Виды электронных подписей для кадровых документов сводятся к трём по 63-ФЗ: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Работодатель обязан использовать УКЭП при подписании трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и договора на получение образования, а также изменений к ним; остальные кадровые документы он вправе подписывать УКЭП или УНЭП. Работник те же договоры, а вдобавок заявление об увольнении, согласие на перевод и ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании подписывает УКЭП или УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства; во всех прочих случаях допустима и ПЭП. Различие, от которого зависит бюджет: УНЭП из Госключа признаётся без отдельного соглашения сторон, а УНЭП, выпущенная работодателем в своей системе, без такого соглашения не работает.
Дальше идёт таблица распределения подписей по конкретным кадровым документам со ссылкой на норму, перечень документов, которые закон вообще запрещает переводить в электронный вид, и разбор четырёх способов сократить расходы на подписи без потери юридической силы. Отдельно показываем, где экономия оборачивается проигранным трудовым спором: подпись без метки времени, ПЭП там, где нужна усиленная, отсутствие соглашения о признании. Тарифы на 2026 год, чек-лист диагностики перед внедрением и шаблоны соглашений — во второй половине статьи.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: чем три вида подписи различаются на практике
Механизм подписания у УНЭП и УКЭП одинаковый: криптографическое преобразование документа закрытым ключом, проверка открытым ключом из сертификата. Различие юридическое, а не техническое. УНЭП может выпустить любой удостоверяющий центр и даже сам работодатель в своей системе КЭДО. УКЭП выпускает только удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры, и цепочка сертификатов у неё выстраивается до корневого сертификата министерства. Открыть сертификат и посмотреть, кем он выдан и до какой даты действует, можно на любом рабочем месте: у квалифицированной подписи в цепочке будет головной удостоверяющий центр Минцифры, у неквалифицированной — Госуслуги или коммерческий удостоверяющий центр.
ПЭП устроена принципиально иначе. Это связка логина, пароля и разового кода из SMS или из личного кабинета. Она подтверждает, что вход выполнен под конкретной учётной записью, но не фиксирует состояние документа. Если файл изменили после подписания, ПЭП об этом не скажет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «ПЭП отвечает только на вопрос, кто вошёл в систему. Она не подтверждает ни момент подписания, ни неизменность файла после него, и в этом её основное ограничение для кадровых документов. Если вы всё-таки оставляете ПЭП для заявлений и ознакомлений, заранее пропишите в соглашении порядок её проверки: без этого пункта подпись формально не признаётся.»
Отдельная сущность, которую в таблицах обычно теряют, — УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. Она формируется в мобильном приложении Госключ по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 и упомянута прямо в статье 22.3 ТК РФ. Закрытая часть ключа хранится на телефоне работника, доступа к ней нет ни у работодателя, ни у оператора сервиса.
| Параметр | ПЭП | УНЭП в системе работодателя | УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | УКЭП |
|---|---|---|---|---|
| Чем формируется | логин, пароль, код из SMS | криптографическое преобразование, сертификат | криптографическое преобразование, сертификат | криптографическое преобразование, квалифицированный сертификат |
| Кто выпускает | информационная система работодателя | работодатель или удостоверяющий центр | приложение Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг | удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры |
| Нужно ли соглашение о признании | да, с порядком проверки подписи | да | нет | нет, признаётся по умолчанию |
| Где хранится закрытый ключ | не применяется | облако удостоверяющего центра или токен | телефон работника | токен, облако удостоверяющего центра или телефон |
| Что стоит работодателю | входит в тариф сервиса | входит в тариф сервиса | бесплатно | оплачивается отдельно через удостоверяющий центр |
Из таблицы следует практический вывод для расчёта бюджета: платить приходится только за УКЭП, и то не за всех работников, а за тех, кто подписывает документы со стороны компании.
Факт: УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства, признаётся без отдельного соглашения сторон о её использовании. Для УНЭП, которую работодатель выпускает в своей системе, такое соглашение обязательно.
Какая подпись нужна для каждого кадрового документа
Статья 22.3 ТК РФ делит документы на две группы для работодателя и на две группы для работника, причём границы у этих групп не совпадают. Работодателю УКЭП обязательна для четырёх видов договоров и изменений к ним. Работнику усиленная подпись обязательна для тех же договоров плюс ещё для четырёх кадровых действий: заявления об увольнении, согласия на перевод, ознакомления с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора и ознакомления с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
| Документ или действие | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | ч. 2 и ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | ч. 2 и ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Ученический договор, договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | ч. 2 и ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявление об увольнении, согласие на перевод | подписывает только работник | УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | ч. 2 и ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП или УНЭП | УКЭП или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства | ч. 2 и ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказы о приёме, переводе, отпуске, командировке | УКЭП или УНЭП | любая, включая ПЭП | ч. 2 и ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявления, служебные записки, ознакомление с ЛНА, расчётный листок | УКЭП или УНЭП | любая, включая ПЭП | ч. 2 и ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении | только бумага | только бумага | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
| Документы о прохождении инструктажей по охране труда | только бумага | только бумага | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
| Акт о несчастном случае на производстве | только бумага | только бумага | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
| Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности | вне режима КЭДО | вне режима КЭДО | ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ |
Три нижние строки таблицы разрушают самую частую иллюзию при переходе: полностью безбумажного кадрового процесса пока не существует, и папку с приказами об увольнении и листами инструктажей архив всё равно получит.
Что делать, если непонятно, какая подпись стоит на готовом документе
Разбор архива перед проверкой ГИТ упирается в один вопрос: чем на самом деле подписан файл. Визуальный штамп на PDF юридической силы не несёт, это картинка для человека. Значение имеет файл подписи: присоединённая подпись лежит внутри самого документа, откреплённая приходит отдельным файлом с расширением .sig. Проверять нужно связку документа и подписи, а не штамп на странице.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает владельца сертификата, удостоверяющий центр и срок действия. Если в цепочке стоит головной удостоверяющий центр Минцифры, перед вами УКЭП; если Госуслуги или коммерческий удостоверяющий центр — УНЭП, и тогда в деле должно лежать соглашение о её признании либо документ должен быть подписан через Госключ. В Добыто такую сверку мы проводим до подключения новых подразделений: расхождение между заявленным в положении о КЭДО видом подписи и фактическим находится именно на этом шаге.
Внимание: сертификат электронной подписи, как правило, выпускается на год. После окончания срока подтвердить момент подписания можно только меткой доверенной службы штампов времени. Без неё спор о дате подписания документа выигрывается тяжело независимо от того, УКЭП это или УНЭП.
На чём компании экономят на подписях законно
Расходы на получение и использование работником электронной подписи по статье 22.2 ТК РФ несёт работодатель. Переложить их на сотрудника нельзя, поэтому вопрос стоит не о том, платить или нет, а о том, какую конфигурацию подписей выбрать.
Первый и самый крупный источник экономии — государственная инфраструктура. В мобильном приложении Госключ работник дистанционно выпускает УНЭП по подтверждённой учётной записи Госуслуг, а при наличии биометрического загранпаспорта нового образца и телефона с NFC — и УКЭП. Для гражданина это бесплатно, для работодателя тоже: платить за выпуск подписей сотрудникам не нужно. УНЭП из Госключа доступна и нерезидентам, если учётная запись на Госуслугах подтверждена; подтвердить её они могут в центре обслуживания, а не в банке.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Второй источник — подписи внутри самого сервиса КЭДО. В практике Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа и отдельной оплаты не требуют, поэтому цена вопроса сводится к абонентской плате за рабочее место, а не к стоимости каждого сертификата.
Третий — отказ от идеи выдать УКЭП всем. Квалифицированная подпись реально нужна тем, кто подписывает документы со стороны компании: руководителю, ответственному за КЭДО, кадровому специалисту с делегированным правом подписи. Для работников такой обязанности нет ни в одной строке статьи 22.3 ТК РФ.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Практика показывает, что проще держать для сотрудников один вид подписи, а не набор из трёх. Как только в положении о КЭДО появляется вилка «эти документы Госключом, эти облачной подписью», линейный персонал начинает путаться и процесс встаёт. Пропишите в положении один основной вид подписи для работников и отдельно перечислите документы, где закон требует усиленную.»
Четвёртый источник экономии считается хуже всего, потому что он не в подписях, а в маршрутах. Ознакомление с ЛНА и инструкциями закрывается ПЭП, и при настроенной привязке документов к должностям система сама собирает комплект для нового сотрудника и отправляет его на повторное подписание при выходе новой редакции. Ручной сбор пачки инструкций под каждую должность исчезает вместе с ним.
Лайфхак: для выпуска УКЭП в Госключе нужен биометрический загранпаспорт нового образца и телефон с NFC. Загранпаспорт старого образца не подойдёт, а вот для УНЭП достаточно подтверждённой учётной записи на Госуслугах.
Ложная экономия: сколько стоит подпись не того уровня
Цена ошибки в виде подписи не равна стоимости переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем не квалифицированной подписью, а неквалифицированной, оформлен ненадлежащим образом. Это состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей. В трудовом споре такой договор как доказательство работает слабо, а восстановление работника означает выплату среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Вторая типовая экономия — пропуск соглашения о признании подписи. Неквалифицированная подпись по 63-ФЗ признаётся, если стороны заключили соглашение, которое предусматривает в том числе порядок проверки подписи, либо если её использование прямо предусмотрено федеральным законом. Компании выпускают УНЭП внутри своей системы и не подписывают с работниками соглашение, полагая, что положения о КЭДО достаточно. Формально подпись при таком раскладе повисает.
Кейс из практики: в известном споре работник крупного банка заявил, что не подписывал соглашение о расторжении трудового договора: неквалифицированная подпись была выпущена на токене и хранилась в сейфе подразделения, который периодически оставался открытым. Суд проверял не сам факт наличия подписи, а весь комплект: локальные акты о введении КЭДО, действительность сертификата на момент подписания и подтверждение того, что на подписание передавался именно этот документ. Увольнение признали незаконным, с работодателя взыскали компенсацию.
Третья экономия — на формате подписи. Штамп времени и подтверждение того, что сертификат не был отозван на момент подписания, добавляются в усовершенствованную подпись. Без них через год после подписания доказать момент проставления подписи нечем: сертификат уже недействителен. У Госключа собственной службы штампов времени на дату публикации нет, и момент подписания там подтверждается косвенно — логами входа и действий пользователя. Значит, логирование в системе КЭДО должно быть включено и выгружаемо.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре суд запрашивает не распечатку со штампом, а исходный документ и файлы подписи. Проверяют цепочку целиком: был ли сертификат действителен в момент подписания, не отозван ли он, тот ли документ передавался на подписание. Выгрузите юридически значимый архив с файлами подписи заранее и убедитесь, что он открывается: делать это в день заседания поздно.»
Когда усиленная подпись для всех сотрудников избыточна
Выдавать УКЭП каждому работнику не нужно ни в одном сценарии, описанном в ТК РФ. Есть и ситуации, когда избыточна даже УНЭП для всех: если компания переводит в электронный вид только ознакомление с ЛНА, расчётные листки и заявления на отпуск, работнику по закону хватает ПЭП, а работодателю — УНЭП. Усиленная подпись работника понадобится в тот момент, когда вы начнёте подписывать электронно трудовые договоры и дополнительные соглашения.
Второй ограничитель — самозанятые и исполнители по договорам ГПХ. На них статьи 22.1-22.3 ТК РФ не распространяются: там действует общий режим 63-ФЗ и соглашение об электронном документообороте с контрагентом. Требования к подписям работников на них не переносятся.
Как распределить подписи по документам: диагностика и порядок действий
До выбора видов подписи нужно закрыть пять вопросов, иначе распределение придётся переделывать после первой же проверки.
- Реестр документов. Какие именно кадровые документы вы переводите в электронный вид и какие из них попадают в закрытый перечень части 3 статьи 22.1 ТК РФ.
- Состав персонала. Сколько работников имеют статус дистанционных: с ними письменное согласие на КЭДО не собирается, порядок электронного взаимодействия закрывается локальным нормативным актом о дистанционной работе.
- Подписи со стороны компании. У кого есть действующая УКЭП и кому право подписи делегируется приказом.
- Внештатный контур. Работаете ли вы с самозанятыми и исполнителями по ГПХ и нужен ли им отдельный маршрут подписания.
- Учётная система. Есть ли готовый модуль интеграции с вашей конфигурацией 1С или потребуется работа через API силами собственной команды разработки.
Как распределить виды подписей по кадровым документам: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выгрузите список кадровых документов за год и уберите из него приказы об увольнении, документы об инструктажах по охране труда, акты о несчастных случаях и всё, что связано с трудовыми книжками.
- Шаг 2. Разнесите оставшееся на три группы: где работодателю нужна только УКЭП, где допустима УНЭП, где работнику достаточно ПЭП.
- Шаг 3. Выберите один основной вид подписи для работников. Если в перечне есть трудовые договоры и допсоглашения, это УКЭП или УНЭП через Госключ.
- Шаг 4. Закрепите распределение в положении о ведении КЭДО и утвердите его приказом, отдельным приказом назначьте ответственного и делегируйте право подписи.
- Шаг 5. Если вы используете ПЭП или УНЭП собственного выпуска, подпишите с работниками соглашение об использовании подписи с порядком её проверки.
- Шаг 6. Соберите письменные согласия на переход на КЭДО у всех, кроме дистанционных работников, и зафиксируйте отказы.
- Шаг 7. Прогоните пилотную группу из одного подразделения и проверьте выгрузку архива с файлами подписи, прежде чем разворачивать систему на всю компанию.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно на седьмом шаге: там вскрывается большинство ошибок в маршрутах и в перечне подписей.
Полезно знать: у одного человека может одновременно действовать несколько электронных подписей — например, УКЭП на токене и подпись в реестре компьютера. Это не запрещено, но при увольнении подпись нужно отзывать заявлением в тот удостоверяющий центр, который её выдал: удаление из реестра компьютера подпись не аннулирует.
Что критично для разных типов компаний
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Полностью дистанционная команда, приём без визита в офис | усиленная подпись работника с первого дня, ЛНА о дистанционной работе вместо сбора согласий | ПЭП и внутренние маршруты ознакомления |
| Розница и производство, массовый линейный персонал | один понятный вид подписи, обучение, автосбор комплекта ЛНА по должности | гибкость маршрутов согласования |
| Холдинг с несколькими юридическими лицами | делегирование права подписи приказом, маршруты по оргструктуре, реестр сертификатов | скорость первичного подключения |
| Компания с жёсткими требованиями информационной безопасности | хранение ключа под контролем работника, метка времени, выгрузка юридически значимого архива | стоимость подписки за рабочее место |
| Работа с самозанятыми и исполнителями по ГПХ | соглашение об ЭДО с контрагентом, отдельный маршрут вне режима статей 22.1-22.3 ТК РФ | требования ТК РФ к подписям работников |
Строка про самозанятых стоит в таблице отдельно намеренно: это единственный сценарий, где нормы о кадровом электронном документообороте вообще не применяются.
Шаблоны соглашений, положений и заявлений по электронной подписи
Комплект закрывает юридическую обвязку подписей; начинать стоит с соглашения об использовании ПЭП и НЭП, без которого неквалифицированная подпись собственного выпуска не признаётся.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование права подписи | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников | Скачать |
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость складывается из абонентской платы за сотрудника, набора доступных видов подписи и наличия интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | по запросу |
| УКЭП для подписания со стороны работодателя | через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив документов | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и того, нужна ли вам интеграция с 1С и электронный архив. Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Распределение подписей определяется двумя нормами: часть 3 статьи 22.1 ТК РФ убирает из электронного вида приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда, акт о несчастном случае и трудовые книжки, а статья 22.3 ТК РФ задаёт минимальный уровень подписи для каждой стороны. Работодателю квалифицированная подпись обязательна для четырёх видов договоров, работнику — для тех же договоров и ещё четырёх кадровых действий. Экономия достигается за счёт Госключа и подписей, входящих в тариф сервиса, а не за счёт снижения уровня подписи там, где закон требует усиленную.
Мы в Добыто настраиваем распределение подписей на этапе внедрения: разносим документы по группам, выпускаем ПЭП и УНЭП сотрудникам в рамках тарифа и проверяем выгрузку архива с файлами подписи до того, как система уходит в работу на всю компанию.
Частые вопросы
Что стоит за формулировками «единица измерения УКЭП» и «тип подписки УКЭП»
У электронной подписи нет единицы измерения и нет подписки в привычном смысле. Тарифицируются две разные вещи: квалифицированный сертификат с ограниченным сроком действия, который обычно выпускается на год через удостоверяющий центр, и доступ к системе КЭДО, который считается за сотрудника в месяц. В формах и коммерческих предложениях под «типом подписки» чаще всего понимают именно тариф сервиса, а не свойство подписи.
Что означает «ЕИО с наличием ПЭП»
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации, а фраза говорит лишь о том, что ему выдана простая электронная подпись для входа в информационную систему. Для кадрового документооборота этого недостаточно: по части 2 статьи 22.3 ТК РФ со стороны работодателя документы подписываются УКЭП или УНЭП, а трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и ученические договоры — только УКЭП.
Чем подписи на портале «Работа в России» отличаются от подписей в собственной системе КЭДО
Через портал «Работа в России» работодатель подписывает документы только УКЭП, а работник вправе использовать УКЭП, УНЭП или ПЭП, ключ которой получен при личной явке и подтверждён учётной записью на Госуслугах. На документах, подписанных на портале простой подписью, дополнительно проставляется отметка Федеральной службы по труду и занятости, подтверждающая, что файл после подписания не менялся.
Нужно ли отдельное соглашение об использовании подписи с дистанционным работником
С дистанционным работником порядок электронного взаимодействия регулируется главой о дистанционной работе, поэтому письменное согласие на переход на КЭДО с него не собирают, а условия обмена документами закрепляют в локальном нормативном акте о дистанционной работе или в трудовом договоре. Соглашение о признании подписи всё равно понадобится, если вы используете ПЭП или УНЭП собственного выпуска: требование идёт от 63-ФЗ, а не от режима работы.
Можно ли теми же подписями подписывать договоры с самозанятыми и исполнителями по ГПХ
Нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ на гражданско-правовые отношения не распространяются. С самозанятым или исполнителем по договору ГПХ заключается соглашение об электронном документообороте, а виды подписи определяются по 63-ФЗ: квалифицированная признаётся по умолчанию, для простой и неквалифицированной соглашение обязательно и должно содержать порядок проверки подписи.
Что делать, если работник удалил приложение Госключ или забыл пароль
Закрытая часть ключа хранится на телефоне работника, поэтому восстановить прежнюю подпись нельзя ни через оператора КЭДО, ни через Госуслуги. Работник устанавливает приложение заново и выпускает новую подпись с собственным сроком действия. Ранее подписанные документы остаются действительными: они проверяются по сертификату, который был актуален на момент подписания.
Чем УНЭП на токене отличается от облачной УНЭП при трудовом споре
Юридический статус у них одинаковый, различается доказательная позиция. Ключ на токене или в телефоне находится под непосредственным контролем работника, и оспорить подписание сложнее. При облачном хранении ключ лежит на сервере удостоверяющего центра, а подтверждение операции идёт кодом из SMS, поэтому в споре чаще возникает довод о перехвате кода. Ответственность за компрометацию ключей в облаке несёт удостоверяющий центр, за хранение токена — сам работник.
