Должностная инструкция, утверждённая приказом, связана с ним реквизитами на первом листе. По ГОСТ Р 7.0.97-2025, который действует с 18 августа 2025 года, в правом верхнем углу ставят гриф «УТВЕРЖДЕНО» с видом, датой и номером приказа. Вместо грифа можно поставить отметку «Приложение» с теми же реквизитами. Приказ об утверждении ТК РФ не требует: инструкцию можно утвердить и грифом «УТВЕРЖДАЮ» за подписью руководителя. Связку закрывает ознакомление под подпись: до подписания трудового договора по части 3 статьи 68 ТК РФ и после каждой новой редакции. Если новая редакция меняет трудовую функцию, согласованную в договоре, приказа и подписи «ознакомлен» мало, нужно письменное соглашение по статье 72 ТК РФ. При правке формулировок без изменения условий договора хватает приказа и повторного ознакомления.
Материал показывает, как заполнить реквизиты, чтобы приказ и инструкция ссылались друг на друга без расхождений, и что записать в тексте приказа. Отдельно разобрано, как подтвердить ознакомление на бумаге и в кадровом электронном документообороте. Для инструкций директора и исполняющего обязанности директора описано, что проверить в уставе и приказе о замещении до подписи грифа. Образцы инструкций и приказа идут после первого раздела. Сценарная таблица изменений, чек-лист проверки, стоимость электронного ознакомления и ответы на частые вопросы собраны во второй половине статьи.
Обязательна ли должностная инструкция и что она добавляет к трудовому договору
Статья 57 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ включает трудовую функцию в обязательные условия трудового договора. Составлять отдельную должностную инструкцию она не обязывает. Это подтверждают два ведомственных письма: Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1 и Минтруда от 25.06.2024 № 14-6/ООГ-3817. Кодекс не устанавливает ни обязанности иметь инструкцию, ни её содержания, ни порядка оформления. Оба письма остаются разъяснениями, нормативной силы у них нет. Трудовую функцию и обязанности работника в любом случае раскрывают в договоре.
Инструкция конкретизирует трудовую функцию, но согласование условий не заменяет. По частям 2-3 статьи 57 ТК РФ недостающие условия вносят письменным приложением к трудовому договору или соглашением сторон. Такой документ становится неотъемлемой частью договора. Расширить работу через инструкцию в одностороннем порядке нельзя по двум нормам:
- статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника работу, не обусловленную трудовым договором;
- часть 1 статьи 74 ТК РФ прямо исключает изменение трудовой функции по инициативе работодателя при организационных или технологических изменениях.
Обязанность сверх согласованной функции, вписанная в инструкцию приказом, становится обязанностью работника только после письменного соглашения по статье 72 ТК РФ.
Обязательной структуры инструкции ТК РФ не задаёт. В практике кадрового делопроизводства в инструкции фиксируют:
- наименование должности и подчинённость;
- требования к квалификации;
- функции и обязанности;
- права;
- ответственность;
- порядок замещения на время отсутствия.
Перечень служит ясности текста, исчерпывающим его закон не делает. Специальные требования могут следовать из актов для отдельной должности, отрасли или конкретного учреждения.
Когда отдельная инструкция или приказ об утверждении не нужны
Если трудовой договор описывает трудовую функцию и обязанности полностью, отдельная инструкция остаётся вопросом удобства, закон её не требует. Приказ об утверждении тоже не обязателен. Роструд в ответе на вопрос работодателя указал: «Обязанность работодателя утверждать должностную инструкцию приказом нормативными документами не установлена». Инструкцию можно утвердить грифом руководителя без распорядительного документа. Способ выбирают по локальному порядку делопроизводства. Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяется добровольно, если законодательство не устанавливает иное.
Прежде чем готовить приказ, откройте трудовой договор. Бывает, что функция описана в нём одной строкой с наименованием должности, а обязанности раскрыты только в инструкции. Тогда при каждом изменении инструкции придётся отдельно оценивать, не меняет ли она условия договора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Образцы должностных инструкций и приказа об утверждении ЛНА
Комплект состоит из двух готовых должностных инструкций и шаблона приказа об утверждении локального нормативного акта (ЛНА). Первым откройте приказ: его дата и номер потом переносятся в гриф на первом листе инструкции.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Должностная инструкция рекрутера | Скачать |
Утверждение должностной инструкции: гриф руководителя или приказ
С 18 августа 2025 года реквизиты утверждения описывает ГОСТ Р 7.0.97-2025. Его утвердил приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016, и стандарт распространяется в том числе на инструкции. Пункт 5.16 допускает два способа утверждения: должностным лицом или распорядительным документом. Варианты различаются словом в грифе и его составом:
| Параметр | Гриф должностного лица | Утверждение приказом |
|---|---|---|
| Слово в грифе | УТВЕРЖДАЮ | УТВЕРЖДЕНО |
| Состав грифа (п. 5.16) | Должность, подпись, инициалы, фамилия, дата | Наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дата и номер |
| Место на документе | Правый верхний угол первого листа | Правый верхний угол первого листа |
| Отметка «Приложение» (п. 5.19) | Не ставится: распорядительного документа нет | Ставится, если инструкцию оформляют приложением к приказу: слово «Приложение», номер при наличии, вид, дата и номер приказа |
| Требование ТК РФ к способу | Не установлено | Не установлено |
Стандарт допускает оба варианта одинаково. Приказ добавляет в комплект отдельный распорядительный документ. В нём фиксируют дату введения инструкции, ответственного за ознакомление и судьбу прежней редакции.
Официальные разъяснения по реквизитам стандарта опубликовал Росархив 17.04.2026: это методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025. Документ носит рекомендательный характер и текст стандарта не заменяет. Сверяйте с ним инструкцию по делопроизводству организации до утверждения очередного пакета инструкций.
Проект инструкции до утверждения проходит внутреннее согласование по маршруту, принятому в организации. В КЭДО Добыто маршрут строится одним из двух способов. При последовательном документ идёт от специалиста по кадрам к руководителю, в бухгалтерию и сотруднику по очереди. При параллельном документ одновременно уходит юристу, в бухгалтерию и руководителю.
Как связать инструкцию с приказом реквизитами
Пункт 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2025 описывает отметку на документе-приложении. На его первом листе в правом верхнем углу печатают слово «Приложение», при наличии указывают номер, а затем вид, дату и номер документа, к которому относится приложение. Связка видна, когда одни и те же реквизиты повторяются в трёх местах:
- в приказе: «Утвердить должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству (приложение № 1)»;
- на первом листе инструкции: «Приложение № 1 к приказу от ДД.ММ.ГГГГ № ___» или «УТВЕРЖДЕНО приказом от ДД.ММ.ГГГГ № ___»;
- в листе ознакомления: наименование инструкции, дата и номер утвердившего её приказа, дата ознакомления и подпись работника.
Дата и номер приказа во всех трёх местах совпадают. При расхождении в одной цифре по реквизитам на инструкции уже не найти приказ, которым утверждена именно эта редакция.
Что записать в приказе об утверждении инструкции
Обязательной формы такого приказа ТК РФ не устанавливает, его состав определяет практика. В распорядительной части фиксируют:
- утверждение инструкции по конкретной должности с указанием, что она оформлена приложением к приказу;
- дату введения инструкции в действие;
- признание утратившей силу прежней редакции, если она была;
- работника, ответственного за ознакомление сотрудников с инструкцией.
Для новой редакции применяют формулировку «Утвердить должностную инструкцию (наименование должности) в новой редакции и ввести её в действие с (дата)». Прежнюю редакцию отдельным пунктом признают утратившей силу.
Приказ об утверждении инструкции не совмещают с приказом о приёме. По части 1 статьи 68 ТК РФ приём оформляется трудовым договором. Приказ о приёме работодатель лишь вправе издать, и его содержание должно соответствовать договору. Утверждение инструкции остаётся самостоятельным распорядительным действием с собственными датой и номером.
Как оформить связку приказа, инструкции и ознакомления: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте проект инструкции с трудовым договором и приложениями к нему. Обязанности не должны выходить за согласованную трудовую функцию (статья 60 ТК РФ).
- Шаг 2. Проведите проект по маршруту согласования. Выберите способ утверждения, грифом руководителя или приказом, по порядку делопроизводства организации.
- Шаг 3. Если выбран приказ, издайте его. В тексте укажите утверждение инструкции приложением, дату введения, ответственного за ознакомление и пункт о прежней редакции.
- Шаг 4. На первом листе инструкции проставьте отметку «Приложение» или гриф «УТВЕРЖДЕНО» с той же датой и номером приказа.
- Шаг 5. Ознакомьте работника под подпись с указанием даты и редакции. Нового сотрудника знакомьте до подписания трудового договора.
- Шаг 6. Если новая редакция меняет условия трудового договора, подпишите письменное соглашение по статье 72 ТК РФ. Приказ и ознакомление его не заменяют.
- Шаг 7. Храните подтверждение ознакомления вместе с той редакцией инструкции и тем приказом, к которым оно относится.
Ознакомление работника с инструкцией: до трудового договора и после новой редакции
Часть 3 статьи 68 ТК РФ обязывает работодателя при приёме на работу, до подписания трудового договора, ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Должностная инструкция относится к таким актам. Поэтому новый сотрудник знакомится с ней до подписи под договором, а не в первый рабочий день.
Единой обязательной формы листа ознакомления нет. Ознакомление фиксируют подписью работника, датой и указанием редакции инструкции. Это делают на самой инструкции или на отдельном листе ознакомления. Если в организации действуют несколько редакций одной инструкции, указание редакции и реквизитов утвердившего приказа показывает, с каким текстом знакомился работник.
После утверждения новой редакции работника знакомят повторно. ТК РФ специальной процедуры для этого не устанавливает. Без подписи под новой редакцией нет подтверждения, что работник знает изменённые обязанности. Сверьте листы ознакомления по каждому сотруднику с датой и номером приказа, которым утверждена действующая редакция.
Электронное ознакомление с инструкцией в КЭДО
Части 1-3 статьи 22.1 ТК РФ допускают кадровый электронный документооборот (КЭДО) для документов, которые требуют письменной формы или ознакомления работника под подпись. Для этого нужно соблюсти предусмотренные законом условия и вести документооборот через информационную систему, установленную этой статьёй. Из электронного оборота исключены, в частности, документы об инструктажах по охране труда. Подписание документов сторонами регулирует статья 22.3 ТК РФ.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Минтруд на странице об электронном документообороте в сфере трудовых отношений приводит основные условия. Закон № 377-ФЗ вступил в силу 22.11.2021, переход на электронный кадровый документооборот добровольный. В электронный документооборот включают документы из перечня, утверждённого работодателем. Требования к формату электронных документов установлены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Проверьте, внесены ли в этот перечень должностные инструкции и приказы об их утверждении.
Полезно знать: трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия оформляют в электронном виде. Трудовую книжку, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и журнал инструктажей закон оставляет на бумаге.
В КЭДО Добыто специалист по кадрам загружает приказ вместе с инструкцией. Система строит маршрут согласования и отправляет сотруднику уведомление. Сотрудник читает документ, подписывает его электронной подписью с телефона, и документ уходит в электронный архив. Для 1С:ЗУП есть готовый модуль, документы между системами синхронизируются автоматически.
Новая редакция инструкции: когда хватит приказа, а когда нужно соглашение сторон
Документ для изменения выбирают по одному критерию: затрагивает ли новая редакция условия, которые стороны согласовали в трудовом договоре. Сценарии изменения инструкции и документы, которыми их оформляют:
| Что меняется | Что оформить | Норма |
|---|---|---|
| Формулировки уточняются, условия трудового договора не меняются | Приказ об утверждении новой редакции и повторное ознакомление работника | Специальной процедуры ТК РФ не устанавливает |
| Меняются обязанности или трудовая функция, согласованные в трудовом договоре | Письменное соглашение сторон; приказа и подписи «ознакомлен» недостаточно | Статья 72 ТК РФ |
| Условия меняются по организационным или технологическим причинам по инициативе работодателя | Процедура статьи 74 с её основаниями; трудовую функцию в этом порядке изменить нельзя | Часть 1 статьи 74 ТК РФ |
| Работнику временно поручают обязанности отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы | Письменное согласие работника и доплата, размер которой стороны устанавливают соглашением | Статьи 60.2 и 151 ТК РФ |
Между первой и второй строкой выбирают по тексту трудового договора и приложений к нему. Если изменяемая обязанность в них согласована, применяется вторая строка со статьёй 72.
Граница между уточнением обязанностей и изменением функции оценивается по содержанию правки. В определении от 16.04.2026 по делу № 8Г-3564/2026 Шестой кассационный суд рассматривал добавление в инструкцию объекта контроля. Суд указал, что такое изменение «не повлекло существенных изменений и не сказалось на выполнении им основной трудовой функции». Вывод сделан по обстоятельствам конкретного спора и автоматически на другие должности не переносится.
Факт: в КЭДО подписанный документ уходит в электронный архив на срок до 50 лет. Прежняя редакция инструкции и подписи работников под ней остаются доступными после ввода новой.
В разделе «Документы» сервиса Добыто приказы собраны в одной таблице со статусами согласования, отказа и подписания. Вкладки «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив» отделяют документы в процессе от уже подписанных. При вводе новой редакции по этой таблице видно, по какому приказу подписание ещё не завершено.
Перед вводом новой редакции сравните её с трудовым договором построчно. Обязанности, которые выходят за согласованную функцию, оформляются соглашением сторон, приказа для них недостаточно.
Инструкция директора и исполняющего обязанности директора: кто утверждает
Общего требования составлять инструкцию директора закон не содержит. Статья 275 ТК РФ и статья 51 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» отсылают к учредительным документам и порядку назначения руководителя. Статья 51 в редакции, действующей с 01.09.2026, регулирует избрание и назначение руководителя образовательной организации. Обязанности оформлять его должностную инструкцию она не вводит.
Инструкцию директора от имени работодателя утверждает надлежаще уполномоченный орган или представитель. Подписывать гриф «УТВЕРЖДАЮ» на собственной инструкции в роли работодателя директору не следует, пока устав не подтвердил такие полномочия. В образовательной организации дополнительно проверяют полномочия учредителя. Универсального федерального правила, по которому инструкцию директора утверждает только учредитель, в ТК РФ и 273-ФЗ нет. Ответ ищут в уставе и актах учредителя.
Исполняющий обязанности директора утверждает инструкции работников только при наличии полномочия на это действие. Пометка «и. о.» в грифе полномочий не подтверждает. Проверяют:
- приказ о временном возложении обязанностей и объём переданных по нему полномочий;
- устав или доверенность;
- полномочия органа, который назначил исполняющего обязанности.
Возможна обратная ситуация: работнику поручают обязанности временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы. Статьи 60.2 и 151 ТК РФ требуют письменного согласия работника и доплаты, размер которой стороны устанавливают соглашением. Новая инструкция или приказ о возложении обязанностей без согласия работника эти условия не выполняют. Перед подписанием грифа сверьте объём полномочий в приказе о возложении обязанностей с тем действием, которое совершаете.
Чек-лист проверки приказа, инструкции и листа ознакомления
Перечень сверяют до того, как отправить инструкцию работникам на подпись:
- обязанности в инструкции не выходят за трудовую функцию, согласованную в договоре;
- способ утверждения, гриф руководителя или приказ, соответствует порядку делопроизводства организации;
- в приказе указаны дата введения инструкции, ответственный за ознакомление и пункт о прежней редакции, если она была;
- дата и номер приказа совпадают в самом приказе, в грифе или отметке «Приложение» и в листе ознакомления;
- гриф подписан лицом, чьи полномочия подтверждены уставом, доверенностью или приказом о возложении обязанностей;
- новый сотрудник знакомится с инструкцией до подписания трудового договора;
- для изменений, затрагивающих условия договора, подготовлено письменное соглашение по статье 72 ТК РФ;
- при электронном ознакомлении инструкции и приказы включены в утверждённый работодателем перечень документов КЭДО.
Пункт с ответом «нет» закрывают до рассылки инструкции на ознакомление.
Стоимость КЭДО для электронного ознакомления с должностными инструкциями
Стоимость зависит от тарифа и числа сотрудников, которых подключают к электронному документообороту. Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников входит в тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников в месяц. На тарифе «Бизнес» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Состав каждого тарифа и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Связку держат совпадающие реквизиты и подпись работника. Приказ утверждает инструкцию и задаёт дату её введения. Гриф или отметка о приложении на первом листе отсылает к тому же приказу. Лист ознакомления подтверждает, какую редакцию работник получил: до подписания договора или после изменений. Ни приказ, ни инструкция трудовую функцию не расширяют: всё, что выходит за согласованные условия, оформляется соглашением сторон. Полномочия на утверждение инструкции директора и на подпись исполняющего обязанности проверяются по уставу и приказу о возложении обязанностей.
В Добыто приказ и инструкция уходят работникам по одному маршруту, ознакомление подписывается электронной подписью, а подписанные редакции остаются в электронном архиве. Комплект сохраняется целиком и после очередного обновления инструкции.
Частые вопросы о должностной инструкции и приказе об утверждении
Нужно ли переутверждать старые инструкции после введения ГОСТ Р 7.0.97-2025?
Такой обязанности нет. ГОСТ Р 7.0.97-2025 действует с 18 августа 2025 года взамен редакции 2016 года, но национальные стандарты применяются добровольно, если законодательство не устанавливает иное. Смена редакции стандарта поводом для переоформления действующих инструкций не служит. Реквизиты по пунктам 5.16 и 5.19 нового стандарта удобно применять при следующей новой редакции инструкции.
Сколько экземпляров инструкции подписывать и выдавать ли копию работнику?
Роструд в ответе 2017 года рекомендовал подписывать инструкцию работником и работодателем в двух экземплярах, если она устанавливает трудовую функцию. Это ведомственное мнение, самостоятельной обязательной нормой оно не служит. Инструкция может быть частью трудового договора или приложением к нему по частям 2-3 статьи 57 ТК РФ. Тогда подпись работника подтверждает и ознакомление, и согласованную редакцию, и экземпляр разумно выдать работнику.
Можно ли знакомить с инструкцией по электронной почте или в мессенджере?
Статья 22.1 ТК РФ допускает электронное ознакомление только в режиме кадрового электронного документооборота. Он ведётся при условиях, предусмотренных законом, и через установленную информационную систему, а подписание регулирует статья 22.3 ТК РФ. Письмо с файлом инструкции на личную почту работника эту процедуру не заменяет. Если КЭДО в организации не введён, ознакомление подтверждают подписью на бумаге.
Что делать, если работник отказывается подписать лист ознакомления?
Отказ фиксируют актом. В нём указывают дату, наименование инструкции и реквизиты приказа, которым утверждена предъявленная редакция. Новая редакция может менять условия трудового договора. Тогда отказ подписать соглашение по статье 72 ТК РФ означает, что изменение сторонами не согласовано и в отношении этого работника действуют прежние условия.
Обязательны ли должностные инструкции в школе и других учреждениях?
Общего исключения для учреждений и школ федеральное законодательство не делает: применяются общие правила ТК РФ. Статья 51 Закона № 273-ФЗ регулирует статус и назначение руководителя школы, но должностную инструкцию обязательной не делает. Вывод ограничен федеральными нормами. Отдельно проверяют устав учреждения, акты учредителя и специальные правила для конкретной категории работников.
Как оформить инструкцию для стажёра с 2027 года?
Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ с 1 марта 2027 года вводит новое требование для срочного трудового договора о стажировке в сфере труда. В наименовании должности, профессии или специальности указывается, что работник — стажёр. Если для стажёров утверждается отдельная инструкция, её наименование сверяют с наименованием должности в трудовом договоре и в приказе об утверждении.
