Трудовой договор с удалённым сотрудником в электронном виде закрывает только связка из двух подписей: работодатель ставит УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП. ПЭП трудовой договор не закрывает ни при каком соглашении сторон, это прямое требование статьи 22.3 и статьи 312.3 ТК РФ. Быстрее всего ветка закрывается через УНЭП в приложении Госключ: она бесплатна для гражданина и для работодателя, выпускается по подтверждённой учётной записи Госуслуг, а само подписание при установленном приложении занимает около минуты. Главное различие, от которого зависит порядок действий рекрутера, — статус нанимаемого. С дистанционным работником по главе 49.1 ТК РФ письменное согласие на электронное взаимодействие не собирают, порядок закрепляют в ЛНА и трудовом договоре. С работником, которого переводят на КЭДО по статье 22.2, письменное согласие обязательно.
Разберём допустимость каждого вида подписи по видам кадровых документов, порядок действий до отправки договора кандидату и то, чьей подписью документ закрывает сама компания: серверной УКЭП организации или личной подписью кадровика. Покажем, какие документы вообще нельзя перевести в электронный вид, во сколько обходится ошибка с ПЭП на трудовом договоре и какие сроки закладывать на выпуск подписи. Сценарная таблица по статусам нанимаемых, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какой подписью закрывается трудовой договор с удалённым сотрудником
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы, и трудовой договор попадает в жёсткую. При подписании трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, а также при внесении изменений в них работодатель применяет только усиленную квалифицированную электронную подпись. Работник в этой же группе применяет УКЭП либо УНЭП. Для дистанционных работников та же конструкция закреплена отдельно, в статье 312.3 ТК РФ: обмен электронными документами при заключении трудового договора идёт через УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.
Практический вывод для рекрутера: подпись работника — это развилка из двух вариантов, подпись компании развилки не имеет. Если кандидат заводит ПЭП в личном кабинете системы и подписывает ею оферту, трудовые отношения таким документом не оформлены.
Ниже — допустимость подписей по видам документов, которые встречаются в первые дни оформления удалённого сотрудника.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Основание |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3, ст. 312.3 ТК РФ |
| Договор о полной материальной ответственности | только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Ученический договор, договор на получение образования | только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий договора | только УКЭП | УКЭП или УНЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
| Заявления, приказы об отпуске, ознакомление с ЛНА, расчётные листки | УКЭП или УНЭП | УКЭП, УНЭП или ПЭП | ст. 22.3 ТК РФ |
Из таблицы видно, где проходит граница экономии: ПЭП закрывает массовый поток кадровых документов, но останавливается ровно на договорной группе. Поэтому удалённого сотрудника нельзя оформить одной подписью на все случаи — минимум одна УНЭП работнику всё равно понадобится.
Факт: на дату публикации КЭДО остаётся правом работодателя, а не обязанностью. Нормативных актов, которые делали бы электронный кадровый документооборот обязательным хотя бы для крупных компаний, не принято.
ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, которая решает исход оформления
Все три вида подписи введены 63-ФЗ, и различаются они способом формирования и объёмом того, что подпись подтверждает. ПЭП подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом: код из СМС, связка логина и пароля, нажатие кнопки в личном кабинете. УНЭП создаётся средствами криптографического преобразования, поэтому подтверждает и авторство, и то, что документ после подписания не менялся. УКЭП добавляет к этому квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной подписи без дополнительных соглашений.
| Критерий | ПЭП | УНЭП | УКЭП |
|---|---|---|---|
| Что подтверждает | факт подписания конкретным лицом | авторство и неизменность документа | авторство, неизменность, статус сертификата |
| Нужно ли соглашение сторон | да, с порядком проверки подписи | да, либо использование прямо предусмотрено федеральным законом | нет, признаётся по умолчанию |
| Где получает работник | в системе КЭДО работодателя или через ЕСИА | Госключ по правилам ПП РФ № 2152 или система КЭДО | аккредитованный УЦ или Госключ после дистанционной идентификации |
| Закрывает трудовой договор | нет | да, со стороны работника | да, с обеих сторон |
| Стоимость для работника | бесплатно | бесплатно в Госключе | бесплатно в Госключе, в УЦ — по тарифам центра |
Разница между УНЭП и УКЭП для рекрутера сводится к одному вопросу: сколько времени займёт выпуск. УНЭП работник получает по подтверждённой учётной записи Госуслуг, УКЭП в том же приложении требует дистанционной идентификации по биометрическому загранпаспорту, а в удостоверяющем центре — визита и комплекта документов. Для трудового договора закон разрешает работнику обе, поэтому на массовом найме компании останавливаются на УНЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Соглашение об использовании подписи нужно не всегда. Если стороны работают квалифицированной подписью, она признаётся по умолчанию, и отдельный документ формально не требуется. А вот при простой и неквалифицированной подписи соглашение обязательно, и в нём должен быть прописан порядок проверки такой подписи. На практике его заключают даже там, где можно обойтись, — чтобы в споре не доказывать применимость нормы.»
Проверьте, какой подписью закрыт ваш экземпляр договора
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Две правовые ветки: дистанционный работник и работник на КЭДО
Глава 49.1 ТК РФ о дистанционной работе появилась раньше, чем статьи 22.1-22.3 о кадровом электронном документообороте, и режимы у них разные. Дистанционный работник по своему статусу уже взаимодействует с работодателем электронно: письменное согласие на КЭДО с него не берут, а порядок обмена документами закрепляют в ЛНА о дистанционной работе и в самом трудовом договоре. Работник, которого переводят на электронный документооборот по статье 22.2, даёт письменное согласие, и Роструд пока трактует эту норму буквально: согласие на бумаге.
Есть исключение, о котором вспоминают редко: согласие не требуется от тех, кто принимается на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на эту дату отсутствовал трудовой стаж. Для найма выпускников это снимает целый этап.
| Сценарий найма | Согласие на электронное взаимодействие | Чем закрепляется | Подпись под договором |
|---|---|---|---|
| Дистанционный работник, глава 49.1 ТК РФ | письменное согласие на КЭДО не требуется | ЛНА о дистанционной работе, условия трудового договора | УКЭП работодателя + УКЭП или УНЭП работника |
| Офисный или гибридный сотрудник, компания на КЭДО | письменное согласие обязательно, ст. 22.2 ТК РФ | приказ о введении КЭДО, положение о ведении КЭДО, уведомление | УКЭП работодателя + УКЭП или УНЭП работника |
| Первое место работы, стажа на 31.12.2021 нет | согласие не требуется | ЛНА о КЭДО, уведомление о порядке работы в системе | УКЭП работодателя + УКЭП или УНЭП работника |
| Исполнитель по ГПХ или самозанятый | нормы ТК РФ не применяются | соглашение об электронном документообороте сторон | УКЭП либо УНЭП и ПЭП по условиям соглашения |
Строку про ГПХ смешивают с трудовыми отношениями чаще всего. Требования статьи 22.3 на исполнителя не распространяются, зато без соглашения об ЭДО с описанным порядком проверки подписи документ теряет доказательственную силу в споре.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Два потока лучше разделять с самого начала. Дистанционного работника ведём по правилам главы о дистанционной работе, там режим электронного взаимодействия мягче и согласие с него собирать не нужно. Остальных переводим на КЭДО через письменное согласие, потому что позиция контролирующих органов здесь буквальная. Проверьте по своей оргструктуре, кто у вас числится дистанционным по трудовому договору, а кто просто работает из дома по устной договорённости: во второй ситуации мягкий режим не действует.»
Что настроить до того, как отправить договор кандидату
Оформление ломается не на подписи, а на подготовке. Кандидат получает документ, открывает приложение, а система КЭДО не может отправить договор на подпись, потому что тип документа не заведён, маршрут не задан или у сотрудника нет выпущенной подписи нужного уровня. Проверьте пять пунктов до того, как назовёте кандидату дату выхода.
- ЛНА. Есть приказ о введении КЭДО и положение о ведении КЭДО, в котором перечислены виды документов и виды подписи по каждому из них. Для удалённых — отдельный ЛНА о дистанционной работе.
- Право подписи. Определено, кто подписывает трудовой договор со стороны компании и на основании какого документа: приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи или доверенность.
- Подпись работника. Выбран способ выдачи УНЭП: Госключ или выпуск в системе КЭДО. Для Госключа кандидату нужна подтверждённая учётная запись Госуслуг.
- Персональные данные. Собрано согласие на обработку персональных данных, а если работодатель сам заводит карточку сотрудника в сервисе, урегулирована передача данных оператору.
- Маршрут и шаблон. В системе заведён тип документа «трудовой договор», шаблон с переменными и маршрут подписания с указанием подписанта на каждом шаге.
Как оформить трудовой договор с удалённым сотрудником в электронном виде: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите статус нанимаемого: дистанционный работник по главе 49.1 ТК РФ, сотрудник на КЭДО по статье 22.2 или исполнитель по ГПХ. От этого зависит комплект документов, а не вид подписи.
- Шаг 2. Ознакомьте кандидата с ЛНА до подписания трудового договора и зафиксируйте ознакомление листом или отметкой в системе.
- Шаг 3. Получите от кандидата документы по статье 65 ТК РФ в электронном виде и при необходимости запросите нотариально заверенные копии на бумаге.
- Шаг 4. Пригласите кандидата в систему КЭДО и запустите выпуск УНЭП либо попросите выпустить подпись в Госключе.
- Шаг 5. Сформируйте договор по шаблону, задайте маршрут и подпишите его со стороны компании усиленной квалифицированной подписью.
- Шаг 6. Отправьте документ работнику и дождитесь подписания. Отказ от подписи система фиксирует так же, как и подписание.
- Шаг 7. Проверьте статус подписей на итоговом файле и положите договор в электронный архив вместе с файлами подписи.
В Добыто КЭДО маршрут задаётся шаблоном один раз: документ уходит на согласование и подпись назначенным участникам, а статус каждого шага виден в общей таблице документов. После исполнения файл вместе с подписью уходит в архив, откуда его можно выгрузить для проверки.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: подписать документ в системе КЭДО задним числом нельзя. Если работник не подписал договор в отведённый срок, этап закрывается, документ возвращается кадровой службе, и дальше остаётся либо оформление на бумаге, либо повторная отправка с новой датой.
Образцы документов для оформления удалённого сотрудника
Комплект собран под электронное оформление: начните с положения о ведении КЭДО, оно задаёт, какой подписью закрывается каждый тип документа.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Дополнительное соглашение о дистанционной работе | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
Чем подписывает работодатель и кто именно нажимает кнопку
УКЭП организации выпускается на руководителя, и физически подписывает документы он. На потоке приёма это узкое место: рекрутер собрал комплект, а договор ждёт директора. Отсюда два рабочих варианта. Первый — подписание в системе КЭДО от имени организации по приказу об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи, когда сертификат используется серверным способом по заданному маршруту. Второй — подписание уполномоченным сотрудником своей УКЭП физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью, которая подтверждает объём полномочий.
Кем бы ни подписывался договор, вид подписи не смягчается: неквалифицированная подпись работодателя договорную группу документов не закрывает. В практике Добыто право подписи по типам документов закрепляется до старта: в системе заводится тип документа, а в маршруте указывается подписант каждого шага, поэтому договор не зависает в ожидании единственного человека с сертификатом.
Важный нюанс из практики: дольше всего в маршруте живёт не подписание, а ожидание. Работник видит уведомление, но заходит в приложение вечером. Срок на этапе и автоматическое напоминание решают это лучше, чем звонки рекрутера, поэтому сроки подписания задаются в маршруте сразу, а не после первых просрочек.
Как работник получает УНЭП за один день
Госключ — мобильное приложение, в котором гражданин выпускает электронную подпись без визита в удостоверяющий центр. УНЭП формируется по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 и доступна владельцу подтверждённой учётной записи Госуслуг. УКЭП в том же приложении выпускается после дистанционной идентификации: телефон прикладывают к биометрическому загранпаспорту, приложение считывает чип по NFC. Оба сертификата бесплатны и для гражданина, и для работодателя, а условия выпуска описаны на странице приложения Госключ на портале Госуслуг.
Сценарий для удалённого найма выглядит так: кандидат ставит приложение, входит по учётной записи Госуслуг, выпускает УНЭП, получает документ из системы КЭДО и подписывает его. При установленном приложении подписание одного документа занимает около минуты.
Второй способ — выпуск УНЭП внутри системы КЭДО. Он снимает главный минус Госключа, отдельный интерфейс: работник остаётся в личном кабинете, где уже смотрит документы и подаёт заявления. Взамен появляется вопрос хранения ключа. Подпись на устройстве работника или на защищённом носителе считается более надёжной, чем облачная, потому что ключ находится под контролем самого человека, а облачную подпись специалисты по безопасности критикуют за сценарий с перехватом СМС-подтверждения. Для трудового договора закон допускает оба варианта, различие проявляется в споре, когда стороны доказывают, кто именно подписал документ. На тарифах Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках подписки, поэтому выбор между Госключом и подписью внутри системы упирается не в бюджет, а в привычки конкретной команды.
Полезно знать: Госключ доступен не только отдельным приложением — он встроен в мобильное приложение Госуслуг. Для сотрудников, которые не хотят ставить ещё одну программу, это снимает основное возражение при переходе на электронное подписание.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Доверие к государственному сервису работает как аргумент лучше любых объяснений про криптографию. Сотрудник, который отказывается от облачной подписи удостоверяющего центра, спокойно выпускает подпись в Госключе, потому что авторизация идёт через Госуслуги. Если у вас буксует сбор согласий, попробуйте начать разговор с этого, а не с рассказа о видах подписи.»
Когда электронная подпись не закрывает оформление
Часть кадровых документов из электронного документооборота выведена статьёй 22.1 ТК РФ. В электронном виде не оформляются трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, включая те, что работник подписывает лично. Инструктаж остаётся очной процедурой, и для распределённых команд это отдельная логистика.
Ещё одно ограничение касается самого договора. По письменному заявлению дистанционного работника работодатель не позднее трёх рабочих дней направляет ему оформленный на бумаге экземпляр трудового договора заказным письмом с уведомлением. Электронное подписание не отменяет эту обязанность, оно только меняет момент, когда бумага понадобится.
Наконец, есть сценарий, когда электронное оформление не даёт выигрыша вовсе: единичный наём в компании, где нет ни ЛНА о КЭДО, ни системы, ни выпущенных подписей. Подготовка нормативной базы и настройка маршрутов займут больше времени, чем курьерская доставка одного комплекта. Электронный маршрут окупается там, где приёмов много или сотрудники распределены по регионам.
Кейс из практики: производственная компания с распределёнными площадками хранила кадровые оригиналы в отдельном помещении в трёх километрах от офиса. На поиск одного оригинала уходил отдельный рабочий день с выездом. После перевода потока в электронный вид тот же документ находится поиском в реестре за пару минут, а бумажный архив остался только для документов из перечня исключений.
Цена ошибки в выборе подписи
Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью, не считается надлежаще оформленным. Это состав по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей. Штраф здесь не единственная потеря. Договор придётся переоформить, а в трудовом споре такой документ работает слабо: сторона, которая ссылается на ПЭП, доказывает и факт подписания, и неизменность файла после подписания.
Обратная ошибка стоит не денег, а времени. Компания требует от каждого кандидата УКЭП из удостоверяющего центра, хотя закон разрешает работнику УНЭП. Кандидат идёт в УЦ, собирает документы, ждёт выпуска, и оформление растягивается. Бумажный вариант в среднем занимает от двух дней и больше, а за это время часть кандидатов уходит к другому работодателю, который прислал договор в день оффера.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Скорость оформления — это не про комфорт кадровой службы, а про конверсию найма. Между офером и подписанным договором на бумаге проходит от двух дней, и в этом окне кандидат продолжает ходить по собеседованиям. Посмотрите свою воронку: если отказы приходятся именно на этап оформления, вопрос решается не повышением зарплаты, а видом подписи.»
Лайфхак: если кадровый учёт ведётся в 1С, спрашивайте у оператора КЭДО готовый коннектор, а не API. Готовый модуль ставится за час силами кадровой службы, интеграция через API занимает от двух дней до двух месяцев в зависимости от загрузки вашей команды разработки.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы Добыто
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: видов подписи, интеграции с учётной системой и электронного архива. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по запросу |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций: кастомные шаблоны, электронный архив и приоритетная поддержка входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Актуальные условия по каждому пакету собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Перейти с одного тарифа на другой можно в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Договорную группу кадровых документов закрывает только квалифицированная подпись компании в паре с квалифицированной или неквалифицированной подписью работника. ПЭП остаётся инструментом массового потока: заявления, приказы об отпуске, ознакомление с ЛНА. Порядок оформления определяется не видом подписи, а статусом нанимаемого: у дистанционного работника согласие на электронное взаимодействие не собирают, у остальных оно письменное. Часть документов, включая приказ об увольнении и подтверждение инструктажей по охране труда, остаётся на бумаге независимо от системы.
Мы в Добыто настраиваем маршруты подписания под конкретный сценарий найма и подключаем виды подписи по каждому типу документа, чтобы трудовой договор с удалённым сотрудником закрывался в день оффера, а комплект хранился в электронном архиве вместе с файлами подписи.
Частые вопросы
Можно ли принять на удалённую работу гражданина другой страны и подписать договор в Госключе?
УНЭП и УКЭП в Госключе выпускаются гражданам Российской Федерации при наличии подтверждённой учётной записи Госуслуг. Если у кандидата такой учётной записи нет, подпись выпускается в аккредитованном удостоверяющем центре или в системе КЭДО работодателя по её правилам. Требования статьи 312.3 ТК РФ к виду подписи при этом не меняются: УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника.
Работник подписал договор УНЭП, а потом заявил, что подпись ставил не он. Что доказывает работодатель?
Доказывается принадлежность сертификата конкретному лицу и неизменность файла после подписания. Поэтому в маршруте важны метка времени и сохранение файла подписи вместе с документом, а в положении о ведении КЭДО — описанный порядок проверки подписи. Подпись, ключ которой находится на устройстве работника, в этом сценарии подтверждается проще, чем облачная.
Нужно ли отдельное соглашение об использовании электронной подписи с дистанционным работником?
Если обе стороны работают квалифицированной подписью, отдельное соглашение по 63-ФЗ не требуется: такая подпись признаётся равнозначной собственноручной по умолчанию. При использовании ПЭП или УНЭП соглашение нужно, и в нём обязательно описывается порядок проверки подписи. Юристы расходятся в том, достаточно ли для УНЭП работника прямого указания в ТК РФ, поэтому на практике соглашение чаще заключают.
Что делать, если кандидат отказывается устанавливать приложение и выпускать подпись?
Отказ от электронного взаимодействия для сотрудника, переходящего на КЭДО, не влечёт последствий: работодатель оформляет документы на бумаге. Для дистанционного работника порядок обмена документами закреплён трудовым договором и ЛНА, поэтому вопрос решается ещё на этапе согласования условий, до подписания. Оформить приём частично электронно, частично на бумаге закон не запрещает.
Через сколько после подписания договор попадёт в отчётность и что уходит в СФР?
Электронное подписание не меняет сроков представления сведений о приёме на работу: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подаётся в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Система КЭДО фиксирует дату подписания, и она же становится точкой отсчёта для кадровых сроков.
Обязательно ли переходить на КЭДО, если удалённых сотрудников всего двое?
Нет. Кадровый электронный документооборот остаётся правом работодателя, обязательным его не сделали. При двух удалённых сотрудниках порядок обмена документами закрепляется ЛНА о дистанционной работе и трудовым договором, а подписи выпускаются в Госключе бесплатно. Отдельная система нужна, когда появляется поток документов и требуется маршрутизация с контролем сроков.
Можно ли подписать одним действием сразу весь комплект документов при приёме?
Да, если система поддерживает пакетное подписание, а виды подписи по каждому документу совпадают. Трудовой договор и договор о материальной ответственности требуют от работника УКЭП или УНЭП, а ознакомление с ЛНА допускает ПЭП, поэтому комплект удобнее разделить на две группы по требуемому уровню подписи и подписывать группами.
