Приказ об утверждении сроков хранения документов что в нем написать

Приказ об утверждении сроков хранения документов на практике оформляют как приказ о введении в действие номенклатуры дел. Сами сроки организация не придумывает: их берут из Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и указывают в номенклатуре вместе с номером статьи. В приказе пишут основание (125-ФЗ, Правила № 77 и Перечень № 236), утверждают номенклатуру на следующий год, вводят её с 1 января, назначают ответственных и фиксируют срок передачи дел в архив: не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Приказы о приёме, переводе и увольнении хранят 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Организация, которая не является источником комплектования госархива, утверждает номенклатуру самостоятельно, а источник комплектования раз в 5 лет представляет её на рассмотрение ЭПК архива.

Ниже приведены пункты приказа с готовыми формулировками, таблица сроков кадровых документов со статьями Перечня и порядок хранения электронных документов КЭДО. Отдельно разобраны частые ошибки: старые Правила № 526 в основании, 5 лет вместо 45 для журналов инструктажа, ссылка на приказ 29н. Пошаговая инструкция, сценарная таблица, стоимость электронного архива на 2026 год, образцы документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие акты задают сроки хранения и зачем нужен отдельный приказ

Сроки хранения и порядок работы с архивом регулируют два разных акта Росархива, и в основании приказа нужны оба. Перечень № 236 отвечает на вопрос «сколько хранить»: он зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, отвечают на вопрос «как хранить»: формирование дел, номенклатура, экспертиза ценности, описи, передача в архив и уничтожение. Правила № 77 действуют с 17.09.2023 и заменили прежние Правила № 526, поэтому ссылка на № 526 в приказе 2026 года устарела.

Третий уровень — статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет, если Перечнем для конкретного вида документа не установлен иной срок. Отсюда запись «50/75 лет» в номенклатуре. Статья 13 того же закона даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение. На практике это значит, что в конце каждого года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив.

Обязательной формы «приказа об утверждении сроков хранения» ни один из этих актов не содержит. Пункт 11 Правил № 77 говорит, что номенклатуру дел разрабатывают в конце каждого года, согласуют с экспертной комиссией (ЭК) или центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и утверждают у руководителя или уполномоченного лица, а вводят в действие с 1 января следующего календарного года. Полный текст пунктов с приложениями размещён в Правилах организации хранения архивных документов на сайте Росархива, там же приведены рекомендуемые формы номенклатуры и актов.

В методических рекомендациях к Правилам Росархив пишет, что вводить номенклатуру дел в действие целесообразно приказом. Это рекомендация, а не обязанность, но приказ решает практическую задачу: в нём одним документом закрепляют дату ввода номенклатуры, ответственных за формирование дел, срок передачи в архив и правила хранения электронных документов. Подпись руководителя на титуле номенклатуры этого не даёт. Поэтому запрос «приказ об утверждении сроков хранения» и приказ о введении номенклатуры дел в действие на практике означают один и тот же документ.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив, и в приказе эти линии стоит держать раздельно. Сроки вы переносите из Перечня № 236 в графу номенклатуры, порядок передачи и уничтожения — из Правил № 77, а требования к составу файла — из приказа Минтруда № 578н. Проверьте основание своего приказа: если там нет хотя бы одного из этих актов, в номенклатуре будет пробел.»

Что написать в приказе об утверждении сроков хранения: пункты и формулировки

Структура приказа повторяет логику Правил № 77: сначала основание, затем утверждение номенклатуры с датой ввода, потом распределение обязанностей. Ниже — набор пунктов, которые закрывают требования Правил. Названия должностей и даты подставляются под вашу организацию, номенклатура прикладывается к приказу.

1. Преамбула. «В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ПРИКАЗЫВАЮ:».
2. Утверждение номенклатуры. «Утвердить номенклатуру дел на 2027 год (приложение) и ввести её в действие с 01.01.2027». Номенклатура до утверждения согласуется с ЭК — это требование пункта 11 Правил.
3. Сроки хранения. «Сроки хранения дел устанавливаются по графе 4 номенклатуры со ссылкой на статью Перечня № 236, для документов, специфичных для отрасли, — на статью отраслевого перечня». Этот пункт и есть ответ на вопрос, где в приказе «утверждаются сроки».
4. Формирование дел. «Руководителям структурных подразделений обеспечить формирование дел в соответствии с номенклатурой и проставить в графе 3 количество фактически сформированных дел (томов) по завершении календарного года».
5. Передача в архив. «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передавать в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства» — формулировка пункта 47 Правил № 77.
6. Электронные документы. «Электронные кадровые документы хранить в системе КЭДО в форме, в которой они созданы, в составе, предусмотренном приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н». Если КЭДО нет, пункт не включают.
7. Ответственный за архив. «Назначить ответственным за архив [должность, ФИО]». Отдельно можно назначить ответственного за ведение КЭДО, если такого приказа ещё нет.
8. Ознакомление и контроль. «Ознакомить с приказом руководителей подразделений под подпись. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если экспертной комиссии в организации нет, её создают отдельным приказом до утверждения номенклатуры. ЭК действует по положению, которое разрабатывают на основе Примерного положения, утверждённого приказом Росархива от 11.04.2018 № 43, и утверждает руководитель. Минимальная численность комиссии в действующих Правилах № 77 и Примерном положении № 43 не установлена.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как подготовить и издать приказ о введении номенклатуры дел: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли собственный перечень сроков хранения. Для документов, специфичных для отрасли, он применяется раньше Перечня № 236.
2. Шаг 2. Соберите от подразделений список дел, которые они ведут или начнут вести в следующем году, включая журналы и электронные дела КЭДО.
3. Шаг 3. По каждому делу проставьте срок хранения и номер статьи перечня в графе 4. Для документов по личному составу укажите «50/75 лет», для дел с отметкой ЭПК сохраните отметку.
4. Шаг 4. Если ЭК нет, создайте её приказом и утвердите положение по Примерному положению № 43. Согласуйте проект номенклатуры с ЭК.
5. Шаг 5. Источник комплектования госархива представляет номенклатуру на рассмотрение ЭПК архива раз в 5 лет, а при изменении функций или структуры — раньше. Остальные организации этот шаг пропускают.
6. Шаг 6. Подпишите номенклатуру у руководителя и издайте приказ о введении её в действие с 1 января следующего года. Ознакомьте ответственных под подпись.
7. Шаг 7. По завершении года внесите в графу 3 количество фактически сформированных дел и начните подготовку номенклатуры на следующий год.

Приказ издают в конце года, в котором составлена номенклатура: для номенклатуры на 2027 год это IV квартал 2026 года. В Добыто приказ и номенклатуру проводят маршрутом согласования: ЭК, юрист, руководитель, затем рассылка на ознакомление руководителям подразделений. Ознакомление каждого фиксируется в карточке документа.

Образцы приказов, положений и описи для настройки хранения кадровых документов

Структуру приказа удобно брать из общего шаблона приказа об утверждении локального нормативного акта, а для электронного архива — из комплекта по КЭДО.

Сроки хранения кадровых документов для графы 4 номенклатуры

Ошибки в номенклатуре чаще всего возникают на кадровых делах: у похожих документов разные сроки, а часть сроков зависит от условий труда. В таблице — сроки по Перечню № 236 для документов, которые есть почти в каждой организации.

Из таблицы видно, что один и тот же вид документа — табель или приказ об отпуске — получает 5 лет или 50/75 лет в зависимости от условий труда. Если в организации есть работники с вредными или опасными условиями, такие дела в номенклатуре выделяют в отдельные позиции со своим сроком. Журналы регистрации кадровых приказов общего срока не имеют: он зависит от категорий приказов, которые в журнале зарегистрированы.

Отметка ЭПК означает, что после экспертизы ценности часть документов может быть отобрана на постоянное хранение, а временный срок — продлён. Уничтожать дела с этой отметкой без экспертизы нельзя. Срок хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством (пункт 12 Правил № 77). Для журналов, книг и карточек учёта срок считают после завершения их ведения (пункт 33). Приказ о приёме, подписанный в марте 2026 года, становится архивным с 01.01.2027, и 50 лет отсчитываются от этой даты.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не для работодателя. Эти документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому опись дел длительного хранения я советую вести по людям: при запросе ищут не журнал за конкретный год, а сведения о конкретном работнике.»

Когда Перечня № 236 недостаточно: отраслевые перечни, документы без срока, приказ 29н

Перечень № 236 — основной для большинства организаций, но для документов, специфичных для отрасли, приоритет имеют отраслевые перечни. В здравоохранении сроки хранения медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава. В образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов. Кадровые документы таких организаций по-прежнему идут по Перечню № 236, отраслевые — по своему перечню, и в графе 4 номенклатуры указывают тот акт, по которому установлен срок.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Порядок проверки простой: сначала смотрите, есть ли отраслевой перечень, и только потом общий. Ошибка возникает, когда кадровик открывает Перечень № 236, находит похожую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Там, где своя специфика обучения, как правило, есть и своя специфика хранения.»

Документа нет в перечне

Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения. Пункт 32 Правил № 77 предусматривает, что ЭК или ЦЭК готовит предложения об установлении срока хранения и внесении изменений в перечень; для ведомственных перечней предложения направляют в ЦЭК соответствующего органа. Общего права назначить срок только решением внутренней ЭК Правила не дают, поэтому решение комиссии оформляют протоколом и указывают в графе «Примечание» номенклатуры.

Для отметки «до минования надобности» Росархив даёт отдельное разъяснение: организация определяет срок сама с учётом практических задач, но он не может быть менее 1 года. По истечении срока документ рассматривает ЭК или ЦЭК.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Типичный вопрос — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи ведут обязательно, а в Перечне их нет. Я бы находила наиболее близкий по смыслу вид документа, выносила вопрос на экспертную комиссию и обязательно фиксировала обоснование. При проверке вы показываете документированное решение комиссии, и его не приходится восстанавливать по памяти.»

Приказ 29н и сроки хранения

Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медосмотры работников. Сроков хранения кадровых документов он не устанавливает, поэтому в основание приказа о номенклатуре его не включают. Изменения, внесённые в 29н приказом Минздрава от 29.04.2026 № 327н, частично вступили в силу 01.09.2026, а сам приказ 29н действует до 01.04.2027. Для номенклатуры из этой темы важен Перечень № 236: перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — до замены новыми (статья 411).

Хранение электронных кадровых документов: что добавить в приказ при КЭДО

Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных кадровых документов в сроки, установленные архивным законодательством. Отдельных сроков для электронных документов нет: приказ о приёме, подписанный в КЭДО, хранится те же 50/75 лет по статье 434, что и бумажный. Электронные дела включают в номенклатуру наравне с бумажными, в графе «Примечание» отмечают, что дело ведётся в электронном виде.

Состав электронного документа по приказу Минтруда № 578н

Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н действует с 01.03.2023. Для кадрового электронного документа без бумажного дублирования он требует: основную часть в формате PDF/A-1A, описание в XML, приложения отдельными файлами, отдельные файлы электронных подписей, а при подписании по доверенности — машиночитаемую доверенность. Хранить нужно комплект целиком. Если в архиве лежит только PDF без файла подписи, подлинность документа при проверке или в суде подтвердить нечем.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Машиночитаемая доверенность — обязательная часть кадрового документа, если он подписан по доверенности, и она входит в комплект хранения. Вопрос к своей системе я формулирую так: выгружает ли она комплект целиком — документ, файл подписи и доверенность. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а изображения на экране будет недостаточно.»

Форма хранения и доступ к электронному архиву

Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатка не заменяет файл. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге: скан его не заменяет. В приказе это правило записывают одной фразой в пункте об электронных документах, чтобы подразделения не дублировали архив распечатками.

Полезно знать: при переводе охраны труда в электронный вид протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде. Решение о форме принимается один раз, на входе, и для журналов инструктажа действует все 45 лет хранения.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Подпись в электронном архиве должна оставаться проверяемой после истечения срока действия сертификата. Для этого при подписании добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную подпись.

Важный нюанс из практики: в облачной системе КЭДО доступ к кадровым документам, как правило, получают три лица: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, и передача их третьим лицам требует согласия работников на обработку персональных данных по 152-ФЗ. Перечень лиц с доступом стоит запросить у оператора системы письменно до утверждения приказа. Типовое нарушение внутри компании — доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком. Мы даём клиентам матрицу прав и ролей КЭДО, чтобы доступ к архиву был разграничен по должностям.

Передача дел в архив, экспертиза ценности и уничтожение

Через год после закрытия дела начинается архивная часть процесса, и приказ должен её обеспечить. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Дела со сроком до 10 лет включительно в архив обычно не передают, они хранятся в подразделениях до уничтожения.

Уничтожение оформляют актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. По пункту 26 Правил № 77 в акт включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта; рекомендуемый образец акта приведён в приложении № 3. Формы номенклатуры и акта можно сверить по тексту приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 в формате PDF, размещённому архивной службой Новосибирской области. Дела с отметкой ЭПК в акт включают только после экспертизы ценности.

Важный нюанс из практики: завершённые дела удобно сразу делить по порогу 10 лет. Документы со сроком до 10 лет — протоколы, приказы о текущей деятельности, инструкции — хранятся рядом с подразделением, ими пользуются. Документы свыше 10 лет — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, кадровые дела 50/75 лет — уходят в архив, и опись по ним составляют так, чтобы найти сведения по конкретному работнику.

Частые ошибки в приказе о сроках хранения и их цена

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф по статье 13.20 КоАП РФ: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Штраф — меньшая часть потерь. По статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт работнику документы, связанные с работой, и их заверенные копии безвозмездно, не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления. Если приказ уничтожен досрочно или не найден в архиве, этот срок не выдержать, а сведения нужны человеку для стажа и пенсии.

При расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Статья 425 Перечня прямо называет такие выписки в составе документов о несчастном случае. Если журнал уничтожен через 5 лет, работодатель не докажет проведение инструктажей.

• Старые Правила № 526 в основании. Приказ с этой ссылкой опирается на недействующий акт; с 17.09.2023 применяются Правила № 77.
• 5 лет вместо 45 для журналов инструктажа. Ошибка возникает из-за слитного прочтения статьи 423, последствия описаны выше.
• Единый срок 5 лет для всех табелей и приказов об отпусках. Для работников с тяжёлыми, вредными и опасными условиями труда срок 50/75 лет.
• Распечатки электронных документов вместо файлов. Электронный документ хранится в той форме, в которой создан, вместе с файлом подписи.
• Уничтожение дел с отметкой ЭПК без экспертизы ценности. Часть таких документов может быть отобрана на постоянное хранение.
• Приказ 29н или иные акты о медосмотрах в основании. Сроков хранения они не устанавливают.

Что критично в приказе для разных организаций

Набор пунктов зависит от статуса организации, условий труда и формы документооборота.

Чем больше строк таблицы подходит вашей организации, тем больше дополнительных пунктов будет в приказе. Если подходит только первая строка, достаточно пунктов 1-5 и 7-8 из структуры выше.

Проверка номенклатуры перед подписанием приказа

• Проверено, есть ли для отрасли специальный перечень.
• У каждого дела указан срок хранения и номер статьи перечня.
• Отметки ЭПК перенесены из Перечня без изменений.
• Табели и приказы об отпусках работников с вредными и опасными условиями выделены отдельно со сроком 50/75 лет.
• Журналы инструктажа и регистрации несчастных случаев стоят со сроком 45 лет.
• Для документов, которых нет в перечне, есть протокол ЭК с обоснованием.
• Электронные дела включены в номенклатуру с отметкой в графе «Примечание».
• В основании приказа — Правила № 77, а не № 526.

Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и того, нужны ли электронный архив и интеграция с 1С:ЗУП. Цены приведены на дату публикации, октябрь 2026 года.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для хранения кадровых дел в течение 50/75 лет базового тарифа «Старт» недостаточно. УКЭП для сотрудников выпускают партнёрские удостоверяющие центры, она в бесплатный выпуск не входит. Состав каждого тарифа и порядок перехода между ними описаны на странице тарифов Добыто КЭДО, при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Отдельной обязательной формы для приказа о сроках хранения нет: сроки закрепляются в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня № 236 или отраслевого перечня, а приказ вводит номенклатуру в действие с 1 января и распределяет ответственность. В основании нужны 125-ФЗ, Правила № 77 и Перечень № 236. Кадровые дела по личному составу получают 50/75 лет, журналы инструктажа — 45 лет, а для работников с вредными условиями сроки табелей и приказов об отпусках увеличиваются. Электронные документы хранятся столько же, сколько бумажные, в комплекте с файлами подписей.

В Добыто кадровые документы подписываются и сразу уходят в электронный архив в том виде, в котором созданы, поэтому номенклатура на 2027 год может включать электронные дела наравне с бумажными. Мы помогаем настроить маршруты согласования и права доступа к архиву так, чтобы приказ о номенклатуре исполнялся без ручной сортировки файлов.

Частые вопросы

Нужно ли издавать приказ о введении номенклатуры каждый год?

Да, если номенклатура вводится приказом. По пункту 11 Правил № 77 номенклатуру разрабатывают в конце каждого года и вводят с 1 января следующего календарного года, поэтому приказ на 2027 год издают в конце 2026 года. Утвердить номенклатуру может руководитель или уполномоченное им лицо. Отдельная пятилетняя периодичность касается только представления номенклатуры источником комплектования на рассмотрение ЭПК архива.

С какой даты считать срок хранения личного дела уволенного работника?

Личное дело закрывается в год увольнения, и с 1 января следующего года оно становится архивным по пункту 12 Правил № 77. Если работник уволен в 2026 году, 50 лет считают с 01.01.2027. Личные дела руководителей и работников хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК, поэтому по истечении срока их не уничтожают без экспертизы ценности.

Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования?

Нет. Форма хранения определяется формой создания: документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Перевод бумажного архива в сканы не сокращает срок хранения оригиналов и не даёт оснований включить их в акт о выделении к уничтожению до истечения срока по Перечню № 236.

Сколько хранить документы специальной оценки условий труда?

Отчёты по СОУТ и документы к ним (протоколы, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий) по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях срок 5 лет. Это статья 407 Перечня № 236.

Сколько хранить нормы и ведомости выдачи средств индивидуальной защиты?

Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (статья 426). Документы об обеспечении хранятся 3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях акты и заключения — 50/75 лет (статья 427). Списки и ведомости на выдачу — 1 год (статья 428).

Сколько хранить документы о несчастных случаях на производстве?

Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет (статья 424). Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях, включая выписки из журналов инструктажа, по месту составления хранятся 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно, в других организациях — 5 лет (статья 425).