Правило 8 МРОТ — это порог дохода, который Социальный фонд проверяет у каждого трудоспособного члена семьи при назначении единого пособия: за расчётный период в 12 месяцев человек должен получить не меньше 216 744 рублей, то есть 8 федеральных МРОТ по 27 093 рубля. Расчётный период сдвинут на месяц назад и заканчивается за месяц до месяца обращения. Доходы считают начисленные, до вычета НДФЛ. Работодателя это правило касается через справки: основные сведения о зарплате Социальный фонд получает от налоговой, но при расхождениях и при подтверждении уважительных причин работник приходит за документом в кадры. Различие, от которого зависит объём вашей работы: если весь период человек отработал у вас без перерывов, хватает одной справки о доходах и суммах налога; если в периоде есть отпуск по уходу за ребёнком, простой или смена работодателя, нужен отдельный документ на каждый такой отрезок.
Разберём, какие справки закрывают вопрос Социального фонда, чем справка о доходах и суммах налога отличается от справки в свободной форме и как описывать месяцы без заработка. Покажем, когда справку можно выдать электронно, а когда такая выдача не имеет силы. Сценарная таблица по ситуациям работника, пошаговый порядок выдачи, разбор ответственности по статье 5.27 КоАП, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Правило 8 МРОТ в 2026 году: сумма, период и какие доходы считают
С 1 января 2026 года минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 рубля в месяц. Значение установлено Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ, которым изменена статья 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ. Рост к прошлогодним 22 440 рублям — 20,7%. Восемь таких МРОТ дают 216 744 рубля: столько должен заработать за расчётный период каждый трудоспособный член семьи, чтобы Социальный фонд не отказал по критерию дохода.
До 2026 года порог был вдвое ниже по кратности: 4 МРОТ, то есть 89 760 рублей за период. В деньгах требование выросло в 2,4 раза за один год. Именно из-за этого скачка часть семей, которые получали единое пособие два года подряд, при очередном продлении получает отказ и идёт к работодателю за подтверждающими документами.
Факт: правило 8 МРОТ считают по федеральному МРОТ — 27 093 рубля. Региональный минимум на порог не влияет, хотя зарплату сотрудника по статье 133.1 ТК РФ вы сверяете именно с региональным значением: в Москве на 2026 год это 32 916 рублей.
Расчётный период — 12 месяцев, но отсчёт начинается за один месяц до месяца подачи заявления. При обращении в марте 2026 года учитываются доходы с февраля 2025 по январь 2026 включительно. Практическое следствие для кадровой службы: период почти всегда пересекает границу двух календарных лет, поэтому справка о доходах нужна за два года, а не за один.
В расчёт идут зарплата, выплаты по договорам гражданско-правового характера, авторские вознаграждения, стипендия, доходы индивидуального предпринимателя и самозанятого, пенсии. Суммы берут до вычета налогов, то есть начисленные, а не полученные на карту. Расхождение между этими двумя цифрами и есть самая частая причина, по которой работник возвращается со словами, что справка не подошла.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «МРОТ в кадровой работе живёт в двух разных ролях, и их постоянно смешивают. Зарплату мы сверяем с региональным значением, а социальные пороги вроде правила 8 МРОТ считаются от федерального. Прежде чем отвечать сотруднику, что его доход точно проходит, умножьте 27 093 на восемь и сравните с начисленными суммами за 12 месяцев расчётного периода, а не с тем, что он получил на руки.»
Если в расчётном периоде были объективные причины отсутствия заработка, порог снижается пропорционально числу таких месяцев по формуле 8 × МРОТ ÷ 12 × (12 − М), где М — количество месяцев с уважительной причиной. К уважительным причинам относятся беременность, уход за ребёнком до трёх лет, уход за инвалидом I группы или престарелым, очное обучение до 23 лет, срочная военная служба и три месяца после неё, лечение дольше трёх месяцев, официальный статус безработного, отбывание наказания и три месяца после освобождения, а с 2026 года ещё и получение пенсии по старости, инвалидности или потере кормильца. Подробное описание того, как Социальный фонд оценивает нуждаемость семьи, опубликовано на сайте фонда, и сотруднику полезно показать этот перечень до того, как он начнёт собирать документы.
Один месяц уважительной причины снимает с требования 18 062 рубля. Готовые пороги для 2026 года:
| Месяцев с уважительной причиной в расчётном периоде | Требуемый доход за период, 2026 год | Что подтверждает работодатель |
|---|---|---|
| 0 | 216 744 руб. | Начисленные суммы за 12 месяцев |
| 2 | 180 620 руб. | Доход плюс даты периода без заработка |
| 3 | 162 558 руб. | Доход плюс приказ-основание |
| 5 | 126 434 руб. | Доход плюс приказ-основание |
| 6 | 108 372 руб. | Доход плюс приказ-основание |
| 9 | 54 186 руб. | Доход плюс приказ-основание |
| 10 и более | Правило не применяется | Только даты и основание периода |
Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: чем больше в периоде месяцев без заработка, тем важнее не сумма в справке, а точные даты и реквизиты приказа. Справка на 60 тысяч рублей с корректно описанным отпуском по уходу за ребёнком работает, а справка на 200 тысяч без разбивки по месяцам — нет.
Какие справки о доходах выдаёт работодатель и что подтверждает каждая
Работник обычно приходит с формулировкой «нужна справка для пособия», и такого документа не существует. Существуют четыре разных документа, и выбор между ними определяется тем, какой именно факт не увидел Социальный фонд.
Справка о доходах и суммах налога физического лица. Основная форма, бывшая 2-НДФЛ. Выдаётся по заявлению работника на основании пункта 3 статьи 230 НК РФ по форме из приложения № 4 к приказу ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Форма действует для справок за периоды начиная с 2024 года и в 2026 году не менялась. Показывает начисленные суммы с разбивкой по месяцам и кодам дохода, что и требуется для проверки порога.
Справка о заработной плате в свободной форме. Выдаётся по статье 62 ТК РФ. Нужна там, где данных из справки о доходах не хватает: например, когда в отдельные месяцы начислялись только отпускные или пособие, и заявителю надо показать, что трудовые отношения не прерывались.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Справка о периодах. Документ, который закрывает уважительную причину: отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет, отпуск без сохранения заработной платы, простой. В ней важны не суммы, а даты начала и окончания периода и реквизиты приказа, на основании которого период возник.
Форма СТД-Р. Сведения о трудовой деятельности у данного работодателя. Подтверждает сам факт и период работы, когда расхождение касается стажа, а не денег.
Выбор документа определяется ситуацией работника, а правый столбец показывает, на чём справка спотыкается, если её готовят по шаблону прошлого года.
| Ситуация работника | Что выдаёт работодатель | Что критично в документе |
|---|---|---|
| Отработал весь расчётный период у вас | Справка о доходах и суммах налога за два календарных года | Начисленные суммы до НДФЛ, помесячная разбивка, обе справки за оба года периода |
| Устроился в середине расчётного периода | Справка о доходах за отработанную часть плюс СТД-Р | Дата приёма, отсутствие пропущенных месяцев внутри периода работы |
| Часть периода — отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет | Справка о периоде отпуска с реквизитами приказа | Точные даты начала и окончания, номер и дата приказа |
| Часть периода — отпуск без сохранения зарплаты или простой | Справка о периодах с указанием вида и основания | Названный вид периода вместо общей фразы о том, что работник не работал |
| Уволился, обратился уже после расчёта | Справка о доходах за годы работы у вас | Письменное заявление бывшего работника и период работы, а не текущая дата |
| Часть дохода шла по договору ГПХ | Справка о выплатах по договору | Вид договора и период оказания услуг: исполнитель по ГПХ и работник по трудовому договору — разные основания выплат |
Строка про ГПХ здесь не формальность. Выплаты по гражданско-правовому договору в доход по правилу 8 МРОТ входят, но требования трудового законодательства к работнику на исполнителя не переносятся: статья 62 ТК РФ на договор ГПХ не распространяется, и порядок выдачи документа определяется условиями самого договора.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим ситуации, где нужен документ о деньгах, и ситуации, где нужен документ о периоде. Работник просит справку о доходах, а по факту ему надо подтвердить, что шесть месяцев он был в отпуске по уходу за ребёнком, и сумма в справке роли не играет. Спросите у сотрудника, какой пункт уведомления фонда он закрывает, и подберите документ под этот пункт, иначе он придёт второй раз.»
Шаблоны кадровых документов для подтверждения заработка и периодов
Комплект собран под задачу подтверждения дохода: начните с лицевого счёта Т-34, из него берутся помесячные начисления для любой справки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Лицевой счёт работника, форма Т-34 | Скачать |
| Справка о среднем заработке | Скачать |
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Согласие на получение расчётного листка в электронном виде | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Как выдать справку: сроки по статье 62 ТК РФ и электронная форма
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы и другие документы, связанные с работой. Копии заверяются надлежащим образом и предоставляются безвозмездно. Это статья 62 ТК РФ, и срок в ней не зависит от того, зачем работнику документ.
Сопоставьте этот срок с процедурой фонда. Заявитель представляет недостающие документы в течение 10 рабочих дней со дня регистрации заявления, решение о назначении пособия выносится в течение 10 рабочих дней со дня регистрации и поступления сведений, а в отдельных случаях срок доходит до 30 рабочих дней. Запас у работника — неделя. Кадровая служба, которая выдаёт справку на седьмой рабочий день «потому что бухгалтерия занята», лишает семью выплаты за месяц.
Важный нюанс из практики: запрос справки почти всегда приходит вместе с уведомлением фонда, где перечислено, каких сведений не хватает. Попросите сотрудника показать это уведомление до того, как готовить документ: в нём указан и период, и конкретный член семьи, чей доход не прошёл. Это снимает вторую итерацию, в которой обычно и сгорает недельный запас.
Электронная выдача регулируется частью 12 статьи 22.3 ТК РФ. Если по документу в компании ведётся электронный документооборот, работодатель предоставляет его способом, указанным в заявлении работника: как электронный документ либо как копию электронного документа на бумажном носителе. Срок остаётся прежним — три рабочих дня.
Два ограничения, которые снимают половину вопросов. Первое: электронное взаимодействие возможно только с работником, давшим письменное согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. Отказавшемуся сотруднику справка выдаётся на бумаге, и это не выбор работодателя. Второе: извещать работника о составных частях заработной платы электронно можно только при введённом в компании КЭДО по правилам ТК РФ, на что Минтруд указывал ещё в 2023 году, и в 2026 году позиция не изменилась. Отправка расчётного листка на личную почту сотрудника вне КЭДО обязанность по статье 136 ТК РФ не закрывает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом, и чтобы она что-то значила для банка или суда, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите, какие справки у вас существуют только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Как выдать справку о доходах работнику: пошаговый порядок
- Шаг 1. Примите письменное заявление и зарегистрируйте его. От даты регистрации отсчитываются три рабочих дня по статье 62 ТК РФ. Уточните в заявлении вид документа, период и способ получения.
- Шаг 2. Определите расчётный период работника: 12 месяцев, заканчивающихся за месяц до месяца подачи заявления в фонд. Проверьте, пересекает ли период границу двух календарных лет.
- Шаг 3. Поднимите лицевой счёт Т-34 и сверьте помесячные начисления. В справку идут начисленные суммы до удержания НДФЛ, а не выплаченные на карту.
- Шаг 4. Выделите месяцы без заработка и найдите приказ по каждому: отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения заработной платы, простой. На эти отрезки готовится отдельная справка о периодах с датами и реквизитами приказа.
- Шаг 5. Сформируйте документ: справку о доходах и суммах налога по форме ФНС за каждый затронутый год, при необходимости справку в свободной форме на бланке организации с номером, датой, подписью и печатью при её наличии.
- Шаг 6. Выдайте документ выбранным способом и зафиксируйте факт выдачи: подпись работника в журнале, отметка на копии заявления или запись в системе КЭДО. Без фиксации доказать соблюдение трёхдневного срока нечем.
Подпишите справку электронной подписью прямо сейчас
Понадобится программа КриптоПро и её расширение для браузера. Как подписать документ
Если не знаете, какая нужна, уточните у того, кто запросил подпись.
Пришёл документ с подписью?
Проверьте, чья она и действует ли сертификат. Без регистрации.
Отдельно про подпись работодателя. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной подписью организации, и для справки, которая уйдёт в государственный орган, это принципиальное требование к форме. В сервисе Добыто электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а маршрут согласования и журнал действий формируются автоматически, поэтому дата выдачи документа фиксируется системой, а не памятью специалиста.
Когда справка от работодателя не нужна
Социальный фонд не собирает данные о зарплате с работодателей вручную. Сведения о начислениях поступают из налоговой службы, куда работодатели ежемесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца, сдают персонифицированные сведения о физических лицах, а поквартально — расчёт по страховым взносам и 6-НДФЛ. Периоды больничных и выплат по материнству фонд видит в собственных базах.
Отсюда список ситуаций, в которых справка избыточна:
- работник весь расчётный период отработал у одного работодателя без перерывов, начисления шли ежемесячно и без пересчётов;
- речь о пособии по временной нетрудоспособности, пособии по беременности и родам или ежемесячном пособии по уходу за ребёнком до полутора лет — эти выплаты фонд назначал сам;
- подтверждается пенсия, стипендия или доход самозанятого: источник данных находится вне вашей зоны;
- сотрудник просит справку до подачи заявления на пособие, «чтобы была». Пока заявление не зарегистрировано, неизвестно, какой период попадёт в расчёт, и документ придётся переделывать.
Реальный повод для справки возникает в трёх случаях: последние месяцы периода ещё не отражены в данных налоговой из-за отчётного лага, начисления пересчитывались, либо нужно подтвердить не деньги, а период отсутствия заработка.
Полезно знать: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Должность в справке должна совпадать с наименованием в трудовом договоре и штатном расписании, поэтому обновление кадровых программ стоит проверить до сезона запросов.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что каждая такая справка отнимает у кадровика полдня, задача решается не наймом второго специалиста, а тем, где лежат исходные данные. Когда лицевые счета, приказы и согласия хранятся в одной системе с поиском по сотруднику, подготовка справки занимает минуты вместо обхода бухгалтерии и архива. В Добыто эту связку закрывает готовый модуль для 1С:ЗУП: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.
Ошибки при выдаче справок и во что они обходятся
Ошибки в этой процедуре редко бывают экзотическими. Повторяются пять.
Суммы к выплате вместо начисленных. Специалист выгружает из зарплатной программы то, что ушло на карту, и справка занижает доход примерно на 13%. При доходе у порога эти проценты решают исход: 216 744 рубля начисленных превращаются в 188 567 рублей полученных, и семья получает отказ при формально достаточном заработке.
Пропущенные месяцы. В справку не попадают месяцы, где начислялись только отпускные или пособие. Фонд читает такой пробел как отсутствие дохода без объяснения причины.
Отказ бывшему работнику. Расчётный период тянется назад на год, поэтому за справкой приходят уволенные. Обязанность выдать документ о доходах за периоды работы у вас сохраняется и после увольнения, а срок хранения этих сведений измеряется десятилетиями.
Справка по электронной почте вне КЭДО. Отправка скана на личную почту выглядит быстрым решением, но юридически это не выдача документа. Суды признают электронную переписку только при двух условиях: обмен носит системный и устойчивый характер, а его порядок закреплён локальным нормативным актом. Разовая пересылка не подпадает ни под первое, ни под второе.
Отсутствие фиксации выдачи. При жалобе в трудовую инспекцию работодатель доказывает, что уложился в три рабочих дня. Без журнала или отметки в системе доказывать нечем.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Система, которая фиксирует действия, показывает всё, а не только удобное: дату создания документа, факт отправки, дату открытия его работником. Это работает и против работодателя, если справку выдали позже срока. Мы смотрим выгрузку журнала до того, как спор начался, а не после, и перед проверками сверяем даты по всем документам, выданным за последние месяцы.»
Цена ошибки считается с двух сторон. Для работника это отказ в пособии и повторная подача с новым расчётным периодом. Для работодателя нарушение статьи 62 ТК РФ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 70 000 рублей на организацию.
Внимание: расчётный листок и справка о доходах уходят в электронный вид только при введённом КЭДО. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним остаются на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, что подтверждено письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Важный нюанс из практики: перед раскаткой электронной выдачи документов на всю компанию мы закладываем пилотную группу. Первые недели работы человека в системе — зона повышенного риска: ошибки в выборе вида документа и в периоде совершаются именно тогда, и на маленькой группе они стоят одного исправленного документа, а не сотни.
Стоимость КЭДО для выдачи справок и кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговый счёт формируется от численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и API считаются отдельно. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с минимального пакета и расширяться по мере перевода процессов на электронный вид дешевле, чем брать всё сразу.
Выводы
Порог в 8 МРОТ за расчётный период в 2026 году равен 216 744 рублям и проверяется по федеральному минимальному размеру оплаты труда. Работодатель в этой конструкции отвечает за два факта: сколько начислено помесячно и почему в отдельные месяцы начислений не было. Первый закрывается справкой о доходах и суммах налога по форме ФНС, второй — справкой о периодах с реквизитами приказа. Срок один и тот же — три рабочих дня со дня письменного заявления, и он критичен, потому что у работника есть всего 10 рабочих дней на донесение документов в фонд.
Скорость выдачи упирается в то, где лежат исходные данные и чем подтверждается факт передачи документа. Мы в Добыто выстраиваем этот участок так, чтобы лицевые счета, приказы, согласия и сами справки жили в одной системе с фиксацией дат и подписей: тогда сезонный поток запросов не превращается в отдельный проект для кадровой службы.
Частые вопросы
Входит ли в 8 МРОТ доход по договору ГПХ и от самозанятости
Входит. В расчёт идут зарплата, выплаты по гражданско-правовым договорам, авторские вознаграждения, стипендия, доходы индивидуального предпринимателя и самозанятого, пенсии. Для самозанятого сумма подтверждается справкой о доходах из приложения «Мой налог», и продолжительность получения такого дохода значения не имеет: важен объём за 12 месяцев расчётного периода.
Работник получал зарплату в размере регионального МРОТ и не набрал 8 федеральных МРОТ. Такое возможно
Возможно только при неполном периоде работы или неполном рабочем времени. При полной занятости весь расчётный период даже федеральный минимум даёт 12 × 27 093 рубля, что выше порога. Если сумма не набирается, ищите в периоде месяцы без начислений и подтверждайте их отдельной справкой: именно они снижают требование по формуле 8 × МРОТ ÷ 12 × (12 − М).
Что делать, если работник просит справку задним числом, за период до трудоустройства к нам
Выдать такой документ нельзя: работодатель подтверждает только те периоды и суммы, которые есть в его учёте. За предыдущий отрезок работник обращается к прошлому работодателю либо получает справку о доходах через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, куда сведения поступают от всех налоговых агентов.
Влияет ли повышение зарплаты в середине расчётного периода на прохождение порога
Влияет через сумму, а не через среднее значение: правило сравнивает совокупный начисленный доход за 12 месяцев с 216 744 рублями. Повышение оклада с середины периода поднимает итог, но не отменяет провалы в месяцах без начислений. В справке помесячная разбивка обязательна, иначе рост дохода будет прочитан как единая усреднённая сумма.
Нужно ли отвечать на запрос Социального фонда напрямую, если он придёт в организацию
Сведения о начислениях фонд получает через межведомственное взаимодействие из данных налоговой службы, поэтому основной поток запросов идёт не к вам. Если обращение поступило от самого работника, действует общий порядок статьи 62 ТК РФ: письменное заявление, три рабочих дня, документ безвозмездно и с заверением копий.
Можно ли выдать справку в электронном виде работнику, который отказался от КЭДО
Нет. Электронное взаимодействие возможно только при письменном согласии работника по статье 22.2 ТК РФ. Отказавшийся сотрудник получает документ на бумаге, при этом срок остаётся прежним — три рабочих дня. Отправка скана на личную почту обязанность не закрывает, если порядок такого обмена не закреплён локальным нормативным актом и не носит системного характера.
Сколько лет хранить копии выданных справок о доходах
Отдельного срока для копии справки нет, но сведения, на основании которых она составлена, живут в лицевых счетах и расчётных документах с длительными сроками хранения. Практический ориентир для кадровой службы: хранить заявление работника и отметку о выдаче столько же, сколько хранится сам источник данных, иначе подтвердить соблюдение трёхдневного срока через год будет нечем.
