Дешёвые тарифы КЭДО: что урезают и во что это обойдётся

Дешёвые тарифы КЭДО экономят на четырёх позициях: доступных видах электронной подписи, готовой интеграции с учётной системой, скорости поддержки и электронном архиве. Для бухгалтера это означает конкретные ограничения. Если в тариф входят только ПЭП и УНЭП, трудовой договор в такой системе работодатель подписать не сможет: по статье 22.3 ТК РФ со стороны компании он подписывается усиленной квалифицированной подписью. Если в тарифе нет готового модуля к 1С, приказы и заявления переносятся руками, а собственная интеграция по API занимает от 2 дней до 2 месяцев. Главное различие проходит по численности: до 25 сотрудников младший тариф закрывает задачу целиком, а с 26-го человека начинается либо переход на уровень выше, либо ручной перенос данных.

Разберём, что стоит за строкой «тип подписи» в тарифной сетке и почему ПЭП, УНЭП и УКЭП не заменяют друг друга. Покажем, как устроена единица тарификации, чтобы не платить за пустые кабинеты, и какие вопросы задать поставщику до оплаты. Сценарная таблица по численности, расчёт потерь при ручном переносе документов, чек-лист проверки тарифа, цены на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что урезают в дешёвых тарифах КЭДО

Разница между младшим и средним тарифом почти никогда не сводится к числу подключённых сотрудников. Урезают то, что дорого поддерживать: сертификаты квалифицированной подписи, готовый коннектор к учётной системе, время инженера на разбор обращения и хранилище под юридически значимый архив. Ниже — наполнение уровней на примере действующей линейки Добыто КЭДО.

Из семи строк таблицы бухгалтера напрямую касаются три: виды подписи определяют, какие документы вообще получится оформить электронно, интеграция определяет объём ручной работы в закрытие месяца, архив определяет, что вы покажете инспектору при проверке. Проверить наполнение своего тарифа можно в договоре и в счёте: позиция «электронный архив» и позиция «модуль интеграции» тарифицируются отдельно у большинства поставщиков.

Отдельно смотрите на единицу тарификации. Рынок использует три схемы: плата за сотрудника в месяц, покупка кабинетов пакетами (по 10, 25, 50 мест) и плата за рабочее место с включённым функционалом. При пакетной схеме компания на 70 человек покупает пакет на 50 мест и добирает ещё 25: 5 оплаченных кабинетов остаются пустыми весь год. При помесячной оплате за сотрудника такой переплаты нет, но появляется вопрос, считается ли уволенный работник, документы которого лежат в архиве.

ПЭП, УНЭП и УКЭП: разница, из-за которой строка тарифа меняет комплект документов

Три вида электронной подписи закреплены в статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и различаются не «уровнем надёжности» в маркетинговом смысле, а тем, что подпись подтверждает и что нужно оформить для её признания.

Простая электронная подпись подтверждает только факт формирования подписи определённым лицом: связка логина, пароля и кода из СМС. Целостность документа она не гарантирует. Усиленная неквалифицированная подпись создаётся криптографическими средствами, показывает изменения, внесённые после подписания, и позволяет определить подписанта. Усиленная квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и признаётся равнозначной собственноручной без дополнительных соглашений.

Практический вывод для выбора тарифа: строка «ПЭП и УНЭП» закрывает весь массовый документооборот — отпуска, справки, расчётные листки, ознакомление с локальными нормативными актами, заявления об увольнении. Она не закрывает подписание со стороны компании. Единоличный исполнительный орган, то есть директор, подписывает трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор только усиленной квалифицированной подписью, и наличие у него ПЭП в системе на это не влияет.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Строка «тип подписи» в тарифе — это про то, какие подписи система умеет обслуживать, а не про то, что вы покупаете саму подпись. ПЭП и УНЭП работник получает внутри сервиса, УКЭП оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре и живёт по своим правилам и срокам. Сверьте перечень документов из вашего положения о КЭДО с перечнем подписей в тарифе: если в перечне есть трудовой договор, а квалифицированной подписи в тарифе нет, договор придётся подписывать на бумаге.»

Постановление Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152 закрепило правила формирования и использования УНЭП в инфраструктуре Госуслуг. Работник получает такую подпись дистанционно через мобильное приложение Госключ, бесплатно, по подтверждённой учётной записи, и использует её в разных системах. Профильный раздел про электронный документооборот в сфере трудовых отношений Минтруд ведёт на своём сайте: там собраны официальные разъяснения по составу процедур перехода.

Проверьте, какой подписью подписан ваш кадровый документ

Проверка электронной подписи

Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1 Выберите вид подписи:

Присоединенная подписьОдин файл: документ и подпись внутри него.

Открепленная подписьДва файла: сам документ и отдельный файл подписи (.sig).

2 Загрузите документ и файл подписи:

Документ

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Файл подписи (.sig)

Перетащите или выберите файл Максимальный размер файла 100 МБ

Нажимая кнопку «Проверить подпись», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Сбросить Проверить подпись

Нужно подписать документ?

Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.

Подписать документ

Важный нюанс из практики: подпись в КЭДО делится не только по видам, но и по месту хранения ключа — облачная и мобильная. Мобильная находится в непосредственном ведении владельца: смартфон, токен, иной носитель под его контролем. Облачная хранится на стороннем защищённом сервере удостоверяющего центра, и обращение к ней идёт через подтверждение, чаще всего через СМС. Специалисты по безопасности отмечают риск перехвата СМС как слабое место облачной схемы, поэтому в спорной ситуации доказательная база по мобильной подписи обычно шире.

Интеграция с учётной системой: готовый модуль, API или ручной перенос

Интеграция — это мост между вашей учётной системой и сервисом КЭДО. Готовый коннектор представляет собой уже построенный мост: расширение устанавливается штатными средствами, своя команда разработки не нужна. Открытый API — это проект, который делает ваш разработчик по документации поставщика.

Сроки различаются на порядок. Установка готового коннектора занимает от часа до одного рабочего дня. Интеграция через API по практике рынка занимает от 2 дней до 2 месяцев и зависит от квалификации вашей команды и сложности учётной системы. Модуль для 1С:ЗУП, который входит в тариф «Бизнес» Добыто, устанавливается и настраивается за один день, документы после этого синхронизируются автоматически.

Без интеграции работа выглядит так: кадровик формирует приказ в 1С, выгружает печатную форму, вручную загружает файл в веб-кабинет КЭДО, выбирает получателя, отправляет, а потом вручную же отслеживает, кто подписал. Подписанный файл и файл подписи нужно скачать и положить обратно в учётную систему или в папку на диске. На один документ уходит 3-5 минут, при 30 документах в день это 2 часа рабочего времени.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Есть третий сценарий, о котором в тарифах не пишут: своя учётная система. Если у вас не типовая 1С, а доработанная конфигурация или самописное решение, готовый коннектор может не подойти. Тогда проверяйте до оплаты не наличие интеграции в чек-листе тарифа, а наличие технической документации по API и тестовых доступов. В практике Добыто переход начинают с одного подразделения и только потом разворачивают на всю компанию: пилот снимает основную часть ошибок в настройке маршрутов и прав.

Шаблоны локальных актов и настроек для перехода на КЭДО

Комплект собран под задачу запуска: начните с положения о ведении КЭДО, оно определяет систему, перечень документов и виды подписей по каждому из них.

Поддержка: чем email-поддержка отличается от приоритетной и SLA

Поддержка в тарифе описывается тремя разными сущностями, и их регулярно смешивают. Канал обращения — почта, чат, телефон. Приоритет обращения — место вашей заявки в очереди. SLA — формальное обязательство по доступности сервиса или по времени реакции, зафиксированное в договоре. Строка «email-поддержка» в младшем тарифе говорит только о канале и не содержит обязательств по сроку ответа.

Для бухгалтера это разница между «отправил заявку и ждёшь» и «есть срок, на который можно опереться при планировании закрытия месяца». В линейке Добыто на «Старте» работает email-поддержка, на «Бизнесе» — приоритетная, на «Корпорации» добавляются персональный менеджер и SLA 99.9% по доступности сервиса.

Второй элемент, который прячется за словом «поддержка», — сопровождение внедрения. Это отдельная работа: настройка маршрутов согласования, обучение кадровой службы, обучение линейного персонала. По практике рынка на обучение сотрудников выпуску подписи и подписанию документов хватает одного-двух вебинаров, а специалистов кадровой службы обучают отдельно и глубже, вместе с разбором интеграции. Спросите у поставщика прямо: входит ли сопровождение первых подписаний в тариф или тарифицируется как проект.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самая частая причина, по которой компания возвращается к бумаге через полгода после запуска, — не функционал, а брошенный старт. Систему подключили, подписи выпустили, а маршруты никто не настроил и обучение не провели. Заложите в план проекта ответственного со своей стороны: без человека, который двигает переход внутри компании, сроки растягиваются независимо от тарифа.»

Во что обходится экономия на тарифе

Считать нужно не разницу в абонентской плате, а сумму разницы и стоимости ручных операций, которые остаются на бухгалтерии и кадрах.

Первая статья — время. Ручной перенос документа между 1С и веб-кабинетом занимает 3-5 минут. При потоке 3-15 кадровых документов на сотрудника в год компания на 60 человек обрабатывает от 180 до 900 документов, то есть от 9 до 75 часов ручной работы. Экономия на среднем тарифе при этой численности — около 20 000 рублей в год, и она перекрывается уже несколькими рабочими днями бухгалтера.

Вторая статья — переоформление. Если трудовой договор подписан со стороны компании неподходящим видом подписи, документ не считается подписанным надлежащим образом. Восстановление означает повторное подписание с новой датой либо оформление на бумаге, а при проверке нарушение трудового законодательства влечёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Третья статья — архив. Кадровые документы хранятся десятилетиями, часть из них 50 лет. Если электронный архив не входит в тариф, вопрос долгосрочного хранения и выгрузки решает работодатель. При смене поставщика проверяйте в лицензионном договоре пункт о доступе к архивной версии после расторжения: в добросовестной практике доступ к архиву сохраняется, но это условие договора, а не правило рынка.

Что об этом думает ГИТ: при проверке инспектор запрашивает не картинку со штампом подписи, а комплект: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника и архив документов, где к PDF-файлу приложены файлы электронной подписи. Штамп на печатной форме доказательством не является: визуализацию можно скопировать графическим редактором в любой документ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре смотрят не на визуализацию подписи в документе, а на результат криптографической проверки и на то, чем этот результат обоснован. По усиленной неквалифицированной подписи порядок проверки задаёт соглашение между работником и компанией. Если такого соглашения нет или в нём нет раздела о проверке, спорить будет не с чем, поэтому проверьте формулировку в своём соглашении до того, как понадобится.»

Сценарии: какой уровень тарифа закрывает вашу задачу

Универсального ответа по выбору уровня нет, потому что критично то, что упирается в ваш процесс, а не то, что дороже.

Строка о лицензиях в последнем сценарии не формальность. Деятельность по разработке средств защиты информации лицензируется: информационная система, где реализована хотя бы одна функция безопасности, попадает под это требование. Если у разработчика нет лицензии, регулятор вправе ограничить его деятельность или использование продукта, и потребитель остаётся без системы. Аттестация информационной системы — зона ответственности уже оператора, то есть вашей компании: по 152-ФЗ оценка соответствия обязательна, но проводится либо самостоятельно с оформлением акта оценки соответствия, либо привлечённым лицензиатом с выдачей аттестата.

Когда дешёвого тарифа действительно достаточно

Младший тариф закрывает задачу целиком, если совпали четыре условия: численность в пределах лимита тарифа, кадровый учёт ведётся вручную или в системе, из которой нетрудно выгрузить печатную форму, поток кадровых документов не превышает нескольких десятков в месяц, а трудовые договоры компания подписывает на бумаге при очном приёме. В такой конфигурации интеграция не даст выигрыша, а приоритетная поддержка не окупится.

Переходить на уровень выше стоит по событию, а не по календарю. Событий три: численность вышла за лимит тарифа, появились дистанционные работники, которых нужно оформлять без визита в офис, либо ручной перенос документов начал занимать больше рабочего дня в месяц. Тариф в Добыто повышается и понижается в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Как проверить тариф до оплаты

Проверку удобно вести по документам, которые вы и так готовите для перехода: положение о КЭДО задаёт перечень документов и видов подписи, а счёт поставщика показывает, что из этого перечня тариф реально обслуживает.

Как сверить тариф КЭДО с задачами компании: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите перечень кадровых документов, которые переводите в электронный вид, и напротив каждого укажите, кто подписывает: работник, работодатель или оба.
2. Шаг 2. Сверьте перечень со статьёй 22.3 ТК РФ и отметьте документы, где со стороны компании требуется УКЭП. Если такие есть, младший тариф без квалифицированной подписи вам не подходит.
3. Шаг 3. Уточните единицу тарификации: за сотрудника в месяц, пакетами кабинетов или за рабочее место. Посчитайте годовую сумму на своей численности с учётом планового найма.
4. Шаг 4. Спросите про интеграцию конкретно: есть ли готовый модуль под вашу конфигурацию учётной системы, входит ли он в тариф, сколько занимает установка и что делать, если конфигурация доработана.
5. Шаг 5. Запросите условия поддержки в письменном виде: канал, время реакции, наличие SLA, входит ли сопровождение первых подписаний и обучение кадровой службы.
6. Шаг 6. Прочитайте в договоре пункты о хранении и о доступе к архиву после расторжения, а также о том, кто выступает оператором персональных данных, а кто обрабатывает их по поручению.
7. Шаг 7. Проведите пробное подписание на нескольких сотрудниках до массового запуска: выпустите подписи, проведите документ по маршруту и проверьте результат подписи средствами проверки, а не по картинке штампа.

Что подготовить до подключения

Подготовка занимает больше времени, чем техническое подключение, и от неё зависит, придётся ли переделывать настройки после запуска.

• Локальный нормативный акт о переходе на КЭДО и положение о ведении КЭДО с перечнем документов и видов подписи по каждому.
• Уведомления работникам и письменные согласия на взаимодействие в электронном виде, кроме тех, чьё согласие не требуется по закону.
• Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с разделом о порядке проверки подписи.
• Решение по подписи работодателя: УКЭП руководителя или УКЭП уполномоченного работника с машиночитаемой доверенностью.
• Матрица прав и ролей: кто готовит документ, кто согласует, кто подписывает от имени компании.
• Перечень документов, которые остаются на бумаге по закону.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель — это прямая норма статьи 22.2 ТК РФ. Поэтому в расчёт тарифа включайте не только абонентскую плату, но и подписи: ПЭП и УНЭП обычно выпускаются в самом сервисе и входят в стоимость, а УКЭП оформляется в удостоверяющем центре отдельно. Уточните этот пункт до подписания договора, чтобы стоимость подписей не всплыла отдельным счётом.»

Стоимость тарифов Добыто КЭДО в 2026 году

Итоговая сумма зависит от численности, выбранного уровня тарифа и того, нужны ли квалифицированные подписи и интеграция с учётной системой.

Итоговая сумма складывается из уровня тарифа и фактической численности подключённых сотрудников, поэтому при численности около 50 человек разумно сравнить помесячный расчёт с минимальной годовой оплатой. Полный состав пакетов и условия по каждому уровню опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Цена тарифа КЭДО отражает не объём сервиса, а набор функций, которые в него включили. Виды подписи определяют, какие документы вы вообще сможете оформить электронно, готовая интеграция определяет, сколько ручных операций останется у бухгалтерии, а условия поддержки и архива определяют, чем вы закроете вопросы инспектора и что произойдёт с документами при смене поставщика. Сравнивать тарифы имеет смысл на своём перечне документов и своей численности, а не по числу пунктов в маркетинговой таблице.

Мы в Добыто работаем и с небольшими компаниями, где достаточно ПЭП и УНЭП без интеграции, и с распределёнными организациями, где нужны квалифицированная подпись, готовый модуль к 1С:ЗУП и выделенный контур. Подбор уровня начинается с разбора перечня кадровых документов и учётной системы, а не с выбора строки в прайсе.

Частые вопросы

Что означает строка «тип подписки: УКЭП» в тарифе и покупаю ли я саму подпись?

Строка означает, что система умеет принимать и проверять квалифицированную подпись, а не то, что сертификат входит в абонентскую плату. Сама УКЭП выпускается в аккредитованном удостоверяющем центре: для руководителя — в удостоверяющем центре ФНС, для уполномоченного работника — на физическое лицо с оформлением машиночитаемой доверенности. Сроки и стоимость выпуска регулирует удостоверяющий центр, а не поставщик КЭДО.

Можно ли платить только за тех сотрудников, кто реально подписывает документы?

Это зависит от единицы тарификации. При помесячной оплате за сотрудника уточните в договоре, что считается подключённым сотрудником: созданный кабинет, активный кабинет или запись в штатном расписании. При пакетной схеме оплачивается пакет целиком, и неиспользованные места не возвращаются. Отдельно проговорите уволенных: их документы остаются в архиве, а тарифицируются такие кабинеты по-разному.

Нужно ли брать письменное согласие с сотрудника, принятого в 2026 году?

Если у работника не было трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года, согласие не требуется: КЭДО применяется к нему по умолчанию. Со всеми остальными работниками согласие берётся в письменном виде. Для дистанционных работников порядок электронного взаимодействия можно урегулировать локальным нормативным актом о дистанционной работе — к ним применяются правила отдельной главы ТК РФ.

Что делать, если учётная система доработана и готовый коннектор не подходит?

Запросите у поставщика техническую документацию по API и тестовые доступы до оплаты, а не после, и покажите их своей команде разработки для оценки. Заложите на такую интеграцию от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от сложности системы. Пока интеграция не готова, работать можно через загрузку файлов в веб-кабинет, но в план перехода этот период нужно закладывать отдельно.

Останется ли доступ к документам, если отказаться от сервиса?

Это условие лицензионного договора, а не общее правило. В добросовестной практике доступ к архивной версии сохраняется после расторжения, потому что сроки хранения кадровых документов исчисляются десятилетиями, а часть из них хранится 50 лет. Проверьте в договоре формат выгрузки: вам нужен архив, где к каждому PDF-файлу приложены файлы электронной подписи, иначе выгрузка не будет доказательством.

Кто платит за электронную подпись работника?

Расходы на получение и использование работником электронной подписи несёт работодатель, это норма статьи 22.2 ТК РФ. Требовать оплату с работника или обусловливать выпуск подписи его согласием на удержание нельзя. УНЭП через Госключ работник получает бесплатно по правилам постановления Правительства РФ от 01.12.2021 № 2152, но выбор способа выпуска остаётся за работодателем и фиксируется в положении о КЭДО.

Можно ли использовать личную УКЭП работника вместо подписи, выпущенной в сервисе?

Зависит от архитектуры системы. Часть решений выпускает облачную УНЭП только внутри личного кабинета, и внешние сертификаты в них не принимаются. Другие поддерживают подписание любым типом подписи, включая Госключ. Ответ на этот вопрос ищите не в прайсе, а в описании поддерживаемых подписей и фиксируйте выбранный вариант в положении о КЭДО: перечень допустимых подписей по каждому виду документов указывается именно там.