Стоимость перехода на КЭДО: бюджет и сроки окупаемости

Стоимость перехода на КЭДО складывается из четырёх статей: подписка на сервис, выпуск электронных подписей, интеграция с учётной системой и организационные работы по локальным нормативным актам. Подписка тарифицируется за сотрудника в месяц: от 30 ₽ на тарифе «Старт» до 25 человек и от 50 ₽ на тарифе «Бизнес» при минимальной оплате 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников. ПЭП и УНЭП для работников входят в тариф и выпускаются бесплатно, отдельно оплачивается только УКЭП. Различие, от которого зависит смета: работодатель подписывает кадровые документы УКЭП, а работник — ПЭП или УНЭП, поэтому платные сертификаты нужны нескольким уполномоченным лицам, а не всему штату.

Разберём каждую статью бюджета отдельно и покажем расходы, которые не попадают в коммерческое предложение: доработку коннектора под нетиповую 1С, перенос данных о накопленных отпусках, оценку соответствия требованиям 152-ФЗ. Дадим формулу окупаемости и базу для расчёта экономии: около 30 кадровых документов в год на одного сотрудника и от 400 ₽ за одну курьерскую доставку. Сценарии окупаемости по численности, чек-лист подготовки, тарифы и сроки на 2026 год — во второй половине статьи.

Из чего складывается бюджет перехода на КЭДО

Смета делится на регулярную часть и разовую. Регулярная — подписка на сервис и поддержка, она считается на год вперёд и легко закладывается в бюджет. Разовая — интеграция, обучение и юридическая обвязка, и именно она чаще всего оказывается недооценённой, потому что оплачивается не деньгами вовне, а рабочим временем кадровой службы, юриста и бухгалтерии.

Разработчики по-разному описывают одну и ту же услугу, и сравнивать предложения приходится не по итоговой цифре, а по единице тарификации. Одни считают рабочие места, другие — пакеты подписанных документов, третьи дробят цену на модули: отдельно внедрение, отдельно архив, отдельно интеграция. При равной цене за сотрудника итоговый счёт различается в разы, если у вас много движений по кадрам и мало людей или наоборот.

Первые две строки закрываются счётом от поставщика, третья и четвёртая — внутренними ресурсами. При расчёте бюджета на год берите обе части: подписка на 500 человек по тарифу от 50 ₽ в месяц даёт 300 000 ₽ регулярных расходов, а разовая часть в первый год способна оказаться сопоставимой, если учётная система нетиповая.

Отдельно посчитайте документы, которые останутся на бумаге. Акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда в электронный вид не переводятся, значит бумажный процесс, курьер и архив сохраняются в урезанном виде. В практике Добыто смета чаще всего рушится не на подписке, а на этом остатке: компания рассчитывает закрыть бумажный контур полностью и планирует экономию, которой не будет.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Прозрачное ценообразование — это одна единица тарификации, а не пять строк с внедрением, модулями и архивом по отдельности. Когда разработчик дробит цену, сравнить два предложения между собой почти невозможно, и разница вылезает через полгода. Попросите пересчитать коммерческое предложение на вашу численность и на ваш годовой объём документов — обе цифры сразу станут сопоставимыми».

Цена подписи: чем ПЭП, УНЭП и УКЭП различаются в смете

Со стороны организации кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, со стороны работника допустимы простая и усиленная неквалифицированная. Отсюда простая арифметика: платных сертификатов нужно столько, сколько у вас уполномоченных подписантов, а не столько, сколько людей в штате.

ПЭП — это связка логина, пароля и кода из СМС. Она подтверждает, что доступ был у конкретного человека, но не гарантирует неизменность документа. УНЭП и УКЭП формируются криптографическими средствами и дают уникальный отпечаток документа. Разница между ними в том, что квалифицированный сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а неквалифицированный может выпускаться внутри сервиса или средствами IT-службы работодателя.

В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП выпускаются внутри платформы и входят в тариф, поэтому в смете эта строка остаётся нулевой при любой численности. Единица измерения для УКЭП — именно сертификат на конкретное физическое лицо, а не подписка на компанию: за каждого нового подписанта платят отдельно, при увольнении сертификат передать нельзя. Для ПЭП и УНЭП единицей тарификации выступает активный кабинет работника, и внутри такого кабинета обычно действует одна подпись: если работник забыл пароль, он перевыпускает её сам, доплаты за это нет.

Ещё один способ не платить за подписи работников — приложение Госключ на портале Госуслуг: сертификат формируется дистанционно, для этого нужна подтверждённая учётная запись и номер телефона, сервис безвозмездный для граждан. Правила формирования и использования такой подписи в инфраструктуре Госуслуг установлены постановлением Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152. Подписание кадрового документа через приложение занимает около минуты, а для части работников доверие к государственному приложению снимает возражение против облачной подписи удостоверяющего центра.

Скачайте соглашение об использовании ПЭП и НЭП для работников

Соглашение нужно не для галочки: неквалифицированная подпись признаётся, если её использование предусмотрено федеральным законом либо соглашением сторон, и в соглашении обязательно описывается порядок проверки подписи. Для простой электронной подписи такой документ обязателен всегда. Пропуск этого шага превращает подписанный документ в спорное доказательство, а спор с работником стоит дороже любой экономии на юристе.

Скрытые расходы, которых нет в коммерческом предложении

Готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час и не требует вашей команды разработки. Обмен через API — другая история: срок зависит от квалификации вашей команды и в практике укладывается в диапазон от 2 дней до 2 месяцев. Мы отдаём готовый модуль для 1С:ЗУП, который устанавливается и настраивается за один день, но если у вас самописная учётная система, закладывайте в бюджет часы собственных программистов.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Кадровый и зарплатный учёт примерно 90% компаний ведут в 1С, и это создаёт ложное ощущение, что интеграция типовая. У компаний на тысячу и более сотрудников конфигурация почти всегда доработана, и обмен «из коробки» приходится перепиливать. Дальше расходы становятся регулярными: релизы 1С и релизы сервиса выходят своим темпом, и обмен нужно поддерживать после каждого обновления.

Вторая невидимая статья — перенос данных. Стороннему сервису нужно передать справочники, карточки работников и остатки накопленных отпусков, и это отдельная работа кадровой службы перед запуском. Решения, встроенные в учётную систему, этот этап снимают: данные подтягиваются из той же базы.

Третья статья возникает из требований 152-ФЗ. Оценка соответствия по закону обязательна, но проводится двумя способами: самостоятельно, с оформлением акта оценки соответствия требованиям, либо через привлечённого лицензиата ФСТЭК, и тогда процедура называется аттестацией и заканчивается аттестатом. Первый вариант стоит рабочего времени, второй — денег, и выбор зависит от того, какие требования распространяются на вашу информационную систему. Если собственного подразделения по информационной безопасности нет, привлечение стороннего специалиста хотя бы для подтверждения того, что аттестация не требуется, дешевле последующего штрафа за невыполнение требований.

Сколько стоит ошибка при выборе сервиса

Часть требований в техническом задании оплачивается, но не даёт бизнес-ценности. Три типовых примера: подписание работниками через портал «Работа в России», возврат уже подписанных документов обратно в учётную систему и интеграция с мессенджерами для уведомлений. Первое добавляет ещё одну точку отказа и отдельный интерфейс для работника, второе задваивает документы и растит нагрузку на учётную систему, третье требует постоянной поддержки под каждый мессенджер и ломается, когда мессенджер блокируют.

Обратная ошибка дороже. Работа под нагрузкой в технические задания попадает редко, а при рассылке ЛНА на ознакомление в систему одновременно заходят тысячи работников. Компании, которые не проверили этот параметр, доходили до запуска, получали остановку системы и теряли всё время, потраченное на настройку. Проверяется это до оплаты: запросите у поставщика результаты нагрузочного тестирования и число одновременно работающих пользователей.

Кейс из практики: распределённая компания на 1000 человек посчитала бумажный кадровый процесс и получила около 6 млн ₽ в год — основной вклад дали курьерские доставки. Лицензии на сервис КЭДО обошлись примерно в 900 000 ₽ в год, разница закрыла проект в первый же год работы.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Перед подписанием договора проверьте у разработчика лицензии на деятельность в области информационной безопасности. Регуляторы вправе прекратить деятельность организации или запретить использование продукта, и тогда вы остаётесь без системы, в которую уже перевели кадровый документооборот. Список лицензий вендор предоставляет по запросу, это нормальная часть преддоговорной проверки».

Что вы перестаёте платить после перехода

База для расчёта экономии считается по четырём слагаемым: бумага и картриджи, курьерская логистика, хранение и трудозатраты. На одного сотрудника в год приходится порядка 30 кадровых документов, и в деньгах бумажное обслуживание одного человека оценивается примерно в 2000 ₽ в год. По более осторожным оценкам, при 3-15 документах на человека в год экономия составляет от одной до нескольких тысяч рублей на сотрудника ежегодно.

Логистика в этой сумме занимает больше, чем сама бумага. Одна курьерская доставка по городу стоит от 400 ₽, а компании с распределённым штатом и активным наймом отправляют курьера ежедневно. Хранение считается площадью: в пачке 500 листов, в коробке пять пачек, то есть 2500 листов, и архив на 10 000 работников измеряется уже не полками, а помещением с арендой.

Трудозатраты считаются по нормативу нагрузки. В среднем один специалист по кадрам обслуживает 400-500 человек, и при бумажном обороте его время уходит на печать, сбор подписей и поиск документов в архиве. На практике компании не сокращают кадровую службу после перехода: администрирование остаётся, меняется его содержание. Поэтому в расчёт экономии корректнее закладывать не сокращение ставок, а высвобожденные часы и отказ от найма дополнительного кадровика при росте штата.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самый плотный поток документов идёт не там, где его ждут. Это оформление на работу и отпуска: заявление, приказ, ознакомление, и так по каждому человеку по нескольку раз в год. Возьмите за последний год два этих процесса, посчитайте по ним печать, доставку и часы кадровика — получите не всю экономию, но ту её часть, которую можно защитить перед финансовым директором цифрами».

Отдельная строка, которую бухгалтерия обычно не учитывает, — скорость оформления. При бумажном процессе от принятия оффера до подписания трудового договора проходит от двух дней и больше, и за это время кандидат успевает принять встречное предложение. У одной компании после перехода на электронное подписание отказы от уже принятых офферов снизились на 83%. Стоимость закрытия вакансии заново — это тоже часть цены бумажного документооборота.

Как посчитать бюджет перехода на КЭДО: пошаговый расчёт

1. Шаг 1. Составьте перечень кадровых документов, которые реально подписываются в компании за год, и отметьте те, что закон оставляет на бумаге. Умножьте остаток на численность — получите годовой объём документов.
2. Шаг 2. Посчитайте текущие прямые расходы: бумага и картриджи, курьерские доставки по 400 ₽ и выше, аренда и содержание архивного помещения.
3. Шаг 3. Оцените трудозатраты: сколько ставок кадровой службы обслуживает штат сейчас исходя из нормы 400-500 человек на специалиста и сколько часов уходит на печать и сбор подписей.
4. Шаг 4. Запросите у поставщика цену в вашей единице тарификации — за сотрудника в месяц, за рабочее место в год или за пакет документов — и пересчитайте её на годовой объём из шага 1.
5. Шаг 5. Добавьте разовую часть: работы по интеграции, перенос справочников и остатков отпусков, разработка ЛНА, обучение работников.
6. Шаг 6. Отдельной строкой посчитайте УКЭП: число уполномоченных подписантов умножьте на стоимость сертификата, для работников подписи берутся из тарифа.
7. Шаг 7. Разделите разовые вложения на месячную разницу между текущими расходами и подпиской — получите срок окупаемости в месяцах.

Когда вложения возвращаются: расчёт по трём сценариям

Подписка на тарифе «Бизнес» от 50 ₽ за сотрудника в месяц — это 600 ₽ в год на человека. Бумажное обслуживание того же человека оценивается примерно в 2000 ₽ в год. Разница в 1400 ₽ на сотрудника и есть тот денежный поток, из которого возвращаются разовые вложения первого года. При консервативной оценке экономии в 1000 ₽ в год на человека разница сокращается до 400 ₽, и срок окупаемости растягивается.

Скорость возврата определяют три характеристики компании: численность, распределённость штата и текучесть кадров. Компании с высокой текучестью и филиалами в разных городах выходят в плюс быстрее, потому что у них выше и объём документов, и доля курьерских отправок.

В первом сценарии решение принимается не по прямой экономии, а по скорости найма и удобству работников. Во втором и третьем сценариях счёт идёт на миллионы, и там проект окупается за счёт одной только логистики.

Когда переход на КЭДО не окупится

Компания до 25 человек, все работают в одном офисе, кадровых движений мало, найма почти нет: подписка окупится, но эффект будет измеряться десятками тысяч рублей в год, и ради него не стоит запускать трёхмесячный проект. Второй случай — производственный персонал без смартфонов и устойчивого интернета: цифровая грамотность здесь ниже, и внедрение упирается в объяснение работникам, а не в технику. Третий случай — компания, где большая часть документооборота приходится на увольнения и инструктажи по охране труда: эти документы остаются на бумаге, и бумажный контур придётся содержать параллельно.

Что об этом думает Роструд: в утверждённых формах проверочных листов бумажная и электронная форма трудового договора приравнены, электронная форма нарушением не считается. Опасение, что документы не примут при проверке, на бюджет влиять не должно.

Что подготовить до оплаты счёта

Разовая часть бюджета сжимается, если подготовительные решения приняты до старта работ, а не в процессе. Проверьте пять пунктов, каждый из них влияет на срок и на сумму.

• Перечень документов и категорий работников. В акте о введении электронного документооборота указываются информационная система, категории работников и категории документов, по которым ведётся КЭДО, а также порядок и сроки уведомления.
• Порядок осуществления КЭДО. Второй обязательный ЛНА описывает процедуру: когда документ считается полученным, в какой срок его нужно подписать и в каких случаях компания возвращается к бумаге — например, при сбоях связи.
• Статус работников. С дистанционными работниками порядок электронного взаимодействия закрепляется локальным актом о дистанционной работе, письменное согласие с них не собирается. С остальными Минтруд рекомендует собирать письменное согласие на бумаге.
• Схема согласования по каждому документу. Заявление на отпуск проходит работника, руководителя и подписанта со стороны работодателя, приказ о переводе — другой маршрут. Эти цепочки определяются до настройки, иначе маршруты переделываются после запуска.
• Резервное хранение. Кадровые документы хранятся десятилетиями. Уточните в лицензионном договоре, сохраняется ли доступ к архивной версии после расторжения, и решите, нужна ли вам собственная резервная копия.

Важный нюанс из практики: у компании на 300 человек с одним специалистом по кадрам переход занял 3 месяца. Дольше всего шли не технические настройки, а обучение работников, отработка возражений и сбор согласий. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: первый документ отправляется небольшой группе и показывает, у кого подпись не выпустилась.

Шаблоны ЛНА и документов для перехода на КЭДО

Комплект закрывает подготовительный этап целиком, начинать удобнее с положения о ведении КЭДО — на него ссылаются остальные документы.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Организационная часть съедает больше времени, чем интеграция, и её почти никогда не закладывают в план. Разработать локальные акты, утвердить их, уведомить работников и собрать согласия — это недели, а не дни, и объём работы растёт вместе с численностью. Назначьте одного ответственного за проект со стороны компании: без него сроки уезжают независимо от того, насколько быстро настраивается сервис».

Стоимость подключения и тарифы КЭДО в Добыто

Итоговая сумма зависит от численности, набора функций и способа интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма считается от численности и набора функций, а тариф меняется в любой момент: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальный состав пакетов и условия смотрите на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому отдельной статьи расходов на приведение системы в соответствие в смете не появляется.

Выводы

Бюджет перехода делится на регулярную подписку и разовые работы первого года, и сравнивать предложения нужно по единице тарификации, а не по цене за сотрудника. Дорогая подпись требуется только уполномоченным лицам работодателя, работникам достаточно ПЭП или УНЭП из состава сервиса. Скрытые расходы концентрируются в трёх местах: доработка интеграции под нетиповую учётную систему, перенос данных и оценка соответствия по 152-ФЗ. Срок возврата вложений определяется численностью, распределённостью штата и текучестью, а не размером скидки.

Мы в Добыто считаем смету вместе с клиентом до подписания договора: разносим разовые работы по неделям, отдельно оцениваем интеграцию с 1С:ЗУП и показываем, какая часть бумажного контура останется после перехода. Это снимает основную часть сюрпризов, из-за которых проект выходит за первоначальный бюджет.

Частые вопросы

Можно ли перевести на КЭДО только часть сотрудников и снизить подписку?

Да. Электронный кадровый документооборот — право работодателя, и закон не требует переводить всех сразу. В акте о введении КЭДО указываются категории работников и категории документов, по которым ведётся электронный обмен, поэтому можно начать с головного офиса, с одного подразделения или только с документов по приёму на работу. Бюджет при этом растягивается по этапам, а не оплачивается за весь штат в первый месяц.

Что происходит с лицензией и подписью, когда работник увольняется?

Оплачивается активный кабинет, а не человек, поэтому у части поставщиков лицензия передаётся новому сотруднику. Электронную подпись передать нельзя: она привязана к конкретному физическому лицу, и новому работнику в рамках той же лицензии выпускается своя. Для компаний с высокой текучестью это принципиальный пункт договора — уточняйте его до оплаты.

Нужно ли платить за подпись, если работник пользуется Госключом?

Нет, для граждан сервис безвозмездный. Сертификат формируется дистанционно при наличии подтверждённой учётной записи на Госуслугах и номера телефона, ехать в удостоверяющий центр не требуется. Расход возникает на стороне работодателя только в том случае, если система КЭДО не интегрирована с приложением: интеграция реализуется на стороне информационной системы, а не работником.

Дешевле ли разработать систему КЭДО своими силами?

В сравнениях, где компании ставили рядом два внешних сервиса и собственную разработку, свой продукт выходил самым дорогим вариантом. Кадровый документооборот — это не только подписание: нужны служба поддержки для работников, постоянное сопровождение изменений законодательства и регулярные доработки. Без выделенной поддержки нагрузка возвращается на кадровую службу, и экономия на лицензиях перекрывается ростом трудозатрат.

Сохранится ли доступ к документам после расторжения договора с сервисом?

Как правило, в лицензионном договоре предусматривается доступ к архивной версии и после расторжения, поскольку кадровые документы хранятся десятилетиями. Формулировку нужно проверять в конкретном договоре: это единственный пункт, который защищает вас от расходов на экстренную выгрузку и перенос архива. Отдельно уточните формат выгрузки — документ должен выгружаться вместе с файлами подписей.

Обязательно ли заказывать аттестацию информационной системы по 152-ФЗ?

Оценка соответствия требованиям обязательна, но проводится двумя способами. Первый — самостоятельно, с оформлением акта оценки соответствия требованиям, и он стоит только рабочего времени. Второй — привлечь лицензиата ФСТЭК, тогда процедура называется аттестацией и заканчивается выдачей аттестата либо замечаниями. Аттестация точно нужна государственным организациям и тем, у кого по закону требуются высокие уровни защищённости.

Можно ли заложить в экономию сокращение кадровой службы?

На практике специалистов по кадрам после перехода не сокращают: администрирование документов, ведение маршрутов и работа с исключениями остаются. Норматив нагрузки — примерно 400-500 работников на одного специалиста, и корректнее закладывать в расчёт не сокращение ставок, а отказ от найма дополнительного кадровика при росте численности.