Приказы в организации подписывает один человек — руководитель либо тот, кому право подписи передано приказом или доверенностью. Остальные участники оформляются не подписями, а визами (реквизит 21 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), грифом согласования для сторонних организаций (реквизит 20) и отметкой об ознакомлении. Две и больше собственноручных подписи на одном приказе появляются только в двух ситуациях: совместный приказ нескольких организаций и документ, который издает комиссия. В электронном виде порядок другой: работодатель применяет УНЭП или УКЭП, простая подпись ему по статье 22.3 ТК РФ недоступна, а приказ о применении дисциплинарного взыскания работодатель подписывает только УКЭП.
Разберем, как развести подписантов, визирующих и знакомящихся в одном приказе, как расположить подписи при равных и разных должностях, как собрать это в маршрут КЭДО и не сломать юридическую значимость. Покажем, какой подписью подписывает каждый участник цепочки и что делать, если приказ подписывает исполняющий обязанности или представитель по доверенности. Сценарная таблица по видам приказов, образцы приказа о делегировании права подписи, инструкция по настройке круга подписантов, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Подписант, визирующий и знакомящийся: три разные роли в одном приказе
Подпись под приказом означает принятие решения и ответственность за него. Виза означает проверку проекта по своей зоне компетенции: юрист смотрит формулировки, главный бухгалтер — финансовые последствия, руководитель подразделения — фактическую сторону. Отметка об ознакомлении фиксирует, что работник прочитал документ, но не участвовал в решении. Три роли живут в разных реквизитах, и подменять их друг другом нельзя: приказ с пятью подписями внизу вместо одной подписи и четырех виз выглядит как документ без единственного ответственного лица.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 применяется добровольно, но именно на него ориентируются проверяющие и суды, когда оценивают, оформлен ли документ корректно. Стандарт разводит реквизиты так: 20 — гриф согласования (внешнее согласование с другой организацией), 21 — виза (внутреннее согласование), 22 — подпись, 23 — отметка об электронной подписи. Отметка об ознакомлении в перечень реквизитов не входит и оформляется в самом тексте приказа или отдельным листом ознакомления.
| Роль | Чем оформляется | Где размещается | Что означает |
|---|---|---|---|
| Подписант | Подпись, реквизит 22 | Под текстом приказа | Решение принято, документ вступает в силу |
| Визирующий внутри компании | Виза, реквизит 21 | На обороте последнего листа или на листе согласования | Проект проверен по своей зоне ответственности |
| Согласующая сторонняя организация | Гриф согласования, реквизит 20 | Ниже подписи, слева | Внешнее согласие на содержание документа |
| Работник, которого приказ касается | Отметка об ознакомлении | В тексте приказа или на листе ознакомления | Работник прочитал документ, ответственности за решение не несет |
| Исполнитель проекта | Отметка об исполнителе, реквизит 25 | Нижний колонтитул последнего листа | К кому идти с вопросами по документу |
Из таблицы следует простое рабочее правило: перед тем как добавить человека в цепочку, определите, что он делает с документом — решает, проверяет или читает. От ответа зависит и реквизит, и вид электронной подписи, который ему нужен.
Когда подписей в приказе действительно несколько
Совместный приказ издают две и более организации, когда решение затрагивает обе стороны: совместные комиссии, общие мероприятия, взаимодействие головной компании и обособленного подразделения со своим ЕИО. По ГОСТ Р 7.0.97-2016 подписи лиц, равных по должности и представляющих разные организации, располагают на одном уровне. Приказ при этом составляют на общем бланке без герба и логотипа одной из компаний, а регистрационный номер собирают из номеров всех участников через косую черту.
Второй случай — документы комиссии: акт, заключение, протокол, которые прикладываются к приказу или издаются на его основании. В подписях указывают не должности, а обязанности в составе комиссии: «Председатель комиссии», «Члены комиссии». Фамилии членов комиссии перечисляют в алфавитном порядке, без должностей. Ошибка делопроизводителя здесь типовая — переносить в акт комиссии должности из штатного расписания, из-за чего документ читается как приказ с четырьмя руководителями.
Если приказ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в последовательности должностей: сначала вышестоящий, ниже — подчиненный. Это нужно ровно там, где решение действительно принимают двое, например руководитель организации и руководитель филиала в пределах своих полномочий. Во всех остальных случаях вторая подпись на приказе — это виза, которую оформили не по адресу.
Полезно знать: в системе документооборота задачу на согласование можно адресовать не фамилии, а роли, например роли «отдел делопроизводства». Задача придет всем сотрудникам отдела, а как только один ее выполнит, у остальных она исчезнет.
Как собрать несколько участников в электронном приказе
Электронный приказ проходит не по столу, а по маршруту: последовательность подписантов, согласующих и знакомящихся с указанием срока на каждом шаге. Маршрут бывает последовательным, когда документ идет по очереди от кадровика к руководителю и дальше, и параллельным, когда он одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю. Последовательный маршрут дольше, но дает управляемую очередность виз; параллельный быстрее, но при отказе одного из участников придется собирать согласование заново.
Порядок подписей в электронном документе имеет техническое значение. Когда подпись присоединенная, она включается в сам файл, и следующий подписант накладывает свою подпись уже на новый файл, сформированный после предыдущего подписания. Открепленная подпись хранится отдельным файлом рядом с документом, и для проверки нужны оба файла: сам приказ и файл подписи. Отсюда практическое ограничение: после первой подписи текст приказа не правят, даже в части опечаток. Любое изменение файла обнуляет ранее поставленные подписи.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Каждая следующая подпись накладывается на файл, который получился после предыдущего подписания. Поэтому регистрационный номер, дату и штрих-код мы проставляем до того, как приказ ушел первому подписанту. Если номер вписать после подписания, придется отзывать документ и собирать всю цепочку заново.»
Важный нюанс из практики: в маршрутах с большим числом участников удобна функция повторного согласования только для тех, кто не согласовал. Когда из шести согласующих пятеро поставили визы, а шестой вернул документ с замечанием, повторно рассылать приказ всем шестерым не нужно — иначе цикл правок растягивается на дни.
Синий штамп на распечатке приказа юридической силы не несет: это визуализация, а не подпись. Сама подпись — это отдельная структура данных, привязанная к файлу. По этой же причине при проверке ГИТ распечатка со штампом не заменяет электронный оригинал: инспектору передают файл документа вместе с файлами подписей, чтобы подпись можно было проверить.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: отсутствие синего штампа на PDF не означает, что документ не подписан, а его наличие не доказывает подписание. Юридическую значимость подтверждает электронный оригинал с файлами подписей, а не картинка на листе.
Проверьте подписи на приказе перед отправкой в дело
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Отметка об электронной подписи по реквизиту 23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает надпись «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа проверки подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата и срок действия сертификата. Ее размещают там, где в бумажном приказе стояла бы собственноручная подпись, и она не должна перекрывать текст. Если подписантов несколько, отметок тоже несколько, и каждая привязана к своему подписанту.
В Добыто КЭДО маршрут задается шаблоном: делопроизводитель выбирает готовый маршрут из списка либо собирает новый, а дальше видит цепочку прохождения и статус каждого участника — согласовал, отказал, подписал. Исполненные приказы уходят во вкладку «Архив» и остаются доступными сотрудникам с правом доступа к электронному архиву.
Какой подписью подписывает каждый участник цепочки
Виды подписей закреплены в статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Простая электронная подпись — это логин и пароль или разовый код: она подтверждает факт подписания и лицо, но не защищает документ от изменений после подписания. УНЭП и УКЭП формируются криптографическим преобразованием и позволяют увидеть, что файл после подписания не менялся. Разница между ними юридическая, а не техническая: УКЭП выпускает только удостоверяющий центр, аккредитованный Минцифры и работающий на средствах, прошедших оценку соответствия ФСБ, и такая подпись равнозначна собственноручной в силу закона. УНЭП может выпустить и сам работодатель или коммерческий удостоверяющий центр, но признавать ее равнозначной собственноручной стороны должны отдельным соглашением или локальным нормативным актом.
Отдельно стоит УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства: ее выпускают в приложении Госключ по подтвержденной учетной записи Госуслуг. Такая подпись дополнительного соглашения о признании не требует — доверие к ней следует из самой процедуры выпуска через государственные сервисы. Для нерезидентов подтвержденную учетную запись оформляют через центры «Мои документы», в банке ее подтвердить не получится.
В кадровом документообороте выбор подписи ограничен статьей 22.3 ТК РФ. Работодатель применяет УКЭП или УНЭП, и простая подпись ему недоступна ни в каком варианте — ни директору как единоличному исполнительному органу, ни кадровику по доверенности. Работник, наоборот, в большинстве случаев вправе подписывать ПЭП, если система позволяет его идентифицировать. Отсюда типовая для приказа связка: подписант — УНЭП или УКЭП, визирующие — УНЭП, знакомящийся работник — ПЭП.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Простая подпись работника считается подписью не сама по себе, а вместе с порядком ее применения: в организации должен быть документ, который описывает, как выдаются логины, как определяется подписавшее лицо и что работник обязан хранить пароль в тайне. Каждый работник расписывается под этим порядком. Без такого комплекта отметка об ознакомлении с приказом в суде разбирается тяжело.»
| Вид приказа | Кто подписант | Подпись подписанта | Что оформить заранее |
|---|---|---|---|
| Приказ по основной деятельности | Руководитель организации | УНЭП или УКЭП | Положение о КЭДО, маршрут согласования |
| Приказ по личному составу | Руководитель или уполномоченное лицо | УНЭП или УКЭП | Приказ о делегировании права подписи |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | Руководитель организации | Только УКЭП работодателя | Действующий сертификат УКЭП, срок реагирования по статье 193 ТК РФ |
| Совместный приказ двух организаций | Руководители обеих организаций | УКЭП каждой стороны | Общий бланк, сквозной номер из номеров сторон |
| Приказ подписывает исполняющий обязанности | Замещающее лицо от своего имени | Собственная УНЭП или УКЭП замещающего | Приказ о возложении обязанностей с датами замещения |
| Документ комиссии по приказу | Председатель и члены комиссии | Подпись каждого члена комиссии | Приказ о создании комиссии, сертификаты на всех участников |
Сценарий из четвертой строки — единственный, где на приказ ставят две равные по весу подписи. В остальных строках вторая подпись означает либо визу, либо замещение, и оформляется по другим правилам.
Факт: с 1 сентября 2023 года сертификаты электронной подписи на сотрудника организации не выпускаются. Подписывает либо руководитель своей квалифицированной подписью, либо сотрудник подписью физического лица с приложением машиночитаемой доверенности.
Как передать право подписи приказов: приказ, доверенность, МЧД
Право подписи кадровых приказов передают одним из двух документов. Приказ о делегировании работает внутри организации: в нем перечисляют конкретные виды документов, срок полномочий и лицо, которому право передано. Доверенность нужна там, где представитель действует от имени юридического лица во внешних отношениях. Обе формы фиксируют полномочия, но не заменяют друг друга: приказ по личному составу подписывают на основании приказа о делегировании, а документы для контрагентов и госорганов — по доверенности. В практике Добыто мы просим приложить приказ о делегировании до настройки маршрутов: без него непонятно, кого ставить подписантом в приказах по личному составу при отсутствии директора.
В электронном взаимодействии бумажную доверенность заменила машиночитаемая доверенность. МЧД — это XML-файл, который руководитель подписывает своей УКЭП и который прикладывается к документам, подписанным сотрудником от лица компании. Полномочия в МЧД описывают кодами из классификатора, размещенного в Единой системе нормативной и справочной информации: у каждого полномочия есть код, дата и уникальный идентификационный номер, и именно код считывают алгоритмы при проверке. Компания вправе направить перечень собственных полномочий в Минцифры: список рассматривают в течение 10 дней, а при положительном решении на присвоение кодов и включение в классификатор отводится три рабочих дня.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Передоверить машиночитаемую доверенность через кадровую службу нельзя: нужен нотариус, паспорт нового уполномоченного лица и актуальная выписка из ЕГРЮЛ. Нотариус формирует новую доверенность, подписывает ее своей квалифицированной подписью и выгружает в информационную систему. Если замещение планируется, проще заранее выпустить отдельную МЧД на второе лицо, чем передоверять уже выданную.»
Как оформить круг подписантов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Составьте перечень видов приказов, которые издает организация, и для каждого вида укажите подписанта, визирующих и тех, кого знакомят с документом.
- Шаг 2. Закрепите перечень в положении о ведении КЭДО и в инструкции по делопроизводству: какие документы переводятся в электронный вид, кто подписывает, какие сроки на визирование.
- Шаг 3. Издайте приказ о делегировании права подписи с перечислением конкретных видов приказов и сроков полномочий, отдельно назначьте ответственного за кадровый электронный документооборот.
- Шаг 4. Проверьте, у кого из подписантов и визирующих есть действующий сертификат подписи, и заведите реестр сертификатов со сроками действия, чтобы приказ не остановился из-за истекшего ключа.
- Шаг 5. Соберите маршруты в системе КЭДО отдельно для каждого вида приказа: последовательность участников, вид подписи на каждом шаге, срок на действие и роль вместо фамилии там, где исполнителей несколько.
- Шаг 6. Прогоните два-три реальных приказа по маршруту в тестовом режиме, проверьте подписи и передачу в архив и только после этого раскатывайте порядок на всю компанию.
Образцы приказов и локальных актов для круга подписантов
Комплект закрывает три задачи: закрепить полномочия, описать процедуру и вести учет сертификатов; начинать удобнее с приказа о делегировании права подписи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность: образец и структура XML | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
| Протокол проверки электронной подписи | Скачать |
| Чек-лист диагностики «Подпись не валидна» | Скачать |
Ошибки при оформлении нескольких подписантов и их цена
Первая ошибка — поставить подписи всех участников согласования под текстом приказа. Так делают, чтобы «зафиксировать всех разом» и не заводить лист согласования. В результате из документа исчезает единственное ответственное лицо, а любой из подписавших в споре заявит, что решение принимал не он. Восстановить картину помогает только история согласования в системе, если она велась.
Вторая ошибка — подписывать приказ подписью, которая для него не подходит. Работодатель, подписавший приказ о дисциплинарном взыскании неквалифицированной подписью вместо УКЭП, получает документ, который в трудовом споре не работает как доказательство: взыскание снимают, а увольнение по этому основанию признают незаконным. Цена ошибки складывается из восстановления работника, среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда — именно так заканчивались известные споры о подписании кадровых документов электронной подписью.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В спорах по электронным кадровым документам суд проверяет не картинку со штампом, а всю конструкцию: локальные акты о применении КЭДО, действительность сертификата на момент подписания и то, что подписан был именно тот файл, который передавался на подпись. Если у вас нет протокола проверки подписи и логов системы, доказывать подписание будет нечем.»
Третья ошибка — оставить в маршруте уволившегося сотрудника. Сертификат подписи принадлежит физическому лицу, и после увольнения он не аннулируется автоматически: чтобы подпись перестала действовать, владелец подает заявление в удостоверяющий центр, который ее выпустил. Пока сертификат не отозван, приказ технически может быть подписан человеком, который в компании уже не работает. Мы закладываем на внедрении отдельный реестр сертификатов со сроками действия и привязкой к маршрутам: при увольнении подписанта видно, какие маршруты придется переназначить.
Лайфхак: добавьте в маршрут роль контролера отдельно от согласующих. Контролер не вникает в содержание, а только фиксирует, исполнен приказ или нет, и закрывает пункт «контроль за исполнением приказа возлагаю на».
Когда несколько подписантов не нужны
Приказ по личному составу на одного работника — прием, перевод, отпуск, командировка — обходится одной подписью руководителя и визами кадровой службы и бухгалтерии. Добавлять в цепочку юриста на каждый приказ об отпуске смысла нет: срок прохождения растет, а содержание документа не меняется. Развернутое согласование оправдано для приказов по основной деятельности, которые меняют локальные акты, оргструктуру или порядок оплаты труда.
Важный нюанс из практики: при переходе на электронные приказы часть компаний сохраняет двойной контроль и печатает карточку документа с историей виз для бумажной папки. Как переходная мера это работает, но держать параллельно бумажный и электронный экземпляры одного приказа дольше квартала не стоит: расхождения между ними в проверке играют против работодателя.
Порядок обращения работника в инспекцию труда и разъяснения по кадровому документообороту публикует Роструд — к этим материалам стоит сверяться, когда спор касается порядка ознакомления с приказом.
Стоимость перевода приказов в электронный вид: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: маршруты согласования, интеграция с 1С и электронный архив входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП через партнеров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП, синхронизация документов | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и от того, нужны ли электронный архив, кастомные шаблоны приказов и интеграция с учетной системой; состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать можно с пилотной группы делопроизводства и кадровой службы, а не со всей компании сразу.
Выводы
Круг подписантов приказа определяется не количеством заинтересованных лиц, а распределением ответственности: решение принимает и подписывает один, проверяют визирующие, знакомятся адресаты. Две равные подписи оправданы в совместном приказе организаций и в документах комиссии, во всех остальных случаях лишняя подпись размывает ответственность. В электронном виде к этому добавляется требование статьи 22.3 ТК РФ: работодатель подписывает приказы УНЭП или УКЭП, а дисциплинарное взыскание — только квалифицированной подписью.
Мы в Добыто настраиваем маршруты под конкретные виды приказов, разделяя подписантов, согласующих и знакомящихся, и ведем учет сертификатов подписантов, чтобы истекший ключ не останавливал документ на середине цепочки.
Частые вопросы
Можно ли отправить приказ на подпись руководителю и его заместителю одновременно?
Технически да, если система поддерживает параллельный маршрут. Юридически смысла в этом нет: подписант у приказа один, а вторая подпись должна оформляться визой. Параллельный маршрут уместен для стадии согласования, когда проект одновременно смотрят юрист, бухгалтерия и руководитель подразделения, а подписание идет отдельным шагом после сбора виз.
В чем измеряется УКЭП и что означает «тип подписки» на подпись?
Единицей учета квалифицированной подписи выступает сертификат ключа проверки, выпущенный на конкретное физическое лицо и действующий ограниченный срок, обычно год. Подписей «на организацию» с 1 сентября 2023 года не выдают. В сервисах КЭДО тарифицируется не подпись, а сотрудник: например, от 30 рублей за сотрудника в месяц на начальном тарифе, при этом ПЭП и УНЭП для работников выпускаются в рамках тарифа, а УКЭП приобретается в удостоверяющем центре отдельно.
Чем УНЭП отличается от ПЭП, если обе не квалифицированные?
ПЭП подтверждает только факт подписания конкретным лицом через логин, пароль или код: проверить, менялся ли документ после подписания, она не позволяет. УНЭП формируется криптографическим преобразованием с использованием ключа, поэтому любое изменение файла после подписания обнаруживается при проверке. Для приказов это критично: подпись работодателя должна фиксировать неизменность текста, поэтому ПЭП для нее не используется.
Что делать, если один из согласующих уволился, а приказ застрял в маршруте?
Замените участника в маршруте на роль или на действующего сотрудника и запустите повторное согласование только для незакрытых шагов. Параллельно проследите, чтобы уволившийся подал заявление об отзыве сертификата в удостоверяющий центр, который его выпускал: сама по себе запись об увольнении сертификат не аннулирует.
Нужна ли машиночитаемая доверенность для внутреннего приказа?
Для внутренних кадровых приказов подтверждением полномочий служит приказ о делегировании права подписи и должностная инструкция. МЧД требуется там, где сотрудник подписывает документы от имени юридического лица во внешнем взаимодействии — с контрагентами и государственными органами, поскольку сертификаты на сотрудника организации больше не выпускаются.
Как проверить подписи на приказе, если сертификат подписанта уже истек?
Для этого при подписании используют штамп времени доверенной службы и ответы службы актуальных статусов сертификатов: они фиксируют точный момент подписания и подтверждают, что сертификат не был отозван заранее. Такой формат называют усовершенствованной подписью, и без него после окончания срока действия сертификата доказать момент подписания сложно. Проверку оформляют протоколом проверки электронной подписи и прикладывают его к делу.
