8 МРОТ для пособия 2026: справка о доходах от работодателя

8 МРОТ для пособия — это минимальный трудовой доход, который каждый трудоспособный член семьи подтверждает за расчётный период, чтобы Социальный фонд назначил единое пособие. С 1 января 2026 года порог вырос с 4 до 8 МРОТ: постановление Правительства РФ от 28.11.2025 № 1928 изменило правила, утверждённые постановлением от 16.12.2022 № 2330. При федеральном МРОТ 27 093 рубля полный расчётный период даёт 216 744 рубля. Работодатель отвечает здесь за одно: выдать справку, из которой видны начисления помесячно и до вычета НДФЛ. Главное различие: период считают от месяца, предшествующего месяцу обращения, а порог — по федеральному МРОТ; календарный год и региональный минимум здесь не работают.

Разберём, какую форму выдавать под каждую ситуацию, какие реквизиты Социальный фонд проверяет в первую очередь и почему сумма к выплате вместо начисленной приводит к отказу. Покажем, что уточнить у работника до того, как бухгалтерия сформирует документ, и чем подтверждать месяцы без начислений. Срок выдачи по статье 62 ТК РФ, размер штрафа за просрочку, сценарная таблица под разные ситуации работника, образцы кадровых форм для скачивания и стоимость подключения электронной выдачи справок — во второй половине статьи.

Правило 8 МРОТ: что именно проверяет Социальный фонд

Социальный фонд сравнивает суммарный трудовой доход каждого трудоспособного члена семьи за расчётный период с восьмикратным федеральным МРОТ. Постановление формулирует порог как восьмикратную величину МРОТ, установленного на дату обращения, делённую на 12 и умноженную на число месяцев расчётного периода. При полном периоде в 2026 году это 216 744 рубля, то есть в среднем 18 062 рубля начислений в месяц.

К трудовым доходам относятся заработная плата, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера и авторские вознаграждения, стипендия, доходы от предпринимательской деятельности и от самозанятости. Полный перечень видов дохода, которые учитываются при оценке нуждаемости, приведён в пункте 47 правил из постановления № 2330. Если дохода не хватает, семья подтверждает объективные причины его отсутствия, и эти причины должны закрывать не менее 10 месяцев расчётного периода. С 1 января 2026 года в перечень таких причин добавлено получение пенсии по старости, по инвалидности или по случаю потери кормильца.

Сведения о доходах фонд запрашивает сам, в порядке межведомственного электронного взаимодействия: по НДФЛ и страховым взносам, которые за работника отчитывает работодатель. Справка от работодателя нужна там, где эти данные ещё не дошли, отражены не полностью или не подтверждают месяцы без начислений. Решение по заявлению принимается в течение 10 рабочих дней со дня его регистрации, а при непоступлении запрошенных сведений срок продлевается на 20 рабочих дней.

Для кадровой службы это означает два требования к документу: начисленные суммы вместо выплаченных и период, который задаёт фонд, вместо бухгалтерского года. Порядок оценки нуждаемости и полный перечень уважительных причин опубликованы в разделе о едином пособии на сайте Социального фонда России: там же указано, какие выплаты в расчёт не берутся.

Расчётный период: почему справка за календарный год не подходит

Отсчёт 12 месяцев начинается за один месяц до месяца обращения. Если работник подаёт заявление в феврале 2026 года, фонд смотрит январь — декабрь 2025 года, и календарной справки за 2025 год достаточно. Если заявление подано в мае 2026 года, период сдвигается на апрель 2025 — март 2026, и один документ его уже не закрывает: нужны две справки или одна справка в свободной форме с помесячной разбивкой.

Дальше начинается арифметика, которую бухгалтерия и работник считают по-разному. Сумма в расчёте — начисленная, до удержания НДФЛ. Работник открывает справку, видит строку с налогом и вычитает её, хотя фонд берёт общую сумму дохода. При окладе 19 000 рублей начисление за 12 месяцев составит 228 000 рублей и порог пройден, а та же зарплата после удержания налога выглядит как 198 360 рублей и порога не достигает.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Второй источник расхождений — выплаты, которых в справке от работодателя физически нет. Пособие по временной нетрудоспособности работодатель оплачивает только за первые три дня болезни, остальную часть назначает и выплачивает Социальный фонд, и в справке работодателя её не будет. Пособие по уходу за ребёнком до полутора лет НДФЛ не облагается и в форму КНД 1175018 тоже не попадает. Фонд эти суммы видит по своим данным, поэтому просить бухгалтерию «дописать» их в справку не нужно.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы уточняем по запросу на справку, — за какой период она нужна и кому подаётся. Период единого пособия почти никогда не совпадает с календарным годом, и справка, сформированная по привычке за год, закрывает его частично. Спросите у работника месяц подачи заявления и постройте период от него назад, а не от 1 января.»

Какую справку выдавать: формы и их назначение

Основной документ — справка о доходах и суммах налога физического лица по форме КНД 1175018. С 2021 года она существует как приложение № 1 к расчёту 6-НДФЛ, но работнику выдаётся отдельным документом. Справка о сумме заработной платы по форме 182н, которую кадровики помнят по расчёту больничных, отменена с 1 января 2023 года и для этой задачи не применяется.

Когда расчётный период захватывает текущий год, справка КНД 1175018 за него формируется по данным на дату выдачи. Это законно и нормально: фонд сверит её с отчётностью, которая поступит позже. Отдельный документ требуется под уважительные причины нулевого дохода: месяцы отпуска по уходу за ребёнком подтверждаются не справкой о доходах, а справкой о нахождении в таком отпуске с указанием дат его начала и окончания.

Отказ выдать документ бывшему работнику законных оснований не имеет: обязанность налогового агента выдавать физическим лицам справки о полученных доходах и удержанных суммах налога установлена пунктом 3 статьи 230 НК РФ и не привязана к действующему трудовому договору.

Соберите помесячную расшифровку начислений

Помесячная расшифровка снимает основную часть вопросов фонда: видно, в каких месяцах начислений не было вовсе, а в каких доход состоял из премии или отпускных. Приложить её к справке дешевле, чем потом отвечать на запрос и ждать продления срока рассмотрения на 20 рабочих дней.

Образцы кадровых форм для подготовки справки

Комплект собран под задачу подтверждения дохода и периодов работы, начинать удобнее с лицевого счёта: из него берутся помесячные суммы начислений.

Как заполнить справку о доходах: реквизиты и порядок действий

Справка КНД 1175018 заполняется по правилам налоговой формы, и свободы в ней мало. Свобода начинается там, где период не совпал с календарным годом и документ готовится на бланке организации. Такая справка проверяется по формальным признакам, и отсутствие любого из них даёт повод запросить документ заново.

В справке на бланке организации указывают: наименование, ИНН и КПП работодателя, адрес и контактный телефон; исходящий номер и дату выдачи; фамилию, имя, отчество работника, дату рождения и ИНН; должность и период работы; период, за который приводятся сведения о доходе, с точностью до месяца; помесячные суммы начисленного дохода до удержания НДФЛ и итог за период; должность, подпись и расшифровку подписи руководителя или уполномоченного лица; печать, если организация её использует. Главный бухгалтер подписывает справку, когда такой порядок закреплён в локальном акте или в доверенности.

Как выдать работнику справку о доходах для единого пособия: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Примите письменное заявление работника. По статье 62 ТК РФ трёхдневный срок отсчитывается со дня подачи заявления, поэтому зарегистрируйте его датой поступления, а не датой, когда бухгалтерия взяла его в работу.
2. Шаг 2. Уточните месяц подачи заявления в Социальный фонд и постройте расчётный период назад от предыдущего месяца. Определите, сколько календарных лет он захватывает.
3. Шаг 3. Выгрузите помесячные начисления за этот период из лицевого счёта или расчётной ведомости. Суммы берите начисленные, до удержания НДФЛ.
4. Шаг 4. Сформируйте справку КНД 1175018 за каждый затронутый год. Если период начинается или заканчивается внутри года, добавьте справку на бланке организации с разбивкой по месяцам.
5. Шаг 5. Отдельно оформите подтверждение месяцев без начислений: справку о нахождении в отпуске по уходу за ребёнком, о периоде отпуска без сохранения заработной платы или о дате приёма на работу.
6. Шаг 6. Подпишите документы у уполномоченного лица, присвойте исходящий номер и зарегистрируйте выдачу в журнале. Отметка о выдаче подтверждает соблюдение трёхдневного срока при проверке.
7. Шаг 7. Выдайте справку работнику под подпись или направьте в личный кабинет, если в компании введён КЭДО. Копии документов, связанных с работой, предоставляются безвозмездно.

Важный нюанс из практики: распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка что-то значила при подаче, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.

Что уточнить у работника до того, как готовить справку

Пять вопросов до формирования документа экономят повторный цикл выдачи. Их удобно задать прямо в момент приёма заявления: в практике Добыто заявление регистрируется датой поступления, и дальше эта дата работает как точка отсчёта трёхдневного срока.

1. Месяц подачи заявления в Социальный фонд. От него строится расчётный период. Если работник подаёт заявление в следующем месяце, период сместится, и справка устареет до подачи.
2. Были ли в периоде месяцы без начислений. Отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения заработной платы, длительная нетрудоспособность требуют отдельного подтверждения.
3. Работал ли работник в периоде у другого работодателя или по договору ГПХ. Ваша справка закрывает только свой отрезок, остальное запрашивается отдельно.
4. Нужна ли справка в бумажном или электронном виде. От этого зависит вид подписи и способ выдачи.
5. Обращался ли работник в фонд ранее и получал ли отказ. Если отказ был, у работника на руках есть расчёт фонда, и по нему видно, какого именно месяца не хватило.

Сценарии в правой колонке не означают, что реквизит можно не заполнять. Они показывают, где ошибка не повлияет на решение фонда, а где повлияет напрямую.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые действия с ней: система фиксирует и дату выдачи ключа, и то, кто именно работал с документом. Журнал не выборочный, он показывает всё, включая вход под чужой учётной записью. Посмотрите выгрузку журнала по своим справкам до того, как их запросит проверяющий, а не после.»

Ошибки, из-за которых доход работника не засчитывают

Ошибки в этой процедуре редко бывают содержательными. Почти всегда это несовпадение периода, суммы или формы документа с тем, что ожидает фонд.

• Справка за календарный год вместо расчётного периода. Мотив понятен: такую справку формирует программа одной кнопкой. Результат — незакрытые месяцы на границах периода и повторное обращение работника.
• Сумма к выплате вместо начисленной. Разница на уровне 13% ровно на границе порога переводит семью из «доход подтверждён» в «доход ниже 8 МРОТ».
• Нет разбивки по месяцам. При сдвинутом периоде фонд не может вычленить нужные месяцы из годовой суммы.
• Месяцы без начислений никак не объяснены. Отпуск по уходу за ребёнком подтверждается отдельной справкой, и без неё эти месяцы читаются как период без уважительной причины.
• Нет исходящего номера, даты, должности и расшифровки подписи. Документ без реквизитов возвращают на уточнение.
• Просрочка выдачи. Трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ считается в рабочих днях со дня подачи заявления, а не со дня, когда его передали в расчётную группу.

Внимание: если обмен документами с работниками фактически идёт по электронной почте, порядок такого обмена нужно либо закрепить локальным нормативным актом, либо переводить в КЭДО. Промежуточное состояние, когда переписка идёт, а в ЛНА она не описана, — самое уязвимое при проверке и в споре.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Во что обходится ошибка в справке

Прямые потери работодателя считаются по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: за нарушение трудового законодательства предусмотрены предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Невыдача справки в трёхдневный срок подпадает под этот состав, и повод для проверки обычно создаёт сам работник через обращение в государственную инспекцию труда.

Потери работника считаются иначе. Заявление с неполными сведениями удлиняет рассмотрение: к базовым 10 рабочим дням добавляется продление на 20 рабочих дней, пока фонд ждёт недостающие данные. Если по итогам приходит отказ, семья подаёт заявление заново, и месяц ожидания превращается в месяц без выплаты. Для кадровой службы это означает второй запрос от того же работника, уже с претензией, и разбор вместе с бухгалтерией того, какая именно сумма не сошлась.

Когда справка от работодателя не нужна

Отдельная справка избыточна, если расчётный период полностью закрыт календарным годом, за который уже сдана отчётность, работник весь период числился в одной организации и получал доход ежемесячно. В этой ситуации фонд видит начисления по данным о страховых взносах и НДФЛ, а справка ничего к ним не добавляет.

Не нужна справка и по тем выплатам, которые работодатель не начислял. Пособия, назначенные Социальным фондом напрямую, доходы от самозанятости и выплаты от других работодателей подтверждаются своими источниками. Попытка свести всё в один документ создаёт расхождение с данными фонда, а расхождение фонд проверяет запросом, и рассмотрение продлевается.

Третий случай — работник просит справку «на всякий случай», не подав заявление на пособие. Расчётный период привязан к месяцу обращения, и справка, выданная за три месяца до подачи, перекроет период лишь частично. Здесь честнее объяснить механику, чем выдать документ, который придётся переделывать.

Электронная выдача справок: что нужно настроить

Справку можно выдать в электронном виде, если в компании введён кадровый электронный документооборот по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Для этого требуются приказ о введении КЭДО и положение о нём, перечень документов и категорий работников, к которым он применяется, письменное согласие каждого работника и порядок создания личного кабинета с описанием процедуры идентификации. Сама справка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью организации.

В практике Добыто справка о доходах ведётся отдельным типом документа со своим маршрутом: заявление работника, подготовка бухгалтерией, подписание УКЭП организации, выдача в личный кабинет с фиксацией даты. Дата в журнале закрывает вопрос о соблюдении трёхдневного срока без дополнительных доказательств.

Что закрепить в локальном акте до первой электронной справки

Положение о КЭДО описывает порядок идентификации работника при подписании, сроки размещения документов в личном кабинете и правила выгрузки журнала действий. Система должна обеспечивать выгрузку журналов и отслеживание действий работника: тогда при споре работодатель подтверждает факты отправки и получения документа конкретным пользователем. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы такие настройки проверялись на десятках документов, а не на тысячах.

Важный нюанс из практики: полностью убрать бумагу не получится даже при отлаженном КЭДО. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Компания рассчитывает на полностью электронный процесс, а получает гибрид, и планировать архив нужно сразу под него.

Отдельно стоит договориться с бухгалтерией об источнике сумм. Если начисления ведутся в учётной системе, а подписание идёт в КЭДО, справка собирается из выгрузки учётной системы, и расхождение возникает ровно там, где выгрузка сделана на другую дату.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Работник может прийти в клиентскую службу с распечаткой, и её попросят заверить, а суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. Посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде, и заранее решите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Стоимость подключения КЭДО для выдачи справок и кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма складывается из численности сотрудников и выбранного набора функций, поэтому компании до 25 человек и компании с распределёнными филиалами приходят к разным цифрам при одинаковом объёме справок. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, включая минимальный платёж и состав поддержки.

УКЭП для подписания справок от имени организации выпускается через партнёров-удостоверяющих центров, а ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Выводы

С 2026 года порог трудового дохода для единого пособия равен восьмикратному федеральному МРОТ, то есть 216 744 рублям за полный расчётный период. Работодатель влияет на результат в одной точке: справка должна покрывать 12 месяцев, отсчитанных от месяца, предшествующего месяцу обращения, показывать начисленные суммы до удержания НДФЛ и отдельно объяснять месяцы без выплат. Срок выдачи — три рабочих дня со дня письменного заявления, и он одинаков для действующих и бывших работников.

Сервис Добыто закрывает эту задачу как обычный кадровый процесс: заявление, подготовка справки, подписание УКЭП организации, выдача в личный кабинет и фиксация даты в журнале. Тот же маршрут работает для расчётных листков, приказов и соглашений, поэтому отдельного регламента под справки о доходах заводить не приходится.

Частые вопросы

Работник просит справку за период, когда он ещё не работал в компании

Выдаётся справка только за период работы у вас, с указанием даты приёма. Оставшуюся часть расчётного периода закрывает прежний работодатель: обязанность выдать справку о доходах и удержанном налоге установлена пунктом 3 статьи 230 НК РФ и сохраняется после увольнения. Работник также может выгрузить сведения о доходах в личном кабинете налогоплательщика, но там появляются данные только по сданной отчётности.

Нужно ли включать в справку пособие по уходу за ребёнком до полутора лет

Нет. Это пособие НДФЛ не облагается и в форму КНД 1175018 не попадает. Для подтверждения этих месяцев оформляется отдельная справка о нахождении в отпуске по уходу за ребёнком с датами начала и окончания отпуска: она подтверждает уважительную причину отсутствия дохода, а не сам доход.

Обязан ли заказчик выдать справку исполнителю по договору ГПХ

Статья 62 ТК РФ на отношения по договору гражданско-правового характера не распространяется, поэтому трёхдневный срок здесь формально не действует. Но заказчик остаётся налоговым агентом и по пункту 3 статьи 230 НК РФ выдаёт физическому лицу справку о доходах по его заявлению. Вознаграждение по договору ГПХ входит в состав трудовых доходов, которые фонд учитывает при проверке порога.

Считается ли порог 8 МРОТ по региональному МРОТ

Нет, порог считается по федеральному МРОТ на дату обращения: 27 093 рубля в 2026 году. Региональный МРОТ по статье 133.1 ТК РФ применяется для проверки самой заработной платы и в Москве на 2026 год составляет 32 916 рублей. Работник с московским минимумом за 12 месяцев получает 394 992 рубля начислений и проходит порог с запасом.

Что делать, если фонд не увидел доход, а справка верная

Запросить у фонда письменный отказ с расчётом: из него видно, какие месяцы и суммы учтены. Расхождение чаще всего техническое и связано со сроками поступления отчётности: персонифицированные сведения о физических лицах подаются ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за истёкшим, а расчёт 6-НДФЛ — по итогам квартала. После этого работник подаёт новое заявление, приложив справку работодателя и расчётные листки за спорные месяцы.

Можно ли выдать справку файлом с электронной подписью, если КЭДО не введён

Кадровые документы в электронном виде применяются при введённом кадровом электронном документообороте по статьям 22.1-22.3 ТК РФ: приказ, положение, перечень документов, письменное согласие работника. Без этого справку выдают на бумаге. Сканированная копия бумажной справки остаётся электронным образом документа, а не электронным документом, и требования к её заверению отличаются от требований к файлу, подписанному квалифицированной подписью.