Работа кадровой службы при сокращении штатов от плана до расчета

Работа кадровой службы при сокращении штатов занимает не меньше двух месяцев и идёт по жёсткому календарю: приказ о сокращении и новое штатное расписание, персональное предупреждение каждого работника под подпись не позднее чем за 2 месяца, сообщение в службу занятости и профсоюз за 2 месяца (за 3 месяца при возможном массовом увольнении), предложение вакансий, бумажный приказ об увольнении и полный расчёт в последний рабочий день. В расчёт входят выходное пособие в размере среднего месячного заработка и компенсация за неиспользованный отпуск, за второй месяц трудоустройства средний заработок сохраняется отдельно. Порядок зависит от категории работника: беременную по инициативе работодателя уволить нельзя вовсе, кроме ликвидации организации, а работника в отпуске или на больничном нельзя уволить именно в эту дату — договор расторгается после его выхода.

Материал выстроен как рабочий план для кадровика: календарь сроков с привязкой к статьям ТК РФ, перечень защищённых категорий с поправкой 108-ФЗ, действующей с 1 сентября 2026 года, выплаты по новому порядку расчёта среднего заработка и разграничение документов, которые можно подписать в КЭДО, и тех, что остаются на бумаге. Отдельно разобраны случаи, когда правильно проведённое сокращение признают незаконным из-за одной даты. Пошаговая инструкция дня увольнения, цена ошибки, стоимость КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

План сокращения: решение, штатное расписание и календарь сроков

Отсчёт всех сроков идёт от даты увольнения, поэтому план строят в обратном порядке: сначала фиксируют день, в который трудовые договоры будут расторгнуты, потом отматывают 2 или 3 месяца на уведомления. Основание увольнения — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ, сокращение численности или штата работников. При сокращении численности из штатного расписания убирают часть единиц по должности, при сокращении штата должность исключают целиком. От этого зависит, кого сравнивают по преимущественному праву: при сокращении численности сравнивают всех работников на одноимённых должностях, при исключении единственной должности сравнивать некого.

Решение оформляют приказом руководителя о сокращении с перечнем исключаемых должностей и датой. Одновременно готовят новое штатное расписание по форме Т-3 или по форме, утверждённой в компании. Дату его введения ставят не раньше дня, следующего за последним увольнением по сокращению: иначе в штате на какой-то период окажутся работники на должностях, которых уже нет.

Календарь сокращения по этапам, срокам и основаниям выглядит так.

Критичный путь в этом календаре — не предупреждение работника, а сроки для службы занятости и профсоюза при массовом увольнении: они на месяц длиннее. Если компания не уверена, подпадает ли сокращение под массовое, план безопаснее строить от 3 месяцев.

Как понять, что увольнение массовое

Статья 82 ТК РФ отсылает к критериям отраслевых и территориальных соглашений, поэтому первым делом проверяют соглашение, которое распространяется на компанию. Если оно не устанавливает своих критериев, применяют Положение, утверждённое постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 05.02.1993 № 99: ликвидация организации с численностью 15 и более работников; сокращение 50 и более человек в течение 30 календарных дней, 200 и более — в течение 60 дней, 500 и более — в течение 90 дней; увольнение 1% работников в течение 30 дней в регионах с общей численностью занятых менее 5 тыс. человек. Соглашения могут устанавливать критерии, которые сильнее защищают работников.

Если решение о сокращении меняется по ходу процедуры, организация сообщает в службу занятости об отмене или изменении решения в течение 3 рабочих дней. Действие для кадровика на этом этапе: зафиксировать дату увольнения, пересчитать от неё сроки уведомлений по таблице и проверить отраслевое соглашение на критерии массовости.

Кого нельзя сократить и кого оставить при равной квалификации

Статья 261 ТК РФ запрещает увольнять по сокращению беременных, женщин с детьми до 3 лет, одиноких родителей детей указанных в статье возрастов и единственных кормильцев в предусмотренных законом многодетных семьях. Этих работников не включают в список сокращаемых при подготовке приказа: если их должность исключается, им предлагают перевод, а должность сохраняют до прекращения гарантии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Второй запрет касается не категории, а даты. Часть 6 статьи 81 ТК РФ не допускает увольнения по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности и пребывания в отпуске, кроме ликвидации организации или прекращения деятельности ИП. Норма не делит отпуска на виды: она распространяется на ежегодный оплачиваемый отпуск, на учебный отпуск по главе 26 ТК РФ и на отпуск без сохранения заработной платы — позиция Роструда по последнему прямая. Процедура при этом не обнуляется, переносится дата увольнения.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Запрет части 6 статьи 81 привязан не к основанию увольнения, а к дате. Правильно проведённое сокращение можно потерять из-за одного дня, если работник в этот день в отпуске. И наоборот: справка-вызов, принесённая, чтобы отодвинуть увольнение, процедуру не отменяет, она сдвигает только дату. Перед приказом сверяйте дату увольнения с графиком отпусков, приказами об отпусках и поданными справками-вызовами.»

Важный нюанс из практики: сокращение штата, уведомления вручены за 2 месяца, дата определена приказом. За неделю до неё работник приносит справку-вызов и уходит в учебный отпуск, а кадровая служба увольняет в назначенный день, потому что процедура соблюдена. Такое увольнение незаконно, и вместе с восстановлением работодатель оплачивает вынужденный прогул. Решение одно — перенести дату. В практике Добыто самая частая техническая причина такого спора — разрыв между кадровой службой и бухгалтерией: справку-вызов отдали руководителю подразделения, приказ о предоставлении учебного отпуска не издан, а увольнение оформили по плану.

Само обучение от сокращения не защищает. Работника, который учится без отрыва от работы, в том числе за счёт работодателя, и находится на рабочем месте, сокращают на общих основаниях: гарантию создаёт нахождение в отпуске или на больничном, а не факт учёбы.

Преимущественное право: порядок сравнения по статье 179 ТК РФ

Когда сокращается часть одинаковых должностей, сначала сравнивают производительность труда и квалификацию. Только при их равенстве предпочтение в оставлении на работе получают:

• семейные работники при наличии двух или более иждивенцев;
• работники, в семье которых нет других лиц с самостоятельным заработком;
• получившие у этого работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
• инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий по защите Отечества;
• повышающие квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы;
• родитель ребёнка до 18 лет, если другой родитель призван или направлен на военную службу либо заключил предусмотренный законом военный контракт;
• с 1 сентября 2026 года — работники, чей трудовой договор возобновлён после возвращения с военной службы по части 9 статьи 351.7 ТК РФ (Федеральный закон от 25.04.2026 № 108-ФЗ).

Коллективный договор может добавить свои категории, поэтому список сверяют с ним, а не только с кодексом. Сравнение удобно фиксировать протоколом комиссии с показателями по каждому работнику: в споре о восстановлении суд проверяет, на чём основан выбор. Последняя категория появилась месяц назад, и в протоколах, составленных по старым шаблонам, её ещё нет — шаблон стоит обновить до начала сравнения.

Бюджет сокращения: выходное пособие, средний заработок и расчёт

Сумма на одного сокращённого работника складывается из окончательного расчёта по статье 140 ТК РФ и гарантий по статье 178 ТК РФ. Бюджет считают до вручения уведомлений: от него зависит, выгоднее ли предложить досрочное увольнение или единовременную компенсацию.

Максимальная нагрузка на бюджет по гарантиям статьи 178 — 3 средних месячных заработка на человека, не считая расчёта по зарплате и отпуску. Единовременная компенсация фиксирует сумму в 2 средних заработка сразу и снимает необходимость отслеживать трудоустройство бывшего работника и решения службы занятости.

С 1 сентября 2025 года средний заработок считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Для выходного пособия средний месячный заработок определяют как произведение среднего дневного заработка на среднее количество рабочих дней в месяце за год, а при суммированном учёте — среднего часового заработка на среднемесячное число рабочих часов. Расчётные шаблоны в учётной системе, настроенные до этой даты, стоит проверить на тестовом работнике до первого увольнения.

Отдельная строка бюджета — совместители. С 11 августа 2025 года, после поправки Федерального закона от 31.07.2025 № 306-ФЗ, гарантии частей 1-3 статьи 178 ТК РФ получают совместители, которые после увольнения с основной работы продолжают выполнять работу по совместительству. Их включают в бюджет наравне с основными работниками.

Соберите записку-расчёт Т-61 по сокращаемому работнику

Конструктор формирует файл .docx записки-расчёта при увольнении с таблицей начислений, компенсацией за отпуск и НДФЛ; для заполнения понадобятся данные о периоде работы и остатке дней отпуска.

Уведомление о сокращении: на бумаге или в КЭДО

Часть 2 статьи 180 ТК РФ требует предупредить работника персонально и под роспись. Уведомление о сокращении не входит в перечень исключений статьи 22.1 ТК РФ, поэтому в компании с введённым КЭДО его оформляют и вручают электронно при соблюдении порядка и требований к подписям статьи 22.3 ТК РФ. ПЭП работника в информационной системе работодателя допустима, если соглашением сторон установлены правила идентификации и обязанность хранить ключ в тайне. Для работника, который не дал согласия на КЭДО, уведомление остаётся бумажным, и вручают его под подпись с датой.

Дата вручения определяет весь дальнейший календарь: двухмесячный срок отсчитывают со дня, следующего за днём, когда работник подписал уведомление. В КЭДО дата получения и подписания документа фиксируется технически, и спор о том, когда работника предупредили, сводится к выгрузке из системы. Если работник отказался подписывать бумажное уведомление, его зачитывают вслух и составляют акт об отказе в присутствии свидетелей.

Суд признаёт электронные кадровые документы доказательствами, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования законодательства об электронной подписи. По разобранным делам суд проверяет 7 позиций:

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

1. положение о кадровом электронном документообороте;
2. утверждённый перечень документов и категорий работников;
3. соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением об ЭДО;
4. порядок и дату выдачи подписи;
5. идентификацию работника при подписании;
6. кто контролировал систему и что она фиксирует;
7. фактическую способность работника пользоваться системой.

Работник в одном из споров утверждал, что уведомлять его электронно о новых условиях работы было нельзя. Суд учёл, что при приёме он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому знакомился с документами в электронном виде. Перед массовой рассылкой уведомлений стоит выгрузить список сокращаемых и проверить по нему пункты 3 и 4.

Что при сокращении остаётся на бумаге

Статья 22.1 ТК РФ исключает из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, документы об инструктажах по охране труда и приказ об увольнении работника. Для сокращения из этого списка значимы два документа: приказ об увольнении по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ оформляют и подписывают только на бумаге, бумажную трудовую книжку выдают на руки.

Образцы кадровых документов для сокращения и выдачи трудовой книжки

Комплект начинается со штатного расписания Т-3, в котором отражают исключённые должности, остальные бланки нужны в день увольнения и после него.

Вакансии, досрочное увольнение и альтернативы сокращению

Часть 3 статьи 81 ТК РФ допускает увольнение по сокращению, только если работника невозможно перевести с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя в данной местности работу: вакантную должность по квалификации, нижестоящую или нижеоплачиваемую, которую он может выполнять с учётом здоровья. Вакансии, появившиеся в течение срока предупреждения, тоже предлагают, поэтому список обновляют несколько раз, а не только в день вручения уведомления. Каждое предложение оформляют документом с отметкой работника о согласии или отказе и датой; в КЭДО оно идёт тем же маршрутом, что и уведомление.

Досрочно расторгнуть договор до истечения 2 месяцев можно только по письменному согласию работника, с дополнительной компенсацией в размере среднего заработка пропорционально оставшемуся сроку предупреждения. Основание увольнения остаётся прежним, а гарантии статьи 178 сохраняются.

Часть работников предпочитает уйти до даты сокращения по другому основанию. Три сценария различаются выплатами, сроками и защитой от увольнения в отпуске.

Работодателю соглашение сторон экономит месяцы процедуры, но не снимает риск спора: соглашение, подписанное под давлением в период, когда увольнение по инициативе работодателя невозможно, суд исследует на добровольность. Если из обстоятельств видно, что работника вынудили подписать соглашение вместо незаконного увольнения, суд может встать на его сторону.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Соглашение сторон в разгар сокращения работодатели часто воспринимают как способ обойти запрет на увольнение в отпуске или на больничном. Работать так не стоит: при споре суд смотрит, добровольно ли подписано соглашение, и восстанавливает картину по датам. Если работник сам предлагает расстаться по соглашению, зафиксируйте его инициативу письменно и не совмещайте подписание с вручением уведомления о сокращении.»

Соглашение о расторжении и заявление об увольнении по собственному желанию в перечень исключений статьи 22.1 не входят и подписываются в КЭДО. Приказ об увольнении по любому из трёх оснований остаётся бумажным.

Кейс из практики: работник подал заявление об увольнении по собственному желанию через систему КЭДО. Районный суд в 2022 году отказал ему в восстановлении: в компании было положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие работника на переход. Апелляция решение оставила, кассация отменила: в деле не было сведений о порядке идентификации, а работодателю, по мнению суда, следовало выяснить причины увольнения, получив электронное заявление. При новом рассмотрении в январе 2023 года работник выиграл. Решили 3 обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней и отдельно смотрим, умеет ли человек работать в системе. Если в период сокращения приходит электронное заявление об уходе, проверьте по системе дату выдачи подписи и уточните у работника причины увольнения.»

Когда сокращение — не тот инструмент

Сокращение не подходит, если должность после увольнения работника вернётся в штатное расписание под другим названием с прежними функциями: суды оценивают реальность сокращения по штатным расписаниям до и после. Не подходит оно и для расставания с конкретным работником при сохранении должности, а также когда единственный работник на исключаемой должности относится к категориям статьи 261 ТК РФ. Если работник в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет, сокращение по его должности невозможно до окончания этой гарантии, кроме ликвидации организации.

Последний день: приказ, расчёт, трудовая книжка и ЕФС-1

Между вручением уведомлений и днём увольнения проходит минимум 2 месяца, и именно в этом промежутке появляются справка-вызов и больничный. Дату увольнения по инициативе работодателя проверяют дважды: в день издания приказа о сокращении и в последний рабочий день перед увольнением. В сервисе Добыто документ, поданный работником, попадает в систему в момент подачи, и дата его получения фиксируется технически, поэтому спор о том, знал ли работодатель об отпуске, не возникает.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Сокращение численности — многомесячная процедура с уведомлениями, предложением вакансий и сроками, и один день отпуска в конце этой цепочки перечёркивает работу нескольких месяцев. Механизма приостановления процедуры кодекс не предусматривает: работодатель переносит дату и следит, чтобы не возникло новых обстоятельств. Поэтому накануне увольнения сверяйте приказы об отпусках, листки нетрудоспособности и поданные справки-вызовы по каждому сокращаемому работнику.»

Сведения об увольнении подают в Социальный фонд России в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Порядок заполнения и сроки по каждому подразделу собраны в памятке СФР для работодателей о единой форме отчётности на 2026 год. При массовом сокращении приказы на всех работников с одной датой дают пакет сведений на один день, и подготовить его заранее проще, чем собирать утром следующего дня.

Как оформить день увольнения по сокращению: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте дату по каждому работнику: нет ли отпуска любого вида, временной нетрудоспособности или поданной справки-вызова на период, включающий день увольнения. Если есть, перенесите дату на первый рабочий день после окончания отпуска или больничного.
2. Шаг 2. Сверьте, что все вакансии, появившиеся за срок предупреждения, предложены работнику и по каждой есть его отметка о согласии или отказе с датой.
3. Шаг 3. По членам профсоюза убедитесь, что с даты направления проекта приказа в выборный орган прошло 10 рабочих дней и мотивированное мнение получено или срок на него истёк.
4. Шаг 4. Издайте приказ об увольнении на бумаге с основанием «пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ» и ознакомьте с ним работника под подпись.
5. Шаг 5. Оформите записку-расчёт Т-61 и выплатите в день увольнения заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие.
6. Шаг 6. Выдайте трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности; если работник не пришёл, направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, а при выдаче возьмите расписку.
7. Шаг 7. Не позднее следующего рабочего дня подайте в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1.

Цена ошибки при сокращении: восстановление, прогул и штрафы

Если суд признаёт увольнение незаконным, статья 394 ТК РФ предусматривает восстановление работника и выплату среднего заработка за всё время вынужденного прогула, а при нарушении порядка увольнения суд может взыскать компенсацию морального вреда. Работник обращается в суд в течение 1 месяца со дня вручения копии приказа, выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности; по невыплаченным при увольнении суммам срок — 1 год со дня, когда их должны были выплатить. Параллельно ГИТ по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ выносит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП и от 30 000 до 50 000 рублей для организации.

Ошибки, которые чаще всего приводят к таким последствиям, совершаются ради экономии времени, а их цена считается в средних заработках:

• Увольнение в день, попавший на отпуск или больничный. Кадровая служба держится за дату из приказа, чтобы не продлевать процедуру. Цена — восстановление и оплата всего вынужденного прогула, а сама процедура проводится заново с новой датой.
• Предложены только вакансии на дату уведомления. Новые вакансии за 2 месяца не отслеживают. Цена — восстановление и прогул, даже если остальные сроки соблюдены.
• Не сравнили работников по статье 179 ТК РФ или сравнили по устаревшему списку категорий. С 1 сентября 2026 года список шире на одну категорию. Цена — те же последствия статьи 394 ТК РФ.
• Совместителю не начислили гарантии статьи 178 ТК РФ. Поправка 306-ФЗ действует с 11 августа 2025 года, а расчётные шаблоны остались прежними. Цена — сама недоплата и компенсация по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки.
• Приказ об увольнении подписан только электронно. Статья 22.1 ТК РФ исключает его из КЭДО, и такой приказ не соответствует требованиям к форме.

Порядок действий при высвобождении работников, перечень уведомлений и обязанности работодателя перед службой занятости Роструд разбирает в инструкции для работодателя на портале Онлайнинспекция.РФ. Её удобно использовать как контрольный список при проверке собственного плана.

Если КЭДО вводят в компании незадолго до сокращения, риск смещается в выдачу подписей: суд оценивает, когда выдали ключ и мог ли работник им пользоваться. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию, чтобы к рассылке уведомлений работники уже работали в системе, а дата выдачи подписи не совпадала с датой первого кадрового документа.

Стоимость КЭДО для оформления сокращения в 2026 году

Стоимость зависит от численности работников и от того, нужна ли УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив; электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников входят в тариф.

Итоговая сумма считается от числа сотрудников в системе, а не от числа сокращаемых: уведомления, предложения вакансий и соглашения проходят в том же контуре, что и остальные кадровые документы. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав тарифов и условия по вашей численности — на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Сокращение держится на датах. План строят от дня увольнения назад, закладывая 3 месяца, если компания может попасть под критерии массового увольнения, а дату по каждому работнику проверяют повторно накануне: отпуск любого вида или больничный переносят увольнение, но процедуру не отменяют. Бюджет считают заранее с учётом нового порядка среднего заработка, гарантий для совместителей и новой категории с преимущественным правом. Уведомления, предложения вакансий и соглашения можно провести через КЭДО, приказ об увольнении и трудовая книжка остаются бумажными.

Добыто ведёт кадровый электронный документооборот с фиксацией даты вручения и подписания каждого документа, что закрывает основную доказательную часть сокращения: когда работника предупредили, какие вакансии и когда ему предложили, что он ответил.

Частые вопросы о сокращении штата

Какие сроки действуют, если сокращение проводит индивидуальный предприниматель?

ИП сообщает в службу занятости о сокращении за 2 недели, а об отмене или изменении решения — в течение 3 рабочих дней, по статье 53 Федерального закона № 565-ФЗ. Сроки предупреждения работника и размер выходного пособия у работодателя — физического лица определяются трудовым договором по статье 307 ТК РФ, поэтому их сверяют с текстом каждого договора.

Можно ли отменить сокращение после того, как уведомления уже вручены?

Да, решение о сокращении работодатель вправе изменить или отменить. Организация сообщает об этом в службу занятости в течение 3 рабочих дней, работников письменно уведомляют об отмене приказа о сокращении, а штатное расписание оставляют в прежней редакции. Работники, уже перешедшие на предложенные вакансии с письменного согласия, остаются на новых должностях по оформленным переводам.

Можно ли сократить работника, которому компания оплатила обучение?

Да, оплаченное обучение само по себе от увольнения не защищает. Оно даёт работодателю только право взыскать затраты при увольнении без уважительных причин до истечения срока отработки, и только если этот срок закреплён договором. Удерживать затраты на обучение из окончательного расчёта допустимо лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ, поэтому перечень уважительных причин в соглашении об обучении сверяют до издания приказа.

Распространяются ли правила сокращения на увольнение руководителя организации?

Увольнение руководителя по решению уполномоченного органа юридического лица или собственника идёт по пункту 2 статьи 278 ТК РФ. Это самостоятельное основание, не относящееся к статье 81, и вопрос о применении к нему запрета на увольнение в отпуске решается отдельно. Если в компании сокращается должность руководителя, конструкцию увольнения выбирают до начала процедуры.

Что будет, если сокращённый работник встал на учёт в службу занятости позже 14 рабочих дней?

Средний заработок за третий месяц со дня увольнения выплачивается только в исключительном случае по решению службы занятости и при двух условиях: работник обратился туда в течение 14 рабочих дней со дня увольнения и не был трудоустроен в течение 2 месяцев. При более позднем обращении основание для выплаты за третий месяц не возникает, а выплата за второй месяц по части 2 статьи 178 ТК РФ сохраняется.

Нужен ли оригинал на бумаге, если уведомление о сокращении подписано в КЭДО?

Электронный документ признаётся письменным доказательством по статье 71 ГПК РФ, и его распечатка остаётся копией, а не оригиналом. Чтобы распечатка имела значение в споре, её заверяют: оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. При сомнениях в подлинности суд может назначить экспертизу документа, отдельных реквизитов или подписи.