Расчёт зарплаты: порядок действий, МРОТ и ошибки 2026

Расчёт зарплаты держится на четырёх исходных документах: табель учёта рабочего времени, штатное расписание, приказы по личному составу и положение об оплате труда. Кадровик закрывает первые три, бухгалтер считает начисления, и расхождение между этими зонами даёт основную часть ошибок в выплатах. Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, конкретная дата — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (статья 136 ТК РФ). С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля. Сравнивать с ним нужно не оклад, а всю начисленную за месяц зарплату, и не с федеральным значением, а с региональным: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей.

Разберём порядок действий по шагам: какие документы кадровик передаёт в расчёт и в какие сроки, что обязано быть в расчётном листке и когда его можно выдавать электронно. Покажем, какие выплаты не засчитываются в сравнение с МРОТ по позициям Конституционного Суда, чем повышение оклада отличается от индексации по статье 134 ТК РФ и где проходят пределы удержаний. Типовые ошибки кадровика с ценой каждой, сценарная таблица по системам оплаты, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто считает зарплату и за что отвечает кадровик

Начисление зарплаты выполняет бухгалтерия, но входные данные для расчёта формирует кадровая служба. Бухгалтер не проверяет, правильно ли проставлены отметки в табеле, соответствует ли оклад в приказе штатному расписанию и есть ли дополнительное соглашение под изменённое условие оплаты. Он берёт то, что ему передали, и считает по формуле. Поэтому ошибка кадровика почти всегда доезжает до платёжной ведомости в неизменном виде.

Разграничение зон выглядит так. Кадровик отвечает за штатное расписание и его актуальность, за приказы о приёме, переводе, изменении оплаты, о работе в выходной, о сверхурочной работе, за табель учёта рабочего времени, за приказы об отпусках и за заявления работников. Бухгалтер отвечает за расчёт сумм, удержания, НДФЛ, страховые взносы и отчётность. Между ними находится положение об оплате труда — локальный нормативный акт, который описывает, из чего складывается зарплата и по какой формуле считается премия. Если этот документ написан общими словами, каждый месяц начинается ручное согласование.

Что проверить до первого расчётного цикла: чек-лист подготовки

Перед тем как запускать регулярный расчёт зарплаты, кадровая служба закрывает шесть позиций. Пропуск любой из них всплывает не в первом месяце, а на проверке или при увольнении конфликтного работника.

1. Штатное расписание утверждено приказом и совпадает с окладами в действующих трудовых договорах. Расхождение в одном разряде даёт спор по недоплате за весь период.
2. Положение об оплате труда содержит формулу премии, период премирования и основания снижения. Формулировка «премия выплачивается по решению руководителя» не защищает работодателя: ГИТ читает такую премию как обязательную часть зарплаты.
3. Даты выплаты зафиксированы конкретными числами, а не периодом. «С 5 по 10 число» — нарушение статьи 136 ТК РФ.
4. Форма расчётного листка утверждена с учётом мнения представительного органа работников, если такой орган в компании есть.
5. Заявления о перечислении зарплаты на карту собраны и хранятся в личных делах, реквизиты сверены с реестром на перечисление.
6. Ответственный за табель назначен приказом по каждому подразделению, сроки сдачи табеля закреплены так, чтобы бухгалтерия успевала до даты выплаты.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сравнивать зарплату надо с региональным значением МРОТ, а не с федеральным. Региональный минимум по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше: при федеральных 27 093 рублях в Москве на 2026 год действует 32 916 рублей. Откройте региональное соглашение по своему субъекту и проверьте, не присоединилась ли компания к нему автоматически: мотивированный отказ подаётся в течение 30 календарных дней с момента официального опубликования предложения.»

Порядок расчёта зарплаты: от табеля до выплаты

Расчётный цикл в компании со стандартной пятидневкой занимает от 3 до 6 рабочих дней и делится на два прохода: аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт по итогам месяца. Аванс считается за фактически отработанное время в первой половине месяца, а не как фиксированный процент от оклада: Минтруд последовательно требует учитывать отработанные дни. НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс, потому что дата получения дохода в денежной форме — день выплаты.

Как организовать расчёт зарплаты: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Закрыть табель за первую половину месяца. Руководители подразделений сдают отметки за период с 1 по 15 число. Кадровик сверяет их с приказами: отпуска, командировки, больничные, отгулы. Расхождение фиксируется до передачи в бухгалтерию, а не после.
2. Шаг 2. Передать в расчёт приказы, влияющие на оплату. Приём, перевод, изменение оклада, совмещение, работа в выходной, сверхурочная работа, простой. Каждый приказ должен иметь под собой основание: заявление, уведомление или дополнительное соглашение.
3. Шаг 3. Выплатить аванс в дату, установленную ЛНА. Сумма считается за отработанное время первой половины месяца с удержанием НДФЛ.
4. Шаг 4. Закрыть табель за месяц. Отметки за период с 16 числа до последнего дня месяца, итоговое количество отработанных часов и дней по каждому работнику.
5. Шаг 5. Проверить норму часов и сверхурочные. Отработанное время сверяется с нормой производственного календаря. При суммированном учёте сверхурочные считаются по итогам учётного периода, а не помесячно.
6. Шаг 6. Сверить итог с МРОТ. Начисленная за полностью отработанный месяц зарплата сравнивается с региональным минимумом. Если она ниже, начисляется доплата до МРОТ отдельной строкой.
7. Шаг 7. Сформировать расчётные листки и выплатить остаток. Листок выдаётся при выплате окончательной части зарплаты, реестр на перечисление уходит в банк с учётом того, что при совпадении даты выплаты с выходным деньги перечисляются накануне.

Сроки по каждому этапу удобно закрепить в положении об оплате труда: тогда спор о том, кто задержал табель, решается документом, а не перепиской.

Из таблицы видно, что зарплатные сроки разнонаправлены: часть привязана к дате выплаты, часть к событию. Отпускные считаются до окончания месяца, а не после, поэтому расчётный период по ним закрывается раньше зарплатного.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Отпускные выдаются не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска, и это единственная зарплатная выплата, которую приходится считать, не дожидаясь окончания месяца. Времени достаточно: уведомить работника об отпуске нужно не позднее чем за 2 недели, и приказ обычно оформляют в этот же срок. Сверьте по своему графику отпусков, успевает ли бухгалтерия получить приказ за неделю до выплаты, а не за день.»

Кадровые документы для расчёта зарплаты: формы и образцы

Комплект закрывает входные данные для расчётного цикла, начинать удобнее со штатного расписания: от него зависят оклады в приказах и договорах.

Расчётный листок: обязательное содержание и электронная выдача

Расчётный листок выдаётся при выплате заработной платы и содержит четыре обязательных блока по части 1 статьи 136 ТК РФ: составные части зарплаты за соответствующий период; размеры иных начисленных сумм, включая компенсацию за нарушение срока выплаты; размеры и основания произведённых удержаний; общую денежную сумму, подлежащую выплате. Форма листка утверждается работодателем с учётом мнения представительного органа работников. Отсутствие утверждённой формы ГИТ квалифицирует как самостоятельное нарушение, даже если сами листки фактически выдаются.

Выдача листка при авансе не требуется: составные части зарплаты за месяц известны только после окончательного расчёта. Практический смысл в том, что до окончательного расчёта в листке нечего показывать, кроме одной строки.

Важный нюанс из практики: извещать работника о составных частях заработной платы в электронном виде можно только там, где кадровый электронный документооборот введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Позиция Минтруда с 2023 года не менялась. Сам документ при этом не меняется: меняется наличие правового основания для электронного взаимодействия с работником в целом. Отправка листков на личную почту сотрудника в компании без введённого КЭДО такого основания не создаёт.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Соберите расчётный листок по форме своей компании

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компания рассчитывает полностью убрать бумагу из зарплатных процессов и получает гибрид: расчётные листки уходят электронно, а приказ об увольнении и акт ознакомления с ним остаются на бумаге по статье 22.1 ТК РФ. Это первое, что мы объясняем на внедрении, и почти всегда это оказывается неожиданностью. Перед тем как отказываться от бумажного архива, посмотрите, какие зарплатные документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

МРОТ 2026: что именно сравнивать с минимумом

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля в месяц. Значение установлено Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ, которым изменена статья 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ. Рост к 22 440 рублям 2025 года — 20,7%. С 2025 года действует норма соотношения МРОТ и медианной заработной платы не менее 48%, поэтому индексация минимума перестала быть разовым политическим решением и стала расчётной величиной.

Суть МРОТ в том, что он ограничивает не оклад, а месячную заработную плату работника, полностью отработавшего норму рабочего времени и выполнившего нормы труда. Оклад в 22 000 рублей законен, если с надбавками и ежемесячной премией начисление за месяц выходит выше регионального минимума. Обратная ситуация встречается чаще: оклад формально равен МРОТ, а фактическое начисление ниже, потому что месяц отработан не полностью или премия не начислена.

Разбирается это одной таблицей. Конституционный Суд последовательно исключал из сравнения с МРОТ выплаты, которые компенсируют работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Практический вывод для расчёта: у работника на Крайнем Севере или в местности с районным коэффициентом до минимума доводится «голый» заработок, а коэффициент и надбавка начисляются сверх доведённой суммы. У работника, который каждый месяц закрывает две ставки по совмещению, доплата за совмещение в сравнение не идёт вовсе.

Что критично в разных системах оплаты труда

Универсального порядка расчёта нет: набор критичных проверок меняется вместе с системой оплаты. Таблица показывает, на чём ломается расчёт в каждом сценарии.

Неполное рабочее время — единственная строка таблицы, где начисление ниже МРОТ законно. Для остальных сценариев расхождение с минимумом означает недоплату.

Типовые ошибки кадровика при расчёте зарплаты

Ошибки в зарплате редко бывают арифметическими: считает программа. Ломается вход — документ, который кадровик оформил не так, оформил задним числом или не оформил вовсе.

Оклад в приказе не совпадает со штатным расписанием. Причина обычно бытовая: оклад повысили устно, приказ подписали, а штатку не переутвердили. Работник получает новую сумму, документ основания под ней нет. При проверке ГИТ это нарушение порядка оформления, при споре — основание пересчитать выплаты за весь период по одному из двух документов, и суд выберет тот, что выгоднее работнику.

Изменение оплаты оформлено приказом без дополнительного соглашения. Условие об оплате труда — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ. Меняется оно только соглашением сторон в письменной форме. Приказ по личному составу такое соглашение не заменяет, даже если работник с ним ознакомлен под подпись.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Дата выплаты записана периодом. «Зарплата выплачивается с 5 по 10 число» — формулировка, которую ГИТ снимает при первой же документарной проверке. Статья 136 ТК РФ требует конкретной даты.

Табель закрыт «по плану». Отметки проставлены графиком, а не фактом: явки стоят там, где человек был на больничном, отпуск закрыт в дни, которые работник фактически отработал. Расхождение вскрывается при сверке с электронным листком нетрудоспособности и при пересчёте отпускных.

Премия описана как «по решению руководителя». Формулировка выглядит гибкой, но работает против работодателя: без критериев и периода премирования премия читается как гарантированная часть зарплаты, а её неначисление — как недоплата.

Доплата до МРОТ считается от неверной базы. В сравнение включают районный коэффициент или сверхурочные, начисление формально дотягивает до минимума, фактически — нет. Разница копится помесячно и всплывает при увольнении.

Расчётный листок выдаётся по неутверждённой форме. Форму или не утверждали вовсе, или утвердили без учёта мнения представительного органа работников там, где он есть.

Кейс из практики: при аудите зарплатных документов производственной компании расхождение между окладами в штатном расписании и в действующих трудовых договорах нашлось у части сотрудников, переведённых внутри года. Причина одна на все случаи: приказы о переводе оформлялись, дополнительные соглашения — нет. В Добыто такие расхождения закрывают пакетом дополнительных соглашений с датой фактического перевода: весь пакет уходит на подпись в личные кабинеты за один рабочий день вместо обхода цехов со списком.

Сколько стоит ошибка в расчёте зарплаты

Цена считается не переоформлением документа. Невыплата или неполная выплата зарплаты в установленный срок — самостоятельный состав по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 7 той же статьи — от 20 000 до 30 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, от 50 000 до 100 000 рублей на организацию.

К штрафу добавляется компенсация по статье 236 ТК РФ: не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день задержки, включая день фактического расчёта. Компенсация начисляется автоматически, независимо от вины работодателя, и распространяется в том числе на суммы, которые не были начислены своевременно. При недоплате доплаты до МРОТ на 3 000 рублей в месяц в течение года набегает не только сама недоплата, но и компенсация за каждый день по каждой просроченной сумме.

Повышение зарплаты и индексация: две разные процедуры

Повышение зарплаты и индексация оформляются по-разному, и подмена одного другим — частая причина предписания ГИТ. Индексация по статье 134 ТК РФ — обязанность работодателя, а не право: заработная плата повышается в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. Государственные органы и учреждения индексируют в порядке, установленном нормативными актами, остальные работодатели — в порядке, установленном коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом. Отсутствие такого порядка Роструд трактует как нарушение: обязанность есть у всех работодателей независимо от формы собственности. Проверить актуальные разъяснения по индексации и порядку выплат можно на сайте Федеральной службы по труду и занятости, где ведомство публикует позиции по трудовым спорам.

Повышение зарплаты конкретному работнику — управленческое решение по итогам оценки, перехода на другой грейд или расширения функционала. Оно не освобождает от индексации: если в компании индексация не проводится, аргумент «мы и так подняли оклады отдельным сотрудникам» инспектора не убеждает, потому что индексация касается всех работников, а повышение — выбранных.

Документально процедуры различаются составом:

• Индексация: ЛНА с порядком и периодичностью, приказ об индексации на всех работников, новое штатное расписание, дополнительные соглашения к трудовым договорам.
• Повышение конкретному работнику: служебная записка или решение по итогам оценки, приказ об изменении оклада, изменение штатного расписания, дополнительное соглашение с этим работником.

Общее у них одно: без дополнительного соглашения ни то, ни другое не считается оформленным, потому что условие об оплате труда меняется только соглашением сторон.

В практике Добыто на повышениях чаще всего спотыкаются не на приказе, а на дате: соглашение подписывают в середине месяца, а оклад пересчитывают с 1 числа. Расчётный период разрывается, и бухгалтерия считает месяц двумя частями по разным окладам. Проще привязывать изменение оплаты к началу расчётного периода, а не к дате согласования.

Удержания и НДФЛ: где расчёт выходит за рамки закона

Удержания из зарплаты производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и федеральными законами. Статья 137 ТК РФ даёт закрытый перечень оснований для удержаний по инициативе работодателя: возврат неотработанного аванса, погашение неизрасходованного подотчёта, возврат сумм, излишне выплаченных вследствие счётной ошибки, и удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата, и при условии, что работник не оспаривает основание и размер.

Счётная ошибка — это арифметическая ошибка. Неверно применённая норма, дважды введённая в программу сумма или ошибка в исходных данных счётной ошибкой не считаются, и удержать такую переплату по статье 137 нельзя. Возврат идёт либо добровольно по заявлению работника, либо через суд.

Пределы удержаний установлены статьёй 138 ТК РФ: не более 20% при каждой выплате, до 50% при удержании по нескольким исполнительным документам, до 70% в отдельных случаях — при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда здоровью, возмещении вреда лицам, понёсшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причинённого преступлением. Проценты считаются от суммы после удержания НДФЛ, а не от начисленной.

НДФЛ с трудовых доходов с 2025 года считается по пятиступенчатой шкале, и повышенная ставка применяется не ко всему доходу, а только к сумме превышения порога. До 2,4 млн рублей в год — 13%, от 2,4 до 5 млн — 15%, от 5 до 20 млн — 18%, от 20 до 50 млн — 20%, свыше 50 млн — 22%. Стандартные вычеты на детей предоставляются без заявления работника, по имеющимся у работодателя сведениям: 1 400 рублей на первого ребёнка, 2 800 на второго, 6 000 на третьего и каждого последующего, 12 000 на ребёнка-инвалида родителям и усыновителям. Вычеты прекращаются с месяца, в котором доход с начала года превысил 450 000 рублей.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Журнал подписания зарплатных документов надо смотреть до того, как спор начался, а не после. Та же система, которая фиксирует действия работника, покажет и то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы проводим такую сверку перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.»

Когда автоматизация расчёта зарплаты не нужна

Перевод зарплатных документов в электронный вид оправдан не всегда. Три ситуации, где выигрыш не окупает работу по внедрению.

Штат до 15 человек в одном офисе с одной системой оплаты. Табель закрывается за полчаса, расчётные листки печатаются пачкой, все подписи собираются в тот же день. Экономия времени здесь измеряется десятками минут в месяц, а внедрение требует ЛНА о КЭДО, сбора письменных согласий каждого работника и обучения.

Компания не привела в порядок исходные документы. Автоматизация не чинит расхождения между штатным расписанием и трудовыми договорами, она их фиксирует и тиражирует. Сначала аудит и пакет дополнительных соглашений, потом система.

Сезонный персонал с текучестью выше срока окупаемости. Если основная масса работников трудится 2-3 месяца, затраты на выпуск подписей и обучение каждой новой волны съедают выигрыш от электронного подписания.

Отдельно стоит сказать про сбор согласий. Статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на взаимодействие через КЭДО. Без согласия использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, и ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: она снимает основную часть ошибок настройки маршрутов и показывает реальную скорость сбора согласий.

Стоимость перевода зарплатных документов в КЭДО: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужна ли интеграция с учётной системой и электронный архив.

Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: кастомные шаблоны, интеграция с 1С и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес», а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Актуальные условия и состав каждого пакета перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с минимального пакета и расширяться по мере роста численности не штрафуется.

Выводы

Расчёт зарплаты ломается на входе, а не на арифметике: расхождение штатного расписания с трудовыми договорами, приказ без дополнительного соглашения, табель, закрытый по графику вместо факта, и доплата до минимума, посчитанная от неверной базы. Федеральный МРОТ 2026 года в 27 093 рубля — только нижняя точка отсчёта, сверять нужно с региональным значением и по всей начисленной зарплате, за вычетом районного коэффициента, сверхурочных и доплаты за совмещение. Индексация по статье 134 ТК РФ остаётся обязанностью работодателя независимо от того, повышал ли он оклады отдельным сотрудникам.

Мы в Добыто ведём зарплатные документы в электронном виде там, где КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ: расчётные листки уходят в личный кабинет и электронный архив, дополнительные соглашения об изменении оклада подписываются за один рабочий день, а журнал подписания даёт выгрузку по каждому документу для проверки ГИТ или спора.

Частые вопросы

Можно ли выплатить зарплату раньше установленной даты

Да, досрочная выплата не нарушает статью 136 ТК РФ, потому что права работника не ущемляются. Так поступают перед длинными праздниками, когда установленная дата попадает на нерабочие дни. Отдельно правило работает при совпадении даты выплаты с выходным или нерабочим праздничным днём: в этом случае выплата производится накануне, и это уже не право, а обязанность работодателя. Систематический сдвиг даты «на удобное число» без изменения ЛНА инспектор читает как отсутствие установленной даты выплаты.

Нужно ли выдавать расчётный листок при выплате аванса

Нет. Расчётный листок извещает работника о составных частях заработной платы за период, а составные части известны только после окончательного расчёта за месяц. Листок выдаётся один раз за месяц, при выплате итоговой части. Если компания выплачивает зарплату чаще чем два раза в месяц, листок всё равно формируется по итогам месяца, а не по каждой выплате.

Можно ли установить оклад ниже МРОТ

Да, если месячное начисление работника, полностью отработавшего норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, выходит не ниже регионального минимума за счёт надбавок и ежемесячной премии. Ограничение статьи 133 ТК РФ адресовано зарплате, а не окладу. Отдельный случай — неполное рабочее время: при работе на 0,5 ставки начисление законно составляет половину минимума, но доля ставки должна быть зафиксирована трудовым договором или дополнительным соглашением, а не устной договорённостью.

Как считается компенсация за задержку зарплаты

По статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленной даты выплаты и по день фактического расчёта включительно. Компенсация начисляется независимо от вины работодателя и распространяется на суммы, которые не были начислены своевременно, а не только на начисленные и не выплаченные. Повышенный размер компенсации может быть установлен коллективным договором, ЛНА или трудовым договором.

Как считать зарплату за месяц, в котором работник был в командировке

Дни командировки оплачиваются по среднему заработку, а не по окладу, поэтому месяц делится на две части: рабочие дни по табелю оплачиваются по системе оплаты труда, дни командировки — средним заработком за расчётный период в 12 календарных месяцев. Суточные к зарплате не относятся и в сравнение с МРОТ не идут. Если средний заработок оказался ниже оклада за те же дни, доплата до оклада возможна только при условии, что она прямо предусмотрена ЛНА или трудовым договором.

Обязательна ли индексация, если в компании нет коллективного договора

Да. Статья 134 ТК РФ допускает три носителя порядка индексации: коллективный договор, соглашение или локальный нормативный акт. При отсутствии коллективного договора порядок закрепляется в положении об оплате труда или отдельном ЛНА, где указываются периодичность, показатель для расчёта и порядок оформления. Само по себе отсутствие коллективного договора обязанность не снимает, а отсутствие любого из трёх документов Роструд квалифицирует как нарушение трудового законодательства.