Увольнение работника закрывается в последний рабочий день тремя действиями: окончательный расчёт по статье 140 ТК РФ, выдача трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р, передача комплекта выписок персонифицированного учёта. Все три обязанности привязаны к одной дате — дню прекращения трудового договора. Перенести их на следующий день нельзя ни по договорённости с работником, ни из-за отсутствия бухгалтера. Порядок различается по одному признаку: ведётся ли у работника бумажная трудовая книжка. При бумажной книжке день закрывается росписью в книге учёта движения трудовых книжек, при электронной — выдачей СТД-Р на бумаге либо файлом, подписанным УКЭП работодателя.
Разберём состав каждого действия, сроки, которые сдвигаются законно, и порядок, когда работник за документами не явился. Покажем, что из расчёта удерживать можно, а что нельзя, и почему приказ об увольнении остаётся бумажным даже в компании с полностью электронным кадровым контуром. Сценарная таблица, размеры штрафов по статье 5.27 КоАП, стоимость подключения КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Три обязанности работодателя в день прекращения трудового договора
Статья 84.1 ТК РФ формулирует обязанность так: в день прекращения трудового договора работодатель выдаёт работнику трудовую книжку или предоставляет сведения о трудовой деятельности и производит с ним расчёт в соответствии со статьёй 140. Третий блок обязанностей находится за пределами Трудового кодекса — это выписки персонифицированного учёта по пункту 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, которые выдаются без всякого заявления работника.
День увольнения — это последний день работы, а не день написания заявления и не день издания приказа. Исключение одно: когда за работником сохранялось место работы, но он фактически не работал. Комплект, который должен быть собран к утру последнего дня, выглядит так.
| Что выдать | Основание | Как оформляется |
|---|---|---|
| Трудовая книжка, если ведётся на бумаге | ст. 84.1 ТК РФ | Под роспись в книге учёта движения трудовых книжек |
| Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | ст. 66.1 и 84.1 ТК РФ, форма по приказу Минтруда от 10.11.2022 № 713н | На бумаге под роспись либо электронно с УКЭП работодателя |
| Расчётный листок | ст. 136 ТК РФ | По форме, утверждённой локальным нормативным актом |
| Выписка из подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 | п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ | Сведения о стаже за текущий год, только по этому работнику |
| Выписка из персонифицированных сведений о физических лицах | п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ | За месяцы работы, данные других работников не раскрываются |
| Выписка из раздела 3 расчёта по страховым взносам | п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ | За отчётный период, в котором работник увольняется |
| Выписка из подраздела 3 раздела 1 ЕФС-1 | п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ | Только если за работника уплачивались дополнительные страховые взносы |
| Медицинская книжка и оригиналы личных документов | ст. 84.1 ТК РФ | Если хранились у работодателя, возвращаются в тот же день |
Справка о доходах и суммах налога, копии приказов, справка о среднем заработке в этот перечень не входят: они выдаются по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Заявление можно принять и в последний день, тогда трёхдневный срок начинает течь с даты его подачи.
Подготовка: что сделать за день до последнего рабочего дня
Провал последнего дня почти всегда закладывается накануне: бухгалтерия не получила табель, кадровик не проверил остаток отпуска, приказ не подписан руководителем, который уехал. Перед последним днём проверьте пять позиций.
- Закрыт ли табель учёта рабочего времени по дату увольнения включительно, вместе со сверхурочными и работой в выходные.
- Сверен ли остаток неиспользованного отпуска и есть ли дни, взятые авансом.
- Есть ли документы-основания: заявление работника, соглашение сторон, уведомление о сокращении с отметкой о вручении.
- Подписан ли приказ и кто ознакомит с ним работника, если руководитель отсутствует.
- Какие материальные ценности, ключевые носители и доступы числятся за работником.
В практике Добыто чаще всего срывается четвёртый пункт: маршрут согласования электронный, а приказ нужен бумажный, и подписанта в офисе нет. Поэтому в регламенте мы фиксируем заместителя, который подписывает приказ об увольнении по приказу о делегировании, а не по устной договорённости.
Как закрыть день увольнения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о прекращении трудового договора на бумаге, укажите основание со ссылкой на статью ТК РФ и реквизиты документа-основания.
- Шаг 2. Ознакомьте работника с приказом под роспись. Если ознакомить невозможно, сделайте на приказе запись об этом — так требует статья 84.1 ТК РФ.
- Шаг 3. Внесите запись в трудовую книжку либо сформируйте СТД-Р, проверив формулировку основания и наименование должности по штатному расписанию.
- Шаг 4. Выплатите окончательный расчёт и передайте расчётный листок с расшифровкой начислений и удержаний.
- Шаг 5. Выдайте трудовую книжку под роспись в книге учёта движения трудовых книжек или СТД-Р, зафиксировав дату получения.
- Шаг 6. Передайте выписки персонифицированного учёта и верните личные документы, которые хранились у работодателя.
- Шаг 7. Закройте доступы, отзовите сертификат электронной подписи и машиночитаемые доверенности, а на следующий рабочий день сдайте подраздел 1.1 ЕФС-1.
Окончательный расчёт: из чего складывается и когда срок сдвигается
Расчёт по статье 140 ТК РФ включает зарплату за фактически отработанные дни месяца, оплату сверхурочной работы и работы в выходные, компенсацию за все неиспользованные отпуска по статье 127 ТК РФ, премии, если условия их выплаты по положению выполнены, и выходное пособие там, где оно предусмотрено статьёй 178 ТК РФ. Компенсация за отпуск считается за все годы работы, а не только за последний рабочий год.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С 1 сентября 2026 года действует единый порядок оплаты сверхурочной работы: за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы не менее чем в двойном, а начиная со 121-го часа — не менее чем в двойном размере за каждый час. В окончательном расчёте это всплывает чаще, чем в обычной зарплате: переработки за год до увольнения никто не пересчитывает, пока не дойдёт до последнего дня. Поднимите табели за учётный период до того, как бухгалтерия сформирует записку-расчёт.»
Соберите записку-расчёт Т-61 по своим цифрам
Срок выплаты сдвигается ровно в одном случае: если работник в день увольнения не работал. Тогда суммы выплачиваются не позднее следующего дня после того, как уволенный предъявил требование о расчёте. Это частая ситуация при сменном графике и при увольнении в период временной нетрудоспособности. Дата увольнения при этом не меняется.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
При споре о размере выплат действует правило неоспариваемой суммы: в срок выплачивается та часть, которую работодатель не оспаривает, спор по остатку разбирается отдельно. Задержка любой части включает статью 236 ТК РФ — проценты не ниже одной сто пятидесятой ключевой ставки Банка России от невыплаченных сумм за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока и по день фактического расчёта. После Постановления Конституционного Суда РФ от 11.04.2023 № 16-П проценты начисляются и на суммы, которые работодатель не начислил вовсе, но должен был.
Лайфхак: в день увольнения поднимите журнал выданных ключевых носителей и сверьте его с актуальным составом сотрудников. Регулярная сверка закрывает типовую ситуацию, когда токен уволенного числится за компанией, а сертификат остаётся действующим.
Что можно удержать из последней выплаты
Удержать за дни отпуска, использованные авансом, работодатель вправе по статье 137 ТК РФ, но общий размер удержаний ограничен статьёй 138 ТК РФ: не более 20% от суммы, причитающейся работнику. Если долг больше, добрать разницу принудительно нельзя — только по письменному согласию работника. При увольнении по сокращению численности или штата и по ряду других оснований из статьи 137 удержание за неотработанный отпуск не производится вовсе.
Затраты на обучение удерживаются по статье 249 ТК РФ пропорционально неотработанному времени и только при двух условиях: обучение не относилось к обязательному и условие об отработке зафиксировано письменно — в ученическом договоре или соглашении об обучении. Сумма сверх среднего месячного заработка взыскивается через суд, а не приказом.
Трудовая книжка и СТД-Р: как закрыть день, если работник не пришёл
Невозможность выдать документы в последний день закрывается уведомлением, а не ожиданием. Если работник отсутствует или отказался получать трудовую книжку, работодатель в тот же день направляет уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку по почте. Сведения о трудовой деятельности в этом случае направляются заказным письмом с уведомлением о вручении. Со дня направления такого уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку — это прямая норма статьи 84.1 ТК РФ.
| Сценарий последнего дня | Что критично | Чем закрывается |
|---|---|---|
| Работник на рабочем месте | Зафиксировать дату получения каждого документа | Роспись в книге учёта, расписка, второй экземпляр СТД-Р |
| Работник отсутствует: болезнь, отпуск с последующим увольнением | Отправить уведомление в тот же день | Уведомление о явке за книжкой, СТД-Р заказным письмом с уведомлением |
| Работник отказался получать документы | Зафиксировать отказ письменно в день отказа | Акт об отказе, подписанный присутствовавшими, плюс уведомление |
| Дистанционный работник | Бумажная копия приказа в течение 3 рабочих дней со дня его издания | Заказное письмо с уведомлением по статье 312.8 ТК РФ |
| Работник в день увольнения не работал | Выплата не позднее следующего дня после требования о расчёте | Письменное требование работника и платёжное поручение |
| Спор о сумме расчёта | Выплатить неоспариваемую часть в срок | Расчётный листок с расшифровкой, отдельное разбирательство по остатку |
Отдельная категория — работники с бумажной трудовой книжкой, которые продолжают её вести. Им выдаётся книжка, СТД-Р при этом не формируется. Если работник когда-либо подавал заявление о переходе на электронные сведения, бумажная книжка была выдана ему на руки ещё тогда, и в последний день выдаётся только СТД-Р.
Образцы документов для оформления последнего рабочего дня
Комплект собран под один день: начните с формы СТД-Р, дальше по ситуации — уведомление и расписка.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Форма СТД-Р: сведения о трудовой деятельности | Скачать |
| Заявление об увольнении по собственному желанию | Скачать |
| Уведомление явиться за трудовой книжкой | Скачать |
| Расписка о получении трудовой книжки | Скачать |
| Акт об отказе от подписания | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
Приказ об увольнении и ЕФС-1: что остаётся на бумаге и что уходит в СФР
Приказ о прекращении трудового договора нельзя оформить в кадровом электронном документообороте. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО четыре группы документов: трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Компания, где остальной кадровый контур полностью электронный, в день увольнения всё равно печатает приказ и собирает на нём собственноручную подпись.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Компании, которые переходят на КЭДО, регулярно спотыкаются именно на увольнении: весь маршрут согласования электронный, а на приказе процесс упирается в бумагу. Мы закладываем это в схему сразу — в регламенте КЭДО прописан отдельный бумажный контур на четыре исключения из статьи 22.1 ТК РФ, включая приказ об увольнении. Проверьте, есть ли такой пункт в вашем положении о ведении КЭДО, до того как его проверит инспектор.»
После издания приказа включается отчётный срок: подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ» подаётся в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Если этот день выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий. Порядок заполнения и состав подразделов формы разбирает база знаний СФР по ЕФС-1, там же приведены формулировки оснований и правила указания реквизитов приказа.
Полезно знать: с 1 января 2026 года действует классификатор ОК 016-2025, введённый приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст взамен ОК 016-94. Наименование должности в приказе об увольнении и в подразделе 1.1 ЕФС-1 должно совпадать со штатным расписанием в актуальной редакции.
Комплект выписок и справок: что выдаётся молча, а что по заявлению
Разделение простое: персонифицированный учёт выдаётся без заявления, налоговые и справочные документы — по письменному заявлению. Ошибка обычно зеркальная: компании выдают справку о доходах, потому что её просят, и не выдают выписки по ЕФС-1, потому что их не просят. При проверке это читается как невыдача обязательных документов.
Работник, который пришёл за документами позже, права на них не теряет: по статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, выдаются и бывшему работнику в течение трёх рабочих дней с даты письменного заявления. Срок хранения кадровых документов позволяет выдать их и через несколько лет.
В сервисе Добыто выписки и расчётный листок подтягиваются в один пакет по карточке сотрудника, поэтому кадровику не приходится собирать шесть файлов из трёх программ в день, когда работник уже стоит у стола. Бумажную часть комплекта это не отменяет: трудовая книжка и приказ остаются вне электронного контура.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Электронные документы не исчезают вместе с пропуском. Трудовой договор, дополнительные соглашения и другие документы остаются доступны работнику в личном кабинете и после увольнения, доступ привязан к его номеру телефона. Мы советуем добавлять в чек-лист последнего дня отдельный пункт: напомнить сотруднику скачать свои документы себе, чтобы он не возвращался за ними через полгода, когда компания уже сменила систему.»
Доступы и электронная подпись: четвёртая вещь, которой нет в ТК РФ
Увольнение сотрудника, имевшего доступ к ключевой информации, входит в перечень событий компрометации ключа. Значение имеет сам факт ухода человека с доступом, а не то, сдал он носитель или нет. Если бухгалтер два года подписывал отчётность ключом директора и знал пин-код, отзывать нужно ключ директора.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: по части 7 статьи 14 63-ФЗ информация о прекращении действия сертификата вносится удостоверяющим центром в реестр в течение 12 часов, и действие сертификата прекращается с момента внесения записи. До этой записи подпись формально жива, поэтому доступы закрываются параллельно с подачей заявления на отзыв.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Отзыв сертификата — единственное юридически значимое действие: смена паролей и звонок в банк важны, но подпись недействительной сами по себе не делают. Мы вписываем отзыв в чек-лист увольнения на тот же уровень, что и закрытие доступов к системам, и добавляем два пункта: отозвать выданные работнику машиночитаемые доверенности и проверить, не знал ли он пин-коды от чужих ключей. Третий пункт неудобный, но именно он чаще всего оставляет открытую дверь.»
Важный нюанс из практики: в чек-листе последнего дня отзыв подписи и отзыв машиночитаемых доверенностей идут отдельными строками. Доверенность переживает отзыв сертификата: сертификат перевыпускается, а действующая МЧД продолжает подтверждать полномочия, которых у человека уже нет. В сервисе Добыто реестр выданных сертификатов и доверенностей ведётся по каждому сотруднику, поэтому при увольнении видно, что именно за ним закреплено.
Сколько стоит незакрытый день увольнения
Задержка расчёта квалифицируется по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 1 000 до 5 000 рублей на ИП, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию. Повторное нарушение по части 7 — от 20 000 до 30 000 рублей на должностное лицо либо дисквалификация на срок от одного года до трёх лет, от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. Невыдача трудовой книжки, СТД-Р или выписок персучёта идёт по части 1 статьи 5.27 КоАП: до 5 000 рублей на должностное лицо и до 50 000 рублей на организацию.
Административный штраф здесь не главный расход. Задержка выдачи трудовой книжки или СТД-Р даёт работнику право требовать возмещения неполученного заработка по статье 234 ТК РФ за весь период задержки, а задержка расчёта — проценты по статье 236 ТК РФ плюс компенсацию морального вреда, размер которой определяет суд. Восстановление на работе из-за дефекта оформления добавляет оплату времени вынужденного прогула.
Работнику, который столкнулся с задержкой, имеет смысл начать с письменного требования о расчёте: оно фиксирует дату и запускает отсчёт процентов. Дальше — обращение в государственную инспекцию труда или иск в суд, для споров об увольнении срок обращения в суд составляет один месяц со дня вручения копии приказа либо выдачи трудовой книжки.
Когда этот порядок работает не полностью
Перечень обязанностей из статей 84.1 и 140 ТК РФ действует только в трудовых отношениях. При расторжении договора ГПХ и при прекращении сотрудничества с самозанятым ни трудовая книжка, ни СТД-Р, ни выписки персучёта не оформляются, расчёт идёт по условиям договора и акта, а не по дате последнего дня. Переносить кадровую процедуру на исполнителей опасно с обратной стороны: регулярные выплаты по одной и той же схеме, закрытые актами на одинаковые суммы, читаются как признак трудовых отношений.
Сокращение численности или штата добавляет к последнему дню выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства по статье 178 ТК РФ, а удержание за неотработанный отпуск в этом случае не производится.
Внимание: с 1 сентября 2026 года по Федеральному закону от 25.04.2026 № 108-ФЗ преимущественное право на оставление на работе при сокращении получили работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по статье 351.7 ТК РФ. Право действует на общих основаниях статьи 179 ТК РФ — при равной производительности труда и квалификации.
Увольнение по соглашению сторон не меняет состав последнего дня: соглашение определяет дату и дополнительные выплаты, но расчёт, трудовая книжка и выписки остаются обязательными в ту же дату. Дополнительная компенсация, прописанная в соглашении, входит в сумму, на которую начисляются проценты при задержке.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей для сотрудников
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с 1С. Тарифы на дату публикации выглядят так.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудникам | входит в тариф | в день подключения |
| Выпуск УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается по фактической численности и выбранному набору функций: кастомные шаблоны, приоритетная поддержка и электронный архив входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и персональный менеджер — в «Корпорацию». Полный состав и условия перехода между тарифами приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Последний рабочий день закрывается тремя обязательными действиями: расчётом по статье 140 ТК РФ, выдачей трудовой книжки или СТД-Р и передачей выписок персонифицированного учёта. Срок сдвигается только тогда, когда работник в этот день не работал, а невозможность вручить документы закрывается уведомлением, отправленным в тот же день. Приказ об увольнении остаётся бумажным по части 3 статьи 22.1 ТК РФ, подраздел 1.1 ЕФС-1 уходит в Социальный фонд на следующий рабочий день, а отзыв сертификата электронной подписи и машиночитаемых доверенностей стоит держать в том же чек-листе, что и возврат пропуска.
Мы в Добыто собираем кадровый контур так, чтобы к последнему дню комплект документов был уже сформирован, а бумажные исключения из КЭДО были прописаны отдельным маршрутом в положении о ведении электронного документооборота. Это снимает основную часть спорных ситуаций, которые обычно всплывают через месяц после увольнения.
Частые вопросы про день увольнения
Можно ли выдать расчёт и документы раньше последнего дня
Выплатить расчёт досрочно закон не запрещает, и на практике это делают, когда последний день приходится на выходной для бухгалтерии. Трудовую книжку и СТД-Р раньше даты увольнения выдавать не следует: до последнего дня работник числится в штате, запись об увольнении внесена быть не может, а запись до наступления даты создаёт расхождение со сведениями, поданными в Социальный фонд.
Работник забрал заявление в последний день, а приказ уже издан
До истечения срока предупреждения работник вправе отозвать заявление, и увольнение не производится, если на его место не приглашён в письменной форме другой работник, которому нельзя отказать в заключении трудового договора. Отзыв оформляется письменно, приказ отменяется отдельным приказом, а если сведения по подразделу 1.1 ЕФС-1 уже ушли, подаётся корректирующая форма с признаком отмены.
Что делать, если работник не пришёл за трудовой книжкой и не отвечает
Направьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте — с даты отправки ответственность за задержку с работодателя снимается. Книжка хранится у работодателя до востребования, пересылать её по почте без письменного согласия работника нельзя. Уведомление отправляется на адрес регистрации по данным личной карточки, факт отправки подтверждается описью вложения и квитанцией.
Нужно ли выдавать справку о доходах, если работник её не просил
Обязанности выдать её без заявления нет: справка о доходах и суммах налога физического лица оформляется по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Это же правило действует и через год после увольнения, отказать бывшему работнику по мотиву прекращения трудовых отношений нельзя.
Как удержать долг за спецодежду или подотчётные суммы из последней выплаты
Удержание по инициативе работодателя ограничено закрытым перечнем статьи 137 ТК РФ и лимитом в 20% от выплаты по статье 138 ТК РФ. Для сумм, выходящих за этот перечень, нужно письменное заявление работника о согласии на удержание либо взыскание в судебном порядке. Задержать выдачу трудовой книжки или расчёта до погашения долга нельзя ни при каких условиях.
Что происходит с электронными кадровыми документами после увольнения
Документы, подписанные в системе КЭДО, остаются у обеих сторон: работодатель хранит их в электронном архиве в течение установленных сроков хранения, работник сохраняет доступ к своему личному кабинету и может выгрузить файлы вместе с подписями. Юридическую силу подписанный документ сохраняет и после увольнения, отдельного переподписания на бумаге он не требует.
Считается ли день увольнения рабочим днём и оплачивается ли он
День прекращения трудового договора — это последний день работы, он включается в табель и оплачивается как отработанный, а также входит в стаж для компенсации за неиспользованный отпуск. Исключение — случаи, когда за работником сохранялось место работы, но он фактически не работал: тогда датой увольнения всё равно считается последний день такого периода.
