Должностная инструкция отдела кадров как распределить участки между кадровиками

Должностная инструкция отдела кадров закрепляет, какой участок ведёт каждый кадровик: оформление и учёт кадровых документов, подбор, учёт рабочего времени, доступ к персональным данным. Сама инструкция по ТК РФ необязательна. Обязательна трудовая функция в трудовом договоре по статье 57, поэтому участки распределяют внутри функции, закреплённой договором. Требовать работу вне этой функции запрещено (статья 60 ТК РФ). Участок отсутствующего коллеги сверх своей работы поручают только с письменного согласия и за дополнительную оплату по статье 60.2. Порядок оформления зависит от того, где проходит граница функции. Если новая обязанность в неё укладывается, изменяют инструкцию и знакомят работника под роспись. Если функция меняется, нужно письменное дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ.

Материал помогает разделить отдел на участки КДП, подбора и учёта времени по функциям профстандарта 07.003. Он показывает, как составить матрицу ответственности с замещением и контролем и как разграничить доступ к кадровым документам по статье 88 ТК РФ. Отдельно разобрано, какие обязанности нельзя добавить кадровику одним приказом и какие операции по стажёрам появятся с 1 марта 2027 года. Во второй половине статьи: расчёт численности кадровой службы с коэффициентами, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Что ТК РФ требует от должностной инструкции кадровика, а что решает работодатель

Часть 2 статьи 57 ТК РФ относит к обязательным условиям трудового договора трудовую функцию. Это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо конкретный вид поручаемой работнику работы. Отдельную должностную инструкцию Трудовой кодекс РФ общеобязательной не делает. Минтруд в письме от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 указал, что ТК РФ не регулирует ведение должностной инструкции и порядок её оформления определяет работодатель. Письмо отражает позицию ведомства и нормативным правовым актом не служит.

Из этого следует рамка для распределения участков: инструкция детализирует трудовую функцию, но не расширяет её. Статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника работу, не обусловленную трудовым договором, кроме случаев, предусмотренных Кодексом и другими федеральными законами. Формулировки статей 57, 60, 60.2 и 72 сверяйте по официальному тексту Трудового кодекса на портале правовой информации. На дату публикации статья 57 действует без поправок о стажёрах: они вступят в силу с 1 марта 2027 года.

Обязательного положения об отделе кадров и обязательной схемы распределения участков ТК РФ не устанавливает. Работодатель принимает локальные нормативные акты в пределах своей компетенции (часть 1 статьи 8 и часть 1 статьи 22 ТК РФ). Поэтому участки можно закрепить в должностных инструкциях, в положении об отделе, в матрице ответственности или в их сочетании. При любом формате действуют два ограничения:

• ЛНА, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, доводятся до работников под роспись (часть 2 статьи 22);
• нормы, ухудшающие положение работника или принятые без обязательного учёта мнения представительного органа, не применяются (часть 4 статьи 8).

Если должностная инструкция оформлена как ЛНА, нового сотрудника отдела кадров знакомят с ней под роспись до подписания трудового договора, вместе с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором. Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» обязателен в части квалификационных требований только тогда, когда их устанавливает ТК РФ, федеральный закон или иной нормативный правовой акт (статья 195.3 ТК РФ). В остальных случаях стандарт служит основой для описания квалификации, и работодатель вправе использовать его формулировки как ориентир для инструкций.

Образцы должностных инструкций и матрицы ответственности для отдела кадров

Комплект описывает отдел, кадровые процессы и отдельные должности. Первой откройте матрицу ответственности, а инструкции адаптируйте под трудовые функции из ваших договоров.

Участки отдела кадров: КДП, подбор и учёт рабочего времени

Профстандарт 07.003 утверждён приказом Минтруда России от 09.03.2022 № 109н и зарегистрирован Минюстом России 08.04.2022 под № 68136. Он действует с 01.09.2022 по 01.09.2028 и заменил стандарт 2015 года. Стандарт описывает трудовые функции. Штатные должности и оргструктуру отдела работодатель определяет сам, поэтому из стандарта берут границы участков, а готовую схему отдела в нём не найти.

Кадровому делопроизводству соответствует функция A/01.6 «Ведение документации по учёту и движению персонала». В неё входят:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

• сбор и проверка документов работников;
• оформление документов о трудовых отношениях;
• учёт, регистрация и хранение кадровых документов.

Подбору соответствуют функции B/01.6-B/03.6:

• сбор информации о потребностях в персонале;
• поиск, привлечение, подбор и отбор кандидатов;
• администрирование процессов обеспечения персоналом и связанного с ними документооборота.

Трудовые действия по каждой функции приведены в приказе Минтруда России № 109н на сайте министерства. Приложение со стандартом размещено в формате DOCX, его удобно цитировать в инструкциях дословно.

Учёт рабочего времени опирается на часть 4 статьи 91 ТК РФ: работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Профстандарт для этого участка не нужен. Кто именно ведёт табель, Кодекс не определяет. Форму Т-13 утвердило постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и её можно применять. С 01.01.2013 унифицированные формы первичных документов для обычного коммерческого учёта необязательны: формы утверждает работодатель с учётом части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Таблица сводит границы трёх участков: что входит в участок, на какую норму он опирается и какие персональные данные нужны исполнителю.

Таблица не задаёт обязательную модель. Закон не требует отдельных должностей кадровика, рекрутера и табельщика, а профстандарт не указывает, между какими штатными работниками делить функции. В компании с одним специалистом все три строки ложатся на одного работника. Тогда его трудовая функция и инструкция должны охватывать все три участка.

Когда отдельная должность табельщика не нужна

Должность табельщика с закреплённым кругом обязанностей описана в квалификационном справочнике для предприятий городского электрического транспорта. Универсальной обязательной должности для всех работодателей нет. Если объём табельного учёта не оправдывает отдельную ставку, обязанность собирать сведения об отработанном времени локально закрепляют за назначенным сотрудником. Обязанность вести учёт по статье 91 ТК РФ при этом остаётся за работодателем.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Инструкция табельщика есть в нашем комплекте, но вводить такую ставку закон не обязывает. Часть 4 статьи 91 ТК РФ возлагает учёт отработанного времени на работодателя и конкретную должность не называет. Если табель ведёт специалист по КДП или другой назначенный сотрудник, участок записывают в его инструкцию и в матрицу ответственности. Проверьте, у кого из сотрудников учёт времени прямо указан в обязанностях: без такой записи при расхождениях в табеле ответственный не определён.»

Делить отдел на участки нет смысла, если в штате одна ставка кадровика. Распределение тогда сводится к двум задачам: полно описать функцию этого работника и определить, кто замещает его на время отпуска.

Доступ к персональным данным: что видит каждый участок

Статья 87 ТК РФ обязывает работодателя установить порядок хранения и использования персональных данных работников. Статья 88 ограничивает круг лиц двумя условиями. Доступ получают только специально уполномоченные лица. Эти лица видят только те данные, которые нужны для выполнения их конкретных функций. Передача данных внутри организации идёт по ЛНА, с которым работник ознакомлен под роспись.

Доступ распределяют одновременно с обязанностями. Рекрутер работает с данными кандидатов в объёме подбора. Специалист по КДП работает с документами работников в объёме оформления и учёта. Сотрудник, который ведёт табель, получает сведения, необходимые для учёта времени. Такую схему ролей закон не предписывает. Она следует из принципа минимизации доступа по статье 88 ТК РФ и статьям 5 и 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Работников, которые непосредственно обрабатывают персональные данные, знакомят с правилами обработки и защиты (пункт 6 части 1 статьи 18.1 152-ФЗ). Оператор принимает правовые, организационные и технические меры защиты от неправомерного или случайного доступа (часть 1 статьи 19). При распределении участков проверьте две вещи. Каждый кадровик должен быть ознакомлен с локальным актом о порядке обработки персональных данных. Права в кадровой программе должны совпадать с его участком.

Если кадровик обрабатывает данные вне своих функций, нарушение может быть квалифицировано по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. Изменения Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ в основной части действуют с 30.05.2025. С их учётом обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, или обработка, несовместимая с целями сбора, влечёт штраф. Для должностного лица он составляет от 50 000 до 100 000 рублей, для организации — от 150 000 до 300 000 рублей.

Матрица ответственности отдела кадров: что в неё записать

Матрица ответственности показывает, кто ведёт каждый кадровый процесс от начала до конца. Должностная инструкция фиксирует, что входит в обязанности одной должности. Обязательной формы матрицы нет: столбцы, контрольные точки, сроки внутренних задач и порядок учёта входящих поручений определяет работодатель. Рабочий набор столбцов: участок, основной исполнитель, замещающий, контроль, сроки, согласующие лица и доступ к документам.

Сроки в матрице бывают двух видов. Внутренние сроки и контрольные точки отдел задаёт сам. Сроки отдельных кадровых действий установлены ТК РФ или иным актом, и матрица не может их сдвинуть. Строка с таким действием ссылается на норму, а не на внутренний регламент.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Столбец «замещающий» нужен на время отпуска или болезни основного исполнителя. Если замещение входит в трудовую функцию сотрудника, его заранее отражают в инструкции. Если работник ведёт участок отсутствующего коллеги сверх своей функции, это дополнительная работа по статье 60.2 ТК РФ. Для неё нужны письменное согласие работника, согласованные с ним срок, содержание и объём работы и дополнительная оплата.

Важный нюанс из практики: в практике Добыто матрица ответственности по кадровым процессам ведётся отдельным файлом .xlsx рядом с положением об отделе кадров. Инструкции специалиста по КДП, рекрутера и табельщика хранятся отдельными документами .docx. При перераспределении участка правьте обе части комплекта одновременно: строку матрицы и инструкцию нового исполнителя.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Каждую строку матрицы я сверяю с инструкцией её основного исполнителя. Бывает, что участок записан в матрице, но отсутствует в инструкции и трудовой функции. Тогда в споре о дисциплинарном взыскании работодателю не на что опереться: статья 192 ТК РФ говорит о возложенных на работника обязанностях. У строки должен быть один основной исполнитель и один замещающий, тогда во время отпуска сотрудника участок не остаётся без ответственного.»

Что проверить до распределения участков

• Трудовые договоры: какая трудовая функция записана у каждого кадровика.
• Штатное расписание: совпадают ли наименования должностей с договорами, поскольку функция по статье 57 ТК РФ определяется по должности в соответствии со штатным расписанием.
• Действующие инструкции: утверждены ли они и есть ли подписи работников об ознакомлении.
• ЛНА о персональных данных: кто включён в круг уполномоченных лиц по статье 88 ТК РФ.
• Процессы отдела: полный список операций с отметкой, какие сроки установлены нормой, а какие внутренние.
• Замещение: кто подменяет каждого исполнителя на время отпуска и входит ли это в его функцию.
• Представительный орган работников: требуется ли учёт его мнения при принятии ЛНА (часть 4 статьи 8 ТК РФ).

Как распределить участки между кадровиками: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Выпишите все процессы отдела и сгруппируйте их в участки: кадровое делопроизводство, подбор, учёт рабочего времени, а с 1 марта 2027 года — оформление стажировок. У каждой операции отметьте, установлен ли её срок ТК РФ или иным актом.
2. Шаг 2. Сверьте участки с трудовыми договорами. Трудовая функция каждого кадровика по статье 57 ТК РФ должна охватывать участок, который за ним закрепляют.
3. Шаг 3. Заполните матрицу ответственности. По каждому участку укажите основного исполнителя, замещающего, контроль, сроки, согласующих лиц и доступ к документам.
4. Шаг 4. Перенесите строки матрицы в должностные инструкции. Если участок выходит за пределы трудовой функции, подготовьте дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ. Если коллега временно ведёт участок отсутствующего, оформите его письменное согласие по статье 60.2.
5. Шаг 5. Приведите доступ к персональным данным в соответствие с участками: обновите перечень уполномоченных лиц по статье 88 ТК РФ и права в кадровой программе.
6. Шаг 6. Утвердите инструкции и ЛНА. Если для акта обязателен учёт мнения представительного органа, проведите эту процедуру до утверждения.
7. Шаг 7. Ознакомьте каждого работника под роспись с его инструкцией и ЛНА о персональных данных. Нового сотрудника знакомят до подписания трудового договора.

Как изменить обязанности кадровика без нарушения ТК РФ

При перераспределении участков способ оформления зависит от того, выходит ли новая обязанность за пределы трудовой функции из договора. Таблица соотносит типовые ситуации отдела кадров с нормой, по которой их оформляют.

Новая редакция инструкции не заменяет соглашение сторон, если фактически меняется согласованная трудовая функция. Перед утверждением сравните новую редакцию с формулировкой функции в договоре. Если новый участок в неё не помещается, оформляйте дополнительное соглашение.

По той же схеме оформляют исполнение обязанностей отсутствующего руководителя отдела без освобождения от своей работы. Если заместительство не записано в трудовой функции, это дополнительная работа с письменным согласием и оплатой по статье 60.2 ТК РФ. В приказе фиксируют срок, содержание и объём поручения.

В сервисе Добыто ознакомление с новой редакцией инструкции проходит в электронном виде. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.

Во что обходится размытая формулировка участка

Статья 192 ТК РФ разрешает дисциплинарное взыскание за виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных трудовых обязанностей: замечание, выговор или увольнение по законным основаниям. Если участок не записан ни в трудовой функции, ни в инструкции, ни в другом документе, с которым работник ознакомлен, работодателю придётся доказывать, что обязанность была на него возложена.

Материальная ответственность из записи в инструкции автоматически не возникает. По статье 238 ТК РФ работник возмещает работодателю прямой действительный ущерб, упущенная выгода с него не взыскивается.

Публично-правовую ответственность распределение участков на кадровика не переносит. За нарушения трудового законодательства работодатель и должностные лица отвечают по статье 5.27 КоАП РФ, за нарушения правил обработки персональных данных — по статье 13.11. Внутренний документ определяет, к кому работодатель предъявит дисциплинарные претензии, но от штрафа организацию не освобождает.

Операции по стажёрам с 1 марта 2027 года: какой участок их примет

Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» опубликован 26.07.2026 и вступает в силу с 1 марта 2027 года. На дату публикации статьи его нормы не действуют, но участок для них стоит предусмотреть при пересмотре инструкций. Закон вводит понятия «стажёр» и «стажировка в сфере труда» и новую статью 351.9 ТК РФ:

• срочный трудовой договор о стажировке заключают не позднее одного года после получения профессионального образования соответствующего уровня или прохождения профессионального обучения;
• предельный срок такого договора — 6 месяцев;
• на период стажировки работодатель организует для стажёра наставничество;
• работодатель принимает локальный акт о порядке стажировки, наставничестве, оценке результатов и объёме самостоятельной работы, который разрешён стажёру;
• в наименовании должности указывается, что работник — стажёр (изменение статьи 57 ТК РФ);
• испытание после стажировки не устанавливается.

Текст поправок опубликован на официальном портале опубликования правовых актов под номером 0001202607260006. Сверяйте с ним формулировки ЛНА о стажировке до утверждения.

Новые нормы добавляют операции на стыке КДП и обучения персонала. Сюда входят оформление срочного договора с проверкой годичного срока после обучения, контроль шестимесячного предела, оформление наставничества и ведение ЛНА о стажировке. Закрепите эти операции за конкретным исполнителем в матрице до 1 марта 2027 года. Если они выходят за трудовую функцию выбранного специалиста, дополнительное соглашение по статье 72 ТК РФ готовят к той же дате.

Сколько кадровиков нужно для всех участков: расчёт численности

От численности отдела зависит, сколько участков получат отдельного исполнителя, а сколько будут совмещены в функции одного специалиста. Пересчитывайте численность до того, как распределять участки.

Важный нюанс из практики: в нашем примере расчёта для производства на 250 сотрудников нормативная численность HR-службы считается в 5 шагов. Сначала берут базовую величину, затем применяют коэффициенты текучести, отрасли, автоматизации и филиалов. Итог — 3,34 ставки. Норматив один специалист на 100 сотрудников дал бы для той же численности 2,5 ставки.

Дробная часть расчёта — 0,34 ставки — показывает объём работы, который не набирает отдельной ставки. Этот объём включают в трудовую функцию одного из специалистов или поручают как дополнительную работу по статье 60.2 ТК РФ с письменным согласием и оплатой.

Численность HR для компаний на 50, 350 и 1200 сотрудников

По нормативу один на 100 компания на 50 сотрудников получает 0,5 ставки, на 350 — 3,5 ставки, на 1200 — 12 ставок. Расчёт с коэффициентами для тех же масштабов даёт другие значения, они подписаны на диаграмме. При 0,5 ставки участки КДП, подбора и учёта времени ведёт один работник, и его трудовая функция охватывает все три. При численности в несколько ставок участки можно закрепить за разными исполнителями.

Как автоматизация меняет нагрузку на участки

Автоматизация входит в расчёт численности отдельным коэффициентом. Его значение зависит от уровня автоматизации кадровых процессов.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Коэффициент автоматизации я пересчитываю каждый раз, когда часть кадровых операций переводится в КЭДО. Вместе с численностью отдела меняется и то, сколько участков получают отдельного исполнителя. Пересчитайте ставки до того, как переписывать инструкции, иначе распределять участки придётся повторно.»

Для участков КДП и учёта времени в сервисе Добыто есть готовый модуль для 1С:ЗУП. Он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически.

Стоимость КЭДО для отдела кадров: тарифы на 2026 год

Стоимость считается за сотрудника в месяц. Итог зависит от численности, нужных видов электронной подписи и интеграций.

Итоговая сумма зависит от числа сотрудников, подключённых к КЭДО, а также от того, нужны ли УКЭП и интеграция с 1С:ЗУП. Состав и условия каждого тарифа описаны на странице тарифов КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Распределение участков в отделе кадров держится на трудовой функции из договора. Инструкция, положение об отделе и матрица ответственности её детализируют, но расширить не могут. Если функция меняется, нужно соглашение сторон. Временный чужой участок оформляют только с письменным согласием и оплатой. Доступ к персональным данным открывают в границах участка. Профстандарт 07.003 подсказывает, где проходят эти границы, а численность отдела определяет, сколько исполнителей их займут.

В Добыто мы собираем распределение участков в связку: матрица ответственности, инструкции по ролям и электронное ознакомление сотрудников с ними. Отделу кадров не приходится отдельно отслеживать, кто из работников видел новую редакцию инструкции.

Частые вопросы о должностных инструкциях отдела кадров

Можно ли передать рекрутеру оформление приёма кандидата, которого он подобрал?

Можно, если оформление приёма входит в трудовую функцию рекрутера или этот участок ему добавлен по правилам ТК РФ. Функции B/01.6-B/03.6 профстандарта 07.003 охватывают подбор и документооборот обеспечения персоналом. Оформление документов о трудовых отношениях относится к функции A/01.6. Если в договоре рекрутера записан только подбор, постоянный участок оформления добавляют дополнительным соглашением по статье 72 ТК РФ. Временный участок оформляют как дополнительную работу по статье 60.2 с письменным согласием и оплатой. Доступ к документам работников рекрутеру открывают только после включения его в круг уполномоченных лиц по статье 88 ТК РФ.

Что делать с инструкцией, если должность кадровика переименовали в штатном расписании?

Трудовая функция по части 2 статьи 57 ТК РФ — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, поэтому наименование должности в договоре и в штатном расписании должно совпадать. Переименование меняет условие трудового договора. Его оформляют письменным соглашением сторон по статье 72 ТК РФ. Инструкцию с новым наименованием утверждают и доводят до работника под роспись по части 2 статьи 22.

Нужен ли учёт мнения представительного органа при утверждении матрицы ответственности?

Это зависит от того, утверждают ли матрицу как локальный нормативный акт и предусматривает ли ТК РФ для такого акта учёт мнения представительного органа работников. Если учёт мнения обязателен, а матрицу приняли без него, её нормы не применяются (часть 4 статьи 8 ТК РФ). Перед утверждением проверьте, есть ли в организации представительный орган работников и требует ли закон учёта его мнения для этого акта.

Что будет с инструкциями, когда закончится срок действия профстандарта 07.003?

Приказ Минтруда России от 09.03.2022 № 109н действует до 01.09.2028, срок установлен пунктом 3 приказа. Должностные инструкции остаются документами работодателя и не теряют силу вместе со стандартом. После этой даты ссылки на функции A/01.6 и B/01.6-B/03.6 нужно сверить с редакцией профстандарта, которая будет действовать на тот момент. Обязательными требования стандарта остаются только в части, установленной ТК РФ, федеральным законом или иным нормативным правовым актом (статья 195.3 ТК РФ).

Может ли работник отказаться от участка, который записан только в матрице?

Статья 60 ТК РФ запрещает требовать работу, не обусловленную трудовым договором. Строка в матрице возлагает обязанность при двух условиях: участок укладывается в трудовую функцию, а матрица или инструкция доведены до работника под роспись по части 2 статьи 22 ТК РФ. Если участок выходит за функцию, нужно соглашение по статье 72 или письменное согласие на дополнительную работу по статье 60.2. Дисциплинарное взыскание по статье 192 применяется только за неисполнение возложенных обязанностей.

Можно ли ограничить доступ специалиста по КДП к данным кандидатов до решения о приёме?

Можно. Для данных работников статья 88 ТК РФ разрешает доступ только к тем сведениям, которые нужны для конкретных функций. Для данных кандидатов действуют принципы обработки из статьи 5 152-ФЗ. Пока кандидат проходит отбор, его данные относятся к участку подбора. Специалисту по КДП они нужны с момента, когда начинается оформление приёма. Разграничение закрепляют в ЛНА о порядке обработки персональных данных и в правах кадровой программы. Работников, которые обрабатывают данные, знакомят с правилами по пункту 6 части 1 статьи 18.1 152-ФЗ.