Справка о доходах и НДФЛ при увольнении кому и когда выдавать

Справка о доходах и НДФЛ при увольнении — это справка о доходах и суммах налога физического лица по форме из приложения 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (бывшая 2-НДФЛ). Налоговый кодекс обязывает работодателя как налогового агента выдать её по заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ), а на практике её включают в пакет последнего рабочего дня вместе с трудовой книжкой или СТД-Р и выписками из ЕФС-1. Если человек обратился уже после увольнения, срок — не позднее 3 рабочих дней со дня заявления (ст. 62 ТК РФ). Справку выдают и бывшему работнику по трудовому договору, и исполнителю по договору ГПХ: для первого основание — ТК РФ и НК РФ, для второго — только НК РФ, гарантии статей 62 и 84.1 ТК РФ на исполнителя не распространяются.

Ниже — таблица всех документов, которые выдают при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон и при сокращении штата, с основанием и сроком по каждому. Покажем, по какой форме оформить справку за 2026 год и за прошлые годы, когда её можно выдать электронно через КЭДО и почему заявление, присланное на электронную почту без КЭДО, работодатель вправе не рассматривать. Пошаговая инструкция выдачи, чек-лист последнего рабочего дня, штрафы по статье 5.27 КоАП РФ, стоимость КЭДО и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Какие документы и справки выдают при увольнении: основание и срок

В день прекращения трудового договора работодатель обязан произвести полный расчёт и выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Всё остальное делится на две группы: документы, которые отдают без заявления, и документы, которые выдают только по заявлению работника. Основание увольнения — собственное желание, соглашение сторон, сокращение штата — состав пакета не меняет, меняются только выплаты в расчёте. Сводка по каждому документу:

Без заявления обязательны четыре позиции. По остальным работодатель подтверждает соблюдение срока датой на заявлении работника и описью, распиской или записью в журнале выдачи, где видно, что именно и когда человек получил.

Две строки таблицы толкуют по-разному. Минтруд считает, что СТД-Р работнику, который сохранил бумажную трудовую книжку, при увольнении выдавать не нужно (письмо от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661), а позиция по выпискам из ЕФС-1 у Минтруда и СФР расходится. Работодатели в этой ситуации выдают подразделы 1.2 и 3 ЕФС-1 всем увольняемым: лишний лист в пакете ничем не грозит, а отсутствующий может стать поводом для претензии. Каждая выписка содержит сведения только об увольняемом: данные других сотрудников из общей формы удаляют, это требование закона о персональных данных.

Кому выдают справку о доходах: работнику, бывшему работнику, исполнителю по ГПХ

Справку выдаёт налоговый агент, то есть тот, кто выплачивал доход и удерживал НДФЛ. Поэтому право на неё есть у действующего работника, у уволенного — в любой момент после увольнения, и у исполнителя по договору гражданско-правового характера. Период человек выбирает сам, но на каждый календарный год оформляют отдельную справку: запрос «с прошлого года по сегодняшний день» закрывается двумя документами, за весь прошлый год и с января текущего года по дату запроса.

Для работника по трудовому договору заявление подаётся письменно: от этого отсчитываются 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ, и причину запроса работодатель выяснять не вправе. Налоговый кодекс письменной формы не требует, поэтому устную просьбу бухгалтерия тоже исполняет, но без бумаги потом нечем доказать дату обращения. С исполнителем по ГПХ трудовые нормы не работают, однако по 27-ФЗ в день прекращения договора ГПХ, если на вознаграждение начислялись страховые взносы, ему передают заверенные копии сведений персонифицированного учёта и сведений о доходах и взносах — так же, как увольняемому работнику.

Справку просят для кредита, налогового вычета, визы, оформления опеки, суда, покупки валюты. Срока действия у справки, выданной работодателем, нет: она подтверждает доход независимо от даты составления. Если банк требует «свежую», это условие банка, а не закона.

Сроки выдачи справки о доходах: последний рабочий день и 3 рабочих дня после заявления

Днём прекращения трудового договора считается последний день работы, кроме случаев, когда человек фактически не работал, но за ним сохранялось место. Если заявление о справке подано до этой даты, справку отдают в день увольнения вместе с расчётом. Если бывший работник пришёл через неделю или через год, отсчёт идёт от даты его письменного заявления: не позднее 3 рабочих дней, безвозмездно, копии заверяются надлежащим образом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда увольняемого нет на работе в последний день, ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ даёт работодателю два выхода: направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку по почте, либо отправить заказным письмом с уведомлением заверенные сведения о трудовой деятельности на бумаге. Со дня отправки работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки или СТД-Р. На справку о доходах это освобождение не распространяется: её выдают по заявлению в общем порядке. Если человек в день увольнения не работал, деньги по расчёту перечисляют не позднее следующего дня после того, как он предъявил требование о расчёте.

Срок в 3 рабочих дня соблюдают, когда поступление заявления запускает заранее описанную цепочку, а не поиск ответственного. Особенно это касается заявлений, пришедших электронно.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для спора недостаточно: суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Кассация прямо указала, что при поступлении электронного заявления об увольнении работодателю надлежало выяснить его причины. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»

Справку о доходах формируют после того, как закрыт расчёт: в неё попадают зарплата по день увольнения, компенсация за все неиспользованные отпуска, выходное пособие, если его выплата предусмотрена законом, коллективным или трудовым договором, и удержанный с этих сумм НДФЛ. Если справку сделать раньше записки-расчёта, суммы в ней разойдутся с фактическими выплатами. В Добыто готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, документы между учётной системой и КЭДО синхронизируются автоматически, поэтому записку-расчёт и справку не приходится выгружать и загружать вручную.

Соберите записку-расчёт с НДФЛ до выдачи справки

Как выдать справку о доходах при увольнении: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Зарегистрируйте заявление работника с датой поступления. Если справку включаете в пакет последнего дня без заявления, отметьте её в описи выдаваемых документов. Для заявления после увольнения срок — не позднее 3 рабочих дней с даты подачи.
2. Шаг 2. Закройте окончательный расчёт: зарплата по день увольнения включительно, компенсация за неиспользованные отпуска, выходное пособие и прочие выплаты, если они положены. Исчислите и удержите НДФЛ с этих сумм.
3. Шаг 3. Сформируйте справку по форме приложения 4 к приказу ФНС № ЕД-7-11/649@ за текущий год на дату увольнения. За каждый прошлый год, если человек их запросил, оформите отдельную справку по форме, действовавшей в том году.
4. Шаг 4. Проверьте раздел 6. Если налог удержать не удалось, например с дохода в натуральной форме или материальной выгоды, либо из-за ограничений удержаний по ТК РФ, сумму дохода и неудержанного налога показывают в нём.
5. Шаг 5. Подпишите справку. На бумаге — подписью уполномоченного лица; электронно — только если с работником ведётся КЭДО и по этому виду документов предусмотрен электронный обмен.
6. Шаг 6. Передайте справку вместе с пакетом последнего дня и зафиксируйте получение: опись, расписка или запись в журнале выдачи. При электронной выдаче подтверждением служит отметка системы о получении документа.

Образцы документов для увольнения и выдачи справок через КЭДО

Комплект начинается с заявления об увольнении по собственному желанию, а для выдачи справок и копий в электронном виде понадобятся согласие работника на КЭДО и уведомление о переходе.

Форма справки о доходах в 2026 году и справки за прошлые годы

Справку выдают по форме того года, за который приводятся сведения. За 2024, 2025 и 2026 годы это приложение 4 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. За 2023 год используют приложение 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Из действующей формы исключена строка «Сумма налога перечисленная»: в справке показывают исчисленный и удержанный налог.

Форма состоит из 6 разделов, и ошибки обычно сидят во втором и шестом:

• Раздел 1 — сведения о налоговом агенте: наименование, ИНН, КПП, код по ОКТМО.
• Раздел 2 — получатель дохода: ИНН, ФИО, статус налогоплательщика (1 — резидент, 2 — нерезидент), дата рождения, гражданство, документ, удостоверяющий личность (для паспорта гражданина РФ код 21, серия и номер без знака «№»).
• Раздел 3 — доходы, облагаемые по ставке: заполняется отдельно по каждой ставке НДФЛ с кодами доходов и вычетов по приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ в редакции приказа от 18.10.2024 № ЕД-7-11/877@.
• Раздел 4 — стандартные, социальные и имущественные вычеты; если вычетов не было, поля не заполняются.
• Раздел 5 — общая сумма дохода и налога без разбивки по ставкам и КБК.
• Раздел 6 — доход, с которого налог не удержан, и сумма неудержанного налога.

Для справок за 2026 год ФНС письмом от 30.12.2025 № БС-4-11/11826@ добавила рекомендуемые коды статуса: «0» — для иностранного агента, «9» — для налоговых резидентов стран ЕАЭС, которые не являются налоговыми резидентами РФ. Если увольняется работник с таким статусом, сверьте код в учётной программе до формирования справки: коды обычно встроены в программу, но обновляются не одновременно с разъяснениями.

Справка о доходах и справка 182н: в чём разница и почему суммы не совпадают

Справку о заработке по форме 182н с 01.01.2023 при увольнении выдавать не обязаны: после объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России сведения для расчёта пособий новый работодатель запрашивает в СФР. Но если бывший работник подал письменное заявление, отказать нельзя: статья 62 ТК РФ обязывает выдать справку о заработной плате за 3 рабочих дня. Основу берут из унифицированной формы приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н: 4 раздела, выплаты, облагаемые страховыми взносами, за текущий год и 2 предшествующих, и календарные дни, за которые взносы не начислялись. Справка остаётся полезной для периодов до 2023 года: у СФР нет сведений, которые раньше отражали в форме 182н.

Суммы в двух справках расходятся законно. Справка о доходах показывает выплаты, облагаемые НДФЛ, а 182н — выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, но взносы на него не начисляются, поэтому больничные есть в справке о доходах и отсутствуют в 182н.

Что критично при разных основаниях и ситуациях увольнения

Состав справок от основания увольнения не зависит, а риски в каждой ситуации свои:

Из таблицы видно, где чаще всего ломается выдача справки: справку формируют раньше, чем закрыт расчёт, и она не совпадает с фактическими выплатами при соглашении сторон и сокращении.

Можно ли выдать справку о доходах в электронном виде

Налоговый кодекс способ выдачи справки не устанавливает, поэтому её можно передать и на бумаге, и электронно. При КЭДО работник вправе запросить копии документов, связанных с работой, письменно, через информационную систему работодателя, по электронной почте работодателя или через платформу «Работа в России», если работодатель её использует (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Выдать копии можно на бумаге или электронно, в том числе через Госуслуги. Обязанность выдать их именно в электронном виде возникает, только если по этим документам ведётся электронный документооборот.

Без КЭДО и соглашения с работником запрос принимается только письменно. Заявление бывшего сотрудника, присланное на электронную почту, работодатель вправе не рассматривать, и нарушением статьи 62 ТК РФ это не считается: так решил Дудинский районный суд Красноярского края (решение от 11.01.2024 по делу № 2-40/2024). Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в электронном виде работодатель заверяет своей квалифицированной электронной подписью. Работник может получить справку о доходах и без работодателя: в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или на Госуслугах она выдаётся с усиленной квалифицированной подписью ФНС и имеет полную юридическую силу.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Какая подпись нужна и что происходит с распечаткой

Усиленная квалифицированная подпись равнозначна собственноручной в силу закона. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет, и именно этот документ чаще всего не оформлен. В кадровых отношениях действуют статьи 22.1-22.3 ТК РФ со своим перечнем документов и требованиями к виду подписи, поэтому практика по займам, где суды признают договоры, подписанные кодом из SMS по части 2 статьи 5 63-ФЗ, на справки и копии для работников не переносится.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Аргумент вида «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и мы можем так оформлять кадровые документы» неверен: для трудовых отношений простая подпись допустима не для всего. Когда я встречаю такую логику у работодателя, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. Откройте Положение о КЭДО и проверьте, указан ли для справок и копий, выдаваемых работникам, конкретный вид подписи и заключено ли с каждым соглашение.»

Когда электронная выдача не подходит

Электронный канал закрыт в трёх ситуациях. Первая — с работником нет КЭДО, согласия и соглашения об электронной подписи: справку и копии выдают на бумаге по письменному заявлению. Вторая — сам документ исключён из КЭДО: приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда, акт о несчастном случае и бумажная трудовая книжка оформляются на бумаге. Третья — работник фактически не умеет пользоваться системой, и за него подписывает другой человек: такая выдача не подтвердит, что документ получил именно он.

Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд в 2022 году отказал работнику: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, а согласие работник дал за день до перехода. Девятый кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл, потому что подпись ему выдали в день заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система самого работодателя. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед подключением всей компании: так видно, кто из работников на деле способен работать в системе.

Ошибки при выдаче справок и документов при увольнении и их цена

Невыдача или задержка документов при увольнении квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф от 1 000 до 5 000 рублей для руководителя и от 30 000 до 50 000 рублей для организации. Повторное нарушение по ч. 2 той же статьи стоит организации от 50 000 до 70 000 рублей, должностному лицу — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Задержка самого расчёта добавляет компенсацию работнику не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день, и она начисляется независимо от вины работодателя. Порядок оформления прекращения трудового договора целиком изложен в памятке Онлайнинспекции для работодателя по статье 84.1 ТК РФ, её удобно сверять со своим регламентом увольнения.

Типовые ошибки повторяются от компании к компании:

• Справка сформирована до закрытия расчёта. Компенсация за отпуск или выходное пособие в неё не попали, справку переделывают, а у работника на руках два документа с разными суммами.
• Справка за прошлый год выдана по текущей форме. За 2023 год нужна форма приказа № ЕД-7-11/753@, за 2024-2026 годы — приказа № ЕД-7-11/649@.
• В выписку из ЕФС-1 или раздела 3 РСВ попали чужие данные. Общую форму отдают целиком вместо выписки по одному работнику, и сведения коллег уходят постороннему человеку.
• Нет подтверждения выдачи. Без описи, расписки или журнала работодатель не докажет, что справка и копии выданы в срок.
• У увольняемого отозван сертификат подписи, но не отозвана доверенность. Это касается прежде всего бухгалтера и кадровика, которые сами подписывали справки и отчётность.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Подпись принадлежит человеку и уходит вместе с ним, а полномочия принадлежат компании, и снять их — работа работодателя. Если отозвать только сертификат, сотрудник может получить новую подпись как физическое лицо и подписывать документы от имени компании по действующей машиночитаемой доверенности. Отзовите доверенность в день решения об увольнении, а заявление на отзыв сертификата подайте в последний рабочий день, пока человек ещё на месте.»

Если вы работодатель и до сих пор выдаёте справки и копии на бумаге с визитом в офис или курьером, для электронной выдачи отдельный бюджет на подписи не нужен: в Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а на тарифе «Бизнес» подписанные документы хранятся в электронном архиве.

Чек-лист последнего рабочего дня перед выдачей пакета

• Приказ об увольнении издан, работник ознакомлен под роспись; при отказе на приказе сделана запись.
• Окончательный расчёт начислен: зарплата по день увольнения, компенсация за неиспользованные отпуска, выходное пособие, если положено; при споре выплачена неоспариваемая сумма.
• Справка о доходах за текущий год сформирована после расчёта; за прошлые годы — по формам тех лет.
• Запись в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности сделана в точном соответствии с формулировками ТК РФ со ссылкой на статью, часть и пункт.
• Выписки из подразделов 1.2 и 3 ЕФС-1 и раздела 3 РСВ содержат данные только этого работника.
• Расчётный листок приложен.
• Заявления о копиях документов зарегистрированы с датой поступления.
• При КЭДО: дата выдачи подписи не совпадает с датой заявления об увольнении, а выдаваемый документ не входит в исключения из электронного оборота.
• Доверенности отозваны, носитель подписи принят под роспись, заявление на отзыв сертификата подано.
• Опись или расписка о получении пакета подписана работником.

Стоимость КЭДО для выдачи справок и документов при увольнении

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и интеграции с учётной системой. Цены действуют на дату публикации, сентябрь 2026 года:

Итог складывается из числа сотрудников и тарифа: компании до 25 человек обычно хватает ПЭП и УНЭП, а УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив для хранения выданных справок появляются на тарифе «Бизнес». Актуальные условия и переход между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Справку о доходах закон связывает с заявлением, но надёжнее отдавать её в последний рабочий день вместе с трудовой книжкой или СТД-Р, выписками из ЕФС-1 и раздела 3 РСВ, сформировав её только после окончательного расчёта. После увольнения на запрос отводится 3 рабочих дня, а справка за каждый год оформляется отдельно по форме того года. Электронная выдача законна там, где с работником действует КЭДО с соглашением о подписи, порядком идентификации и понятной датой выдачи ключа; без этого остаётся бумага по письменному заявлению.

Добыто закрывает электронную часть этой процедуры: бесплатные ПЭП и УНЭП для сотрудников, синхронизацию с 1С:ЗУП и архив, где выданные справки и копии хранятся с отметкой о получении.

Частые вопросы о справке о доходах при увольнении

Обязан ли работодатель выдать справку, если работник может скачать её на Госуслугах?

Да. Возможность получить справку в личном кабинете налогоплательщика или на Госуслугах не отменяет обязанность налогового агента по п. 3 ст. 230 НК РФ. Работнику бывает нужен именно бланк от работодателя с подписью и печатью, например для банка. Отказ со ссылкой на электронный сервис ФНС — основание для жалобы в ГИТ и штрафа по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Можно ли отправить документы уволенному работнику за границу?

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р можно отправить почтой без согласия работника, в том числе в другую страну. Бумажную трудовую книжку за границу направить нельзя (письмо Минтруда России от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210). Согласие на отправку трудовой книжки почтой внутри страны работник оформляет письменно (письмо Минтруда России от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347).

За какой период выдают выписку из раздела 3 РСВ?

Выписку выдают за последние три месяца расчётного периода, то есть с начала текущего квартала по дату увольнения. В ней указывают сумму дохода и начисленных страховых взносов только по увольняемому работнику; форма РСВ утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Можно ли оформить справку о заработке 182н не по унифицированной форме?

Можно. Обязательная справка по форме 182н отменена с 01.01.2023, поэтому сведения о выплатах, облагаемых взносами, за текущий год и 2 предшествующих допустимо предоставить в ином удобном формате со ссылкой на отмену формы. Срок тот же — 3 рабочих дня со дня письменного заявления по статье 62 ТК РФ.

Кто подаёт заявление на отзыв сертификата подписи уволенного сотрудника?

Заявление может подписать руководитель организации. Сам владелец сертификата тоже вправе его подать, приложив документ об увольнении: скан приказа или страниц трудовой книжки с записью об увольнении, копия с копии заверяется. Некоторые удостоверяющие центры требуют личной явки, поэтому порядок отзыва по инициативе работодателя выясняют при выборе центра, а не в день увольнения.

Что делать, если уволенный бухгалтер знал пин-код от подписи директора?

Это компрометация ключа директора, и отзывать нужно его сертификат, а не только подпись уволенного. Проверяют также доверенности, выданные уволенным по праву передоверия: отзыв основной доверенности снимает дочерние, но их статус сверяют отдельно. По статье 10 63-ФЗ о нарушении конфиденциальности ключа уведомляют удостоверяющий центр не позднее одного рабочего дня.