МРОТ с 1 января 2026 года составляет 27 093 рубля в месяц, и со штатным расписанием он связан не напрямую: закон требует, чтобы минимума достигала вся начисленная за месяц зарплата работника, отработавшего норму времени, а не оклад в графе штатного расписания. Оклад может стоять ниже 27 093 рублей, если постоянные надбавки и премии выводят месячное начисление на минимум. Главное различие, от которого зависит порядок действий: если в регионе действует соглашение о минимальной зарплате, сверяться нужно с ним, а не с федеральным значением, — в Москве на 2026 год это 39 730 рублей против 27 093 рублей по стране. Районные коэффициенты, доплаты за сверхурочную и ночную работу, за выходные и за совмещение в этот минимум не входят и начисляются сверх него.
Разберём, как пересобрать окладную часть штатного расписания под новый минимум: когда достаточно доплаты, а когда нужен приказ об изменении штатного расписания и дополнительные соглашения, и в какие сроки это делается. Покажем сценарии, в которых оклад ниже МРОТ законен, и ошибки, за которые инспекция выписывает штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. Чек-лист проверки до 1 января, образцы кадровых документов, стоимость перевода подписания в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что закон сравнивает с МРОТ: оклад или всю зарплату
Часть 3 статьи 133 ТК РФ формулирует требование к месячной заработной плате: она не может быть ниже минимального размера оплаты труда у работника, который полностью отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда. Речь именно о заработной плате, а её состав задан статьёй 129 ТК РФ: вознаграждение за труд, компенсационные выплаты и стимулирующие выплаты. Оклад — только первая часть этой конструкции.
Отсюда практическое следствие, которое ломает половину типовых инструкций: минимальный оклад в штатном расписании и МРОТ — разные величины, и совпадать они не обязаны. Штатное расписание с окладом 24 000 рублей и постоянной надбавкой 4 000 рублей закону не противоречит: начисление за полный месяц даёт 28 000 рублей, что выше 27 093 рублей. А штатное расписание с окладом 27 093 рубля и доплатой за работу в ночное время требованию не соответствует, потому что ночные в сравнение не входят.
Конституционный Суд РФ разобрал этот вопрос тремя постановлениями, и каждое из них вычло из зачёта очередную группу выплат.
| Выплата | Входит в сравнение с МРОТ | Основание |
|---|---|---|
| Оклад или тарифная ставка | Да | Статья 129 ТК РФ |
| Постоянные надбавки за стаж, квалификацию, интенсивность | Да | Статья 129 ТК РФ |
| Ежемесячная премия, начисленная по положению об оплате труда | Да | Статья 129 ТК РФ |
| Районный коэффициент и процентная надбавка за работу в особых климатических условиях | Нет, сверх МРОТ | Постановление КС РФ от 07.12.2017 № 38-П |
| Оплата сверхурочной работы, работы в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни | Нет, сверх МРОТ | Постановление КС РФ от 11.04.2019 № 17-П |
| Доплата за совмещение профессий и должностей | Нет, сверх МРОТ | Постановление КС РФ от 16.12.2019 № 40-П |
Практический вывод из таблицы касается сменного и производственного персонала. Если у должности в штатном расписании оклад равен МРОТ ровно, то любой сотрудник на этой должности, отработавший ночную смену или вышедший в праздник, получит начисление, в котором минимальную планку формально закрывают доплаты за особые условия. При проверке такую конструкцию разбирают по составу выплат, а не по итоговой сумме в расчётном листке.
Три минимума, с которыми сверяют штатное расписание
Федеральный МРОТ — не единственная планка. Компания сверяет окладную сетку последовательно с тремя уровнями, и каждый следующий может оказаться выше предыдущего.
Первый уровень — федеральный МРОТ. 27 093 рубля в месяц с 1 января 2026 года. Величина установлена Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ, который изменил статью 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ. С 2025 года действует правило соотношения: МРОТ составляет не менее 48% медианной заработной платы, поэтому его ежегодный рост привязан к статистике, а не к решению в ручном режиме. О том, как устроена государственная гарантия минимального размера оплаты труда и какие нормы её образуют, Минтруд рассказывает на отдельной странице.
Факт: рост МРОТ к 2025 году (22 440 рублей) составил 20,7%, то есть 4 653 рубля. Это самый крупный шаг за последние годы, и он затрагивает не только низовые должности: подтягивается нижняя граница всей окладной сетки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй уровень — региональная минимальная заработная плата. Статья 133.1 ТК РФ разрешает субъектам РФ устанавливать её трёхсторонним соглашением между правительством региона, объединениями профсоюзов и объединениями работодателей. Ниже федерального МРОТ она быть не может, а на практике обычно выше: в Москве на 2026 год это 39 730 рублей против 32 916 рублей годом ранее. Механика присоединения устроена по умолчанию: работодатель, который в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения о присоединении не направил мотивированный письменный отказ, считается присоединившимся к соглашению. Отказ при этом не бывает формальным — к нему прикладывают протокол консультаций с профсоюзом и предложения по срокам повышения зарплаты.
Третий уровень — внутренняя окладная сетка. Компания сама решает, на сколько её нижний грейд отстоит от законного минимума. Если нижний оклад поставить ровно в МРОТ, при следующем повышении придётся пересобирать всю сетку, потому что разрыв между грейдами схлопнется. В практике Добыто мы видим, что компании, у которых нижний грейд заложен на 10-15% выше минимума, в январе правят один-два оклада, а не всё штатное расписание целиком.
Когда оклад в штатном расписании законно ниже МРОТ
Оклад ниже минимума сам по себе нарушением не является. Нарушением становится месячное начисление, которое минимума не достигло при полностью отработанной норме. Ситуации, где оклад ниже МРОТ законен, сводятся к пяти сценариям.
| Сценарий | Что критично проверить | Где это зафиксировано |
|---|---|---|
| Оклад плюс постоянные надбавки и премия дают сумму выше МРОТ | Надбавка гарантирована, а не назначается по усмотрению руководителя каждый месяц | Положение об оплате труда, штатное расписание |
| Неполное рабочее время | Минимум считается пропорционально доле ставки: при 0,5 ставки — половина МРОТ | Трудовой договор, табель учёта рабочего времени |
| Совместительство, внутреннее или внешнее | Норма для совместителя не превышает половины нормы времени, минимум считается от неё | Отдельный трудовой договор по совместительству |
| Месяц отработан не полностью: больничный, отпуск, прогул | Норма труда не выполнена, поэтому гарантия по статье 133 ТК РФ к месяцу не применяется | Табель, листок нетрудоспособности, приказ |
| Северные территории: оклад ниже МРОТ, но с коэффициентом выше | Коэффициент и надбавка начисляются сверх минимума, зачесть их в него нельзя | Постановление КС РФ № 38-П, положение об оплате труда |
Четвёртый сценарий разбирают реже всего, а спрашивают о нём чаще всего. Работник, отгулявший половину месяца в отпуске за свой счёт, получит за этот месяц меньше 27 093 рублей, и это законно: гарантия привязана к полностью отработанной норме. Обратная ситуация тоже встречается: работник ушёл на больничный, а начисленная зарплата за оставшиеся дни оказалась выше минимума. Проверять надо не сумму, а отработанное время.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Согласие работника не превращает незаконное условие в законное. Когда кандидат письменно соглашается на оклад ниже минимума, потому что ему нужна работа, эта подпись не даёт работодателю никакой защиты: она письменно фиксирует нарушение его же рукой. Проверьте трудовые договоры тех, кто выходил на низовые позиции в прошлом году, — именно там такие условия и появляются.»
Когда менять штатное расписание не нужно
Три ситуации, в которых январская правка штатного расписания избыточна. Первая: минимальное месячное начисление по всем должностям уже выше регионального минимума с запасом, тогда не меняется ничего, кроме контрольного расчёта. Вторая: в компании действует доплата до минимальной заработной платы, закреплённая в положении об оплате труда формулировкой со ссылкой на действующее значение МРОТ, а не на конкретную сумму, — такая формулировка пересчитывается автоматически. Третья: все должности с низкими окладами заняты совместителями и работниками на неполной ставке, у которых минимум считается пропорционально.
Соберите положение об оплате труда под свою схему доплат
Как привести штатное расписание в соответствие с новым МРОТ
Порядок действий зависит от того, меняете вы оклады или вводите доплату. Оклад — обязательное условие трудового договора по статье 57 ТК РФ, поэтому его изменение всегда идёт через дополнительное соглашение, а по инициативе работодателя — ещё и через уведомление за два месяца по статье 74 ТК РФ. Повышение оклада по соглашению сторон двухмесячного срока не требует: статья 72 ТК РФ позволяет изменить условия с любой согласованной даты.
Как пересобрать штатное расписание под МРОТ: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите из учётной системы все должности с минимальным месячным начислением и сверьте их не с окладом, а с суммой гарантированных выплат за полный месяц.
- Шаг 2. Определите применимый минимум: федеральный МРОТ 27 093 рубля либо региональную минимальную заработную плату, если ваш регион её установил и вы не направляли мотивированный отказ.
- Шаг 3. Исключите из расчёта то, что начисляется сверх минимума: районный коэффициент, северную надбавку, доплаты за сверхурочные, ночные, выходные и совмещение.
- Шаг 4. Выберите механизм для каждой должности: повышение оклада, введение или увеличение постоянной надбавки, доплата до минимальной заработной платы.
- Шаг 5. Издайте приказ об изменении штатного расписания или утвердите штатное расписание в новой редакции с указанием даты введения в действие.
- Шаг 6. Подготовьте и подпишите дополнительные соглашения с работниками, чьи оклады меняются, и внесите новые оклады в учётную систему до первого начисления по новым условиям.
Шестой шаг занимает больше времени, чем первые пять вместе, если документы подписываются на бумаге. 200 дополнительных соглашений в производственной компании с двумя площадками — это неделя работы курьера и сбора подписей по сменам. В сервисе Добыто такой пакет уходит одной рассылкой, а кадровик видит статус подписания по каждому работнику в списке.
Образцы кадровых документов для изменения окладов
Комплект собран под одну задачу: пересчитать оклады и закрыть изменение документами; начинать удобнее со штатного расписания, а уже от него идти к соглашениям с работниками.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Штатное расписание по форме Т-3 (бланк) | Скачать |
| Образец заполненного штатного расписания | Скачать |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору | Скачать |
| Уведомление об изменении условий трудового договора по статье 74 ТК РФ | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
Доплата до МРОТ или повышение оклада: что выбрать
Доплата до минимальной заработной платы — отдельная выплата, которая закрывает разницу между фактическим начислением и минимумом. Она удобна тем, что не требует ни правки окладов в штатном расписании, ни дополнительных соглашений: механизм описывается один раз в положении об оплате труда и дальше работает сам. Повышение оклада требует приказа и соглашений с каждым работником, зато поднимает базу для расчёта отпускных, командировочных и всех выплат, считаемых от среднего заработка.
Критерий выбора простой. Если разрыв между текущим начислением и минимумом небольшой и держится год-два, разумнее доплата: она не ломает соотношение грейдов и не требует пересобирать всю сетку. Если оклад отстал от минимума настолько, что доплата превращается в постоянную и заметную часть зарплаты, это сигнал, что вилка должности устарела, и правильнее менять оклад.
Полезно знать: формулировка доплаты в положении об оплате труда работает по-разному в зависимости от того, что в ней написано. Ссылка на действующий минимальный размер оплаты труда пересчитывается автоматически, а конкретная сумма требует правки ЛНА при каждом изменении МРОТ.
Схему оплаты труда, доплаты и надбавки фиксирует положение об оплате труда: без него доплата до минимума повисает в воздухе и при проверке выглядит разовой выплатой по усмотрению работодателя. Отдельный нюанс для компаний с филиалами: если минимальная заработная плата в регионах присутствия различается, доплата рассчитывается по месту фактической работы, а не по месту регистрации юридического лица.
Цена ошибки: штрафы, перерасчёт и то, что видит инспектор
Установление заработной платы в размере ниже предусмотренного трудовым законодательством образует состав по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ. Санкции: предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на индивидуального предпринимателя, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 7 той же статьи стоит дороже: от 20 000 до 30 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 10 000 до 30 000 рублей на предпринимателя, от 50 000 до 100 000 рублей на организацию.
Штраф — не единственная и часто не главная статья расходов. К нему добавляется перерасчёт за весь период недоплаты по каждому работнику и компенсация по статье 236 ТК РФ, которая начисляется не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. При численности в сотню человек и полугодовой недоплате перерасчёт с процентами обходится существенно дороже верхней границы штрафа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверяется это быстро. Инспектор запрашивает штатное расписание, положение об оплате труда, расчётные листки и табели за проверяемый период и сверяет три вещи: отработана ли норма, из каких выплат сложилось начисление, какая планка применима к региону. Разбор идёт по составу выплат, а не по итоговой сумме.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что сверять сотню окладов вручную не с кем, отдельный аналитик для этого не нужен: выгрузка начислений за месяц и фильтр по нижней границе закрывают задачу за час.
Что проверить до 1 января: чек-лист подготовки
Подготовка занимает меньше времени, чем исправление последствий. Перед тем как править штатное расписание, пройдите семь пунктов.
- Уточните применимый минимум: действует ли в вашем регионе соглашение о минимальной заработной плате и присоединялась ли к нему компания.
- Проверьте, нет ли в трудовых договорах окладов, записанных суммой без привязки к штатному расписанию, — такие договоры придётся править отдельно.
- Выделите должности, где минимум закрывается премией, и проверьте, гарантирована ли эта премия положением об оплате труда или назначается по решению руководителя.
- Сверьте наименования и коды должностей с классификатором ОК 016-2025: он действует с 1 января 2026 года и заменил ОК 016-94.
- Посчитайте, не схлопывается ли разрыв между нижним и следующим грейдом после повышения нижних окладов.
- Проверьте, у всех ли работников с меняющимися окладами есть действующая электронная подпись, если соглашения подписываются в электронном виде.
- Заложите дату введения нового штатного расписания в действие раньше даты первого начисления по новым условиям, а не в один день с ним.
Внимание: новый классификатор профессий ОК 016-2025 введён приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст и действует с 1 января 2026 года взамен ОК 016-94, применявшегося с 1994 года. При изменении наименования или кода должности нужны приказ о внесении изменений в штатное расписание либо штатное расписание в новой редакции, дополнительные соглашения к трудовым договорам и обновление справочников в кадровой программе, включая 1С:ЗУП.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию. На январской правке окладов это особенно окупается: одно подразделение проходит весь маршрут от приказа до подписанного соглашения, и уже на нём видно, где у вас расходятся данные учётной системы и штатного расписания. Прогоните пилот на 15-20 сотрудниках до того, как рассылать соглашения всем.»
Штатное расписание и соглашения об окладе в электронном виде
Кадровый электронный документооборот разрешён статьями 22.1-22.3 ТК РФ, введёнными Федеральным законом № 377-ФЗ. Дополнительное соглашение об изменении оклада относится к документам, которые подписываются усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной подписью со стороны работника: простой электронной подписи для него недостаточно. Работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью. Само штатное расписание работник не подписывает — это распорядительный документ, который утверждается приказом руководителя, поэтому его перевод в электронный вид упирается только в подпись подписанта и в порядок хранения.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Установить, что соглашение сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»
Техническая часть решается интеграцией с учётной системой. Готовый коннектор к 1С устанавливается за час и не требует участия вашей команды разработки; интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от квалификации разработчиков на стороне клиента. Обучение сотрудников подписанию обычно укладывается в один-два вебинара. В практике Добыто дольше всего идёт не настройка, а выпуск подписей линейному персоналу: на производстве со сменным графиком сбор занимает недели, а не дни. Отдельно отметим режим для дистанционных работников: с ними письменное согласие на КЭДО не собирается, порядок электронного взаимодействия закрывается локальным нормативным актом о дистанционной работе, тогда как с остальными работниками согласие берётся в письменном виде.
Где хранится штатное расписание после перехода на КЭДО
Штатные расписания относятся к документам постоянного хранения, и электронная форма этот срок не сокращает. Проверять при выборе системы нужно не только удобство подписания, но и то, в каком виде документ выгружается через десять лет и чем будет подтверждаться действительность подписи после истечения срока сертификата.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость перевода кадровых документов по оплате труда в электронный вид
Стоимость зависит от численности работников и набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | годовой период |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | выпускаются в сервисе |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: для январской правки окладов критичны кастомные шаблоны соглашений и интеграция с учётной системой, поэтому компании с сотней работников и выше обычно считают бюджет по тарифу «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Минимальный размер оплаты труда задаёт планку месячному начислению, а не строке оклада в штатном расписании, и сверяться с ним нужно по составу выплат: районные коэффициенты, сверхурочные, ночные, работа в выходные и доплата за совмещение остаются за пределами этого зачёта. Региональное соглашение о минимальной заработной плате поднимает планку выше федеральных 27 093 рублей, и именно оно чаще определяет, придётся ли компании править оклады в январе. Выбор между доплатой до минимума и повышением оклада определяется размером разрыва и тем, насколько устарела вилка должности.
Основная трудоёмкость январской кампании приходится не на расчёты, а на оформление: приказ, штатное расписание в новой редакции и дополнительные соглашения с каждым работником, чей оклад изменился. В сервисе Добыто этот пакет собирается из шаблонов и уходит работникам одной рассылкой с подписанием усиленной неквалифицированной подписью, а данные по окладам синхронизируются с 1С:ЗУП без ручного переноса.
Частые вопросы
Почему зарплата на руки меньше МРОТ, если оклад подняли до минимума
С МРОТ сравнивается начисленная заработная плата до удержания налога на доходы физических лиц. При начислении 27 093 рубля и ставке НДФЛ 13% на руки выходит около 23 571 рубля, и нарушения в этом нет. Сумма на руки может быть ещё меньше при удержаниях по исполнительным листам или по заявлению работника. Проверять нужно строку начисления в расчётном листке, а не сумму перевода на карту.
Влияет ли МРОТ на страховые взносы малого бизнеса
Да, и это прямо касается планирования окладов. Субъекты МСП из правительственного перечня приоритетных отраслей с 2026 года платят взносы по ставке 15% с части выплат, превышающей полуторакратный МРОТ, то есть свыше 40 639,50 рубля в месяц при минимуме 27 093 рубля. Для МСП в обрабатывающих производствах ставка на превышение составляет 7,6%. С первого квартала 2026 года в расчёте по страховым взносам применяется новый код тарифа 32 вместо прежнего 20.
Нужно ли подавать ЕФС-1 при изменении оклада
Нет. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся при кадровых мероприятиях: приём, перевод, увольнение, переименование работодателя и подобных. Изменение размера оклада кадровым мероприятием не является и в отчётность не попадает. Отчёт понадобится, если вместе с окладом меняется наименование должности, потому что это уже перевод либо изменение сведений о трудовой функции. Отдельно учитывайте, что код трудовой функции в ЕФС-1 берётся из ОКЗ, который связан с новым классификатором ОК 016-2025.
Обязательно ли вести штатное расписание по форме Т-3
Унифицированная форма Т-3 обязательна только для организаций государственного сектора. Остальные работодатели вправе разработать собственную форму и утвердить её приказом, сохранив обязательные реквизиты первичного учётного документа. При этом само штатное расписание фактически необходимо: статья 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре трудовую функцию с наименованием должности в соответствии со штатным расписанием, а при сокращении именно оно подтверждает исключение должности.
Что делать, если МРОТ вырос в середине года
Федеральный МРОТ обычно меняется с 1 января, но региональное соглашение о минимальной заработной плате может вводить новое значение с другой даты. Порядок тот же: определить дату вступления, пересчитать месячные начисления по всем должностям, издать приказ об изменении штатного расписания с датой введения не позднее даты применения нового минимума. За месяц, в котором минимум изменился в середине, расчёт ведётся пропорционально отработанному времени до и после даты изменения.
Считается ли премия при сравнении с минимумом, если она не гарантирована
Премия учитывается в составе заработной платы по статье 129 ТК РФ, но при проверке смотрят на условия её назначения. Если по положению об оплате труда премия выплачивается при выполнении измеримых показателей и работодатель вправе её не начислить, месяц без премии даёт начисление ниже минимума — и это уже нарушение. Рабочая конструкция: гарантированная часть заработной платы, включая оклад и постоянные надбавки, сама по себе достигает минимума, а премия начисляется сверх неё.
