф считается так, будто сведения не подавались. В практике Добыто ответственный за просмотр личного кабинета страхователя назначается тем же приказом, что и ответственный за КЭДО: 5 рабочих дней идут независимо от того, открыл кто-нибудь уведомление или нет.
Важный нюанс из практики: суд признал незаконным увольнение работника, который ошибочно сформировал заявление при первичном использовании системы КЭДО. Работодатель должен был выяснить причины увольнения и разъяснить право отозвать заявление до согласованного сторонами срока. Работник восстановлен, а поданная по нему запись в подразделе 1.1 подлежала снятию признаком отмены.
ЕФС-1 в 1С:ЗУП: что проверить до отправки
В 1С:ЗУП подраздел 1.1 формируется из документа «Сведения о трудовой деятельности», который подтягивает данные из кадровых приказов. Отчёт по новой форме доступен после обновления релиза: если конфигурация не обновлена, программа сформирует файл в формате прошлого года, и отчёт не пройдёт форматный контроль.
После обновления релиза отчёт создаётся заново, отдельным документом. Пересохранение ранее созданного документа сохраняет прежние параметры формата, и это самая частая причина, по которой отчёт не принимается сразу после перехода на новую форму.
- Проверьте релиз конфигурации. Форма по приказу СФР от 17.11.2025 № 1462 поддерживается только в обновлённых версиях 1С:ЗУП.
- Обновите классификаторы. ОКЗ и ОК 016-2025 подтягиваются отдельно от конфигурации.
- Сверьте коды выполняемой функции по штатному расписанию. Не по одному человеку в момент подачи, а сплошным списком.
- Проверьте СНИЛС и ФИО на совпадение с документами работников. Расхождение в одном символе даёт отказ.
- Создайте новый документ отчёта, а не копию предыдущего. Проверьте параметры в самом подразделе 1.1 перед выгрузкой.
- Сверьте дату документа-основания с датой приказа. Срок считается от даты издания приказа, а не от даты создания документа в программе.
Отдельный вопрос — откуда в 1С берутся сами приказы. В практике Добыто кадровые документы создаются по шаблонам с автоматической подстановкой данных сотрудника, проходят маршрут согласования и подписываются электронной подписью, а в учётную систему уходит уже подписанный документ с фиксированной датой. Это снимает разрыв между датой приказа на бумаге и датой документа в программе, из-за которого срок в один рабочий день сгорает незаметно.
Важный нюанс из практики: перевод работника на КЭДО без его письменного согласия по статье 22.2 ТК РФ может быть признан незаконным при споре или проверке. Спор по электронным кадровым документам всегда идёт через доказывание четырёх обстоятельств: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Журнал действий системы стоит смотреть до того, как начался спор или пришла проверка, а не после. Он не выборочный: показывает и дату выдачи ключа, и вход под чужой учётной записью, и отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт, и туда же включаем сверку дат приказов с датами подачи сведений.»
Индивидуальный лицевой счёт: куда попадают данные из ЕФС-1
ИЛС — индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования. Его ведёт Социальный фонд России, раньше эту функцию выполнял ПФР, отсюда и привычное сочетание «ИЛС ПФР». Сведения из подразделов 1.1 и 1.2 ложатся именно туда: подраздел 1.1 формирует электронную трудовую книжку, подраздел 1.2 — страховой стаж.
Работник видит эти данные в выписке из индивидуального лицевого счёта и в форме СТД-Р, которую работодатель обязан выдать при увольнении. Практический смысл для кадровика простой: ошибка в подразделе 1.1 не остаётся внутри отчётности, а становится записью в трудовой биографии человека. Спорные ситуации всплывают через годы, при назначении пенсии или при приёме на новую работу, когда новый работодатель видит расхождение между выпиской и справками. В сервисе Добыто подписанные кадровые документы лежат в электронном архиве вместе с маршрутом согласования и статусами участников, поэтому дату и состав подписантов по спорному приказу поднимают за минуту, а не поиском по бумажным папкам. Порядок представления сведений и состав отчётности фонд описывает в разделе отчётности для страхователей на сайте СФР.
Полезно знать: при изменении наименования или кода должности по новому классификатору нужен приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утверждение штатного расписания в новой редакции, а также дополнительные соглашения к трудовым договорам. Без этой цепочки код в подразделе 1.1 разойдётся с кадровыми документами.
Сколько стоит ошибка в ЕФС-1
Санкции считаются не за отчёт, а за человека. За непредставление, неполные или недостоверные сведения по разделу 1 взыскивается 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Для отчёта на 200 сотрудников это 100 000 рублей, и сумма не зависит от того, ошиблись вы в одной графе или не подали сведения вовсе. На должностное лицо дополнительно налагается административный штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ.
Просрочка по разделу 2 считается иначе: 5% от суммы взносов, начисленных за последние три месяца отчётного периода, за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не более 30% этой суммы и не менее 1000 рублей. Нарушение порядка подачи в электронной форме при численности 11 человек и более — отдельные 1000 рублей.
Дороже прямого штрафа обходится накопленная ошибка. Неверный код выполняемой функции, который подавался два года подряд, исправляется не одним отчётом, а серией записей с признаком отмены по каждому мероприятию, и сопровождается допсоглашениями и приказом по штатному расписанию. Один пропущенный срок при увольнении стоит 500 рублей, системная ошибка в справочнике должностей стоит нескольких недель работы кадровой службы.
Когда ЕФС-1 подавать не нужно
Форма избыточна в четырёх ситуациях. Подраздел 1.1 не подаётся по самозанятому, который платит налог на профессиональный доход самостоятельно. Подраздел 1.2 не подаётся по работнику, отработавшему год без особых периодов стажа. Подраздел 1.3 не подаётся коммерческими организациями. Подраздел 3 не подаётся, если ни один работник не написал заявление об удержании дополнительных взносов на накопительную пенсию и работодатель их не платит.
Нулевого варианта у подраздела 1.1 не существует: нет кадрового события — нет и подачи. При этом раздел 2 сдаётся даже при отсутствии начислений, потому что он привязан к отчётному периоду, а не к событию.
Лайфхак: прежде чем переводить кадровые документы в электронный вид, соберите письменное согласие каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия электронные документы по этому работнику и его электронная подпись при споре или проверке не работают, а дата приказа для подраздела 1.1 повисает без подтверждения.
Стоимость перевода кадровых документов в КЭДО: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: нужна ли интеграция с 1С, УКЭП, электронный архив и выделенный контур. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | период оплаты — год |
| Интеграция с 1С: готовый модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций, поэтому компания на 40 человек и компания на 400 человек считаются по-разному даже на одном тарифе. Актуальные условия, состав тарифов и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Для кадровой службы это означает, что пилотную группу можно запустить на минимальном наборе функций и расширить его перед раскаткой на всю компанию.
Выводы
ЕФС-1 сдаётся по частям, и каждая часть живёт по своему календарю: подраздел 1.1 — по кадровому событию, подраздел 1.2 и подраздел 2 — по итогам года, подраздел 1.3 — ежемесячно для учреждений, подраздел 3 и раздел 2 — ежеквартально. Форма 2026 года утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462: из подраздела 1.1 исчезли коды дистанционной и надомной работы, появился код МДИГ, в подразделе 1.2 убран тип сведений о назначении выплат по обязательному социальному страхованию. Отдельная зона риска этого года — пятизначный код выполняемой функции, который надо привести в соответствие с новым классификатором ОК 016-2025 через штатное расписание и допсоглашения, а не правкой справочника в программе.
Большая часть просрочек по подразделу 1.1 возникает не из-за незнания сроков, а из-за разрыва между датой приказа и моментом, когда кадровик о нём узнал. Мы в Добыто закрываем этот разрыв маршрутами согласования и подписанием документов электронной подписью с фиксацией даты, а в учётную систему передаём уже подписанный документ.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1 на директора — единственного учредителя без трудового договора?
Руководитель, который является единственным участником и работает без трудового договора, всё равно относится к застрахованным лицам. Подраздел 1.1 подаётся, если в отношении него оформлено кадровое мероприятие: приём, перевод, увольнение. Если трудовой договор не заключался и приказ о приёме не издавался, кадрового события нет, а сведения о таком руководителе отражаются в подразделе 1.2 в составе годовых сведений о стаже.
Что делать, если срок подачи выпал на выходной или праздник?
Срок переносится на ближайший рабочий день. Правило работает и для однодневного срока по приёму и увольнению: приказ, изданный в пятницу, закрывается подачей в понедельник, а приказ, изданный 31 декабря, — в первый рабочий день января. Для сроков до 25-го числа перенос действует точно так же.
Подаётся ли подраздел 1.1 при изменении оклада?
Нет. Подраздел 1.1 отражает кадровые мероприятия: приём, перевод, увольнение, установление или изменение неполного рабочего времени, приостановление и возобновление трудового договора, переименование работодателя, выбор формы трудовой книжки. Изменение размера оклада без изменения трудовой функции кадровым мероприятием не считается и в подраздел не попадает.
Как подавать сведения на работника обособленного подразделения?
Порядок зависит от того, наделено ли подразделение полномочиями начислять и выплачивать вознаграждения. Если да, подразделение состоит на учёте в фонде самостоятельно и подаёт сведения по своим работникам под собственным регистрационным номером. Если нет, все сведения подаёт головная организация, а структурное подразделение указывается в соответствующей графе подраздела 1.1.
Можно ли подать подраздел 1.1 заранее, до даты увольнения?
Отсчёт срока идёт от даты издания приказа, поэтому подача в день издания приказа допустима и просрочкой не является. Риск в другом: если работник отзовёт заявление об увольнении до окончания срока предупреждения, ранее поданную запись придётся снимать признаком отмены. Практичнее подавать сведения в день, когда мероприятие состоялось окончательно.
Отменили ли ЕФС-1 в 2026 году?
Форма действует. Отменены прежние отчёты, которые она заменила: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Внутри самой формы с 2026 года отменены коды дистанционной и надомной работы в подразделе 1.1 и тип сведений о назначении выплат по обязательному социальному страхованию в подразделе 1.2. Слово «отмена» в контексте ЕФС-1 чаще означает другое — механизм снятия ошибочной записи признаком отмены внутри подраздела 1.1.
Что грозит за расхождение данных ЕФС-1 и расчёта по страховым взносам?
Фонд и налоговая обмениваются сведениями, и расхождение по количеству застрахованных лиц или по периодам работы становится поводом для запроса пояснений. Само по себе расхождение не штрафуется, но если по итогам сверки выяснится, что сведения в разделе 1 неполные или недостоверные, применяется санкция 500 рублей за каждое застрахованное лицо. На исправление после уведомления фонда даётся 5 рабочих дней.
