Повышение зарплаты: как оформить документы в 2026 году

Повышение зарплаты оформляется тремя документами: приказом о внесении изменений в штатное расписание, дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом об установлении нового оклада. Размер оклада — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ, а менять такие условия можно только по письменному соглашению сторон (статья 72 ТК РФ), поэтому одного приказа мало даже тогда, когда работник начинает получать больше. Комплект документов зависит от основания: индексация всему штату по статье 134 ТК РФ, персональная прибавка одному работнику, повышение с переводом на другую должность и подтягивание зарплаты до минимума оформляются по-разному. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, в Москве — 32 916 рублей, и сверять зарплату нужно с региональным значением.

Разберём последовательность документов и даты, из-за расхождения которых инспектор считает повышение неоформленным. Покажем формулировки в трудовом договоре, которые делают оклад неопределённым, и ситуации, когда дополнительное соглашение не требуется вовсе. Отдельно — что пересчитывается после повышения: средний заработок по пункту 16 Положения № 922, отпускные, расчётный листок и сведения в ЕФС-1. Сценарная таблица, разбор ошибок с суммами штрафов по статье 5.27 КоАП РФ, стоимость перевода кадровых документов в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Конструктор ниже собирает приказ о повышении с прежней и новой должностью и новым окладом и отдаёт готовый файл .docx.

Какие документы меняет повышение зарплаты

Оклад живёт одновременно в двух местах: в штатном расписании и в трудовом договоре конкретного работника. Штатное расписание задаёт вилку по должности, трудовой договор фиксирует персональную сумму. Пока изменены оба документа, повышение оформлено. Если изменено только штатное расписание, у работника формально сохраняется прежний оклад, а бухгалтерия платит больше, чем предусмотрено договором.

Статья 135 ТК РФ разводит два уровня: система оплаты труда устанавливается коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами, а конкретный размер оплаты — трудовым договором. Поэтому положение об оплате труда само по себе не поднимает оклад отдельному человеку, а дополнительное соглашение к трудовому договору не меняет структуру оплаты для всей компании.

Отдельная проблема — формулировка оклада в трудовом договоре. Запись «оклад устанавливается согласно штатному расписанию» не соответствует статье 57 ТК РФ: она требует указать конкретный размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. Компании с такой формулировкой обычно обнаруживают её именно при первом повышении, когда выясняется, что менять в договоре нечего.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверьте, как оклад записан в действующих трудовых договорах, до того как готовите приказ о повышении. Если там отсылка к штатному расписанию, дополнительное соглашение придётся составлять не на изменение суммы, а на изложение пункта об оплате труда в новой редакции с конкретной цифрой. Это одна и та же процедура по срокам, но разный текст документа.»

Четыре основания повышения и разный комплект документов

Инспектор смотрит не на сумму прибавки, а на основание. От основания зависит, нужно ли менять локальный нормативный акт, требуется ли согласие работника и попадает ли событие в отчётность.

Из таблицы видно единственный случай, когда без подписи работника можно обойтись: доплата до МРОТ, если она установлена локальным нормативным актом как переменная величина и оклад при этом не меняется. Во всех остальных сценариях изменение суммы в трудовом договоре без подписи работника недействительно, каким бы выгодным оно ни было.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Матрица компетенций показывает наличие навыка, а не результат его применения: человек формально закрыл весь список и приходит за окладом сеньора, хотя задачи такого уровня не тянет. Мы советуем использовать матрицу как вход в разговор о развитии, а решение о повышении привязывать к рабочим достижениям, которые подтверждает руководитель. Тогда в служебной записке есть что написать в обосновании.»

Порядок оформления: что подписывать и в каком порядке

Последовательность важнее скорости. Дополнительное соглашение, подписанное раньше приказа об изменении штатного расписания, ссылается на несуществующую позицию, и при проверке это выглядит как оформление задним числом.

Прежде чем запускать процедуру, проверьте пять вещей: действует ли в компании положение об оплате труда и есть ли в нём порядок индексации; как сформулирован пункт об оплате в трудовых договорах тех, кого повышаете; с какой даты применяется новый оклад и совпадает ли она с датой ввода нового штатного расписания; попадает ли повышение на период, когда за работником сохраняется средний заработок; есть ли действующее согласие работника на кадровый электронный документооборот, если подписывать планируете электронно.

Как оформить повышение оклада: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Получите обоснование: служебная или докладная записка непосредственного руководителя с прежним и предлагаемым окладом, датой начала и причиной. Записка становится документом-основанием в приказе.
2. Шаг 2. Издайте приказ о внесении изменений в штатное расписание либо утвердите штатное расписание в новой редакции. Укажите дату, с которой действует новый размер оклада по позиции.
3. Шаг 3. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору: изложите пункт об оплате труда в новой редакции с конкретной суммой, укажите дату вступления в силу и составьте документ в двух экземплярах либо оформите электронно.
4. Шаг 4. Подпишите соглашение с работником до даты, с которой применяется новый оклад. Экземпляр работника выдайте под подпись о получении либо направите в личный кабинет системы КЭДО.
5. Шаг 5. Издайте приказ об установлении нового оклада со ссылкой на дополнительное соглашение и ознакомьте работника. Унифицированной формы для такого приказа нет, форма Т-5 применяется только при переводе.
6. Шаг 6. Передайте документы в расчёт: бухгалтерия меняет плановое начисление, проверяет, не пересекается ли период с сохранением среднего заработка, и отражает новую сумму в расчётном листке за месяц изменения.

В практике Добыто на согласовании чаще всего застревает шаг 1: руководитель просит поднять оклад в переписке, а кадровая служба ждёт бумагу. Мы закладываем маршрут согласования служебной записки в системе, чтобы документ-основание появлялся до приказа, а не после него.

Шаблоны кадровых документов для оформления повышения

Комплект собран под сценарий с изменением оклада; начните со штатного расписания, остальное подстраивается под него.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

МРОТ 2026: нижняя граница, ниже которой повышение обязательно

С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 рубля в месяц. Он установлен Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ, которым изменена статья 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ. Рост к 2025 году, когда МРОТ составлял 22 440 рублей, — 20,7 процента. С 2025 года действует норма о соотношении МРОТ и медианной заработной платы не менее 48 процентов, подробности расчёта и охват изменения публикует Минтруд России.

Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ не может быть ниже федерального и обычно выше. В Москве на 2026 год он составляет 32 916 рублей. Сверять зарплату надо с региональным значением, а не с федеральным: работодатель считается присоединившимся к региональному соглашению, если в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования не направил мотивированный письменный отказ.

Сравнивается с МРОТ не оклад, а вся начисленная за месяц заработная плата при полностью отработанной норме времени: оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты. Из этого правила Конституционный Суд сделал три исключения, и они регулярно теряются в расчётах.

Отсюда практический вывод для январского пересчёта: сотрудник, у которого оклад ниже МРОТ, а разница добирается ночными и сверхурочными, получает зарплату ниже минимума в понимании инспектора. Установление заработной платы в размере менее МРОТ квалифицируется по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей.

Индексация по статье 134 ТК РФ: почему прибавка её не заменяет

Индексация — государственная гарантия, а не право работодателя. Требование статьи 134 ТК РФ применяется ко всем работодателям без исключения, в том числе к коммерческим организациям; они определяют порядок сами — в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте. Отсутствие такого порядка в документах компании от обязанности не освобождает, о чём прямо пишет государственная инспекция труда.

Премии и персональные повышения окладов индексацию не заменяют: у них другая цель и другая база. Поощрительные выплаты зависят от личных показателей работника, а индексация связана с ростом потребительских цен и касается всех, включая женщин в отпуске по уходу за ребёнком. Зачесть повышение оклада в счёт индексации можно только тогда, когда такой механизм прямо описан в локальном нормативном акте.

Размер и периодичность закон не задаёт. Минтруд рекомендует привязывать размер к официальному уровню инфляции, но жёстким требованием это не является. Ответственность за нарушение — по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на организации от 30 000 до 50 000 рублей.

В практике Добыто индексация — самый неудобный для кадровой службы процесс года: документов много, содержание у них одинаковое, а даты разъезжаются. Мы разбираем его на два потока: приказная часть готовится один раз на компанию, а соглашения уходят пакетом с единой датой вступления в силу.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Самый частый разрыв — когда в положении об оплате труда индексация описана, а приказов о её проведении за последние годы нет. Инспектор сверяет собственный локальный акт компании с фактическими начислениями, и нарушением становится неисполнение своего же документа. Поднимите положение и посмотрите, какую периодичность вы себе установили: если там «ежегодно с 1 февраля», к этой дате нужен приказ, даже когда индекс минимальный.»

Что пересчитывается после повышения оклада

Повышение оклада тянет за собой перерасчёт среднего заработка. Пункт 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, обязывает повысить средний заработок на коэффициент, если оклады выросли. Коэффициент считается делением нового оклада на прежний, и применяется он в трёх ситуациях: повышение произошло внутри расчётного периода, после расчётного периода до наступления события, во время сохранения среднего заработка.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Ключевое ограничение читают невнимательно: индексация среднего заработка применяется, когда оклады повышены всем работникам организации, филиала или структурного подразделения. Персональная прибавка одному человеку средний заработок не индексирует — его отпускные и командировочные считаются по фактическим начислениям без коэффициента.

Со сведениями о трудовой деятельности ситуация обратная тому, что подсказывает интуиция. Изменение размера оклада без перевода кадровым мероприятием не является, поэтому подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при обычной прибавке не подаётся. Отчёт нужен, когда повышение сопровождается переводом на другую должность или переименованием должности: тогда сведения подаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Ошибки, из-за которых повышение не признают, и цена каждой

Приказ без дополнительного соглашения — самая частая ошибка. Логика бухгалтерии понятна: работник получает больше, спорить не будет. Но условие об оплате труда изменено в одностороннем порядке, а статья 72 ТК РФ этого не допускает. При проверке нарушение квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, при повторном — штраф на юридическое лицо от 50 000 до 70 000 рублей, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.

Расхождение дат обходится дороже, чем кажется. Если приказ об изменении штатного расписания вводит новый оклад с 1 марта, дополнительное соглашение подписано 20 марта, а начисления пошли с 1 марта, у инспектора есть период, в котором работнику платили не то, что предусмотрено трудовым договором. При споре работник вправе требовать компенсацию по статье 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день задержки причитающихся сумм.

Важный нюанс из практики: при аудите кадровых документов перед внедрением КЭДО мы отдельно поднимаем дополнительные соглашения за последние три года и сверяем их даты с приказами по штатному расписанию. Расхождение находится примерно в каждом втором комплекте, и почти всегда оно приходится на массовые повышения, когда соглашения собирали по подразделениям с разной скоростью.

Третья ошибка касается компаний, которые повысили оклады всем и не пересчитали средний заработок. Отпускные, командировочные и выходные пособия, посчитанные без коэффициента по пункту 16 Положения № 922, дают недоплату по каждому работнику, который в этот период был в отпуске. Срока давности по недоплате нет, и обнаруживается она обычно при проверке или при увольнении.

Когда дополнительное соглашение о повышении не требуется

Соглашение не нужно, если сумма в трудовом договоре не меняется. Такое бывает в трёх случаях. Первый: доплата до МРОТ установлена локальным нормативным актом как переменная величина, которая пересчитывается автоматически при изменении минимума. Второй: выплачивается разовая или ежемесячная премия по положению о премировании, а оклад остаётся прежним. Третий: растёт переменная часть по действующей системе оплаты труда, например процент от выручки, а условия начисления в договоре описаны через отсылку к положению об оплате труда.

Во всех трёх случаях документом остаётся приказ и локальный акт, а трудовой договор не трогают. Проверить себя просто: откройте пункт об оплате труда и посмотрите, изменится ли в нём хотя бы одна цифра. Если да — нужно соглашение.

Что критично при разных сценариях повышения

Как оформить повышение зарплаты в электронном виде

Дополнительное соглашение к трудовому договору переводится в электронный вид без дублирования на бумаге. Ограничений по статье 22.1 ТК РФ здесь нет: на бумаге остаются только приказ об увольнении с актом об ознакомлении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, акт о несчастном случае на производстве и бумажная трудовая книжка.

Работник подписывает соглашение усиленной неквалифицированной подписью, которая выпускается внутри сервиса, работодатель — усиленной квалифицированной. Порядок подписания и виды подписи для каждого документа закрепляются в положении о КЭДО. Работники, принятые до 31 декабря 2021 года, должны дать письменное согласие на электронный документооборот; отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или санкций, и такому человеку соглашение о повышении готовят на бумаге.

При споре суд проверяет четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом о КЭДО, использовал ли электронную подпись, получил ли электронный документ. Порядок именно такой: сначала доказывается право компании вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан. Если первое рассыпается, до второго дело не доходит.

Поэтому информационная система должна отдавать выгрузку журнала действий по конкретному документу: дату отправки, дату доставки, факт подписания. В сервисе Добыто журнал по документу выгружается из карточки, и мы советуем смотреть его до начала спора, а не после — особенно по повышениям, оформленным в конце года пакетом.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Перед массовым подписанием соглашений о повышении проверьте, у всех ли работников выпущена подпись и активирован личный кабинет. Мы видели ситуации, когда соглашение уходит в кабинет, который человек ни разу не открывал: документ формально направлен, а фактически не получен. Сверьте список получателей со списком активированных кабинетов до отправки, это занимает минуты и снимает основной риск по доказыванию.»

Кейс из практики: производственная компания на 640 человек проводила ежегодную индексацию на 7 процентов и готовила соглашения вручную в Word. На первом цикле сбор подписей занял 6 недель, часть соглашений вернулась с датами позже даты повышения. После перевода процедуры в электронный вид пакет из 640 соглашений ушёл одним маршрутом, а срок сбора подписей сократился до 4 рабочих дней.

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграция с 1С, электронный архив, кастомные шаблоны документов доступны не на всех тарифах. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма считается от численности и выбранного набора функций, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций перечислены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

УКЭП для руководителя и кадровой службы выпускается через партнёров-удостоверяющих центров и в тариф не входит; для подписания дополнительных соглашений со стороны работника хватает подписи, выпущенной внутри сервиса.

Выводы

Повышение зарплаты держится на связке трёх документов: штатное расписание задаёт новый размер по позиции, дополнительное соглашение переносит его в трудовой договор конкретного человека, приказ фиксирует дату и передаёт сумму в расчёт. Комплект и обязанности различаются по основанию: индексация требует приказа по собственному локальному акту и коэффициента к среднему заработку, персональная прибавка — обоснования и вилки в штатном расписании, повышение в должности — сведений в ЕФС-1. Проверять зарплату на минимум нужно по региональному МРОТ, исключая из сравнения районные коэффициенты и доплаты за работу в особых условиях.

Мы в Добыто ведём кадровые документы в электронном виде с маршрутами согласования и выгрузкой журнала подписания по каждому документу, поэтому пакетная индексация на несколько сотен человек проходит без расхождения дат между приказом и соглашениями. Если процедура повышения у вас уже описана, перенос её в электронный вид меняет только скорость сбора подписей и полноту доказательной базы.

Частые вопросы

Можно ли повысить оклад задним числом?

Оформить документы более ранней датой нельзя: дата подписания дополнительного соглашения и дата приказа должны соответствовать фактическим. При этом установить новый оклад с прошедшей даты можно — в соглашении указывается, что новые условия применяются с определённого числа, а разница за прошедший период доначисляется. Такая конструкция законна, потому что улучшает положение работника, но подписать соглашение нужно фактической датой, а не задним числом.

Что делать, если работник отказывается подписывать соглашение о повышении?

Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей и продолжайте платить прежний оклад. Односторонне повысить оклад через приказ нельзя: статья 72 ТК РФ требует соглашения сторон. Отказ встречается, когда повышение оклада идёт в паре с расширением обязанностей или изменением должности, и работник видит в документе не только прибавку. В такой ситуации разведите два вопроса: изменение оплаты и изменение трудовой функции оформляются разными соглашениями.

Нужно ли уведомлять профсоюз при повышении окладов?

При изменении оклада конкретному работнику — нет, это двусторонняя сделка. Учёт мнения представительного органа работников требуется при принятии и изменении локальных нормативных актов, устанавливающих систему оплаты труда: положения об оплате труда, положения о премировании, порядка индексации. Если для повышения вы меняете эти документы, процедура учёта мнения обязательна, и её отсутствие делает локальный акт неприменимым.

Как оформить повышение дистанционному работнику из другого региона?

Порядок тот же, но сверять зарплату с МРОТ нужно по региону, указанному в трудовом договоре как место работы, а не по месту нахождения работодателя. Обмен документами с дистанционным работником ведётся по правилам главы 49.1 ТК РФ, а дополнительное соглашение об окладе подписывается электронно при введённом КЭДО и полученном согласии работника.

Пересчитывать ли отпускные, если повышение пришлось на время отпуска?

Если оклады повышены всем работникам организации, филиала или структурного подразделения и повышение произошло в период сохранения среднего заработка, часть отпускных со дня повышения до окончания отпуска увеличивается на коэффициент по пункту 16 Положения № 922. Если прибавку получил один человек, коэффициент не применяется и пересчёта не будет.

Обязательно ли оформлять новое штатное расписание целиком?

Нет. Допустимы оба варианта: приказ о внесении изменений в действующее штатное расписание или утверждение штатного расписания в новой редакции. Первый удобнее при точечных изменениях, второй — при массовой индексации, когда меняются десятки позиций. Само штатное расписание относится к документам постоянного хранения, поэтому предыдущие редакции не уничтожаются.