УНЭП в КЭДО закрывает большую часть кадрового документооборота: заявления, приказы, ознакомление с ЛНА, графики отпусков, командировки, расчётные листки. Ограничение записано в части 1 статьи 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора и приказ о применении дисциплинарного взыскания работодатель подписывает только УКЭП. Работник в этих же случаях вправе использовать УКЭП, УНЭП с согласованным порядком проверки или УНЭП инфраструктуры электронного правительства. Главное различие внутри самой УНЭП: корпоративная подпись действует только в информационной системе работодателя и требует соглашения о порядке проверки, УНЭП Госключа выпускается государством и такого соглашения не требует.
Разберём, какой кадровый документ каким видом подписи закрывается, чем корпоративная УНЭП отличается от УНЭП Госключа и что записать в положении о КЭДО, чтобы подпись работника не оспорили в суде. Покажем, как проверить подпись на уже подписанном файле и какие ситуации выводят компанию за пределы возможностей УНЭП. Сроки действия сертификатов, порядок действий при просрочке подписания, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто чем подписывает кадровые документы: три вида подписи в одной таблице
Виды электронной подписи заданы 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», а правила их применения в кадровом документообороте — статьями 22.1-22.3 ТК РФ в редакции 377-ФЗ от 22.11.2021. В КЭДО встречаются три вида: ПЭП, УНЭП и УКЭП, причём УНЭП существует в двух самостоятельных формах, и это разные подписи с разной процедурой признания.
| Вид подписи | Работодатель | Работник | Где выпускается |
|---|---|---|---|
| ПЭП | Не применяется в КЭДО | Документы вне перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ | Информационная система работодателя, логин и пароль ЕСИА |
| УНЭП в информационной системе работодателя | Документы вне перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ | Все кадровые документы, если порядок проверки согласован сторонами | Удостоверяющий центр оператора КЭДО или собственный УЦ компании |
| УНЭП инфраструктуры электронного правительства (Госключ) | Документы вне перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ | Все кадровые документы, соглашение о проверке не требуется | Приложение Госключ по правилам постановления Правительства от 01.12.2021 № 2152 |
| УКЭП | Обязательна для документов из части 1 статьи 22.3 ТК РФ | Все кадровые документы | Аккредитованный УЦ, УЦ ФНС для руководителя, Госключ для физического лица |
Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: набор «УКЭП руководителя плюс УНЭП работников» покрывает весь кадровый документооборот компании целиком, а обратная комбинация невозможна ни при каких настройках системы.
Тип подписи, а не тип подписки: разбор терминологии
В запросах кадровиков часто встречаются формулировки «тип подписки УКЭП» и «единица измерения УКЭП». Подписка и подпись здесь смешиваются: сертификат электронной подписи выдаётся на срок и не измеряется в единицах. Измеряется другое — тарификация сервиса КЭДО, где единицей учёта выступает один сотрудник в месяц. Вид подписи и тариф сервиса связаны только в одном месте: оператор может выпускать ПЭП и УНЭП сам, а УКЭП всегда приходит из аккредитованного удостоверяющего центра.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Часть 1 статьи 22.3 ТК РФ содержит закрытый перечень: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования, изменения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора, приказ о дисциплинарном взыскании. Всё, что не названо в этом перечне, работник закрывает УНЭП, а часть документов и ПЭП. Прежде чем покупать УКЭП каждому сотруднику, сверьте свой реестр документов с этим перечнем: обычно из сорока типов документов в него попадают шесть или семь.»
Документы, где УНЭП работника достаточно, и где закон требует УКЭП работодателя
УНЭП работника достаточно для массового потока: заявлений на отпуск и их согласования, приказов на отпуск, командировочных документов, ознакомления с локальными нормативными актами и должностными инструкциями, графиков отпусков, табелей, служебных записок, справок, расчётных листков, согласий на обработку персональных данных. По объёму это 80-90 процентов кадрового документооборота средней компании, потому что документы приёма и увольнения оформляются один раз, а отпуска и ознакомления идут постоянно.
Работодатель в перечне из части 1 статьи 22.3 ТК РФ ограничен жёстче работника: там УКЭП, и никакие соглашения сторон этого не меняют. Это ключевой момент, который путают чаще всего: ограничение на УНЭП относится к подписи компании, а не к подписи сотрудника. Сотрудник в тех же самых документах вправе поставить УНЭП, и документ будет действительным.
Полезно знать: четыре документа нельзя перевести в электронный вид никаким видом подписи: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы допускается вести только электронно, без дублирования на бумаге.
Две разные УНЭП: корпоративная подпись и подпись Госключа
Формулировка «усиленная неквалифицированная подпись» в статье 22.3 ТК РФ встречается дважды, и это не повтор. Первый вариант — УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора. Такую подпись выпускает удостоверяющий центр оператора КЭДО или собственный УЦ компании, работает она внутри информационной системы работодателя, и юридическую силу ей даёт именно соглашение о порядке проверки. Нет соглашения — нет подтверждённого порядка проверки, и в трудовом споре подпись придётся доказывать отдельно.
Второй вариант — УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. Она создаётся только через технологию Госключа по правилам постановления Правительства от 01.12.2021 № 2152, использует сертифицированные ФСБ России средства электронной подписи и не требует отдельного соглашения о порядке проверки. Для выпуска сотруднику нужны подтверждённая учётная запись на Госуслугах и российский номер телефона, весь путь занимает несколько минут: скачать приложение, пройти аутентификацию в ЕСИА, принять условия лицензионного соглашения, задать пароль, выпустить сертификат. Порядок выпуска и проверки подписи описан на странице Госключа на портале Госуслуг.
Экономика у двух вариантов разная. Корпоративная УНЭП оплачивается работодателем как услуга удостоверяющего центра, УНЭП Госключа бесплатна и для гражданина, и для работодателя, а затраты сводятся к разовой интеграции. В практике Добыто компании до 100 человек чаще берут корпоративную УНЭП ради единого интерфейса, а распределённые компании с большой долей удалённых сотрудников выбирают Госключ ради доверия работников к государственному приложению.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение о порядке проверки УНЭП — это не формальная строка в положении о КЭДО, а условие, без которого подпись теряет опору в статье 22.3 ТК РФ. Мы прописываем в положении конкретный удостоверяющий центр, способ проверки сертификата и порядок действий при истечении срока его действия. Если компания использует и корпоративную УНЭП, и Госключ, порядок проверки описывается отдельно для каждой: у подписи Госключа он определён постановлением № 2152, у корпоративной — вашим соглашением с работником.»
ПЭП в КЭДО: где она допустима и почему на ней не строят весь процесс
ПЭП подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, пароли или иные средства и не содержит криптографической защиты содержимого документа. В КЭДО она допустима для работника по документам вне перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ и применяется на платформе «Работа в России». Работодатель ПЭП в кадровом документообороте не использует: закон оставляет ему только УКЭП и УНЭП.
Практическое ограничение ПЭП не в юридической силе, а в доказывании. При споре о том, знакомился ли работник с приказом, ПЭП подтверждается журналами системы и связкой логина с номером телефона, а УНЭП — криптографической проверкой сертификата и неизменности файла. Разница в трудоёмкости доказывания настолько заметна, что компании обычно не строят два параллельных контура и переводят весь поток на один вид подписи.
Лайфхак: в положении о КЭДО можно разрешить сотруднику несколько видов подписи на выбор, но на практике проще использовать один: сотрудники путаются, какой подписью подписывать какой документ, и часть документов зависает в статусе ожидания.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как закрепить УНЭП в документах компании
Вид подписи не выбирается настройкой в сервисе. Он фиксируется в локальных нормативных актах и становится обязательным для обеих сторон, поэтому реестр документов с указанием подписи составляется до запуска, а не после первых сбоев.
Как выбрать вид подписи и закрепить его в документах: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите реестр кадровых документов компании и разделите его на три группы: документы из перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ, остальные электронные документы и четыре бумажных исключения.
- Шаг 2. Определите подпись работодателя. Для первой группы это УКЭП, для второй допустима УНЭП. УКЭП руководителя как единоличного исполнительного органа выпускается в УЦ ФНС России.
- Шаг 3. Выберите подпись работника: корпоративная УНЭП оператора КЭДО или УНЭП инфраструктуры электронного правительства через Госключ. Для корпоративной подпишите с работником соглашение о порядке её проверки.
- Шаг 4. Утвердите положение о ведении КЭДО приказом. В положении назовите информационную систему, реестр документов с видами подписи, сроки подписания и порядок действий при недоступности системы.
- Шаг 5. Уведомите работников о переходе и соберите согласия по статье 22.2 ТК РФ. Работники, принятые после 31 декабря 2021 года и не имеющие трудового стажа, уведомляются без сбора согласия. Отказ от КЭДО не является основанием для увольнения или дисциплинарных мер.
- Шаг 6. Запустите пилотную группу из одного подразделения и только после неё разворачивайте систему на всю компанию. На пилоте вскрывается основная часть ошибок маршрутов и прав доступа.
Пилотную группу мы закладываем в каждый проект внедрения: перевод одного подразделения на подписание занимает несколько дней, а сбор согласий по всему штату идёт неделями и зависит от численности.
Когда УНЭП не подходит
УНЭП не закрывает четыре ситуации, и каждую стоит проверить до запуска проекта.
- Подпись работодателя по перечню части 1 статьи 22.3 ТК РФ. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, изменения к ним, уведомление об изменении условий труда и приказ о дисциплинарном взыскании компания подписывает УКЭП.
- Документы вне трудовых отношений. Договоры с исполнителями по ГПХ и самозанятыми не подчиняются статье 22.3 ТК РФ, требования к подписи там определяются 63-ФЗ и условиями самого договора. Переносить кадровую схему подписей на этот контур нельзя.
- Инструктажи по охране труда. В модели подписания инструктажей по законопроекту № 1103297-8 УНЭП не предусмотрена: применение коммерческих УНЭП в этой части оценивается как источник регуляторных и технологических рисков.
- Сотрудники без смартфона. В регионах до 10-15 процентов работников пользуются кнопочными телефонами. Госключ им недоступен: Минцифры России анонсировало версию для Windows и Linux до конца 2026 года, а до этого такие работники остаются на корпоративной УНЭП с веб-доступом или на бумаге.
Внимание: вопрос о подписании самого согласия на КЭДО в электронном виде прорабатывается Минтрудом России и Минцифры России совместно. Часть операторов собирает согласие на бумаге, часть предлагает несколько сценариев подписания, поэтому порядок сбора согласий фиксируйте в положении о КЭДО отдельным пунктом.
Стоимость ошибки в выборе подписи
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем УНЭП вместо УКЭП, не соответствует части 1 статьи 22.3 ТК РФ: при проверке это нарушение трудового законодательства с санкцией по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо, а в трудовом споре такой документ придётся доказывать дополнительными средствами.
Вторая по частоте ошибка дешевле в моменте и дороже в перспективе: корпоративная УНЭП выдана, а соглашение о порядке её проверки с работником не подписано. Документы формально есть, порядок проверки подписи не согласован, и весь массив ознакомлений с ЛНА за период оказывается уязвимым сразу, а не по одному документу.
Третья ошибка организационная: компания выдаёт всем УКЭП «на всякий случай». Для штата в 500 человек это годовая статья расходов на сертификаты там, где закон позволяет обойтись бесплатной УНЭП Госключа или корпоративной подписью оператора.
| Сценарий компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | УКЭП руководителя, соглашение о проверке УНЭП работников | Интеграция с учётной системой, электронный архив |
| Распределённая сеть, дистанционные работники | Выпуск подписи без визита в офис, УНЭП Госключа | Единый интерфейс подписания |
| Производство, массовые инструктажи и ЛНА | Автосбор комплекта ЛНА по должности, бумажный контур для инструктажей по охране труда | Мобильное подписание |
| Группа компаний, несколько юрлиц | Разграничение прав и маршрутов по организациям, отдельная УКЭП на каждое юрлицо | Выбор между корпоративной УНЭП и Госключом |
Сценарии показывают, что вид подписи почти никогда не является главным риском проекта: критичнее оказываются перечень документов, маршруты и права доступа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самый дорогой сценарий, который мы разбираем с клиентами, выглядит безобидно: компания выдала подписи, запустила подписание и через полгода обнаружила, что положение о КЭДО не описывает реестр документов и виды подписи по каждому из них. Восстанавливать это задним числом нельзя, подписание задним числом система не допускает. Проверьте своё положение по одному признаку: есть ли в нём таблица «тип документа — подпись работодателя — подпись работника». Если таблицы нет, документ придётся переиздавать.»
Сроки сертификатов, метки времени и архив подписанных документов
Сертификаты УНЭП и УКЭП в Госключе действуют 12 месяцев. Напоминание об окончании срока приходит за 30 календарных дней пуш-уведомлением, за 14 календарных дней на Госуслуги и за 7 календарных дней в приложение Госключ. Выпуск нового сертификата УНЭП после истечения срока занимает несколько минут, поэтому отдельный контроль сроков со стороны кадровой службы обычно не требуется: при отправке документа работник увидит статус сертификата прямо в приложении.
Документ, отправленный в Госключ, подписывается не позднее 24 часов. В один пакет допускается отправить до 50 файлов, включая PDF и XML. Госключ не изменяет присланные файлы и возвращает открепленный файл подписи с расширением .sig на каждый документ, а подпись формируется в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверять её после истечения срока действия сертификата и расширять формат до CAdES-A в информационной системе.
Факт: обязанность архивного хранения кадровых документов лежит на работодателе по части 8 статьи 22.1 ТК РФ. Файл открепленной подписи .sig должен сохраняться в информационной системе работодателя вместе с документом: без него подпись не проверить.
Если работник не подписал документ в отведённый срок, информационная система получает статус об истечении срока подписания. Дальше компания действует по своему регламенту: направляет документ повторно автоматически или подключает менеджера по персоналу. На случай недоступности инфраструктуры абзац 4 части 3 статьи 22.2 ТК РФ позволяет работодателю утвердить исключительные случаи оформления документов на бумажном носителе, и этот пункт стоит внести в положение заранее. В Добыто КЭДО срок на этапе маршрута задаётся в шаблоне, а документ с истёкшим сроком возвращается кадровому специалисту, а не теряется в общем списке.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кадровики недооценивают ознакомление с ЛНА, а это самый массовый документ в компании. Настраивается один раз: база инструкций и локальных актов привязывается к должностям и подразделениям, срок ознакомления задаётся на документ. Дальше система сама собирает комплект новому сотруднику и рассылает новую редакцию всем, на кого она распространяется. Для этого потока УКЭП не нужна ни одной стороне, достаточно УНЭП.»
Шаблоны ЛНА и согласий для перехода на КЭДО с УНЭП
Комплект собран под запуск подписания: начните с положения о ведении КЭДО, в нём фиксируется реестр документов и виды подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку ПДн для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: интеграции с 1С, кастомных шаблонов, электронного архива и требований к инфраструктуре.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | 1 день на установку и настройку |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в интеграции: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, понижение доступно в любое время.
Выводы
Массовый кадровый поток компании закрывается усиленной неквалифицированной подписью работника: отпуска, командировки, ознакомление с локальными актами, справки и расчётные листки не требуют квалифицированной подписи ни от одной из сторон. Квалифицированная подпись обязательна работодателю по закрытому перечню из части 1 статьи 22.3 ТК РФ, и этот перечень стоит перенести в положение о КЭДО дословно. Корпоративная УНЭП живёт соглашением о порядке проверки, УНЭП Госключа опирается на постановление № 2152 и обходится компании без операционных затрат.
Мы в Добыто ведём проекты перехода на КЭДО от аудита реестра документов до раскатки на весь штат: разводим документы по видам подписи, готовим положение и приказ, настраиваем маршруты и передаём кадровой службе рабочую схему подписания вместо набора разрозненных сертификатов.
Частые вопросы
Можно ли одним сотрудникам выдать корпоративную УНЭП, а другим оставить Госключ?
Можно, если оба варианта названы в положении о ведении КЭДО и по каждому описан порядок проверки подписи. Такая схема встречается в компаниях со смешанным штатом: офисные сотрудники подписывают корпоративной УНЭП через веб-интерфейс, дистанционные работники используют Госключ. Практический минус в том, что сотрудники путаются в двух сценариях, поэтому смешанную модель имеет смысл вводить не по желанию работника, а по признаку подразделения или формата работы.
Что делать, если работник не подписал документ в Госключе за сутки?
Документ, направленный в Госключ, подписывается не позднее 24 часов, после чего информационная система работодателя получает статус об истечении срока. Дальше возможны два варианта: автоматическое повторное направление документа или связь кадрового специалиста с работником и сопровождение подписания вручную. Порядок выбирается компанией и закрепляется во внутреннем регламенте, иначе документы будут копиться в статусе просроченных без ответственного.
Может ли иностранный работник получить УНЭП для КЭДО?
Иностранное физическое лицо может получить УНЭП инфраструктуры электронного правительства, если у него есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах и в личном кабинете указаны данные СНИЛС. УКЭП инфраструктуры электронного правительства доступна только гражданам Российской Федерации. Для иностранных работников без подтверждённой учётной записи остаётся корпоративная УНЭП удостоверяющего центра оператора КЭДО.
Может ли единоличный исполнительный орган подписывать кадровые документы ПЭП?
Нет. Закон оставляет работодателю в КЭДО только два вида подписи: УКЭП и УНЭП, простая электронная подпись для стороны работодателя не предусмотрена. Руководитель как единоличный исполнительный орган получает УКЭП юридического лица в УЦ ФНС России, и именно этой подписью закрываются трудовые договоры и другие документы из перечня части 1 статьи 22.3 ТК РФ. ПЭП в кадровом документообороте остаётся инструментом работника по документам вне этого перечня.
Кто платит за электронную подпись работника?
Расходы на получение и использование работником электронной подписи в кадровом документообороте несёт работодатель. УНЭП и УКЭП в Госключе выпускаются бесплатно и для гражданина, и для работодателя, платной остаётся только интеграция информационной системы с технологией. Корпоративная УНЭП оплачивается работодателем как услуга удостоверяющего центра или входит в тариф оператора КЭДО.
Можно ли подписать электронно само согласие на КЭДО?
Единой позиции по этому вопросу нет: он прорабатывается Минтрудом России и Минцифры России совместно. Логика статьи 22.2 ТК РФ состоит в том, что обмен документами в электронном виде начинается после получения согласия, поэтому часть компаний собирает согласия на бумаге, а часть операторов предлагает несколько сценариев электронного подписания. До появления однозначной нормы выбранный порядок сбора согласий безопаснее закрепить в положении о КЭДО и придерживаться его для всего штата.
