УНЭП для КЭДО выпускает удостоверяющий центр или сама информационная система работодателя, а расходы на получение подписи работником и на её использование по статье 22.2 ТК РФ несёт работодатель. Сотрудник не покупает себе подпись за свой счёт и не обязан приносить готовую, хотя ранее полученную самостоятельно УКЭП он вправе использовать. Главное различие, от которого зависят и комплект документов, и счёт: УНЭП по соглашению сторон требует отдельного соглашения с порядком проверки подписи и выпускается по договору с удостоверяющим центром, а УНЭП, созданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, выпускается работнику в приложении Госключ бесплатно и соглашения о признании не требует.
Ниже разобрано, какую подпись закон разрешает работодателю и работнику по каждому виду кадрового документа, как выпустить УНЭП на штат и какие документы для этого готовят кадры и бухгалтерия. Показано, что бухгалтер видит в счёте от вендора: единицу измерения, тип подписки и то, что уже включено в тариф. Отдельно разобран налоговый учёт затрат на подписи со ссылкой на письмо Минфина и норму НК РФ. Тарифы 2026 года, ситуации, когда УНЭП не подходит, и ответы на частые вопросы бухгалтерии — во второй половине статьи.
Кто выпускает УНЭП для КЭДО и почему счёт приходит работодателю
Требование аккредитации в Минцифры и ФСБ относится только к квалифицированной подписи. УКЭП имеет право выдать исключительно аккредитованный удостоверяющий центр, и это проверяется по цепочке сертификатов: на верхнем уровне у квалифицированного сертификата всегда стоит головной удостоверяющий центр Минцифры. Неквалифицированную подпись по 63-ФЗ может сформировать любой удостоверяющий центр, в том числе неаккредитованный, а также сам работодатель средствами своей информационной системы. Отсюда и разница в стоимости: за УКЭП платят по прайсу аккредитованного УЦ, а УНЭП чаще идёт как функция платформы КЭДО.
Плательщик определён прямо. Статья 22.2 ТК РФ возлагает на работодателя расходы на получение работником электронной подписи, если подписи у работника нет, и расходы на её использование. Норма не делит подписи по видам: под неё попадают и УНЭП от удостоверяющего центра, и УКЭП, если работодатель решил выдавать работникам квалифицированную подпись. Порядок оплаты закон не описывает, поэтому его закрепляют в трудовом договоре, дополнительном соглашении или в положении о ведении КЭДО.
Факт: у квалифицированного сертификата вся цепочка доверия устанавливается автоматически при выпуске, а у неквалифицированного корневой сертификат приходится устанавливать вручную. При разрыве цепочки подпись физически не проверяется, и криптопровайдер выдаёт ошибку о недоверенном корневом сертификате.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Бухгалтерия часто ждёт в счёте строку «электронная подпись работника» и не находит её. У большинства платформ УНЭП не продаётся отдельной позицией: она формируется удостоверяющим центром внутри сервиса и входит в стоимость рабочего места. Отдельный счёт от УЦ появляется там, где работникам выдают именно квалифицированную подпись. Прежде чем согласовывать бюджет, посмотрите в положении о КЭДО, какой вид подписи закреплён за каждым типом документа: от этого зависит, будет ли у вас расход на сертификаты вообще.»
УНЭП, УКЭП и ПЭП: разница, которая решает судьбу конкретного документа
Все три вида подписи описаны в 63-ФЗ, и различаются они не только уровнем защиты. ПЭП только подтверждает факт формирования подписи определённым лицом: она не показывает, что документ не менялся после подписания. Усиленные подписи строятся на криптографическом преобразовании и фиксируют неизменность документа. Технически механизм подписания у УНЭП и УКЭП одинаковый, различие юридическое: квалифицированная подпись признаётся аналогом собственноручной по умолчанию, а неквалифицированная и простая работают либо по соглашению сторон, либо в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом.
Для кадровых документов допустимые сочетания заданы статьёй 22.3 ТК РФ, и в части документов у работодателя выбора нет.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявление об увольнении и отзыв этого заявления | подписи работодателя нет | УКЭП или УНЭП |
| Прочие кадровые документы: заявления, ознакомление с ЛНА, служебные записки, графики | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП |
| Обмен через платформу «Работа в России» | УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | УКЭП, УНЭП или ПЭП, ключ которой получен при личном обращении |
Одной УНЭП весь штат не закрыть, потому что работодателю для пяти групп документов нужна именно УКЭП. Обычная конструкция выглядит так: одна квалифицированная подпись на организацию и её ответственных, УНЭП массово работникам. Обратный вариант, когда работникам выдают квалифицированную подпись, стоит существенно дороже и в кадровом документообороте ничего дополнительно не даёт.
Два вида УНЭП: по соглашению сторон и через инфраструктуру электронного правительства
Формулировка «УНЭП» в договоре с вендором ничего не говорит о том, какие документы придётся оформить. Неквалифицированная подпись работает в двух режимах. Первый: подпись выпускает удостоверяющий центр или система работодателя, а стороны заключают соглашение о признании такой подписи. Соглашение обязано предусматривать порядок проверки подписи, и это не формальная оговорка: именно порядок проверки суд смотрит, когда работник заявляет, что подписывал не он. Второй режим: подпись создаётся с использованием инфраструктуры электронного правительства по правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Такая подпись доверенная по своей природе, и отдельное соглашение о её признании не требуется.
На практике второй режим означает приложение Госключ. Работник скачивает приложение, входит по подтверждённой учётной записи Госуслуг и выпускает сертификат дистанционно, без визита в удостоверяющий центр. Выпуск и использование бесплатны для гражданина, а требования к работнику сводятся к подтверждённой учётной записи и номеру телефона. Порядок работы приложения и перечень доступных подписей описаны на странице приложения Госключ на портале Госуслуг. Отдельно стоит держать в голове ограничение для иностранных работников: подтвердить учётную запись они могут в МФЦ, в банке им откажут.
Полезно знать: закрытая часть ключа Госключа хранится на телефоне работника, а не в удостоверяющем центре. Если работник удалил приложение или забыл пароль от него, доступа к прежней подписи нет ни у него, ни у Минцифры: придётся выпускать новую подпись с новым сроком действия.
Выбор между двумя режимами определяется не ценой, а составом штата и тем, что должно выдержать проверку.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Офисный штат, у всех личные смартфоны | подтверждённая учётная запись Госуслуг у каждого работника | соглашение о признании подписи, договор с УЦ |
| Приём дистанционного работника без визита в офис | клиентский путь в мобильном приложении и возврат подписанного документа в систему | аппаратные носители ключа |
| Производство, часть работников без смартфона | УНЭП от удостоверяющего центра и соглашение с порядком проверки подписи | инфраструктура электронного правительства |
| Иностранные работники без гражданства РФ | подтверждение учётной записи Госуслуг через МФЦ | подтверждение через банк, там откажут |
| Ожидается трудовой спор по конкретному документу | штамп времени и выгрузка документа вместе с файлом подписи | визуальный штамп подписи на PDF |
Соберите соглашение об использовании ПЭП и УНЭП под свою систему
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Когда приложение у работника уже установлено, подписание одного кадрового документа занимает около минуты: он получает уведомление, открывает документ, подтверждает ознакомление и нажимает подписать. Основное время уходит не на подпись, а на первый выпуск сертификата и на восстановление подтверждённой учётной записи у тех, кто её потерял. Мы просим кадровую службу заранее выяснить по списку, у кого учётная запись подтверждена, и только после этого запускать массовую рассылку документов.»
Как выпустить УНЭП работникам: порядок действий и документы
Выпуск подписи стоит последним в очереди. До него закрываются локальные нормативные акты и согласия, иначе подписи окажутся выданы, а подписывать ими будет юридически нечего.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как выпустить УНЭП для КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о введении КЭДО и утвердите положение о ведении кадрового электронного документооборота. В положении перечислите информационную систему, перечень документов, которые переводятся в электронный вид, и вид подписи по каждому типу документа.
- Шаг 2. Разделите штат на две группы. Дистанционные работники переходят на электронное взаимодействие по правилам главы о дистанционной работе, письменное согласие с них не требуется, порядок обмена фиксируется в ЛНА о дистанционной работе или в дополнительном соглашении. С остальными работниками собирается письменное согласие на бумаге.
- Шаг 3. Уведомите работников о переходе на КЭДО и о праве отказаться. Отказ оформляется заявлением, и с таким работником документооборот остаётся бумажным.
- Шаг 4. Если подпись выпускается не через инфраструктуру электронного правительства, заключите с работниками соглашение об использовании ПЭП и УНЭП. Проверьте, что в нём есть порядок проверки подписи и правила определения подписавшего лица.
- Шаг 5. Соберите согласия на обработку персональных данных для выпуска сертификата и передайте заявки в удостоверяющий центр. Если работников регистрирует работодатель, а не каждый работник сам, сервис выступает обработчиком по поручению оператора, и передачу данных нужно урегулировать по 152-ФЗ.
- Шаг 6. Выпустите подписи, проверьте на одном рабочем месте, что цепочка сертификатов установлена и подпись проверяется, и запустите пилотную группу до перевода всей компании.
В Добыто КЭДО маршрут подписания задаётся до отправки документа: для каждого участника маршрута выбирается вид подписи, а статусы согласования и подписания видны в одной таблице. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней вылавливается основная часть ошибок настройки маршрутов и прав.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Обучение сотрудников выпуску подписи и подписанию документов обычно закрывается одним-двумя вебинарами, и это не та статья затрат, где нужно экономить. Гораздо дороже обходится обратное: подписи выданы, а линейные работники не понимают, зачем открывать приложение, и кадровая служба неделями досылает напоминания. Проведите первый вебинар до массовой рассылки, а не после.»
Образцы документов для выпуска подписей и запуска КЭДО
Комплект собран под шаг 1 и шаги 3-5 инструкции; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, потому что на него ссылаются остальные документы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | Скачать |
| Заявление на аннулирование сертификата ЭП | Скачать |
Что бухгалтер видит в счёте: единица измерения, тип подписки и что входит в тариф
Единица измерения в кадровом электронном документообороте — сотрудник в месяц, а не сертификат подписи и не документ. Тариф считается от численности подключённых работников, поэтому в акте вы увидите не «1 шт. УНЭП», а количество рабочих мест за период. У тарифа «Бизнес» дополнительно действует минимальный порог: оплата рассчитывается не менее чем на 50 сотрудников и привязана к годовому периоду. Отдельная позиция «выпуск электронной подписи» в счёте появляется только тогда, когда квалифицированную подпись покупают у аккредитованного удостоверяющего центра по отдельному договору.
Тип подписки определяет не объём диска, а набор доступных видов подписи. На тарифе «Старт» доступны ПЭП и УНЭП, на тарифе «Бизнес» — ПЭП, УНЭП и УКЭП. Практический смысл для бухгалтерии простой: если положение о КЭДО требует УКЭП работодателя внутри той же системы, тариф начального уровня эту задачу не закрывает, и сравнивать цены по строке «за сотрудника» без сверки состава подписей бессмысленно.
При согласовании договора с вендором проверяется ещё два документа, которые к цене не относятся, но влияют на риск. Деятельность по разработке средств защиты информации лицензируется, регуляторами выступают ФСТЭК и ФСБ, и наличие лицензии у разработчика системы стоит подтвердить до подписания договора. Сертификат соответствия выдаётся на конкретную версию продукта, поэтому вопрос «а на какую версию сертификат» уместен. Обязательность сертифицированного продукта определяется требованиями к вашей организации: государственным организациям и тем, у кого по закону высокий уровень защищённости, сертифицированное решение нужно, остальным ситуацию оценивают по нормативным документам.
Лайфхак: при бюджетировании проекта разделяйте два срока интеграции. Готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час и не требует вашей команды разработки, а интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков.
Учёт расходов на электронные подписи: налог на прибыль, НДФЛ и взносы
Расходы на подписи для работников учитываются в прочих расходах на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на услуги связи и информационных систем. Обоснованность подтверждается статьёй 22.2 ТК РФ: обязанность оплатить получение и использование подписи работником возложена на работодателя, а сам электронный документооборот направлен на деятельность, приносящую доход.
По НДФЛ и страховым взносам вопрос закрыт письмом Минфина от 29.03.2024 № 03-04-06/28364: оплата организацией стоимости усиленной квалифицированной электронной подписи не признаётся доходом работника, поскольку производится в связи с производственной необходимостью, а не в личных интересах работника. Соответственно, НДФЛ не удерживается и взносы не начисляются. Логика письма опирается на производственный характер расхода, а не на вид подписи.
Отдельно закройте вопрос перевыпуска. Порядок оплаты расходов работника закон не устанавливает, поэтому пропишите в трудовом договоре, дополнительном соглашении или положении о КЭДО, что работодатель оплачивает и первичное получение подписи, и её перевыпуск при утрате или компрометации ключа. Без такого пункта каждый случай утраты ключа превращается в спор о том, кто платит, и в задержку подписания документов. Если подпись работник выпускает через инфраструктуру электронного правительства, расхода на сертификат не возникает вовсе, но расходы на сервис КЭДО и на его сопровождение остаются.
Кто подписывает со стороны работодателя: ЕИО, делегирование и МЧД
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации. Для кадровых документов простая электронная подпись работодателю недоступна ни при каком типе документа: по статье 22.3 ТК РФ работодатель использует УКЭП, а для части документов допускается УНЭП. Схема «у ЕИО есть ПЭП, ей и подпишем приказ» в кадровом электронном документообороте не работает: такой документ не будет соответствовать требованиям ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Квалифицированная подпись организации выпускается на руководителя как на лицо, имеющее право действовать без доверенности, и хранится на носителе. Право подписи конкретных типов кадровых документов делегируется приказом об ответственном за КЭДО, а работа от имени организации с чужой подписью не допускается: сотрудник действует своей подписью и машиночитаемой доверенностью. Две действующие подписи на одно физическое лицо законом не запрещены, поэтому у бухгалтера по расчёту зарплаты может быть отдельная подпись физлица и подпись, полученная в удостоверяющем центре ФНС.
При увольнении работника сертификат нужно отозвать заявлением в тот удостоверяющий центр, который его выпускал. Удаление сертификата из хранилища на компьютере не отзывает подпись: она продолжает действовать до окончания срока или до аннулирования. В Добыто КЭДО права и роли настраиваются по организациям и отделам, поэтому право подписания конкретного типа документов снимается вместе с ролью, а не вручную по каждому маршруту.
Внимание: соглашение о признании неквалифицированной подписи обязано предусматривать порядок проверки такой подписи. В спорах по кадровым документам суд проверяет, среди прочего, был ли документ передан в удостоверяющий центр в неизменённом виде и действовал ли сертификат на момент подписания.
Когда УНЭП не подходит и сколько стоит ошибка в выборе подписи
Границы применимости у неквалифицированной подписи узкие. УНЭП годится для взаимодействия работодателя и работника внутри системы КЭДО и для платформы «Работа в России». Для сдачи отчётности, электронного документооборота с контрагентами, участия в закупках и регистрационных действий она не подходит: там требуется квалифицированная подпись. Работникам без смартфона или без подтверждённой учётной записи Госуслуг подпись через инфраструктуру электронного правительства не выпустить, для них остаётся УНЭП от удостоверяющего центра. Часть кадровых документов закон вообще оставляет на бумаге: акт о несчастном случае, журнал инструктажей по охране труда, бумажная трудовая книжка и приказ об увольнении оформляются в прежнем виде независимо от того, какие подписи вы выдали.
Цена ошибки считается не переоформлением документа. Трудовой договор, подписанный работником ПЭП вместо УНЭП или УКЭП, не соответствует статье 22.3 ТК РФ, и это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица штраф составляет от 30 000 до 50 000 рублей. Дальше добавляется судебная перспектива. В известной практике по кадровому ЭДО работник заявлял, что не подписывал соглашение об увольнении неквалифицированной подписью, выпущенной на токен и хранившейся в сейфе работодателя; суд признал увольнение незаконным и взыскал компенсацию. В другом деле работник подписал заявление об увольнении по собственному желанию, полагая, что подписывает заявление на оплату больничного; суд восстановил его в должности и взыскал средний заработок и компенсацию морального вреда. К прямому штрафу в таких сценариях прибавляется оплата вынужденного прогула и судебные расходы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Визуальный штамп подписи на PDF юридической силы не несёт: это картинка для читателя документа. Доказательством выступают сам файл документа и файл подписи, а при откреплённой подписи их нужно предъявлять парой. Проверьте заранее, что ваша система умеет выгружать архив в таком виде, и отдельно уточните у вендора, проставляется ли штамп времени: без метки времени момент подписания после истечения срока сертификата подтвердить нечем.»
Стоимость КЭДО и выпуска электронных подписей в 2026 году
Сумма к оплате складывается из численности подключённых работников, выбранного тарифа и того, нужна ли вам квалифицированная подпись внутри системы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, отдельно не оплачивается | по запросу |
| Получение УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности, набора нужных видов подписи и требований к интеграции, поэтому сравнивать имеет смысл не цену за сотрудника, а состав тарифа целиком: условия по трём тарифам собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи для сотрудников включены в тариф, а переход между тарифами возможен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, что снимает часть вопросов при согласовании договора со службой безопасности и юристами.
Выводы
Неквалифицированную подпись работника формирует удостоверяющий центр или информационная система работодателя, аккредитация нужна только для квалифицированной подписи, а платит за получение и использование подписи работодатель по статье 22.2 ТК РФ. Выбор режима УНЭП определяет комплект документов: подпись по соглашению сторон требует соглашения с порядком проверки, подпись через инфраструктуру электронного правительства не требует. Для пяти групп документов работодателю нужна именно УКЭП, поэтому связка «УКЭП организации плюс массовая УНЭП работникам» остаётся рабочей схемой. Затраты учитываются в прочих расходах по подпункту 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, НДФЛ и страховые взносы на стоимость подписи не начисляются.
В Добыто мы закрываем этот участок целиком: вид подписи закрепляется за каждым типом документа в маршруте, ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а перед раскаткой на всю компанию проходит пилотная группа, на которой проверяются права, маршруты и выгрузка архива для проверок.
Частые вопросы бухгалтерии про УНЭП и КЭДО
Можно ли не выпускать работнику подпись, если у него уже есть своя УКЭП?
Да. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись. В этом случае расхода на выпуск у работодателя не возникает, но потребуется проверить, что сертификат действует и что вид подписи допустим для того типа документа, который вы отправляете. Факт использования собственной подписи стоит зафиксировать в заявлении работника или в соглашении об электронном взаимодействии.
Нужно ли соглашение о признании, если УНЭП выпущена через инфраструктуру электронного правительства?
Нет. Такая подпись создаётся по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 и признаётся без отдельного соглашения сторон, поскольку случай её использования предусмотрен федеральным законом. Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с порядком проверки подписи нужно только для подписи, выпущенной удостоверяющим центром или системой работодателя вне этой инфраструктуры.
Работник удалил приложение Госключ. Подпись восстановится?
Нет. Закрытая часть ключа хранится на мобильном устройстве работника, и доступ к ней есть только у него по паролю приложения. После удаления приложения или потери пароля прежняя подпись недоступна, работник выпускает новую с собственным сроком действия. Ранее подписанные документы при этом остаются действительными: они подписывались сертификатом, который действовал в момент подписания.
Кто платит за перевыпуск, если ключ утрачен или скомпрометирован?
Расходы на получение работником подписи и на её использование несёт работодатель, и перевыпуск сюда входит. Точный порядок оплаты закон не устанавливает, поэтому его закрепляют в трудовом договоре, дополнительном соглашении или положении о КЭДО: кто инициирует перевыпуск, в какой срок и в каком объёме компенсируются расходы, если работник обращался в удостоверяющий центр сам.
Что делать, если работник отказался переходить на КЭДО?
Отказ оформляется заявлением, и с этим работником кадровые документы продолжают оформляться на бумаге. Отказ не основание для дисциплинарного взыскания или изменения условий трудового договора. Правило не распространяется на дистанционных работников: с ними электронное взаимодействие строится по правилам главы о дистанционной работе, и отдельное согласие на КЭДО не собирается.
Можно ли в той же системе подписывать документы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ?
Технически да, юридически это уже не кадровый электронный документооборот по ТК РФ. С исполнителем по гражданско-правовому договору заключается соглашение об электронном документообороте, а для ПЭП и УНЭП в нём обязательно прописывается порядок проверки подписи по 63-ФЗ. Требования, установленные для работников по трудовому договору, на исполнителей по ГПХ и самозанятых не переносятся.
Что предъявлять в суде или инспекции: распечатку со штампом или файлы?
Файлы. Визуальный штамп на PDF — это отображение для человека, юридическую силу несут документ и файл подписи. При откреплённой подписи предъявляются оба файла парой, при присоединённой — один файл, для открытия которого нужна программа проверки. Выгружайте архив вместе с файлами подписи и сведениями о сертификате, которым подписан документ.
