УНЭП в КЭДО закрывает работнику почти весь кадровый документооборот: трудовой договор и дополнительные соглашения, договор о материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании. Работодатель на этих же документах обязан ставить УКЭП, и заменить её на УНЭП нельзя: так устроена статья 22.3 ТК РФ. Внутри самой УНЭП тоже есть развилка. Подпись по соглашению сторон требует отдельного соглашения с работником и описанного в нём порядка проверки, а УНЭП, выпущенная через инфраструктуру электронного правительства (Госключ), такого соглашения не требует.
Разберём, какие документы УНЭП закрывает, какие остаются за УКЭП и бумагой, чем УНЭП по соглашению сторон отличается от УНЭП ЕСИА и во что обходится ошибка в выборе подписи. Покажем, какие документы нужно оформить до запуска и почему согласие работника на КЭДО Роструд требует именно на бумаге. Сценарная таблица по типам персонала, порядок подключения по шагам, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
УНЭП, ПЭП и УКЭП: чем они различаются по 63-ФЗ
Усиленная неквалифицированная электронная подпись создаётся криптографическими средствами: она подтверждает, кто подписал документ, и фиксирует, что после подписания файл не менялся. Простая электронная подпись такого свойства не имеет, она подтверждает только сам факт формирования подписи определённым лицом через логин, пароль или код из SMS. Квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной не криптографией, а происхождением сертификата: его выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а средства подписи имеют подтверждение соответствия ФСБ России. Признаётся УКЭП по умолчанию, без каких-либо договорённостей сторон.
Разница по сути видна в таблице ниже. Она нужна, чтобы понять, за что вы платите и что придётся оформлять дополнительно.
| Параметр | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | факт подписания конкретным лицом | лицо, подписавшее документ, и неизменность файла после подписания | то же, что УНЭП, плюс сертификат аккредитованного УЦ |
| Кто выпускает | система работодателя или ЕСИА | УЦ оператора КЭДО или инфраструктура электронного правительства (Госключ) | аккредитованный УЦ, для юрлица — УЦ ФНС |
| Нужно ли соглашение сторон | да, порядок закрепляется в ЛНА и соглашении | да, если подпись не выпущена через ЕСИА; для УНЭП ЕСИА — нет | нет, признаётся в силу 63-ФЗ |
| Кадровые документы работника | заявления, ознакомления и прочие документы вне закрытого перечня статьи 22.3 ТК РФ | все документы работника, включая закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ | все документы работника |
| Стоимость для работника | бесплатно | бесплатно, расходы несёт работодатель (статья 22.2 ТК РФ); Госключ бесплатен для гражданина | платно, если выпускается в коммерческом УЦ |
Из таблицы следует практический вывод для бюджета: УНЭП даёт компании юридическую силу уровня подписи с криптографией, но без покупки сертификатов на каждого работника. Именно поэтому УНЭП стала рабочим стандартом массового КЭДО, а УКЭП осталась подписью работодателя и отдельных категорий сотрудников.
Какие кадровые документы работник подписывает УНЭП
Статья 22.3 ТК РФ устроена как закрытый перечень. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, изменений к ним, согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва работник вправе использовать только УКЭП или УНЭП. ПЭП здесь не подходит. Те же требования действуют, когда работник в информационной системе работодателя знакомится с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора и с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Работодатель на этом перечне ограничен жёстче: там нужна УКЭП. На остальных кадровых документах в своей информационной системе работодатель вправе подписывать УНЭП. Отсюда типовая связка, которую HR-директору проще всего защищать перед юристами: УКЭП на стороне компании, УНЭП на стороне работника, ПЭП не используется вовсе.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «По Трудовому кодексу все три вида подписи в разных сочетаниях допустимы, и техника это поддерживает. Но чем больше видов подписи в одной компании, тем чаще работник не понимает, чем он сейчас подписывает документ. Если вам нужно универсальное решение, берите УНЭП со стороны сотрудника и УКЭП со стороны работодателя и закрывайте этой парой весь документооборот.»
Часть документов в электронный вид не переводится вообще, и вид подписи здесь не спасает. Это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Все остальные кадровые документы допускают электронную форму без дублирования на бумаге.
Факт: часть 2 статьи 22.3 ТК РФ прямо допускает для работника УНЭП, выпущенную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Правила создания и использования такого сертификата установлены постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152.
Две УНЭП: по соглашению сторон и через Госключ
Формально закон говорит об одном виде подписи, на практике компания выбирает между двумя механизмами, и они по-разному нагружают юристов и поддержку.
УНЭП оператора КЭДО выпускается в удостоверяющем центре сервиса. Работник получает её внутри личного кабинета за пару кликов и сам задаёт пароль. Условие законности — соглашение сторон, в котором описан порядок проверки такой подписи. Без этого соглашения документ, подписанный УНЭП, легко оспорить: статья 6 63-ФЗ признаёт неквалифицированную подпись равнозначной собственноручной либо по соглашению сторон, либо когда её использование предусмотрено федеральным законом.
УНЭП ЕСИА выпускается в мобильном приложении Госключ после дистанционной идентификации через подтверждённую учётную запись на Госуслугах. Соглашение об использовании подписи с работником в этом случае не подписывается: механизм назван в самой статье 22.3 ТК РФ. Для работника нужен только смартфон, для работодателя — интеграция и обезличенный сертификат организации.
Соберите соглашение об использовании ПЭП и НЭП под свою компанию
Выбор между двумя механизмами упирается в интерфейс. Подписание через Госключ уводит работника из личного кабинета КЭДО в отдельное приложение, и обратно он возвращается по ссылке. Технически это решается переадресацией, как в интернет-магазинах при оплате через банковское приложение, но в моменте лишний переход снижает долю дошедших до подписи. УНЭП оператора, наоборот, оставляет работника в одном окне, зато требует соглашения и объяснений, почему подписи можно доверять. В Добыто поддерживаются оба механизма, и в положении о КЭДО можно закрепить их одновременно, оставив работнику выбор при выпуске подписи.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Госключ снимает главное возражение сотрудников: подпись выпускает не работодатель и не сторонний вендор, а государство, и доверие к Госуслугам заметно выше. Мы советуем не выбирать один механизм навсегда, а посмотреть на своей пилотной группе, где именно люди отваливаются: на выпуске подписи или на переходе в отдельное приложение.»
Важный нюанс из практики: когда работнику оставляют выбор между УНЭП оператора и Госключом, до 70% останавливаются на Госключе. Причина не в удобстве интерфейса, а в источнике подписи: сертификат выпускает государство, и внутренний барьер «а вдруг этой подписью на меня оформят кредит» снимается быстрее, чем любыми объяснениями от работодателя.
Лайфхак: при самостоятельном подключении Госключа обезличенный сертификат организации выпускает лично генеральный директор, срок действия — 1 год, перевыпуск тоже личный. Поставьте напоминание за месяц, иначе подписание встанет в день истечения сертификата.
Что УНЭП даёт компании в деньгах и сроках
Экономия на сертификатах считается первой строкой, но она не самая крупная. Основной эффект даёт сокращение цикла: документ перестаёт зависеть от явки человека в отдел кадров, курьера и почты.
Оформление трудовых отношений на бумаге занимает от двух дней и дольше, и за это время сильный кандидат успевает сходить на другие собеседования. Подписание кадрового документа УНЭП через мобильное приложение при уже установленном приложении укладывается в одну минуту. На один процесс целиком, от создания документа до подписи обеих сторон, уходит 15-30 минут против нескольких недель на бумаге в территориально распределённых компаниях.
Кейс из практики: компания на 40 000 сотрудников с интеграцией КЭДО в контур 1С сократила трудозатраты на кадровый документооборот в 6,5 раза. В проекте на 1100 сотрудников экономия только на выпуске и обслуживании электронных подписей составила около 0,5 млн рублей в год, а один кадровый процесс стал закрываться за 15-30 минут.
Второй эффект неочевиден, пока не столкнётесь с проверкой. Каждый документ, подписанный УНЭП, хранится вместе с файлом подписи, и выгрузить подтверждение ознакомления по конкретному работнику можно за пару кликов. На бумаге тот же запрос означает поездку в архив и поиск оригинала в коробках, у части компаний архив вынесен в отдельное здание.
Третий эффект касается локальных нормативных актов. Массовое ознакомление с ЛНА на бумаге упирается не в подписи, а в ручную сборку комплекта под каждую должность. В системе КЭДО база документов настраивается один раз по отделам и должностям, а дальше комплект собирается автоматически при приёме и переводе, и новая редакция уходит на повторное ознакомление всем, на кого распространялась старая. В практике Добыто именно этот блок чаще всего окупает внедрение в компаниях с большим линейным персоналом.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Считайте не только бумагу, картриджи и курьеров. Документы оформляются на одного сотрудника от 3 до 15 раз в год, и каждый раз это дорога в отдел кадров и ожидание у двери в рабочее время. Когда мы складываем эти минуты по всей численности, экономия выходит от одной до нескольких тысяч рублей в год на человека, и она больше, чем стоимость самого сервиса.»
Шаблоны и ЛНА для перехода на УНЭП в КЭДО
Комплект собран под запуск электронного документооборота, начинать стоит с положения о ведении КЭДО: остальные документы ссылаются на него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Уведомление работнику о переходе на КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Дорожная карта внедрения КЭДО (шаблон для HR) | Скачать |
Когда УНЭП компании не подходит
Есть сценарии, в которых подключение УНЭП работникам либо преждевременно, либо бесполезно.
- Документы вне периметра КЭДО. Трудовая книжка, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и подтверждение инструктажей по охране труда остаются на бумаге при любой подписи. Если ваш основной документопоток состоит из них, эффект от УНЭП будет околонулевым.
- Работники, отказавшиеся от КЭДО. Отказ — законное право, и для таких сотрудников кадровое делопроизводство продолжается в бумажном виде. Компания получает два параллельных контура, и на короткой дистанции это дороже одного бумажного.
- Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. На них нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ не распространяются: там работает соглашение об электронном документообороте по гражданскому праву, а не кадровые правила. Смешивать эти два потока в одном регламенте нельзя.
- Компании без учётной системы и штатного расписания в цифре. Пока оргструктура и штатка ведутся в таблицах, маршруты согласования не на что опереть, и система будет требовать ручного выбора подписанта на каждом документе.
Сценарная таблица ниже показывает, что критично именно для вашего типа персонала, а что можно отложить.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Дистанционные сотрудники | отдельный ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии; УНЭП работника с первого дня | сбор письменных согласий на КЭДО: порядок обмена регулируется главой о дистанционной работе |
| Массовый линейный персонал, розница и производство | автосборка комплекта ЛНА по должностям, SMS и push вместо мессенджеров, запас по нагрузке при массовом ознакомлении | кастомные маршруты согласования и сложная аналитика |
| Офис с несколькими юрлицами и филиалами | маршруты по функциональным ролям, а не по фамилиям; интеграция с 1С; УКЭП уполномоченных подписантов | мобильное приложение для сотрудника |
| Сотрудники старшего возраста и без смартфонов | веб-версия кабинета, SMS-канал уведомлений, сохранение бумажного контура для отказавшихся | выпуск УНЭП через Госключ: приложение поставит не каждый |
| Самозанятые и исполнители по ГПХ | отдельное соглашение об электронном документообороте с порядком проверки подписи | положение о КЭДО: на гражданско-правовые отношения оно не распространяется |
Дистанционные сотрудники дают самый быстрый результат: их можно оформить полностью без бумаги, потому что порядок обмена документами задан главой ТК РФ о дистанционной работе. С этой группы разумно начинать пилот.
Цена ошибки при выборе подписи
Ошибка в виде подписи стоит не переоформления документа. Трудовой договор, подписанный со стороны работодателя УНЭП вместо УКЭП, оформлен ненадлежащим образом: часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ даёт за это штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей и от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо. Нарушение порядка ведения КЭДО без ущерба для конкретного договора попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 30 000 до 50 000 рублей на юрлицо.
Вторая часть цены проявляется в суде. Документ, подписанный УНЭП по соглашению сторон, доказывает волю работника только вместе с этим соглашением и описанным в нём порядком проверки подписи. Если соглашения нет либо порядок проверки в нём не прописан, вы приходите в заседание с файлом, юридическая сила которого держится на честном слове. То же касается сбора согласий: в ответе Роструда о подписании согласия на КЭДО неквалифицированной подписью на портале Онлайнинспекция.рф разобран ровно тот случай, когда подпись работнику обеспечил работодатель, и вывод там однозначный: согласие оформляется на бумаге, скана недостаточно.
Внимание: собрать согласие на переход на КЭДО электронной подписью в самом сервисе не получится. Согласие берётся на бумаге, и только после него работник переходит в электронный контур. Исключение — принятые после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату: у них согласие не запрашивается.
Третья статья расходов — персональные данные. Когда работодатель сам регистрирует сотрудников в сервисе и передаёт туда их данные, сервис действует как лицо, обрабатывающее данные по поручению оператора, а согласие на передачу собирает работодатель. Пропуск этого шага при массовой регистрации через интеграцию создаёт нарушение 152-ФЗ, а с 2025 года за утечки персональных данных введены оборотные штрафы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Мы закладываем 2-3 дня на юридическую сверку комплекта до запуска: положение о КЭДО, приказ, уведомление, согласия и соглашение об использовании подписи должны говорить одно и то же. Расхождение в одном пункте, например перечень документов в положении не совпадает с настройками маршрутов, снимается за час на старте и разбирается месяцами, если всплывает в трудовом споре.»
Как подключить УНЭП работникам: подготовка и порядок
Прежде чем запускать выпуск подписей, проверьте пять позиций. Каждая из них при пропуске возвращает проект на старт.
- ЛНА. Положение о ведении КЭДО утверждено приказом, в нём назван сервис, перечень переводимых документов и виды подписи по каждому типу документа.
- Согласия. Определено, с кого согласие берётся на бумаге, кто идёт по правилам дистанционной работы, кто принят после 31 декабря 2021 года без стажа и согласия не даёт.
- Механизм УНЭП. Выбрано, выпускается подпись в УЦ оператора по соглашению сторон или через Госключ, и под выбранный вариант готово соглашение либо обезличенный сертификат организации.
- Данные. Штатное расписание, оргструктура и контакты сотрудников выгружены и выверены: без телефона или почты кабинет работнику не создаётся.
- Персональные данные. Оформлено поручение на обработку и собраны согласия на передачу данных в сервис, если регистрацию ведёт работодатель.
Как подключить УНЭП в КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите приказом положение о ведении КЭДО, зафиксируйте в нём перечень документов и виды подписи для работодателя и работника.
- Шаг 2. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия на бумаге; отказавшихся оставьте в бумажном контуре без каких-либо последствий для них.
- Шаг 3. Подключите систему и разверните интеграцию: готовый коннектор к 1С устанавливается примерно за час, интеграция через API занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от команды разработки.
- Шаг 4. Настройте маршруты по функциональным ролям и типам документов, задайте сроки на этапах и автозакрытие этапа: подписать документ задним числом система не позволит.
- Шаг 5. Выпустите УНЭП пилотной группе, проведите 1-2 обучающих вебинара для сотрудников и отдельный для кадровой службы, пройдите первые подписания под сопровождением.
- Шаг 6. Раскатайте на остальные подразделения, подключите автоматическую отправку приглашений и выпуск подписей при приёме, проверьте выгрузку архива с файлами подписей.
Полезно знать: задним числом документ в системе КЭДО не подписывается. Если работник не закрыл этап в отведённое время, настройте автозакрытие: документ вернётся кадровому специалисту, и дальше вы либо подписываете на бумаге, либо меняете даты и отправляете заново.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию: она снимает основную часть ошибок в настройке маршрутов и показывает реальную долю сотрудников, которые доходят до выпуска подписи самостоятельно.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей в 2026 году
Стоимость зависит от численности, набора функций и того, нужна ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в день подключения |
| Выпуск УКЭП для подписантов работодателя | через партнёров — удостоверяющие центры | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и того, нужны ли кастомные шаблоны, приоритетная поддержка и электронный архив. Актуальный состав пакетов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Отдельная строка расходов, о которой забывают при бюджетировании, — УКЭП подписантов со стороны работодателя. Она нужна не всем кадровикам, а тем, кто визирует трудовые договоры, ученические договоры, договоры о материальной ответственности и приказы о дисциплинарных взысканиях.
Выводы
УНЭП даёт компании юридически значимое подписание кадровых документов без покупки квалифицированных сертификатов на каждого работника и закрывает весь перечень документов из статьи 22.3 ТК РФ, включая трудовой договор. Работодателю на этом же перечне по-прежнему нужна УКЭП, и подменять её неквалифицированной подписью нельзя. Развилка внутри УНЭП сводится к соглашению: подпись оператора КЭДО требует соглашения сторон с порядком проверки, УНЭП через Госключ не требует, но уводит работника в отдельное приложение.
В сервисе Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, а маршруты согласования и типы документов настраиваются без привлечения программистов. Мы ведём проект от подготовки ЛНА до первых подписаний, чтобы к моменту раскатки на всю компанию перечень документов в положении о КЭДО совпадал с тем, что реально настроено в маршрутах.
Частые вопросы про УНЭП в КЭДО
Действует ли УНЭП работника после увольнения и смены работодателя?
УНЭП, выпущенная удостоверяющим центром оператора КЭДО, привязана к сроку действия сертификата и к договору работодателя с сервисом: при увольнении доступ к кабинету закрывается, а подпись в другой компании не используется. УНЭП через Госключ принадлежит физическому лицу и работает в любых правоотношениях: тот же сертификат подойдёт новому работодателю, банку или регистрации сделки. Уже подписанные документы сохраняют силу и после истечения сертификата, если в архиве есть штампы времени.
Что делать, если работник потерял телефон с УНЭП или сменил номер?
Подпись перевыпускается: старый сертификат отзывается, новый выдаётся после повторной идентификации. В сервисе КЭДО это делается кадровым специалистом из карточки сотрудника, для Госключа работник переустанавливает приложение и заново подтверждает вход через Госуслуги. Документы, подписанные старым сертификатом, переподписывать не нужно.
Можно ли собрать согласие на КЭДО через портал «Работа в России» вместо бумаги?
Позиция надзорных органов на дату публикации осторожная: согласие оформляется письменно на бумаге, и скана недостаточно. Портал используется для подписания кадровых документов простой электронной подписью работника, но заменить им бумажное согласие на сам переход рискованно. Отдельная сложность в том, что работник вынужден выходить из кабинета КЭДО на сторонний ресурс, а при перебоях на портале подписание останавливается.
Нужна ли УНЭП сотруднику, который подписывает только заявления на отпуск?
Заявление на отпуск и ознакомление с большинством приказов в закрытый перечень статьи 22.3 ТК РФ не входят, их допустимо подписывать ПЭП. Выпускать всем УНЭП имеет смысл, когда вы не хотите держать два вида подписи и объяснять работнику, каким из них что подписывается. Практический критерий такой: если сотруднику хотя бы раз за год предстоит подписать допсоглашение к трудовому договору, УНЭП ему понадобится.
Как проверить УНЭП на выгруженном документе через несколько лет?
Проверка идёт по паре файлов: сам документ и файл подписи в формате .sig, если подпись откреплённая. Результат показывает владельца сертификата, дату подписания и статус проверки. Для долгого хранения важны штампы времени: без них по истечении срока действия сертификата подтвердить момент подписания сложнее. При выборе сервиса спрашивайте, поддерживает ли он штампы времени и усовершенствованный формат подписи.
Обязателен ли переход на КЭДО в 2026 году?
На дату публикации КЭДО остаётся правом работодателя, а не обязанностью, и нормативных актов, вводящих обязательность для отдельных категорий компаний, не принято. Сценарий развития просматривается по аналогии с электронной отчётностью и электронными счетами-фактурами: сначала удобный сервис, затем обязательность сверху вниз по размеру бизнеса. Планировать переход разумно исходя из собственной экономики, а не из ожидания норм.
Что происходит с электронным архивом, если компания уходит от оператора КЭДО?
Условия доступа к архиву после расторжения прописываются в лицензионном договоре, и у большинства операторов доступ к архивной версии сохраняется. До подписания договора проверьте два пункта: в каком виде выгружаются документы вместе с файлами подписей и сколько времени архив остаётся доступным после окончания обслуживания. Кадровые документы хранятся десятилетиями, и этот пункт стоит закрывать на входе, а не при расставании.
