УНЭП и УКЭП в кадровом электронном документообороте различаются не удобством, а тем, какие документы ими можно подписать и во сколько это обходится компании. Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью, а по остальным кадровым документам ему достаточно УНЭП. Работник в тех же случаях вправе применить УКЭП или УНЭП, а по прочим документам — ещё и простую электронную подпись. Отсюда главное различие, которое видно в бюджете: покупать сертификат УКЭП на каждого сотрудника не требуется, а расходы на выпуск и использование подписи работника по ТК РФ несёт работодатель.
Дальше разбираем, на каких участках кадрового процесса электронный документооборот снимает затраты, а на каких только переносит их с бумаги на лицензии. Покажем, какой подписью подписывается каждая группа документов, какие четыре документа закон оставил на бумаге и как посчитать эффект под свою численность, а не по чужим процентам. Сценарная таблица по профилям компаний, разбор цены ошибки в видах подписи, чек-лист подготовки и тарифы 2026 года — во второй половине статьи.
Где кадровый ЭДО снимает затраты, а где только переносит их
Экономия в кадрах концентрируется в четырёх местах, и они неравнозначны. Первое — подписи: если компания по инерции покупает УКЭП каждому работнику, она платит за то, что закон не требует. Второе — доставка документов туда, где нет кадровика: филиалы, торговые точки, дистанционные и разъездные сотрудники, вахта. Третье — массовые ознакомления: ЛНА, график отпусков, изменения в положении об оплате труда, где одно действие умножается на численность. Четвёртое — хранение и поиск: приказы по личному составу хранятся 50 лет, и всё это время бумажный массив занимает площадь и требует человека, который умеет в нём ориентироваться.
Участки, где экономии почти нет, тоже стоит назвать заранее. Электронный документооборот не сокращает время на согласование по существу: если руководитель думает над заявлением три дня, он будет думать три дня и в системе. Не уменьшает он и объём кадровых решений: количество приказов определяется процессами компании, а не носителем. И не снимает необходимость вести бумажную часть по документам-исключениям.
Разница в скорости лучше всего видна на сроках, которые задаёт закон. Трудовой договор оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, документы по письменному заявлению работника выдаются в течение трёх рабочих дней, график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до начала календарного года. В бумажной схеме эти сроки съедает логистика: распечатать, отвезти, дождаться подписи, вернуть. В электронной остаётся только время на решение. Для распределённой компании это и есть основной денежный эффект, а не стоимость пачки бумаги.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Считать экономию по расходу бумаги бессмысленно: на фоне фонда оплаты труда это погрешность. Смотреть надо на два показателя — сколько рабочих дней проходит от подготовки документа до возврата подписанного экземпляра и сколько сертификатов подписи вы покупаете сейчас. Оба показателя можно замерить за неделю по своим же журналам.»
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая напрямую влияет на бюджет
Три вида электронной подписи установлены 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», и различаются они уровнем защиты и порядком выпуска. Простая электронная подпись подтверждает факт формирования подписи конкретным лицом через коды, логины и пароли. Усиленная неквалифицированная создаётся криптографическими средствами, показывает автора и фиксирует изменения документа после подписания, но её сертификат выпускается не обязательно аккредитованным удостоверяющим центром. Усиленная квалифицированная выпускается только аккредитованным УЦ, ключ проверки указывается в квалифицированном сертификате, а сама подпись приравнена к собственноручной без дополнительных соглашений.
Для кадровых задач важнее другое: юридическая сила растёт от ПЭП к УКЭП, а стоимость владения растёт вместе с ней. ПЭП и УНЭП работникам выдаёт сама система работодателя, УКЭП покупается в удостоверяющем центре на конкретного человека и на срок действия сертификата. Работник может бесплатно получить подпись через приложение Госключ, и это снимает с работодателя часть расходов на выпуск.
Факт: электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах Добыто КЭДО, а УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Отдельно покупать подписи под подключение не нужно.
Какой подписью подписывается каждая группа кадровых документов
Распределение видов подписи задано статьёй 22.3 ТК РФ и не зависит от того, какой сервис вы используете.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП в системе работодателя; на платформе «Работа России» допускается УНЭП, созданная в инфраструктуре электронного правительства | УКЭП или УНЭП |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор, договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, приказы, ЛНА, графики отпусков, табели, согласия и прочие документы, связанные с работой | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП, если порядок её использования закреплён в системе работодателя |
| Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда | Бумага, собственноручная подпись | Бумага, собственноручная подпись |
Из таблицы следует практический вывод по деньгам: квалифицированный сертификат обязателен для подписантов со стороны работодателя, а рядовому сотруднику по большинству документов хватает УНЭП или ПЭП. Компания на 500 человек покупает сертификаты УКЭП единицам, а не пятистам.
«Тип подписки УКЭП» и «единица измерения»: что за этими запросами стоит на самом деле
В поиске часто смешивают два разных слова — подпись и подписка. Виды подписи задаёт 63-ФЗ: ПЭП, УНЭП и УКЭП, никаких типов подписки закон не устанавливает. Тип подписки — это тариф сервиса КЭДО, и считается он за сотрудника в месяц. Единицы измерения у подписи тоже нет: тарифицируется квалифицированный сертификат, штука на человека на срок действия, а срок действия ограничен и требует перевыпуска. Отсюда и разница в модели затрат: сертификаты УКЭП — разовый повторяющийся расход на каждого владельца, подписка на КЭДО — регулярный расход на всю численность.
Отдельный вопрос по единоличному исполнительному органу. Если директор подписывает кадровые документы, простой электронной подписью он не обойдётся: по документам из верхней части таблицы требуется квалифицированный сертификат, а сертификат руководителя юридического лица выпускается удостоверяющим центром ФНС России. ПЭП руководителя закрывает только внутренние согласования и служебную переписку в системе, но не подписание трудового договора.
Важный нюанс из практики: в сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются внутри системы и входят в тариф, поэтому статья затрат «закупка подписей» при переходе схлопывается до квалифицированных сертификатов для подписантов компании. Посчитайте, сколько таких подписантов вам нужно: обычно это руководитель и уполномоченные приказом сотрудники кадровой службы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Самая частая переплата, которую мы видим при аудите, — закупка квалифицированных сертификатов на всю численность. По статье 22.3 ТК РФ работник вправе подписывать трудовой договор неквалифицированной подписью, а заявления и ознакомления — простой. Прежде чем продлевать сертификаты на следующий год, сверьте список владельцев УКЭП с перечнем документов, которые они реально подписывают.»
Где экономии не будет: документы, которые закон оставил на бумаге
Четыре позиции остаются вне электронного документооборота независимо от того, насколько удобна система. Это приказ (распоряжение) об увольнении работника, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, и бумажная трудовая книжка тех, кто её сохранил. Планировать полную остановку бумажного участка нельзя: кадровая служба продолжает печатать, подписывать и хранить эту часть.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: приказ об увольнении, инструктаж по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка остаются на бумаге. Электронный дубликат этих документов не заменяет оригинал при проверке.
Второе ограничение касается формата. Электронный кадровый документ оформляется по единым требованиям Минтруда: основная часть — файл PDF/A-1A, приложения — в форматах для текстовых, табличных, графических и структурированных данных. Требования действуют с 1 марта 2023 года, и подробности состава документов приведены в приказе Минтруда России № 578н от 20 сентября 2022 года. Система, которая выгружает архив в произвольном формате, создаёт компании отложенную проблему при смене оператора.
Сколько считать: методика расчёта экономии под свою численность
Проценты из чужих презентаций не работают, потому что структура кадровых расходов зависит от географии и текучести. Считайте по своим данным: у компании с одним офисом и низкой текучестью эффект собирается из ознакомлений и архива, у розничной сети с оборотом персонала — из оформления приёма и увольнения.
Как посчитать экономию от перехода на КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Посчитайте годовой объём: сколько кадровых документов приходится на одного сотрудника за год — трудовые договоры и допсоглашения, приказы, заявления, ознакомления с ЛНА, графики, уведомления.
- Шаг 2. Замерьте цикл по журналам: сколько рабочих дней проходит от подготовки документа до возврата подписанного экземпляра отдельно для офисного и для удалённого сотрудника.
- Шаг 3. Определите долю персонала вне головного офиса: филиалы, точки продаж, дистанционные и разъездные работники, вахта. Эта доля даёт основную часть эффекта.
- Шаг 4. Сверьте расходы на подписи: сколько квалифицированных сертификатов вы оплачиваете сейчас и сколько останется после распределения документов по статье 22.3 ТК РФ.
- Шаг 5. Оцените архив: занятая площадь, стоимость хранения и сроки. Приказы по личному составу хранятся 50 лет, и всё это время массив нужно содержать и уметь по нему искать.
- Шаг 6. Вычтите из полученной суммы стоимость подписки, работ по внедрению и обучения. Горизонт расчёта — 12 месяцев: в первый квартал экономия перекрывается затратами на сбор согласий и настройку.
Сценарии, в которых точки экономии расходятся сильнее всего, удобно сравнить в одной таблице.
| Профиль компании | Где экономия наибольшая | Что эффекта почти не даст |
|---|---|---|
| До 25 человек, один офис | Ознакомление с ЛНА и графиком отпусков, хранение и поиск документов | Доставка документов, интеграция с учётной системой |
| 50-300 человек, один-два города | Оформление приёма и переводов, отпуска, массовые ознакомления | Сокращение штата кадровой службы |
| Сеть точек, 300 человек и больше | Доставка и возврат подписанных документов, соблюдение трёхдневных сроков | Бумажный участок по документам-исключениям |
| Массовый и сезонный найм, вахта | Пиковое оформление приёма и увольнения, сбор согласий и анкет | Архивная экономия в первый год |
| Компания с дистанционными работниками | Обмен документами по правилам главы 49.1 ТК РФ без почты и курьера | Закупка УКЭП на каждого дистанционного сотрудника |
Совпадение по всем строкам одно: расходы на квалифицированные сертификаты для рядового персонала не попадают ни в одну графу экономии, потому что закон их не требует. В практике Добыто именно эта строка чаще всего оказывается самой крупной при первом пересчёте бюджета.
Когда КЭДО не окупается
Компании до 25 человек в одном помещении денежной экономии почти не получают: документы подписываются за минуту в соседнем кабинете, курьер не нужен, архив помещается в шкаф. Здесь подключение оправдано другим — дисциплиной ознакомлений и готовностью к проверке, а не сокращением затрат.
Второй случай — компания в стадии реорганизации или смены учётной системы. Пока не устоялись оргструктура и штатное расписание, маршруты согласования придётся переделывать, а переделка обходится дороже, чем перенос запуска на квартал.
Третий случай — организация, где основной объём кадровых документов приходится на исключения: производство с высокой аварийностью и постоянными инструктажами по охране труда. Электронный документооборот закроет вторую половину процесса, но бумажный участок останется, и расчёт нужно делать только по той части, которая реально переводится.
Цена ошибки: неверная подпись и несобранные согласия
Ошибка в виде подписи не стоит переоформления документа. Трудовой договор, подписанный работодателем не квалифицированной подписью там, где статья 22.3 ТК РФ требует УКЭП, в споре не работает как доказательство согласованных условий, а нарушение порядка оформления попадает под часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ: от 50 000 до 100 000 рублей на юридическое лицо.
Нарушение общего порядка — непроведённое ознакомление, отсутствие ЛНА о введении КЭДО, невыданный по заявлению документ — идёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1 000 до 5 000 рублей на должностное. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — от 50 000 до 70 000 рублей на юридическое лицо, а должностному лицу грозит дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
Отдельная зона риска — персональные данные. Обработка персональных данных без письменного согласия там, где оно обязательно, наказывается по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ штрафом до 700 000 рублей на юридическое лицо. При переходе на КЭДО объём персональных данных в системе растёт, поэтому согласие на обработку и согласие на взаимодействие через электронный документооборот собираются как два отдельных документа.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Экономия на этапе подготовки документов оборачивается расходами в суде. Если положение о ведении КЭДО не утверждено, а работник не уведомлён и не дал согласия, электронный приказ придётся доказывать целиком: и порядок подписания, и идентификацию работника. Утверждённый ЛНА и лист ознакомления снимают половину вопросов ещё до заседания.»
Что проверить до запуска: подготовка, которая определяет эффект
Перед подключением сервиса закрывается пять позиций. Первая — решение о видах подписи: какие документы подписываются УКЭП, какие УНЭП, где допускается ПЭП работника. Вторая — локальные нормативные акты: положение о ведении КЭДО, приказ о введении, приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. Третья — уведомления и согласия работников. Четвёртая — перечень документов, которые компания переводит в электронный вид, с явным указанием исключений. Пятая — порядок хранения и выгрузки, включая форматы.
Согласие работника требуется не от всех. По части 7 статьи 22.2 ТК РФ его не нужно получать от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж. Остальных уведомляют и получают письменное согласие, а отказ не влечёт для работника негативных последствий: с ним компания продолжает работать на бумаге. Порядок введения электронного документооборота и полномочия сторон описаны в разделе Минтруда об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.
Шаблоны локальных актов и согласий для перехода на КЭДО
Комплект закрывает подготовительный этап, начинать удобнее с положения о ведении КЭДО — остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО, шаблон для HR | Скачать |
Важный нюанс из практики: сбор согласий идёт дольше самой настройки системы. Мы закладываем пилотную группу — одно подразделение, на котором обкатываются маршруты согласования и роли, — и только после этого разворачиваем КЭДО на всю компанию. Дорожная карта с разбивкой по неделям здесь работает как план проекта, а не как нормативный срок: сроки этапов компания задаёт себе сама.
Интеграция с учётной системой определяет, останется ли двойной ввод. Если кадровые данные, штатное расписание и документы живут в 1С, а подписание идёт в отдельном сервисе без обмена, кадровик заносит одно и то же дважды, и расчётная экономия исчезает.
Лайфхак: готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически. Проверьте наличие такого модуля до выбора тарифа, а не после запуска.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Перед подключением полезно развести права и роли: кто готовит документ, кто согласовывает, кто подписывает от лица компании. Матрица ролей и чек-лист настройки в 1С:ЗУП составляются за пару часов, а без них маршрут переделывается уже на живых документах, когда сотрудники его видят.»
Стоимость КЭДО в Добыто: тарифы и сроки
Стоимость зависит от численности, набора функций и требований к интеграции и поддержке. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив (тариф «Бизнес») | входит в тариф | с момента подключения |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по мере подключения сотрудников |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: интеграция с 1С, кастомные шаблоны и электронный архив доступны с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и API — в «Корпорации». Полный состав пакетов и условия перехода между ними указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров и в подписку не входит.
Выводы
Основные деньги в кадровом электронном документообороте лежат не в бумаге, а в трёх местах: правильном распределении видов подписи, скорости обмена с сотрудниками вне офиса и хранении массива, который по закону живёт десятилетиями. Квалифицированный сертификат нужен подписантам со стороны компании, рядовому персоналу по большинству документов достаточно УНЭП или ПЭП. Часть процесса остаётся бумажной, и расчёт эффекта корректно делать только по переводимой части.
Мы подключаем компании с разной структурой — от одного офиса до распределённых сетей — и на старте разводим документы по видам подписи, чтобы бюджет на сертификаты не дублировал подписку. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, а пилотная группа перед раскаткой снимает основную часть ошибок настройки маршрутов.
Частые вопросы
Можно ли перевести на электронный документооборот только часть подразделений?
Да. Работодатель сам определяет перечень документов и категории работников, в отношении которых вводится электронный документооборот, и закрепляет это в локальном нормативном акте. Пилот на одном подразделении — рабочая схема: маршруты и роли обкатываются на ограниченной группе, затем ЛНА дополняется остальными подразделениями. Уведомить и получить согласие нужно только у тех, кого перевод затрагивает.
Что делать, если работник отказался от КЭДО?
С таким работником компания продолжает вести документы на бумаге, отказ не влечёт для него негативных последствий. Отсутствие ответа на уведомление приравнивается к отказу. Работник вправе дать согласие позже, и повторное уведомление для этого не требуется. Расходы на выпуск и использование электронной подписи работника в любом случае несёт работодатель.
Нужна ли отдельная электронная подпись генеральному директору?
Да, если он подписывает кадровые документы от лица компании. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении условий трудового договора требуется усиленная квалифицированная подпись. Сертификат руководителя юридического лица выпускает удостоверяющий центр ФНС России, простой электронной подписью эти документы подписать нельзя.
Что произойдёт с документами при смене оператора КЭДО?
Электронные кадровые документы остаются документами работодателя, и он обязан обеспечить их хранение в течение установленных сроков — для приказов по личному составу это 50 лет. Проверьте до заключения договора, в каком виде выгружается архив: основная часть документа должна быть в PDF/A-1A с сохранением файлов подписи, иначе перенос в другую систему превратится в отдельный проект.
Обязан ли работодатель переходить на кадровый электронный документооборот?
Нет, это право, а не обязанность. Компания вправе вести кадровые документы на бумаге сколько угодно долго. Обязательными остаются только требования к порядку введения КЭДО, если работодатель принял такое решение: локальный нормативный акт, уведомление работников, согласие тех, у кого оно требуется, и соблюдение правил по видам подписи.
Как оформляются документы дистанционного работника, если он живёт в другом регионе?
Взаимодействие идёт по правилам главы 49.1 ТК РФ: при заключении трудового договора о дистанционной работе путём обмена электронными документами применяются усиленные подписи, а по требованию работника работодатель направляет оформленный на бумаге экземпляр заказным письмом с уведомлением. Ознакомление с приказами и ЛНА при этом ведётся в электронном виде, и трёхдневный срок выдачи документов по заявлению работника действует так же, как для офисного персонала.
