Разница подписей УНЭП и УКЭП в компании с филиалами сводится к двум вещам: чьи полномочия подпись подтверждает и кто её выпускает. УКЭП работодателя выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр или УЦ ФНС, она привязана к организации и к её единоличному исполнительному органу. УНЭП кадровик и работник получают внутри информационной системы КЭДО или через Госключ, и полномочий представителя она сама по себе не подтверждает. Статья 22.3 ТК РФ требует УКЭП работодателя на трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора; остальные кадровые документы работодатель вправе подписывать УНЭП. Филиал юридическим лицом не является, поэтому отдельную УКЭП «на филиал» не выпускают.
Разберём, какие документы в группе компаний закрываются УНЭП, где придётся держать УКЭП и как распределить право подписи между головной организацией и обособленными подразделениями. Покажем, какие локальные нормативные акты придётся принимать отдельно по каждому юрлицу, а какие настройки достаточно сделать один раз. Сценарная таблица по типам филиальных структур, пошаговая настройка права подписи, разбор ошибок с ценой каждой, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Чем УКЭП и УНЭП отличаются друг от друга в холдинге
Три вида подписи из 63-ФЗ различаются не «уровнем надёжности», а тем, что каждая из них доказывает. ПЭП фиксирует только факт подписания конкретным лицом: кодом, паролем, связкой логина и пароля. Проверить по ней, менялся ли текст документа после подписания, нельзя — никаких преобразований с текстом не происходит. УНЭП и УКЭП создаются криптографическим преобразованием: сначала считается хеш документа, потом хеш подписывается ключом. Если при проверке два хеша совпали, документ после подписания не менялся.
УКЭП добавляет к этому механизму два внешних требования: квалифицированный сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра и средства подписи, прошедшие оценку соответствия ФСБ. Из этого следует практическое различие, которое в компании с одним юрлицом почти не заметно, а в группе компаний определяет всю схему: документ, подписанный УКЭП, равнозначен собственноручно подписанному по закону, без каких-либо соглашений между сторонами. Для УНЭП и ПЭП равнозначность возникает либо из прямого указания федерального закона, либо из соглашения участников электронного взаимодействия, где описан порядок создания и проверки подписи.
| Критерий | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Кто выпускает | оператор информационной системы по своим правилам | информационная система работодателя, внешний УЦ или Госключ | аккредитованный УЦ, УЦ ФНС для юрлиц |
| Контроль неизменности документа | нет | есть | есть |
| Нужно ли соглашение сторон | да, с порядком определения подписанта | да, если равнозначность не установлена федеральным законом | нет, равнозначность по закону |
| Требования к средствам подписи | не установлены | любые алгоритмы и софт по договорённости участников | средства с оценкой соответствия ФСБ |
| Подтверждает полномочия представителя юрлица | нет | нет | только у ЕИО; у остальных — вместе с МЧД |
| Роль в группе компаний | ознакомления и заявления работников там, где это разрешено ЛНА | универсальная подпись работника и часть документов работодателя | подпись работодателя на договорной группе документов |
Из таблицы следует практический вывод для филиальной сети: количество УКЭП определяется не числом площадок, а числом юридических лиц и числом людей, которым вы даёте право подписывать договорную группу документов от имени каждого из них.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В холдинге считать подписи нужно от подписанта, а не от площадки. Сертификат физического лица у сотрудника один, а доверенностей от разных юрлиц группы у него может быть несколько — схема подписания меняется именно так. Проверьте по своей оргструктуре, сколько людей реально подписывают трудовые договоры, и вы получите точное число сертификатов, а не завышенное по числу филиалов.»
Кто подписывает от имени работодателя: ЕИО, директор филиала, кадровик
Филиал не является юридическим лицом по статье 55 ГК РФ. Работодателем в трудовом договоре выступает организация, а директор филиала действует по доверенности от неё. Поэтому запрос «выпустить УКЭП на филиал» технически невыполним: УЦ ФНС выдаёт квалифицированный сертификат юридическому лицу, и владельцем в нём указывается лицо, имеющее право действовать без доверенности, то есть единоличный исполнительный орган.
Отсюда и берётся формулировка «ЕИО с наличием ПЭП», которая встречается в анкетах на подключение и в настройках сервисов. Это не вид подписи. Это признак того, что у единоличного исполнительного органа заведён способ входа и подтверждения действий в системе — логин, пароль, код из SMS. Подписывать трудовой договор такой ПЭП нельзя: статья 22.3 ТК РФ для этой группы документов требует от работодателя УКЭП.
С 1 сентября 2024 года подписывать документы подписью юридического лица вправе только руководитель компании. Все остальные — директор филиала, HR-директор, начальник отдела кадров обособленного подразделения — используют сертификат физического лица, а полномочия подтверждают машиночитаемой доверенностью по статьям 17.2 и 17.3 63-ФЗ. Переходный период по сертификатам сотрудников юрлиц закончился 31 августа 2024 года.
Факт: при использовании УКЭП соглашение с работником об электронной подписи по закону не требуется — квалифицированная подпись признаётся по умолчанию. Соглашение обязательно, когда применяется ПЭП или УНЭП, и в нём должен быть прописан порядок проверки такой подписи.
Для документов, которые подписывает работник, схема проще. УНЭП работника не привязана к юридическому лицу: это подпись физического лица, выпущенная в информационной системе КЭДО или в Госключе. Сотрудник, оформленный по внешнему совместительству в двух компаниях группы, подписывает документы обеих одним сертификатом. Разделяются не подписи, а согласия и локальные акты: они принимаются по каждому работодателю отдельно.
Проверьте, чем на самом деле подписан документ из филиала
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Важный нюанс из практики: при аудите филиальной сети чаще всего выясняется, что часть документов подписана не той подписью, которую заявляет регламент: в системе стоит УНЭП, а в положении о КЭДО описана УКЭП, либо наоборот. Проверка файла подписи показывает владельца сертификата, срок действия и вид подписи, и по этим трём полям расхождение видно сразу.
Какие кадровые документы требуют УКЭП, а где хватает УНЭП
Перечень закрытый и одинаковый для головной организации и для любого филиала. Статья 22.3 ТК РФ делит поток на две группы: договорную, где работодатель обязан применить УКЭП, и всю остальную, где выбор вида подписи остаётся за работодателем.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, графики, ознакомления с ЛНА, справки, командировки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП по соглашению |
| Трудовая книжка, приказ об увольнении, акт о несчастном случае, документы об инструктажах по охране труда | электронный вид не применяется | электронный вид не применяется |
Последняя строка в филиальной сети создаёт отдельный процесс: четыре вида документов остаются на бумаге в каждой точке присутствия, и курьерская логистика под них сохраняется независимо от того, насколько глубоко внедрён КЭДО. Требования к составу и форматам электронного кадрового документа, включая XML-схему и сервис проверки, опубликованы на странице Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Соглашение об использовании УНЭП и ПЭП чаще всего пишут как формальность, а потом в споре выясняется, что в нём нет порядка проверки подписи. Это обязательный элемент: закон допускает равнозначность неквалифицированной подписи собственноручной только при соблюдении условий соглашения. Откройте свой шаблон и найдите в нём раздел о проверке — если его нет, документ переписывается до подключения филиалов.»
Как настроить право подписи в филиалах: подготовка и порядок действий
Что проверить до настройки
- Оргструктура и штатное расписание. Филиалы, обособленные подразделения и юрлица должны быть заведены в системе так же, как они существуют в кадровом учёте. Маршрут подписания строится от штатного расписания.
- Перечень подписантов. Отдельно по каждому юрлицу: кто подписывает договорную группу, кто — приказы и заявления, кто замещает подписанта в отпуске.
- Действующие доверенности. Бумажные доверенности директоров филиалов и их сроки. Их предстоит перенести в машиночитаемый формат.
- Статус работников. Дистанционные и офисные сотрудники разводятся в разные потоки: у них разный порядок перехода на электронное взаимодействие.
- Учётная система. Есть ли готовый коннектор к вашей 1С или интеграция пойдёт через API — от этого зависит срок запуска.
Как настроить подписи в филиалах: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите работодателя по каждому договору. Если в группе несколько юрлиц, составьте карту «юрлицо — филиалы — численность». Все дальнейшие настройки делаются по юрлицам, а не по городам.
- Шаг 2. Получите или продлите УКЭП руководителя каждого юридического лица в УЦ ФНС. Одна организация — один сертификат ЕИО.
- Шаг 3. Выпустите сертификаты физических лиц подписантам в филиалах и оформите на них машиночитаемые доверенности с указанием полномочий, срока и доверителя. МЧД подписывает руководитель своей УКЭП.
- Шаг 4. Примите положение о ведении КЭДО и приказ о его введении отдельно по каждому юрлицу, назначьте ответственных за КЭДО и зафиксируйте делегирование права подписи.
- Шаг 5. Соберите письменные согласия работников, принятых до 31 декабря 2021 года. С сотрудниками, для которых эта работа первая, согласие не требуется — достаточно уведомления. С дистанционными работниками порядок обмена документами закрывается локальным актом о дистанционной работе.
- Шаг 6. Настройте роли и маршруты: за каждым подразделением закрепляется свой кадровый специалист, а система сама определяет, кому уходит документ. Ручной выбор адресата в филиальной сети даёт основной объём ошибок маршрутизации.
- Шаг 7. Запустите пилотную группу в одном филиале, проведите на ней полный цикл: выпуск подписи работником, подписание, проверка, выгрузка из архива. Раскатывайте на сеть после того, как цикл прошёл без ручных доработок.
В практике Добыто пилотную группу собирают из подразделения, где есть и офисные, и дистанционные сотрудники: такой состав вскрывает расхождения в порядке перехода до того, как они разойдутся по всей сети.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: готовый коннектор к 1С устанавливается за час и не требует вашей команды разработки, а интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации разработчиков. Срок запуска филиальной сети планируйте от этой развилки, а не от численности.
Кейс из практики: распределённая производственная площадка, бумажный архив которой хранился в отдельном ангаре в трёх километрах от офиса. Чтобы поднять один оригинал трудового договора, кадровик выделял отдельный день. После перевода договорной группы на УКЭП работодателя и УНЭП работника поиск подписанного оригинала занимает около двух минут в электронном архиве, а поездки в ангар остались только под четыре бумажных исключения.
Шаблоны и образцы для настройки права подписи в филиальной сети
Комплект собран под задачу разделения полномочий между головной организацией и подразделениями; начинать удобнее с положения о ведении КЭДО, остальные документы к нему привязываются.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ: ответственный за КЭДО и делегирование подписи | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Машиночитаемая доверенность (МЧД): образец и структура XML | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Матрица прав и ролей КЭДО в 1С ЗУП | Скачать |
Несколько юрлиц в одном контуре: что настраивается один раз, а что дублируется
Техническая часть в группе компаний общая: один аккаунт, одна база шаблонов, одни маршруты, один архив. Юридическая часть общей не бывает. Работодатель по каждому трудовому договору — конкретное юридическое лицо, и все документы, которые подтверждают законность электронного взаимодействия, привязаны к нему.
В сервисе Добыто организации группы ведутся в одном аккаунте, а маршруты согласования, роли и типы документов настраиваются отдельно по каждой организации и подразделению. Это снимает задвоение шаблонов, но не отменяет обязанность принять свой пакет ЛНА в каждом юрлице.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Одно юрлицо, филиалы в нескольких городах | МЧД на директоров филиалов, роли кадровиков по подразделениям, замещение подписанта | число сертификатов: УКЭП ЕИО нужна одна |
| Группа из нескольких юрлиц, единый HR-центр | отдельный пакет ЛНА и согласий по каждому юрлицу, разграничение доступа между организациями | единый шаблон документа: он настраивается один раз |
| Сотрудник оформлен в двух компаниях группы | два комплекта согласий и соглашений, корректное разведение документов по работодателям | вторая УНЭП: сертификат физлица один на обе организации |
| Дистанционные сотрудники в регионах | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии | сбор письменных согласий на КЭДО в общем порядке |
| Производственные площадки без стабильного интернета | канал доставки уведомлений: SMS доходит на кнопочный телефон без интернета | интеграция с мессенджерами |
| Массовое ознакомление с ЛНА по всей сети | способность системы держать одновременное обращение тысяч сотрудников | вид подписи: ознакомление закрывается УНЭП или ПЭП |
Строка про совместителя чаще всего оказывается неожиданной: HR-служба заводит человеку вторую подпись «для второго юрлица», хотя разводить нужно не подписи, а согласия и потоки документов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Гибкость системы в филиальной сети измеряется работой с ролями, а не количеством настроек. Если за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система должна сама вычислять адресата по роли и подразделению, а не оставлять выбор сотруднику, который запускает заявление. Проверьте это на демонстрации: заведите два филиала и посмотрите, куда уйдёт заявление на отпуск.»
Полезно знать: с дистанционными работниками письменное согласие на КЭДО можно не собирать — порядок обмена электронными документами с ними регулируется главой о дистанционной работе и закрывается локальным нормативным актом. С остальными работниками, принятыми до 2022 года, согласие берётся письменно.
Ошибки при настройке подписей в филиалах и цена каждой
ЛНА принят только по головной организации. Мотив понятен: экономия времени юриста, единый текст на всю группу. Результат — в дочернем юрлице электронный документооборот формально не введён, значит, у документов, подписанных электронно, нет основания. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в сумму от 30 000 до 50 000 рублей, и предписание об устранении приходит с обязанностью переоформить весь массив.
Подпись директора филиала без МЧД. Так делают, когда МЧД воспринимают как требование только для сдачи отчётности и обмена с контрагентами. Полномочия подписанта в этом случае подтверждаются только бумажной доверенностью, которая к электронному документу не приложена. В споре о законности увольнения или взыскания сторона доказывает полномочия отдельным пакетом бумаг, и на это уходит время, которого в судебном заседании обычно нет.
Соглашение об УНЭП без порядка проверки подписи. Шаблон берут из открытых источников и не читают. Неквалифицированная подпись при этом теряет опору: соглашение есть, а условия признания её равнозначной собственноручной не выполнены. Цена ошибки считается не переоформлением одного документа, а объёмом всех заявлений, ознакомлений и приказов, подписанных УНЭП с момента запуска.
Подписание после истечения срока действия сертификата. Срок действия ключа подписи и срок действия ключа проверки не совпадают, а проверка сертификата на момент подписания избавляет от ситуаций, когда подпись под документом уже не проходит проверку. В филиальной сети сроки сертификатов разъезжаются быстро: подписантов много, а централизованного календаря продления обычно нет.
Внимание: если сотрудник не даёт согласие на КЭДО, это не основание для увольнения или иных санкций. С таким работником документооборот в его части продолжается на бумаге, а в филиале должен остаться человек с правом подписи бумажных документов.
Кейс из практики: мы ведём клиента через первые 50 подписаний, и на этом отрезке видно, где схема подписей в филиалах расходится с регламентом. Типовые находки — подписант без действующей МЧД, отсутствие замещающего на время отпуска директора подразделения и маршрут, в котором заявление уходит кадровику головного офиса вместо филиального. Правки на этом этапе стоят настройки, после раскатки на сеть — переподписания массива.
Когда УКЭП в филиалах не нужна
Если филиал не заключает трудовые договоры и не подписывает договорную группу документов, отдельный подписант с сертификатом и МЧД ему не нужен. Приём и увольнение остаются в головном офисе, а филиал работает с заявлениями, графиками, ознакомлениями и справками — этот поток целиком закрывается УНЭП кадровика и УНЭП или ПЭП работника.
Второй случай — подразделение до 25 человек, где вся кадровая работа ведётся одним специалистом из центра. Раздавать право подписи в такую точку избыточно: обслуживание сертификата, продление и контроль полномочий обойдутся дороже, чем удалённое подписание из головного офиса.
Третий случай — площадка, которую планируют закрыть или реорганизовать в течение ближайшего года. Полномочия в МЧД придётся отзывать, а подписанные документы — сопровождать доказательствами действительности доверенности на дату подписания. Здесь проще не создавать конструкцию, которую предстоит разбирать.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Обучение при раскатке на филиалы обычно закрывается одним-двумя вебинарами: выпуск подписи, формирование заявления, подписание документа. Отдельно нужен блок для кадровых специалистов подразделений — им показывают, как найти подписанный документ и выгрузить его из архива. Заложите эти два вебинара в план внедрения до старта пилота, а не после.»
Стоимость КЭДО для филиалов и группы юрлиц: тарифы 2026
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов подписи и способа интеграции с учётной системой; количество филиалов на цену не влияет.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | при подключении сотрудника |
| УКЭП для подписантов | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту УЦ |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Цены указаны на дату публикации. Итоговая сумма для группы компаний складывается из численности по всем юрлицам и выбранного набора подписей: если договорную группу подписывает только руководитель, УКЭП понадобится в единственном экземпляре на организацию. Условия по каждому тарифу и порядок перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Выбор между УНЭП и УКЭП в филиальной структуре определяется не географией, а тем, кто и какой документ подписывает от имени работодателя. Договорная группа документов по статье 22.3 ТК РФ закрывается только УКЭП, весь остальной кадровый поток — УНЭП, при этом филиал самостоятельным работодателем не становится и собственного сертификата не получает. Полномочия подписантов подразделений подтверждает машиночитаемая доверенность, а комплект локальных актов и согласий принимается отдельно по каждому юридическому лицу группы.
Мы в Добыто ведём организации группы в одном аккаунте, разделяя роли, маршруты и типы документов по юрлицам и подразделениям, и сопровождаем клиента через первые подписания, пока схема права подписи не отработает без ручных правок.
Частые вопросы
Что означает «ЕИО с наличием ПЭП» в анкете на подключение
ЕИО — единоличный исполнительный орган, то есть руководитель организации, действующий без доверенности. Отметка о ПЭП означает, что у него настроен способ входа и подтверждения действий в системе: логин, пароль, код подтверждения. К видам подписи из 63-ФЗ для подписания трудовых договоров это отношения не имеет: договорную группу документов работодатель подписывает УКЭП.
Есть ли у УКЭП «тип подписки» и «единица измерения»
Ни того, ни другого в 63-ФЗ нет. УКЭП — вид электронной подписи, а не подписка. Тарифицируются две разные вещи: квалифицированный сертификат в удостоверяющем центре и рабочее место в системе КЭДО, которое обычно считается за сотрудника в месяц. Поэтому в коммерческих предложениях рядом стоят стоимость сертификата и стоимость подключения сотрудника, и складывать их в один показатель некорректно.
Нужна ли МЧД, если документы подписывает только руководитель головной организации
Нет. Руководитель действует без доверенности, и его УКЭП, выданная УЦ ФНС на юридическое лицо, подтверждает полномочия сама по себе. МЧД требуется, когда от имени организации подписывает любой другой сотрудник: директор филиала, HR-директор, начальник отдела кадров подразделения.
Можно ли одной УНЭП подписывать документы в двух юрлицах группы
Да, если это подпись физического лица — сертификат один и он не привязан к работодателю. Дублировать придётся другое: согласие на переход на КЭДО, соглашение об использовании ПЭП и УНЭП и ознакомление с ЛНА оформляются отдельно по каждому юридическому лицу, поскольку работодателей у совместителя двое.
Как проверить, был ли действителен сертификат подписанта на дату подписания
Проверка строится по цепочке сертификатов: сертификат подписанта, сертификат удостоверяющего центра, сертификат головного удостоверяющего центра, плюс список отозванных сертификатов. Ссылка на загрузку списка отзыва содержится в самом сертификате. Дополнительно смотрят метку времени: она показывает момент подписания и снимает спор о том, действовал ли ключ на эту дату.
Что делать с документами филиала при смене директора подразделения
Ранее подписанные документы остаются действительными: подпись проверяется на момент её проставления. Действующую МЧД прежнего директора отзывают, новому подписанту выпускают сертификат физического лица и оформляют новую доверенность с тем же объёмом полномочий. До выпуска новой МЧД право подписи возвращается руководителю организации.
Как передавать электронные кадровые документы филиала при проверке
Проверяющим передаётся электронный оригинал вместе с файлом подписи, а не распечатка со штампом: сам по себе визуальный штамп юридической силы не несёт и подпись под ним проверить нельзя. Для документов, подписанных УКЭП, проверка выполняется штатными средствами, поскольку ключи проверки подписи доступны из аккредитованных удостоверяющих центров.
